Regnskap for en liten bedrift kan være svært overveldende hvis du er småbedriftseier uten regnskapsbakgrunn.
Kjenner du deg igjen? De bekymringsfrie dagene er rett rundt hjørnet. Jeg deler noen praktiske tips og råd om regnskap for små bedrifter, spesielt utformet for å hjelpe ikke-regnskapsførere med å planlegge hver dag, uke, måned, hvert kvartal og år på en effektiv måte.
Hva er bedriftsregnskap?
Bedriftsregnskap, ofte omtalt som bokføring, er prosessen med å registrere, analysere og tolke økonomisk informasjon knyttet til en bedrift – i dette tilfellet en liten bedrift.
Det følger regnskapssyklusens 8 trinn for å hjelpe bedrifter med å holde oversikt over viktig informasjon, som inntekter, utgifter, eiendeler og mer. Til sammen gir disse tallene et tydelig bilde av bedriftens økonomiske helse, slik at man kan ta bedre beslutninger og planlegge for fremtiden.
Grunnleggende om bedriftsregnskap
Å kjenne til disse grunnleggende nøkkelbegrepene og konseptene kan hjelpe deg med å bli svært effektiv innen regnskap, uten at du må begynne på skolen igjen:
Inntekter
Inntekter viser til inntektene som genereres fra salg av produkter eller tjenester.
Utgifter
Dette er kostnader som påløper ved driften av bedriften.
Eiendeler
Dette er ressursene bedriften eier – vanligvis kontanter, varelager og eiendom eller utstyr.
Gjeld
Dette er bedriftens gjeld eller forpliktelser, inkludert lån, leverandørgjeld og påløpte kostnader.
Egenkapital
Egenkapital representerer eierens interesse i bedriften. Egenkapital beregnes ved å trekke gjeld fra eiendeler.
Leverandørgjeld (AP)
AP omfatter utstedelse, overvåking, analyse og rapportering av alle drifts- og kapitalkostnadsbetalinger til leverandører, forhandlere eller andre parter.
Kundefordringer (AR)
AR er det motsatte av AP. Kundefordringer omfatter fakturering av kunder, overvåking, analyse, innkreving og rapportering av alle fakturerte beløp.
Eiendelsforvaltning
Eiendelsforvaltning viser til sporing av en bedrifts materielle eller immaterielle eiendeler, plassering, bruk, verdi og ytelse. Materielle eiendeler omfatter eiendom, møbler eller utstyr, mens immaterielle eiendeler omfatter immaterielle rettigheter, varemerker eller patenter.
Bankavstemminger
Dette er prosessen med å sammenligne en bedrifts økonomiske registre med kontoutskrifter for å sikre at alle transaksjoner er regnskapsført, og for å identifisere og forklare eventuelle avvik.
Have an account? Log In
Budsjettering & prognoser
Budsjettering er en del av strategisk planlegging. Det innebærer – som du sikkert forventer, å utarbeide et realistisk budsjett for å styre en bedrift, og deretter bruke det til å sammenligne planlagte og gjennomførte utgifter.
Prognostisering er mer en aktivitet på overordnet nivå. Det er prosessen med å fremskrive fremtidige resultater for bedriften ved hjelp av erfaring og data.
Likviditetsstyring
Dette er prosessen med å overvåke, analysere og optimalisere en bedrifts kontantinnbetalinger minus utbetalinger for å fastslå hvor mye kontanter som er tilgjengelig.
Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering omfatter lagring, sporing og gjenfinning av fysiske eller elektroniske økonomiske dokumenter.
Økonomisk analyse
Finansiell analyse undersøker en virksomhets regnskaper og andre økonomiske data for å vurdere virksomhetens økonomiske resultater og overordnede økonomiske helse på et gitt tidspunkt.
Finansiell rapportering
Dette innebærer å samle inn månedlige, kvartalsvise eller årlige data til økonomiske rapporter for å gi viktige interessenter en helhetlig gjennomgang av virksomhetens resultater, slik at beslutninger kan tas på et bedre grunnlag.
Lønn
Lønn er en prosess for å beregne og betale ansatte og oppdragstakere for arbeid som er utført i en tidligere periode. Dette er vanligvis en automatisert prosess basert på inndata.
Skatteplanlegging
Skatteplanlegging innebærer å undersøke virksomhetens økonomi, identifisere måter å optimalisere inntektene på og minimere beløpet som betales i selskapsskatt, merverdiavgift eller til og med inntektsskatt til det amerikanske skattevesenet (IRS).
Jeg vil imidlertid advare deg: Det er vanligvis nødvendig å rådføre seg med en statsautorisert revisor (CPA) om regnskapsprinsipper eller standarder etter behov.
Daglige regnskapsoppgaver
Regnskap kan virke overveldende, men ved å dele det opp i daglige, ukentlige, månedlige og årlige oppgaver blir det mer håndterbart. La oss begynne med de daglige regnskapsoppgavene du bør vurdere:
1. Registrer daglige transaksjoner
Alle økonomiske transaksjoner bør registreres daglig, inkludert salg, utgifter og andre økonomiske aktiviteter. Nøyaktig registrering gjør det mulig å følge kontantstrømmen og identifisere avvik eller problemer.
