La estructura perfecta del departamento de contabilidad cambia con cada evolución de tu empresa... pero una cosa es segura: no puedes hacerlo todo.
Me atrevería a apostar a que el agotamiento y los plazos incumplidos te han traído hasta aquí. Después de todo, los responsables de finanzas son conocidos por ser reacios a aumentar la plantilla. Como dice la famosa cita, “Estamos malditos, porque podemos ver los números.”
Este artículo está hecho a medida para ayudarte a justificar esas decisiones de contratación y hacer crecer tu equipo de contabilidad de la manera correcta.
La importancia de elegir la estructura adecuada
Hay muy pocos departamentos que dependan tanto del orden y la organización como el de contabilidad.
Estas son las personas que se aseguran de que cumplas con la normativa, estés preparado para los pasos financieros necesarios y dispongas de los números que necesitas para tomar decisiones informadas.
Si eso no es suficiente para convencerte, piensa en cuántos más conocimientos basados en datos tendrás sobre tu empresa.
Más datos significan más conocimientos, lo que aporta beneficios a corto, medio y largo plazo.
Funciones del departamento de contabilidad
El equipo de contabilidad es responsable de muchas funciones financieras esenciales, entre ellas:
- Registrar, hacer seguimiento y analizar los datos financieros de tu empresa
- Preparar una variedad de informes y documentos financieros esenciales
- Gestionar los impuestos, las auditorías financieras internas y el cumplimiento normativo
- Gestión del flujo de caja
- Seguimiento y asignación del capital
- Teneduría de libros
Para hacer bien todas estas cosas se necesita tiempo, atención al detalle y conocimientos especializados.
Cualquiera que haya intentado encargarse personalmente de todas estas tareas sabe que hacerlo solo es difícil en el mejor de los casos y se vuelve imposible cuando alcanzas cierto ritmo de crecimiento.
Si eres de los que lo hacen todo por su cuenta hasta el final
Si estás convencido de que puedes hacerlo todo por tu cuenta… quizá tengas razón. Pero necesitarás ayuda. Este es el mejor software de contabilidad que puedes conseguir, según la evaluación de mi equipo y la mía:
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Ahora, veamos más de cerca las funciones principales del equipo de contabilidad.
Si simplemente buscas consejos para formar un equipo, puedes saltar a la sección de consejos funcionales; si eres relativamente nuevo en este mundo, te beneficiarás de leer lo siguiente.
Teneduría de libros
La teneduría de libros es el proceso de registrar tu información financiera, incluyendo:
- Fuentes de ingresos
- Cuentas por pagar
- Cuentas por cobrar
- Pérdidas
- Incluyendo los importes, las fechas y las referencias pertinentes
Los encargados de la contabilidad registran las operaciones cronológicamente utilizando documentos como recibos de venta, órdenes de compra y facturas.
El ciclo contable tiene 8 pasos; sin embargo, la teneduría de libros se ocupa principalmente de los cuatro primeros:
- Analizar las operaciones financieras y asignar cada una a la cuenta correspondiente
- Crear asientos contables
- Registrar los asientos en el libro mayor
- Realizar una conciliación al final de cada periodo
Los registros precisos son la base de la salud financiera y facilitan la toma de decisiones inteligentes y oportunas. Además, contar con un buen responsable de la contabilidad facilita la vida de todos cuando llega la temporada de impuestos.
Nóminas
Las tareas relacionadas con las nóminas incluyen:
- Realizar pagos a los empleados
- Pagar impuestos en su nombre
- Conservar registros de deducciones, incentivos, pagos y beneficios de la empresa
Veamos un ejemplo.
Gerald y su amigo Brett montaron un negocio como sociedad, y han contratado a un empleado interno para encargarse de sus finanzas.
¿La ironía? La única persona para la que necesitan gestionar las nóminas es su contable. Si no lo hacen, se exponen a cuantiosas multas y sanciones.
En el caso de los empresarios individuales y las sociedades colectivas, los propietarios no necesitan gestionar sus propias nóminas, pero sí las de cualquier persona con un contrato. En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades anónimas, necesitarás gestionar las nóminas de ti mismo, de tus administradores y de tus empleados.
