Die 10 besten Beschaffungssoftwares im Test 2026
Beste Beschaffungssoftware Kurzliste
Die beste Beschaffungssoftware ermöglicht es wachstumsstarken CFOs, Kosten zu senken, Einkaufsineffizienzen zu beseitigen und finanzielle Agilität zu bewahren, während ihre Unternehmen rasant skalieren.
Die manuelle Verwaltung von Beschaffungsprozessen kann schnell zum Engpass werden, die Kosten in die Höhe treiben und die Zeit Ihres Teams binden. Aus meiner Erfahrung mit wachstumsstarken Technologieunternehmen weiß ich aus erster Hand, wie sich die richtige Beschaffungslösung deutlich auf Profitabilität und operative Geschwindigkeit auswirken kann.
Nach gründlicher Evaluierung und Tests habe ich die führende Beschaffungssoftware hervorgehoben, die Ihre wichtigsten Anliegen wie Kostenkontrolle und Effizienz adressiert, damit Sie schnell und sicher fundierte Entscheidungen treffen können.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Seit 2023 testen und bewerten wir Software für Finanzen und Buchhaltung. Als CFOs wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, die richtige Wahl bei der Softwareauswahl zu treffen. Wir investieren in umfassende Recherchen, um unserem Publikum bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen.
Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Finanz- und Buchhaltungs-Anwendungsfälle getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie wie wir Transparenz sicherstellen und sehen Sie sich unsere Software-Bewertungsmethodik an.
Zusammenfassung der besten Beschaffungssoftware
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Beschaffungssoftware zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für unbegrenzte Genehmigungs-Workflows | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $499/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für unbegrenzte Genehmigungs-Workflows | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $499/Monat | Website | |
| 3 | Am besten zur Überwachung der Lieferantenleistung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $1.245/Monat | Website | |
| 4 | Am besten zur Überwachung der Lieferantenleistung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $1.245/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für mobile Kaufgenehmigungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für mobile Kaufgenehmigungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten zur Verfolgung von Kaufanfragen geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar | Ab $7/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 8 | Am besten zur Verfolgung von Kaufanfragen geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar | Ab $7/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 9 | Am besten für SaaS-Beschaffung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $18.000/Jahr | Website | |
| 10 | Am besten für SaaS-Beschaffung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $18.000/Jahr | Website |
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Creatio CRM
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.7 -
DealHub AI
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LiveFlow
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Beschaffungssoftware im Test
Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der besten Beschaffungssoftware, die es auf meine Kurzliste geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen umfassenden Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die für Sie passende Lösung finden.
New Product Updates from Precoro
Precoro Adds Branded Supplier Emails and Approval Progress Updates
Precoro updated its email notifications with company logos for supplier messages and approval progress details for approvers, helping teams send more recognizable communications and review workflows with more context. For more information, visit Precoro’s official site.
. New Product Updates from Precoro
Precoro Adds Branded Supplier Emails and Approval Progress Updates
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Gatekeeper ist eine cloudbasierte Plattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Lieferanten- und Vertragslebenszyklen zu verwalten. Sie zentralisiert die Vertragslagerung, automatisiert Workflows und verbessert die Überwachung der Compliance, wodurch eine umfassende Lösung für Beschaffungsbedürfnisse bereitgestellt wird.
Warum ich Gatekeeper ausgewählt habe: Mir gefallen die Funktionen zur Verwaltung des Lieferantenlebenszyklus, die einen umfassenden Überblick über Lieferanteninformationen bieten, einschließlich Leistungskennzahlen und Risikobewertungen. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht es Ihrem Beschaffungsteam, fundierte Entscheidungen bei der Auswahl und Verwaltung von Lieferanten zu treffen, was letztendlich stärkere und zuverlässigere Lieferantenbeziehungen fördert. Darüber hinaus ermöglicht es die Workflow-Engine von Gatekeeper, Genehmigungsprozesse und Vertrags-Workflows zu automatisieren, um sicherzustellen, dass Beschaffungsaktivitäten den Richtlinien und Standards Ihrer Organisation entsprechen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Vertragslebenszyklusmanagement, intelligente Formulare, globale Suche, AI Extract™, eSign, Workflow-Engine, Mitarbeiterportal, Lieferantenportal, Balanced Scorecards, Ausgabenmodul und ein Risikomodul.
