¿Qué es la Contabilidad de Base Devengada y Por Qué es Importante?
La contabilidad por el método de acumulación significa que registras los ingresos y los gastos cuando se devengan o se incurren, no cuando el efectivo realmente se mueve.
Esto te da una imagen clara y actualizada de la salud financiera de tu negocio, para que puedas ver las ganancias y obligaciones a medida que suceden, no solo cuando el dinero llega a tu cuenta bancaria. Si buscas una manera más precisa de llevar el control de tus finanzas, la contabilidad por el método de acumulación es la opción recomendada.
¿Qué es la contabilidad por el método de acumulación?
La contabilidad por el método de acumulación es un método contable que establece que los ingresos y los gastos se registran cuando ocurren; no cuando se intercambia el dinero.
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Así que si generas ingresos en marzo pero te pagan en abril, aún cuenta para marzo. Lo mismo pasa con los gastos: si los bienes llegan hoy pero el pago vence en 30 días, el costo se registra ahora.
Esto brinda una visión más fiel del desempeño de tu empresa y de su flujo de efectivo general. Para los profesionales de las finanzas, significa reportes más claros, mejor planificación y cumplimiento de normas como las GAAP, lo cual es muy útil al tratar con inversores o prestamistas.
¿Cómo funciona la contabilidad por el método de acumulación?
La contabilidad por el método de acumulación funciona para cuentas por cobrar y cuentas por pagar e implica un sistema de contabilidad de partida doble. Esto significa que cada transacción involucra múltiples asientos en el libro mayor o diario para asegurar que los libros estén equilibrados y que se pueda ver una imagen financiera clara en los balances y otros reportes financieros.
Para entender cómo funciona el método de acumulación, veamos dos ejemplos. Primero, analizaremos cómo se registra el ingreso en contabilidad de acumulación. Luego veremos cómo este método maneja los gastos, como cuando una empresa compra bienes o servicios.
Si no estás familiarizado con los asientos de diario o la contabilidad de partida doble, quizá quieras revisar nuestro artículo sobre contabilidad de partida doble antes de continuar. Para una comprensión más profunda de los principios contables, considera explorar libros de contabilidad esenciales que cubren estos conceptos fundamentales.
Contabilidad por el método de acumulación para ingresos
Pete’s Tire World consigue un contrato con Truckers, una empresa que tiene una flota de vehículos. El negocio acuerda el siguiente trato: Pete’s Tire World suministrará neumáticos a Truckers a pedido. Facturará a Truckers el primer día de cada mes por todos los neumáticos entregados el mes anterior, y Truckers tiene condiciones de pago neto 15.
Truckers encargó $2,000 en neumáticos el 19 de marzo. Pete’s Tire World envía una factura por $2,000 el 1 de abril. La empresa paga la factura el 10 de abril.
El 19 de marzo, cuando Truckers encarga los neumáticos, se reconoce el ingreso. El departamento de contabilidad realiza los siguientes asientos en el diario:
- Un débito de $2,000 en cuentas por cobrar, específicamente en la cuenta de Truckers
- Un crédito de $2,000 en ingresos
El 1 de abril, no se realizan asientos de diario. Aunque la factura recién se ha enviado, el ingreso se registró el 19 de marzo, cuando ocurrió la venta.
El 10 de abril, cuando la empresa paga su factura, el departamento contable realiza nuevos asientos de diario para actualizar los estados financieros:
- Un crédito de $2,000 en cuentas por cobrar (la cuenta de Truckers), ya que el dinero se ha recibido y ya no corresponde a cuentas por cobrar
- Un débito de $2,000 en efectivo
Si Pete’s Tire World estuviera operando bajo el método de contabilidad de caja, reconocerían el ingreso de esta venta en el segundo trimestre (asumiendo que su año fiscal coincide con el año natural), ya que el pago se realizó en abril.
Mientras que bajo el método de acumulación, este ingreso corresponde al primer trimestre, ya que la venta se hizo en marzo. Esta diferencia ayuda a la empresa a distinguir entre cuándo están generando dinero y cuándo lo están cobrando.
Contabilidad por el método de acumulación para gastos
El procedimiento es similar cuando el dinero se mueve en la dirección opuesta. Consideremos un ejemplo en el que Pete’s Tire World es la empresa que incurre el gasto. En este caso, uno de los camiones de reparto de neumáticos se descompone y el costo de la reparación es de $1,500.
El taller arregló el camión y facturó a Pete’s Tire World el 20 de mayo. Pete’s paga la factura el 2 de junio.
El equipo contable de Pete’s Tire World debe realizar los siguientes asientos de diario el 20 de mayo bajo el método de acumulación:
- Un débito de $1,500 en la cuenta de gastos por reparaciones y mantenimiento
- Un crédito de $1,500 en cuentas por pagar
El 2 de junio, cuando se salda la factura, se registran los siguientes asientos de diario:
- Un débito de $1,500 de cuentas por pagar, ya que los $1,500 ya no están pendientes
- Un crédito de $1,500 a efectivo que compensa el débito anterior
Contabilidad en Base de Caja vs. el Método de Contabilidad por Devengo
Por supuesto, tenemos que hablar del otro método principal de contabilidad: el método en base de caja. Aunque no ofrece la misma transparencia ni una imagen financiera global tan precisa como la contabilidad por devengo, la contabilidad en base de caja puede ser más sencilla. Por ello, suele ser la elección para propietarios únicos, contratistas independientes y empresas muy pequeñas con pocos operadores, inversores y acreedores.
