Come automatizzare i rapporti spese in 6 passaggi
Approvare i rapporti spese è un compito noioso e, credimi, i tuoi dipendenti non sono certo entusiasti di crearli. L'automazione delle spese può aiutare te e i tuoi collaboratori a liberarvi definitivamente da questo ciclo ripetitivo di segnalazione e approvazione.
Cos’è l’automazione dei rapporti spese?
L’automazione dei rapporti spese prevede l’utilizzo di software specifici—o almeno di modelli standardizzati ben strutturati—per aiutarti a velocizzare o saltare attività ricorrenti e tediose, come la revisione dei rapporti e la gestione dei rimborsi.
Le moderne soluzioni di gestione delle spese si occupano di molto più che delle attività di base. Sono progettate per automatizzare e ottimizzare quasi tutte le fasi del processo, incluso il rilevamento, il monitoraggio, l’approvazione e il pagamento delle spese rimborsabili.
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Perché automatizzare i rapporti spese?
Perché investire in tutta questa tecnologia e rivedere il processo di approvazione delle spese? Beh, se non automatizzi il flusso di lavoro di approvazione dei rimborsi ti stai lasciando sfuggire molti risparmi. Vediamo perché dovresti automatizzare i rapporti spese:
- Meno errori: La Global Business Travel Association afferma che il 19% di tutti i rapporti spese contiene errori. Il rapporto spiega inoltre che le aziende impiegano in media 18 minuti per correggere ogni errore. È un enorme spreco di tempo, energia e risorse. I vantaggi dei software di gestione delle spese comprendono la riduzione degli errori, con un potenziale risparmio di migliaia di dollari, soprattutto durante la stagione fiscale.
- Approvazioni più rapide: I responsabili possono approvare i rapporti spese con un solo clic, senza dover affrontare fogli di calcolo lenti e macchinosi. Inoltre, non è necessario separare le funzioni per l’approvazione, poiché tutte le informazioni sono disponibili, incluse le ricevute e il nominativo di chi ha approvato il rapporto.
- Migliore efficienza: L’automazione semplifica e velocizza l’intero processo, dalla presentazione del rapporto alla sua approvazione. Elimina molte attività manuali, come l’inserimento dei dettagli nel rapporto, la verifica se tutte le spese sono rimborsabili secondo la policy interna, e il pagamento dei rimborsi.
- Processi a misura di dipendente: Copiare i dettagli da una ricevuta a un rapporto di lavoro non è gratificante. Delegare le mansioni ripetitive al software libera tempo prezioso che i dipendenti possono dedicare a strategia o innovazione, favorendo così anche la soddisfazione sul lavoro.
- Maggior visibilità sulle spese: La mancanza di visibilità è un problema frequente—spesso i responsabili non sanno quanto è stato speso fino a fine mese. Come ha raccontato Adriana Carpenter, CFO di Emburse, a PYMNTS:
Le aziende stanno affrontando difficoltà ad ottenere visibilità sulle spese sostenute dai dipendenti. … Dal 20 al 40% delle spese avviene direttamente da parte del dipendente e non attraversa un processo centralizzato
La visibilità in tempo reale sui modelli di spesa aiuta i CFO e il team finance a prendere decisioni tempestive e guidate dai dati. I sistemi automatizzati di gestione delle spese offrono un quadro in tempo reale: mentre i dipendenti inseriscono le spese, la funzione di analisi del software riunisce questi dati per creare grafici e report ricchi di insight.
Come automatizzare i rapporti spese: una guida passo passo
Automatizzare i rapporti spese dei dipendenti è piuttosto semplice. La cosa più importante è il software di gestione delle spese che scegli, quindi selezionalo con attenzione.
Una volta che il sistema è attivo, ecco i passi successivi:
1. Configura il software di automazione delle spese
La configurazione prevede l'adattamento del software in base ai tuoi flussi di lavoro di approvazione. In questa fase si inseriscono anche le regole e i limiti previsti dalla policy aziendale sulle spese.