Integrationen umfassen Microsoft Dynamics 365 CRM, Google Sheets, Slack, Microsoft Teams, Gmail, Microsoft Outlook, Xero, DocuSign, HubSpot, Microsoft Excel und Jira Software Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Lieferantenmanagement-Funktionen
- Sichere Speicherung für vertrauliche Dokumente
- Anpassbare Workflows
Cons:
- Die Preisgestaltung kann für kleine Unternehmen hoch sein
- Komplexe Workflows können schwierig einzurichten sein
New Product Updates from Gatekeeper
Gatekeeper Introduces Dedicated Third-Party Dataset for Reporting
Gatekeeper introduces a dedicated Third-Party dataset in Custom Dashboards with expanded core and custom field reporting for unified reporting. For more information, visit Gatekeeper's official site.
. Gatekeeper ist eine cloudbasierte Plattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Lieferanten- und Vertragslebenszyklen zu verwalten. Sie zentralisiert die Vertragslagerung, automatisiert Workflows und verbessert die Überwachung der Compliance, wodurch eine umfassende Lösung für Beschaffungsbedürfnisse bereitgestellt wird.
Warum ich Gatekeeper ausgewählt habe: Mir gefallen die Funktionen zur Verwaltung des Lieferantenlebenszyklus, die einen umfassenden Überblick über Lieferanteninformationen bieten, einschließlich Leistungskennzahlen und Risikobewertungen. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht es Ihrem Beschaffungsteam, fundierte Entscheidungen bei der Auswahl und Verwaltung von Lieferanten zu treffen, was letztendlich stärkere und zuverlässigere Lieferantenbeziehungen fördert. Darüber hinaus ermöglicht es die Workflow-Engine von Gatekeeper, Genehmigungsprozesse und Vertrags-Workflows zu automatisieren, um sicherzustellen, dass Beschaffungsaktivitäten den Richtlinien und Standards Ihrer Organisation entsprechen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Vertragslebenszyklusmanagement, intelligente Formulare, globale Suche, AI Extract™, eSign, Workflow-Engine, Mitarbeiterportal, Lieferantenportal, Balanced Scorecards, Ausgabenmodul und ein Risikomodul.
Integrationen umfassen Microsoft Dynamics 365 CRM, Google Sheets, Slack, Microsoft Teams, Gmail, Microsoft Outlook, Xero, DocuSign, HubSpot, Microsoft Excel und Jira Software Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Lieferantenmanagement-Funktionen
- Sichere Speicherung für vertrauliche Dokumente
- Anpassbare Workflows
Cons:
- Die Preisgestaltung kann für kleine Unternehmen hoch sein
- Komplexe Workflows können schwierig einzurichten sein
New Product Updates from Gatekeeper
Gatekeeper Introduces Dedicated Third-Party Dataset for Reporting
Gatekeeper introduces a dedicated Third-Party dataset in Custom Dashboards with expanded core and custom field reporting for unified reporting. For more information, visit Gatekeeper's official site.
Procurify ist eine cloudbasierte Beschaffungssoftware, die Ihrem Team hilft, Ausgaben zu verwalten, indem sie den Einkauf und die Genehmigungen automatisiert. Sie bietet Echtzeit-Einblick in Budgets, was die Kontrolle der Ausgaben erleichtert.
Warum ich Procurify gewählt habe: Ich mag das umfassende Bestellmanagementsystem. Sie können Bestellanfragen in Echtzeit erstellen, bearbeiten und einreichen, egal ob Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen oder unterwegs die mobile App nutzen. Diese Funktion hält Ihren Einkaufsprozess organisiert und sorgt für rechtzeitige Genehmigungen, was für einen reibungslosen Betrieb unerlässlich ist. Ein weiteres wertvolles Merkmal ist das Ausgabenmanagement-Tool. Es ermöglicht Ihrem Team, Ausgabenrückerstattungsformulare einfach einzureichen, komplett mit Beleganhängen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Genehmigungen, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Wareneingang, Budgetmanagement, Beschaffungsanalysen, Rechnungsverarbeitung, Rechnungsmanagement und Rechnungszahlungen.
Integrationen umfassen QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Netsuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365, API und PunchOut.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Budgetverfolgung
- Unterstützung der mobilen App ermöglicht Genehmigungen und Anfragen unterwegs.
- Bietet anpassbare Berichterstattung
Cons:
- Das Bearbeiten von Bestellanforderungen kann umständlich sein
- Könnte fortschrittlichere Analysefunktionen gebrauchen
Procurify ist eine cloudbasierte Beschaffungssoftware, die Ihrem Team hilft, Ausgaben zu verwalten, indem sie den Einkauf und die Genehmigungen automatisiert. Sie bietet Echtzeit-Einblick in Budgets, was die Kontrolle der Ausgaben erleichtert.
