Kulutilit: kattava taloushallinnon opas

Yleisiä kuluja ovat vuokra, palkat, yleiskustannukset, mainonta, toimistotarvikkeet ja matka- ja kuluhallinta. Kun yritys maksaa jostakin (kuten matkasta), kyseinen summa veloitetaan kulutililtä. Tämä kasvattaa kokonaiskuluja, mikä puolestaan pienentää yrityksen voittoa.

Tavallisesti prosessi etenee seuraavasti: 

Oletetaan, että käytit tänä vuonna 10 000 dollaria vuotuiseen toimistomatkaan, mukaan lukien viihdekulut. Et ole vielä maksanut matkatoimistolle, eikä sitä haittaa, jos maksat seuraavan tilikauden aikana.

10 000 dollaria siirretään ”toimistomatkan kulut”-tilille, ja matkatoimiston tiliä hyvitetään samalla summalla. Jos sinulla on kysyttävää siitä, miksi tämä toimii näin, tutustu oppaaseemme kirjanpidon kolmesta kultaisesta säännöstä.

Kun päätät kirjanpidon tilikauden lopussa, kulutilin saldo päätetään voitto- ja tappiotilille (joka esitetään tuloslaskelmana GAAP:n mukaisessa kirjanpidossa). Päiväkirjassasi tehdään seuraavat kirjaukset juuri käsittelemämme tapahtuman tallentamiseksi:

Miksi kulutilit ovat tärkeitä?

Kulutilit auttavat järjestämään ja luokittelemaan kulutapahtumat ja niiden välilliset kustannukset. Ne auttavat myös seuraamaan kulukohtaisia kulutusrajoja ja tarjoavat näkyvyyttä, hallintaa ja tietoa liiketoimintasi toiminnoista.

Esimerkki: Oletetaan, että olet budjetoinut 50 000 dollaria työntekijöiden syntymäpäivien, vuosipäivien ja muiden henkilökohtaisten tapahtumien kaltaisiin juhliin. Monille tiimisi jäsenille syntyi tällä vuosineljänneksellä lapsia, ja olet jo ylittänyt 50 000 dollarin rajan ennen toisen vuosineljänneksen päättymistä.

Jos sinulla on työntekijöiden juhlakulutili, tiimisi pystyy ilmoittamaan mahdollisesta kulujen ylittymisestä kuluvana vuonna. Näin sinulle jää aikaa valmistautua ja kohdentaa varoja uudelleen toisesta kululuokasta tai tilikartasta työntekijöiden juhlakuluihin, jotta pysyt edelleen kokonaiskuluille asetetuissa rajoissa.

IRS:n vaatimusten mukainen

Kulutilien ylläpitäminen on tärkeää myös siksi, että IRS:n on tiedettävä, mihin käytät rahaa, ei vain sitä, kuinka paljon käytät. Erillisten tilien ylläpitäminen kaikille kululuokille helpottaa ulkopuolisia tarkastajia ja IRS:n tarkastajia varmistamaan, että ilmoittamasi kulut ovat vähennyskelpoisia.

4 erilaista kulutilityyppiä

Tiesitkö, että kulutilejä on useampaa kuin yhtä tyyppiä? Eri kulutileihin liittyy omat erityispiirteensä, jotka on hyödyllistä tuntea pitkällä aikavälillä. Tässä on kattava erittely kustakin tyypistä ja niiden sisällöstä:

Myytyjen tuotteiden kustannukset

Myytyjen tuotteiden kustannukset (COGS) sisältävät valmistajille tuotteiden valmistamisesta aiheutuvat välittömät kustannukset. Vähittäiskauppiaille COGS sisältää varaston hankintakustannukset ja niihin liittyvät kulut, kuten rahdin.

Myös palveluyrityksillä on COGS:ää vastaava erä, jota kutsutaan myynnin kustannuksiksi (COS). Se sisältää palvelun tuottamisen välittömät kustannukset (välittömän työn ja yleiskustannukset). SaaS-johtajat käsittelevät yleensä myynnin kustannuksia, mutta laitteistoyritysten parissa työskentelevillä teknologiajohtajilla on edelleen huolehdittavanaan COGS ja varasto.

COS kirjataan kuluksi samana vuonna kuin se syntyy. Joissakin tapauksissa ne aktivoidaan, mutta silloinkin ne näkyvät yleensä taseessa ennakkoon maksettuina kuluina. Jos esimerkiksi osa COS:stä maksetaan etukäteen tulevia palveluja varten, se kirjataan ennakkoon maksetuksi kuluksi ja jaksotetaan ajan kuluessa.

