A contabilidade de uma pequena empresa pode ser absolutamente avassaladora se for proprietário de uma pequena empresa sem conhecimentos de contabilidade.
Parece-lhe familiar? Os seus dias sem preocupações estão mesmo à sua frente. Partilho algumas dicas práticas e conselhos sobre contabilidade de pequenas empresas, concebidos especificamente para ajudar não contabilistas a planear eficazmente cada dia, semana, mês, trimestre e ano.
O que é a contabilidade empresarial?
A contabilidade empresarial, frequentemente designada por escrituração contabilística, é o processo de registar, analisar e interpretar informações financeiras relacionadas com uma empresa — neste caso, uma pequena empresa.
Segue as 8 etapas do ciclo contabilístico para ajudar as empresas a acompanhar informações cruciais, como receitas, despesas, ativos, entre outras. Em conjunto, estes números fornecem uma visão clara da saúde financeira da empresa, permitindo tomar decisões mais informadas e planear o futuro.
Os princípios básicos da contabilidade empresarial
Conhecer estes termos e conceitos básicos pode ajudá-lo a tornar-se altamente eficaz na contabilidade, sem o obrigar a voltar a estudar:
Receitas
As receitas referem-se aos rendimentos gerados pela venda de produtos ou serviços.
Despesas
São os custos incorridos na exploração da empresa.
Ativos
São os recursos que a empresa possui — normalmente dinheiro, inventário e propriedades ou equipamentos.
Passivos
São as dívidas ou obrigações da empresa, incluindo empréstimos, contas a pagar e despesas acumuladas.
Capitais próprios
Os capitais próprios representam o interesse do proprietário na empresa. Os capitais próprios são calculados subtraindo os passivos aos ativos.
Contas a pagar (AP)
As contas a pagar envolvem a emissão, monitorização, análise e comunicação de todos os pagamentos de custos operacionais e de capital a fornecedores, vendedores ou outras partes.
Contas a receber (AR)
As contas a receber são o oposto das contas a pagar. As contas a receber envolvem a faturação dos clientes, a monitorização, a análise, a cobrança e a comunicação de todos os montantes faturados.
Gestão de ativos
A gestão de ativos refere-se ao acompanhamento dos ativos tangíveis ou intangíveis de uma empresa, da sua localização, utilização, valor e desempenho. Os ativos tangíveis incluem propriedades, mobiliário ou equipamentos, enquanto os ativos intangíveis incluem direitos de propriedade intelectual, marcas comerciais ou patentes.
Reconciliações bancárias
Este é o processo de comparar os registos financeiros de uma empresa com os extratos bancários, para garantir que todas as transações são contabilizadas e identificar e explicar quaisquer discrepâncias.
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Orçamentação & Previsão
A orçamentação faz parte do planeamento estratégico. Envolve — como seria de esperar, a criação de um orçamento realista para orientar uma empresa e, em seguida, a sua utilização para comparar as despesas que estão a ser ponderadas e efetuadas.
A previsão é uma atividade mais abrangente. É o processo de projetar resultados empresariais futuros utilizando experiência e dados.
Gestão do fluxo de caixa
Este é o processo de monitorizar, analisar e otimizar as entradas de caixa de uma empresa menos as saídas, para determinar o dinheiro disponível remanescente.
Gestão de documentos
A gestão de documentos envolve o armazenamento, acompanhamento e recuperação de documentos financeiros físicos ou eletrónicos.
Análise financeira
A análise financeira examina as demonstrações financeiras de uma empresa e outros dados financeiros para avaliar o seu desempenho financeiro e a sua saúde global num determinado momento.
Relato financeiro
Este processo envolve a compilação de dados mensais, trimestrais ou anuais para os relatórios financeiros, de modo a proporcionar às principais partes interessadas uma análise abrangente do desempenho da empresa e melhorar a tomada de decisões.
Processamento salarial
O processamento salarial é um processo de cálculo e pagamento aos trabalhadores e prestadores de serviços pelo trabalho realizado num período anterior. Trata-se de um processo normalmente automatizado com base nos dados introduzidos.
Planeamento fiscal
O planeamento fiscal envolve a análise das finanças da empresa, a identificação de formas de otimizar as receitas e a minimização do montante de imposto sobre as empresas, imposto sobre as vendas ou até imposto sobre o rendimento pago ao Serviço de Receita Interna (IRS).
No entanto, devo avisá-lo de que é normalmente necessário consultar um Contabilista Público Certificado (CPA) sobre os princípios contabilísticos ou as normas, conforme necessário.
Tarefas contabilísticas diárias
A contabilidade pode parecer assustadora, mas dividi-la em tarefas diárias, semanais, mensais e anuais pode torná-la mais fácil de gerir. Comecemos pelas tarefas contabilísticas diárias que deve considerar:
1. Registar as transações diárias
Todas as transações financeiras devem ser registadas diariamente, incluindo vendas, despesas e outras atividades financeiras. A manutenção de registos exatos permitir-lhe-á acompanhar o seu fluxo de caixa e identificar discrepâncias ou problemas.
2. Rever os saldos bancários
É boa ideia verificar regularmente os saldos das contas bancárias da empresa para acompanhar de perto o fluxo de caixa. Nada de extraordinário: basta verificar se está tudo em ordem.
