Les 8 étapes du cycle comptable et pourquoi chacune est importante
Le cycle comptable est le processus par lequel les transactions se retrouvent dans vos états financiers. Par exemple, lorsqu’un client paie son abonnement, vous n’ajoutez pas directement ce montant aux revenus de votre compte de résultat. Il passe par le journal, le grand livre général, puis ensuite vers les états financiers.
Dans cet article, j’explique comment une transaction est d’abord enregistrée dans vos livres et comment les étapes du cycle comptable aboutissent à ce qu’une transaction soit reflétée dans votre compte de résultat ou votre bilan.
Qu’est-ce que le cycle comptable ?
Le cycle comptable est un processus en huit étapes que les entreprises utilisent pour enregistrer les transactions financières d’une société, depuis le moment où la transaction se produit jusqu’à la clôture des comptes de l’entreprise.
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Le temps nécessaire à une entreprise pour accomplir le cycle comptable varie en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, les entreprises qui utilisent des logiciels de comptabilité automatisés et celles qui pratiquent la clôture financière continue peuvent compléter le cycle comptable plus rapidement que celles qui travaillent manuellement et réalisent une clôture ponctuelle traditionnelle.
Objectif du cycle comptable
Le principal objectif du cycle comptable est de fournir un cadre systématique pour enregistrer les transactions financières d’une entreprise.
Ce cadre permet aux teneurs de livres et comptables de vérifier l’uniformité et l’exactitude des transactions enregistrées, deux paramètres essentiels pour la conformité.
Par exemple, l’une des étapes du cycle comptable consiste à établir une balance de vérification. Celle-ci permet de vérifier l'exactitude arithmétique des transactions enregistrées. Si les débits ne correspondent pas aux crédits, il se pourrait qu’une des valeurs ait été mal saisie par le comptable.
Les 8 étapes du cycle comptable
Le processus débute par l’enregistrement des transactions individuelles et se termine par la création d’un résumé (états financiers) des affaires financières de l’entreprise sur une période donnée.
Les logiciels de comptabilité financière peuvent effectuer automatiquement de nombreuses étapes du cycle comptable. Cependant, il est essentiel de comprendre comment fonctionne le processus afin de pouvoir intervenir en cas de besoin.
Sachez que vous n’êtes pas tenu de suivre le cycle comptable à la lettre. Vous pouvez l’adapter pour qu’il corresponde à votre modèle économique et à vos processus comptables. Après avoir posé ces bases, voyons en détail les huit étapes du cycle comptable.
Étape 1 : Identifier les transactions
La première étape du cycle comptable consiste à identifier les transactions de l’entreprise. Vous pouvez utiliser différents systèmes technologiques pour repérer ces transactions. Les entreprises mettent en place des contrôles internes pour s’assurer que toutes les transactions sont correctement identifiées et enregistrées. Les numéros de facture en sont un exemple.
Les outils CRM (gestion de la relation client), ERP (progiciel de gestion intégré), et d’autres systèmes techniques peuvent aider à identifier les transactions liées aux ventes, aux dépenses, aux prêts, aux retraits, etc.
Par exemple, lorsqu’un client paie 500 $ pour démarrer un abonnement annuel, cela marque le début du cycle comptable. Si vous possédez plusieurs sociétés, il vous faudra consolider vos finances d’abord.
Étape 2 : Comptabiliser les transactions
La deuxième étape consiste à enregistrer, dans le journal, les transactions identifiées dans la première étape.
Le moment où vous enregistrez les transactions dans le journal dépend si vous utilisez la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’engagement. Dans le cas de la comptabilité d’engagement, il est nécessaire de rattacher les revenus et les dépenses.
Selon le principe de la comptabilité en partie double, toutes les transactions affectent au moins deux sous-comptes différents, avec des montants égaux au débit et au crédit.
Par exemple, lorsque vous générez une facture pour un abonnement de 500 $, vous créditez le sous-grand livre des revenus et débitez le sous-grand livre des comptes clients :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Revenus | 500 $ | - |
| Comptes clients | - | 500 $ |
Étape 3 : Reporter les transactions au grand livre
Le grand livre (GL) est un registre principal de toutes les transactions, classées dans des catégories spécifiques telles que le coût des marchandises vendues (COGS), les comptes fournisseurs, les comptes clients, la trésorerie, et plus encore.
Presque toutes les entreprises utilisent un logiciel de comptabilité, donc la saisie des transactions dans le GL est moins préoccupante maintenant qu’autrefois. Les logiciels de comptabilité enregistrent automatiquement les transactions en temps réel dans le grand livre.
Étape 4 : Préparer la balance de vérification non ajustée
Une balance de vérification permet de vérifier l'exactitude arithmétique des transactions enregistrées. La balance de vérification est essentiellement une liste de comptes avec leurs montants au débit et au crédit.
Elle est préparée à la fin de la période comptable. Mais si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous n’aurez pas besoin de préparer la balance de vérification manuellement.
Si les débits et les crédits ne sont pas égaux, il est possible que vous ayez :
- Saisi un montant incorrect dans l'une des écritures comptables, ou
- Inverti les comptes à débiter et à créditer
Un logiciel de comptabilité peut aider à éviter la pénibilité de corriger ces erreurs car il vérifie les montants ainsi que l’égalité entre les débits et les crédits lors de la saisie des écritures comptables.
Étape 5 : Préparer une feuille de travail
Une feuille de travail permet d’apporter les ajustements nécessaires à la balance de vérification « non ajustée ». Si la balance met en évidence des erreurs, la feuille de travail peut aider à en identifier la raison.
