Guía Completa para Preparar Estados Financieros
Obtuve un título universitario para aprender cómo funcionan los estados financieros y cómo esos números se unen para brindarte una imagen financiera completa. Después de todo, preparar estados financieros requiere conocimientos de conceptos contables como la contabilidad de partida doble, la contabilidad por devengo y el ciclo contable.
Pero hay buenas noticias: no tienes que hacerlo. Solo tienes que leer esta guía de 15 minutos para preparar los cuatro estados financieros imprescindibles: estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, balance general y estado de flujo de efectivo.
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Si temes empezar el proceso de preparación de estados financieros, no te preocupes: existen excelentes herramientas de reportes financieros que te ayudarán. Ahora, esos 15 minutos pueden volver a invertirse en el crecimiento de tu negocio.
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Resumen de Estados Financieros
Los estados financieros son el equivalente empresarial de un chequeo médico. Proporcionan una visión general de la condición financiera de una organización, incluida la rentabilidad, el flujo de efectivo y el valor total.
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Existen cuatro tipos de estados financieros, cada uno con un propósito único. Juntos, ayudan a transmitir una imagen de tu utilidad contable:
- Estado de resultados: Un estado de resultados resume el desempeño financiero de tu empresa, mostrando ingresos, gastos (incluidos los impuestos) y utilidades durante un periodo contable específico.
- Estado de cambios en el patrimonio: El estado de cambios en el patrimonio (SOCE), también conocido como estado de utilidades retenidas o de patrimonio de los propietarios, detalla cómo ha cambiado el capital de los accionistas con el tiempo. El patrimonio puede cambiar por diversas razones, como agregar o retirar capital y pagar dividendos.
- Balance general: El balance general muestra lo que la compañía posee (activos), lo que debe (pasivos) y la participación de los accionistas (patrimonio). Es una instantánea de la situación financiera de la empresa en un día determinado.
- Estado de flujo de efectivo: El estado de flujo de efectivo resume las entradas y salidas de efectivo. Este estado es crucial para las startups, ya que muchas fracasan por su incapacidad para gestionar el efectivo de manera efectiva. Incluso si eres rentable, puedes quedarte sin efectivo — la utilidad generada durante un año no es igual al efectivo generado ese año.
Estos documentos proporcionan información valiosa sobre la posición financiera de un negocio a partes interesadas como inversionistas, acreedores y empleados.
¿Por Qué Son Importantes los Estados Financieros?
Los estados financieros ofrecen información estandarizada sobre el desempeño financiero de tu empresa, la estructura de capital y el flujo de efectivo. Los interesados necesitan esta información para:
- Tomar decisiones informadas: Los datos financieros de los estados financieros pueden guiar decisiones estratégicas. Por ejemplo, el estado de resultados muestra el crecimiento de los ingresos y el ingreso operativo, dos elementos clave para evaluar si conviene eliminar una línea de productos.
- Obtener capital: Al buscar nueva financiación o deuda, prestamistas e inversionistas evaluarán tu estructura de capital, rentabilidad y otros detalles extraídos de tus estados financieros.
- Análisis comparativo: Los estados financieros te permiten comparar el desempeño de tu negocio con los referentes de la industria, como cómo tu margen bruto se compara con el de tus competidores.
- Cumplimiento: Para ciertas empresas, como las que cotizan en bolsa o las privadas con deuda pública, presentar estados financieros ante organismos regulatorios como la SEC es obligatorio.
Preparación de Estados Financieros
Al preparar estados financieros, tienes dos opciones:
- Utiliza un software de contabilidad para gestionar el proceso. Estos sistemas actualizan automáticamente los estados financieros en tiempo real cuando registras transacciones, lo que hace que la preparación sea sencilla.
- Prepara tus estados manualmente. Explicaré cómo hacerlo en la siguiente sección.
Las grandes empresas preparan estados financieros siguiendo los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) y las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).
A pesar de las diferencias entre las normas contables de PCGA y NIIF, el objetivo de cada estado financiero sigue siendo el mismo.
Paso 1: Prepara una balanza de comprobación
Una balanza de comprobación es un resumen de las cuentas abiertas en tus libros. Así es como puedes prepararla:
1. Registra las transacciones
Registrar transacciones es el punto de partida para preparar los estados financieros. Cada transacción, incluidas ventas, compras y devoluciones, afecta a tus estados financieros.
