8 Mejores Prácticas para la Implementación de ERP para Minimizar el Tiempo de Inactividad
La implementación de un ERP es fundamental si tu organización busca solucionar inconsistencias de datos que afectan las operaciones del negocio, baja productividad y altos costos laborales derivados de una planificación de recursos manual, o una escasa visibilidad de datos que conlleva a una gestión del cambio lenta.
A pesar de todos sus posibles beneficios, las implementaciones de ERP pueden ser una pesadilla si no anticipas y mitigas posibles problemas como interrupciones de procesos, sobrecostos y errores tanto de los usuarios como del software.
Minimiza los presupuestos sobrepasados y el tiempo de inactividad del sistema aplicando las siguientes mejores prácticas para la implementación de ERP:
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1. Define claramente los requisitos clave y los KPIs
Antes de hacer cualquier otra cosa, define los requisitos de tu software ERP y los KPIs que se alineen con los objetivos empresariales. Esto te garantizará que priorices las tareas correctas y puedas tomar decisiones orientadas a objetivos rápidamente. También asegura que no pases por alto necesidades críticas del negocio ni retrases las fechas de ejecución.
Considera a Kambukka, un fabricante líder de recipientes para alimentos y bebidas. En el pasado, el equipo de la marca tenía dificultades ajustando manualmente el stock y generando facturas para cada venta. Así que buscaron un ERP para automatizar esos procesos.
Con objetivos claramente definidos, Kambukka eligió fácilmente la solución más adecuada (Microsoft Dynamics 365) para sus necesidades — ahorrando tiempo, eliminando errores humanos y ayudando a los empleados a volver a enfocarse en la venta.
¿No sabes por dónde comenzar? Aquí tienes una guía rápida para definir los requisitos de implementación de tu ERP y KPIs:
- Consigue que los interesados relevantes enumeren, discutan y se alineen en los principales objetivos para la adopción de un sistema ERP.
- Prioriza los objetivos establecidos agrupándolos en las siguientes categorías:
- Esencial: Funcionalidades fundamentales para las operaciones de tu negocio.
- Deseable: Funcionalidades que mejoran la utilidad del nuevo software.
- No es una necesidad inmediata: Funcionalidades que no requieres de inmediato, pero serán útiles a medida que tu empresa crezca.
- Bonito tener: Características no esenciales que pueden simplificar tus procesos de negocio.
- Documenta todo y asegúrate de que cada interesado tenga una copia para consultarla durante y después de la implementación.
Completa este paso antes de elegir un sistema ERP, para que puedas seleccionar una solución que se adapte mejor a las necesidades de tu organización y evitar la pérdida de tiempo de cambiar de sistema más adelante.
2. Desarrolla un plan sólido de implementación de ERP
Como un buen mapa, un plan de implementación de ERP sólido comunica una dirección clara al equipo y asegura que cada miembro vaya en la misma dirección. Esta claridad reduce las posibilidades de fracaso, ya que hay certeza y consenso mutuo sobre quién debe hacer qué, cuándo y por qué.
Las estrategias de ERP más efectivas incluyen estos tres pasos clave: elegir el software correcto, nombrar a un gerente de proyecto y miembros del equipo, y realizar pruebas de ERP.
A) Elige un software ERP adecuado
Con los objetivos ya definidos, es momento de encontrar la mejor solución ERP para tu organización. Por supuesto, podrías escoger simplemente una herramienta conocida y darlo por hecho, pero yo no lo recomendaría.
En su lugar, haz una preselección y evalúa diferentes soluciones de software ERP en base a factores como sus casos de uso, principales características, integraciones, calidad de atención al cliente, escalabilidad y más. Luego, elige una plataforma que encaje perfectamente en tus planes de proyecto.
Estos son los principales sistemas ERP que hemos encontrado, para que empieces tu preselección:
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Por ejemplo, cuando el ex-contador y fundador de Accurise, Rob Howard, comenzó a buscar un ERP financiero moderno, consideró dos factores principales:
- Características: Quería una única plataforma para gastos, consolidación, aprobaciones de gestión de documentos e informes en tiempo real.
