Cómo Preparar Un Estado De Resultados En 8 Pasos Simples
Para preparar un estado de resultados, deberás reunir los datos de tus ingresos y gastos, restar los costos de las ganancias y organizarlo todo para mostrar tu ganancia o pérdida neta durante un período determinado.
Sencillo en teoría—menos en la práctica, especialmente cuando eres propietario de una pequeña empresa, asumes una docena de roles y solo necesitas cifras claras y confiables para tomar decisiones inteligentes. Esta guía desglosa qué recolectar, cómo estructurarlo y dónde buscar señales de alerta.
¿Qué es un estado de resultados?
Un estado de resultados es un informe financiero que cubre los ingresos (y gastos) de una empresa durante un cierto período de tiempo — normalmente un trimestre o un año fiscal completo. Piénsalo como una boleta de calificaciones para tu negocio, que muestra cuánto dinero ganaste (o perdiste).
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La finalidad de un estado de resultados es detallar el desempeño financiero de la empresa en el período específico. A veces, también se le conoce como estado de pérdidas y ganancias (o "P&L statement").
Preparar los estados financieros es fundamental para comprender el rendimiento de tu empresa. Después de preparar un estado de resultados, tendrás claro tu ingreso neto o pérdida neta del negocio, así como otras cifras importantes como tu utilidad bruta, utilidad operativa e ingreso antes de impuestos.
El estado de resultados es uno de los informes financieros más importantes y un paso crucial del ciclo contable. También es el primer informe que debe prepararse en el modelo de tres estados financieros de la contabilidad, que también incluye el balance general y el estado de flujo de efectivo.
¿Qué información necesitas para preparar un estado de resultados?
Antes de empezar a elaborar tu estado de resultados, necesitarás los siguientes registros financieros detallados de tu empresa para el período correspondiente:
- Ingresos (cuánto obtuviste)
- Gastos operativos (cuánto gastaste)
- Costo de ventas (el costo real de los productos vendidos, incluyendo la mercancía que revendes o el costo de los componentes para fabricación)
- Costos por intereses (como los intereses pagados en préstamos)
- Gastos por impuestos (como impuestos sobre la nómina e impuestos federales/estatales sobre la renta del negocio)
Si aún no tienes preparadas estas cifras, reúnelas antes de comenzar tu estado de resultados. Puedes consultar tu sistema de contabilidad para tus registros.
¿Cómo preparar un estado de resultados?
No soy contador, pero he trabajado con suficientes profesionales financieros como para saber que preparar un estado de resultados no es rápido ni sencillo. Requiere muchos cálculos.
Para ayudar a simplificar el proceso, aquí tienes un vistazo a cómo lo abordan la mayoría de los contadores, en 8 pasos:
Paso 0. ¡Deja que el software de contabilidad lo haga por ti!
Si tienes un buen software de contabilidad, puedes crear un estado de resultados con solo unos clics. La mayoría de las herramientas te permiten seleccionar un período de informe y generar el informe automáticamente usando los datos de transacciones sincronizados. Extraen ingresos y gastos de tu banco, plataforma de ventas o sistema de punto de venta (POS), ahorrándote la entrada manual y los dolores de cabeza de las hojas de cálculo.
Para los empresarios ocupados, esta automatización mejora la precisión y la eficiencia. Aun así, saber construir uno por ti mismo es una buena alternativa, y una excelente forma de comprender qué es lo que realmente hace tu software.
El resto de esta guía te llevará paso a paso a través del proceso.
1. Elige tu período de informe
Los estados de resultados analizan el desempeño de tu negocio durante un período determinado, que suele ser de 3 a 12 meses. Antes de comenzar, define claramente cuál es el período de tiempo más beneficioso para tu análisis actual.
- Períodos cortos (1 mes, 3 meses) son ideales para hacer ajustes rápidos a tu presupuesto empresarial y tácticas.
- Los períodos más largos (3 meses, 6 meses, 12 meses) son mejores para evaluar tendencias a largo plazo, estrategias y obtener datos generales de tu negocio.
