Automatisierung der Finanzberichterstattung: 5 Vorteile der Modernisierung
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung ist so, als hätte man einen Finanzsuperhelden im Team. Sie ermöglicht es Ihnen, zeitaufwendige Finanzberichte zu automatisieren, sodass Sie sich auf die spannenden Dinge konzentrieren können – zum Beispiel darauf, die gewonnenen Erkenntnisse für das Wachstum Ihres Unternehmens zu nutzen.
In diesem Artikel erkläre ich die Bedeutung der Automatisierung der Finanzberichterstattung, ihre Vorteile und wie Sie einen echten Superhelden erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren können.
Was ist die Automatisierung der Finanzberichterstattung?
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung ist der Einsatz von Technologie zur Vereinfachung der Finanzanalyse, indem Aufgaben wie Dateneingabe, Datenvalidierung, Berichtserstellung und Compliance-Prüfungen automatisiert werden.
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Sie kann Tabellenkalkulationen nicht vollständig ersetzen – zumindest noch nicht –, aber die Automatisierung dieser Aufgaben senkt die Kosten, steigert die Effizienz und maximiert die Produktivität.
Die beste Software zur Automatisierung der Finanzberichterstattung
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Welche Aufgaben der Finanzberichterstattung können automatisiert werden?
Sie können gängige Aufgaben der Finanzberichterstattung automatisieren, zum Beispiel:
- Erstellung von Finanzabschlüssen: Dazu gehören vierteljährliche und jährliche Finanzabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen, Bilanzen usw.
- Datenkonsolidierung: Daten aus verschiedenen Quellen können automatisch an einem einzigen Ort zusammengestellt, kombiniert und gespeichert werden.
- Berichterstattung an Aufsichtsbehörden: Die Erfassung und Übermittlung von Finanzdaten an Aufsichtsbehörden wie die US-Bundessteuerbehörde (IRS) kann automatisiert werden.
- Managementberichterstattung: Es können Finanzberichte erstellt werden, die das Management nutzen kann, um strategische Entscheidungen zu treffen und KPIs in Echtzeit zu überwachen.
- Bankabstimmungen: Transaktionen aus mehreren Bankkonten können automatisch mit Buchhaltungsunterlagen abgeglichen werden.
- Budgetierung und Prognosen: Die Software kann Erkenntnisse für die Erstellung Ihrer Budgets liefern und auf Grundlage historischer Daten sowie Echtzeitdaten Umsätze prognostizieren – besonders hilfreich während der Steuersaison.
- Währungsumrechnung: Unternehmen mit internationalen Geschäftsaktivitäten können damit alle ihre Transaktionen in einer einzigen Währung (in der Regel der Landeswährung) abstimmen.
Die 5 wichtigsten Vorteile der Automatisierung der Finanzberichterstattung
Sehen wir uns die Details an. Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile einer Investition in Software zur Finanzautomatisierung:
1. Bessere Datenintegrität
Im Jahr 2017 berichtete Gartner, dass eine mangelhafte Datenqualität Unternehmen jährlich rund $15 Millionen kostet. Sie führt zu ungenauen Datenanalysen, schlechten Entscheidungen und Problemen bei der Datenmigration. Leider ist menschliches Versagen für uns die häufigste Ursache für ungenaue Daten.
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung konsolidiert Daten aus mehreren Datenquellen automatisch und überprüft Unstimmigkeiten in Echtzeit, während menschliches Versagen aus dem Prozess ausgeschlossen wird.
2. Schnellere Entscheidungsfindung
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung beschleunigt Ihre Entscheidungsprozesse. Und als interessante Tatsache: Unternehmen mit effektiven Entscheidungsprozessen erzielen mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit bessere Finanzergebnisse. Sie kann:
- Finanzberichte und Bilanzen erstellen, sodass Finanzexperten mehr Zeit für Analysen und Prognosen haben.
- Ihnen Echtzeitzugriff auf die Daten geben.
- Trends und Muster identifizieren.
