5 beste Zahlungsverwaltungssysteme + Kaufratgeber

Ein PMS ist in der Regel cloudbasiert und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zahlungsprozesse zu optimieren – Rechnungen zu verwalten, Anfragen und Genehmigungen nachzuverfolgen, Erkenntnisse zu berichten und Zahlungen zu automatisieren. Ein gutes PMS hilft Ihnen, die Zahlungssicherheit zu erhöhen sowie Transparenz und Kontrolle über Zahlungen in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Standardfunktionen eines Zahlungsmanagementsystems

Bei der Auswahl eines Zahlungsmanagementsystems ist es wichtig, die Funktionen zu berücksichtigen, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Zu den entscheidenden Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören:

Rechnungsverwaltung

Ein gutes PMS sollte die Rechnungsverwaltung übernehmen und es Ihnen ermöglichen, Kundenrechnungen einfach zu erstellen, zu bearbeiten, zu versenden und nachzuverfolgen. So behalten Sie den Überblick über alle Finanztransaktionen im Zusammenhang mit Verkäufen und stellen sicher, dass sämtliche fälligen und eingegangenen Zahlungen dokumentiert sind.

Zahlungsabwicklung

Ohne eine effiziente Zahlungsabwicklung kann es bei Unternehmen zu Verzögerungen beim Zahlungseingang oder zu Problemen mit abgelehnten Transaktionen kommen. Das ideale Zahlungsmanagementsystem sollte mehrere Zahlungsmethoden unterstützen, etwa Kreditkarten, Banküberweisungen und digitale Geldbörsen. Ein bedeutender Vorteil ist die Möglichkeit, mehrere Währungen zu verarbeiten und eine Integration mit beliebten Zahlungs-Gateways zu ermöglichen (dies ist auch ein wichtiger Vorteil mobiler Zahlungs-Apps). 

Nicht alle Zahlungsdienste ermöglichen reibungslose Lastschrifttransaktionen. Suchen Sie nach einem System, das Lastschriften nicht nur effizient verarbeitet, sondern auch Einblicke in Ihre Liquiditätsposition bietet, damit Sie stets einen gesunden Zahlungsfluss aufrechterhalten. ACH ist ebenfalls für Lastschriften und Gutschriften zwischen Banken von entscheidender Bedeutung. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen in Betracht gezogene System ACH-Transaktionen sowohl für Verbindlichkeiten als auch für Forderungen unterstützt. Über einfache Transaktionen hinaus sollte ein optimales System auch den Beschaffungsprozess unterstützen und Werkzeuge bereitstellen, die den Einkauf und die Zahlungsabwicklung unkompliziert und effizient machen.

Äpfel mit Äpfeln vergleichen

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass das System über die erforderlichen Funktionen verfügt, vergleichen Sie es direkt mit AR- und AP-Tools. So können Sie ebenfalls Ihr optimales System ermitteln.

Erfassung und Nachverfolgung von Rechnungen und Transaktionen

Sie benötigen ein System, das alle Ihre Rechnungen, Transaktionen, Belege und Zahlungen an einem Ort erfasst, damit Sie sie einfach nachverfolgen und darüber berichten können.  Suchen Sie nach einem PMS, das Ihnen einen klaren Überblick über Ihre finanzielle Situation bietet und Echtzeitaktualisierungen zu Zahlungsstatus, eine automatische Synchronisierung mit Bankkonten sowie eine Kategorisierung von Ausgaben ermöglicht. Es sollte außerdem die einfache Suche und den Abruf vergangener Transaktionen erleichtern und Filter nach Datum, Kunde, Betrag und weiteren Kriterien bieten.

Belegerstellung

Belege dienen als Nachweis von Transaktionen, als Dokumentation für steuerliche Zwecke bei Unternehmen und als Kaufnachweis für Kunden. Suchen Sie nach einer Plattform, die nach erfolgter Zahlung automatisch professionelle Belege für Ihre Kunden erstellt und versendet. Optionen zur Anpassung von Belegvorlagen, zum Hinzufügen von Markenelementen und zum Versand über mehrere Kanäle (z. B. E-Mail, SMS) sind von Vorteil. Diese Funktion spart Ihnen viel Zeit und Aufwand und sorgt zugleich für ein besseres Kundenerlebnis.

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Berichterstattung

Berichts- und Analysewerkzeuge sind unverzichtbar – Sie benötigen Einblicke in Ihren Zahlungsfluss, Ihre Einnahmen, ausstehende Rechnungen und Transaktionsgebühren. Die Berichtsfunktion sollte eine Reihe vordefinierter Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Verkaufsübersichten und Aufschlüsselungen der Ausgaben bieten sowie die Möglichkeit, Berichte anzupassen, Datumsbereiche festzulegen und Daten mithilfe von Diagrammen oder Grafiken zu visualisieren.

