7 ERP-menestystarinaa & mitä voit oppia
Se tapa, jolla otat käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän (ERP-ohjelmiston), vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka tehokas se on talousprosesseissasi. Kun tarkastelet yrityksiä, jotka onnistuivat ERP-järjestelmän käyttöönotossa, huomaat tiettyjä yhtäläisyyksiä.
Useiden listalla olevien yritysten menestystä vauhditti vahva johtoryhmä, joka osallistui aktiivisesti käyttöönottoon ja työskenteli realistisen käyttöönottosuunnitelman pohjalta. Voit ottaa heidän toimintamalleistaan ideoita varmistaaksesi, että yrityksesi ERP-järjestelmän käyttöönotto sujuu ongelmitta.
Miksi ERP-järjestelmien käyttöönotolla on merkitystä
ERP-järjestelmät ovat loistavia, mutta käyttöönotot voivat epäonnistua. Kun näin tapahtuu, ne kuluttavat yrityksen aikaa, energiaa ja melkoisesti rahaa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mission Produce on maailmanlaajuinen avokadojen toimittaja, joka myy kypsiä avokadoja ympäri vuoden. Vuonna 2022 Mission Produce kohtasi merkittäviä haasteita pyrkiessään toteuttamaan tehtäväänsä herkullisten hedelmien toimittamisesta (kyllä, avokadot ovat hedelmiä). Syy? Epäonnistunut ERP-järjestelmän käyttöönotto.
Tämä maksoi yritykselle sen maineen ja $3.8 million, jotka maksettiin konsultille ERP-järjestelmän ongelmien ratkaisemisesta.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark luotti aiemmin laskentataulukoihin varaston seuraamisessa ja Sage Liveen kirjanpidossa. Perustajat Kevin Keller ja Allen Shafer ymmärsivät, etteivät nämä järjestelmät pystyneet tukemaan heidän kaksinumeroista vuosittaista myynnin kasvuaan — tiedän, melkoinen luksusongelma.
Syynä oli tämä: laskentataulukoilla ei pystynyt käsittelemään muuttuvia varastokustannuksia, kun taas Sagesta puuttuivat työnkulut myytyjen tuotteiden kustannusten (COGS) kirjaamiseen. Tämä johti runsaaseen manuaaliseen tietojen syöttämiseen ja heikompaan luottamukseen tietojen oikeellisuuteen.
Ratkaistakseen ongelman perustajat päättivät keskittää tiedot ja työnkulut NetSuite ERP:hen. Vain kolme viikkoa käyttöönoton jälkeen perustajat havaitsivat merkittävää kehitystä seuraavilla osa-alueilla:
- Kirjanpito: He pystyivät havaitsemaan varastoon liittyvät tietojen syöttövirheet nopeammin.
- Taloushallinto: Yritys pystyi hoitamaan taloushallinnon tehtävät turvautumatta ulkopuolisiin kirjanpitäjiin.
- Kustannusten hallinta: Yritys pystyi kasvattamaan myyntiä noin 50 % vuositasolla ilman henkilöstömäärän lisäämistä.
- Talous: Perustajilla oli parempi näkyvyys katteisiin ja varastoon.
Menestyksen syyt
Johdon sitoutuminen ERP-projektin toteuttamiseen oli ratkaisevaa Fulton & Roarkin tapauksessa. Lisäksi perustajien aloitteellisuus ja aktiivinen osallistuminen ERP-järjestelmän käyttöönottoon kannustivat työntekijöitä sitoutumaan hankkeeseen, mikä edisti projektin onnistumista.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies on muuttoalan laitteiden ja tarvikkeiden perheomisteinen tukkukauppias. Alle vuosikymmenessä yritys oli laajentunut yhdestä toimipaikasta Georgiassa useisiin toimipaikkoihin eri puolilla Yhdysvaltoja (ja nelinkertaistanut henkilöstönsä).
