Lista de comprobación de 10 pasos para la implementación de software contable

Selección de una metodología de implementación

Así que enviaste tu solicitud de propuestas de software de contabilidad y elegiste tu próximo software de contabilidad. ¡Enhorabuena! Ahora viene la parte fundamental: ponerlo en marcha sin problemas. La forma en que abordes este proceso puede determinar el éxito o el fracaso de la implementación. 

Exploremos las metodologías más populares que utilizan realmente empresas como la tuya:

• Implementación ágil: Divide el proceso en «iteraciones» breves centradas en módulos o funciones específicos. Pon en funcionamiento cada parte rápidamente, prueba y perfecciona el proceso sobre la marcha. Es flexible y ofrece resultados rápidos, pero requiere una colaboración estrecha.
• Implementación en cascada: El enfoque lineal clásico: planificar, diseñar, desarrollar, probar, implementar y mantener. Es ideal para necesidades complejas con requisitos rígidos, pero los cambios a mitad del proceso pueden resultar costosos y tendrás que esperar más para ver resultados.
• Despliegue por fases: Implementa el sistema por etapas, ya sea por funcionalidad —libro mayor (GL), después cuentas por pagar (AP) y, posteriormente, cuentas por cobrar (AR)— o por unidad de negocio. Reduce el riesgo, permite una formación específica y te ayuda a aprender lecciones útiles para las fases posteriores. Es ideal para organizaciones grandes con sistemas de contabilidad complejos.
• Implementación de golpe: Transfiere a todos los usuarios al nuevo sistema en una fecha predeterminada. Es eficiente, pero intenso: una planificación meticulosa y una formación exhaustiva son fundamentales.
• Adopción en paralelo: Ejecuta los sistemas antiguo y nuevo simultáneamente durante un periodo. Proporciona una red de seguridad para comprobar la exactitud, pero requiere muchos recursos y prolonga la transición.

¿Qué metodología es adecuada para ti?

Ten en cuenta el tamaño, la complejidad, la tolerancia al riesgo y la urgencia de las necesidades contables de tu empresa. Una empresa emergente podría inclinarse por el enfoque ágil para obtener resultados rápidos, mientras que una multinacional con requisitos de informes complejos podría preferir el modelo en cascada. ¿Una empresa mediana en crecimiento con departamentos diversos? El despliegue por fases podría ser la opción ideal para ti.

Recuerda que estas metodologías no son mutuamente excluyentes. Podrías utilizar un enfoque en cascada para la configuración principal y, después, cambiar al enfoque ágil para añadir nuevas funciones. O comenzar con un despliegue por fases según la ubicación, pero utilizar iteraciones ágiles dentro de cada fase. 

La clave está en comprender las ventajas y desventajas de cada una para diseñar un enfoque que se adapte perfectamente a tu empresa.

¿Quién participa en la implementación del software de contabilidad?

La implementación de software de contabilidad es una transformación amplia en la que participan diversos roles de la organización, no solo un proyecto del departamento de TI o de finanzas. Entre los participantes clave se incluyen:

• Patrocinador ejecutivo: Normalmente el CFO o COO, proporciona la visión, consigue recursos, resuelve bloqueos y fomenta el apoyo de los distintos departamentos.
• Director del proyecto: Gestiona el plan de implementación, el calendario, el presupuesto y la coordinación del equipo, asegurándose de que todas las partes encajen a la perfección.
• Responsable del equipo de contabilidad: Conecta los aspectos técnicos del software con las necesidades contables, y supervisa la configuración del sistema, la migración de datos y las pruebas de usuario.

Otros participantes clave:

• Equipo de TI: Gestiona la configuración técnica y la seguridad.
• Proveedor/consultor: Ofrece experiencia en software y gestión adicional del proyecto.
• Usuarios avanzados: Usuarios con amplios conocimientos de cada departamento que facilitan la formación y la asistencia.
• Recursos humanos y nóminas: Gestiona los módulos de nóminas y los gastos de los empleados.
• Ventas y operaciones: Gestiona los procesos desde el pedido hasta el cobro.
• Cumplimiento legal: Garantiza el cumplimiento de la normativa.
• Responsable de gestión del cambio: Supervisa las estrategias de comunicación y adopción.