Préparer une feuille de travail consiste à regrouper les débits et crédits passés pendant la période comptable en cours dans une feuille de calcul. Si les débits et crédits ne correspondent pas, vous devrez effectuer les écritures d’ajustement nécessaires pour préparer la balance de vérification ajustée.
Par exemple, si le comptable a débité la caisse de 100 $ et crédité le compte client A de 1 000 $, les soldes créditeurs et débiteurs ne correspondraient pas. Le comptable devra modifier le montant de l’écriture comptable ou passer une écriture d’ajustement pour corriger l’erreur.
Étape 6 : Ajuster les écritures comptables
Une fois une erreur identifiée, il faut corriger les montants dans votre système comptable ou passer une écriture comptable supplémentaire.
Vous devrez également passer des écritures supplémentaires pour comptabiliser les charges non encore enregistrées dans les comptes fournisseurs, ou les dépenses survenues après l’enregistrement initial dans le grand livre mais avant la fin de la période comptable.
Par exemple, lorsqu’un comptable remarque que le compte de trésorerie a été débité de 100 $ au lieu de 1 000 $, il doit passer une écriture d’ajustement de 900 $ pour corriger le solde du compte de trésorerie.
Étape 7 : Établir les états financiers
Les états financiers sont des rapports qui résument la performance et la situation financière de l’entreprise sur une période donnée. Les entreprises préparent trois états financiers :
- Compte de résultat : Le compte de résultat est un rapport de performance montrant la rentabilité de votre entreprise. Il aide les propriétaires d’entreprise et parties prenantes à comprendre la structure de coûts, ce qui permet d’identifier des opportunités pour améliorer la rentabilité.
- Bilan : Le bilan est un résumé des capitaux propres ainsi que des actifs et passifs de l’entreprise. Il présente les soldes débiteurs (actifs) et créditeurs (capitaux propres et passifs) de tous les comptes de l’entreprise. Considérez le bilan comme une « photo » de la situation financière à une date précise.
- Tableau des flux de trésorerie : Le tableau des flux de trésorerie résume les transactions ayant un impact sur la trésorerie. Il montre les entrées, sorties et la variation nette de la position de trésorerie de l’entreprise. La gestion des flux de trésorerie est essentielle pour évaluer la santé financière, maintenir la liquidité et comprendre si et où votre entreprise perd des liquidités.
Étape 8 : Clôturer les comptes
Clôturer les comptes consiste à remettre à zéro les comptes temporaires. Ce sont les comptes que l’on retrouve dans le compte de résultat. Les comptes de bilan, eux, ne sont pas clôturés — c’est pourquoi ils figurent dans le « bilan ».
Par exemple, vous devez passer des écritures de clôture pour fermer tous les comptes de produits et charges. Le résultat net est alors transféré au report à nouveau (un compte permanent) qui figure dans la partie capitaux propres du bilan avec l’écriture suivante :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Résultat net | $200,000 | - |
| Report à nouveau | - | $200,000 |
Une fois que vous avez clôturé les comptes, vous êtes prêt à recommencer le cycle comptable pour le prochain exercice. Notez que la clôture des comptes n'est pas nécessaire lors d'une clôture souple.
Optimiser votre cycle comptable
Effectuer les huit étapes du cycle comptable peut prendre beaucoup de temps. Le risque d’erreur humaine est également plus élevé : lorsqu’on saisit et transfère des milliers de transactions dans les livres, il est possible de se tromper dans un montant ou d’omettre une transaction.
Un logiciel comptable peut aider à optimiser le cycle comptable. Même en tant que petite entreprise, investir dans un logiciel comptable est judicieux car il automatise presque toutes les étapes du cycle comptable.
Vous pouvez intégrer le logiciel comptable à votre système de ventes. Lors d’une vente, le logiciel comptable ajoute automatiquement la transaction au compte de revenus et met à jour le compte de résultat. Vous pouvez également lier votre ERP et d'autres systèmes pour que le logiciel comptable puisse enregistrer et suivre les dépenses.
Le logiciel génère automatiquement les états financiers, ce qui vous permet de clôturer vos livres directement à la fin de la période de reporting. Cela permet de réaliser de substantielles économies sur la tenue des livres et la correction des erreurs. Bien entendu, il peut être nécessaire de faire auditer vos états financiers par un CPA si vous êtes une société cotée.
Différence entre le cycle comptable et le cycle budgétaire
La différence principale entre le cycle comptable et le cycle budgétaire réside dans la période de temps considérée.
Le cycle comptable se concentre sur l’enregistrement et le résumé des activités financières qui ont lieu pendant l’année.
En revanche, le cycle budgétaire utilise les informations financières compilées lors du processus du cycle comptable pour prévoir les revenus, les dépenses, la position de trésorerie, et plus encore pour la prochaine période comptable.
Enregistrer, déclarer, recommencer
Le cycle comptable offre un cadre pour enregistrer les transactions et vérifier leur exactitude avant leur intégration dans les états financiers.
L’exactitude est essentielle car les informations financières issues du cycle comptable servent à analyser les transactions et la performance financière. C’est encore plus important pour les entreprises qui doivent déclarer leurs informations financières à la SEC (Securities and Exchange Commission).
La plupart des entreprises aujourd’hui utilisent des logiciels comptables pour une meilleure précision et une comptabilité plus rapide. Même s’il faut investir au départ dans l’achat et la mise en place d’un logiciel comptable, les bénéfices à long terme dépassent largement les coûts.
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