Jak skonfigurować automatyczne przetwarzanie faktur (niedrogo)

Zobowiązania wobec dostawców mogą nie wydawać się ekscytujące. Jednak niedroga transformacja czasochłonnych, żmudnych procesów związanych z zobowiązaniami oraz zwiększenie widoczności od początku do końca? To brzmi jak całkiem ekscytujący bonus czekający na progu.

Oto jak i kiedy zautomatyzować obsługę zobowiązań, wraz ze wskazówkami dotyczącymi automatyzacji i wnioskami wyciągniętymi z praktyki.

Czym jest automatyzacja faktur?

Automatyzacja faktur to proces wykorzystujący technologie takie jak sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML) do usprawniania i automatyzowania ręcznych zadań związanych ze zobowiązaniami wobec dostawców.

Narzędzia do przetwarzania faktur przechwytują, przetwarzają, digitalizują i zarządzają fakturami elektronicznie, ograniczając potrzebę ręcznego wprowadzania danych i korzystania z dokumentów papierowych.

Najlepsze dostępne narzędzia do automatyzacji faktur

Krok 0: znajdź oprogramowanie, które zrobi to za Ciebie. Niezależnie od tego, czy masz już \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounts-payable-software/\u0022\u003erozwiązanie do obsługi zobowiązań wobec dostawców\u003c/a\u003e, \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounts-payable-automation-software/\u0022\u003enarzędzia do automatyzacji zobowiązań\u003c/a\u003e mogą zazwyczaj współpracować z Twoim systemem i od razu wprowadzić w nim znaczące zmiany.

1. 1. Melio — Najlepsze rozwiązanie dla szybko rozwijających się firm
2. 2. Traild — Najlepiej sprawdza się z wbudowanym wykrywaniem oszustw
3. 3. Paylocity — Najlepsze do automatycznego przetwarzania faktur
4. 4. MakersHub — Najlepsze rozwiązanie do wprowadzania rachunków wspomaganego przez sztuczną inteligencję
5. 5. Procurify — Najlepsze do automatycznego trójstronnego uzgadniania
6. 6. DOKKA — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji faktur opartej na sztucznej inteligencji
7. 7. Airbase — Najlepsze dla startupów
8. 8. Ramp — Najlepsze wsparcie dla płatności realizowanych różnymi metodami
9. 9. Xero — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego uzyskiwania informacji o przepływach pieniężnych
10. 10. Tipalti — Najlepszy wybór dla organizacji globalnych

Jak działa automatyczne przetwarzanie faktur?

Automatyczne przetwarzanie faktur wymaga kilku kluczowych elementów, aby wszystko działało sprawnie. Oto krótkie omówienie ogólnych zasad działania automatyzacji zobowiązań:

• Przechwytywanie faktur: Automatyczne przetwarzanie faktur przechwytuje faktury elektronicznie, skanując faktury papierowe lub otrzymując je bezpośrednio od dostawców za pośrednictwem poczty elektronicznej albo elektronicznej wymiany danych (EDI).
• Ekstrakcja danych: Oprogramowanie automatyzujące wykorzystuje następnie technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do wyodrębniania istotnych danych, takich jak numer faktury, data, dane dostawcy i informacje o pozycjach.
• Dopasowywanie faktur: System porównuje i dopasowuje dane faktury do odpowiednich zamówień zakupu i potwierdzeń dostawy. Automatyczne dopasowywanie zapewnia, że wszystkie faktury są prawidłowe i zgodne z warunkami umowy. Jest to również jedna z wielu korzyści wynikających z oprogramowania do obsługi zamówień zakupu.
• Walidacja i weryfikacja: Oprogramowanie sprawdza wyodrębnione dane względem wcześniej zdefiniowanych reguł oraz wykrywa rozbieżności, brakujące informacje i potencjalne błędy.  
• Obieg zatwierdzania: Faktury są kierowane do zatwierdzenia na podstawie wcześniej zdefiniowanych obiegów pracy, co pozwala osobom zatwierdzającym przeglądać faktury elektronicznie, dodawać komentarze lub uwagi, jeśli jest to konieczne, a także szybko zatwierdzać lub odrzucać faktury.  
• Integracja z innymi modułami lub oprogramowaniem księgowym: Po zatwierdzeniu dane faktury są automatycznie przekazywane do systemu księgowego firmy w celu dalszego przetwarzania. Zapewnia to płynne przejście od przetwarzania faktur do realizacji płatności.
• Raportowanie i analityka: Automatyczne przetwarzanie faktur wykorzystuje analitykę do dostarczania wartościowych informacji, które pomagają firmie śledzić status faktur, monitorować cykle płatności oraz identyfikować wąskie gardła lub nieefektywności.  