Warum ich Procurify gewählt habe: Ich mag das umfassende Bestellmanagementsystem. Sie können Bestellanfragen in Echtzeit erstellen, bearbeiten und einreichen, egal ob Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen oder unterwegs die mobile App nutzen. Diese Funktion hält Ihren Einkaufsprozess organisiert und sorgt für rechtzeitige Genehmigungen, was für einen reibungslosen Betrieb unerlässlich ist. Ein weiteres wertvolles Merkmal ist das Ausgabenmanagement-Tool. Es ermöglicht Ihrem Team, Ausgabenrückerstattungsformulare einfach einzureichen, komplett mit Beleganhängen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Genehmigungen, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Wareneingang, Budgetmanagement, Beschaffungsanalysen, Rechnungsverarbeitung, Rechnungsmanagement und Rechnungszahlungen.
Integrationen umfassen QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Netsuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365, API und PunchOut.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Budgetverfolgung
- Unterstützung der mobilen App ermöglicht Genehmigungen und Anfragen unterwegs.
- Bietet anpassbare Berichterstattung
Cons:
- Das Bearbeiten von Bestellanforderungen kann umständlich sein
- Könnte fortschrittlichere Analysefunktionen gebrauchen
ClickUp ist ein Projektmanagement-Tool, das für Teams und Unternehmen unterschiedlicher Größen entwickelt wurde, um Aufgaben, Dokumente und Arbeitsabläufe effizient zu verwalten. Zu den Hauptfunktionen gehören Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement und Teamzusammenarbeit.
Warum ich ClickUp gewählt habe: ClickUp sticht im Projekt- und Aufgabenmanagement durch seine vielseitigen Funktionen hervor, die auf Teams jeder Größe zugeschnitten sind. Es bietet ein robustes Aufgabenmanagement, das es Teams ermöglicht, Kaufanfragen, Genehmigungen und Lieferantenkommunikation auf einer zentralen Plattform zu verfolgen. Darüber hinaus ermöglichen die Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen der Software den Teammitgliedern, Kaufanfragen sofort zu aktualisieren und zu kommunizieren, während Automatisierungsfunktionen helfen können, Genehmigungsprozesse zu optimieren, was es einfach macht, Anfragen effizient zu verfolgen und zu verwalten.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Aufgabenmanagement mit mehreren Ansichten, Automatisierung von Arbeitsabläufen und integrierte Whiteboards. Ihr Team kann auch von geteilten Dokumenten und Vorlagen profitieren, um schnell loszulegen. Zusätzlich ermöglichen ClickApps, Ihren Arbeitsbereich weiter zu konfigurieren und zu optimieren.
Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Dropbox, Outlook, Zoom, GitHub, GitLab, Bitbucket, Microsoft Teams und OneDrive.
Pros and Cons
Pros:
- Detaillierte Aufgabenkarte
- Workflow-Automatisierung
- Mehrere Aufgabenansichten
Cons:
- Erfordert technisches Wissen
- Überwältigend für neue Benutzer
ClickUp ist ein Projektmanagement-Tool, das für Teams und Unternehmen unterschiedlicher Größen entwickelt wurde, um Aufgaben, Dokumente und Arbeitsabläufe effizient zu verwalten. Zu den Hauptfunktionen gehören Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement und Teamzusammenarbeit.
Warum ich ClickUp gewählt habe: ClickUp sticht im Projekt- und Aufgabenmanagement durch seine vielseitigen Funktionen hervor, die auf Teams jeder Größe zugeschnitten sind. Es bietet ein robustes Aufgabenmanagement, das es Teams ermöglicht, Kaufanfragen, Genehmigungen und Lieferantenkommunikation auf einer zentralen Plattform zu verfolgen. Darüber hinaus ermöglichen die Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen der Software den Teammitgliedern, Kaufanfragen sofort zu aktualisieren und zu kommunizieren, während Automatisierungsfunktionen helfen können, Genehmigungsprozesse zu optimieren, was es einfach macht, Anfragen effizient zu verfolgen und zu verwalten.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Aufgabenmanagement mit mehreren Ansichten, Automatisierung von Arbeitsabläufen und integrierte Whiteboards. Ihr Team kann auch von geteilten Dokumenten und Vorlagen profitieren, um schnell loszulegen. Zusätzlich ermöglichen ClickApps, Ihren Arbeitsbereich weiter zu konfigurieren und zu optimieren.
Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Dropbox, Outlook, Zoom, GitHub, GitLab, Bitbucket, Microsoft Teams und OneDrive.