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Estados financieros
Elaborar estados financieros es como hacerse un análisis de sangre: un mal necesario para gozar de una buena salud (organizativa).
Informan a los inversores y a quienes toman decisiones sobre los beneficios, el flujo de caja, las deudas y el crecimiento. Entre los ejemplos de estados financieros se incluyen los siguientes:
- Balance de situación (o estado de situación financiera): Una visión general de los activos, pasivos y patrimonio neto de tu empresa
- Cuenta de resultados: Estados trimestrales y anuales que muestran los ingresos, los gastos, el beneficio neto y las ganancias
- Estado de flujos de efectivo: Un estado que te permite ver de un vistazo la salud de tu empresa, y que contiene tres secciones: actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiación
Las partes interesadas utilizan estos registros formales para medir la eficacia con la que se gestionan el efectivo, los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Si tu empresa tiene problemas, deberías poder detectarlos, investigar sus causas y resolverlos a tiempo, siempre que tus cuentas estén en orden. Los acreedores, los auditores y la Agencia Tributaria también consultan estos informes para medir la rentabilidad y garantizar el cumplimiento normativo.
Controles internos
Unos controles financieros sólidos son esenciales para el cumplimiento normativo, la seguridad, la gestión de recursos y la sostenibilidad a largo plazo de una organización.
Negarse a crear controles internos genera un riesgo inevitable de fraude o de errores graves que podrían meter al propietario y a los administradores de una empresa en serios problemas financieros y legales.
Tesorería corporativa
El equipo de tesorería es responsable de garantizar que una empresa disponga de efectivo suficiente para satisfacer sus necesidades inmediatas. Esto incluye:
- Realizar actividades exhaustivas de previsión
- Optimizar el uso del crédito
- Reducir la deuda
- Localizar las mejores oportunidades de inversión
Declaraciones de impuestos
Una de las formas más fáciles de cerrar tu empresa es cometer errores en la declaración anual de impuestos, acumular multas descomunales y no poder volver a encauzar el flujo de caja.
A menos que seas un empresario individual muy pequeño con gastos generales mínimos, normalmente merece la pena contratar a un contable público certificado (CPA) para supervisar la preparación y presentación de impuestos.
Más vale prevenir que curar, como dice el viejo refrán.
Cómo estructurar tu departamento de contabilidad
Adoptar un enfoque estratégico para el negocio es una de las formas más inteligentes de incorporar sistemas y procesos a tu empresa que la preparen para una rentabilidad a largo plazo. La forma en que estructuras y construyes tu departamento financiero no es diferente.
Estas son algunas de las funciones contables clave:
- Director financiero: Ese serías tú. Trabajar directamente con el director ejecutivo y dirigir todos los aspectos financieros de una empresa: establecer políticas, desarrollar estrategias financieras y operativas, mejorar la eficiencia operativa y utilizar informes para tomar decisiones.
- Director de tesorería: Supervisa los cambios normativos, hace cumplir las políticas financieras y mantiene las relaciones con acreedores e inversores.
- Responsable de control financiero: Prepara informes mensuales, elabora estados financieros y supervisa las nóminas, además de gestionar las operaciones diarias (incluido el personal) y hacerse cargo del cumplimiento normativo.
- Contable: Gestiona el libro mayor, prepara informes diarios, se encarga de los impuestos y procesa las nóminas.
- Auxiliar contable: Introduce datos, incluido el registro de cobros, mantiene hojas de cálculo de Excel o ejecuta software de contabilidad, e imprime cheques. Muchas empresas pequeñas tienen dos auxiliares, uno para las cuentas por pagar y otro para las cuentas por cobrar.
Otros puestos habituales de contabilidad incluyen:
- Analista financiero
- Responsable de auditoría interna
- Responsable de crédito y cobros
- Responsable de compras
- Responsable de contabilidad
No lo compliques demasiado
Estos puestos suelen añadirse cuando la organización ha alcanzado un mayor nivel de madurez. Si estás empezando, lo mejor es comenzar poco a poco, pero con la intención de llegar a una estructura integral para tu departamento de contabilidad en el futuro.