3. Gesenkte Betriebsausgaben
75 % der Unternehmen geben für die Erstellung von Finanzberichten $1 für jeweils $1,000 Umsatz aus. Wenn Ihr Unternehmen also einen Umsatz von $1,000,000 erzielt, geben Sie $1,000 allein für Berichte aus – ein erheblicher Betrag für kleine Unternehmen. Darin enthalten sind die Kosten für Personal, Gemeinkosten und die zur Erstellung dieser Berichte verwendete Software.
Durch die Automatisierung der Erstellung von Finanzberichten können Unternehmen die Berichtskosten erheblich senken, indem sie:
- Mitarbeiter für wichtige umsatzgenerierende Aufgaben einsetzen.
- Die Erstellung von Berichten optimieren und dadurch effizientere Berichtsprozesse schaffen.
Diese kleinen Maßnahmen können Ihnen letztendlich eine Menge an Betriebskosten ersparen, insbesondere wenn Sie regelmäßig Finanzberichte und Spesenabrechnungen erstellen.
4. Transparenz zwischen Abteilungen
Die meisten Unternehmen haben mehrere Geschäftsbereiche und Abteilungen – jeder davon führt unabhängige Transaktionen durch, die auf seine Funktion abgestimmt sind. Um ein vollständiges Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens zu erhalten, müssen Sie all diese Informationen regelmäßig an einem einzigen Ort zusammenführen.
Die Automatisierung erleichtert die Zusammenführung der Daten an einem Ort und gibt Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und den Beitrag jeder Abteilung. Auf diese Weise erhalten Manager Zugriff auf genaue Erkenntnisse, die ihnen helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen (und damit anzugeben, die Besten zu sein).
5. Prüfpfade
Der IRS hat strenge Vorschriften für die Aufbewahrung von Finanzdaten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen führen – und ironischerweise zu Betriebsprüfungen. Die Automatisierung der Finanzberichterstattung erstellt klare Prüfpfade und erleichtert so die Nachverfolgung von Transaktionen.
Prüfer können problemlos zurückgehen und bestimmte Transaktionen finden, um Abweichungen zu klären. Außerdem werden Ihre Finanzdokumente geordnet, falls Sie nachweisen müssen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
So funktioniert die Automatisierung der Finanzberichterstattung
Nachdem wir uns angesehen haben, warum Sie in die Finanzautomatisierung investieren sollten, wollen wir nun verstehen, wie die Magie funktioniert:
1. Auswahl der Software
Die beste Software für die Finanzberichterstattung sollte grundlegende Berichte wie Bilanzen, GuV-Rechnungen, Kapitalflussrechnungen usw. anbieten. Darüber hinaus sollte sie auch branchen- und unternehmensspezifische Berichte bereitstellen, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Beispielsweise sollten E-Commerce-Unternehmen die Kosten für ihre Website, ihren Bestand und die Kundengewinnung kennen, während Immobilienmakler Maklergebühren, Provisionen und durchschnittliche Immobilienpreise messen.
Um die richtige Finanzautomatisierungssoftware zu finden, die zu Ihren Unternehmenszielen und Ihrem Budget passt, beginnen Sie mit:
- Der Identifizierung der benötigten Kernberichte (sowie aller anderen branchenspezifischen Anforderungen).
- Der Nutzung dieser Informationen zur Festlegung Ihrer Auswahlkriterien, z. B. erforderliche Berichtsformate, Budget, Datensicherheit, Visualisierungsoptionen und Kundendienstleistungen.
- Erstellen Sie eine Liste der in Frage kommenden Anbieter und melden Sie sich anschließend für eine Produktdemonstration oder Testversion an, um die Software in Aktion zu erleben.
2. Installation der Software
Ich weiß, ich sage hier Offensichtliches. Aber es ist erwähnenswert: 70 % der Softwareprojekte scheitern aufgrund mangelhafter Planung während der Implementierung. Ein etablierter Implementierungsplan stellt sicher, dass das Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen wird, indem Fehler und Verzögerungen während der Installation minimiert werden.
Der Softwareanbieter stellt in der Regel eine Dokumentation bereit, in der beschrieben wird, wie die Finanzautomatisierungssoftware installiert und verwendet wird. Er kann Ihnen jedoch auch eine Schätzung des erforderlichen Ressourcenbedarfs und des Zeitplans geben (sowie einen Kundendienstmitarbeiter zur Unterstützung).
