ERP-samenwerking: hulpmiddelen, voordelen & voorbeelden
Stel je een organisatie voor waarin elke medewerker, van de werkvloer tot de directiekamer, beschikt over de informatie die nodig is voor het werk. Dat is wat ERP-samenwerking kan bereiken.
- Je verkoopteam kan gegevens bekijken en leveringsdatums aan klanten bevestigen.
- De financiële afdeling kan voorraadniveaus in realtime volgen om de kasstroom te optimaliseren.
- Je kunt even pauze nemen in de wetenschap dat je bedrijf goed functioneert.
Hier lees je hoe je een ERP-platform kunt selecteren en implementeren dat samenwerking binnen je organisatie bevordert.
Een inleiding tot ERP-samenwerking
ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) faciliteren samenwerking door een gecentraliseerd platform te bieden dat gegevens en processen uit verschillende afdelingen en functies binnen een organisatie integreert. Hierdoor kunnen gegevens in realtime worden gedeeld, worden werkstromen gestroomlijnd en, zoals je zou verwachten, verbeteren de communicatie en coördinatie tussen teams.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Een voorbeeld: de Universiteit van Toronto implementeerde het ERP-systeem van SAP om de financiële gegevens, onderzoeksgegevens en gegevens van studenten en HR te integreren. Hierdoor konden ze:
- Werkstromen zoals van inkoop tot betaling en van indiensttreding tot pensionering automatiseren, waardoor processen tussen afdelingen werden gestroomlijnd
- Zelfbedieningstoegang tot realtimegegevens bieden aan 18.000 medewerkers en docenten, waardoor snellere besluitvorming mogelijk werd
- Geavanceerde analyses en dashboards bieden voor betere rapportages en inzichten
Door automatisering en samenwerking tot hun belangrijkste prioriteiten te maken, gebruikte de Universiteit van Toronto het S/4HANA-softwarepakket van SAP om een 50% snellere maandafsluiting en 25% snellere batchverwerking te realiseren.
Belangrijkste voordelen van ERP-samenwerking
Dankzij ERP-software kunnen bedrijven informatie toegankelijker maken voor hun hele organisatie. Wanneer afdelingen zoals financiën, verkoop, operationele activiteiten en HR samenwerken met dezelfde gecentraliseerde gegevensbron, wordt het nemen van goed onderbouwde beslissingen veel eenvoudiger.
Hier volgt een overzicht van enkele veelvoorkomende manieren waarop ERP-samenwerking bedrijven voordelen biedt, met praktijkvoorbeelden van elk:
1. Informatie delen in realtime
Door alle gegevens te integreren in één database biedt ERP één centrale bron van waarheid waartoe alle afdelingen direct toegang hebben. Hierdoor worden datasilo's, redundantie en fouten door het gebruik van verschillende verouderde systemen geëlimineerd.
48% jaarlijks rendement en meer
Door Oracle Analytics Cloud en Oracle Fusion ERP Analytics te implementeren, realiseerde een data science-bedrijf een jaarlijks rendement van 48% met een terugverdientijd van 2,7 jaar. Doordat gebruikers dankzij realtimegegevens eenvoudig ERP, HCM en andere software konden combineren voor functieoverschrijdende analyses, werd hun voorbereidingstijd voor gegevens met enkele honderden uren verkort.
2. Geografische barrières doorbreken
Door je gegevens en processen op één platform samen te brengen, zorgen ERP-systemen ervoor dat medewerkers toegang hebben tot realtime-informatie, ongeacht hun fysieke locatie. Dit is vooral waardevol voor internationale organisaties met kantoren, magazijnen en productiefaciliteiten verspreid over meerdere landen of continenten.
Afstand overbruggen
Coca-Cola HBC, een van de grootste verpakkingspartners van Coca-Cola ter wereld, implementeerde SAP ERP voor zijn activiteiten in 28 landen.
Wij bedienen klanten die digitale diensten en snelheid eisen en omarmen. SAP-diensten en -ondersteuning stelde ons in staat om succesvol naar SAP S/4HANA te migreren, zodat we aan deze vereisten kunnen voldoen.