Pienenä yrityksenä N&N käytti QuickBooksia ja kolmannen osapuolen palkkapalveluntarjoajaa työaikakirjausten ja palkanmaksun hallintaan. QuickBooks ei pysynyt N&N:n nopeasti muuttuvien tarpeiden tahdissa, joten perustajat ottivat käyttöön NetSuite ERP:n ja NetSuite-kumppani NOVATimen tarjoaman työajanseurantaratkaisun kirjanpito- ja palkanmaksuprosessien hallintaan.
N&N onnistui lyhentämään palkanmaksun käsittelyaikaa 84 % ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Yritys pystyi myös täsmäyttämään tilit nopeammin ja seuraamaan työvoimakustannuksia helpommin kaikissa toimipaikoissaan.
Menestyksen syyt
Integraatio kolmannen osapuolen kumppanin kanssa oli ratkaisevan tärkeä ERP-järjestelmän ominaisuuksien mukauttamisessa N&N:n tarpeisiin. Lisäksi työntekijöiden sitouttaminen koulutuksen avulla sekä heidän aktiivinen osallistumisensa ERP-ratkaisun valinta- ja käyttöönottoprosessiin olivat keskeisiä tekijöitä N&N:n menestystarinassa.
3. Cadbury
Mondelez Internationalin nykyisin omistamalla brittiläisellä monikansallisella makeisalan yrityksellä Cadburyllä oli useita huolenaiheita, jotka puolsivat ERP-järjestelmän käyttöönottoa. Sen keskeiset haasteet liittyivät tuotanto- ja jakeluvaatimuksiin voimakkaan kasvun vaiheessa.
Cadburyn ongelmat johtivat siihen, mitä SAP kutsuu ”yhdeksi maailmanlaajuisesti suurimmista ERP-toteutuksista”. ERP-järjestelmän käyttöönotto auttoi Cadburya standardoimaan prosessit 16 toimipaikassa ja yhdistämään yrityksen 13 tuotantotoimintoa.
Onnistunut ERP-järjestelmän käyttöönotto auttoi Cadburya lopulta pienentämään toimintakustannuksiaan ja parantamaan tuotannon tehokkuutta koko toimitusketjussaan — toisin sanoen projekti onnistui.
Menestyksen syyt
Cadburyn ERP-menestys oli osa viisivuotista IT-muutoshanketta. Käyttöönottoprosessi ei aina etene ongelmitta, mutta jos olet päättäväinen ja valmis tekemään useita suunnanmuutoksia, onnistut todennäköisemmin Cadburyn tavoin.
4. Nestlé
Nestlé on maailman suurin elintarvike- ja juomayhtiö. Sveitsiläinen yritys päätti käynnistää BEST-nimisen ERP-järjestelmän käyttöönottoprojektin (liiketoiminnan erinomaisuus järjestelmäteknologian avulla) vuonna 1997, ja sen oli määrä valmistua vuonna 2003. Nestlén käyttöönottomatkaan sisältyi kuitenkin useita haasteita.
SAP oli Nestlén valitsema ERP-järjestelmä. Nestlén toimitusjohtaja työskenteli itse yhdessä useiden eri alueiden, kuten taloushallinnon ja jakelun, johtajien kanssa muodostaakseen SAP:n käyttöönotosta vastaavan sidosryhmätiimin. Tiimi oli varma yhdestä asiasta: käyttöönotto järjestäisi liiketoimintaprosessit uudelleen ja muuttaisi Nestlén toimintatapoja.
Sidosryhmätiimi ei kuitenkaan onnistunut saamaan työntekijöitä tuntemaan itseään osallisiksi eikä viestimään, miten muutos vaikuttaisi heihin, mikä aiheutti työntekijöissä tyytymättömyyttä. Kolmen vuoden kuluttua projekti keskeytettiin, ja työntekijöiden vaihtuvuus nousi 77 prosenttiin.