Partes interesadas a las que se debe mantener informadas:

• CEO: Responsable del rendimiento general de la empresa.
• Consejo de administración/inversores: Interesados en el ROI y el riesgo.
• Auditores externos: Dependen del sistema para realizar auditorías fiables.
• Clientes/proveedores clave: Se ven afectados por los cambios en la facturación o los pagos.
• Todos los empleados: Se ven afectados por la exactitud financiera y la eficiencia operativa.

Cada función es crucial para garantizar el éxito del proyecto, abordando tanto los aspectos estratégicos como los prácticos de la integración del software en la empresa.

La implementación del software de contabilidad es un trabajo en equipo

Tu trabajo, tanto si diriges este proyecto como si formas parte del equipo, consiste en garantizar que estas personas participen en los momentos adecuados. El equipo de TI no debería tomar decisiones sobre las políticas contables, del mismo modo que el CFO no debería configurar los ajustes del servidor. Sin embargo, cuando cada persona aporta su experiencia de forma coordinada, se sientan las bases para una implementación fluida y exitosa que transforme las operaciones de tu empresa.

Cómo implementar un software de contabilidad

Implementar un software de contabilidad —ya sea general, en línea, basado en la nube u otro tipo completamente distinto— es como construir una casa. Necesitas unos cimientos sólidos, las herramientas adecuadas y un plano claro. 

Vamos a repasar cada paso para garantizar que no te limites a instalar el software, sino que transformes realmente tus procesos contables.

Paso 0: consigue un software de contabilidad

Si todavía no tienes una herramienta, nuestro equipo ha revisado los mejores programas de contabilidad y ha determinado que estos son actualmente los mejores del mercado:

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1. 1. Xero — Mejor para empresas en rápido crecimiento
2. 2. Dext — Mejor para extracción de datos de precontabilidad
3. 3. QuickBooks Online — Mejor para pequeñas empresas
4. 4. Striven — Ideal para la gestión empresarial todo en uno
5. 5. Ramp — Ideal para la gestión automatizada de gastos
6. 6. Patriot Accounting — Ideal para métodos contables flexibles
7. 7. InvoiceBerry — Ideal para crear facturas rápidamente
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Ideal para empresas medianas
10. 10. ZipBooks — Mejor para organizaciones sin fines de lucro

Si estás cambiando de una herramienta contable diferente, el proceso que debes seguir es ligeramente distinto.

1. Inicio y planificación del proyecto: define tus requisitos y objetivos

Este paso consiste en tener perfectamente claro qué necesitas y por qué. Es la base de todo lo que viene después. Es fundamental establecer qué quieres que el software consiga para tu empresa, ya sea mejorar los informes financieros, agilizar los procesos o mejorar el cumplimiento normativo.

• Identifica los puntos problemáticos de tus procesos actuales. ¿Te ahogas entre registros manuales? ¿Tienes dificultades con los informes en tiempo real?
• Enumera las funciones imprescindibles (como la compatibilidad con varias divisas) y las funciones deseables (como las previsiones basadas en AI).
• Establece objetivos medibles. Por ejemplo, «Reducir el tiempo del cierre mensual de 15 días a 5 días» o «Reducir los costes de procesamiento de facturas en un 30 %».
• Involucra a las partes interesadas clave. Tu equipo de cuentas por cobrar (AR) puede necesitar informes de antigüedad de saldos de clientes, mientras que tu CEO quiere un panel personalizado.
• Crea un acta de constitución del proyecto que describa los objetivos, el alcance y las limitaciones del proyecto.
• Establece una oficina de gestión de proyectos (PMO) si es necesario, para supervisar la implementación.

