Key Takeaways
Aceptar el cambio: Los seres humanos somos imperfectos y tendemos a aferrarnos a lo que no funciona durante más tiempo del que deberíamos. Reconoce la necesidad de cambiar y aprovecha los beneficios de actualizarte.
Planificar con antelación: Prepárate para la transición definiendo objetivos, estableciendo un calendario y asegurándote de que los datos sean compatibles para facilitar el cambio a un nuevo software de contabilidad.
Buscar apoyo: Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente, asiste a sesiones de formación e involucra a los miembros del equipo para facilitar el proceso de cambio de software de contabilidad.
Ponerlo a prueba: Prueba el nuevo software de contabilidad antes de comprometerte por completo para asegurarte de que satisface las necesidades de tu empresa y se adapta a tus operaciones financieras, logrando así un rendimiento óptimo.
Impulsar el crecimiento: Aprovecha la oportunidad de evolucionar y agilizar los procesos cambiando a un software de contabilidad basado en la nube para mejorar la eficiencia y la escalabilidad de las operaciones de tu empresa.
Intentar cambiar el software de contabilidad a veces puede parecerse a intentar salir de una mala relación. Puede que no esté funcionando para ti, que se te haya quedado pequeño o que necesites actualizarlo a un software de contabilidad en la nube. Pero dar el salto a algo nuevo parece sencillamente… difícil.
Bueno, estoy aquí para mostrarte exactamente cómo cambiar de paquete de software de contabilidad de una forma que haga que el proceso sea lo menos complicado posible.
Antes de cambiar: el trabajo de preparación
Ya sabes que necesitas hacer un cambio. Pero antes de lanzarte al primer proveedor de software nuevo que aparezca en los resultados de búsqueda, debes sentar las bases para la transición.
Este es el trabajo de preparación que debes realizar para que el cambio se lleve a cabo sin problemas:
1. Identifica tus problemas
Hay una razón por la que estás investigando cómo cambiar a un nuevo sistema de contabilidad. Puede que ciertos aspectos de tu sistema actual no funcionen como deberían, que haya funcionalidades que necesitas pero no tienes, que la asistencia sea insuficiente o que existan muchos otros motivos.
El primer paso fundamental es identificar y cuantificar estos problemas con el mayor nivel de detalle posible. No hagas una lista vaga; sé preciso y específico.
Mal ejemplo: Malas capacidades de generación de informes
Buen ejemplo: No se puede crear un informe personalizado que genere automáticamente las métricas clave de los KPI para los informes trimestrales al consejo de administración
También merece la pena investigar las nuevas funcionalidades que están adquiriendo una mayor relevancia y que quizá no hayas utilizado antes, como las herramientas de automatización que pueden ayudar a agilizar los procesos de cuentas por pagar y por cobrar. Algunas están disponibles en línea, mientras que otras se instalan localmente.
2. Habla con las partes interesadas
Cambiar el software de contabilidad no solo afecta al equipo financiero. Es probable que haya varias partes interesadas de la empresa que experimenten algunos cambios como consecuencia del cambio, y es importante contar con sus aportaciones.
Podrían ser usuarios de otros departamentos que gestionan los datos que se incorporan al software de contabilidad actual, altos directivos que interpretan los informes generados por el software o equipos de FP&A que utilizan los datos contables como base para elaborar sus previsiones.
Una vez que hayas identificado quiénes son estos usuarios, habla con ellos sobre el posible cambio y pídeles su opinión sobre lo que les gustaría encontrar en una nueva solución de software.
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3. Investiga las alternativas
Con una lista detallada de todos los problemas que debes resolver y de las personas que debes mantener satisfechas, es hora de empezar a investigar las alternativas. Hay muchas guías sobre el mejor software de contabilidad disponible en línea, y es casi seguro que ahí comenzará tu búsqueda.
Opciones que debes considerar
Nuestro equipo ha evaluado las opciones disponibles en el mercado y estas han resultado ser las mejores herramientas de contabilidad:
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- 8. Reckon One
Pero no tiene por qué terminar ahí.
