Guía Completa para Preparar Estados Financieros
Comprensión de los Estados Financieros: Un título universitario ayuda a comprender cómo funcionan los estados financieros y aporta una visión financiera integral.
Conocimiento de Conceptos Contables: Preparar estados financieros requiere un conocimiento práctico de conceptos contables como la contabilidad de partida doble, el método de acumulación y el ciclo contable.
Obtuve un título universitario para aprender cómo funcionan los estados financieros y cómo se combinan esos números para ofrecerte una visión financiera integral. Después de todo, preparar estados financieros requiere conocimientos de conceptos contables como la contabilidad de partida doble, contabilidad sobre base de devengo y el ciclo contable.
Pero hay buenas noticias: no tienes que hacerlo. Solo tienes que leer esta guía de 15 minutos para preparar los cuatro estados financieros imprescindibles:
- Estado de resultados
- Estado de cambios en el patrimonio
- Balance general
- Estado de flujos de efectivo
Opción B: Consigue Robots
Si temes empezar el proceso de preparación de los estados financieros, no te preocupes: existen excelentes herramientas de informes financieros que pueden ayudarte. Ahora, esos 15 minutos pueden dedicarse a hacer crecer tu negocio.
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Resumen de los Estados Financieros
Los estados financieros son el equivalente, en el mundo empresarial, a un chequeo médico. Ofrecen una visión del estado financiero de una organización, incluyendo rentabilidad, flujo de efectivo y el valor general.
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Existen cuatro tipos de estados financieros, cada uno con un propósito único. En conjunto, ayudan a ilustrar tu utilidad contable:
- Estado de resultados: Un estado de resultados resume el desempeño financiero de tu empresa, mostrando ingresos, gastos (incluidos impuestos) y ganancias durante un periodo contable específico.
- Estado de cambios en el patrimonio: El estado de cambios en el patrimonio (SOCE), también conocido como estado de utilidades retenidas o estado de patrimonio de los propietarios, detalla cómo ha cambiado el patrimonio de los accionistas a lo largo del tiempo. El patrimonio puede cambiar por diferentes razones, como la incorporación o retiro de capital y el pago de dividendos.
- Balance general: El balance general muestra lo que la empresa posee (activos), debe (pasivos) y la participación de los accionistas (patrimonio). Es una instantánea del estado financiero de tu empresa en un día específico.
- Estado de flujos de efectivo: El estado de flujos de efectivo resume las entradas y salidas de efectivo. Este estado es crucial para startups, ya que muchas fracasan debido a su incapacidad para gestionar el efectivo eficazmente. Incluso si eres rentable, puedes quedarte sin efectivo: la utilidad generada durante un año no equivale al efectivo generado durante ese mismo año.
Estos documentos proporcionan información valiosa sobre la situación financiera de un negocio a interesados como inversores, acreedores y empleados.
¿Por qué son importantes los estados financieros?
Los estados financieros proporcionan información estandarizada sobre el desempeño financiero de tu empresa, la estructura de capital y el flujo de efectivo. Los interesados necesitan esta información para:
- Tomar decisiones informadas: Los datos financieros presentes en los estados pueden guiar decisiones estratégicas. Por ejemplo, el estado de resultados muestra el crecimiento de ingresos y la utilidad operativa, dos elementos clave para evaluar si conviene eliminar una línea de productos.
- Obtener financiamiento: Al buscar nuevo capital o deuda, los prestamistas e inversores evaluarán la estructura de capital, rentabilidad y otros detalles a partir de tus estados financieros.
- Análisis comparativo: Los estados financieros te ayudan a comparar el desempeño de tu empresa con los referentes del sector, como cómo se compara tu margen bruto con el de tus competidores.
- Cumplimiento: Para ciertas empresas, como las que cotizan en bolsa o privadas con deuda pública, es obligatorio presentar estados financieros ante organismos reguladores como la SEC.
Preparación de los estados financieros
Al preparar los estados financieros, tienes dos opciones:
- Usar un software de contabilidad para gestionar el proceso. Estos sistemas actualizan automáticamente los estados financieros en tiempo real cuando registras transacciones, lo que facilita la preparación.
- Preparar tus estados manualmente. Explicaré cómo hacerlo en la próxima sección.
Las grandes empresas preparan los estados financieros siguiendo los GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) y las IFRS (Normas Internacionales de Información Financiera).
A pesar de las diferencias entre los estándares contables GAAP e IFRS, el objetivo de cada estado financiero sigue siendo el mismo.