2. Mapea y optimiza tus procesos

No te limites a replicar tus procesos antiguos en el nuevo sistema. Aprovecha esta oportunidad para agilizarlos.

• Documenta los flujos de trabajo actuales (mapas de procesos tal como son).
• Identifica los cuellos de botella y las redundancias. Puede que tres personas estén comprobando cada factura cuando solo sería necesaria una.
• Diseña flujos de trabajo optimizados (mapas de procesos futuros). Piensa en la automatización, las aprobaciones y los registros de auditoría.
• Valídalos con los usuarios finales. Un proceso que parece adecuado sobre el papel puede tener obstáculos ocultos.

Ejemplo: un bufete de abogados mapeó su proceso de facturación:

• Situación actual: los abogados registraban el tiempo en hojas de cálculo, enviaban correos electrónicos a los coordinadores de facturación, que creaban manualmente las facturas en QuickBooks, y después los socios revisaban cada factura, lo que provocaba grandes retrasos.
• Situación futura: en su nuevo sistema, los abogados introducen directamente el tiempo, las reglas automatizadas crean borradores de facturas y solo es necesario que los socios revisen las facturas de alto valor o con excepciones. ¿El resultado? Las facturas se envían un 70 % más rápido, mejorando el flujo de caja.

3. Configura el plan de cuentas (COA) y la estructura de informes

Este es el plano de tu casa financiera. Hazlo bien y la generación de informes será muy sencilla.

• Empieza con tu plan de cuentas anterior, pero no te limites a copiarlo. Aprovecha esta oportunidad para simplificarlo.
• Asegúrate de que respalde tanto las necesidades de los informes reglamentarios como las de los informes de gestión.
• Configura departamentos, centros de costes, proyectos u otras dimensiones para segmentar y analizar los datos.
• Diseña tus estados financieros e informes clave. Trabaja hacia atrás para asegurarte de que tu COA los respalde.

Ejemplo: Una organización sin ánimo de lucro, EduForAll, necesitaba realizar un seguimiento de los gastos por programa, fuente de financiación y ubicación. Su COA utilizaba:

• 5 dígitos para las cuentas naturales (p. ej., 50400 para Material de oficina)
• 3 dígitos para los programas (p. ej., 101 para el Programa de alfabetización)
• 2 dígitos para los financiadores (p. ej., 05 para la Fundación Gates)
• 2 dígitos para las ubicaciones (p. ej., 12 para la oficina de Nairobi)

Un gasto como "50400-101-05-12" significaba "Material de oficina para el Programa de alfabetización, financiado por la Fundación Gates, en Nairobi". Esta estructura permitió a EduForAll generar rápidamente informes para cada financiador, optimizar los costes de los programas y gestionar eficazmente los presupuestos de las ubicaciones.

4. Planifica y ejecuta la migración de datos

Este paso consiste en trasladar tu historial a tu nuevo hogar sin llevarte el desorden.

• Decide qué migrar. Normalmente, querrás migrar las transacciones abiertas, los datos de clientes y proveedores, y al menos un año de datos históricos.
• Limpia tus datos. Corrige los duplicados de clientes, actualiza la información obsoleta de los proveedores y concilia las partidas abiertas.
• Asigna los datos antiguos a las nuevas estructuras. Tu cuenta antigua de "Gastos de oficina" podría corresponderse con varias cuentas nuevas.
• Realiza una migración de prueba. Valida los totales y comprueba algunos detalles. Repite el proceso hasta que sea perfecto.
• Planifica cuidadosamente el cambio. Puede que necesites un breve «periodo de calma» sin transacciones; planifícalo.

5. Personaliza e integra

Ahora, haz que el sistema sea realmente tuyo y que forme parte de tu ecosistema empresarial más amplio.