El método tradicional era registrar las transacciones en un diario. Sin embargo, al utilizar un software de contabilidad solo tienes que ingresar los detalles de la transacción en el sistema y este se encarga del resto.
2. Contabiliza los asientos en las subcuentas auxiliares
A continuación, registra los asientos en las subcuentas auxiliares, que almacenan detalles y brindan más contexto que el libro mayor general. Las transacciones de ventas van al libro auxiliar de ventas, las ventas a crédito al auxiliar de cuentas por cobrar, y así sucesivamente.
Las cuentas auxiliares se agrupan en cinco categorías del libro mayor general: ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio.
3. Asientos de ajuste
Antes de cerrar tus cuentas, puede que tengas que realizar asientos de ajuste. Se utilizan para ingresos o gastos no reconocidos del período. Aquí tienes un ejemplo.
Supón que tu empresa prestó $20,000 a la empresa de un amigo, ABC Corp., el 1 de diciembre de 2023. Según el acuerdo, los intereses se pagan cada 12 meses a una tasa anual del 4%.
El 31 de diciembre de 2023, preparaste los estados financieros. Registraste el préstamo de $20,000 como un activo para tu empresa, pero ¿qué hay del interés pendiente de diciembre por $66.67 [($20,000 x 4%) / 12]?
El interés sería un asiento de ajuste:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Intereses por cobrar de ABC Corp. C/C (activo corriente) | $66.67 | - |
| Cuenta de ingresos por intereses | - | $66.67 |
4. Balanza de comprobación ajustada
Una balanza de comprobación verifica la exactitud aritmética de las cuentas, pero no detecta otros errores como importes contabilizados en cuentas incorrectas. Aquí es donde el análisis detallado de variaciones resulta esencial.
En la contabilidad de partida doble, todos los débitos tienen créditos correspondientes por montos iguales. Una balanza de comprobación verifica si son iguales; si los totales no coinciden, revisa si hay errores aritméticos.
Para crear una balanza de comprobación, enumera y suma todos los saldos de cuenta en tus libros. (El software de contabilidad puede hacerlo automáticamente.)
Paso 2: Prepara el estado de resultados
Analicemos los estados financieros de Amazon como ejemplo, comenzando por el estado de resultados.
Al preparar los estados financieros manualmente, comienza por el estado de resultados. El orden no importa cuando utilizas un sistema de contabilidad.
¿Por qué? La utilidad neta al final del estado de resultados se suma a las utilidades retenidas, lo que es necesario para completar el estado de cambios en el patrimonio. La cifra de patrimonio es necesaria para preparar el balance general.
Si haces esto fuera de orden, tendrás que repetir trabajo innecesariamente.
1. Comienza con los Ingresos
Suma todas las ventas netas durante el período. No incluyas otros tipos de ingresos como alquileres o intereses: eso no es ingreso por ventas. Si eres dueño de varios negocios, asegúrate de consolidar tus finanzas previamente.
2. Resta los Gastos
Una vez que hayas sumado los ingresos en la parte superior:
- Para calcular la utilidad bruta, resta el costo de ventas (o costo de los bienes vendidos) de los ingresos.
- Para calcular el resultado operativo, resta los gastos de venta, generales y administrativos (o gastos operativos) de la utilidad bruta.
- Para calcular el resultado antes de impuestos, suma los ingresos no operativos (como intereses y ganancias en instrumentos financieros) y resta las pérdidas no operativas.
- Para calcular la utilidad neta, resta el impuesto sobre la renta.
Paso 3: Prepara el Estado de Cambios en el Patrimonio
Tu estado de cambios en el patrimonio comienza con el saldo inicial del patrimonio de los accionistas (total de acciones comunes y preferidas) al inicio del período (es decir, el SOCE del año anterior).
A partir de ahí, realiza los siguientes ajustes:
1. Agrega las Utilidades Retenidas
Las utilidades retenidas son la parte de la utilidad neta que no se distribuye como dividendos.
Para calcular las utilidades retenidas:
- Resta los dividendos distribuidos (debítalos en la cuenta de utilidades retenidas).
- Suma la utilidad neta a las utilidades retenidas (acredita la utilidad neta o debita la pérdida neta).
Una vez tengas el saldo final de utilidades retenidas, súmalo al saldo inicial del patrimonio de los propietarios.
2. Agrega/Resta Otro Resultado Integral
Otros resultados integrales se refieren a ganancias y pérdidas no realizadas que no aparecen en el estado de resultados.