Paso 1: Preparar una balanza de comprobación
Una balanza de comprobación es un resumen de las cuentas abiertas en tus libros. Aquí te explico cómo prepararla:
1. Registro de transacciones
El registro de las transacciones es la puerta de entrada para preparar los estados financieros. Cada transacción, incluyendo ventas, compras y devoluciones, afecta tus estados financieros.
El método tradicional consistía en registrar las transacciones en un diario. Sin embargo, usar un software de contabilidad permite que solo ingreses los detalles de las operaciones y el sistema se encarga del resto.
2. Registrar asientos en las subcuentas del mayor
A continuación, registra los asientos en las subcuentas del mayor, las cuales detallan y ofrecen más contexto que el libro mayor general. Las ventas se registran en el libro de ventas, las ventas a crédito en el mayor de cuentas por cobrar, y así sucesivamente.
Las subcuentas del mayor se agrupan en cinco categorías del libro mayor general: ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio.
3. Asientos de ajuste
Antes de cerrar tus cuentas, puede que necesites registrar asientos de ajuste. Estos se refieren a ingresos o gastos no reconocidos del periodo. Aquí tienes un ejemplo.
Supón que tu empresa prestó $20,000 a la empresa de un amigo, ABC Corp., el 1 de diciembre de 2023. Según el acuerdo, los intereses se pagan cada 12 meses a una tasa anual del 4%.
El 31 de diciembre de 2023, preparaste los estados financieros. Registraste el préstamo de $20,000 como un activo de tu empresa, pero ¿qué ocurre con los $66.67 de intereses de diciembre pendientes [($20,000 x 4%) / 12]?
El interés sería un asiento de ajuste:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Intereses por cobrar ABC Corp. (activo corriente) | $66.67 | - |
| Cuenta de ingresos por intereses | - | $66.67 |
4. Balanza de comprobación ajustada
Una balanza de comprobación comprueba la exactitud aritmética de las cuentas, pero no detecta otros errores como importes registrados en la cuenta equivocada. Aquí es donde el informe detallado de variaciones se vuelve esencial.
En la contabilidad de partida doble, todos los débitos tienen créditos correspondientes de igual importe. Una balanza de comprobación verifica si son iguales; si los totales difieren, revisa si hay errores de cálculo.
Para crear una balanza de comprobación, enumera y suma todos los saldos de las cuentas de tus libros. (Un software de contabilidad puede hacerlo automáticamente.)
Paso 2: Preparar el estado de resultados
Veamos los estados financieros de Amazon como ejemplo, comenzando por el estado de resultados.
Al preparar los estados financieros manualmente, comienza por el estado de resultados. El orden no importa si usas un sistema contable.
¿Por qué? La utilidad neta al final del estado de resultados se suma a las utilidades retenidas, lo que se requiere para completar el estado de cambios en el patrimonio. La cifra de patrimonio es necesaria para preparar el balance general.
Hacer esto fuera de orden resultará en trabajo repetido.
1. Comienza con los ingresos
Suma todas las ventas netas durante el periodo. No incluyas otros tipos de ingresos como alquileres o intereses — eso no es ingreso operativo. Si posees varios negocios, asegúrate de consolidar tus finanzas de antemano.
2. Resta los gastos
Una vez que hayas añadido los ingresos a la línea superior:
- Para calcular la utilidad bruta, resta el costo de ventas (o costo de los bienes vendidos) de los ingresos.
- Para determinar la utilidad operativa, resta los gastos de venta, generales y administrativos (o gastos operativos) de la utilidad bruta.
- Para calcular la utilidad antes de impuestos, suma los ingresos no operativos (como intereses y ganancias en instrumentos financieros) y resta las pérdidas no operativas.
- Para calcular la utilidad neta, resta el impuesto sobre la renta.
Paso 3: Prepara el Estado de Cambios en el Patrimonio
Tu SOCE comienza con el saldo inicial en el patrimonio de los accionistas (total de acciones comunes y preferentes) desde el inicio del período (es decir, el SOCE del año pasado).
A partir de aquí, realiza los siguientes ajustes:
1. Agrega las utilidades retenidas
Las utilidades retenidas son la parte de la utilidad neta que no se distribuye como dividendos.
Para calcular las utilidades retenidas:
- Resta los dividendos distribuidos (cárgalos en la cuenta de utilidades retenidas).
- Añade la utilidad neta a las utilidades retenidas (abona la utilidad neta o carga la pérdida neta).
Una vez que tengas el saldo final de las utilidades retenidas, añádelo al saldo inicial del patrimonio de los propietarios.