2. Kontroller bankbeholdningen
Det er lurt å kontrollere saldoene på virksomhetens bankkontoer regelmessig for å ha kontroll på kontantstrømmen. Ikke noe dramatisk – bare stikk innom for å forsikre deg om at alt er i orden.
Ukentlige regnskapsoppgaver
Enkelte regnskapsoppgaver kan utføres ukentlig. Her er de grunnleggende:
1. Gå gjennom salg og utgifter
Sett av tid til å gå gjennom salget og utgiftene for uken. Dette hjelper deg med å identifisere trender eller mønstre og vurdere virksomhetens overordnede økonomiske resultater.
2. Oppdater kontantstrømsprognoser
Det er avgjørende å oppdatere kontantstrømsprognosene for å styre virksomhetens likviditet. Ved å lage prognoser for forventede inn- og utbetalinger i ukene som kommer kan du forutse eventuelle problemer med kontantstrømmen og iverksette tiltak for å håndtere dem.
3. Følg opp utestående fakturaer
Det er viktig å følge opp kundene dine for å sikre betaling til rett tid dersom du har utestående fakturaer. Dette vil bidra til å forbedre kontantstrømmen og minimere risikoen for tap på fordringer.
Akkurat din virksomhet vil sannsynligvis ha en håndfull andre oppgaver som må utføres, men dette dekker det grunnleggende.
Månedlige regnskapsoppgaver
Ved å utføre de månedlige regnskapsoppgavene konsekvent i henhold til regnskapsprinsippene kan du raskt oppfylle dine økonomiske forpliktelser. Dette sikrer at økonomiske beslutninger kan tas uten forsinkelser.
1. Bankavstemming
Avstem kontoutskriftene mot regnskapsopplysningene dine for å identifisere eventuelle avvik. Denne prosessen sikrer at du registrerer transaksjonene korrekt, og at alle transaksjoner er tatt med. Dette bidrar til å avdekke feil eller potensielt bedragersk aktivitet.
Dette kalles ofte månedssluttprosessen, og tro meg: Hvis du holder tritt med den, sparer du deg for mange hodepiner senere.
2. Leverandørgjeld og kundefordringer
Gå gjennom og oppdater postene for leverandørgjeld og kundefordringer. Betal utestående regninger og følg opp forfalte innbetalinger fra kunder. Dette bidrar til å opprettholde gode relasjoner med leverandører og sørge for god styring av kontantstrømmen.
3. Lagerstyring
Har virksomheten din et lager? I så fall bør du gjennomføre en månedlig lageropptelling eller sette opp et automatisk sporingssystem for å sikre nøyaktigheten. Juster lagerpostene slik at de gjenspeiler de faktiske mengdene på lager, for å unngå tomme lagre, overbeholdning og økonomiske avvik.
4. Kostnadsoppfølging
Gå gjennom og kategoriser virksomhetens kostnader, enten manuelt eller automatisk. Bekreft at alle kostnader, inkludert kvitteringer og fakturaer, er registrert på riktig måte. Dette lar deg følge utgiftsmønstre, identifisere muligheter for kostnadsbesparelser og analysere lønnsomheten.
5. Økonomisk rapportering
Utarbeid månedlige økonomiske rapporter, inkludert resultatregnskap, balanse og kontantstrømoppstilling. Analyser disse rapportene for å forstå virksomhetens økonomiske resultater og ta informerte beslutninger for fremtiden.
Årlige regnskapsoppgaver
Til slutt har du årlige regnskapsoppgaver. Disse fokuserer vanligvis på etterlevelse av regelverk, evaluering av virksomhetens resultater og planlegging for fremtiden.
1. Skatteforberedelser
Samle inn alle nødvendige økonomiske dokumenter og klargjør virksomhetens skattemeldinger i god tid før skattefristen. Dette inkluderer resultatregnskap, kostnadsoversikter, lønnsopplysninger og andre relevante dokumenter. Det er avgjørende å levere virksomhetens skatter korrekt og til rett tid i skatteperioden for å unngå gebyrer og oppfylle kravene.
2. Økonomisk revisjon
Gjennomfør en årlig økonomisk revisjon for å gå systematisk gjennom virksomhetens kontoplan og økonomiske dokumentasjon. Dette innebærer en grundig gjennomgang av virksomhetens transaksjoner og interne kontroller. En revisjon bidrar til å avdekke feil, svindel eller områder der regnskapsprosessene kan forbedres.
3. Budsjettering
Sett av tid hvert år til å utarbeide et budsjett for virksomheten. Gå gjennom de økonomiske resultatene, analyser utviklingen i bransjen og sett realistiske mål for det kommende året. Et godt planlagt budsjett gir et veikart for økonomisk suksess og hjelper deg med å fordele ressursene effektivt.