2. Calcula tus ingresos totales
A continuación, recopila tus registros de ingresos de todas las fuentes. Esto podría incluir:
- Ventas de productos
- Ventas de servicios o suscripciones
- Ingresos por alquiler
- Ingresos por intereses
- Cualquier otro ingreso específico de tu negocio
En la mayoría de los casos, querrás observar los ingresos totales en todos los aspectos de tu negocio. Dicho esto, en algunas situaciones, como si tienes una sociedad holding, puede ser recomendable preparar estados de resultados por separado para diferentes segmentos o ubicaciones del negocio.
Restar devoluciones, reembolsos o descuentos de tus ingresos también es fundamental para obtener cifras reales de ingresos.
3. Calcula tu costo de los bienes vendidos (COGS)
Tu costo de bienes vendidos está compuesto por todos los costes involucrados en la creación de los productos o servicios que vendiste durante este período de informe. Esto puede incluir:
- Costes directos de mano de obra
- Costes de bienes comprados para la reventa
- Costes de materiales, partes o componentes usados en la producción
- Costes de distribución
Es importante señalar que el COGS solo se registra para los bienes o servicios que ya se han vendido. Por ejemplo, si compraste $10,000 en productos para revender pero solo vendiste $3,000 durante el período, tu COGS para ese período sería $3,000 y tu inventario restante sería de $7,000.
4. Calcula tu beneficio bruto
El beneficio bruto se refiere a las ganancias antes de tener en cuenta los gastos operativos (como alquiler y servicios públicos). El beneficio bruto es útil para calcular tu margen bruto y puede ayudarte a definir tu estrategia de precios.
Para encontrar tu beneficio bruto, resta el COGS de los ingresos totales.
5. Calcula tus gastos operativos
A continuación, suma todos tus gastos operativos (OPEX). Los gastos operativos son todos los gastos de la empresa que no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios para la venta. Esto puede incluir:
- Determinados salarios (personal no vinculado a las ventas, como un contable o un limpiador)
- Alquiler
- Servicios públicos
- Honorarios legales
- Seguros
- Material de oficina
Suma todos tus gastos operativos para obtener el total de OPEX.
6. Calcula tu ingreso antes de impuestos
Ahora tienes todos tus ingresos y gastos, excepto los impuestos. Resta tus gastos operativos totales del beneficio bruto para obtener tus ganancias totales antes de intereses e impuestos (EBIT).
7. Calcula tus gastos por intereses e impuestos
Ahora ya sabes cuánto ha ganado realmente tu negocio, pero aún tienes que pagar al IRS (y a las autoridades fiscales locales), y potencialmente también a tu prestamista. Este paso suma todos tus:
- Gastos por intereses (intereses pagados en tarjetas de crédito, préstamos comerciales, etc.)
- Gastos por impuestos (impuestos pagados a gobiernos locales, estatales y federales)
Para los costos de intereses, revisa tus estados de cuenta bancarios, los estados de cuenta de tarjetas de crédito y los documentos de préstamos para ver cuánto interés te han cobrado en el período de reporte. O, por supuesto, consulta tus registros en tu software contable.
Para los gastos de impuestos, lo ideal es consultar tus declaraciones de impuestos correspondientes al período que reportas. Sin embargo, es posible que aún no hayas presentado la declaración. En ese caso, haz tu mejor esfuerzo para estimar tu carga tributaria usando los registros de años anteriores y ajustando según el incremento (o disminución) de tus cifras de ingresos. Si conoces tu tasa de impuestos estimada, utilízala para obtener una idea aproximada de la cantidad de dinero que necesitarás pagar en impuestos.
8. Calcula tu ingreso neto
Finalmente, ya tienes todas las cifras necesarias para calcular tu ganancia neta o ingreso neto. Simplemente resta los gastos por intereses y los gastos tributarios de tu ingreso antes de impuestos para llegar a tu ingreso neto, es decir, tu verdadera “línea final”.