Una volta completata la configurazione, assegna ai membri del team le autorizzazioni in base ai loro ruoli.
2. Il dipendente registra la spesa
Ogni volta che un dipendente paga di tasca propria, registra la spesa nel software. Da qui, il sistema preleva direttamente dal tuo conto spese.
Meglio scegliere una soluzione utilizzabile anche da mobile, così i dipendenti possono registrare le spese in qualsiasi momento. La maggior parte dei software permette infatti di caricare una foto della ricevuta in fase di registrazione, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati.
3. La policy aziendale sulle spese viene consultata (automaticamente)
I migliori software di automazione delle spese controllano automaticamente le spese rispetto alla politica aziendale, verificando regole e soglie come le categorie di spesa idonee al rimborso e i limiti di spesa.
A seconda della struttura del reparto contabilità, tu, il tuo controller finanziario o un altro membro del tuo team riceverete notifiche in tempo reale ogni volta che i report spese superano questa fase.
4. Approvare il Rimborso
Dopo aver ricevuto una notifica, il responsabile del sistema esamina i report spese, confronta i dettagli con la ricevuta e li approva con un clic. Alcuni sistemi nemmeno richiedono questa azione se la spesa rientra nelle tue soglie di revisione, automatizzando ulteriormente il processo.
I dipendenti ricevono il denaro e tutti i rimborsi vengono registrati automaticamente nel sistema contabile dell'azienda.
5. Audit Trail Costruito (Automaticamente)
I sistemi di gestione automatizzata delle spese mantengono una traccia di controllo completa per ogni spesa sostenuta dal tuo dipendente.
Il sistema conserva una copia digitale di tutti i documenti pertinenti, incluse ricevute e report spese, rendendo molto più semplici le verifiche interne per tutti i soggetti coinvolti.
6. Verifica Analisi & Report
Le migliori soluzioni software offrono analisi e reportistica integrati. Puoi visualizzare, ad esempio, quanto hanno speso i dipendenti e le variazioni rispetto alle cifre preventivate.
Questi dati forniscono anche la base per la previsione delle spese aziendali per il periodo successivo.
Trova lo Strumento Giusto per l’Automazione dei Report Spese
Hai notato come l’intero processo automatizzato dipenda dal tuo software di automazione delle spese?
Ecco perché è importante selezionare un software che possa supportare il tuo flusso di lavoro e offrire le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Ecco cosa dovresti cercare:
Funzionalità Specifiche
Cerca funzionalità come flussi di lavoro di approvazione configurabili, controlli di conformità alle policy, analisi e reportistica.
Queste funzionalità fanno risparmiare molto tempo e riducono gli errori nel processo. Ad esempio, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) aiuta ad estrarre le informazioni dalle ricevute e le inserisce automaticamente nei report. Si risparmia tempo e si riducono gli errori di digitazione.
Facilità di Configurazione
Alcuni strumenti sono eccessivamente complessi. Anche se offrono molte capacità, il rapporto costi-benefici potrebbe diventare sfavorevole se il software richiede mesi per la configurazione e necessita di un dipendente dedicato alla gestione.
Cerca un software facile da configurare e che offra le funzionalità di cui hai bisogno.
Accessibilità da Mobile
I tuoi dipendenti potrebbero avere molto da fare. Potrebbero dimenticare di registrare una spesa o perdere ricevute mentre sono in movimento.
Le app mobili rendono più semplice la registrazione delle spese—quando un dipendente effettua un pagamento, può scattare una foto della ricevuta col proprio telefono e caricarla sull’app.
Opzioni di Personalizzazione
Il tuo software di automazione dei report spese dovrebbe permetterti di personalizzare categorie, tag e altre impostazioni per adattarsi alle esigenze specifiche della tua azienda.
L’app dovrebbe anche consentirti di impostare permessi utente granulari in modo che tu possa controllare chi può vedere, modificare e approvare le spese.
