7 Historias de Éxito en la Implementación de ERP y lo que Puedes Aprender
La forma en que implementa el software de planificación de recursos empresariales (ERP) marca una gran diferencia en lo efectivo que es para sus procesos financieros. Al analizar las empresas que implementaron con éxito un ERP, notará algunos patrones.
El éxito de varias empresas de la lista se debe a la presencia de un equipo de líderes sólido, que participó activamente en la implementación y trabajó con un plan de implementación realista. Puede tomar ideas de sus estrategias para garantizar que la implementación del ERP de su empresa se realice sin inconvenientes.
Por Qué Importan las Implementaciones de ERP
Los sistemas ERP son fantásticos, pero las implementaciones pueden fallar. Cuando esto sucede, le cuestan a la empresa tiempo, esfuerzo y más que una pequeña cantidad de dinero.
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Mission Produce es un proveedor global de aguacates que vende aguacates maduros durante todo el año. En 2022, Mission Produce enfrentó grandes desafíos para cumplir su misión de entregar fruta deliciosa (sí, el aguacate es una fruta). ¿La razón? Una implementación fallida de ERP.
Esto le costó a la empresa su reputación y 3,8 millones de dólares, que se pagaron a un consultor para arreglar el sistema ERP.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark solía depender de hojas de cálculo para rastrear inventario y de Sage Live para la contabilidad. Los cofundadores Kevin Keller y Allen Shafer se dieron cuenta de que estos sistemas no podían apoyar su crecimiento de ventas de dos dígitos año tras año — lo sé, un buen problema para tener.
¿Por qué? Las hojas de cálculo no podían contabilizar los costes de inventario cambiantes, mientras que a Sage le faltaban los flujos de trabajo necesarios para registrar el costo de los bienes vendidos (COGS). Esto provocaba mucho ingreso manual de datos y menor confianza en la exactitud de los mismos.
Para resolver esto, los cofundadores decidieron centralizar los datos y flujos de trabajo con NetSuite ERP. Apenas tres semanas después de la implementación, los cofundadores observaron mejoras significativas en las siguientes áreas:
- Contabilidad: Pudieron detectar errores de ingreso de datos relacionados con inventario más rápidamente.
- Finanzas: La empresa pudo gestionar las tareas contables sin depender de contadores externos.
- Control de costes: La empresa logró aumentar las ventas aproximadamente un 50% anual sin incrementar la plantilla.
- Finanzas: Los cofundadores tenían mayor visibilidad sobre los márgenes y el inventario.
Razones del Éxito
El compromiso de la gerencia para implementar el proyecto ERP fue determinante en el caso de Fulton & Roark. Además, que los cofundadores tomaran la iniciativa y participaran activamente en la implementación fomentó la aceptación de los empleados, contribuyendo al éxito del proyecto.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies es un mayorista familiar de equipos y suministros para mudanzas. En menos de una década, la empresa pasó de tener una sola ubicación en Georgia a contar con múltiples sedes en todo EE.UU. (y cuadruplicó su plantilla).
Como pequeña empresa, N&N utilizaba QuickBooks y un proveedor externo de nómina para gestionar los registros de tiempo y las nóminas. QuickBooks no pudo seguir el ritmo de las crecientes necesidades de N&N, por lo que los cofundadores optaron por NetSuite ERP y una solución de reloj de registro ofrecida por NOVATime, un socio de NetSuite, para gestionar sus procesos contables y de nómina.
N&N logró reducir en un 84% el tiempo de procesamiento de nómina tras la implementación del ERP. La empresa también pudo conciliar las cuentas más rápido y seguir el costo de la mano de obra más fácilmente en todas sus ubicaciones.
Razones del Éxito
La integración con un socio externo fue clave para adaptar el conjunto de funciones del ERP a las necesidades de N&N. Además, asegurar la aceptación de los empleados mediante la formación y su participación activa en el proceso de selección e implementación del ERP fueron factores fundamentales en el caso de éxito de N&N.
3. Cadbury
Cadbury, una empresa multinacional británica de confitería actualmente propiedad de Mondelez International, tenía varias preocupaciones que justificaron la implementación de un ERP. Sus principales desafíos estaban relacionados con los requisitos de producción y distribución durante una etapa de alto crecimiento.
Los problemas de Cadbury resultaron en lo que SAP llama “una de las implementaciones de ERP globales más grandes”. La implementación de ERP ayudó a Cadbury a estandarizar procesos en 16 ubicaciones y consolidar 13 operaciones de manufactura dentro de la empresa.
Finalmente, la exitosa implementación de ERP ayudó a Cadbury a reducir sus costos operativos y mejorar la eficiencia de producción en toda su cadena de suministro — es decir, el proyecto fue un éxito.