3. Durchführung eines Pilotprojekts
Bevor Sie vollständig auf das neue System umsteigen, lassen Sie es parallel zu Ihren bestehenden Systemen und Prozessen laufen. So können Sie potenzielle Probleme erkennen, ohne den regulären Betrieb zu beeinträchtigen. Sie müssen Daten auf zwei Ebenen sammeln:
- Technisch: Sie können Informationen zur Systemleistung sammeln, um die Datengenauigkeit sicherzustellen, die Anforderungen an die Serverauslastung zu verstehen und die Bandbreitenkosten zu berechnen.
- Betrieblich: Sie können von Ihren Mitarbeitenden Feedback zu den Auswirkungen der Software auf die betriebliche Effizienz, Produktivität und Qualität der Erkenntnisse einholen.
Nutzen Sie die Daten und das Feedback aus dem Pilotversuch, um Ihre Finanzberichtsprozesse zu optimieren, und scheuen Sie sich nicht, Änderungen vorzunehmen, damit sie zu Ihrem neuen System passen – denken Sie daran: Manche Veränderungen sind gut.
Bewährte Vorgehensweisen bei der Einführung der Automatisierung von Finanzberichten
Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten, um das Beste aus Ihrem Finanzberichtssystem herauszuholen:
Beziehen Sie wichtige Beteiligte ein
Dazu gehören alle, die von der Software profitieren. Sie können sie in drei Gruppen einteilen:
- Projektimplementierungsteam: Dazu gehören Ihr IT-Team, Softwareanbieter und alle anderen technischen Mitarbeitenden, die an der Implementierung der Software beteiligt sind.
- Managementteam: Dazu gehören Ihre CEOs, CFOs, Vorstandsmitglieder und Führungskräfte, die Ihnen den Bedarf des Unternehmens an der Automatisierung von Finanzberichten erläutern können.
- Endnutzer: Dazu gehören Personen, die die Software täglich nutzen, beispielsweise Ihr Finanzteam, Mitarbeitende usw.
Verwenden Sie hochwertige Finanzinformationen
Ihre Software zur Finanzautomatisierung benötigt hochwertige Daten, um genaue und zuverlässige Berichte zu erstellen. Es ist eine gute Idee, Ihre Daten vor der Implementierung der Software zu prüfen. So können Sie während der Migration und Berichterstellung eine gleichbleibende Datenqualität sicherstellen.
Führen Sie die Software zum richtigen Zeitpunkt ein
Der beste Zeitpunkt für die Einführung der Automatisierung von Finanzberichten ist der Beginn des Geschäftsjahres. So können Sie alle historischen Daten in das neue System migrieren. Wenn Sie die Software erst in der Mitte des Geschäftsjahres einsetzen, riskieren Sie ungenaue Erkenntnisse, Probleme bei der Datenmigration und Systemausfälle.
Prüfen Sie systemeigene Integrationen
Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden Finanztools integrieren lässt (z. B. Buchhaltungssoftware, Kassensystem, ERP usw.). So können Sie eine reibungslose Datenübertragung zwischen Systemen und Abteilungen gewährleisten.
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
Schulungen vermitteln Ihren Mitarbeitenden Kenntnisse über die Software zur automatisierten Erstellung von Finanzberichten. Dadurch wird die Umstellung weniger einschüchternd, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden nicht sinken. Behandeln Sie in der Schulung alle wichtigen Aspekte, einschließlich Datensicherheit und Compliance.
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Die automatisierte Erstellung von Finanzberichten ist eine Superkraft, die dem gesamten Unternehmen zugutekommt. Finanzteams können innerhalb weniger Minuten genaue und zuverlässige Berichte erstellen, während das Management mit besseren Daten schneller Entscheidungen treffen kann.
Wenn Sie bereits die Automatisierung von Finanzberichten nutzen, möchten Sie vielleicht erkunden, wie die Verarbeitung natürlicher Sprache Ihre Berichte auf die nächste Ebene heben kann.
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