Cómo interactúan los puestos financieros
Cuanto más pequeña sea tu empresa, más probable será que dependas de unas pocas personas o de un proveedor externo para encargarse de todas las funciones contables.
A medida que crezcas, la carga de trabajo aumentará considerablemente y tendrás que contratar a personas cualificadas para cada puesto y establecer una jerarquía. Sé lo que estás pensando: ¡por fin, lo interesante!
Sigue leyendo para conocer las mejores prácticas sobre la estructura del departamento de contabilidad.
Cómo elegir la estructura organizativa del departamento de contabilidad de tu empresa
Los ingresos, la antigüedad y el tamaño de tu empresa determinarán inevitablemente la estructura y las necesidades de tu departamento financiero.
No hace falta decir que, por lo general, una empresa emergente no necesitará ni tendrá acceso a los mismos recursos que las organizaciones multinacionales, así que ten en cuenta que esta información no sirve para todos los casos.
Otros factores habituales incluyen:
- El sector en el que operas
- La antigüedad de tu empresa
- El número de empleados que tienes
- El número de ubicaciones geográficas
Todos estos factores influyen en cómo creas y estructuras tu equipo financiero.
Analicemos cómo uno de los factores más importantes —la antigüedad y la etapa de una empresa— puede afectar a la estructura de su departamento financiero.
Empresa emergente
En la mayoría de los casos, las empresas emergentes se centran en el crecimiento y la escalabilidad, con el objetivo de desarrollar un modelo de negocio que pueda generar grandes beneficios. Un equipo reducido suele hacer que los fundadores y el personal clave desempeñen múltiples funciones.
Aunque compartas las funciones de CFO o tesorero con otro personal de las primeras etapas, lo mejor es invertir en un buen software de contabilidad para mantener la información centralizada.
A medida que el crecimiento se acelere, es posible que externalices gran parte de tu equipo financiero a proveedores especializados. Como empresa emergente, tus principales preocupaciones financieras suelen ser:
- Mantener las nóminas al día y cumplir al mismo tiempo la normativa sobre retenciones fiscales.
- Prestar mucha atención y ejercer un control estricto sobre el flujo de caja de la empresa, lo que incluye las cuentas por pagar y por cobrar.
- Supervisar el gasto de la empresa para garantizar que no se generen gastos desproporcionados durante la fase de crecimiento.
Si estás experimentando un crecimiento masivo y rápido, merece la pena establecer un plan de contratación para el departamento de contabilidad y ejecutarlo en cuanto las cargas de trabajo se vuelvan insostenibles.
Pequeña empresa
El término «pequeña empresa» puede resultar un tanto engañoso.
En EE. UU., la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) define una pequeña empresa como aquella que tiene menos de 500 empleados... lo que incluye al 99,9 % de todas las empresas de Estados Unidos.
Ten en cuenta que los objetivos estratégicos de una pequeña empresa dependerán de los objetivos de su propietario o propietarios, pero la rentabilidad siempre es un objetivo central. A medida que tu empresa crezca, tendrás que plantearte más seriamente la creación de un departamento financiero completo.
Me centraré en pequeñas empresas con unos ingresos de entre 2 y 10 millones de dólares.
La estructura de tu departamento de contabilidad puede seguir siendo bastante sencilla, si funciona para ti: los especialistas en nóminas y los responsables de contabilidad pueden mantener en marcha las tareas contables de las pequeñas empresas, como configurar paneles de informes para vigilar los KPI. En este punto, el CFO y el responsable de control financiero pueden centrarse en la visión estratégica general, incluidos los informes departamentales u operativos.
Para los vaqueros de ahí fuera
Si has llegado a esta etapa sin ninguna persona de contabilidad o finanzas:
- Bien por ti, pero comprueba que tus proveedores no te odien.
- Es hora de contratar a un profesional sénior de finanzas que ayude con la implementación de la estrategia y las políticas.