Pros and Cons
Pros:
- Detaillierte Aufgabenkarte
- Workflow-Automatisierung
- Mehrere Aufgabenansichten
Cons:
- Erfordert technisches Wissen
- Überwältigend für neue Benutzer
Spendflo ist eine Beschaffungssoftware, die Ihrem Team dabei hilft, Softwarekäufe und -verlängerungen effektiver zu verwalten. Sie bietet Werkzeuge zur Überwachung Ihrer Software-Abonnements, zur Aushandlung besserer Angebote und zur Nachverfolgung der Ausgaben.
Warum ich Spendflo gewählt habe: Mir gefällt die Anforderungsmanagement-Funktion, die den Prozess der Bearbeitung neuer Softwareanfragen vereinfacht. Dieses Tool führt Sie durch jeden Schritt, was die Einführung neuer Prozesse erleichtert und sicherstellt, dass alle notwendigen Genehmigungen vor dem Kauf eingeholt werden. Ein weiteres nützliches Feature ist die Workflow-Engine, die Ihnen hilft, Beschaffungsaufgaben zu verfolgen und deren Fortschritt zu überwachen. Mit diesem Tool können Sie sehen, wo jede Anfrage steht, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und eventuelle Verzögerungen erkennen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Shadow-IT-Erkennung, Anbieterintelligenz, Ausgabenoptimierung, dynamisches Lizenzmanagement, Beschaffung als Dienstleistung, Flo AI, Berichterstattung, Anbietermanagement und Risikobewertung von Drittanbietern.
Integrationen umfassen NetSuite, Adobe, Asana, BambooHR, Figma, FreeAgent, Freshdesk, GitHub, Google, HiBob, HubSpot und Jira.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Ausgabentransparenz
- Gute Funktionen für das Lieferantenmanagement
- Intake- und Erneuerungsmanagement
Cons:
- Die anfängliche Einrichtung und Konfiguration kann zeitaufwendig sein
- Könnte mehr Anpassungsoptionen für spezifische Geschäftsanforderungen haben
New Product Updates from Spendflo
Spendflo Automates Contract Workflows With Ironclad and DocuSign
Spendflo introduces Ironclad workflow automation and DocuSign signature automation. These updates streamline contract creation, tracking, and execution to reduce delays and manual work across procurement and legal. For more information, visit Spendflo’s official site.
. Spendflo ist eine Beschaffungssoftware, die Ihrem Team dabei hilft, Softwarekäufe und -verlängerungen effektiver zu verwalten. Sie bietet Werkzeuge zur Überwachung Ihrer Software-Abonnements, zur Aushandlung besserer Angebote und zur Nachverfolgung der Ausgaben.
Warum ich Spendflo gewählt habe: Mir gefällt die Anforderungsmanagement-Funktion, die den Prozess der Bearbeitung neuer Softwareanfragen vereinfacht. Dieses Tool führt Sie durch jeden Schritt, was die Einführung neuer Prozesse erleichtert und sicherstellt, dass alle notwendigen Genehmigungen vor dem Kauf eingeholt werden. Ein weiteres nützliches Feature ist die Workflow-Engine, die Ihnen hilft, Beschaffungsaufgaben zu verfolgen und deren Fortschritt zu überwachen. Mit diesem Tool können Sie sehen, wo jede Anfrage steht, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und eventuelle Verzögerungen erkennen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Shadow-IT-Erkennung, Anbieterintelligenz, Ausgabenoptimierung, dynamisches Lizenzmanagement, Beschaffung als Dienstleistung, Flo AI, Berichterstattung, Anbietermanagement und Risikobewertung von Drittanbietern.
Integrationen umfassen NetSuite, Adobe, Asana, BambooHR, Figma, FreeAgent, Freshdesk, GitHub, Google, HiBob, HubSpot und Jira.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Ausgabentransparenz
- Gute Funktionen für das Lieferantenmanagement
- Intake- und Erneuerungsmanagement
Cons:
- Die anfängliche Einrichtung und Konfiguration kann zeitaufwendig sein
- Könnte mehr Anpassungsoptionen für spezifische Geschäftsanforderungen haben
New Product Updates from Spendflo
Spendflo Automates Contract Workflows With Ironclad and DocuSign
Spendflo introduces Ironclad workflow automation and DocuSign signature automation. These updates streamline contract creation, tracking, and execution to reduce delays and manual work across procurement and legal. For more information, visit Spendflo’s official site.