- Experiencia del cliente: Buscaba un proveedor que ofreciera una experiencia de incorporación superior y soporte práctico.
Tras considerar varias opciones, incluyendo Xero (una de las soluciones de contabilidad más populares), Rob optó por Xledger debido al servicio al cliente de primer nivel que ofrecía la solución unificada.
B) Designar un Gerente de Proyecto y un Equipo Interno de Implementación
La realidad de la implementación de ERP varía según el tipo de empresa, industria y tamaño. Las pequeñas empresas pueden optar por metodologías de implementación de ERP que duran seis meses o menos, mientras que las grandes pueden seguir desarrollando o implementando su sistema tras uno o dos años.
Por eso se necesita un buen plan de gestión de proyectos ERP, único para tu empresa: te guía durante todo el periodo de implementación. Este plan debe incluir un gerente de proyecto dedicado y un equipo de implementación para garantizar rapidez, orden y optimización de los recursos.
Sus responsabilidades incluirán:
- Alinear tu sistema ERP con las necesidades del negocio
- Definir el alcance del proyecto y mantenerlo en curso
- Asegurar que los líderes clave, ejecutivos y otras partes interesadas estén involucrados en la toma de decisiones
- Supervisar y ejecutar los detalles funcionales de la implementación del ERP, como configurar el sistema ERP, gestionar preocupaciones de seguridad y privacidad, y adaptar los procesos empresariales a las capacidades del sistema ERP
C) Realizar Pruebas Extensas del ERP
Implementaciones de ERP fluidas y duraderas requieren pruebas rigurosas de estrés y funcionalidad.
Verifica que todas las características y módulos de tu sistema ERP funcionen sin errores y sean aplicables a múltiples escenarios reales, incluso bajo presión. Además, fortalece la confianza de los usuarios finales en el software y confirma que cumple con sus necesidades involucrándolos en el proceso de pruebas.
Algunas pruebas críticas que puedes realizar en tu sistema ERP antes del lanzamiento incluyen:
- Pruebas funcionales de todas las características.
- Pruebas de rendimiento para evaluar la velocidad, flexibilidad y estabilidad.
- Pruebas de seguridad para detectar y solucionar vulnerabilidades.
- Pruebas de regresión después de cambios y actualizaciones.
- Pruebas exploratorias para encontrar defectos ocultos y casos límite.
3. Consigue el Apoyo Ejecutivo
Una implementación exitosa de ERP depende principalmente de la alta dirección — que podrías ser tú, o la persona a la que estés dirigiéndote. Sin embargo, convencer a los ejecutivos de que respalden y aprueben los recursos necesarios para una implementación de ERP es solo el primer paso.
El verdadero apoyo ejecutivo es necesario para un despliegue exitoso, y puede entenderse como una medida de cuán comprometidos están con supervisar y participar en el proyecto.
Toma como ejemplo a Midwest Wheel. La empresa distribuidora de piezas de camión claramente tenía el apoyo ejecutivo para implementar la herramienta ERP, Infor, ya que se configuró para notificar a la dirección sobre:
- Acciones específicas de los empleados que podrían indicar la necesidad de formación correctiva.
- Nuevos clientes y pedidos, asegurando que los estándares de precios se mantengan consistentes.
Si su equipo directivo y las personas de nivel C comprenden claramente las ventajas entre sus procesos empresariales actuales y el estado futuro más productivo de esos procesos — así como el retorno de la inversión del proyecto ERP — es más probable que le ayuden a conseguir el tiempo y el personal que necesita para justificar el proyecto.
Consiga el apoyo directivo que necesita para una implementación efectiva del ERP siguiendo estos pasos:
- Resalte los beneficios a corto y largo plazo del software ERP para su organización, ya sean ahorros de costos, aumento de ingresos o mayor productividad del personal.
- Realice reuniones periódicas con las partes interesadas clave para mantenerlas informadas e involucradas.
- Cree un comité directivo, con representación de diferentes departamentos, para guiar el proyecto.
- Asegure una comunicación constante entre ejecutivos y jefes de departamento sobre las metodologías de implementación ERP, los cambios en los procesos y los beneficios específicos.