Przejdźmy teraz do procesu automatyzacji przetwarzania faktur w ramach zobowiązań.

8 kroków do skonfigurowania automatycznego przetwarzania faktur

1. Oceń obecny proces obsługi zobowiązań

Przed wdrożeniem automatycznego przetwarzania faktur należy ocenić procesy związane ze zobowiązaniami wobec dostawców oraz zidentyfikować problemy, wąskie gardła i obszary, w których automatyzacja może przynieść największe korzyści.

Pomoże Ci to wybrać odpowiednie oprogramowanie i wyznaczyć realistyczne cele wdrożenia.

2. Zbadaj dostępne rozwiązania i wybierz oprogramowanie

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do automatyzacji faktur, a każdego roku pojawiają się kolejne. 

Znalezienie najlepszego oprogramowania do automatyzacji zobowiązań wymaga zbadania i porównania opcji na podstawie wymagań firmy, budżetu i możliwości skalowania. Poszukuj funkcji takich jak możliwości OCR, automatyzacja obiegów pracy, opcje integracji i funkcje raportowania. 

Oceniliśmy najlepsze rozwiązania do automatyzacji zobowiązań, porównując następujące czynniki:

Oto narzędzia, które wyróżniły się spośród tych, które ocenialiśmy:

1. 1. Melio — Najlepsze rozwiązanie dla szybko rozwijających się firm
2. 2. Traild — Najlepiej sprawdza się z wbudowanym wykrywaniem oszustw
3. 3. Paylocity — Najlepsze do automatycznego przetwarzania faktur
4. 4. MakersHub — Najlepsze rozwiązanie do wprowadzania rachunków wspomaganego przez sztuczną inteligencję
5. 5. Procurify — Najlepsze do automatycznego trójstronnego uzgadniania
6. 6. DOKKA — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji faktur opartej na sztucznej inteligencji
7. 7. Airbase — Najlepsze dla startupów
8. 8. Ramp — Najlepsze wsparcie dla płatności realizowanych różnymi metodami
9. 9. Xero — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego uzyskiwania informacji o przepływach pieniężnych
10. 10. Tipalti — Najlepszy wybór dla organizacji globalnych

3. Dostosuj oprogramowanie

Wiele rozwiązań do automatyzacji AP oferuje podobne i konfigurowalne funkcje, które można dopasować do potrzeb firmy. 

Na podstawie istniejącego procesu obsługi zobowiązań skonfiguruj przepływy pracy, reguły walidacji i hierarchie zatwierdzania. Skonfiguruj oprogramowanie tak, aby zapewnić bezproblemową integrację z modułami księgowymi oraz innymi systemami lub aplikacjami.

4. Przygotuj dane

Przed migracją do nowego systemu upewnij się, że obecne dane dotyczące faktur są oczyszczone i prawidłowe. Usuń duplikaty lub nieaktualne informacje i uporządkuj dane w ustandaryzowanym formacie. Dzięki temu przejście będzie płynniejsze, a problemy związane z danymi zostaną ograniczone do minimum.

5. Przeszkol zespół

Wdrożenie zautomatyzowanego przetwarzania faktur wymaga odpowiedniego szkolenia i zarządzania zmianą. Przeszkol zespół AP oraz innych użytkowników w zakresie korzystania z nowego oprogramowania. Zapoznaj ich ze zaktualizowanymi przepływami pracy i odpowiedz na wszelkie ich obawy lub pytania.  

6. Przeprowadź testy pilotażowe

Przed pełnym wdrożeniem systemu przeprowadź testy pilotażowe na kilku fakturach, aby zidentyfikować potencjalne problemy lub obszary wymagające poprawy, zanim przystąpisz do kompletnego wdrożenia. 

Informacje zwrotne z testów pilotażowych należy wykorzystać do dopracowania systemu i wprowadzenia niezbędnych zmian.

7. Stopniowe wdrażanie

Rozważ rozwinięcie podejścia pilotażowego o kolejny etap i wybierz stopniowe wdrażanie zamiast wdrażania wszystkiego jednocześnie. 

Rozpocznij od wybranej grupy dostawców lub rodzajów faktur i stopniowo rozszerzaj zakres, aby objąć cały proces obsługi zobowiązań. Pozwoli to ograniczyć zakłócenia i zapewni lepsze monitorowanie oraz rozwiązywanie problemów.

