Cómo Hacer Un Balance General (6 Pasos Para Principiantes)

¿Qué es un balance?

Un balance es un estado financiero que proporciona una imagen de la situación financiera de una empresa en un momento específico.

Presenta los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas de la empresa, siguiendo la fórmula:

Esta ecuación garantiza que lo que posee la empresa (activos) está equilibrado por lo que debe (pasivos) y el valor aportado por los accionistas (patrimonio). Esto es lo que incluye cada categoría:

Activos

Los activos representan aquello que una empresa posee o controla y que tiene valor económico. Normalmente se dividen en:

1. Activos corrientes (por ejemplo, efectivo, cuentas por cobrar, inventarios) que pueden convertirse en efectivo en el plazo de un año, y
2. Activos no corrientes (por ejemplo, propiedades, equipos, patentes), que son inversiones a largo plazo.

Los activos son esenciales para generar ingresos futuros.

Pasivos

Los pasivos son las obligaciones o deudas de la empresa que deben ser saldadas, a menudo en forma de dinero adeudado a terceros. Al igual que los activos, los pasivos se clasifican en:

1. Pasivos corrientes (por ejemplo, cuentas por pagar, deudas a corto plazo) con vencimiento dentro de un año, y
2. Pasivos no corrientes (por ejemplo, préstamos a largo plazo, pasivos fiscales diferidos) pagaderos después de un año.

Patrimonio de los Accionistas

El patrimonio de los accionistas representa el derecho de los propietarios sobre los activos de la empresa una vez pagados todos los pasivos. Incluye capital social, utilidades retenidas y capital adicional aportado.

En esencia, refleja el valor neto de la empresa desde la perspectiva de los accionistas y suele utilizarse para evaluar la salud financiera y el potencial de inversión del negocio.

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¿Por qué necesitas un balance?

Antes de crear un balance para tu negocio, hablemos de por qué lo necesitas. Aquí tienes un resumen rápido de las razones para preparar este estado financiero:

• Monitoriza la salud financiera: El balance te informa de lo que tu empresa posee y debe, y lo que queda para los accionistas.
• Toma decisiones más inteligentes: Ayuda a la dirección a tomar mejores decisiones a la hora de planificar la expansión y buscar financiación. También resulta útil cuando llega el momento de hacer previsiones.
• Muestra a los inversores tu negocio: Los inversores deciden si quieren invertir en una empresa en función de factores como el nivel de deuda y la antigüedad/calidad de los activos.

Cómo hacer un balance en 6 pasos

Si bien la mayoría de las empresas utilizan software de contabilidad para crear balances en tiempo real, aprender a elaborarlo manualmente es una excelente manera de comprender realmente cómo funciona y de dónde provienen todos los números.

A medida que explico cómo hacer un balance a continuación, utilizaré el balance de Apple como ejemplo. Pero si buscas un resumen rápido, aquí tienes una infografía con los pasos clave:

1. Seleccione una fecha de reporte

Los balances generales se preparan en un momento específico, a diferencia de un estado de resultados, que muestra el desempeño de la empresa durante un período definido. El balance general es un estado que muestra los saldos de todas las cuentas en sus libros, y dado que los saldos de las cuentas cambian con cada transacción comercial, el balance general puede verse diferente después de cada transacción.

Empresas como Apple generalmente eligen el final del período de reporte financiero como la fecha del balance general:

No es necesario esperar hasta el final del ciclo contable para preparar un balance general. Si bien la mayoría de las empresas preparan su balance general al cerrar sus libros cada mes, trimestre o año, usted puede optar por preparar un balance general en cualquier momento en que desee realizar un análisis. 

Por ejemplo, si está a punto de adquirir una empresa, necesitará un balance general actualizado para entender cómo le afectará la adquisición en el corto plazo.

2. Prepare el estado de resultados y el estado de utilidades retenidas

Al organizar sus estados financieros, el balance general se prepara al final.

Cada año, su empresa (esperemos) obtiene una ganancia. Si no se distribuye como dividendos, la ganancia termina en las cuentas de los accionistas como utilidades retenidas.

Esto incrementa el monto reportado bajo la sección de patrimonio de los accionistas en el balance general, razón por la cual usted debe preparar el estado de resultados y el estado de utilidades retenidas antes de comenzar a preparar su balance general.