3. Meer transparantie en verantwoording
De implementatie van een ERP-systeem kan de transparantie en verantwoording binnen een organisatie aanzienlijk verbeteren. De casestudy van Quantum Group is hier een goed voorbeeld van.
Betere tracking
Quantum, een toonaangevende aanbieder van drukwerk- en marketingdiensten, implementeerde een ERP-systeem genaamd Interprise Suite om inefficiënties aan te pakken en de transparantie te verbeteren.
Met een uniform platform dat het delen van gegevens tussen afdelingen in realtime mogelijk maakte, konden ze orders volgen, het voorraadbeheer verbeteren en hun financiële processen vernieuwen. Dit resulteerde in een verlaging van de operationele kosten met 35% binnen het eerste jaar.
4. Betere toegang tot financiële gegevens
ERP-systemen consolideren financiële gegevens, waardoor financiële teams snel en efficiënt toegang hebben tot actuele informatie. Hierdoor zijn afzonderlijke financiële systemen en handmatige gegevensinvoer niet meer nodig, wat resulteert in een snellere transactieverwerking met minder fouten.
Implementatie in drie dagen = 50% meer verkoop
Fulton & Roark is een detailhandelaar uit North Carolina die verzorgingsproducten voor mannen verkoopt en onlangs is gaan samenwerken met Netsuite ERP om hun financiële gegevens te consolideren. Na een implementatieproces van drie weken kon het bedrijf zijn jaarlijkse verkoopvolume met meer dan 50% verhogen.
Met het ERP-systeem konden ze ook de boekhoudkundige fouten verminderen en de boekhouding volledig intern uitvoeren.
5. Verbeterde teamcommunicatie
Met een gecentraliseerd platform voor het delen van gegevens en realtime-updates, ondersteund door geïntegreerde communicatietools, kunnen ERP-systemen de samenwerking in externe teams met verspreide werkprocessen aanzienlijk verbeteren.
De technologiestack minimaliseren
Neem bijvoorbeeld fabrikant van industriële schoonmaakmiddelen ABC Compounding. ABC begon Sage ERP X3 te gebruiken om het delen van gegevens en de interne communicatie binnen het team van 150 medewerkers te verbeteren.
We hebben verschillende applicaties van derden kunnen afschaffen die we nodig hadden. We zijn nog maar kort operationeel, maar ons team is nu al positief over de bijdrage van Sage ERP X3.
6. Een betere toewijzing van middelen
Met realtimegegevens over beschikbaarheid, werkbelasting en vraag kunnen organisaties hun middelen efficiënter toewijzen. Veel cloudgebaseerde ERP-tools kunnen ook toekomstige beschikbaarheid van middelen voorspellen op basis van historische gegevens, waardoor een optimaal gebruik wordt gegarandeerd.
Gegevens centraliseren
Moul'appétit SRL, een in België gevestigd bedrijf voor de distributie van zeevruchten, stond voor uitdagingen bij het beheren van de voorraad, het volgen van bestellingen en het coördineren van leveringen. Met Odoo ERP kon Moul'appétit het voorraadbeheer, de verkoop en de leveringsactiviteiten integreren in één platform. Deze integratie bood realtime inzicht in voorraadniveaus, bestelstatussen en leveringsschema's.
Daardoor kon het bedrijf de vraag nauwkeuriger voorspellen, voorraadniveaus optimaliseren en tijdige leveringen garanderen.
De beste ERP-tools voor samenwerkend werken
Mijn team en ik hebben de beste ERP-systemen op de markt onderzocht en vastgesteld dat dit de beste beschikbare opties zijn:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Voorbeelden van hoe ERP de samenwerking verbetert
Hoe ziet samenwerking met ERP er in de praktijk uit? Ik heb een reeks geavanceerde ERP-toepassingen verzameld om je een indruk te geven van deze functies in de praktijk. Van gedeelde dashboards voor KPI's tot gezamenlijk documentbeheer met versiebeheer: hier zijn enkele unieke manieren waarop ERP-systemen samenwerking in B2B-teams kunnen stimuleren:
Gedeelde dashboards voor teamafstemming
ERP-systemen bieden gedeelde dashboards die een uitgebreid overzicht geven van het datalandschap van een organisatie. Deze dashboards zorgen ervoor dat alle teamleden toegang hebben tot dezelfde realtime informatie, waardoor inconsistenties worden geëlimineerd en gesynchroniseerde besluitvorming wordt bevorderd.
