Cómo Preparar Un Estado De Resultados En 8 Sencillos Pasos
Para preparar un estado de resultados, debes reunir tus datos de ingresos y gastos, restar los costos de las ganancias y organizar todo para mostrar tu beneficio o pérdida neta durante un período determinado.
Sencillo en teoría—menos en la práctica, especialmente cuando eres dueño de un pequeño negocio, desempeñando docenas de roles y solo necesitas cifras claras y confiables para tomar decisiones inteligentes. Ahí es donde entra esta guía.
Como experto en software digital con experiencia en gestión financiera, he ayudado a propietarios de negocios a simplificar sus finanzas usando herramientas modernas y lógica sencilla. Esta guía desglosa qué recopilar, cómo estructurarlo y dónde buscar señales de alerta. Empecemos.
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¿Qué es un estado de resultados?
Un estado de resultados es un informe financiero que cubre los ingresos (y los gastos) de una empresa durante un período determinado — generalmente un trimestre o un año fiscal completo. Piénsalo como un boletín de notas para tu negocio, mostrando cuánto dinero obtuviste (o perdiste).
La finalidad de un estado de resultados es detallar el desempeño financiero de la empresa en el periodo específico. Al estado de resultados también se le denomina a veces como estado de pérdidas y ganancias (o estado de PyG).
Preparar estados financieros es fundamental para entender el desempeño de tu negocio. Después de preparar un estado de resultados, entenderás exactamente tus ingresos netos o pérdidas netas del negocio — así como otras cifras importantes, como tu beneficio bruto, resultado de explotación e ingresos antes de impuestos.
El estado de resultados es uno de los informes financieros más importantes y un paso clave en el ciclo contable. También es el primer informe que debe prepararse en el modelo de tres estados financieros de la contabilidad, que también incluye el balance general y el estado de flujos de efectivo.
¿Qué información necesitas para preparar un estado de resultados?
Antes de empezar a construir tu estado de resultados, necesitarás los siguientes registros financieros detallados de tu empresa correspondientes al periodo indicado:
- Ingresos (cuánto has recibido)
- Gastos de operación (cuánto has gastado)
- Costo de los bienes vendidos (el coste de los bienes vendidos reales, incluyendo la mercancía que revendes o el costo de los componentes para la fabricación)
- Costos de intereses (como intereses pagados por préstamos)
- Gastos fiscales (como impuestos de nómina e impuestos federales/estatales sobre la renta empresarial)
Si aún no tienes estos números preparados, compílalos antes de iniciar tu estado de resultados. Puedes consultar tu sistema de contabilidad para obtener tus registros.
¿Cómo preparar un estado de resultados?
No soy contable, pero he trabajado con suficientes profesionales financieros para saber que preparar un estado de resultados no es rápido ni sencillo. Requiere muchos cálculos.
Para ayudar a simplificar el proceso, aquí tienes cómo lo suelen abordar la mayoría de los contadores, en 8 pasos:
Paso 0. ¡Deja que el software contable lo haga por ti!
Si cuentas con un buen software contable, puedes crear un estado de resultados en solo unos clics. La mayoría de las herramientas te dejan seleccionar el periodo de análisis y generan el informe automáticamente usando los datos de transacciones sincronizados. Extraen los ingresos y gastos de tu banco, plataforma de ventas o sistema POS, ahorrándote la entrada manual y dolores de cabeza con hojas de cálculo.
Para los dueños de negocios ocupados, esta automatización aumenta la precisión y la eficiencia. Aun así, saber cómo construir uno por ti mismo es una excelente alternativa de respaldo y una gran manera de entender lo que realmente hace tu software.
El resto de esta guía te llevará a través del proceso, paso a paso.
1. Elige tu período de reporte
Los estados de resultados analizan el rendimiento de tu negocio durante un período de tiempo establecido — usualmente de 3 a 12 meses. Antes de comenzar, asegúrate de definir el período que sea más beneficioso para tu análisis actual.
- Períodos más cortos (1 mes, 3 meses) son los más adecuados para informar ajustes rápidos a tu presupuesto empresarial y a tus tácticas.
- Períodos más largos (3 meses, 6 meses, 12 meses) son más útiles para evaluar tendencias a largo plazo, estrategias y para capturar datos generales de tu empresa.