Si retrocedemos aún más, vemos que el estado de resultados ayuda a calcular la utilidad neta, lo que ayuda a preparar el estado de utilidades retenidas, que luego nos lleva de vuelta aquí.

3. Liste sus activos

Una vez que tenga todas las cifras necesarias, el primer paso es listar los activos de su empresa. Así es como Apple presenta los activos en su balance general:

Los activos se listan en el balance general en orden de liquidez, con los activos más líquidos en primer lugar. Como recordatorio, los activos se clasifican como corrientes y no corrientes:

• Activos corrientes: Activos corrientes que una empresa puede convertir en efectivo a corto plazo (dentro de un año o un ciclo operativo). Por ejemplo, efectivo, equivalentes de efectivo (valores negociables, instrumentos comerciales u otros instrumentos del mercado monetario), inventario y cuentas por cobrar.
• Activos no corrientes: Los activos no corrientes son activos a largo plazo. Se clasifican en activos fijos (o tangibles) y activos intangibles. Los activos fijos —incluyendo terrenos, edificios y activos depreciables como maquinaria y vehículos— se registran a su valor en libros, neto de depreciación. Los activos intangibles como el crédito mercantil aparecen al final, porque solo pueden convertirse en efectivo cuando se vende el negocio.

4. Liste sus pasivos

Después de agregar todos sus activos, es momento de agregar los pasivos de su empresa al balance general. Aquí tiene una vista de cómo Apple presenta sus pasivos:

Ten en cuenta que los pasivos también suelen clasificarse como corrientes y no corrientes:

• Pasivos corrientes: Los pasivos corrientes son deudas que una empresa debe pagar dentro de un ciclo operativo (de nuevo, generalmente un año o menos). Las cuentas por pagar, las deudas a corto plazo y los dividendos no pagados son ejemplos de pasivos corrientes.
• Pasivos no corrientes: Los pasivos no corrientes son deudas a largo plazo (que no vencen en los próximos 12 meses). Los pasivos a largo plazo incluyen bonos por pagar, obligaciones de beneficios por jubilación y pasivos fiscales diferidos.

5. Calcular el patrimonio de los accionistas

El patrimonio del propietario (o patrimonio de los accionistas) es la diferencia entre el total de activos y el total de pasivos:

Otra manera de calcular el patrimonio de los accionistas es sumando el saldo de las cuentas de utilidades retenidas y de acciones comunes.

Las empresas más grandes como Apple pueden tener partidas adicionales, por ejemplo, acciones preferentes y ingresos integrales acumulados. Si no formas parte de una gran corporación, no necesitas preocuparte por estos conceptos.

La sección de patrimonio de los accionistas del balance representa el valor neto teórico de la empresa: Es la cantidad que les quedaría a los propietarios del negocio después de vender todos los activos y saldar los pasivos. No obstante, digo que es teórico porque el valor de mercado de un activo casi siempre es diferente de su valor en libros.

6. Compara los activos totales con el total de pasivos más el patrimonio del propietario

Los activos deben ser iguales al total de los pasivos más el patrimonio de los accionistas—de ahí el término "balance". Si las cifras coinciden y todo se ve en orden, entonces tu balance es correcto. Si no coincide, existen varias razones comunes por las que podría estar desajustado, incluyendo:

• Transacciones omitidas o registradas de forma incorrecta
• Gastos de amortización o depreciación mal registrados
• Errores en la conversión de tasas de cambio de divisas
• Cálculo incorrecto del patrimonio de los accionistas

Qué hacer cuando los números no coinciden

Lo primero: no te estreses; los grandes desajustes suelen deberse a pequeños errores. Empieza revisando si hay errores de tecleo, asientos faltantes o depreciación mal aplicada. Los errores al convertir divisas y los ajustes patrimoniales omitidos también son causas frecuentes.

Cuándo hacer un balance

Las empresas suelen preparar un balance al final de cada periodo contable, que puede ser mensual, trimestral o anual. Sin embargo, no es imprescindible esperar hasta el cierre del periodo para elaborar un balance.

El software de contabilidad para pequeñas empresas te ofrece una visión en tiempo real de tu balance actualizándolo con cada transacción que registras.