De teamdashboards van Freshservice stellen managers bijvoorbeeld in staat om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) voor hun teams samen te stellen, zodat iedereen op één lijn zit wat betreft kritieke kwesties.
Gecentraliseerde communicatiekanalen
ERP-systemen verbeteren de communicatie door gecentraliseerde kanalen voor berichten en samenwerking te bieden. Ingebouwde tools zoals berichten, delen, videoconferenties en CRM maken realtime communicatie mogelijk en doorbreken organisatorische silo's.
TallyPrime beschikt over een functie waarmee je specifieke documenten via WhatsApp kunt delen. Katana is op vergelijkbare wijze een cloudgebaseerd ERP met een Facebook Messenger-integratie via Zapier.
Documentbeheer voor gestroomlijnde werkprocessen
ERP-systemen stroomlijnen het documentbeheer door opslag, delen en versiebeheer te centraliseren. Hierdoor hebben alle teamleden toegang tot de meest recente informatie, waardoor duplicatie en fouten worden beperkt.
Het documentbeheersysteem van Infor CloudSuite maakt bijvoorbeeld snel terugvinden en realtime bewerken mogelijk, wat de samenwerking tussen medewerkers verbetert en projecttermijnen verkort. Dit is zeer nuttig voor het onderhouden van efficiënte en foutloze werkprocessen.
Taakbeheer en verantwoordelijkheid
ERP-systemen maken projectbeheer met specifieke deadlines en trackingmogelijkheden mogelijk, waardoor verantwoordelijkheid wordt gewaarborgd.
De geïntegreerde ERP-module van XB Software maakt het aanmaken, toewijzen en volgen van taken mogelijk. Zo kunnen managers de voortgang bewaken en ervoor zorgen dat taken volgens planning worden afgerond. Dit creëert een gevoel van verantwoordelijkheid en transparantie binnen projecten, waardoor teams effectief kunnen samenwerken.
Mobiele samenwerking
ERP-oplossingen ondersteunen mobiele samenwerking, waardoor teams verbonden kunnen blijven en realtime beslissingen kunnen nemen, ongeacht hun locatie. Dit is een onmisbare functie voor teams op afstand en buitendienstmedewerkers.
Vault ERP is een leverancier die mobiele applicaties aanbiedt waarmee teams onderweg kunnen samenwerken, zodat continue verbinding en deelname aan besluitvormingsprocessen worden gewaarborgd. QuickBooks, Dynamics365 en Bitrix24 bieden ook speciale mobiele apps voor Android en iOS.
Integratie met andere samenwerkingstools
Veel ERP-leveranciers integreren tegenwoordig naadloos met andere samenwerkingstools, zoals Microsoft Teams, Slack en Zoom. Dankzij integraties kunnen medewerkers hun favoriete communicatietools blijven gebruiken om informatie te delen, terwijl ze ook profiteren van de uitgebreide functies van een ERP-systeem.
De meeste ERP-systemen die tegenwoordig beschikbaar zijn, bieden meerdere integratiemogelijkheden: standaard, via automatiseringsplatforms zoals Zapier en Make, en via open API's. Voorbeelden zijn NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 en meer.
Sociale ERP: de volgende stap in ERP-samenwerking
Sociale ERP vertegenwoordigt de volgende stap in samenwerkende ERP-systemen, waarbij de kracht van sociale media wordt gecombineerd met traditionele resourceplanning.
Hoewel veel typen ERP-systemen al ingebouwde samenwerkingstools bieden, maakt de mogelijkheid om klanten, medewerkers en partners te ontmoeten op het platform van hun keuze communicatie veel soepeler.
Wat is sociale ERP?
Sociale ERP integreert traditionele ERP-systemen met socialemediatools zoals Twitter, LinkedIn en Facebook om de productiviteit te verhogen en de communicatie tussen medewerkers, klanten, leveranciers en partners te verbeteren. Door belanghebbenden op hun eigen voorwaarden te ontmoeten en het platform van hun keuze te gebruiken, kunt u effectievere probleemoplossing mogelijk maken.
