Come automatizzare i report spese in 6 passaggi
Approvare i report spese è un compito tedioso e, ti assicuro, i tuoi dipendenti non sono certo entusiasti di compilarli. L'automazione delle spese può aiutare te e i tuoi collaboratori a liberarvi per sempre da questo ciclo ripetitivo di report e approvazioni.
Che cos'è l'automazione dei report spese?
L'automazione dei report spese prevede l'utilizzo di software per la gestione delle note spese—o quantomeno modelli standard ben fatti—per aiutarti a velocizzare o eliminare attività ricorrenti e noiose come la revisione delle note spese e la gestione dei rimborsi.
Le soluzioni moderne di gestione delle spese si occupano però di molto più dei semplici fondamentali. Sono progettate per automatizzare e rendere più efficienti quasi tutte le fasi del processo, compresa la registrazione, il monitoraggio, l'approvazione e il pagamento delle spese rimborsabili.
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Perché automatizzare i report spese?
Perché investire in tutta questa tecnologia e ripensare il processo di approvazione delle spese? Se non automatizzi il flusso di lavoro delle approvazioni per i rimborsi, stai letteralmente lasciando soldi sul tavolo. Vediamo perché dovresti automatizzare i report spese:
- Meno errori: La Global Business Travel Association afferma che il 19% delle note spese contiene errori. Dal report emerge anche che le aziende impiegano in media 18 minuti per correggere ogni errore. È uno spreco enorme di tempo, energia e costi del personale. I vantaggi del software di gestione delle spese includono errori ridotti al minimo, con un potenziale risparmio di migliaia di euro, soprattutto durante la stagione fiscale.
- Approvazioni più rapide: I manager possono approvare le note spese con un solo clic senza dover gestire noiosi, lenti fogli di calcolo. Inoltre, non è necessario separare i compiti per l'approvazione, poiché sono disponibili tutti i documenti, incluse le ricevute e il nome di chi ha effettuato l'approvazione.
- Migliore efficienza: L'automazione snellisce e velocizza l'intero processo, dalla presentazione della nota sino all'approvazione. Elimina molte attività manuali, come inserire i dettagli nel report, verificare se le spese sono rimborsabili secondo la policy aziendale e disporre i pagamenti dei rimborsi.
- Processi più favorevoli ai dipendenti: Copiare dettagli dalla ricevuta al report di lavoro non è certo un incentivo alla soddisfazione sul lavoro. Delegare attività ripetitive al software libera tempo ai dipendenti, permettendo loro di dedicarsi alla strategia o all'innovazione—due elementi che fanno crescere la soddisfazione lavorativa.
- Migliore visibilità sulle spese: La mancanza di trasparenza è un problema diffuso: i manager scoprono quanto è stato speso solo a fine mese. Come ha affermato Adriana Carpenter, CFO di Emburse, a PYMNTS:
Le aziende hanno difficoltà a ottenere visibilità sulle spese effettuate dai dipendenti. … Dal 20 al 40% delle spese avviene direttamente dal dipendente senza passare per un processo centralizzato
La visibilità in tempo reale sui modelli di spesa aiuta i CFO e il team finanziario a prendere decisioni tempestive e guidate dai dati. I sistemi di automazione della gestione spese offrono una visione in tempo reale. Man mano che i dipendenti presentano le spese, la funzione di analisi del software consolida i dati per generare grafici e report approfonditi.
Come automatizzare i report spese: guida passo passo
Automatizzare i report spesa dei dipendenti è piuttosto semplice. L’aspetto più importante è il software per la gestione delle note spese che sceglierai: valutalo con attenzione.
Quando hai installato il sistema, ecco i prossimi passi da seguire:
1. Configura il software di automazione spese
La configurazione prevede di impostare il software in base ai tuoi flussi di approvazione. È anche la fase in cui inserisci le regole e i limiti indicati nella policy interna delle spese.
Quando tutto è pronto, assegna le autorizzazioni ai membri del team in base ai loro ruoli.