• Personaliza con prudencia. La configuración estándar es ideal para las actualizaciones y el soporte. Personaliza únicamente aquello que aporte un valor empresarial real.
• Define todas las integraciones necesarias: CRM, comercio electrónico, HRIS, banca, etc.
• Decide entre integraciones en tiempo real (APIs) o por lotes. El tiempo real es ideal para el inventario; para el HRIS podría bastar con el procesamiento por lotes.
• Prueba exhaustivamente las integraciones. Un fallo entre sistemas puede provocar grandes quebraderos de cabeza.

No personalices en exceso

Aunque adaptar el sistema a necesidades empresariales específicas puede mejorar su funcionalidad, un exceso de personalizaciones puede complicar futuras actualizaciones e integraciones, lo que puede generar mayores costes de mantenimiento e incompatibilidades del sistema.

6. Pruebas, formación y transición

Has construido tu nuevo hogar financiero. Ahora asegúrate de que sea sólido y de que todo el mundo sepa cómo moverse por él.

• Prueba todo. Pruebas unitarias (¿funciona este flujo de facturación?), pruebas de integración (¿Salesforce activa la facturación?) y una prueba del ciclo completo (desde el pedido hasta el cobro y el informe financiero).
• Imparte la formación por fases. Empieza con un equipo principal, continúa con la formación de formadores y, por último, forma a todos los usuarios.
• Utiliza situaciones reales en la formación. «Así gestionarás el proceso mensual de facturación de clientes».
• Planifica meticulosamente la puesta en marcha. Organiza una sala de operaciones, un proceso de escalado de incidencias y, sí, compra pizza.
• Después de la puesta en marcha, cuenta con usuarios avanzados en cada equipo para proporcionar asistencia inmediata.

7. Revisión posterior a la implementación y estabilización

Aquí es donde muchas empresas fallan, al pensar que el trabajo ha terminado una vez que el sistema está en funcionamiento. Pero es precisamente ahora cuando puedes empezar a aprovechar realmente tu inversión.

Antes de descorchar el champán, asegúrate de que tu nuevo sistema sea realmente estable y cumpla con lo prometido.

• Ejecuta un cierre completo de fin de mes. Compáralo con tu proceso anterior. ¿Estás alcanzando tus objetivos de tiempo y precisión?
• Revisa los KPI semanalmente. Supervisa métricas como DSO, DPO, excepciones de conciliación, etc. Te indicarán si los procesos están funcionando.
• Realiza reuniones diarias de seguimiento durante el primer mes. Las comprobaciones rápidas permiten detectar los problemas a tiempo.
• Documenta todos los problemas y sus soluciones. Esto se convertirá en tu manual para futuras incidencias.
• Realiza una revisión formal posterior al proyecto. ¿Qué salió bien? ¿Qué no salió bien? Utiliza las lecciones aprendidas en futuros proyectos.

8. Cumplimiento normativo, auditorías y seguridad del sistema

 En el entorno normativo actual, tu sistema no solo debe ser eficiente, sino también estar completamente protegido.

• Revisión anual del cumplimiento normativo. SOX, RGPD, normativas específicas del sector: asegúrate de cumplirlas.
• Prepárate para las auditorías durante todo el año. Los procesos bien documentados y los registros de auditoría claros facilitan las auditorías.
• Realiza comprobaciones de seguridad periódicas. ¿Quién tiene acceso a qué? ¿Son seguras todas las integraciones?
• Realiza pruebas de recuperación ante desastres. ¿Puedes restaurar los datos a partir de las copias de seguridad? ¿Cuántos datos podrías perder?

9. Forma, retén e incorpora nuevos talentos

Tu equipo es el corazón de tu sistema contable. Invierte en él.

• Realiza sesiones anuales de actualización. Presenta las nuevas funcionalidades y refuerza las mejores prácticas.
• Envía a tu equipo a conferencias para usuarios. Aprenderán de sus compañeros y volverán con energías renovadas.
• Ofrece formación interdepartamental. Tu especialista en cuentas por cobrar podría tener grandes ideas para el equipo del libro mayor.
• Al contratar, da prioridad a la capacidad de adaptación. Necesitas personas que puedan crecer con tu sistema en evolución.