Aina kun valmistaja käyttää rahaa raaka-aineisiin, työvoimaan ja yleiskustannuksiin, kulut aktivoidaan vaihto-omaisuudeksi. Nämä kulut pysyvät taseessa vaihto-omaisuutena siihen asti, kunnes tuotteet myydään. Kun vähittäismyyjä ostaa tämän vaihto-omaisuuden, sen hankintameno näkyy vähittäismyyjän taseessa vaihto-omaisuutena, kunnes se myydään edelleen.

Oletetaan, että myyt t-paitoja ja yhden t-paidan yksikkökustannus on $10. Aina kun myyt yhden kappaleen (yhden t-paidan), $10 siirretään vaihto-omaisuudesta COGS A/C -tilille. Myymättömän vaihto-omaisuuden kustannus – esimerkiksi 1 000 kappaletta, joiden arvo on $10,000 – näkyy edelleen taseessa.

COGS-tilin saldo päätetään tulos- ja tappiotilille vuoden lopussa bruttovoiton laskemista varten. 

Liiketoiminnan kulut

Liiketoiminnan kuluja aktivoidaan harvoin. Useimmat liiketoiminnan kulutilit, kuten mainoskulut, liikematkakulut ja käyttökulut, päätetään tuloslaskelmaan tilikauden lopussa.

Poikkeuksia on kuitenkin muutamia. Esimerkkejä ovat:

Liiketoimintaan liittymättömät kulut

Liiketoimintaan liittymättömät kulut eivät liity suoraan yhtiön ydintoimintaan. Niitä käsitellään kuten muitakin kuluja. Esimerkkejä ovat:

• Korot: Korko on rahoituskulu. Lainojen, joukkovelkakirjojen tai luottolimiittien korot luokitellaan liiketoimintaan liittymättömiksi kuluiksi.
• Oikeudenkäyntien sovitteluratkaisut ja oikeudenkäyntikulut: Sakot, seuraamusmaksut ja oikeudenkäyntien sovitteluratkaisut, jotka eivät johdu tavanomaisesta liiketoiminnasta, luokitellaan liiketoimintaan liittymättömiksi kuluiksi.
• Poistot (joskus liiketoimintaan liittymättömät): Ydintoiminnassa käyttämättömien omaisuuserien, kuten vuokrakiinteistöjen, poistokulut voidaan luokitella liiketoimintaan liittymättömiksi kuluiksi.

Vähennyskelvottomat kulut

Vähennyskelvottomat kulut kirjataan kuten muutkin kulut, mutta niitä ei oikaista veroraportointia varten. Vaikka vähennyskelvoton tulo pienentää edelleen nettovoittoa, se ei pienennä verovelkaa, koska IRS ei hyväksy sitä vähennykseksi.

Esimerkkejä vähennyskelvottomista kuluista ovat sakot ja seuraamusmaksut (kuten IRS:n seuraamusmaksut ja OSHA:n sakot), poliittiset lahjoitukset ja lobbauskulut sekä tietyt henkivakuutusmaksut (jos yritys on edunsaaja).

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Kulutilien hyödyt

Kulutilit ovat talouskirjanpidon välttämätön osa, koska ilman niitä talousraportteja ei voida laatia. Ne tarjoavat kuitenkin myös monia muita hyötyjä, kuten:

• Tarkka talouden seuranta: Menojen erottaminen omille tileilleen ehkäisee taloudellista kaaosta. Se varmistaa raportointia, budjetointia ja analysointia varten selkeät tiedot.
• Verotuksen optimointi ja sääntöjen noudattaminen: Asianmukaisesti luokitellut menot auttavat maksimoimaan vähennykset ja pitämään IRS:n tyytyväisenä – kukaan ei pidä verotarkastuksesta.
• Helpommat tarkastukset ja taloudelliset katselmukset: Olipa kyse sisäisestä tai ulkoisesta tarkastuksesta, hyvin järjestellyt kulutilit nopeuttavat tarkastuksia ja vähentävät taloustietojen täsmäyttämiseen liittyviä ongelmia.
• Kustannusten hallinta ja budjetointi: Eri kululuokkien seuraaminen helpottaa budjettien laatimista ja liiallisten menojen alueiden tunnistamista ennen kuin niistä tulee ongelma.

Kulutilien haitat

Kulutilejä ei ole mitään hyvää syytä tai edes mahdollisuutta jättää huomiotta. Niihin liittyy kuitenkin edelleen muutamia haittoja, kuten:

• Monimutkaisuus ja hallinnollinen taakka: Useiden kululuokkien hallinta voi käydä ylivoimaiseksi erityisesti yrityksissä, joissa tapahtumia on paljon. Liian yksityiskohtainen luokittelu johtaa usein hallinnolliseen painajaiseen.
• Virheellisen luokittelun riski: Työntekijät tai kirjanpitäjät saattavat luokitella menoja väärin, mikä voi johtaa epätarkkoihin taloudellisiin raportteihin ja mahdollisiin verosäännösten noudattamiseen liittyviin ongelmiin.
• Epäyhtenäinen luokittelu osastojen välillä: Jos eri tiimit käyttävät erilaisia kulujen seurantamenetelmiä, seurauksena voi olla raportoinnin epäjohdonmukaisuuksia ja täsmäytykseen liittyviä ongelmia.