Contar con una visión en tiempo real es útil porque te ayuda a evaluar la salud financiera de tu negocio. Esto te permitirá tomar decisiones más inteligentes sobre distintos aspectos, como un cambio en la política de crédito o cuánto capital debería recaudar la empresa (y cuándo). Además, te ahorra tener que buscar cómo hacer un balance cada trimestre.

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Ejemplo y Análisis de Balance General

Ya tienes un balance general, ¿y ahora qué?

Los contadores experimentados pueden prácticamente revisar el estado y tener una idea de la posición financiera de la empresa, pero aún no deberías exigirte ese nivel.

Si estás haciendo tu primer balance general, puedes usar métricas financieras como el ratio de liquidez corriente y la razón deuda-capital para evaluar el balance de tu empresa.

Usemos una versión simplificada como ejemplo para entender cómo puedes evaluarlo:

Aquí tienes algunos puntos clave que podemos extraer de este ejemplo:

• Capital de trabajo positivo: La empresa tiene un capital de trabajo positivo de $50,000. El capital de trabajo se calcula restando los pasivos corrientes a los activos corrientes.
• Razón deuda-capital (D/E): La razón D/E te indica cuánto del capital proviene de deuda frente a capital propio—en el ejemplo anterior, la razón D/E es 3. Se calcula dividiendo los pasivos totales entre el patrimonio de los accionistas. No existe una razón D/E única buena o mala, pero puedes consultar los promedios del sector para ver cómo te comparas.
• Razón corriente: La razón corriente es un índice de liquidez que muestra la capacidad de tu empresa para pagar obligaciones a corto plazo dentro de un año. En nuestro ejemplo, la razón corriente es 2. Se calcula dividiendo el total de efectivo, equivalentes de efectivo y valores negociables entre los pasivos corrientes totales.

Estos son tres de los muchos indicadores del balance general que puedes utilizar para analizar el desempeño de una empresa.

Errores Comunes a Evitar al Hacer un Balance General

Además de los posibles errores mencionados anteriormente, existen otros errores comunes que puedes cometer al elaborar un balance general:

Doble Contabilización de Activos

Es fácil registrar el mismo activo en varios lugares por error, como listar una maquinaria tanto como activo individual como dentro de una categoría más amplia. Esto infla tus totales de activos y puede inducir a error a los interesados.

Solución

Lleva un registro actualizado de todos los activos físicos e intangibles y compáralo al preparar tu balance. Ante la duda, rastrea el origen de cada activo para asegurarte de que solo se registre una vez.

Clasificación Incorrecta de Pasivos

Clasificar los pasivos de forma incorrecta, como registrar un préstamo a largo plazo como pasivo corriente, puede distorsionar las razones de liquidez y dar una visión imprecisa de la capacidad de tu empresa para cumplir con obligaciones a corto plazo.

Solución

Una buena regla general: si el pago vence en menos de 12 meses, es a corto plazo. Todo lo demás es a largo plazo. Revisa las condiciones de cada préstamo o cuenta por pagar antes de clasificarlos, especialmente en los cierres de año.

Ignorar los Ajustes al Patrimonio del Propietario

El patrimonio del propietario no es un número "fijo e inamovible"; cambia con cada ingreso neto, pérdida, dividendo o retiro del propietario. Si olvidas actualizarlo, tu balance estará desajustado aunque los activos y pasivos sean correctos.

Solución

Después de calcular la utilidad neta o la pérdida, asegúrate de que se refleje en las utilidades retenidas o en el capital del propietario. Si estás trabajando de forma manual, haz una rápida conciliación del patrimonio para detectar cualquier ajuste pendiente del estado de resultados o de las distribuciones.

Toma decisiones financieras inteligentes con tu balance general

Aprender a elaborar un balance general ayuda a mantener informados a todos tus grupos de interés — dirección, inversionistas y prestamistas — y a tomar decisiones fundamentadas sobre el negocio.

La dirección puede consultar el balance general para gestionar el capital de trabajo o el apalancamiento. Los inversionistas pueden usarlo para analizar la cartera de activos y la estructura de capital. Los prestamistas pueden verificar si tu balance general tiene margen para más deuda sin causar inconvenientes financieros en tu balance, estado de resultados o estado de flujos de efectivo.

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