Weitere Beschaffungssoftware
Hier sind einige zusätzliche Beschaffungssoftware-Optionen, die es nicht auf meine Kurzliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Tipalti
Am besten für die Integration von Finanzautomatisierung
- Tipalti
Am besten für die Integration von Finanzautomatisierung
- Zoho Creator
Am besten für anpassbare Beschaffungsautomatisierung
- Zoho Creator
Am besten für anpassbare Beschaffungsautomatisierung
- Tradogram
Am besten für anpassbare Workflows
- Tradogram
Am besten für anpassbare Workflows
- GEP SMART
Am besten für einheitliche Source-to-Pay-Prozesse
- GEP SMART
Am besten für einheitliche Source-to-Pay-Prozesse
- Kissflow Procurement Cloud
Am besten für schnelle Arbeitsabläufe
- Kissflow Procurement Cloud
Am besten für schnelle Arbeitsabläufe
- SPS Commerce Fulfillment
Am besten für EDI-Konformität und Partner-Onboarding
- SPS Commerce Fulfillment
Am besten für EDI-Konformität und Partner-Onboarding
- Coupa
Am besten für KI-gesteuertes Ausgabenmanagement
- Coupa
Am besten für KI-gesteuertes Ausgabenmanagement
- Bonfire
Am besten für die Beschaffung im öffentlichen Sektor
- Bonfire
Am besten für die Beschaffung im öffentlichen Sektor
- Jaggaer
Am besten für umfassendes Lieferantenmanagement
- Jaggaer
Am besten für umfassendes Lieferantenmanagement
- Basware
Am besten für E-Rechnungen und AP-Automatisierung
- Basware
Am besten für E-Rechnungen und AP-Automatisierung
- Ivalua
Am besten für eine umfassende Source-to-Pay-Plattform
- Ivalua
Am besten für eine umfassende Source-to-Pay-Plattform
- Medius
Am besten für AP- und Beschaffungsintegration
- Medius
Am besten für AP- und Beschaffungsintegration
- Procol
Am besten für Beschaffungsanalysen
- Procol
Am besten für Beschaffungsanalysen
- Fraxion
Am besten für Ausgabentransparenz und Kontrolle
- Fraxion
Am besten für Ausgabentransparenz und Kontrolle
- Procbay
Am besten geeignet für KI-basierte Antragsstellung
Wie ich Beschaffungssoftware bewerte
Ich bewerte Beschaffungstools auf zwei Ebenen: Basis-Must-haves wie Genehmigungs-Workflows für Bestellanforderungen und den 3-Wege-Abgleich sowie die Unterscheidungsmerkmale, die wirklich nützliche Plattformen vom Rest abheben.
Kernfunktionalitäten (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl von Tools für meine Liste bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (Funktion wird nicht angeboten) bis 5 (herausragend in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionalitäten. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindest-Gesamtpunktzahl von 75 % erreichen, um aufgenommen zu werden.
- Requisitions- & Bestell-Workflows: Ich prüfe, wie jedes Tool mehrstufige Genehmigungen abbildet – beispielsweise, ob eine Bestellanfrage nach Ausgabenhöhe von einem Abteilungsleiter über die Finanzabteilung bis zum CFO weitergeleitet wird.
- Lieferanten- & Anbietermanagement: Ein starkes Lieferantenverzeichnis speichert Steuerunterlagen, Compliance-Zertifikate und Verträge an einem Ort. Deshalb überprüfe ich zentrale Lieferantenprofile und Onboarding-Möglichkeiten.
- Rechnungsabgleich & Integration von Kreditorenbuchhaltung: Ich schaue, ob der Abgleich über den Basis-2-Wege-Abgleich hinausgeht, also den 3-Wege-Abgleich mit Bestellaufträgen und Wareneingängen unterstützt, und wie gut die Daten in ERPs wie NetSuite oder SAP integriert werden.
- Budget- & Ausgabensteuerung: Die Echtzeitdurchsetzung ist hier entscheidend – ich prüfe, ob das System eine Anforderung markiert oder blockiert, wenn sie die genehmigten Budgets eines Kostenstellenbereichs überschreiten würde.
- Ausgabenanalyse & Reporting: Dashboards sollten die Ausgaben mindestens nach Lieferant, Kategorie und Abteilung aufschlüsseln. Ich bewerte die Filteroptionen und ob auch Daten auf Verpflichtungsebene einbezogen werden.
- Katalog- & Vertragskonformität: Ich achte auf interne Kataloge oder Punch-out-Unterstützung, damit Einkäufer zu vorverhandelten Preisen geführt werden, anstatt Freitextanfragen für nicht kontraktierte Artikel stellen zu können.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, bewerte ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gesteuerte Automatisierung ist ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal – Tools, die beispielsweise automatisch Sachkonten zuordnen oder doppelte Rechnungen erkennen, sparen dem Finanzteam viele Stunden beim Monatsabschluss. Auch Intake-Portale spielen eine Rolle. Geführte Anforderungsformulare, die über Einkauf, Recht und IT geleitet werden, erleichtern die Nutzung für Mitarbeitende außerhalb des Finanzbereichs. Ich prüfe zudem, ob virtuelle Karten ausgestellt werden, die genehmigten Bestellungen zugeordnet sind, da so der Prozess von der Freigabe bis zur Zahlung direkt auf der Plattform abgeschlossen werden kann.