Kulutilien hallinta

Kulutilien hallinnassa on kyse muustakin kuin pelkästä kirjanpidosta. Se liittyy talouden hallintaan, verotuksen optimointiin ja strategiseen päätöksentekoon. Seuraavassa on muutamia tapoja hallita kulutilejä tehokkaasti:

1. Yhtenäistä kululuokat

Luokittele menot ja määrittele, mitä kuhunkin luokkaan kuuluu. Vältä kuitenkin liiallista yksityiskohtaisuutta. Liian monet luokat tekevät raportoinnista tarpeettoman monimutkaista.

2. Automatisoi kulujen seuranta

Käytä pilvipohjaisia kirjanpito-ohjelmistoja, kuten QuickBooksia, Xeroa tai NetSuitea, kulujen luokitteluun ja seurantaan automaattisesti. Harkitse myös kulujen automatisointityökaluja, kuten Expensifya, Brexiä tai Rampia, jotta työntekijät voivat toimittaa kuitit digitaalisesti.

3. Laadi selkeät käytännöt ja kuluraportointi 

Määrittele sallitut menot, selvennä, mitä työntekijät voivat ja eivät voi ilmoittaa kuluina, ja käytä vakiomuotoista kuluraporttipohjaa. Vaadi kuitit tietyn summan ylittävistä menoista ja luo kulujen hyväksymiseen työnkulut. Voit esimerkiksi vaatia esihenkilön hyväksynnän yli 500 dollarin kuluraporttikorvauksille.

On myös tärkeää määrittää, milloin kulut on ilmoitettava ja milloin ilmoittaminen on liian aikaista. Jos ilmoitat kulut ennenaikaisesti, vaarana on nettotuloksen ja taloudellisen tilanteen vääristyminen.

4. Täsmäytä tilit säännöllisesti

Kuukausittaiset täsmäytykset, joilla varmistetaan kirjattujen kulujen vastaavan tiliotteita ja luottokorttitapahtumia, ovat erinomainen tapa välttää viime hetken kiire puuttuvien tai epäilyttävien tapahtumien selvittämisessä. Tapahtumamäärien kasvaessa luottokorttitapahtumien täsmäytystyökalut voivat auttaa automatisoimaan vastaavuuksien tarkistamisen.

5. Seuraa kulutusta ja aseta budjetit 

Analysoi kulutrendejä nähdäksesi, mihin suuri osa rahasta kuluu. Jos kustannukset kasvavat vähitellen huomaamatta, säännölliset tarkastelut auttavat havaitsemaan muutokset ajoissa. Voit hallita kustannuksia myös asettamalla kulutusrajat kullekin osastolle ja käyttämällä suorituskyvyn arviointityökaluja, kuten budjettipoikkeama-analyysiä.

6. Suunnittele verovähennykset ja sääntöjen noudattaminen

Verohyötyjen maksimoimiseksi pidä yksityiskohtaista kirjanpitoa vähennyskelpoisista kuluista, kuten yritysohjelmistojen tilausmaksuista ja työmatkakuluista. Työskentele kirjanpitäjän kanssa pysyäksesi IRS:n määräysten mukaisena.

7. Tarkista ja optimoi tilit säännöllisesti

Yhdistä päällekkäiset kululuokat talousraportoinnin yksinkertaistamiseksi. Tunnista vähän käytetyt tilaukset tai palvelut, jotka voidaan peruuttaa, ja tarkastele aiempien kulujen kehitystä tehdäksesi tietoon perustuvia budjetointipäätöksiä.

Kulutilien hallinnan työkalut

Kulujen hallinnasta voi tulla liian monimutkaista käsin hoidettavaksi yrityksen kasvaessa. Tässä kulujenhallintaohjelmisto auttaa. Kulujenhallintatyökalujen etuihin kuuluu, että voit automatisoida useimmat prosessit, tehostaa raportointia ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

Jos etsit kulujenhallintaratkaisua, tässä ovat parhaat vaihtoehtomme:

Ohjelmistot ja yksinkertaisuus ovat kriittisen tärkeitä

Kulutileistä voi muodostua monimutkainen tapahtumien verkosto. Mikä on paras tapa hallita niitä? Yksinkertainen luokittelu ja kulujenhallintaohjelmisto helpottavat asioita poistamalla kaaoksen, virheet ja manuaalisen työn kulujenhallintaprosessista.

Oletko valmis vahvistamaan osaamistasi talousalan ammattilaisena? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme, joka tarjoaa asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavilta talousjohtajilta.