Assistenza Clienti
Quanto è rapido l’aiuto quando ne hai bisogno? Leggi le recensioni del fornitore prima di registrarti per assicurarti che il team di supporto abbia il giusto mix di competenze e sia realmente reattivo.
Integrazioni
Il software di automazione delle spese si integra con il tuo sistema ERP o con altri strumenti che usi regolarmente, come Slack?
L’integrazione consente lo scambio di informazioni tra app, facilitando l’automazione. Ad esempio, in un sistema integrato, quando la finanza approva una spesa per il rimborso, il sistema di gestione delle spese trasmette queste informazioni al tuo software contabile. Il software di contabilità utilizza questi dati per aggiornare i bilanci (conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa) e i relativi conti di libro mastro.
Cose da Considerare Prima di Implementare l’Automazione dei Report Spese
Prima di impegnarti con un fornitore di servizi software, rifletti sulle sfide che potresti incontrare durante il percorso. Questo ti dà più controllo sul processo di implementazione e limita i ritardi. Ecco alcune cose comuni che dovresti considerare:
1. Le esigenze della tua azienda
Puoi trovare il software più sofisticato su internet. Ma la tua azienda ha davvero bisogno di un sistema così avanzato? Se sei un business SaaS in crescita, una soluzione facile da usare con tutte le funzioni essenziali potrebbe avere più senso.
Dovresti inoltre considerare il volume e la complessità delle spese, il numero di utenti e le integrazioni pronte all’uso offerte dal software.
2. Budget e ritorno sull'investimento
I sistemi automatizzati possono avere un prezzo importante, e c’è più da considerare oltre al semplice costo iniziale. Devi includere anche i costi di formazione, implementazione e manutenzione.
Questi costi rientrano nel tuo budget attuale? Se sì, esegui una rapida analisi costi-benefici. Ad esempio, se sei una piccola azienda che gestisce solo poche note spese, il costo di un sistema avanzato potrebbe superare di molto i benefici.
3. Adozione da parte dei dipendenti e formazione
Il 60% dei dipendenti prova frustrazione con i nuovi software, secondo una ricerca Gartner. Se i dipendenti sono abituati a un processo cartaceo, passare a una soluzione digitale può sembrare opprimente.
Questo è meno problematico se la soluzione scelta è abbastanza facile da usare. Tuttavia, per i sistemi più complessi, sarà necessario offrire sessioni di formazione approfondite, documentazione chiara e un supporto continuo per agevolare la transizione e favorire l’adozione.
4. Gestione del cambiamento e comunicazione
Implementare un nuovo flusso di approvazione delle spese è un cambiamento importante. Procedere troppo rapidamente con l’implementazione e modificare radicalmente il processo di rendicontazione spese può causare interruzioni operative.
Ad esempio, i dipendenti potrebbero commettere errori nell’uso del software, oppure il software potrebbe non integrarsi correttamente con il tuo sistema di contabilità. Prevedere queste sfide prima dell’implementazione fa risparmiare molto tempo e denaro.
Che dire delle carte virtuali?
Hai davvero bisogno di note spese in un mondo con carte virtuali? Certo, le carte virtuali sono un ottimo modo per evitare la fatica della gestione delle note spese, ma solo il 38% delle aziende statunitensi e canadesi utilizza carte virtuali.
Anche con una carta virtuale, ci saranno casi in cui i dipendenti potrebbero aver bisogno di creare una nota spese e che tu dovrai approvare.
Ad esempio, un fornitore potrebbe non accettare alcune forme di pagamento o accettare solo contanti. Forse un dipendente non ha l’accesso a una carta virtuale oppure il pagamento non va a buon fine. In generale, sono perfette quando funzionano… peccato che non funzionino sempre.
Dì addio alla gestione manuale delle spese
Non ti piace gestire scontrini cartacei, inserimenti manuali e estratti conto? Utilizza un software di gestione spese automatizzato e dì addio alle procedure manuali. Implementare l’automazione delle spese comporta un costo iniziale, ma può tradursi in risparmi decisamente maggiori del prezzo, a patto di scegliere lo strumento giusto.
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