- Divida el proyecto en fases; si tarda demasiado en verse los beneficios, puede ocasionar que los ejecutivos del C-suite que necesitan mostrar resultados frecuentes retiren su apoyo.
- Automatice los informes y notificaciones de actividades clave, para que su equipo directivo tenga visibilidad de las operaciones diarias.
4. Establezca un presupuesto y un cronograma realistas
Cada etapa en el proceso de implementación de ERP tiene sus propios costos y requisitos de tiempo, y necesita planificarlos adecuadamente. Mantenerse realista con respecto a lo que su equipo puede invertir establece expectativas apropiadas y garantiza que no se quede sin recursos a mitad de la implementación, lo que podría hacer fracasar todo el proyecto.
En el caso de Nestlé, establecieron un cronograma y presupuesto para el despliegue de su sistema ERP elegido, SAP, con la ayuda del equipo de servicios y soporte de la empresa.
¿El resultado? Una implementación sin interrupciones, a tiempo y dentro del presupuesto — a pesar del tamaño y complejidad del proyecto.
En cuanto al presupuesto para la implementación de su ERP, debe incluir el costo de configuración del sistema junto con:
- Costos de actualización de hardware
- Honorarios de consultoría
- Costos de capacitación
- Un fondo de contingencia para imprevistos
5. Prepárese para la migración de datos
Aquí es donde puede complicarse. La migración de datos implica trasladar toda la información relevante de la empresa y de los usuarios a la herramienta ERP para que pueda estar disponible automáticamente en diferentes unidades y departamentos.
Si se realiza de forma incorrecta, este proceso provoca errores e incoherencias en los datos. Dependiendo de la cantidad de información dispersa en sistemas, herramientas y equipos, también puede volverse muy caótico y demandar mucho tiempo.
Por eso, lo mejor es prepararse y comenzar el proceso de migración lo antes posible.
El software ERP adecuado reemplazará o integrará fácilmente sus sistemas actuales, y facilitará una migración de datos puntual y precisa.
[Utiliza] la migración como una oportunidad para eliminar datos históricos obsoletos.
Aquí tienes una guía rápida paso a paso para la migración de datos:
- Audita los datos de tu sistema actual para asegurarte de que sean compatibles con el nuevo sistema. Si no lo son, evalúa, prepara y convierte todos los datos existentes a un formato compatible.
- Identifica y categoriza los tipos de datos que requieren migración.
- Limpia y valida los datos para asegurar su exactitud y consistencia.
- Descarta registros duplicados, información obsoleta e inconsistencias.
- Establece estándares de datos para tu sistema ERP (por ejemplo, cómo deben formatearse los nombres de los clientes).
- Involucra a consultores ERP y expertos en el tema para validar el proceso de datos.
- Prueba el proceso y corrige cualquier brecha.
- Desarrolla un plan de respaldo en caso de pérdida de datos o errores.
- Planifica gobernanza de datos continua para mantener la calidad incluso después del proceso de implementación.
6. Capacita a los empleados en operaciones ERP
Antes de implementar oficialmente tu nuevo sistema ERP, capacita a los empleados (los usuarios finales) sobre cómo puede ayudarles en sus tareas, optimizar procesos y alcanzar sus metas. Esta formación fomentará la aceptación de los usuarios y te ayudará a obtener antes el retorno de inversión.
Si tu plataforma y plan de ERP incluye un gestor de cuentas dedicado o un equipo de implementación, aprovéchalos: tienen experiencia en estos casos y pueden ayudarte.
7. Garantiza soporte y mantenimiento continuo
Es (casi) imposible que los usuarios dominen un nuevo sistema ERP inmediatamente después de su lanzamiento. Por tanto, cuando tu software ERP entre en funcionamiento, es probable que los usuarios hagan preguntas y pidan ayuda cuando surja algún problema.
Cuando la gente empiece a usar el sistema, es muy probable que se encuentren con problemas y comiencen a hacer preguntas. Es prudente prepararse proporcionando varios recursos.
