12 rahaa säästävää kirjanpito-ohjelmiston hyötyä
Ilman oikeita työkaluja kirjanpitoprosessisi tehostamiseen taloushallinto voi helposti muuttua organisaatiossasi läpipääsemättömäksi mustaksi laatikoksi, mikä johtaa viivästyksiin, virheisiin ja odottamattomiin kuluihin, jotka kaikki olisi voitu välttää.
Mietitkö, onko nyt oikea aika investoida kirjanpito-ohjelmistoon? Tässä ovat kirjanpito-ohjelmiston tärkeimmät hyödyt päätöksenteon tueksi.
Miksi hankkia kirjanpito-ohjelmisto?
On monia syitä hankkia kirjanpito-ohjelmisto. Jos kuitenkin pitäisi valita vain yksi, kaikki kiteytyy tähän — läpinäkyvyyteen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ilman tarkastusketjua, joka näyttää, mistä taloustietosi ovat peräisin, kuka vastaa muutoksista ja miten kaikki muodostaa kokonaiskuvan, et koskaan tiedä, mihin lukuihin voit luottaa.
Vaikka saatat ajatella, että Excel-taulukkosi säästävät rahaa, todellisuudessa ne ovat:
- Alttiita inhimillisille virheille, jotka voivat johtaa kalliisiin erehdyksiin ja epätarkkaan raportointiin
- Työläitä ylläpitää liiketoiminnan kasvaessa ja tapahtumamäärien lisääntyessä
- Vailla yhteistyöominaisuuksia, mikä vaikeuttaa taloustiimien työskentelyä yhdessä
- Turvattomia, sillä taulukoita voidaan jakaa helposti kenelle tahansa ilman käyttöoikeuksien hallintaa
- Vailla ominaisuuksia, kuten automaattista täsmäytystä, kulujen seurantaa ja talousraportointia
Sen sijaan, että kopioisit ja liittäisit tietoja taulukosta toiseen, kaikki tapahtumatietosi ovat yhdessä paikassa. Näet helposti, mihin rahaa on käytetty tai mitä liiketoimintaan on tullut, ja tiedät aina, mistä nämä tiedot löytyvät.
Selvä, mutta tarvitsetko sitä?
Teknisesti et. Aivan kuten et tarvitse kirvesmiestä korjaamaan vanhaa lattialautaa. Todellisuudessa tarvitset vain terävän terän ja hieman liimaa.
Mutta toisaalta, kun lattialauta on viidentoista minuutin kuluttua rikki ja käsi täynnä tikkuja, olisiko sittenkin ollut helpompaa soittaa ammattilaiselle?
Kirjanpito-ohjelmisto on paljon muutakin kuin keskus taloustietojen tarkasteluun. Se on myös automaatioalusta, raportointityökalu ja valvontamekanismi verosäännösten noudattamisen varmistamiseen. Tässä on joitakin kirjanpito-ohjelmiston merkittävimmistä hyödyistä, jotka perustuvat eri B2B- ja B2C-teknologiayrityksissä toteutuneisiin käyttötapauksiin:
1. Talouden reaaliaikainen näkyvyys
Sen sijaan, että turvaudutaan useisiin erillisiin taulukoihin hajautettuihin tietoihin, pilvipohjaiset kirjanpitoratkaisut integroituvat pankkeihin, maksupalveluntarjoajiin ja yrityssovelluksiin ja tarjoavat aina ajan tasalla olevan näkymän yrityksen kassavirtaan, liikevaihtoon ja kuluihin. Tämä on yksi nykyaikaisen kirjanpito-ohjelmiston keskeisistä ominaisuuksista, josta voivat hyötyä suurten yritysten lisäksi myös pk-yritykset, startup-yritykset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot.
Ison-Britannian sulkutilan aikana eri yritysten talousjohtajat tarvitsivat apua pysyäkseen maan monimutkaisen lomautusjärjestelmän tahdissa. Pamela Phillips kertoo, kuinka integrointi Xeroon auttoi hänen asiakkaitaan selviytymään kassavirtaongelmista tänä aikana:
Aina kun hallitus otti käyttöön uuden aloitteen, meidän oli reagoitava välittömästi, tulkittava, mitä se tarkoitti asiakkaille, ja viestittävä siitä, mitä tapahtuu ja miten voisimme auttaa heitä hyödyntämään sitä.
Xeron ansiosta asiakkaidemme luvut ovat aina ajan tasalla. Kun pandemia alkoi, pystyimme tarkastelemaan asiakkaidemme tilejä ja näkemään, oliko heillä kassavirtaongelmia.