8. Monitoruj i optymalizuj

Po wdrożeniu systemu należy stale monitorować jego działanie i zbierać opinie użytkowników. Korzystaj z funkcji raportowania i analityki oprogramowania, aby identyfikować obszary optymalizacji i usprawniania procesów.

Regularnie przeglądaj i aktualizuj przepływy pracy, reguły oraz konfiguracje, aby dostosowywać je do zmieniających się potrzeb firmy.

Właściwe wykonanie > szybkie wykonanie

Brałem udział w wielu projektach automatyzacji księgowości — niektóre były udane, a inne… niekoniecznie. Zwolnienie tempa na początku i przyjęcie przemyślanego podejścia może zaoszczędzić zespołom mnóstwo czasu, który później musiałyby poświęcić na wycofywanie zmian i ponowne wykonywanie pracy.

Co należy zrobić po zautomatyzowaniu przetwarzania faktur?

Automatyzacja przetwarzania faktur to dopiero pierwszy krok w kierunku bardziej efektywnego procesu obsługi zobowiązań. Aby w pełni wykorzystać korzyści płynące z automatyzacji, należy wykonać jeszcze kilka dodatkowych czynności:

• Wdrażanie dostawców: Należy wdrożyć dostawców do nowego procesu i poinformować ich o zmianach.
  • Przekaż wytyczne dotyczące elektronicznego przesyłania faktur.
  • Odpowiedz na wszelkie pytania i wątpliwości, które mogą mieć.
  • Współpracuj z nimi — jeśli zgłoszą wątpliwości, potraktuj je poważnie.
• Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami: Automatyzacja wiąże się z koniecznością zastosowania zwiększonych zabezpieczeń i środków zapewniających zgodność z przepisami.
  • Upewnij się, że zautomatyzowany system przetwarzania faktur jest zgodny z regulacjami branżowymi i wymogami dotyczącymi ochrony danych. 
  • Wdróż solidne protokoły bezpieczeństwa, aby chronić poufne informacje finansowe i zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi.
• Integracja z innymi systemami: Przetwarzanie faktur to tylko jeden z elementów szerszego ekosystemu finansowego. Aby zmaksymalizować efektywność, należy zintegrować zautomatyzowany system przetwarzania faktur z innymi odpowiednimi systemami, takimi jak systemy zaopatrzenia, zarządzania zapasami i przetwarzania płatności, aby umożliwić płynny przepływ danych i wyeliminować ręczne wprowadzanie danych w różnych systemach.
• Ciągłe doskonalenie: Automatyzacja nie jest przedsięwzięciem jednorazowym. Wymaga stałego monitorowania, oceny i ciągłego doskonalenia.
  • Regularnie analizuj wskaźniki wydajności i identyfikuj wąskie gardła lub nieefektywności.
  • Powierz członkowi zespołu technicznego zadania związane z automatyzacją i doskonaleniem procesów, aby zawsze mieć osobę, z którą można się skontaktować.
  • Wprowadzaj niezbędne korekty w celu optymalizacji procesu.
  • Zachęcaj użytkowników do przekazywania opinii i wdrażaj ich sugestie. 

Kiedy wdrożyć automatyzację faktur

Znajomość właściwego momentu na wdrożenie automatyzacji zobowiązań (AP) w firmie ma kluczowe znaczenie. Oto kilka oznak wskazujących, że nadszedł na to czas:

• Duża liczba faktur: Ręczne przetwarzanie może być bardzo czasochłonne, jeśli firma regularnie przetwarza dużą liczbę faktur. Automatyzacja tego procesu może znacznie skrócić czas przetwarzania i uwolnić zasoby na zadania zapewniające większą wartość.
• Częste błędy lub rozbieżności: Jeśli podczas ręcznego przetwarzania faktur często występują błędy ludzkie lub rozbieżności, rozwiązanie jest proste: wyeliminuj (większość) czynnika ludzkiego. Możliwości walidacji i weryfikacji zautomatyzowanych systemów zapewniają dokładność i zgodność z przepisami, minimalizując błędy, które mogą prowadzić do potencjalnego ryzyka finansowego.
• Brak widoczności i raportowania: Ręczne przetwarzanie faktur często ogranicza widoczność i możliwość terminowego raportowania. Automatyzacja śledzenia wydatków i statusu faktur ułatwia identyfikowanie wąskich gardeł lub analizowanie cykli płatności. Zautomatyzowane systemy zapewniają dostęp do danych i analiz w czasie rzeczywistym, umożliwiając lepsze zarządzanie finansami i podejmowanie trafniejszych decyzji.
• Bariery rozwoju i skalowalności: Ręczne przetwarzanie płatności staje się coraz mniej efektywne, co utrudnia skalowanie firmy. Zautomatyzowane systemy są zaprojektowane tak, aby obsługiwać rosnącą liczbę faktur bez utraty dokładności ani szybkości. Mogą również dostosowywać się do zmieniających się potrzeb firmy oraz obsługiwać nowych dostawców lub nowe typy faktur.

