¿Cuánto cuesta subcontratar la contabilidad desde EE. UU.?
¿Cuánto cuesta subcontratar la contabilidad? Y quizás aún más importante, ¿cuánto deberían esperar gastar las empresas en servicios contables para asegurar calidad?
Subcontratar la contabilidad puede ofrecer ahorros sustanciales en comparación con soluciones internas, incluso cuando se evalúan proveedores con habilidades similares. Esta guía cubrirá las expectativas de costos para empresas estadounidenses que buscan externalizar (tanto en el país como en el extranjero).
¿Por qué deberías subcontratar?
La razón principal para considerar la subcontratación de servicios de contabilidad es mantener los costos bajos.
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En EE. UU., el salario base promedio para un contador interno a tiempo completo es de $61,969. Si sumamos impuestos de nómina, beneficios y espacio adicional de oficina, los costos anuales por contador pueden superar fácilmente los $80,000 — y mucho más en áreas con un alto costo de vida.
Además de los salarios, también puedes ahorrar mucho en costos de software. Los servicios de contabilidad de terceros generalmente proporcionarán su propio software, lo que significa que, si tu empresa es lo suficientemente pequeña, no tendrás que invertir dinero extra en software contable o una solución ERP de contabilidad.
Sin embargo, no todo es cuestión de ahorro. La subcontratación puede ser más eficiente, ya que no es necesario capacitar a equipos contables internos. Las firmas contables de calidad también ofrecen experiencia especializada que puede ser difícil de encontrar en un contador interno.
Y, de manera contraintuitiva, subcontratar funciones contables también puede mejorar la seguridad financiera. Aunque tendrás que compartir datos financieros con un tercero, los contadores externos normalmente no tienen acceso a las cuentas de la empresa ni a sus fuentes de financiación, lo que reduce considerablemente el riesgo de malversación o fraude.
Resumen: ¿Cuál es el costo de subcontratar servicios de contabilidad?
Para la mayoría de las empresas, subcontratar puede costar entre $500 y $5,000+ al mes para firmas de CPA estadounidenses, y potencialmente menos en el caso de outsourcing en el extranjero.
Para empresas grandes, los costos pueden aumentar según el volumen de ingresos y/o la cantidad de empleados. Un buen estimado de referencia es calcular el costo contable anual entre el 0,5% y el 1,5% de los ingresos anuales.
Factores que influyen en el costo de la subcontratación
El costo de subcontratar la contabilidad varía según las características de tu negocio. Generalmente, mientras más pequeña y simple sea tu operación, más económica será la subcontratación.
Estos factores influyen en el costo total de utilizar una firma de contabilidad externa:
Ingresos
Los costos de los servicios contables suelen aumentar en función del volumen de ingresos que genera una empresa. Más ingresos generalmente significan más trabajo para los contadores y tenedores de libros, lo que se traduce en precios de servicio más altos.
Por supuesto, no siempre es así. Una startup sin ingresos, por ejemplo, aún tiene un trabajo contable sustancial por realizar. Por el contrario, empresas de servicios con altos ingresos pueden tener una contabilidad relativamente simple, especialmente si generan la mayoría de sus ingresos a partir de unos pocos clientes.
No obstante, los ingresos suelen usarse como un indicador sencillo para juzgar el tamaño de las operaciones de una compañía, lo que puede servir como punto de partida para fijar precios de servicios contables.
Cantidad de empleados
El número de empleados que tiene una empresa también puede influir en el costo de subcontratar la contabilidad. La cantidad de empleados puede usarse como indicador base del volumen y/o complejidad de las operaciones.
También existen costos por unidad a considerar respecto al número de empleados. Por ejemplo, los contadores deben preparar formularios W-2 para cada trabajador. Si la nómina también se externaliza, los gastos adicionales por persona para retenciones, procesamiento de cheques y preparación de formularios fiscales pueden acumularse.
Servicios requeridos
"Contabilidad" es un término amplio. Los detalles de las necesidades de contabilidad y teneduría de libros de una empresa influirán en gran medida en el costo de la subcontratación.
Las firmas contables pueden ofrecer los siguientes servicios:
- Contabilidad y preparación de estados financieros
- Procesamiento de nómina
- Cuentas por cobrar/facturación
- Cuentas por pagar
- Auditoría interna
- Gestión de auditorías externas
- Presupuestación y proyecciones
- Análisis financiero
- Y más
La contabilidad básica y la preparación de informes financieros suelen estar incluidas por defecto; otros servicios suelen estar disponibles como complementos.
Cuando observes cifras sobre el coste medio de la externalización de servicios contables, notarás un rango enorme (por ejemplo, de $500 a $5,000+ por mes). Gran parte de esto se debe a la variedad de servicios que la empresa desea y a la frecuencia de la tarificación a la carta.
Método de externalización
Los proveedores externos de servicios contables pueden complementar las capacidades de tu personal existente o reemplazar completamente las funciones de un departamento contable interno. El nivel de servicios prestados influye en los costos.
Por ejemplo, si ya cuentas con alguien de contabilidad interno, puedes contratar un servicio contable para apoyarlo y encargarse de tareas adicionales como presupuestación, proyecciones o análisis financiero.
Por otro lado, tal vez hayas estado llevando la contabilidad tú mismo y buscas externalizar completamente la contabilidad para liberar más de tu propio tiempo.
Como era de esperar, cuanto mayor es el nivel de servicio prestado, más caro será externalizar.