4. Verdivurdering av virksomheten
Greit, denne er bare virkelig verdifull hvis du ønsker å selge virksomheten, andeler i den eller klappe deg selv på skulderen for et helt år med hardt arbeid. Det er da du summerer inntektene og kostnadene dine og knytter de riktige multiplene til dem for å se hvor mye arbeidet ditt er verdt.
Når alt dette er unnagjort, er det på tide å stille det store spørsmålet: Hva kan du gjøre for å gjøre dette til en mindre stor hodepine?
De beste verktøyene for å gjøre ting enklere
Som regnskapsfører – eller ikke-regnskapsfører – finnes det supplerende regnskapsverktøy du kan bruke til å automatisere oppgaver, forbedre effektiviteten og få verdifull innsikt i økonomien. Her er noen som er verdt å se nærmere på:
Regnskapsprogramvare
Bruk av regnskapsprogramvare for små bedrifter, som Quickbooks Online, FreshBooks eller Xero, kan gjøre regnskapsprosessene betydelig enklere. Disse programvareløsningene tilbyr funksjoner som automatisert dataregistrering, fakturering, kostnadsoppfølging og økonomisk rapportering. Velg et regnskapssystem som er tilpasset virksomhetens behov og budsjett.
Apper for skanning av kvitteringer
Apper for skanning av kvitteringer lar deg digitalisere kvitteringene dine og automatisk hente ut relevant informasjon. Dette sparer tid og reduserer risikoen for å miste viktige kvitteringer. Disse appene kan også integreres med regnskapsprogramvare for sømløs oppfølging av utgifter.
Lønnsprogramvare
Bruk av lønnsprogramvare og lønnstjenester kan effektivisere lønnsprosessene dine. Disse verktøyene automatiserer beregninger, håndterer skattetrekk og genererer lønnsslipper. De sikrer også at du overholder arbeidslovgivningen, og sparer tid på manuelle beregninger.
Verktøy for utgiftsstyring
Verktøy for utgiftsstyring hjelper deg med å følge opp og håndtere virksomhetens utgifter. De lar deg sette forbruksgrenser, kategorisere utgifter og generere utgiftsrapporter. Disse verktøyene gir bedre kontroll over kostnadene dine og forenkler prosessen for refusjon av utlegg.
Ved å ta i bruk disse supplerende verktøyene for økonomi og regnskap i virksomheten kan du spare tid, redusere feil og få verdifull innsikt i økonomien. Det kan også være lurt å vurdere å sette ut noen av regnskapsfunksjonene dine eller bokføringstjenestene. Hvis du vurderer dette, bør du evaluere eksterne regnskapstjenesteleverandører nøye.
More Articles
Mine beste tips for å lykkes
Å ja, dette er altså delen der vi snakker om å sikre ryggen din.
Opp gjennom årene har jeg gjort min del av feil, og jeg har noen tips som jeg mener det er verdt å dele.
1. Hold orden
Å holde orden betyr å sørge for at alle økonomiske dokumenter, som kvitteringer, fakturaer og kontoutskrifter, er lett tilgjengelige slik at du kan føre nøyaktig og etterprøvbar dokumentasjon. Du kommer til å bli bedt om disse på et eller annet tidspunkt.
2. Følg konsekvent opp utgifter
Utvikle et system for konsekvent å følge opp og kategorisere virksomhetens utgifter, slik at du kan identifisere skattefradrag, analysere forbruksmønstre og opprettholde nøyaktige økonomiske registre.
3. Sikkerhetskopier dataene dine
Sikkerhetskopier regnskapsdataene dine regelmessig for å forhindre tap av viktig økonomisk informasjon. Bruk sikker skylagring eller eksterne harddisker for å sikre at dataene dine er beskyttet og enkelt kan gjenopprettes ved systemfeil eller datatap.
4. Rådfør deg med en regnskapsfører
Vurder å rådføre deg med en regnskapsfører for å diskutere regnskapsmetoder som kontantprinsippet eller periodiseringsprinsippet, avklare kompliserte regnskapsspørsmål og få oversikt over skatteforpliktelsene dine.
En regnskapsfører kan gi ekspertråd, hjelpe med skatteplanlegging og sikre at virksomhetens aktiviteter og dokumentasjon overholder økonomiske regelverk.
5. Utnytt regnskapsprogramvare
Noe av det viktigste du bør vurdere, er å ta i bruk regnskapsprogramvare for å effektivisere prosessene, sikre nøyaktighet, automatisere oppgaver og lage rapporter. Den gjør nesten alt det tunge arbeidet for deg, slik at du kan bruke tiden på arbeid som gir større verdi.
Det er på tide å holde seg oppdatert!
Enten du er selvstendig næringsdrivende eller driver en liten virksomhet, kan det å forstå det grunnleggende og de viktigste områdene, samt følge disse tipsene, hjelpe deg med å unngå vanlige regnskapsfeil, opprettholde nøyaktig dokumentasjon og holde deg oppdatert.
Klar for å komme videre enn det grunnleggende og videreutvikle ferdighetene dine som bedriftseier? Abonner på nyhetsbrevet vårt for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finanslederne som har vært der du er nå.