2. Il dipendente registra la spesa
Ogni volta che un dipendente sostiene una spesa di tasca propria, la registra nel software. Poi, questa viene prelevata direttamente dal tuo conto spese.
È consigliabile utilizzare una soluzione compatibile con dispositivi mobili, così i dipendenti possono registrare le spese in movimento. La maggior parte dei software permette di caricare una foto della ricevuta al momento della registrazione, eliminando la necessità di inserire manualmente i dettagli.
3. La policy sulle spese viene consultata (in automatico)
I migliori software di automazione delle spese verificano automaticamente le spese rispetto alla politica aziendale, controllando regole e soglie come le categorie di spesa rimborsabili e i limiti di spesa.
A seconda della struttura del tuo reparto contabilità, tu, il tuo responsabile finanziario o un altro membro del team riceverete notifiche in tempo reale ogni volta che i report spese passano questa fase.
4. Approva il Rimborso
Dopo aver ricevuto una notifica, la persona responsabile di questo sistema revisiona i report spese, confronta i dettagli con la ricevuta e li approva con un solo click. Alcuni sistemi non richiedono nemmeno questo passaggio se la spesa rientra nelle soglie di revisione impostate, automatizzando ulteriormente il processo.
I dipendenti ricevono il rimborso, e tutti i rimborsi vengono registrati automaticamente nel sistema contabile aziendale.
5. Viene Creata una Tracciabilità Completa (Automatizzata)
I sistemi automatizzati di gestione delle spese mantengono una tracciabilità completa per ogni spesa sostenuta dai tuoi dipendenti.
Il sistema conserva una copia digitale di tutti i documenti rilevanti, incluse ricevute e report spesa, rendendo gli audit interni molto più semplici per tutte le persone coinvolte.
6. Consulta Analisi e Report
Le migliori soluzioni software offrono analisi e reportistica integrata. Puoi visualizzare, ad esempio, quanto hanno speso i dipendenti e le variazioni rispetto alle cifre preventivate.
Questi dati forniscono anche una base per la previsione delle spese aziendali per il prossimo periodo.
Trova lo Strumento Giusto di Automazione dei Report Spese
Hai notato come l'intero processo automatizzato dipenda dal tuo software di automazione delle spese?
Ecco perché è importante scegliere un software che possa supportare il tuo flusso di lavoro e offrire le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Ecco cosa dovresti cercare:
Funzionalità Specifiche
Cerca funzionalità come workflow di approvazione configurabili, controlli di conformità con la policy e analytics e reportistica.
Queste funzionalità fanno risparmiare molto tempo e riducono al minimo gli errori nel processo. Ad esempio, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) aiuta a estrarre informazioni dalle ricevute e a inserirle automaticamente nei report. Consente di risparmiare tempo e riduce gli errori di digitazione.
Facile da Configurare
Alcuni strumenti possono essere eccessivamente complessi. Sebbene offrano molte funzionalità, il rapporto costi-benefici può diventare sfavorevole se il software richiede mesi per l’implementazione e necessita di una persona dedicata per la gestione.
Scegli un software che sia facile da configurare e che offra le funzionalità di cui hai bisogno.
Accessibilità Mobile
I tuoi dipendenti possono avere mille cose da fare. Potrebbero dimenticare di registrare le spese o perdere le ricevute mentre sono in movimento.
Le app mobili semplificano la registrazione delle spese: ogni volta che un dipendente effettua un pagamento, può scattare una foto della ricevuta con lo smartphone e caricarla nell'app.
Opzioni di Personalizzazione
Il tuo software di automazione dei report spese dovrebbe permetterti di personalizzare categorie, tag e altre impostazioni in base alle specifiche esigenze della tua azienda.
L'app dovrebbe anche consentirti di impostare permessi utente a livello dettagliato, per poter controllare chi può visualizzare, modificare e approvare le spese.
Assistenza Clienti
Quanto velocemente ricevi assistenza quando ne hai bisogno? Leggi le recensioni del fornitore prima di sottoscrivere il servizio, per assicurarti che il supporto sia reattivo e ben organizzato.