¿Qué es la Contabilidad en Base de Caja y Cómo Funciona?
A pesar de su nombre, la contabilidad en base de caja no tiene nada que ver con si una empresa acepta o prefiere pagos en efectivo. Se refiere a cuándo se registran los ingresos y los gastos y cómo se realizan los asientos contables para esos elementos.
La principal diferencia entre la contabilidad por devengo y la contabilidad en base de caja es que con esta última, las transacciones no se registran hasta que el dinero realmente se transfiere. Debido a esto, la contabilidad en base de caja no utiliza el mismo método de partida doble que emplea la contabilidad por devengo.
Volvamos a Pete’s Tire World y supongamos que Pete’s vendió $3,000 en neumáticos el 15 de marzo. El cliente no pagó los neumáticos hasta el 10 de abril. Si estuviera utilizando la contabilidad en base de caja, Pete’s no reconocería ningún ingreso hasta el 10 de abril.
En su lugar, las entradas contables incluirían:
- Un débito de $3,000 indicando que a Pete’s se le debía dinero el 15 de marzo
- Un crédito de $3,000 indicando que la factura fue pagada el 10 de abril
A diferencia del método por devengo, los ingresos se reconocerían en el segundo trimestre.
Principales Diferencias Entre la Contabilidad en Base de Caja y por Devengo
| Contabilidad por Devengo | Contabilidad en Base de Caja |
|---|---|
| Los ingresos se reconocen cuando se produce la entrega de bienes | Los ingresos se reconocen cuando se recibe el efectivo/pago |
| Utiliza un sistema contable de partida doble | No utiliza un sistema contable de partida doble |
| Preferido por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) | No es preferido por GAAP |
| Debe ser utilizado por la mayoría de las corporaciones y empresas medianas o grandes | Puede ser usado por contratistas, emprendedores individuales y pequeñas empresas con menos de $25 millones en ingresos brutos anuales en los últimos 3 años. |
Ventajas de la Contabilidad por Devengo
Puedes pensar que la contabilidad en base de caja hace que los estados financieros sean más fáciles de manejar, pero existen numerosas razones para elegir la contabilidad por devengo en su lugar. Hemos reunido una lista de los beneficios de este método:
- La contabilidad por devengo está permitida por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, o GAAP. La contabilidad en base de caja no lo está. Estos estándares contables pueden ser importantes para inversores, prestamistas y otros. Si planeas hacer crecer tu empresa de manera significativa, buscar una eventual salida a bolsa o asociarte con inversores en el futuro, la contabilidad por devengo te servirá mejor que la contabilidad en base de caja.
- El IRS podría requerirte utilizar la contabilidad por devengo. Como se indica en la tabla anterior, solo los pequeños contribuyentes comerciales que se encuentren dentro de ciertos límites de ingresos pueden optar por la contabilidad en base de caja.
- La contabilidad por devengo ayuda a respaldar reportes financieros más precisos. Tomar el paso de registrar los ingresos y los gastos cuando ocurren permite que los líderes empresariales y quienes toman decisiones financieras comprendan mejor los ingresos esperados y la situación de deuda de una empresa.
- La mayor precisión facilita la planificación estratégica. Cuando puedes ver el flujo de caja futuro esperado y comprender, en tiempo real, cuál es la situación de tu empresa respecto a deudas e ingresos, puedes hacer planes de crecimiento más realistas.
Por supuesto, el método de contabilidad por acumulación también tiene algunas desventajas. Principalmente, es un poco más laborioso y desafiante que la contabilidad de caja, que es más sencilla. Por esta razón, es importante trabajar con CPAs u otros profesionales e invertir en el software de contabilidad adecuado, que puede automatizar gran parte de las operaciones de registro y reversión de asientos.
También debes asegurarte de entender tus libros contables cuando los revises. Si bien la contabilidad por acumulación es una práctica recomendada por los GAAP y ciertamente ayuda a poner cada pieza del rompecabezas en su lugar, la supervisión inadecuada y la falta de controles pueden dejar a cualquier empresa en riesgo de fraude o de cometer errores costosos.
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¿Es la contabilidad por acumulación adecuada para tu negocio?
Si eres propietario de un negocio de cualquier tamaño y quieres una imagen más precisa de la salud financiera de tu empresa, puede que el método de contabilidad por acumulación sea el indicado para ti. Si eres una organización grande o una startup en crecimiento que planea buscar financiación externa, la contabilidad por acumulación puede ser imprescindible a efectos de impuestos o para asegurarte de acceder a las oportunidades financieras que deseas. Además, si tuviste más de $25 millones en ingresos brutos en los últimos tres años, es posible que no tengas opción.
¿Tienes preguntas o comentarios sobre el método contable más adecuado para tu negocio? Déjalos en los comentarios abajo o visita nuestros perfiles en redes sociales para participar con nuestra comunidad y recibir feedback.