Jeśli którykolwiek z tych opisów brzmi znajomo, prawdopodobnie nadszedł czas na automatyzację faktur.

Jakie firmy powinny wdrożyć automatyzację faktur?

Automatyzacja faktur nie jest ograniczona do firm o określonej wielkości. Oto, w jaki sposób małe firmy i duże organizacje o złożonych strukturach księgowych mogą skorzystać z jej wdrożenia:

• Małe firmy: Jeśli mała firma dysponuje ograniczonymi zasobami i w dużym stopniu polega na procesach ręcznych, wdrożenie automatyzacji faktur jest w jej zasięgu, a często okazuje się nawet bardziej przystępne cenowo niż obecne procesy. Wielu dostawców oferuje automatyzację zobowiązań (AP) w chmurze w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS), oszczędzając małej firmie czas i ograniczając wymagany kapitał początkowy.
• Średnie firmy: Średnie firmy mierzą się z wyzwaniami podobnymi do tych występujących w małych firmach, ale na większą skalę. Obsługują większą liczbę faktur od dostawców oraz mają bardziej złożone przepływy pracy i hierarchie zatwierdzania. Jeśli dotyczy to Twojej firmy, automatyzacja przetwarzania faktur może znacznie zwiększyć efektywność, obniżyć koszty oraz poprawić przepływy pieniężne i zarządzanie finansami.
• Duże przedsiębiorstwa: Jeśli pracujesz w dziale zobowiązań dużego przedsiębiorstwa i otrzymujesz dużą liczbę faktur, skuteczne zarządzanie ręcznym przetwarzaniem może wydawać się niemal niemożliwe. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur zapewnia skalowalność i elastyczność, gwarantując spójność, dokładność i zgodność z przepisami w wielu działach i lokalizacjach.

Niezależnie od wielkości firmy automatyzacja faktur może przynieść znaczne korzyści w procesie obsługi zobowiązań.

Na przykład raport porównawczy dotyczący efektywności działów zobowiązań (AP), opracowany przez Instytut Finansów i Zarządzania (IOFM), pokazuje, że automatyzacja znacząco obniża średni koszt przetwarzania faktur, niezależnie od ich liczby.

6 korzyści z automatyzacji fakturowania

Uwierzcie komuś, kto pracował w dziale zobowiązań i nadzorował zespoły: automatyczne przetwarzanie faktur zmniejsza obciążenie wszystkich dzięki szerokiemu wachlarzowi korzyści biznesowych. Oto zaledwie sześć najważniejszych zalet:

1. Większa oszczędność czasu i kosztów: Automatyzacja procesów AP ogranicza nakład pracy i czas przetwarzania, a także usprawnia cały proces zatwierdzania, uwalniając czas na realizację bardziej wymagających zadań. 
2. Większa dokładność i zgodność: Zautomatyzowane systemy wykorzystują walidację i weryfikację danych, aby zapewnić dokładność oraz zgodność z zasadami firmy i przepisami branżowymi, zmniejszając ryzyko błędów finansowych i kar.
3. Szybsze cykle zatwierdzania i płatności: Automatyzacja eliminuje potrzebę korzystania z dokumentacji papierowej i ręcznego przekazywania faktur, przyspieszając proces zatwierdzania i zapewniając terminowe płatności dla dostawców.
4. Lepsza widoczność i raportowanie: Analityka oraz widoczność w czasie rzeczywistym statusu faktur, cykli płatności i wyników dostawców umożliwiają lepsze zarządzanie finansami, prognozowanie i podejmowanie decyzji.
5. Lepsza współpraca z dostawcami: Fakturowanie elektroniczne usprawnia współpracę z dostawcami, zapewniając ustandaryzowany i uproszczony proces przesyłania, zatwierdzania i opłacania faktur. Ogranicza to czas i wysiłek wymagane do rozwiązywania sporów oraz wzmacnia relacje z dostawcami.
6. Skalowalność i możliwość dostosowania: Zautomatyzowane systemy przetwarzania faktur pomagają zwiększać skalę działania, aby obsłużyć rosnącą liczbę faktur, oraz dostosowywać się do zmieniających się potrzeb biznesowych. Ułatwiają także obsługę różnych typów faktur, przepływów pracy i hierarchii zatwierdzania, zapewniając spójność i efektywność w miarę rozpoczynania transformacji cyfrowej i rozwoju firmy.