Razones del Éxito
El éxito del ERP de Cadbury fue parte de un proyecto de transformación de TI de cinco años. El proceso de implementación no siempre es sencillo, pero si eres perseverante y abierto a hacer múltiples ajustes, es más probable que tengas éxito, igual que Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé es la mayor empresa de alimentos y bebidas del mundo. La empresa suiza decidió iniciar un proyecto de implementación de ERP llamado BEST (Excelencia Empresarial a través de la Tecnología de Sistemas) en 1997, con fecha prevista de finalización en 2003. Sin embargo, la trayectoria de implementación de Nestlé incluyó múltiples desafíos.
SAP fue el ERP elegido por Nestlé. El propio CEO de Nestlé se unió a ejecutivos de varias áreas, incluyendo finanzas y distribución, para construir un equipo de partes interesadas encargado de implementar SAP. El equipo tenía claro lo siguiente: la implementación reorganizaría los procesos empresariales y provocaría un cambio en la forma en que Nestlé opera.
Sin embargo, el equipo de partes interesadas no logró que los empleados se sintieran involucrados ni comunicó cómo este cambio les impactaría, lo que provocó resentimiento entre los trabajadores. Tras tres años, el proyecto se detuvo y la rotación de empleados alcanzó el 77%.
Nestlé decidió reiniciar el proceso y esta vez se aseguraron de involucrar a los jefes divisionales y que todos los empleados estuvieran completamente informados sobre los cambios esperados. Esta vez, las cosas resultaron bien. Para 2002, Nestlé había ahorrado $325 millones en costos operativos.
Razones del Éxito
Nestlé cometió errores al principio, pero pudieron reconocer y solucionar el problema en lugar de abandonar el proceso de implementación por completo (como hacen algunas empresas).
Un ejemplo perfecto de por qué la aceptación de los empleados es fundamental para una implementación exitosa de ERP.
5. ABC Compounding
ABC Compounding fabrica productos líquidos y en aerosol para múltiples industrias. A diferencia de otras empresas mencionadas en esta lista, ABC Compounding ya contaba con una solución de ERP (ProcessPro) que carecía de funciones esenciales como planificación, programación y MRP (planificación de requerimientos de materiales).
Por suerte para ABC, la Directora de Información de la empresa, Myra Huger, había utilizado Sage ERP X3 en su empresa anterior y estaba familiarizada con el amplio conjunto de funciones del ERP. La empresa se asoció con un socio local de Sage para ayudar en la implementación.
Gracias a su socio experimentado, la compañía pudo hacer la transición a Sage ERP rápidamente y respetar su agresivo cronograma de implementación.
Razones del Éxito
La experiencia de Myra con Sage, además del apoyo de un socio experimentado en la implementación, fueron factores clave para el éxito de la implementación en ABC Compounding.
Tener un experto en tu equipo — interno o externo — que pueda guiar el proceso y ofrecer capacitación a tus empleados es fundamental para una implementación exitosa de ERP.
6. Hormel Foods
Hormel Foods fabrica, procesa y distribuye globalmente diversos productos alimenticios y cárnicos. La empresa no había actualizado sus sistemas en años y dependía de múltiples herramientas que no se integraban correctamente entre sí. De hecho, la anterior actualización del ERP fue más de 15 años antes, cuando Hormel decidió modernizar y estandarizar sus sistemas heredados.
KPMG fue incorporado para apoyar los esfuerzos de Hormel para estandarizar sus procesos y mejorar la calidad de los datos implementando Oracle Cloud ERP. Después de la implementación, Hormel contaba con un sistema unificado que ayudó a estandarizar procesos y datos empresariales, agilizar la toma de decisiones y obtener una visión consolidada de los datos en diferentes áreas de negocio.
Razones del Éxito
El Subcontador de la empresa, Eldom Quan, atribuye el éxito de la implementación al trabajo en equipo de los empleados de Hormel Foods y a la experiencia de KPMG; ambos equipos llegaron a estar tan integrados que Eldom dice que no se podía distinguir quién era de Hormel y quién de KPMG cuando trabajaban juntos.
Evidentemente, la aceptación de los empleados y el trabajo en equipo son vitales para implementar con éxito un software ERP.
7. Cisco Systems
Los equipos de manufactura y finanzas de Cisco utilizaban un software obsoleto de Oracle para su trabajo diario; aunque era suficiente para cumplir con las tareas, los equipos de TI, operaciones y ejecutivos de la empresa empezaban a sentir la necesidad de modernizar la arquitectura de la compañía.
Los costos de soporte de Cisco aumentaban constantemente, y el software heredado hacía que integrar mejoras de funciones y otros programas fuera lento y difícil. Sin embargo, el deseo de cambio venía acompañado de un gran desafío: la necesidad de acceso ininterrumpido a los datos corporativos.
Con la ayuda de los ejecutivos (y una planificación meticulosa), Cisco pudo poner en marcha su nuevo sistema durante un fin de semana festivo en 2003, un día completo antes de lo originalmente previsto.
Razones del Éxito
Cisco considera que su éxito se debió al “apoyo inquebrantable y la participación activa de los ejecutivos, así como al compromiso de toda la empresa por lograr el éxito en este proyecto de modernización a gran escala”.
