¿Qué es la Contabilidad por Devengo y Por Qué es Importante?
Contabilidad por devengo al descubierto: La contabilidad por devengo registra los ingresos y gastos conforme suceden, proporcionando una imagen más clara del desempeño de un negocio en el momento.
Contabilidad basada en efectivo vs. devengo: La contabilidad basada en efectivo registra las transacciones después de que se transfieren los fondos, en vez de cuando ocurre la transacción, brindando menos transparencia y una visión menos integral de las finanzas de la empresa.
Objetivos GAAP: Cumplimiento y claridad: Al seguir normas contables como GAAP, la contabilidad por devengo ayuda a una mejor planificación y reportes financieros más limpios, facilitando la atracción de inversores y la obtención de préstamos.
¿Qué es la contabilidad por el método de acumulación?
La contabilidad por el método de acumulación es un método contable que indica que los ingresos y los gastos se registran cuando ocurren; no cuando se intercambia el dinero.
Así que si ganas dinero en marzo pero te pagan en abril, aún cuenta para marzo. Lo mismo sucede con los gastos: si los bienes llegan hoy pero el pago vence en 30 días, el costo se registra ahora.
Esto proporciona una visión más real del desempeño de tu negocio y del flujo de caja en general. Para los profesionales de finanzas, significa reportes más claros, mejor planificación y cumplimiento de normas como GAAP, lo cual es muy útil al tratar con inversionistas o prestamistas.
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¿Cómo funciona la contabilidad por el método de acumulación?
La contabilidad por el método de acumulación se usa para cuentas por cobrar y cuentas por pagar e implica un sistema de contabilidad de partida doble. Esto significa que cada transacción involucra varias entradas en el libro mayor o diario para asegurar que los libros se mantengan equilibrados y se pueda ver una imagen financiera clara en los balances y otros informes financieros.
Para entender cómo funciona este método, consideremos dos ejemplos. Primero, veremos cómo se registran los ingresos en la contabilidad de acumulación. Luego veremos cómo este método gestiona los gastos, como cuando una empresa compra bienes o servicios.
Si no estás familiarizado con las partidas de diario o la contabilidad de partida doble, quizá quieras revisar nuestro artículo sobre contabilidad de partida doble antes de continuar. Para obtener una comprensión más profunda de los principios contables, considera explorar libros esenciales de contabilidad que cubren estos fundamentos.
Contabilidad por el método de acumulación para ingresos
Pete’s Tire World consigue un contrato con Truckers, una empresa que tiene una flota de vehículos. Las empresas negocian el siguiente acuerdo: Pete’s Tire World suministrará neumáticos a Truckers bajo pedido. Facturará a Truckers el primer día del mes por todos los neumáticos suministrados el mes anterior, y Truckers tiene condiciones de pago neto a 15 días.
Truckers pidió neumáticos por $2,000 el 19 de marzo. Pete’s Tire World envía una factura por $2,000 el 1 de abril. La empresa paga la factura el 10 de abril.
El 19 de marzo, cuando Truckers pide los neumáticos, se reconoce el ingreso. El departamento de contabilidad hace las siguientes partidas de diario:
- Un débito de $2,000 a cuentas por cobrar, específicamente en la cuenta de Truckers
- Un crédito de $2,000 en ingresos
El 1 de abril no se hacen partidas de diario. Aunque la factura se envía solo ahora, el ingreso se reconoció el 19 de marzo, cuando se realizó la venta.
El 10 de abril, cuando la empresa paga la factura, el departamento de contabilidad realiza nuevas partidas de diario para actualizar los estados financieros:
- Un crédito de $2,000 a cuentas por cobrar (la cuenta de Truckers), ya que el dinero se ha recibido y ya no es una cuenta por cobrar
- Un débito de $2,000 en caja
Si Pete’s Tire World operara bajo el método de contabilidad de caja, reconocería el ingreso de esta venta en el segundo trimestre (asumiendo que su año fiscal coincide con el calendario), ya que el pago llegó en abril.
Mientras opera bajo el método de acumulación, este ingreso corresponde al primer trimestre, ya que la venta se realizó en marzo. Esta distinción ayuda a una empresa a diferenciar cuándo gana dinero y cuándo cobra el dinero.
Contabilidad por el método de acumulación para gastos
El método es similar cuando el dinero fluye en la otra dirección. Consideremos un ejemplo donde Pete’s Tire World es la empresa que incurre en el gasto. En este caso, uno de sus camiones de reparto de neumáticos se avería y el costo para repararlo es de $1,500.
El taller arregló el camión y facturó a Pete’s Tire World el 20 de mayo. Pete’s paga la factura el 2 de junio.