Nestlé päätti aloittaa prosessin uudelleen, ja tällä kertaa se varmisti, että divisioonien johtajat osallistuivat hankkeeseen ja että kaikki työntekijät olivat täysin tietoisia odotettavissa olevista muutoksista. Tällä kertaa kaikki sujui hyvin. Vuoteen 2002 mennessä Nestlé oli säästänyt 325 miljoonaa dollaria toimintakustannuksissa.
Menestyksen syyt
Nestlé teki aluksi virheitä, mutta onnistui tunnistamaan ja korjaamaan ongelman sen sijaan, että se olisi hylännyt käyttöönottoprosessin kokonaan, kuten jotkin yritykset tekevät.
Tämä on täydellinen esimerkki siitä, miksi työntekijöiden sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää onnistuneessa ERP-järjestelmän käyttöönotossa.
5. ABC Compounding
ABC Compounding valmistaa nestemäisiä ja aerosoleina annosteltavia tuotteita useille toimialoille. Toisin kuin muilla tässä luettelossa mukana olevilla yrityksillä, ABC Compoundingilla oli jo ERP-ratkaisu (ProcessPro), josta puuttuivat olennaiset ominaisuudet, kuten suunnittelu, aikataulutus ja MRP (materiaalitarvesuunnittelu).
ABC:n onneksi yrityksen tietohallintojohtaja Myra Huger oli käyttänyt Sage ERP X3:a edellisessä yrityksessään ja tunsi ERP-järjestelmän laajan ominaisuusvalikoiman. Yritys teki yhteistyötä paikallisen Sagen kumppaniyrityksen kanssa käyttöönoton tukemiseksi.
Kokeneen kumppaninsa ansiosta yritys pystyi siirtymään Sage ERP:hen nopeasti ja pysymään kunnianhimoisessa käyttöönottoaikataulussaan.
Menestyksen syyt
Myra Hugerin kokemus Sagesta sekä yrityksen rinnalla toiminut kokenut käyttöönottokumppani olivat ABC Compoundingin onnistuneen käyttöönoton keskeisiä tekijöitä.
Asiantuntijan, joko organisaation sisältä tai sen ulkopuolelta, ottaminen mukaan tiimiin auttaa merkittävästi ERP-järjestelmän onnistuneessa käyttöönotossa, sillä hän voi ohjata prosessia ja tarjota työntekijöille koulutusta.
6. Hormel Foods
Hormel Foods valmistaa, jalostaa ja jakelee maailmanlaajuisesti erilaisia elintarvike- ja lihatuotteita. Yritys ei ollut päivittänyt järjestelmiään vuosiin, ja se tukeutui useisiin työkaluihin, jotka eivät toimineet hyvin yhdessä. Edellinen ERP-päivitys oli itse asiassa tehty yli 15 vuotta aiemmin, kun Hormel päätti nykyaikaistaa ja standardoida vanhat järjestelmänsä.
KPMG otettiin mukaan tukemaan Hormelin pyrkimyksiä standardoida prosessinsa ja parantaa tietojen laatua ottamalla käyttöön Oracle Cloud ERP. Käyttöönoton jälkeen Hormelilla oli yhtenäinen järjestelmä, joka auttoi standardoimaan liiketoimintaprosesseja ja tietoja, tehostamaan päätöksentekoa sekä muodostamaan yhtenäisen näkymän eri liiketoimintojen tietoihin.
Menestyksen syyt
Yrityksen apulaiscontroller Eldom Quan pitää onnistuneen käyttöönoton syinä Hormel Foodsin työntekijöiden tiimityötä ja KPMG:n asiantuntemusta. Tiimit olivat niin tiiviisti yhdistyneet, että Eldomin mukaan yhdessä työskennellessään olisi ollut mahdotonta tunnistaa, kuka oli Hormelin ja kuka KPMG:n edustaja.
Työntekijöiden sitoutuminen ja tiimityö ovat selvästi olennaisia tekijöitä ERP-ohjelmiston onnistuneessa käyttöönotossa.