Si la compañía revalúa un activo y vale menos, es una pérdida para la empresa. Sin embargo, la pérdida sólo se realiza cuando se vende ese activo.
Aquí aparecen partidas como los ajustes por conversión de moneda extranjera y los cambios en los pasivos por pensiones.
3. Registra Cambios en el Capital
Si la empresa emite nuevas acciones, súmalas aquí. Si recompra acciones, réstalas.
4. Calcula el Saldo Final
Calcula el saldo final del capital de los accionistas e inclúyelo en el balance general.
Paso 4: Prepara el Balance General
Tengo buenas noticias.
No tienes que calcular la mayoría de los rubros del balance general. Este estado sólo lista los saldos de tus cuentas, que ya deberías haber calculado al preparar la balanza de comprobación.
1. Activos
Los activos aparecen en el lado izquierdo del balance general. Aquí, figuran los saldos de cuentas de activos fijos como terrenos, cuentas corrientes como efectivo, y cuentas intangibles como el fondo de comercio.
2. Pasivos
Los pasivos son el dinero que la empresa debe. Aquí aparecen los saldos de pasivos corrientes como cuentas por pagar y pasivos a largo plazo como bonos.
3. Patrimonio de los accionistas (Valor neto del negocio)
El patrimonio de los accionistas es el dinero que pertenece a los propietarios de la empresa (accionistas ordinarios) y a los accionistas preferentes.
Aquí tienes una forma más intuitiva de verlo: el patrimonio de los accionistas es la diferencia entre los activos (lo que la empresa posee) y los pasivos (lo que debe).
Esta sección incluye la cifra de patrimonio procedente del estado de cambios en el patrimonio.
Paso 5: Preparar el Estado de Flujos de Efectivo
El flujo de efectivo revela las fuentes y usos del efectivo de tu negocio. Mantener un equilibrio saludable — suficiente pero no excesivo — es fundamental.
La mayoría de las startups tienen dificultades por quedarse sin efectivo. Supervisar el estado de flujos de efectivo ayuda a predecir y prepararse para los problemas antes de que empeoren.
Preparar un estado de flujos de efectivo depende de si utilizas el método directo o indirecto.
Ambos tipos de estados de flujos de efectivo tienen tres categorías, que te explicaré a continuación. Sumar las entradas y salidas de estas categorías te da el flujo neto de efectivo durante el periodo de reporte.
1. Flujo de Efectivo de las Actividades Operacionales
El flujo de efectivo de las actividades operacionales es la suma de las entradas y salidas de efectivo de actividades como cobros a deudores, pago a acreedores y pagos de impuestos.
En el método indirecto de elaboración del estado de flujos de efectivo, aquí también aparecerán partidas no monetarias como depreciaciones y amortizaciones.
2. Flujo de Efectivo de las Actividades de Inversión
El flujo de efectivo de las actividades de inversión incluye el efectivo recibido por la venta de valores y el efectivo pagado para adquirir nuevos activos como terrenos y equipos.
Si utilizas el método indirecto, también hay partidas adicionales en esta sección. Deberás restar las ganancias por ventas de activos y añadir las pérdidas.
3. Flujo de Efectivo de las Actividades de Financiamiento
Esta sección incluye actividades como la obtención de nuevo capital, el pago de deudas y el pago de dividendos.
Si usas el método indirecto, resta las ganancias de financiamiento (como los intereses recibidos) y añade los gastos o pérdidas de financiamiento (como los intereses pagados).
La Conclusión
Comprender esta información puede ser abrumador sin conocimientos contables, así que aquí tienes un resumen:
- El estado de resultados muestra si tu negocio es rentable, orientando decisiones sobre precios, estructura de costos o discontinuación de una línea de productos.
- El estado de cambios en el patrimonio informa a las partes interesadas sobre los cambios de propiedad ocurridos en el periodo y los pagos a los propietarios.
- El balance general resume tu situación financiera. Si tienes demasiada deuda en un sector con márgenes de beneficio reduciéndose y bajo crecimiento, el negocio podría perder su capacidad para atender la deuda con el tiempo.
- Por último, el estado de flujos de efectivo muestra cuán eficientemente generas y usas efectivo. Si tu negocio no genera suficiente efectivo, ¿cómo pagarás los sueldos, las cuotas de deuda o las cuentas por pagar?
Comprende lo que te dice cada estado financiero y de dónde proviene la información. El software contable se encarga de tareas como preparar la balanza de comprobación, calcular la utilidad neta y elaborar el estado de flujos de efectivo.
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