Una de las mejores fuentes de información son los usuarios actuales. Pueden ser antiguos compañeros, contactos de LinkedIn o miembros de grupos de Slack del sector a los que pertenezcas. Es muy probable que haya otras personas que hayan tenido que enfrentarse a los mismos problemas.
Averigua qué han hecho y comprueba si el software de contabilidad que han elegido podría ser adecuado para ti.
4. Comprueba las capacidades de integración
Una vez que hayas reducido la lista a un grupo de competidores, comprueba las capacidades de integración con el resto de tu ecosistema tecnológico actual. Esto no solo te dará las mejores posibilidades de éxito con el nuevo software a largo plazo, sino que también hará que el proceso de migración de datos sea mucho más sencillo.
Lo ideal es evitar tener que transferirlo todo mediante archivos CSV, ya que esto dificultará el seguimiento del progreso y aumentará la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
Asegúrate de comprobar no solo cómo funciona la integración con los datos nuevos, sino también cómo gestionan los distintos proveedores de software de contabilidad los datos históricos.
5. Planifica tu cronograma
Ahora que has decidido qué nuevo software de contabilidad empresarial vas a utilizar, necesitas crear un cronograma detallado para la transición. Este deberá describir los distintos pasos que intervienen en el proceso (hablaremos de ello más adelante), así como el tiempo aproximado que llevará cada paso.
Este será un buen momento para volver a contactar con las partes interesadas identificadas anteriormente, para que sean conscientes del cambio y puedan comenzar los preparativos necesarios.
Establece una fecha límite
Contar con una fecha límite específica para realizar el cambio ayudará a mantener el proyecto encaminado y garantizará que todos estén al tanto. Una fecha de cambio imprecisa inevitablemente provocará que la implementación se posponga continuamente, con la consiguiente confusión e ineficiencia mientras tanto.
Todos los sistemas están listos: cambiar de software
Ha llegado el momento de hacer el cambio.
La idea principal es atajar de antemano los posibles problemas. No esperes a que la situación se complique. En su lugar, adopta un enfoque metódico y bien meditado para la transición, a fin de garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas y que todos estén informados.
1. Selecciona los datos que se migrarán
El primer paso para completar la transición es seleccionar los datos que deseas migrar. La respuesta predeterminada podría ser transferir absolutamente todo lo almacenado en tu base de datos actual, lo cual está bien si todos los datos son utilizables y cumplen la normativa de protección de datos.
Sin embargo, cambiar de software de contabilidad brinda una buena oportunidad para revisar tus prácticas de gestión de datos.
- ¿Estás almacenando datos que no necesitas?
- ¿Hay categorías de datos de baja calidad que deberían eliminarse?
Ten en cuenta los requisitos normativos relacionados con el almacenamiento de datos para asegurarte de no eliminar información que estés obligado legalmente a conservar.
2. Transfiere y prueba tus datos
Con tu conjunto de datos actual organizado y normalizado para el nuevo software, ha llegado el momento de realizar la transferencia. Tu nuevo proveedor debería poder ayudarte con este proceso, que variará en función de los sistemas nuevo y antiguo que utilices.
En algunos casos, puede ser posible conectar directamente las fuentes de datos mediante API; de lo contrario, probablemente tendrás que exportar los datos a una hoja de cálculo de Excel y después importarlos al nuevo sistema.
Una vez realizada la transferencia, es muy importante que ejecutes informes de prueba para comprobar que se ha completado correctamente. Por ejemplo, puedes seleccionar algunas tareas clave, ejecutarlas en el software antiguo y volver a ejecutarlas en el nuevo sistema para comprobar que los resultados coinciden con lo que esperas.
3. Forma a los usuarios en el nuevo software
Ahora que sabes que el sistema funciona correctamente, puedes comenzar la implementación. Debe existir un proceso de formación completo que permita a tu equipo familiarizarse con el nuevo software.