Ejemplo de estado de resultados
A veces, un ejemplo visual es todo lo que necesitas. Toma el estado de resultados de Microsoft correspondiente al año fiscal terminado el 30 de junio de 2024, por ejemplo:
El período de reporte del estado de resultados de Microsoft fue del 1 de julio de 2023 al 30 de junio de 2024. En este periodo, reportaron las siguientes cantidades:
- Ingresos totales: $245.1 mil millones
- Costo de ventas: $74.1 mil millones
- Ganancia bruta: $171 mil millones
- Gastos operativos: $64.4 mil millones
- Utilidad operativa: $109.4 mil millones
- Costos de intereses: $-1.6 mil millones (ganaron más intereses de los que pagaron)
- Ingresos antes de impuestos: $107.8 mil millones
- Gasto por impuestos: $19.7 mil millones en el año fiscal 2024
- Ingreso neto: $88.1 mil millones
En conjunto, estos números brindan una visión clara del desempeño financiero de Microsoft de un vistazo.
Ingresos operativos vs. no operativos: por qué la diferencia importa
No todos los ingresos son iguales. Al preparar tu estado de resultados, es importante separar los ingresos operativos de los no operativos. ¿Por qué? Porque cuentan dos historias muy diferentes sobre tu negocio.
- Ingreso operativo es lo que tu empresa gana a partir de sus actividades principales (es decir, lo que realmente vendes). Si tienes una empresa de software, son tus suscripciones o cuotas de licencias. Este es el ingreso principal que muestra qué tan bien funcionan tus operaciones diarias.
- Ingreso no operativo, por otro lado, proviene de fuentes fuera de tu negocio principal. Piensa en intereses ganados de una cuenta de ahorros empresarial, dinero por la venta de equipos antiguos, o incluso acuerdos legales. No es algo negativo: simplemente es extra. Pero, como son ingresos irregulares o que no están ligados a tu oferta principal, no deben usarse para medir la salud operativa.
Mezclar ambos puede darte una visión distorsionada de cómo va tu negocio. Por ejemplo, si muestras un aumento en los ingresos porque vendiste un vehículo de la empresa, podría parecer que estás creciendo, cuando en realidad se trata solo de un hecho aislado. Mantenerlos separados hace que tu estado de resultados sea honesto y útil.
Consejos para preparar tu primer estado de resultados
Hay varios aspectos a considerar al armar un estado de resultados. Prepara todo de acuerdo a la normativa, desde luego, pero también asegúrate de…
1. Mantén la coherencia en los períodos de reporte
Un error común al aprender cómo preparar un estado de resultados es utilizar períodos de reporte inconsistentes. Por ejemplo, podrías registrar tus ingresos de ventas del primer trimestre (enero, febrero, marzo) pero accidentalmente incluir algunos gastos de diciembre del trimestre anterior.
¡Asegúrate de que todos tus períodos de reporte sean consistentes!
2. Ajusta bien tus cálculos de COGS
Calcular el costo de ventas suele ser un obstáculo común para los emprendedores. Recuerda: el COGS incluye todos los gastos incurridos directamente relacionados con el costo de los bienes que vendes.
Si eres un proveedor de servicios, el COGS sigue siendo relevante para ti, pero puede llamarse costo de ventas (COS). Si preparas tus estados financieros de acuerdo con los principios GAAP, quizá te interese consultar las diferencias entre el COGS en GAAP y no-GAAP también.
3. Utiliza datos precisos y oportunos
Preparar estados de resultados manualmente no te servirá de mucho si los datos subyacentes no son precisos. Asegúrate de seguir normas contables adecuadas como GAAP o IFRS y, si es posible, considera la incorporación de un departamento contable formal y/o un buen software de contabilidad.
4. Haz seguimiento a los cambios a lo largo del tiempo
Un estado de resultados observa un periodo específico, como el segundo trimestre de 2024 o el año fiscal 2025. Pero, para un buen análisis financiero, es conveniente preparar estados de resultados de forma regular y hacer seguimiento a las tendencias a lo largo del tiempo. Esto puede ayudarte a definir tu estrategia, precios y gestión de gastos para el futuro.
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Aprender a preparar informes financieros como el estado de resultados es absolutamente esencial para los líderes empresariales. Los estados de resultados pueden ser herramientas sumamente útiles para analizar la salud financiera de tu empresa, identificar debilidades y ajustar tu estrategia de cara al futuro.
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