2. Automaattiset tietojensyöttötoiminnot
Manuaalinen tietojen syöttäminen vie aikaa, on altis virheille ja jarruttaa kasvua. Kirjanpitoalustoissa hyödynnetään tekoälyn ja optisen tekstintunnistuksen (OCR) kaltaisia työkaluja, joiden avulla asiakirjat voidaan tulkita nopeasti ja tarkasti.
Verkkokehittäjille suunnattu verkkoyhteisö Stack Overflow on käyttänyt Tipaltia taloushallinnon automatisointiin vuodesta 2019 lähtien.
Käyttöönoton jälkeen Stack Overflow on käyttänyt Tipaltin usean yrityksen ja usean valuutan ratkaisuja automatisoidakseen 90 % talousprosesseistaan. Yksityiskohtaiset tarkastusketjut seuraavat jokaista muutosta ilman manuaalista työtä.
Miksi tämä on tärkeää? Quickbooksin mukaan keskiverto pienyrityksen omistaja käyttää yli kymmenen tuntia viikossa manuaalisiin kirjanpidon tietojensyöttötehtäviin. Kaikki tämä voitaisiin automatisoida helposti, mikä säästäisi yritykseltä vähintään 15 000 dollaria vuodessa. Tämä on myös tärkeä kirjanpito-ohjelmistojen etu freelancereille.
3. Saumaton toimintojen välinen integraatio
Gartnerin mukaan 39 % yritysjohtajista pitää integraatioita olemassa olevien ohjelmistojen kanssa tärkeimpänä tekijänä, kun valitaan uusi ohjelmistotoimittaja.
Tämä pätee erityisesti kirjanpitotehtäviin. Yhdistämällä taloustiedot operatiivisiin tietoihin CRM-järjestelmästä, varastonhallinnasta, ERP-järjestelmästä, palkanlaskennasta ja muista työkaluista saat kokonaiskuvan taloudellisesta suorituskyvystä eri liiketoiminta-alueilla.
Quickbooksia on esimerkiksi pitkään pidetty kirjanpitoalustojen integraatioiden kultaisena standardina. Tällä hetkellä se sisältää yli 750 kolmannen osapuolen integraation kirjaston sekä avoimen ohjelmointirajapinnan monisuuntaista tiedonsiirtoa varten.
Ennen TSheetsiä hoidimme kaikki työvuorosuunnitelmat taulukkolaskentataulukossa, mikä johti moniin virheisiin. Nyt näemme, kuinka monta tuntia kukin teknikko työskenteli ja minkä työn parissa.
Taustaksi: hänen mainitsemansa integraatio TSheets tunnetaan nykyään nimellä Quickbooks Time, ja sen avulla työnjohto voi seurata työntekijöiden työvuoroja ja tehdä muutoksia reaaliajassa.
4. Tarkastusketjut ja vaatimustenmukaisuuden hallinta
Virhealttiin manuaalisen kirjanpidon sijaan tarkastusketjut tallentavat vaivattomasti taloudellisiin tapahtumiin liittyvät tiedot: kuka teki, mitä tehtiin, milloin ja missä. Kirjaamalla jokaisen tapahtuman, käyttäjän toimenpiteen ja järjestelmätapahtuman ne muodostavat taloudellisen tietueen, jota voidaan käyttää osoittamaan lakien, kuten GAAP:n, SOX:n ja GDPR:n, noudattaminen.
Luomalla yksityiskohtaiset tarkastusketjut, jotka varmistavat asianmukaisen vastuunjaon organisaation sisällä ja sen ulkopuolella, ohjelmistoratkaisut voivat auttaa noudattamaan GAAP:n ja SOX:n kaltaisia säädöksiä monin tavoin. Tässä muutamia esimerkkejä:
- Osoitetaan, että tuottojen kirjaaminen on käsitelty oikein ASC 606:n mukaisesti.
- Varmistetaan, että kulut on kirjattu oikealle ajanjaksolle.
- Osoitetaan, että käyttöomaisuuden asianmukaisia poistosuunnitelmia on noudatettu.
- Vahvistetaan, että jaksotukset ja arviot on laskettu GAAP-sääntöjen mukaisesti.
Vuonna 2019 SEC määräsi Hertzille 16 miljoonan dollarin sakon epätarkasta raportoinnista, joka ei ollut GAAP-standardien mukaista. Vastaavasti vuonna 2016 Monsantolle määrättiin 80 miljoonan dollarin sakko, koska se ei pystynyt esittämään hyvitysten kustannuksia GAAP-sääntöjen mukaisesti. Sääntöjen noudattamatta jättäminen voi tulla yrityksille kalliiksi, ja sähköinen tallenne rahoitustapahtumista voi säästää tiimisi monilta ongelmilta.