No intentes apresurar este paso. Debes dar a todos el tiempo suficiente para sentirse cómodos con el nuevo sistema antes de esperar que lo utilicen en vivo. Dedicar tiempo adicional al principio te ahorrará muchos problemas en el futuro.
Parte de este proceso de formación debe consistir en disponer de acceso continuo a un equipo de atención al cliente, ya sea interno o del propio proveedor. Esto garantiza que los usuarios puedan seguir solicitando asistencia una vez finalizada su formación inicial.
4. Ejecuta ambos sistemas en paralelo
Por último, no te apresures a cerrar el sistema actual. Es prácticamente seguro que surgirán algunos problemas iniciales al cambiar de software de contabilidad, por lo que mantener activo el software antiguo puede garantizar que dispongas de una copia de respaldo.
Durante todo el proceso de cambio, asegúrate de aprovechar la relación con tu nuevo proveedor para que la transición sea lo más fluida posible. Que el proceso salga bien también les interesa y, aunque tú solo realices este tipo de cambio una vez, ellos lo llevan a cabo con regularidad.
Debes establecer una fecha límite para el software antiguo. Cuando finalmente cierres el servicio antiguo, asegúrate de crear una copia de respaldo archivada de las personalizaciones de esa herramienta, por si alguna vez necesitas volver a utilizarla.
Errores habituales al migrar un software de contabilidad
Por supuesto, el mejor aprendizaje surge de cometer errores, pero lo ideal es que puedas aprender simplemente de los errores de otra persona. He recopilado algunos de los errores más comunes en la migración de software contable a partir de expertos del sector.
Pagar de más innecesariamente
Con tecnologías como las API, no siempre es necesario pagar el precio máximo por una solución de software que incluya de forma nativa todas y cada una de las funciones disponibles.
Actualmente, un gran número de programas de contabilidad cuentan con API y aplicaciones complementarias que, en ocasiones, las empresas no tienen en cuenta al evaluar un nuevo proveedor.
Esto puede hacer que las empresas paguen de más por un software con «todas las funciones imaginables», ya que elaboran una lista enorme de requisitos cuando algunas de estas funcionalidades podrían cubrirse mejor mediante un proveedor especializado externo al software contable principal.
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Falta de continuidad en los principios contables
Desde el punto de vista contable, no se trata únicamente de transferir los datos correctos, sino también de garantizar que exista continuidad en la forma en que dichos datos se clasifican en el nuevo sistema.
Revisa minuciosamente tu plan de cuentas y tus principios contables antes de realizar la migración para evitar errores de principio que puedan distorsionar tus informes financieros.
Al cambiar de software contable, un error crítico consiste en no asignar correctamente los datos para que se ajusten al marco del nuevo sistema. Los errores de principio se producen cuando las transacciones se clasifican o se tratan de forma incorrecta según los GAAP. Por ejemplo, al clasificar incorrectamente los gastos, aplicar de forma errónea las normas de reconocimiento de ingresos o declarar incorrectamente las periodificaciones. Estos errores técnicos pueden agravarse y distorsionar tus estados financieros.
Para evitarlo, estudia detenidamente las funciones del nuevo software y consulta con tu contable para asegurarte de que la configuración refleje tus libros contables actuales. Invertir desde el principio en una planificación y ejecución adecuadas evita problemas posteriores relacionados con el cumplimiento normativo y la toma de decisiones basada en cifras incorrectas.
Elegir un socio de implementación únicamente por el precio
Para las empresas más grandes, es habitual recurrir a un especialista externo para que ayude a implementar una nueva solución contable. Si tu empresa tiene el tamaño suficiente para necesitar este servicio, los expertos advierten que debes tener cuidado con quién trabajas.
Las empresas que seleccionan al socio más barato suelen tener una mala experiencia de implementación y acaban gastando más dinero en solucionar los problemas de la primera implementación o nunca llegan a poner en funcionamiento su nuevo software.
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