El equipo de implementación siguió cada parte del plan y realizó ensayos en equipo para minimizar riesgos y evitar sorpresas.
Mejores Prácticas para la Implementación de un ERP
Cuando investigaba estas implementaciones, encontré algunos temas comunes:
Definir Objetivos Claros
Define objetivos específicos y mensurables que esperas que tu sistema ERP logre. ¿Necesitas un ERP para optimizar la gestión de inventarios, mejorar la precisión de los datos o brindar un mejor servicio al cliente? Una vez que conozcas tu objetivo, define una métrica para medir el progreso.
Por ejemplo, tu meta podría ser reducir el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30% dentro de los seis meses posteriores a la implementación del ERP. Definir estos detalles (junto con los principales interesados) antes de comenzar la implementación te ayuda a avanzar, con intención, en la dirección correcta.
Logra la Adhesión de la Gerencia y los Empleados
La verdadera adhesión por parte de la alta dirección es fundamental porque la implementación de un ERP requiere una inversión significativa de tiempo, dinero y recursos: cosas que están bajo control de los ejecutivos.
Si quieres lograr la aceptación de la gerencia:
- Presenta los beneficios y el retorno esperado de la inversión de la implementación del ERP
- Comparte tu estrategia de mitigación de riesgos
- Demuestra cómo la implementación del ERP se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa
Por supuesto, en muchos casos, un proyecto de implementación es descendente —en cuyo caso, la gerencia debe involucrar a los empleados en cada etapa del proceso, desde la planificación hasta la ejecución.
Recuerda: conseguir la adhesión de los empleados es igual de fundamental, o podrías enfrentarte a empleados resentidos y renuncias, como sucedió en el caso de Nestlé.
Elige el Sistema ERP y el Proveedor Adecuados
Las cosas pueden tornarse complicadas si implementas una solución ERP que no cumple con tus expectativas, aún cuando el resto del proceso se haya hecho correctamente. Antes de escoger un proveedor de ERP, evalúa su experiencia en la industria, la hoja de ruta del producto, la escalabilidad y los servicios de soporte. Luego, realiza un análisis de brechas (fit-gap) identificando los vacíos en tus procesos actuales junto con las características y funcionalidades del sistema ERP que pueden cubrir esos vacíos.
Al seleccionar un ERP, calcula el costo total de propiedad. Suma el precio de compra inicial, el costo de implementación, los costos continuos como mantenimiento y los costos ocultos como la gestión del cambio y los posibles tiempos de inactividad durante la implantación.
Pide al proveedor referencias de clientes. Historias de implementaciones recientes y exitosas en tu industria pueden darte a ti y tu equipo gran confianza en la viabilidad del producto para tu negocio.
Si aún no tienes un sistema, empieza tu búsqueda de proveedores aquí. Estos son los mejores sistemas ERP actualmente en el mercado:
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Desarrolla un Plan de Implementación Realista
Cada empresa es diferente y lleva a cabo la implementación de ERP bajo sus propias circunstancias únicas. Nestlé tardó años en completar la implementación, mientras que Cisco la desplegó en un solo fin de semana. Asegúrate de desarrollar tu plan de implementación basado en tus circunstancias específicas.
Considera comenzar con una prueba piloto en un pequeño segmento o con módulos específicos. Realiza ajustes en función de los comentarios a medida que continúes con el despliegue general.
Hay varias cosas que atender al crear un plan de implementación, como:
- Establecer hitos de implementación
- Identificar y minimizar riesgos
- Comunicar el plan a empleados y personas interesadas
- Capacitación
- Preparación para el arranque en vivo
Involucra a los miembros del equipo que trabajan de primera mano en los procesos que el ERP cambiará. Esto te ayuda a desarrollar un plan de implementación realista que sea ambicioso y práctico.
Monitorea y Evalúa
Los sistemas y procesos también pueden fallar después de la implementación. Supervisa los indicadores técnicos y cualitativos después de la implementación para rastrear el rendimiento del sistema, la adopción por parte de los usuarios, la eficiencia de los procesos y los resultados financieros. Recoge opiniones de los usuarios sobre su experiencia con el sistema ERP para identificar áreas de mejora, o busca ayuda del proveedor.
Además, haz seguimiento a la introducción de nuevas funciones y características para tu ERP, y proporciona oportunidades regulares de capacitación cuando se implementen, para que tus empleados aprovechen plenamente la plataforma ERP.
La Agilidad es Clave para el Éxito
Es muy probable que tu proceso de implementación sea diferente al de los demás. Te enfrentarás a desafíos únicos, algunos de los cuales quizás no estén presentes en ningún manual de implementación, así que prepárate para ser ágil durante el proceso. Esta agilidad te ayudará a hacer cambios rápidos en el plan de implementación según evolucionen las circunstancias, y aumentarás tus posibilidades de éxito.
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