Über die Funktionen hinaus
Die Tiefe der ERP-Integration ist einer der wichtigsten Aspekte, die ich bewerte. Ein Beschaffungstool, das Sachkonten, Kostenstellen und Lieferantenstammdaten bidirektional mit Systemen wie NetSuite oder SAP synchronisiert, verhindert doppelte Eingaben und Abstimmungsprobleme. Compliance ist ebenso wichtig – ich prüfe auf SOC 2 Typ II-Zertifizierung, Prüfpfade und Trennung von Funktionen, um SOX-Readiness zu unterstützen. Die Preisgestaltungstransparenz rundet meine Bewertung ab, da manche Anbieter pro Transaktion abrechnen oder Schlüsselfunktionen nur in teureren Paketen anbieten, was die Gesamtkosten schnell in die Höhe treiben kann.
Wie Sie die richtige Beschaffungssoftware wählen
Es ist leicht, sich in endlosen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei Ihrem individuellen Auswahlprozess nicht verzetteln, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie im Blick behalten sollten:
| Faktor | Was ist zu beachten? |
| Skalierbarkeit | Wächst die Software mit Ihrem Unternehmen mit? |
| Integrationen | Lässt sich die Software in Ihre bestehenden Systeme integrieren? |
| Anpassbarkeit | Können Sie die Software individuell an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Wie schnell kann Ihr Team die Software erlernen und nutzen? |
| Budget | Passt die Software in Ihr finanzielles Budget? |
| Sicherheitsvorkehrungen | Bietet die Software robuste Sicherheitsfunktionen zum Schutz Ihrer Daten? |
| Anbietersupport | Welche Art von Kundensupport bietet der Anbieter? |
| Berichte | Bietet die Software umfassende Berichts- und Analysefunktionen? |
Trends bei Beschaffungssoftware
Während meiner Recherche habe ich zahlreiche Produktupdates, Pressemitteilungen und Veröffentlichungsprotokolle verschiedener Anbieter von Beschaffungssoftware ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich besonders beobachte:
- Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: Diese Technologien werden zunehmend genutzt, um routinemäßige Aufgaben zu automatisieren und fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen. Zum Beispiel kann KI mithilfe prädiktiver Analysen die Bedarfsvorhersage verbessern.
- Fokus auf Nachhaltigkeit: Es gibt einen wachsenden Fokus auf nachhaltige Beschaffungspraktiken, einschließlich des Einsatzes von Software zur Nachverfolgung und Berichterstattung von Nachhaltigkeitskennzahlen. Anbieter entwickeln Werkzeuge, die Unternehmen dabei unterstützen, sicherzustellen, dass ihre Lieferanten Umwelt- und Sozialstandards erfüllen.
- Erweiterte Analysen: Beschaffungssoftware nutzt Big Data, um tiefergehende Einblicke in Ausgabemuster und die Leistung von Lieferanten zu ermöglichen. Plattformen wie GEP SMART bieten erweiterte Analytik, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Beschaffungsstrategien zu optimieren.
- Blockchain-Technologie: Blockchain wird eingesetzt, um Transparenz und Sicherheit in Lieferketten zu erhöhen, indem sie hilft, die Echtheit von Waren zu verifizieren und die Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten.
- Risikomanagement: Angesichts zunehmender globaler Unsicherheit werden Funktionen zum Risikomanagement immer wichtiger. Viele Lösungen zur Beschaffungssoftware enthalten mittlerweile Tools zur Einschätzung und Minderung von Lieferantenrisiken. SAP Ariba beispielsweise bietet starke Risikomanagement-Fähigkeiten innerhalb der Plattform.
Was ist Beschaffungssoftware?
Beschaffungssoftware ist ein Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, Einkaufsprozesse effizient zu steuern, Kosten zu kontrollieren und Lieferantenbeziehungen zu optimieren.
Sie wird hauptsächlich von CFOs, Einkaufsleitern und Finanzteams eingesetzt, um Abläufe zu vereinfachen, die Beschaffungszykluszeiten zu verkürzen und die Ausgabentransparenz zu erhöhen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Automatisierung von Bestellprozessen, Lieferantenmanagement, Ausgabenanalytik und die Sicherstellung von Compliance, um reibungslosere und profitablere Beschaffungsvorgänge in den vier wesentlichen Beschaffungstypen zu gewährleisten.