In tegenstelling tot traditionele ERP-systemen — die ingebouwde communicatietools bieden voor het delen van documenten, chatten en videobellen — integreert sociale ERP met socialemediaplatforms van derden om de meest naadloze samenwerkingservaring voor teams te creëren.
De integratie van SAP met sociale media via SAP Jam maakt bijvoorbeeld naadloze samenwerking in bedrijfsprocessen mogelijk, waardoor zowel de interne als externe communicatie wordt verbeterd. Andere voorbeelden van ERP-leveranciers die integraties met sociale media onderzoeken, zijn Oracle SRM en Epicor Social Enterprise.
Voordelen van sociale ERP
Sociale ERP is niet voor iedereen een doorslaggevende factor, maar voor toekomstgerichte organisaties die vaak met verspreid werkende medewerkers werken, kan het een enorm concurrentievoordeel opleveren. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:
- Verbeterde samenwerking: Sociale ERP-systemen maken het voor teams eenvoudiger om samen te werken en te communiceren door tools zoals activiteitenfeeds, chatbots en conversatiethreads te bieden. SYSPRO Harmony maakt bijvoorbeeld het delen van informatie en samenwerking tussen afdelingen in realtime mogelijk, waardoor de algehele productiviteit en reactiesnelheid verbeteren.
- Klantbetrokkenheid: Door sociale media met ERP-systemen te integreren, kunnen bedrijven effectiever met klanten communiceren. Door klantinteracties op sociale platforms te volgen en te analyseren, kunnen bedrijven gepersonaliseerde diensten bieden en snel reageren op vragen en feedback van klanten.
- Gestroomlijnde werkstromen: Sociale ERP-systemen kunnen bedrijfsprocessen verbeteren door realtime toegang tot sociale gegevens te bieden en deze te integreren met traditionele ERP-functies. Deze integratie helpt werkstromen te stroomlijnen, overbodigheden te verminderen en besluitvorming te verbeteren.
- Meer transparantie: Door socialemediatools te integreren bieden sociale ERP-systemen meer inzicht in bedrijfsprocessen en bevorderen ze een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid. Oracle Social Relationship Management (SRM) luistert bijvoorbeeld naar betaalde, eigen en verdiende media-inhoud op sociale medianetwerken, prikborden, blogs en meer. Door dagelijks meer dan 700 miljoen berichten te filteren, brengt het de relevante gesprekken naar voren, zodat bedrijven deze kunnen volgen.
Sociale ERP versus traditionele ERP
| Traditionele ERP | Sociale ERP | |
| Definitie | Dagelijkse bedrijfswerkstromen stroomlijnen binnen HR, boekhouding, dienstverlening, de toeleveringsketen en meer. | Integreert ook met socialemediatools zoals Twitter, LinkedIn en Facebook om samenwerking, communicatie en klantbetrokkenheid te verbeteren. |
| Belangrijkste functies | - Gebruikt ingebouwde communicatietools voor teamwork en samenwerking - Werkt standaard niet met tools van derden voor het delen van bestanden, sociale netwerken en directe berichten - Mist robuuste integratietools zoals invoegtoepassingen, connectoren of API's | - Integreert met socialemediatools - Kan gesprekken, projecten en processen eenvoudig volgen op meerdere sociale platforms - Beschikt over geavanceerde functies zoals API-toegang en integratiefuncties |
| Voordelen | - Veilig platform - Uitgebreide aanpassingsmogelijkheden - Controle op locatie | - Verbeterd teamwork - Betere klantbetrokkenheid - Gestroomlijnde communicatie |
| Nadelen | - Voorafgaande kosten - Complexe implementatie - Weerstand bij medewerkers | - Verhoogde veiligheidsrisico's - Uitdagingen met integraties - Duurder |
Abonneer u voor meer ERP-inzichten
Van plan om een ERP-systeem te implementeren dat de samenwerking binnen de hele organisatie verbetert?
Zorg ervoor dat uw transformatie soepel verloopt door u te abonneren op onze gratis nieuwsbrief en deskundig advies, handleidingen en inzichten te ontvangen over ERP-implementatie, van de financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