Integrazioni
Il software di automazione delle spese si integra con il tuo sistema ERP o con altri strumenti che usi regolarmente, come Slack?
L’integrazione permette lo scambio di informazioni tra diverse app, favorendo l’automazione. Ad esempio, in un sistema integrato, quando il reparto finance approva una spesa per il rimborso, il sistema di gestione delle spese trasmette questa informazione al tuo software contabile. Il software di contabilità utilizza questi dati di spesa per aggiornare i bilanci aziendali (conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario) e i relativi conti di libro mastro.
Cose da Considerare Prima di Implementare l'Automazione dei Report Spese
Prima di affidarti a un fornitore di servizi software, rifletti sulle sfide che potresti incontrare lungo il percorso. Così avrai maggior controllo sul processo di implementazione e potrai ridurre i ritardi. Ecco alcune delle considerazioni più comuni:
1. Le esigenze della tua azienda
Puoi trovare il software più elegante su internet. Ma la tua azienda ha davvero bisogno di un sistema tanto sofisticato? Se sei una SaaS in crescita, una soluzione semplice da usare e con tutte le funzionalità essenziali potrebbe essere molto più sensata.
Dovresti anche considerare il volume e la complessità delle spese, il numero di utenti e le integrazioni pronte all’uso offerte dal software.
2. Budget e ritorno sull'investimento
I sistemi automatizzati possono avere un costo elevato, e c’è molto di più da valutare rispetto al solo prezzo d’acquisto. Devi anche considerare i costi di formazione, implementazione e manutenzione.
Questi costi rientrano nel tuo attuale budget? Se sì, esegui una rapida analisi costi-benefici. Ad esempio, se sei una piccola azienda che gestisce solo poche note spese, il costo di un sistema avanzato potrebbe superare di gran lunga i suoi benefici.
3. Adozione e formazione dei dipendenti
Il 60% dei dipendenti prova frustrazione con il nuovo software, secondo un sondaggio Gartner. Se i dipendenti sono abituati a lavorare su carta, passare a una soluzione digitale può sembrare travolgente.
Questo è meno problematico se la soluzione è piuttosto facile da usare. Tuttavia, per i sistemi complessi, sarà necessario offrire sessioni di formazione approfondite, documentazione chiara e supporto continuo per facilitare la transizione e favorire l’adozione.
4. Gestione del cambiamento e comunicazione
Implementare un nuovo workflow di approvazione delle spese è un cambiamento importante. Affrettare l’implementazione e cambiare radicalmente il processo di rendicontazione delle spese può creare disagi operativi.
Per esempio, i dipendenti potrebbero commettere errori nell’utilizzo del software, oppure quest’ultimo potrebbe non funzionare correttamente integrandolo con il sistema di contabilità. Pianificare queste sfide prima dell’implementazione fa risparmiare molto tempo e denaro.
Che dire delle carte virtuali?
Hai davvero bisogno di report spesa in un mondo dove esistono le carte virtuali? Certo, le carte virtuali sono un ottimo modo per evitare la gestione delle note spese, ma solo il 38% delle aziende statunitensi e canadesi utilizza carte virtuali.
Anche con una carta virtuale, ci saranno situazioni in cui i dipendenti dovranno compilare un report spesa che dovrà essere approvato.
Ad esempio, un fornitore potrebbe non accettare alcune forme di pagamento o accettare solo contanti. Magari un dipendente non ha accesso a una carta virtuale, o il pagamento non va a buon fine. Sono soluzioni eccellenti quando funzionano… solo che non funzionano sempre.
Dì addio alla gestione manuale delle spese
Non ti piace gestire ricevute cartacee, inserire dati manualmente o riconciliare estratti conto? Usa un software automatiso per la gestione delle spese e dì addio ai processi manuali. Implementare l’automazione delle spese richiede un investimento iniziale, ma può tradursi in un risparmio ben superiore al prezzo, se scegli lo strumento giusto.
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