Funktionen von Beschaffungssoftware
Achten Sie bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware besonders auf die folgenden Schlüsselfunktionen:
- Bestellmanagement: Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus von Bestellungen, von der Erstellung und dem Versand von Bestellungen bis hin zur Nachverfolgung von Genehmigungen und Lieferungen. Dies rationalisiert Ihren Bestellprozess und hilft, verlorene Unterlagen zu vermeiden.
- Lieferantenmanagement: Speichern und organisieren Sie alle Informationen zu Ihren Lieferanten an einem zentralen Ort. Mit dieser Funktion können Sie die Leistung von Anbietern einfach vergleichen, Kontakte verwalten und bessere Konditionen aushandeln.
- Rechnungsbearbeitung: Digitalisieren und automatisieren Sie den Eingang, die Prüfung und die Bezahlung von Rechnungen. Dies reduziert nicht nur manuelle Fehler, sondern hilft Ihnen auch dabei, den Überblick über Ausgaben zu behalten und Mahngebühren zu vermeiden.
- Ausgabenanalyse: Detaillierte Aufschlüsselungen der Einkaufsaktivitäten Ihres Unternehmens. Durch die Analyse der Ausgabendaten können Sie Trends erkennen, Einsparmöglichkeiten finden und intelligentere Kaufentscheidungen treffen.
- Vertragsmanagement: Speichern, organisieren und verfolgen Sie Lieferantenverträge, damit Ihnen keine Verlängerungs- oder Ablaufdaten entgehen. Das sorgt für Compliance und sichert starke Lieferantenbeziehungen.
- Genehmigungs-Workflows: Legen Sie benutzerdefinierte Regeln für Bestellfreigaben fest. Sie steuern, wer Einkäufe genehmigen muss, und stellen so sicher, dass alles berechtigt und konform mit den Unternehmensrichtlinien ist.
- Katalogmanagement: Greifen Sie auf einen digitalen Katalog mit genehmigten Waren und Dienstleistungen zu und verwalten Sie diesen. Das hilft Ihrem Team, die richtigen Artikel zu kaufen und bevorzugte Anbieter zu nutzen.
- Berichte und Analysen: Rufen Sie Echtzeitberichte zur Einkaufsleistung und zu KPIs ab. So lässt sich der Erfolg messen, die Einhaltung belegen und strategisch planen.
Häufige KI-Funktionen in Beschaffungssoftware
Über die oben aufgeführten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen inzwischen KI-Funktionen wie:
- Intelligente Ausgabenprognose: KI analysiert vergangene Ausgabendaten und Markttrends, um zukünftige Beschaffungsbedarfe vorherzusagen. Das hilft Ihnen, Lieferengpässe zu vermeiden und Budgets sicherer zu steuern.
- Automatisierter Rechnungsabgleich: KI-gestützte Tools gleichen Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen ab, melden Abweichungen und reduzieren manuelle Kontrollen. Sie sparen Zeit und erkennen Fehler frühzeitig.
- Lieferantenrisiko-Bewertung: KI bewertet Lieferantendaten, Leistungsmuster und sogar externe Nachrichtenquellen, um Risikolevel zu ermitteln. So treffen Sie sicherere Einkaufsentscheidungen und können Probleme voraussehen.
- Dynamische Preisinformationen: KI überprüft kontinuierlich Lieferanten- und Marktpreise, informiert Sie über Veränderungen und Verhandlungsspielräume. Damit sind Sie besser aufgestellt, um die besten Konditionen auszuhandeln.
- Intelligente Vertragsprüfung: KI überprüft Verträge auf Compliance, fehlende Klauseln und potenzielle Risiken. Das macht juristische Prüfungen deutlich schneller und gründlicher.
Vorteile von Beschaffungssoftware
Die Einführung von Beschaffungssoftware bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Auf diese können Sie sich freuen:
- Zeitersparnis: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung von Bestellungen und Genehmigungs-Workflows.
- Kostensenkung: Erkennt Einsparpotenziale durch die Analyse von Ausgabemustern und Lieferantenleistung.
- Höhere Genauigkeit: Reduziert Fehler durch Standardisierung der Beschaffungsprozesse und weniger manuelle Dateneingaben.
- Besseres Lieferantenmanagement: Zentralisiert Lieferanteninformationen und erleichtert so die Leistungsüberwachung und die Beziehungspflege.
- Verbesserte Compliance: Stellt die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen durch automatisierte Kontrollen sicher.