2. Calcula tus ingresos totales
A continuación, reúne tus registros de ingresos de todas las fuentes. Esto puede incluir:
- Venta de productos
- Venta de servicios o suscripciones
- Ingresos por alquiler
- Ingresos por intereses
- Cualquier otro ingreso específico de tu negocio
En la mayoría de los casos, querrás analizar los ingresos totales de todos los aspectos de tu empresa. Dicho esto, en algunas situaciones, como si cuentas con una sociedad holding, puede tener sentido preparar estados de resultados por separado para diferentes segmentos o ubicaciones del negocio.
Restar devoluciones, reembolsos o descuentos de tus cifras de ingresos también es importante para obtener los números reales de ingresos.
3. Calcula tu costo de bienes vendidos (COGS)
Tu costo de bienes vendidos está compuesto por todos los gastos que se emplearon en la creación de los productos o servicios que vendiste durante este periodo de reporte. Esto puede incluir:
- Costos de mano de obra directa
- Costos de bienes comprados para reventa
- Costos de materiales, piezas o componentes utilizados en la producción
- Costos de distribución
Es importante destacar que los COGS solo se registran para bienes o servicios que ya han sido vendidos. Por ejemplo, si compraste $10,000 en mercancía para revender, pero solo vendiste $3,000 durante el periodo seleccionado. Tu COGS para ese periodo sería entonces $3,000, y tu inventario restante sería $7,000.
4. Calcula tu beneficio bruto
El beneficio bruto se refiere a las ganancias antes de que se tomen en cuenta los gastos operativos (como alquiler y servicios públicos). El beneficio bruto es útil para calcular tu margen bruto y puede ayudarte a definir tu estrategia de precios.
Para conocer tu beneficio bruto, resta los COGS de los ingresos totales.
5. Calcula tus gastos operativos
Después, suma todos tus gastos operativos (OPEX). Los gastos operativos son todos aquellos otros gastos de tu empresa que no están directamente relacionados con la producción de tus bienes o servicios para la venta. Esto incluye, por ejemplo:
- Ciertos sueldos (trabajo no relacionado con las ventas, como un contador o un conserje)
- Alquiler
- Servicios públicos
- Honorarios legales
- Seguros
- Suministros de oficina
Suma todos tus gastos operativos para obtener tus cifras totales de OPEX.
6. Calcula tus ingresos antes de impuestos
Ahora cuentas con todos tus ingresos y gastos, excepto los impuestos. Resta tus gastos operativos totales a tu beneficio bruto para llegar a tus ganancias totales antes de impuestos e intereses (EBIT).
7. Calcula tus gastos por intereses y por impuestos
Ahora ya sabes cuánto ha ganado realmente tu empresa, pero aún tienes que pagarle al IRS (y a las autoridades fiscales locales) — y, potencialmente, también a tu prestamista. Este siguiente paso suma todos tus:
- Gastos de intereses (intereses pagados por tarjetas de crédito, préstamos empresariales, etc.)
- Gastos por impuestos (impuestos pagados a los gobiernos locales, estatales y federales)
Para los gastos por intereses, revisa tus extractos bancarios, los resúmenes de tus tarjetas de crédito y los documentos de tus préstamos para verificar cuánto interés se te ha cobrado durante el periodo de reporte. O, por supuesto, consulta tus registros en tu software contable.
Para los gastos fiscales, lo ideal es que consultes tus declaraciones de impuestos relativas al periodo de reporte. Sin embargo, puede que aún no hayas presentado dicha declaración. En este caso, haz lo posible por estimar tu carga fiscal utilizando los registros de años anteriores y ajustando según el aumento (o disminución) en tus cifras de ingresos. Si conoces tu tasa impositiva estimada, utilízala para tener una idea aproximada de la cantidad de dinero que deberás pagar en impuestos.
8. Calcula Tu Ingreso Neto
Por último, ya cuentas con todas las cifras necesarias para calcular tu beneficio neto o ingreso neto. Simplemente resta los gastos por intereses y los gastos fiscales de tu ingreso antes de impuestos para obtener tu ingreso neto, es decir, tu verdadero “resultado final”.