5. Usean yrityksen konsolidointi
Usean yrityksen konsolidointi tarkoittaa useiden liiketoimintayksiköiden, tytäryhtiöiden tai oikeushenkilöiden tilinpäätösten yhdistämistä yhdeksi emoyhtiön tilinpäätökseksi.
Tämä on olennaista, jotta sidosryhmille, kuten sijoittajille, lainanantajille ja sääntelyviranomaisille, voidaan esittää kattava ja tarkka kuva organisaation taloudellisesta tilanteesta ja suorituskyvystä kokonaisuutena.
Eri tilikarttoja, kirjanpitojärjestelmiä ja raportointikausia käyttävien yksiköiden taloustietojen yhdistäminen voi kuitenkin olla erittäin monimutkaista ja aikaa vievää. Usean yrityksen kirjanpito-ohjelmisto automatisoi ja tehostaa tätä prosessia useilla keskeisillä tavoilla:
- Kerää ja yhdenmukaistaa taloustiedot automaattisesti eri järjestelmistä
- Hoitaa valuuttamuunnokset ja eliminoi yritysten väliset tapahtumat
- Tarjoaa valmiita konsolidointipohjia, jotka ovat kirjanpitostandardien mukaisia
- Tarjoaa tarkastusketjut ja valvontatoiminnot tarkkuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi
- Mahdollistaa reaaliaikaisen konsolidoidun raportoinnin ja porautuvan analyysin
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central ja Tipalti ovat kaikki esimerkkejä hyvistä kirjanpitoratkaisuista, jotka voivat yhdistää taloustiedot useiden liiketoiminnan tytäryhtiöiden välillä. Ne tarjoavat sekä edistyneitä että perusominaisuuksia, kuten yhteiset tilikartat, yritysten väliset tapahtumat, automatisoidun monivaluuttakonsolidoinnin ja paljon muuta.
6. Taloustietojen ulottuvuuksiin perustuva raportointi
Ulottuvuuksiin perustuvan raportoinnin avulla kasvuyritykset voivat analysoida taloustietoja useista näkökulmista ja saada syvällisempää tietoa parempien päätösten tueksi. Merkitsemällä tapahtumat olennaisilla ulottuvuuksilla, kuten asiakkaalla, tuotteella, sijainnilla tai projektilla, taloustiimit voivat helposti suodattaa ja analysoida tietoja havaitakseen trendejä ja mahdollisuuksia. Tästä on paljon hyötyä myös budjetteja ja pääkirjoja laadittaessa.
Esimerkiksi SaaS-kasvuyritys voisi käyttää ulottuvuuksiin perustuvaa raportointia vertaillakseen keskeisiä mittareita, kuten asiakashankinnan kustannusta (CAC) ja asiakkaan elinkaariarvoa (LTV), eri asiakassegmenttien, maantieteellisten alueiden tai tuotelinjojen välillä.
Vastaavasti öljy- ja kaasuyhtiöt voivat analysoida kannattavuutta eri kaivojen, alueiden tai louhintamenetelmien välillä. Tämä yksityiskohtainen näkymä auttaa tunnistamaan alueet, joihin kasvutoimet kannattaa kohdistaa niiden kannattavuuden vuoksi.
The Irish Times Group aloitti yhteistyön AccountsIQ:n kanssa talousraportoinnin tehostamiseksi pian sen jälkeen, kun yhtiö oli hankkinut The Examiner Groupin vuonna 2018. Eri järjestelmien hallinnasta molemmissa mediayhtiöissä oli tullut haaste, mutta usean yrityksen kirjanpito auttoi kokoamaan kaikki rahoitustapahtumat yhteen paikkaan.
Yksi konsernin yhdistämisen hyödyistä on kustannuspohjan synergioiden saavuttaminen, kun suunnittelemme uudelleen päivittäisiä toimintatapojamme. Järjestelmien automatisointi on todellinen tavoite, ja AccountsIQ auttaa meitä saavuttamaan nämä toiminnalliset tavoitteet.
7. Tehostettu hankinnasta maksuun -prosessi
Hankinnasta maksuun -toiminnallisuudella varustetut kirjanpitoalustat automatisoivat koko prosessin ostopyynnöstä toimittajamaksuun. Ostotilausten, tavaravastaanottojen ja laskujen automaattinen kolmisuuntainen täsmäytys varmistaa, että tilaukset on toimitettu oikein ennen maksun suorittamista.