- Mehr Transparenz: Bietet Echtzeiteinblicke in Beschaffungsaktivitäten und unterstützt so fundierte Entscheidungen.
- Vereinfachtes Reporting: Erstellt detaillierte Berichte zu Beschaffungskennzahlen und KPIs, was die Leistungsbewertung und strategische Planung erleichtert.
Kosten und Preisgestaltung von Beschaffungssoftware
Die Auswahl einer Beschaffungssoftware erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und -pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, deren durchschnittliche Preise und typische Funktionen von Beschaffungssoftware zusammen:
Vergleichstabelle für Beschaffungssoftware-Pläne
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0/Benutzer/Monat | Grundlegende Beschaffung, begrenzte Integrationen und Basisberichte |
| Persönlicher Tarif | $5-$25/Benutzer/Monat | Erweiterte Beschaffung, individuelle Integrationen, erweiterte Berichte und E-Mail-Support |
| Business-Tarif | $30-$75/Benutzer/Monat | Umfassende Beschaffung, Workflow-Automatisierung, Premium-Integrationen und Support |
| Enterprise-Tarif | $80-$150/Benutzer/Monat | Komplette Beschaffungssuite, erweiterte Analysen, dedizierter Support und individuelle SLAs |
Beschaffungssoftware FAQs
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um Beschaffungssoftware:
Wie lässt sich Beschaffungssoftware in bestehende ERP-Systeme integrieren?
Die meisten Beschaffungssoftwares integrieren sich direkt mit ERP-Systemen über APIs oder vorgefertigte Konnektoren. Sie können Beschaffungsdaten für einen nahtlosen Datenfluss mit Buchhaltung, Lagerverwaltung und Finanzmodulen verknüpfen. Fragen Sie Anbieter nach der Integration für Ihre spezifischen Plattformen, um manuellen Aufwand und Fehler zu reduzieren.
Welche Art von Support bieten Anbieter von Beschaffungssoftware?
In der Regel erhalten Sie eine Mischung aus E-Mail-, Chat- und Telefonsupport, Onboarding und Schulungsressourcen. Einige Anbieter stellen einen dedizierten Account Manager oder Premium-Support für Unternehmen bereit. Diese Leistungen helfen, Probleme schnell zu lösen und sorgen dafür, dass Ihr Team das Beste aus dem Tool herausholt.
Kann eine Beschaffungssoftware mit mehreren Währungen und Sprachen umgehen?
Ja, viele Beschaffungslösungen unterstützen Multi-Währungs- und Multi-Sprachen-Anforderungen, sodass Sie globale Lieferanten und Einkäufe verwalten können. Achten Sie auf Tools mit dynamischer Währungsumrechnung, Steuervorschriften und lokalisierter Oberfläche, falls Sie international tätig sind.
Wie anpassbar ist eine Beschaffungssoftware für individuelle Geschäftsprozesse?
Die beste Beschaffungssoftware ermöglicht es Ihnen, Genehmigungswege, Benutzerrollen und Berichte individuell anzupassen. Sie können Aufgaben automatisieren, fein abgestufte Berechtigungen festlegen und Anpassungen vornehmen, wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickeln.
Welche Sicherheitsfunktionen sind in Beschaffungssoftware üblich?
Mit Beschaffungssoftwares erhalten Sie typischerweise Folgendes:
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen
- Verschlüsselung
- Prüfprotokolle
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
Diese Funktionen schützen die finanziellen und Lieferantendaten Ihres Unternehmens.
Wie kann Beschaffungssoftware die Effizienz im Unternehmen steigern?
Beschaffungsmanagement-Software automatisiert Bestellanforderungen, Freigaben und Lieferantenverfolgung. Das reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt den Beschaffungsprozess. Mehr Transparenz hilft Ihnen, Einsparpotenziale zu identifizieren und fundiertere Ausgaben-Entscheidungen zu treffen.
Welche KPIs oder ROI-Kennzahlen sollte ich bei der Nutzung einer Beschaffungssoftware erfassen?
Überwachen Sie Kennzahlen wie die Durchlaufzeit von Bestellungen, Ersparnisse durch ausgehandelte Verträge, Lieferantenleistung, kontrolliertes Einkaufsvolumen und Compliance-Quoten. Die Analyse dieser KPIs belegt Ihren ROI und zeigt auf, wo Optimierungsbedarf besteht.
Wie lange dauert die Implementierung einer Beschaffungssoftware?
Die Einführung kann je nach Größe des Unternehmens, Komplexität der Software und Integrationsbedarf von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern. Planen Sie Schulungen, Datenmigration und individuelle Einrichtung für einen reibungslosen Start ein.
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