Kaufüberlegungen für ein Zahlungsmanagementsystem

Sie sollten sich bei der Bewertung von Systemen nicht ausschließlich auf diese Standardfunktionen verlassen, sondern auch einige wichtige Rahmenbedingungen berücksichtigen, darunter:

Geschäftliche Anforderungen

Zunächst müssen Sie Ihre unverzichtbaren Anforderungen bestimmen, denn diese entscheiden letztlich darüber, für welche Softwarelösung Sie sich entscheiden. Sie sollten beispielsweise über die Zahlungsarten nachdenken, die Sie verarbeiten möchten, über das Zahlungsvolumen und darüber, ob dieses in den nächsten Jahren voraussichtlich deutlich steigen wird. Einige Systeme sind besser für die Verarbeitung großer Volumina geeignet, während andere eher auf kleine Unternehmen mit geringeren Volumina ausgerichtet sind. Eine Prognose Ihres Zahlungsvolumenwachstums ermöglicht es Ihnen, ein System auszuwählen, das mit Ihren Anforderungen skalieren kann.

Kosten

Die Kosten dieser Systeme können je nach angebotenen Funktionen und Umfang des Supports erheblich variieren. Einige Systeme berechnen eine monatliche Abonnementgebühr, die auf der Anzahl der von Ihnen verarbeiteten Transaktionen basiert. Andere bieten gestaffelte Preispläne auf Grundlage von Funktionen und Leistungsumfang an. Einige wenige Anbieter stellen grundlegende Dienste völlig kostenlos bereit, damit Sie starten können. Berücksichtigen Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen, um zu bestimmen, welcher Umfang für Sie geeignet ist. Wenn Sie ein kleines Start-up sind, kann eine kostenlose oder kostengünstige Option kurzfristig ausreichen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie jederzeit auf einen leistungsfähigeren Tarif wechseln.

Transaktionsgebühren sind ebenfalls üblich und entsprechen in der Regel einem Prozentsatz des gesamten Zahlungsbetrags zuzüglich einer festen Gebühr pro Transaktion. Vergleichen Sie die Gebühren verschiedener Anbieter, um sicherzustellen, dass sie angemessen und wettbewerbsfähig erscheinen. Einige Anbieter erlassen oder reduzieren Gebühren für gemeinnützige Organisationen oder bei der Verarbeitung großer Zahlungsvolumina.

Sicherheit und Compliance

Robuste Sicherheit ist unerlässlich. Achten Sie auf ein System mit starker Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierten Zugriffskontrollen. Durch die Verschlüsselung werden Ihre Daten so codiert, dass nur autorisierte Parteien sie lesen können. Die Multi-Faktor-Authentifizierung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene bei der Anmeldung und sendet häufig einen Code an Ihr Telefon oder Ihre E-Mail-Adresse. Rollenbasierte Kontrollen beschränken den Zugriff von Mitarbeitern auf die Daten und Funktionen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

 Wählen Sie im Hinblick auf die Compliance ein System, das Standards wie PCI DSS für den Umgang mit Kreditkartendaten und HIPAA erfüllt, wenn Sie mit Gesundheitsinformationen arbeiten. Diese Zertifizierungen zeigen, dass das System strenge Sicherheits- und Datenschutzvorschriften erfüllt. 

Globale Zahlungsabdeckung

Für international tätige Unternehmen ist ein System, das globale Zahlungsmethoden und Währungen unterstützt, unverzichtbar. Wählen Sie einen Anbieter mit Erfahrung in der Abwicklung grenzüberschreitender Zahlungen, der eine Anbindung an Zahlungsnetzwerke auf der ganzen Welt bietet. Er sollte die wichtigsten Zahlungsarten der jeweiligen Region unterstützen, etwa SEPA für Europa, Faster Payments für das Vereinigte Königreich und lokale Kartenmarken für die APAC-Region.

Integration und Kompatibilität

Sie sollten außerdem ein PMS finden, das nahtlos mit anderen Geschäftstools wie Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem CRM, ERP, Ihrer E-Commerce-Plattform und allen anderen für Ihre Abläufe wichtigen Systemen zusammenarbeitet. Andernfalls entsteht ein unübersichtliches Durcheinander von Arbeitsabläufen und mehr Aufwand, als die möglichen Kosteneinsparungen wert sind. Achten Sie auf Optionen, die Daten problemlos zwischen Systemen synchronisieren, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden und eine korrekte Aufzeichnung zu gewährleisten. Einige Systeme bieten vorgefertigte Integrationen mit gängigen Plattformen wie QuickBooks, NetSuite und Shopify. Für andere Tools kann der API-Zugriff den Aufbau einer individuellen Integration ermöglichen.

