¿Cuánto Cuesta Externalizar la Contabilidad desde EE. UU.?
¡Es tu día de suerte! Puedes entrar a Groupon o Fiverr y contratar a un contador por tan solo $20.
Sólo estoy bromeando. Probablemente sea una pésima idea.
Pero esto plantea la pregunta: ¿Cuánto cuesta realmente subcontratar los servicios contables? Y quizás aún más importante, ¿cuánto deberían esperar gastar las empresas en contabilidad para garantizar un servicio de calidad?
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La subcontratación de contabilidad puede ofrecer ahorros sustanciales en comparación con soluciones internas, incluso al evaluar proveedores con habilidades similares. Esta guía cubrirá las expectativas de costos para empresas estadounidenses que deseen subcontratar (ya sea en el país o en el extranjero).
¿Por Qué Deberías Subcontratar?
La razón principal para considerar la subcontratación de servicios contables es mantener bajos los costos.
En Estados Unidos, el salario base promedio para un contador interno a tiempo completo es de $61,969. Si le sumamos impuestos sobre la nómina, beneficios y espacio adicional de oficina, el costo anual por cada contador fácilmente supera los $80,000 — e incluso más en áreas con alto costo de vida.
Además de los salarios, también se pueden ahorrar mucho en costos de software. Los servicios de contabilidad de terceros normalmente proporcionan su propio software, lo que significa que, si tu empresa es lo suficientemente pequeña, no tienes que invertir dinero extra en software contable o en una solución ERP contable.
No todo es cuestión de ahorrar costos. La subcontratación puede ser más eficiente, ya que no hay necesidad de capacitar equipos internos de contabilidad. Las firmas contables de calidad también ofrecerán experiencia especializada que podría ser difícil encontrar en un contador interno.
Y, de manera contraintuitiva, subcontratar funciones contables puede incluso mejorar la seguridad financiera. Si bien tendrás que compartir datos financieros con un tercero, los contadores externos normalmente no tienen acceso a las cuentas de la empresa ni a las fuentes de financiamiento, lo que reduce en gran medida el riesgo de malversaciones y fraude.
Resumen: ¿Cuál Es el Costo de Subcontratar Servicios Contables?
Para la mayoría de las empresas, la subcontratación puede costar entre $500 y más de $5,000 por mes para firmas de CPA en EE. UU., y potencialmente menos si se subcontrata en el extranjero.
Para empresas más grandes, los costos pueden aumentar en función del volumen de ingresos y/o del número de empleados. Una estimación de referencia aceptable es calcular los costos contables anuales esperados alrededor del 0,5% al 1,5% de los ingresos anuales.
Factores Que Influyen en el Costo de la Subcontratación
El costo de subcontratar contabilidad varía dependiendo de las particularidades de tu empresa. En términos generales, mientras más pequeñas y sencillas sean tus operaciones, más barato será subcontratar.
Estos factores influyen en el costo total de utilizar una firma contable externa:
Ingresos
Los costos de los servicios de contabilidad normalmente aumentan conforme al volumen de ingresos que genera una empresa. Mayores ingresos suelen traducirse en más trabajo para los encargados de libros y contadores, lo que se refleja en precios de servicio más altos.
Por supuesto, esto no siempre es así. Una startup sin ingresos, por ejemplo, aun tiene bastante trabajo contable por hacer. Por otro lado, las firmas de servicios con altos ingresos pueden tener una contabilidad relativamente sencilla, especialmente si la mayoría de sus ingresos proviene de algunos pocos clientes importantes.
De todos modos, los ingresos suelen usarse como una métrica simple para juzgar el tamaño de las operaciones de una empresa, lo cual puede ser el punto de partida para calcular los precios de los servicios contables.
Cantidad de Empleados
La cantidad de empleados que tiene una empresa también puede influir en el costo de subcontratar la contabilidad. La cantidad de personal se usa como métrica básica de volumen y/o complejidad de las operaciones de la empresa.
También hay que considerar los costos unitarios asociados al número de empleados. Por ejemplo, los contadores deben preparar formularios W-2 para cada trabajador. Si la nómina también es subcontratada, los costos adicionales por persona para retenciones, procesamiento de pagos y preparación de formularios fiscales pueden incrementarse.
Servicios Necesarios
“Contabilidad” es un término muy amplio. Las necesidades específicas de contabilidad y llevanza de libros de una empresa influirán en gran medida en el costo de subcontratar estos servicios.
Las firmas de contabilidad pueden ofrecer los siguientes servicios:
- Contabilidad y preparación de estados financieros
- Procesamiento de nómina
- Cuentas por cobrar/facturación
- Cuentas por pagar
- Auditoría interna
- Gestión de auditoría externa
- Presupuestación y proyecciones financieras
- Análisis financiero
- Y más
La contabilidad básica y la preparación de informes financieros suelen estar incluidas por defecto; otros servicios suelen estar disponibles como complementos.
Cuando veas cifras sobre el costo promedio de la subcontratación de servicios de contabilidad, notarás un rango enorme (por ejemplo, de $500 a $5,000+ al mes). Gran parte de esto tiene que ver con la variedad de servicios que necesita la empresa y la frecuencia del precio a la carta.
Método de subcontratación
Los proveedores externos de contabilidad pueden ampliar las capacidades de tu personal actual o reemplazar por completo las funciones de un departamento de contabilidad interno. El nivel de los servicios prestados influye en los costos.
Por ejemplo, si ya cuentas con un contador interno, podrías buscar contratar un servicio de contabilidad para apoyarlo y encargarse de tareas adicionales como presupuestación, pronósticos financieros o análisis financiero.