Grandes empresas
Las grandes empresas, es decir, aquellas con más de 500 empleados y ubicaciones en todo el mundo, suelen centrarse en la expansión hacia nuevos mercados y en la eficiencia (o, al menos, en la reducción de costes).
Si aún no se ha hecho, querrás racionalizar y optimizar tu estructura organizativa. Un objetivo clave es permitir que el equipo directivo, y el CFO en particular, se centre en las estrategias a largo plazo. Considera la posibilidad de contratar a un vicepresidente de Finanzas para supervisar la salud financiera de la empresa, incluida la planificación y los informes financieros, así como el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos.
Los objetivos clave de las empresas más grandes dependen de sus metas corporativas, pero pueden incluir los siguientes:
- Centralizar las herramientas operativas clave: Si tu empresa no está aprovechando el potencial de un ERP, el tema surgirá inevitablemente. Contar con la aportación de un equipo experto de finanzas —y de personas que desempeñen funciones contables específicas— será de gran ayuda para la implementación del ERP y para preparar a la empresa para el éxito y el crecimiento.
- Fusiones y adquisiciones: Como parte de la estrategia corporativa, fusionarse con otras entidades o adquirirlas podría ser un objetivo importante para el crecimiento y la expansión. En estos casos, los responsables de finanzas serán fundamentales en todas las etapas, desde la planificación hasta la integración. Esto incluye llevar a cabo la diligencia debida y la modelización financiera.
Profundizando en el equipo sénior de contabilidad
A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más acuciantes que tienen los responsables de operaciones sobre la estructura del departamento de contabilidad.
¿Cuándo tiene sentido contratar a un CFO?
Si sientes que tus conocimientos de finanzas no son lo bastante sólidos como para asumir tú mismo el puesto de CFO, no pasa nada. Es mejor admitir tus debilidades y crear a tu alrededor un equipo de finanzas y/o contabilidad que intentar encajar una pieza cuadrada en un agujero redondo.
El ROI se retrasará
Si estás considerando si contratar a un CFO, normalmente significa que ha llegado el momento de hacerlo. Por lo general, cuanto antes, mejor; sin embargo, no es lo mismo que contratar a un comercial. Debes darles tiempo para comprender tu empresa y, después, aplicar cambios.
Todas las empresas tienen algo en común: necesitan generar dinero (y gestionarlo adecuadamente) para mantenerse en el negocio. La planificación financiera estratégica y los informes basados en datos son fundamentales para cualquier empresa de éxito, y contratar a un CFO es una forma segura de garantizar que tu empresa emergente empiece con buen pie.
CFO frente a responsable de control financiero: ¿cuál es la diferencia?
El CFO se encuentra en la cima de la jerarquía estructural del departamento de finanzas. Mientras que el primero debe tomar distancia para ver el panorama general y comprender cómo perfeccionar y mejorar, el segundo se ocupa de las funciones contables y de optimizar las operaciones diarias de la empresa.
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Gerente de contabilidad frente a responsable de control financiero: ¿cuál es la diferencia?
En las organizaciones más pequeñas, los responsables de control financiero suelen desempeñar dos funciones y pueden gestionar un equipo reducido de contables y administrativos. Sin embargo, para las operaciones más grandes es prudente contratar a gerentes de contabilidad que gestionen al personal y dejar que los responsables de control financiero se centren en los presupuestos, las previsiones y otros informes fundamentales.
Diseñando un departamento de finanzas de alto rendimiento
Tanto si diriges el departamento de finanzas de una pequeña empresa como el de una empresa tecnológica en rápido crecimiento, las distintas formas de estructurar tu departamento de finanzas siempre tendrán matices en función de tus necesidades específicas.
La primera pregunta que debes hacerte es si eres el CFO adecuado para el puesto o si contratar a alguien para desempeñarlo te colocaría en una mejor posición para crecer. A partir de ahí, puedes desarrollar una estrategia que garantice una segregación de funciones adecuada, con cada una de tus funciones contables desempeñada por la persona correcta y una jerarquía perfecta en el departamento de contabilidad.
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