Kundenservice

Übersehen Sie nicht den Supportumfang der einzelnen Anbieter. Achten Sie auf einen Anbieter mit einer nachweislichen Erfolgsbilanz bei hochwertigem Kundenservice, der Sie bei der Implementierung, Verwaltung und Optimierung Ihres Zahlungsmanagementsystems unterstützt. Zu den Optionen können telefonischer Support, E-Mail- und Chat-Support sowie der Zugang zu Lernressourcen gehören. Ein guter Support stellt sicher, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen.

Redundanz und Betriebszeit

Für viele Technologieunternehmen sind Zahlungen geschäftskritisch. Achten Sie auf ein System mit integrierter Redundanz, Lastverteilung und Ausfallsicherung, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Es sollte eine Mindestbetriebszeit von 99.9% bieten, damit Ihre Zahlungen rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr funktionieren. Mehrere Rechenzentren in verschiedenen geografischen Regionen sind für die Redundanz ideal.

Testversionen

Einige Anbieter bieten Testversionen für eine festgelegte Anzahl von Tagen an, während andere Zugang zu einer Sandbox-Umgebung mit Beispieldaten gewähren, damit Sie das System nach Belieben ausprobieren können. Ziel ist es, das Tool zu testen und abzuschätzen, wie das System mit den individuellen Arbeitsabläufen und Anwendungsfällen Ihres Unternehmens umgehen wird. Seien Sie vorsichtig – kleine Unannehmlichkeiten während einer Testphase können sich zu erheblichen Problemen entwickeln, sobald Sie sich für ein System entschieden haben. Vergewissern Sie sich, dass Sie einen lohnenden Kauf tätigen und das System zu Ihrem Unternehmen passt.

Kundenbewertungen

Bei der Bewertung von Zahlungsverwaltungssystemen sollten Sie sich nicht einfach auf die Aussagen des Unternehmens verlassen, sondern prüfen, was andere zu sagen haben. Sehen Sie sich an, was aktuelle Kunden wirklich über das System und den Service denken. Achten Sie auf wiederkehrendes Lob oder wiederkehrende Beschwerden in den Bewertungen. Wenn ein System überwiegend negative Bewertungen erhält, in denen von schlechtem Kundenservice, umständlichen Benutzeroberflächen oder fehlenden wichtigen Funktionen die Rede ist, ist das ein großes Warnsignal. Umgekehrt sind zahlreiche Vier- und Fünf-Sterne-Bewertungen, in denen ein einfacher Einrichtungsprozess, hilfreicher Support und Tools erwähnt werden, die den Arbeitsalltag erleichtern, gute Anzeichen dafür, dass Sie einen Gewinner gefunden haben.

5 beste Softwarelösungen zur Zahlungsverwaltung

Wenn Sie nach einer zuverlässigen Option suchen, sind hier 5 beliebte PMS, die mir aufgefallen sind:

Stripe

Stripe wurde 2011 gegründet und ist wie der coole Neuling, der für seine erstklassigen Funktionen zur Zahlungsabwicklung bekannt ist. Diese virtuelle Zahlungslösung akzeptiert über 135 Währungen weltweit, lässt sich nahtlos in E-Commerce-Plattformen wie Drupal, WooCommerce und Magento integrieren, bietet umfassende Berichtsfunktionen und Tools zur Abonnementverwaltung und ist für seine transparente Preisgestaltung bekannt.

Es fallen keine monatlichen Gebühren an, da alle Kosten pro Transaktion berechnet werden. Für Onlineverkäufe werden 2,9 % + 30 Cent pro Transaktion berechnet, für die persönliche Kartenverarbeitung 2,7 % + 5 Cent pro Transaktion. Für internationale Transaktionen und die Währungsumrechnung fällt eine zusätzliche Gebühr von 1 % an.

Braintree

Braintree, eine Tochtergesellschaft von PayPal, ist eine technologisch fortschrittliche Lösung zur Zahlungsabwicklung, die sich in der Branche einen hervorragenden Ruf erworben hat. Zu den bemerkenswerten Funktionen gehören:

• Die Transaktionskosten betragen 2,59 % + 49 Cent pro Transaktion
• Die Software profitiert von der umfangreichen Infrastruktur von PayPal
• Unterstützt Zahlungen in über 130 Währungen
• Lässt sich in PayPal und Venmo integrieren
• Ermöglicht weltweite Transaktionen und Betrugsprüfungen

Braintree ist optimal für alle, die einen unkomplizierten Zahlungsabwickler schätzen und die Ressourcen von PayPal gerne nutzen.