Esimerkiksi Tipaltin ostoreskontran ratkaisu auttoi digitaalisen median yritystä Tapjoyta vähentämään maksuihin liittyvää työmäärää 50 %.
8. Pienemmät IT-laitteistokustannukset
Pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto poistaa paikallisten palvelinten tarpeen ja vähentää laitteistoinfrastruktuurin sekä ylläpidon kustannuksia miljoonilla dollareilla. Kun toimittaja huolehtii ohjelmistopäivityksistä ja varmuuskopioista automaattisesti, taloustiimit voivat keskittyä ydintehtäviinsä teknologian hallinnan sijaan.
9. Parempi yhteistyö etätiimeille
Pilvipohjainen kirjanpito mahdollistaa hajautettujen taloustiimien reaaliaikaisen yhteistyön. Usean yrityksen muodostamat organisaatiot voivat myös yhtenäistää prosesseja eri toimipaikoissa säilyttäen samalla joustavuuden.
Kaikki tämä tapahtuu organisaation tietoturvasta tinkimättä yksityiskohtaisten tarkastusketjujen ansiosta, jotka pitävät johtajat vastuullisina toimistaan.
10. Nopeampi kuukauden lopun sulkeminen
Hyvän kirjanpito-ohjelmiston avulla jatkuva taloudellinen konsolidointi ja automatisoitu pankkitilien täsmäytys nopeuttavat kuukauden lopun sulkemista. Esimerkiksi Ramp pystyi lyhentämään kuukauden lopun sulkemiseen kuluvaa aikaa kokonaisella viidellä päivällä siirtymällä Netsuiteen, minkä ansiosta se pystyi investoimaan enemmän taloustiiminsä automaatioon.
11. Arkaluonteisten tietojen palautuminen katastrofitilanteessa
Automaattisten varmuuskopioiden, tiukkojen käyttöoikeuksien hallinnan ja ympärivuorokautisen valvonnan avulla pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto suojaa taloustietoja katoamiselta ja varkauksilta. Oracle NetSuiten kaltaisilla alustoilla ja Workdaylla on tehokkaat katastrofipalautuksen toimenpiteet käyttökatkosten minimoimiseksi, mikä voi olla erittäin arvokasta suuremmille yrityksille.
12. Tarkka kassavirran ennustaminen
Kirjanpito-ohjelmiston tärkeimpien hyötyjen käsittelyn päätteeksi puhutaan kehittyneestä analytiikasta. Yritysten kirjanpitotyökalut käyttävät reaaliaikaisia tietoja, budjetteja ja aikatauluja ennustaakseen kassaan tulevia ja sieltä lähteviä rahavirtoja, jotta olet aina valmistautunut. Tämä on myös keskeinen kirjanpito-ohjelmiston hyöty startup-yrityksille.
Visuaaliset koontinäytöt, mukautettavat raportit ja reaaliaikaiset ilmoitukset tarjoavat näkyvyyden kassatilanteeseen ja auttavat tunnistamaan mahdolliset vajeet ennen kuin ne vaikuttavat liiketoimintaan.
Valmis valitsemaan järjestelmäsi?
The CFO Clubin analyytikkotiimi on käyttänyt satoja, pikemminkin tuhansia tunteja kirjanpito-ohjelmistojen analysointiin; nämä työkalut sijoittuivat kärkeen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Jos tarvitset lisää apua sinulle parhaiten sopivan kirjanpito-ohjelmiston tyypin valitsemiseen, älä huoli — minulla on siihen jotain.
Tilaa lisää tietoa ja näkemyksiä kirjanpito-ohjelmiston hyödyistä
Kuten eräs hämäräperäinen ilmiantaja kerran sanoi syrjäkujalla kunnioitettavalle toimittajalle, joka oli joutunut pahasti oman osaamisensa ulkopuolelle: ”Seuraa vain rahaa.” Riippumatta siitä, paljastatko poliittista korruptiota vai yritätkö vain ylläpitää asianmukaista vastuuvelvollisuutta omassa organisaatiossasi, rahavirtojen seuraamisen helpottaminen on etusi mukaista.
... outo rinnastus? Ehkä olen katsonut liikaa rikossarjoja.
No niin.
Oletko valmis siirtämään organisaatiosi virhealtteista taulukkolaskennasta nykyaikaiseen kirjanpito-ohjelmistoon? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä kirjanpito-ohjelmiston hyödyistä alan teknologiaa muokkaavilta talousjohtajilta.