10. Planifica el crecimiento y el cambio

Lo único constante en los negocios es el cambio. Haz que tu sistema contable sea un facilitador, no un obstáculo.

• Realiza una revisión anual de la escalabilidad. ¿Tu sistema se quedará pequeño o solo necesitarás más licencias?
• Vigila el entorno empresarial. ¿Te estás expandiendo internacionalmente? ¿Se avecina una operación de fusiones y adquisiciones? Planifica pronto los cambios del sistema.
• Crea una lista de solicitudes de cambios pendientes. Los pequeños ajustes pueden esperar, pero regístralos para los ciclos periódicos de actualización.
• Mantén una visión estratégica. Reúnete trimestralmente con la alta dirección para alinear la hoja de ruta del sistema con los objetivos empresariales.

Implementar un software contable no es un proyecto que se hace una sola vez; es un proceso continuo de optimización, conocimiento y crecimiento. ¡Sigue perfeccionándolo!

Cuánto dura la implementación

Una implementación apresurada puede costarte mucho más a largo plazo que dedicar unas semanas adicionales a hacer las cosas bien. Analicemos los plazos.

Las variables: factores que influyen en el tiempo de implementación

Antes de hablar de semanas y meses, ten en cuenta que estos factores pueden modificar considerablemente tus plazos:

1. Tamaño y complejidad de la empresa: una empresa emergente de 10 personas avanzará más rápido que una multinacional con 1.000 empleados y seis filiales.
2. Sector: los sectores muy regulados, como la sanidad o las finanzas, requieren más tiempo de configuración para cumplir la normativa.
3. Necesidades de personalización: una solución estándar es la opción más rápida. ¿Una personalización exhaustiva? Añade tiempo.
4. Migración de datos: ¿un balance de comprobación sencillo o años de datos transaccionales? La diferencia es considerable.
5. Integraciones: cuantas más integraciones haya, como CRM, comercio electrónico, etc., más tiempo se necesitará.
6. Disponibilidad del equipo: un equipo de proyecto dedicado avanzará más rápido que un equipo que compagina el proyecto con sus tareas diarias.
7. Metodología de implementación: la metodología ágil puede poner en funcionamiento algunas partes más rápido; la metodología en cascada podría tardar más, pero permitiría ponerlo todo en funcionamiento de una sola vez.

Desglose de un calendario habitual

1. Planificación del proyecto (1-2 semanas): Esta fase inicial incluye definir el alcance del proyecto, recopilar los requisitos y formar el equipo de implementación.
2. Instalación del software y configuración del sistema (2-6 semanas): Dependiendo de la complejidad, esta fase implica instalar el software, configurarlo para adaptarlo a las necesidades de la empresa y establecer los roles y permisos de los usuarios.
3. Migración de datos (1-4 semanas): La duración de esta fase depende del volumen y la calidad de los datos que se transfieran. Incluye la limpieza y asignación de datos, así como la migración propiamente dicha, seguida de una validación para garantizar la precisión.
4. Pruebas (1-3 semanas): Esta fase crítica implica realizar pruebas para garantizar que todos los aspectos del software funcionen como se espera y se integren correctamente con otros sistemas.
5. Formación y transición (2-4 semanas): Formación de los usuarios finales y asistencia durante su transición al nuevo sistema. Esta fase es crucial para garantizar un cambio fluido y su duración puede variar en función de la familiaridad de los usuarios con las nuevas tecnologías.
6. Puesta en marcha y asistencia inicial (1-2 semanas): El sistema entra en funcionamiento y se establece una estructura de asistencia para gestionar cualquier problema inmediato.