FreshBooks

FreshBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die sich hauptsächlich an Freiberufler, Einzelunternehmer und kleine Unternehmen richtet. Sie soll bei der Organisation, der Verwaltung von Zahlungen und dem Versand von Rechnungen helfen. Man könnte sie als Software zur Zahlungsabwicklung bezeichnen, die für kleine Unternehmen konzipiert ist und kostengünstige Tarife bietet. Die Preise reichen von 8.50 $/Monat bis 27.50 $/Monat, wobei jeder Tarif eine kostenlose 30-tägige Testphase beinhaltet.

Square

Square ist eine bekannte Lösung zur Zahlungsabwicklung und für Kassensysteme (POS), die sich an verschiedenste Unternehmen richtet – von jungen Start-ups bis hin zu großen Unternehmen mit zahlreichen Filialen. Besonders für kleinere Unternehmen und Start-ups ist die Lösung aufgrund ihres budgetfreundlichen Gebührenmodells attraktiv, das sich an schwankende Einnahmen anpassen lässt. Nutzer zahlen nur einen kleinen Prozentsatz und eine feste Gebühr pro Transaktion. 

Für persönliche Kartentransaktionen, einschließlich Prepaid-Geschenkkarten, gängiger Kreditkarten und mobiler Geldbörsen wie Apple Pay, erhebt Square eine Gebühr von 2,6 % + 10 Cent. Wenn eine Karte manuell eingegeben oder virtuell verwendet wird, beträgt die Gebühr 3,5 % + 15 Cent pro Transaktion. Für Onlinekäufe und andere digitale Transaktionen liegt die Gebühr bei 2,9 % + 30 Cent.

Tipalti

Tipalti ist eine cloudbasierte Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung, die die Abrechnungsprozesse von Lieferanten optimiert. Sie eignet sich ideal für wachsende Unternehmen mit umfangreichem Rechnungsaufkommen, insbesondere für Unternehmen, die mit internationalen Lieferanten arbeiten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Die Plattformgebühr beginnt bei 149 $ monatlich
• Unterstützt Zahlungen in 196 Ländern mit 120 Währungsoptionen.
• Geeignet für Unternehmen mit zahlreichen lokalen und internationalen Lieferanten
• Lässt sich in beliebte Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Sage und Xero integrieren

Einige abschließende Tipps

Die Angst, die falsche Wahl zu treffen und in einem mehrjährigen Vertrag mit einem nicht optimalen Partner festzustecken, ist real. Wie gehen Sie damit um?

Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl

Auch wenn Spezifikationen, Sicherheit und Kosten wichtig sind, sollten Sie den Wert einer guten Partnerschaft nicht unterschätzen. Wenn das Team eines Anbieters Ihnen ein gutes Gefühl gegeben hat und aufrichtig an Ihrem Erfolg interessiert zu sein schien, sagt das viel aus. Die Passung von Menschen und Unternehmenskultur zählt.

Langfristig denken

Eine glänzende neue Benutzeroberfläche verliert zwar ihren Reiz, aber Flexibilität, Skalierbarkeit und Kundenbetreuung bleiben dauerhaft wichtig. Stellen Sie sicher, dass jedes System, das Sie in Betracht ziehen, mit Ihrem Unternehmen wachsen und künftig die benötigten Integrationen bereitstellen kann. Sie möchten nicht innerhalb eines Jahres aus einer Lösung herauswachsen und diesen gesamten Prozess erneut durchlaufen müssen.

Lassen Sie sich nicht allein vom Preis beeinflussen

Ein unrealistisch niedriges Angebot ist nicht viel wert, wenn die Lösung Ihre Anforderungen tatsächlich nicht erfüllen kann. Und ein höherer Preis bedeutet nicht immer eine bessere Qualität. Betrachten Sie die Gesamtbetriebskosten über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg, einschließlich zusätzlicher Gebühren für Support, Transaktionen und Erweiterungen. Die niedrigsten Anfangskosten könnten Sie langfristig letztendlich mehr kosten.

Lesen Sie das Kleingedruckte

Ich weiß, Verträge sind ungefähr so aufregend wie das Trocknen von Farbe. Aber Sie müssen alle Bedingungen, Konditionen und Verpflichtungen verstehen, bevor Sie unterschreiben. Stellen Sie sicher, dass es keine versteckten Gebühren oder einschränkenden Klauseln gibt, die nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen. Wenn Ihnen etwas merkwürdig vorkommt, fragen Sie danach. Ihr Vertriebsmitarbeiter sollte bereit sein, unverständliche juristische Formulierungen zu erläutern.

Wenn die Vertriebsmitarbeiter schließlich mit Schlagwörtern wie "reibungslos", "leistungsoptimiert" oder "technologiegetrieben" um sich werfen ... blenden Sie sie für einen Moment aus. Konzentrieren Sie sich auf das, was für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden wirklich zählt.

Damit wäre das geklärt. Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie Sie sich durch die Vielzahl der verfügbaren Zahlungsverwaltungssysteme arbeiten und eines finden, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

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