El equipo de contabilidad de Pete’s Tire World debe hacer las siguientes partidas de diario de acumulación el 20 de mayo:
- Un débito de $1,500 a una cuenta de gastos de reparación y mantenimiento
- Un crédito de $1,500 a cuentas por pagar
El 2 de junio, cuando se paga la factura, se registran las siguientes partidas de diario:
- Un débito de $1,500 en cuentas por pagar, ya que los $1,500 ya no están pendientes
- Un crédito de $1,500 en caja que compensa el débito anterior
Contabilidad de caja vs. el método de acumulación
Por supuesto, tenemos que hablar del otro método principal de contabilidad: el método de caja. Aunque no ofrece la misma transparencia ni una visión tan precisa de la situación financiera como la contabilidad de acumulación, la contabilidad de caja puede ser más sencilla. Por eso, suele ser la opción elegida por autónomos, contratistas independientes y empresas muy pequeñas con pocos operadores, inversores o acreedores.
¿Qué es la base de caja de la contabilidad y cómo funciona?
A pesar de su nombre, la contabilidad de caja no tiene que ver con que una empresa acepte o prefiera pagos en efectivo. Hace referencia a cuándo se registran los ingresos y los gastos y a cómo se realizan los asientos contables de estos conceptos.
La diferencia clave entre la contabilidad de acumulación y la de caja es que en la de caja, las transacciones no se registran hasta que el dinero realmente se transfiere. Por ello, la contabilidad de caja no emplea el mismo método de partida doble que la contabilidad de acumulación.
Volvamos al ejemplo de Pete’s Tire World y supongamos que Pete’s vendió $3,000 en neumáticos el 15 de marzo. El cliente no pagó los neumáticos hasta el 10 de abril. Si Pete’s utilizara la contabilidad de caja, no reconocería ningún ingreso hasta el 10 de abril.
En cambio, los asientos contables incluirían:
- Un cargo (débito) de $3,000 que indica que a Pete’s le debían dinero el 15 de marzo
- Un abono (crédito) de $3,000 que indica que la factura se pagó el 10 de abril
A diferencia del método de acumulación, los ingresos se reconocerían en el segundo trimestre.
Diferencias principales entre la contabilidad de caja y la de acumulación
| Contabilidad de acumulación | Contabilidad de caja |
|---|---|
| Ingresos reconocidos cuando los bienes cambian de manos | Ingresos reconocidos cuando el dinero/pago cambia de manos |
| Utiliza un sistema contable de partida doble | No utiliza un sistema de partida doble |
| Preferido por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) | No preferido por GAAP |
| Debe ser usado por la mayoría de las sociedades y empresas medianas o grandes | Pueden usarlo contratistas, autónomos y pequeñas empresas con menos de $25 millones en ingresos brutos anuales en los últimos 3 años. |
Ventajas de la contabilidad de acumulación
Puedes pensar que la contabilidad de caja facilita la elaboración de los estados financieros, pero existen numerosas razones para elegir la contabilidad de acumulación. Hemos reunido una lista de ventajas de este método:
- La contabilidad de acumulación está permitida según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, o GAAP. La contabilidad de caja no lo está. Estas normas contables pueden ser importantes para inversores, prestamistas y otros. Si planeas hacer crecer tu empresa de manera significativa, buscar eventualmente una oferta pública inicial (OPI) o asociarte con inversores en el futuro, la contabilidad de acumulación es mejor opción que la de caja.
- El IRS podría obligarte a aplicar la contabilidad de acumulación. Como se indica en la tabla anterior, solo los contribuyentes que cumplan ciertos límites de ingresos pueden optar por la contabilidad de caja.
- La contabilidad de acumulación ayuda a generar informes financieros más precisos. Registrar los ingresos y gastos cuando se producen permite a los responsables empresariales y financieros entender mejor los ingresos previstos y la situación de deuda de una empresa.
- Una mayor precisión facilita la planificación estratégica. Si puedes ver el flujo de caja futuro estimado y comprender en tiempo real la situación de tu negocio respecto a deudas e ingresos, es posible hacer planes de crecimiento más realistas.
Por supuesto, el método de acumulación tiene algunos inconvenientes. Principalmente, es un poco más laborioso y complejo que la contabilidad de caja. Por este motivo, es importante trabajar con contadores públicos certificados (CPAs) u otros profesionales e invertir en el software de contabilidad adecuado, que puede automatizar muchas tareas de registro y reversión de asientos.
También debes asegurarte de entender tus libros al revisarlos. Si bien la contabilidad de acumulación es una mejor práctica recomendada por GAAP y ayuda a colocar las piezas del rompecabezas correctamente, la supervisión insuficiente y la falta de controles pueden dejar a cualquier empresa expuesta a fraudes o errores costosos.
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¿La contabilidad de acumulación es adecuada para tu empresa?
Si eres propietario de un negocio de cualquier tamaño y deseas una imagen más precisa de la salud financiera de tu empresa, el método de contabilidad de acumulación podría ser adecuado para ti. Si eres una organización grande o una startup en crecimiento que planea buscar financiamiento externo, la contabilidad de acumulación puede ser indispensable para fines fiscales o para asegurarte el acceso a las oportunidades financieras que deseas. Además, si tuviste más de $25 millones en ingresos brutos en los últimos tres años, puede que no tengas opción.
¿Tienes preguntas o comentarios sobre el método contable adecuado para tu empresa? Exprésate en los comentarios a continuación o visita nuestros perfiles en redes sociales para interactuar con nuestra comunidad y obtener opiniones.