7. Cisco Systems
Ciscon tuotanto- ja rahoitustiimit käyttivät päivittäisessä työssään vanhentunutta Oracle-ohjelmistoa. Vaikka sen avulla työt saatiin tehtyä, yrityksen IT-, operatiiviset ja johtoryhmät alkoivat tuntea tarvetta yrityksen arkkitehtuurin nykyaikaistamiseen.
Ciscon tukikustannukset kasvoivat jatkuvasti, ja vanha ohjelmisto teki ominaisuuksien parannusten ja muiden ohjelmistojen integroinnista aikaa vievää ja vaikeaa. Muutoshaluun liittyi kuitenkin merkittävä haaste — yrityksen tarve jatkuvaan pääsyyn yrityksen tietoihin.
Johtajien tuella (ja huolellisen suunnittelun avulla) Cisco oli ottamassa uuden järjestelmän käyttöön vuoden 2003 lomaviikonloppuna, kokonaisen päivän alkuperäistä suunnitelmaa aikaisemmin.
Menestyksen syyt
Cisco uskoo menestyksensä perustuneen ”johtajien horjumattomaan tukeen ja aktiiviseen osallistumiseen sekä koko yrityksen sitoutumiseen tämän laajamittaisen nykyaikaistamishankkeen onnistumiseen”.
Käyttöönottotiimi noudatti suunnitelman jokaista vaihetta ja toteutti koko tiimin kattavia harjoituksia riskien minimoimiseksi ja yllätysten välttämiseksi.
ERP-käyttöönoton parhaat käytännöt
Kun perehdyin näihin käyttöönottoihin, löysin joitakin yhteisiä teemoja:
Määritä selkeät tavoitteet
Määritä täsmälliset ja mitattavat tavoitteet, jotka odotat ERP-järjestelmäsi saavuttavan. Tarvitsetko ERP-järjestelmää varastonhallinnan tehostamiseen, tietojen tarkkuuden parantamiseen tai paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen? Kun tiedät tavoitteesi, määritä mittari edistymisen seuraamista varten.
Tavoitteena voisi esimerkiksi olla tilausten käsittelyajan lyhentäminen 30 prosentilla kuuden kuukauden kuluessa ERP-käyttöönotosta. Näiden yksityiskohtien selvittäminen (yhdessä keskeisten sidosryhmien kanssa) ennen käyttöönoton aloittamista auttaa etenemään määrätietoisesti oikeaan suuntaan.
Hanki ylimmän johdon ja työntekijöiden sitoutuminen
Aito ylimmän johdon sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää, koska ERP-käyttöönotto vaatii huomattavan investoinnin aikaa, rahaa ja resursseja — asioita, jotka ovat johtajien hallinnassa.
Jos haluat saada johdon sitoutumaan:
- Esittele ERP-käyttöönoton hyödyt ja odotettu ROI
- Jaa riskienhallintastrategiasi
- Osoita, miten ERP-käyttöönotto tukee yrityksen strategisia tavoitteita
Monissa tapauksissa käyttöönottoprojekti on tietysti ylhäältä johdettu — tällöin johdon tulisi ottaa työntekijät mukaan jokaiseen käyttöönoton vaiheeseen suunnittelusta toteutukseen.
Muista: työntekijöiden sitoutuminen on aivan yhtä tärkeää, tai työntekijät saattavat paheksua muutosta ja irtisanoutua, kuten Nestlén tapauksessa.
Valitse oikea ERP-järjestelmä ja toimittaja
Tilanne voi muuttua ikäväksi, kun otat käyttöön ERP-ratkaisun, joka ei täytä odotuksiasi, vaikka olisit tehnyt kaiken muun oikein. Ennen kuin valitset ERP-toimittajan, arvioi tämän toimialakokemus, tuotekehityksen etenemissuunnitelma, skaalautuvuus ja tukipalvelut. Tee sen jälkeen soveltuvuusanalyysi tunnistamalla nykyisten prosessiesi puutteet sekä ERP-järjestelmän ominaisuudet ja toiminnot, joilla nämä puutteet voidaan korjata.