Método de tarifación
Los proveedores de servicios contables pueden estructurar su tarifación de varias maneras. Las dos más comunes son la tarifa por hora y el pago mensual por retención.
Tarifa por hora
Las tarifas horarias para contadores en EE.UU. suelen estar en el rango de $100 a $500+ por hora. Para servicios contables offshore, los costos suelen ser más bajos y pueden estar entre $20-$100+ por hora.
Algunas firmas pueden ofrecer varios niveles de tarifas horarias. Por ejemplo, la contabilidad básica puede costar $100 por hora (y ser realizada por asociados junior de la firma), mientras que la preparación de impuestos y reportes financieros puede costar $400 por hora (y ser procesada por un CPA autorizado).
Ventajas de la tarifación por hora:
- Puede ser más rentable, especialmente para pequeñas empresas
- Los costos se ajustan al volumen de transacciones, lo que significa que pueden ser menores en meses con menos movimiento
- Muy adecuada para empresas estacionales, compañías de rápido crecimiento y startups pre-ingresos
Desventajas de la tarifación por hora:
- Los costos totales son menos predecibles
- La facturación por hora puede fomentar la ineficiencia por parte de los proveedores
- Puede requerir un mínimo de horas facturables al mes
Retenedor mensual
El precio del retenedor mensual para servicios contables puede ir de $500 a $5,000+ por mes para pequeñas empresas con hasta $10m de ingresos y/o menos de 100 empleados, y sigue aumentando a partir de ahí. Para firmas contables offshore, los costos pueden ser menores, entre $250 y $3,000+.
Típicamente, cobrar retención mensual implica un compromiso a más largo plazo, normalmente de 1 año o más. Puede estructurarse como una tarifa fija mensual estándar (sin importar el volumen de trabajo del mes) o como una cantidad de horas crédito al mes, que pueden acumularse si no se usan.
Por ejemplo, una firma puede cobrar $3,000 al mes como tarifa fija. Otra puede cobrar $3,000 al mes por 15 horas crédito mensuales. En este último caso, las horas no utilizadas en un mes se pueden arrastrar a futuros meses sin cargos adicionales.
Ventajas de la tarifación por retenedor mensual:
- Costos consistentes y predecibles facilitan la planificación del presupuesto
- Puede resultar en un descuento en comparación con la tarifa por hora de la firma
- Puede motivar a los proveedores de servicios contables a ser más eficientes
Desventajas de la tarifación por retenedor mensual:
- Pueden requerir un compromiso a más largo plazo
- Menos adecuados para empresas con necesidades variables a lo largo del año (por ejemplo, negocios estacionales, empresas en rápido crecimiento)
- Podrían ser menos rentables para firmas pequeñas y necesidades contables más simples
Cómo Estimar el Costo Total
Los costos de externalizar servicios contables varían según la complejidad de tu negocio en particular. Por lo tanto, la única manera de obtener una estimación real de los costos es contactar a varias firmas contables para obtener una cotización personalizada.
Dicho esto, puedes estimar los costos considerando las cifras de ingresos de tu empresa, las necesidades de servicio y la ubicación.
Costos Anuales Estimados como Porcentaje de los Ingresos
Puedes calcular el costo anual esperado de la externalización contable en función de un porcentaje de tus ingresos anuales.
Del 1% al 1,5% de los ingresos anuales es un punto de referencia razonable para empresas con cifras de ingresos entre $300k y $3m aproximadamente.
Por ejemplo, una empresa con ingresos de alrededor de $1m podría esperar que los costos de contabilidad anuales (no mensuales) se ubiquen en el rango de ~$10k-$15k.
Para firmas pequeñas, los gastos pueden superar este estándar del 1%-1,5%. Un proveedor de servicios familiar con $100k de ingresos al año tendría dificultad para encontrar un proveedor contable dispuesto a trabajar por solo $1-$1.5k/año.
En cambio, las empresas con mayores ingresos pueden tener costos más bajos en relación al porcentaje de sus ingresos. Una firma con $10m en ingresos anuales podría encontrar un proveedor contable de calidad por un costo de alrededor del 0,5%-1% de los ingresos.
Ten en cuenta que estas cifras son estimaciones muy generales y tienden además a basarse en precios de Estados Unidos. Para las empresas que tercerizan en el extranjero, los costos suelen ser menores.
Externalización Local vs. en el Extranjero
Una de las principales variables de costo es la ubicación del servicio contable al que externalizas.
En general, los contadores en EE. UU. suelen cobrar más que los contadores en el extranjero — especialmente cuando consideras servicios en países con menor costo de vida como India o Filipinas.
Al evaluar servicios contables en el extranjero, asegúrate de hacer la debida diligencia. Los costos ocultos y/o las ineficiencias pueden fácilmente anular las ventajas de costos de la tercerización internacional. Además, asegúrate de que el servicio emplea contadores familiarizados con los estándares contables y leyes fiscales de EE. UU.
La Externalización Puede Ser Rentable, Pero Elige Bien
Para muchas empresas, el costo de externalizar servicios contables puede ser significativamente más bajo que adquirir un buen software de contabilidad o contratar un contador interno.
Aunque así sea, es vital asociarse con un proveedor contable de buena reputación. Los servicios baratos no sirven si son inexactos o ineficientes, y ningún dueño de negocio quiere preocuparse por revisar dos veces la precisión de sus proveedores contables.
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