Por ello, tu equipo de implementación debe priorizar la solución de cualquier problema que surja lo más rápido posible, para evitar que estos problemas se repitan con otros empleados.
8. Realiza una evaluación posterior a la implementación
La implementación de un ERP no termina tras el despliegue. De hecho, aquí es donde empieza el trabajo real. Un soporte post-implementación suficiente reduce la frustración del usuario (y las posibilidades de que tu sistema falle antes de que te dé el retorno de inversión que esperas).
Contar con un proveedor de ERP que te ofrezca soporte es una gran ventaja aquí.
Por ejemplo, cuando la empresa de contabilidad subcontratada, Accurise, adoptó Xledger, el proveedor creó un programa de capacitación de 2 meses para ayudarlos a comprender la herramienta. Más allá de eso, los consultores de Xledger continuaron brindando soporte mucho después de la puesta en marcha.
¿La conclusión? Después de un lanzamiento exitoso de tu ERP:
- Sigue evaluando tu sistema ERP en función de los requisitos clave, métricas y KPI que definiste al inicio del proyecto.
- Recoge regularmente comentarios de los usuarios y úsalos para impulsar mejoras.
- Realiza revisiones periódicas de la salud del sistema.
- Crea un sistema claro para priorizar y abordar problemas nuevos o recurrentes.
Errores Comunes en la Implementación de ERP
Cada empresa es única en muchos sentidos… pero algunos problemas parecen afectar a todos de la misma manera. Aquí tienes algunos de los errores de implementación más comunes:
Subestimar los Desafíos
Subestimar los desafíos técnicos y su impacto en los procesos empresariales puede conducir a cronogramas y presupuestos poco realistas, y a la asignación insuficiente de recursos al proyecto.
Gestión de Proyectos Ineficaz
Si tienes:
- Poca coordinación entre diferentes equipos
- Falta de hitos claros y responsabilidad
- Gestión de riesgos inadecuada
- Fallo en gestionar el incremento de alcance
Verás que la implantación se desvía del camino. Pon estos aspectos bajo control antes de empezar y mantén un seguimiento de cómo van. Cualquier brote de incertidumbre puede sacarte de rumbo.
Falta de Apoyo
La falta de un apoyo sólido y visible por parte de los principales actores puede hacer que los proyectos de ERP pierdan impulso o enfrenten resistencia por parte de la gerencia media.
Busca uno o varios campeones entre tu alta dirección y haz que participen en la comunicación del proyecto.
Asignación Insuficiente de Recursos
Si subestimas lo que se necesita para terminar el proyecto, el resultado será un equipo de proyecto insuficiente, capacitación inadecuada o atajos en aspectos cruciales como la migración de datos o las pruebas del ERP.
Comprender lo que se requiere —y comunicarlo con claridad— te da la mejor oportunidad de éxito.
Personalización Excesiva
Si bien la personalización del ERP es útil para algunos negocios, aquí conviene ser conservador.
La personalización aumenta los costos, complica las actualizaciones y el mantenimiento, y lleva a periodos de implementación más largos. Asegúrate de necesitar algo antes de ponerlo en marcha.
Procesos Empresariales Ineficientes
Si no optimizas tus procesos empresariales antes o durante la implementación del ERP, te encontrarás con procesos automatizados pero ineficientes, lo que te obligará a volver a empezar desde cero.
Sobrevender el Proyecto
No lo subestimes ni lo sobresalgas. Prometer cronogramas demasiado optimistas y beneficios poco realistas puede lograr que aprueben la implementación, pero causará decepción y pérdida de apoyo antes de terminar.
Omitir las Pruebas
Acelerar u omitir las fases de pruebas puede provocar problemas significativos después de la puesta en marcha. Simplemente, no lo hagas. Tómate el tiempo de probar el sistema y actúa en función de los resultados de esas pruebas.
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La implementación exitosa de un ERP es un proceso complejo que requiere planificación cuidadosa, ejecución y una gestión del cambio eficaz.
Si bien los desafíos son inevitables, seguir estas mejores prácticas puede ayudarte a navegar por las complejidades del proceso de implementación de un ERP y minimizar paradas.
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