2. Agrega/Resta otros ingresos/pérdidas integrales
Otros ingresos integrales se refieren a ganancias y pérdidas no realizadas que no aparecen en el estado de resultados.
Si la empresa revalúa un activo y vale menos, es una pérdida para la empresa. Sin embargo, la pérdida solo se realiza cuando se vende ese activo.
Aquí aparecen partidas como ajustes por conversión de moneda extranjera y cambios en obligaciones por pensiones.
3. Registra los cambios en el capital
Si la empresa emite nuevas acciones, añádelas aquí. Si recompra acciones, réstalas.
4. Calcula el saldo final
Calcula el saldo final del patrimonio de los accionistas e inclúyelo en el balance general.
Paso 4: Prepara el Balance General
Tengo buenas noticias.
No tienes que calcular la mayoría de los elementos en el balance general. Este informe enumera los saldos de tus cuentas, los cuales ya habrías calculado antes al preparar tus balances de comprobación.
1. Activos
Los activos aparecen en el lado izquierdo del balance general. Aquí aparecen los saldos de cuentas de activos fijos como terrenos, cuentas corrientes como efectivo y cuentas intangibles como plusvalía.
2. Pasivos
Las deudas son el dinero que la empresa debe. Aquí aparecen los saldos de pasivos corrientes como cuentas por pagar y pasivos a largo plazo como bonos.
3. Patrimonio de los accionistas (Valor neto del negocio)
El patrimonio de los accionistas es el dinero que pertenece a los propietarios de la empresa (accionistas ordinarios) y a los accionistas preferentes.
Aquí tienes una forma más intuitiva de verlo: el patrimonio de los accionistas es la diferencia entre los activos (lo que posee la empresa) y los pasivos (lo que debe).
Esta sección incluye la cifra de patrimonio del estado de cambios en el patrimonio neto.
Paso 5: Preparar el estado de flujos de efectivo
El flujo de efectivo revela las fuentes y usos de efectivo de tu empresa. Mantener un equilibrio saludable —suficiente, pero no demasiado— es fundamental.
La mayoría de las startups enfrentan problemas por quedarse sin efectivo. Monitorear el estado de flujos de efectivo ayuda a predecir y anticipar problemas antes de que se agraven.
Preparar un estado de flujos de efectivo depende de si usas el método directo o indirecto.
Ambos tipos de estados de flujos de efectivo tienen tres categorías, que te explicaré a continuación. Al sumar las entradas y salidas de estas categorías obtienes la entrada o salida neta de efectivo durante el período informado.
1. Flujo de efectivo de actividades operativas
El flujo de efectivo de actividades operativas es la suma de entradas y salidas de efectivo derivadas de actividades como el cobro a deudores, el pago a acreedores y los impuestos pagados.
En el método indirecto de preparación del estado de flujos de efectivo, aquí también aparecen partidas no monetarias como la depreciación y la amortización.
2. Flujo de efectivo de actividades de inversión
El flujo de efectivo de actividades de inversión incluye el efectivo recibido por la venta de valores y el efectivo pagado para adquirir nuevos activos como terrenos y equipos.
Si usas el método indirecto, también hay partidas adicionales en esta sección. Deberás restar las ganancias de venta de activos y sumar las pérdidas.
3. Flujo de efectivo de actividades de financiación
Esta sección incluye actividades como la obtención de nuevo capital, el pago de deudas y el pago de dividendos.
Si utilizas el método indirecto, resta las ganancias de financiación (como los intereses recibidos) y suma los gastos o pérdidas de financiación (como los intereses pagados).
Conclusión
Comprender esta información puede ser abrumador sin conocimientos contables, así que aquí tienes un resumen:
- El estado de resultados muestra si tu negocio es rentable, orientando decisiones sobre precios, estructura de costos o la discontinuación de una línea de productos.
- El estado de cambios en el patrimonio informa a las partes interesadas sobre los cambios de propiedad durante el período y los pagos a los propietarios.
- El balance general resume tu posición financiera. Si tienes demasiada deuda en una industria con márgenes de beneficio decrecientes y bajo crecimiento, puede que el negocio pierda la capacidad de atender la deuda con el tiempo.
- Por último, el estado de flujos de efectivo muestra la eficiencia con la que generas y utilizas efectivo. Si tu empresa no genera suficiente efectivo, ¿cómo pagarás salarios, cuotas de deuda o cuentas por pagar?
Comprende qué te dice cada estado financiero y de dónde proviene la información. El software contable se encarga de tareas como preparar la balanza de comprobación, calcular el resultado neto y elaborar el estado de flujos de efectivo.
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