Por otro lado, tal vez hayas estado realizando la contabilidad tú mismo y ahora buscas subcontratar por completo la contabilidad para liberar más tiempo propio.
Como era de esperarse, a mayor nivel de servicio prestado, más caro será el proceso de subcontratación.
Método de precios
Los proveedores de servicios contables pueden estructurar sus precios de diversas maneras. Las dos más comunes son una tarifa por hora y un pago mensual fijo.
Tarifa por hora
Las tarifas por hora para contadores en EE. UU. suelen estar en el rango de $100 a $500+ por hora. Para servicios de contabilidad offshore, los costos normalmente son más bajos y pueden estar entre $20-$100+ por hora.
Algunas empresas pueden ofrecer varios niveles de tarifas por hora. Por ejemplo, la contabilidad básica puede costar $100 por hora (y ser realizada por asistentes junior de la empresa), mientras que la preparación de impuestos e informes financieros puede costar $400 por hora (y ser realizada por un CPA certificado).
Ventajas de la tarifa por hora:
- Puede ser más rentable, especialmente para empresas pequeñas
- Los costos se ajustan al volumen de transacciones, lo que significa que pueden ser más bajos en meses lentos
- Bien adaptado para negocios estacionales, empresas en rápido crecimiento y startups sin ingresos
Desventajas de la tarifa por hora:
- Los costos totales son menos predecibles
- La facturación por hora puede incentivar la ineficiencia por parte de los proveedores
- Puede requerir un mínimo de horas facturables al mes
Honorario mensual
El precio de un honorario mensual para servicios de contabilidad puede oscilar entre $500 y $5,000+ al mes para pequeñas empresas con hasta $10 millones de ingresos y/o menos de 100 empleados, y continúa aumentando a partir de ahí. Para firmas de contabilidad offshore, los costos pueden ser más bajos, de $250 a $3,000+.
El pago mensual normalmente requiere un compromiso más largo, por lo general de 1 año o más. Puede estructurarse como una tarifa mensual plana estándar (sin importar el volumen de trabajo en un mes determinado), o como un paquete de horas de crédito mensuales, que pueden acumularse si no se utilizan.
Por ejemplo, una firma puede cobrar $3,000 al mes como tarifa fija. Otra puede cobrar $3,000 al mes por 15 horas de crédito mensuales. En el segundo caso, las horas de crédito no utilizadas en un mes pueden acumularse para meses futuros sin cargos adicionales.
Ventajas del honorario mensual:
- Costos consistentes y predecibles que facilitan la planificación
- Puede representar un descuento en comparación con la tarifa por hora de una firma
- Puede motivar a los proveedores de servicios contables a ser más eficientes
Desventajas del honorario mensual:
- Pueden requerir un compromiso prolongado
- Menos adecuado para empresas con necesidades variables durante el año (es decir, negocios estacionales, empresas en rápido crecimiento)
- Podría ser menos rentable para empresas pequeñas o necesidades contables sencillas
Cómo Estimar el Costo Total
Los costos de externalizar servicios de contabilidad varían según las complejidades de tu negocio en particular. Por lo tanto, la única manera de obtener una verdadera estimación de costos es contactar a varias firmas contables para solicitar una cotización personalizada.
Dicho esto, puedes estimar los costos considerando los ingresos de tu empresa, las necesidades de servicio y la ubicación.
Costos Anuales Estimados como Porcentaje de los Ingresos
Puedes calcular los costos anuales esperados de externalizar la contabilidad basándote en un porcentaje de tus ingresos anuales.
El 1% al 1,5% de los ingresos anuales es un buen punto de partida como referencia para empresas con ingresos entre $300,000 y $3 millones aproximadamente.
Por ejemplo, una empresa con ingresos alrededor de $1 millón podría esperar que los costos contables anuales (no mensuales) estén en el rango de ~$10,000-$15,000.
Para empresas pequeñas, los gastos pueden superar con frecuencia esta referencia del 1%-1,5%. Un proveedor familiar que gane $100,000 en ingresos al año tendría dificultades para encontrar un contador dispuesto a trabajar solo por $1,000-$1,500 al año.
Por otro lado, las empresas con mayores ingresos pueden tener costos más bajos en relación con el porcentaje de sus ingresos. Una empresa que facture $10 millones al año quizás pueda encontrar un proveedor de contabilidad de calidad por apenas el 0.5%-1% de sus ingresos.
Ten en cuenta que estas cifras son estimaciones muy generales, y tienden además a basarse en precios estadounidenses. Para empresas que externalizan al extranjero, los costos suelen ser más bajos.
Externalización Local vs. en el Extranjero
Un factor clave de costo es la ubicación de la firma de servicios contables a la que externalizas.
En términos generales, los contadores en Estados Unidos cobrarán más que los contadores en el extranjero, especialmente al considerar servicios en países con un menor costo de vida como India o Filipinas.
Al evaluar servicios de contabilidad en el extranjero, asegúrate de hacer una debida diligencia. Los costos ocultos y las ineficiencias pueden fácilmente erosionar las ventajas de costos de la externalización internacional. Y asegúrate de dejar muy en claro que el servicio cuenta con contadores que conocen bien las normas contables y fiscales estadounidenses.
Externalizar Puede Ser Rentable, pero Elige Bien
Para muchas empresas, el costo de externalizar la contabilidad puede ser significativamente menor que adquirir un buen software de contabilidad o contratar a un contador interno.
Dicho esto, es fundamental asociarse con un proveedor de servicios contables de buena reputación. Los servicios baratos no sirven de nada si son inexactos o ineficientes, y ningún dueño de negocio quiere preocuparse por tener que revisar dos veces la precisión de sus proveedores contables.
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