Wady wdrożenia przetwarzania faktur

Dobrze, przyznaję — automatyczne przetwarzanie faktur może również wiązać się z pewnymi potencjalnymi wyzwaniami. Oto kilka z najczęstszych:

• Opór przed zmianą: Wprowadzając automatyzację, można spodziewać się pewnego oporu ze strony pracowników, którzy preferują dotychczasowy sposób działania i nie są zwolennikami pracy wymaganej do usprawnienia procesów biznesowych. 

Nie potrafię powiedzieć, ile razy widziałem to w miejscu pracy, szczególnie w księgowości. Skuteczne zarządzanie zmianą i odpowiednie szkolenia mają kluczowe znaczenie dla przezwyciężenia tego oporu i zapewnienia płynnego przejścia.

• Problemy z integracją: Integracja zautomatyzowanego systemu przetwarzania faktur z najlepszymi systemami AP (lub ERP) może być złożona i czasami obarczona usterkami. Wymaga starannego planowania, koordynacji i wsparcia IT, aby zapewnić płynny przepływ danych oraz zgodność między systemami.
• Niewielkie zainteresowanie dostawców: Nakłonienie dostawców do korzystania z nowego procesu fakturowania elektronicznego może być trudne. Niektórzy dostawcy mogą być równie oporni wobec zmian jak pracownicy. Przekazywanie dostawcom informacji o korzyściach oraz zapewnienie wsparcia i wskazówek podczas transformacji ma kluczowe znaczenie.

Najlepsze praktyki automatyzacji faktur

Wytrzymajcie ze mną jeszcze jedną numerowaną listę. W końcu to właśnie z niej możecie nauczyć się na podstawie moich błędów. Zwróćcie uwagę na te obszary, a przejście na nowy system będzie znacznie płynniejsze:

1. Definiowanie jasnych celów: Jasno określ cele i założenia, które chcesz osiągnąć dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu faktur. Pomoże Ci to zachować koncentrację i zmierzyć skuteczność wdrożenia.
2. Zaangażowanie kluczowych interesariuszy: Zaangażuj w proces podejmowania decyzji i wdrażania kluczowych interesariuszy z różnych działów, w tym finansów, IT i zakupów. Takie zaangażowanie zapewni poparcie i współpracę, których potrzebujesz w całej organizacji.
3. Standaryzacja formatów faktur: Zachęcaj dostawców do przesyłania faktur w ustandaryzowanych formatach, aby ułatwić automatyczne wyodrębnianie danych, zapewniając jasne wytyczne i instruując tych, którzy najwyraźniej mają z tym trudności.
4. Regularny przegląd i aktualizacja przepływów pracy: Aby dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych, regularnie przeglądaj i aktualizuj przepływy pracy, reguły biznesowe oraz konfiguracje systemu zautomatyzowanego przetwarzania faktur. Przeglądy te będą wspierać stałą optymalizację i efektywność.
5. Ciągłe szkolenia i wsparcie: Zapewniaj zespołowi ds. zobowiązań ciągłe szkolenia i wsparcie, aby mieć pewność, że jego członkowie czują się swobodnie i pewnie podczas korzystania z nowego systemu. Pamiętaj, aby odpowiadać na wszelkie pytania i rozwiewać ich obawy oraz zachęcać do przekazywania opinii w celu wprowadzania usprawnień.
6. Monitorowanie wskaźników wydajności: Regularnie monitoruj wskaźniki wydajności, takie jak czas przetwarzania, odsetek błędów i cykle zatwierdzania. Wskaźniki te można następnie wykorzystać do identyfikowania innych obszarów wymagających poprawy, takich jak zarządzanie przepływami pieniężnymi.

Niezależnie od wielkości, niszy czy struktury Twojej firmy automatyzacja procesów AP może niedrogo przekształcić wszystkie żmudne zadania wykonywane ręcznie i poprawić ogólną widoczność procesów AP. Kluczem do czerpania z niej korzyści jest uczenie się od tych, którzy już ją wdrożyli, a następnie dostosowanie jej do własnej firmy.

Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji na temat automatyzacji AP

Chcesz rozwijać swoje kompetencje jako specjalista ds. finansów? Zapisz się do naszego bezpłatnego biuletynu, aby otrzymywać porady, przewodniki i informacje od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.