Esto es lo que generalmente puedes esperar según el tamaño de tu empresa

• Pequeña empresa (10–50 empleados, una sola entidad). Configuración sencilla: 4–8 semanas
• Mediana empresa (50–500 empleados, posiblemente varias entidades). 3–6 meses
• Gran empresa (más de 500 empleados, varias entidades, internacional):  6–12 meses

Descarga tu lista de comprobación para la implementación del software contable

Ya tienes los conocimientos. Ahora, asegurémonos de que puedes aplicarlos de forma sistemática. Esta lista de comprobación para la implementación del software contable es tu guía paso a paso durante todo este proceso.

Esta herramienta está diseñada para ayudarte a llevar un seguimiento de cada paso importante, desde la planificación inicial hasta la fase de puesta en marcha, garantizando que no se pase por alto ninguna tarea crítica.

¿Y lo mejor? Es totalmente personalizable. Puedes añadir, modificar o eliminar tareas para adaptarlas a tu proceso específico.

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7 errores que debes evitar al implementar un software contable

Implementar un software contable puede ser complejo y exigente. Estos son algunos consejos para evitar errores habituales y garantizar una implementación satisfactoria:

1. Subestimar la importancia de la limpieza de datos

Dedica un esfuerzo considerable a limpiar tus datos antes de la migración. Asegúrate de que todos los conjuntos de datos estén libres de duplicados e imprecisiones y completamente actualizados. 

Esta preparación reduce las complicaciones durante la fase de migración de datos y aumenta la eficiencia general del nuevo sistema.

2. Omitir la formación personalizada de los usuarios

No te limites a repartir manuales genéricos. Adapta la formación a las distintas necesidades de tu equipo. Utiliza situaciones que reflejen sus tareas diarias para que el nuevo sistema les resulte familiar y más fácil de adoptar.

3. No planificar la asistencia posterior a la puesta en marcha

Prepárate para abordar cualquier problema de inmediato en cuanto el sistema entre en funcionamiento. 

Establece un sistema de asistencia sólido con un servicio de soporte, manuales de usuario, preguntas frecuentes y un equipo de «superusuarios» que puedan intervenir rápidamente. Una asistencia proactiva reduce el tiempo de inactividad y el estrés.

4. No establecer plazos realistas

Planifica el calendario del proyecto dejando cierto margen para imprevistos. Supervisa los avances y realiza ajustes según sea necesario. 

Un calendario bien planificado evita las prisas de última hora y garantiza que cada parte del proyecto reciba la atención que necesita.

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5. Pasar por alto la necesidad de actualizaciones y comentarios periódicos

Mantén a todo el mundo informado con actualizaciones periódicas. Habla sobre cómo van las cosas, aborda cualquier desafío y ajusta tu plan basándote en los comentarios recibidos en tiempo real. La comunicación abierta ayuda a gestionar las expectativas y mantiene a todo el mundo implicado y alineado.

6. Descuidar la gestión del cambio

Empieza a gestionar el cambio desde el primer día. 

• Comunica claramente los beneficios: explica el «porqué» antes que el «cómo». 
• Explica los beneficios individuales para fomentar la aceptación. 
• Celebra los logros por el camino para generar impulso y apoyo. 

Una buena gestión del cambio puede reducir la resistencia y acelerar la adopción.

7. Demasiadas personas tomando decisiones

Es estupendo contar con aportaciones, pero demasiadas partes interesadas pueden convertir la toma de decisiones en un verdadero quebradero de cabeza. Intenta mantener el grupo reducido. Incluye solo a quienes deban estar presentes: piensa en los responsables clave de la toma de decisiones y en los conocimientos especializados esenciales. Esto permite que todo avance sin problemas y evita el temido atasco en la toma de decisiones.

Cómo hacer que el software de contabilidad trabaje para ti

Implementar un software de contabilidad puede parecer abrumador, pero con los pasos adecuados y una gran atención al detalle, es totalmente viable. Presta atención a esos obstáculos ocultos y adopta el proceso de perfeccionar tu sistema para aprovecharlo al máximo.

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