Ejemplo de Estado de Resultados
A veces, un ejemplo visual es todo lo que necesitas. Toma como ejemplo el estado de resultados de Microsoft para el año fiscal que finalizó el 30 de junio de 2024:
El periodo de reporte para el estado de resultados de Microsoft fue del 1 de julio de 2023 al 30 de junio de 2024. En este periodo, reportaron las siguientes cantidades:
- Ingresos Totales: $245.1 mil millones
- Costo de Bienes Vendidos: $74.1 mil millones
- Beneficio Bruto: $171 mil millones
- Gastos Operativos: $64.4 mil millones
- Ingreso Operativo: $109.4 mil millones
- Costos por Intereses: $-1.6 mil millones (obtuvieron más intereses de los que pagaron)
- Ingreso Antes de Impuestos: $107.8 mil millones
- Gastos Fiscales: $19.7 mil millones en el año fiscal 2024
- Ingreso Neto: $88.1 mil millones
En conjunto, estas cifras proporcionan una visión clara del desempeño financiero de Microsoft de un solo vistazo.
Ingresos Operativos vs. No Operativos: Por Qué la Diferencia es Importante
No todos los ingresos son iguales. Al preparar tu estado de resultados, es importante separar los ingresos operativos de los ingresos no operativos. ¿Por qué? Porque cuentan dos historias muy diferentes sobre tu empresa.
- Los ingresos operativos son lo que tu empresa gana de sus actividades principales (es decir, lo que realmente vendes). Si diriges una empresa de software, serían tus suscripciones o tarifas de licencias. Este es el ingreso "de la casa" que muestra qué tan bien funcionan tus operaciones diarias.
- Los ingresos no operativos, en cambio, provienen de fuentes ajenas a tu negocio principal. Piensa en intereses ganados de una cuenta de ahorros empresarial, dinero por la venta de equipo antiguo o hasta indemnizaciones legales. No es que sean malos: simplemente son extra. Pero como son irregulares o no están ligados a tu actividad principal, no deberían usarse para medir la salud operativa.
Mezclar estos dos puede darte una visión distorsionada de cómo va tu negocio. Por ejemplo, si muestras un aumento en los ingresos porque vendiste un vehículo de la empresa, podría parecer que estás creciendo, cuando en realidad solo se trata de un evento puntual. Separarlos mantiene tu estado de resultados honesto y útil.
Consejos Para Preparar Tu Primer Estado de Resultados
Hay varias cosas que debes tener en cuenta al armar un estado de resultados. Prepara todo conforme a la normativa, por supuesto, pero también asegúrate de…
1. Sé Consistente con los Períodos de Reporte
Un error común al aprender cómo preparar un estado de resultados es usar períodos de reporte inconsistentes. Por ejemplo, podrías registrar tus ingresos de ventas para el primer trimestre (ene, feb, mar) pero accidentalmente incluir algunos gastos de diciembre del trimestre anterior.
¡Asegúrate de que todos tus períodos de reporte sean consistentes!
2. Afina Tus Cálculos de Costo de Ventas
El cálculo del costo de bienes vendidos es una traba común para los emprendedores. Recuerda, el costo de bienes vendidos incluye todos los gastos directamente relacionados con el costo de los bienes que vendes.
Si eres proveedor de servicios, el costo de bienes vendidos sigue siendo relevante para ti, aunque puede llamarse costo de ventas (COS). Si preparas tus estados financieros según GAAP, quizá te interese ver las diferencias entre el COGS bajo GAAP y no-GAAP.
3. Usa Datos Precisos y Oportunos
Preparar estados de resultados manualmente no te servirá de mucho si los datos de base no son precisos. Asegúrate de seguir normas contables como GAAP o IFRS y, si puedes, considera contratar un departamento contable formal y/o un buen software de contabilidad.
4. Seguimiento de Cambios a lo Largo del Tiempo
Un estado de resultados analiza un período específico de tiempo, como el segundo trimestre de 2024 o el año fiscal 2025. Pero para respaldar el análisis financiero, es beneficioso preparar estados de resultados con regularidad y rastrear tendencias con el tiempo. Esto puede ayudar a influir en tu estrategia, precios y gestión de gastos para el futuro.
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Aprender a preparar informes financieros como el estado de resultados es absolutamente esencial para los líderes empresariales. Los estados de resultados pueden ser herramientas útiles para analizar la salud financiera de tu empresa, identificar debilidades y ajustar tu estrategia para avanzar.
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