Kun valitset ERP-järjestelmää, laske omistamisen kokonaiskustannukset. Ota mukaan alkuperäinen hankintahinta, käyttöönottokustannukset, jatkuvat kustannukset, kuten ylläpito, sekä piilokustannukset, kuten muutoksenhallinta ja mahdolliset käyttökatkot käyttöönoton aikana.
Pyydä toimittajalta asiakasreferenssejä. Onnistuneet ja tuoreet käyttöönottotarinat omalta toimialaltasi voivat antaa sinulle ja tiimillesi vahvan luottamuksen tuotteen soveltuvuuteen yrityksesi tarpeisiin.
Jos sinulla ei vielä ole järjestelmää, aloita toimittajan etsiminen täältä. Nämä ovat markkinoiden parhaat ERP-järjestelmät tällä hetkellä:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Laadi realistinen käyttöönottosuunnitelma
Jokainen yritys on erilainen ja toteuttaa ERP:n omiin ainutlaatuisiin olosuhteisiinsa perustuen. Nestléllä toteutuksen loppuun saattaminen kesti vuosia, kun taas Cisco otti sen käyttöön yhden viikonlopun aikana. Varmista, että laadit toteutussuunnitelmasi omien erityisolosuhteidesi perusteella.
Harkitse aloittamista pilottitestillä pienessä osassa organisaatiota tai tiettyjen moduulien avulla. Tee palautteen perusteella muutoksia, kun jatkat käyttöönottoa laajemmin.
Toteutussuunnitelmaa laadittaessa on otettava huomioon useita asioita, kuten:
- Toteutuksen virstanpylväiden asettaminen
- Riskien tunnistaminen ja minimointi
- Suunnitelmasta viestiminen työntekijöille ja sidosryhmille
- Koulutus
- Käyttöönoton valmistelu
Ota mukaan tiimin jäsenet, jotka työskentelevät käytännössä niiden prosessien parissa, joita ERP muuttaa. Näin voit laatia realistisen toteutussuunnitelman, joka on kunnianhimoinen ja käytännöllinen.
Seuraa ja arvioi
Järjestelmät ja prosessit voivat rikkoutua myös käyttöönoton jälkeen. Seuraa teknisiä ja laadullisia mittareita käyttöönoton jälkeen järjestelmän suorituskyvyn, käyttäjien omaksumisen, prosessien tehokkuuden ja taloudellisten tulosten seuraamiseksi. Kerää käyttäjiltä palautetta heidän kokemuksistaan ERP-järjestelmästä tunnistaaksesi alueet, joita voisit parantaa, tai pyydä apua toimittajalta.
Seuraa myös ERP:n uusien ominaisuuksien ja toimintojen käyttöönottoa ja tarjoa säännöllisiä koulutusmahdollisuuksia niiden julkaisun yhteydessä, jotta työntekijäsi voivat hyödyntää ERP-alustaa täysimääräisesti.
Ketteryys on ratkaisevan tärkeää onnistumisen kannalta
Toteutusmatkasi tulee hyvin todennäköisesti poikkeamaan muiden kokemuksista. Kohtaat ainutlaatuisia haasteita, joita ei ehkä ole käsitelty yhdessäkään toteutusoppaassa, joten varaudu toimimaan ketterästi toteutusprosessin aikana. Tämä ketteryys auttaa sinua tekemään nopeita muutoksia toteutussuunnitelmaan muuttuvien olosuhteiden perusteella ja parantamaan onnistumisen mahdollisuuksia.
Piditkö lukemastasi? Tilaa The CFO Clubin uutiskirje, niin saat taloushallinnon asiantuntijoiden ja toimialajohtajien näkemyksiä ja asiantuntijaneuvoja joka viikko.