Tarefas contabilísticas semanais
Determinadas tarefas contabilísticas podem ser concluídas semanalmente. Eis as principais:
1. Rever as vendas e as despesas
Reserve algum tempo para rever as suas vendas e despesas da semana. Isto ajudá-lo-á a identificar tendências ou padrões e a avaliar o desempenho financeiro global da empresa.
2. Atualizar as projeções de fluxo de caixa
A atualização das projeções de fluxo de caixa é crucial para gerir a liquidez da sua empresa. Ao projetar as entradas e saídas de caixa previstas para as próximas semanas, pode antecipar quaisquer potenciais problemas de fluxo de caixa e tomar medidas proativas para os resolver.
3. Fazer o acompanhamento das faturas pendentes
É importante contactar os seus clientes para garantir o pagamento atempado se tiver faturas pendentes. Isto ajudará a melhorar o seu fluxo de caixa e a minimizar o risco de incobráveis.
É provável que a sua empresa tenha algumas outras tarefas que precisa de concluir, mas isto abrange os aspetos básicos.
Tarefas contabilísticas mensais
A manutenção de tarefas contabilísticas mensais consistentes, de acordo com as políticas contabilísticas, ajuda-o a cumprir rapidamente as suas responsabilidades financeiras. Isto garante que as decisões financeiras possam ser tomadas sem atrasos.
1. Reconciliação bancária
Concilie os seus extratos bancários com os seus registos contabilísticos para identificar quaisquer discrepâncias. Este processo garante que está a registar corretamente as transações e que todas são contabilizadas, o que ajuda a detetar erros ou atividades potencialmente fraudulentas.
Este processo é frequentemente designado por processo de fecho do mês e, acredite em mim, manter tudo sob controlo vai poupar-lhe muitas dores de cabeça no futuro.
2. Contas a pagar e a receber
Reveja e atualize os registos das suas contas a pagar e das contas a receber. Pague todas as faturas pendentes e acompanhe os pagamentos em atraso dos clientes. Isto ajuda a manter relações positivas com os fornecedores e uma gestão adequada do fluxo de caixa.
3. Gestão de inventário
A sua empresa tem inventário? Se sim, deve realizar uma contagem mensal do inventário ou configurar um sistema de acompanhamento automático para garantir a exatidão. Ajuste os registos do inventário de modo a refletirem as quantidades efetivamente disponíveis, para evitar ruturas de stock, excesso de stock e discrepâncias financeiras.
4. Acompanhamento das despesas
Reveja e categorize as despesas da sua empresa, manualmente ou automaticamente. Confirme que todos os custos, incluindo recibos e faturas, estão devidamente registados. Isto permite-lhe acompanhar os padrões de despesas, identificar oportunidades de redução de custos e analisar a sua rentabilidade.
5. Relato financeiro
Gere demonstrações financeiras mensais, incluindo uma demonstração de resultados, um balanço e uma demonstração dos fluxos de caixa. Analise estes relatórios para compreender o desempenho financeiro da sua empresa e tomar decisões informadas para o futuro.
Tarefas contabilísticas anuais
Por fim, existem as tarefas contabilísticas anuais. Estas centram-se geralmente na conformidade, na avaliação do desempenho da sua empresa e no planeamento do futuro.
1. Preparação fiscal
Reúna todos os documentos financeiros necessários e prepare as declarações fiscais da sua empresa antes da época fiscal. Isto inclui demonstrações de resultados, registos de despesas, informações sobre salários e outros documentos relevantes. Apresentar os impostos da empresa de forma exata e atempada durante a época fiscal é crucial para evitar penalizações e manter a conformidade.
2. Auditoria financeira
Realize uma auditoria financeira anual para rever sistematicamente o plano de contas e os registos financeiros da sua empresa. Isto envolve um exame minucioso das transações da empresa e dos controlos internos. Uma auditoria ajuda a identificar erros, fraude ou áreas a melhorar nos seus processos contabilísticos.
3. Orçamentação
Reserve tempo todos os anos para criar um orçamento para a sua empresa. Reveja o seu desempenho financeiro, analise as tendências do setor e estabeleça objetivos realistas para o próximo ano. Um orçamento bem planeado proporciona um roteiro para o sucesso financeiro e ajuda a alocar os recursos de forma eficaz.
4. Avaliação da empresa
Está bem, este só é realmente valioso se estiver a pensar vender a empresa, vender participações nela ou dar uma palmadinha nas costas pelo trabalho árduo de um ano. É quando soma as suas receitas e despesas e lhes aplica os múltiplos adequados para ver quanto vale o seu trabalho.
Com tudo isso resolvido, está na altura da grande pergunta: O que pode fazer para que isto deixe de ser uma enorme dor de cabeça?
As melhores ferramentas para facilitar as coisas
Enquanto contabilista — ou não contabilista, existem ferramentas contabilísticas complementares que pode utilizar para automatizar tarefas, melhorar a eficiência e obter informações valiosas sobre os seus dados financeiros. Eis algumas que vale a pena considerar:
Software de contabilidade
A utilização de software de contabilidade para pequenas empresas, como o Quickbooks Online, o FreshBooks ou o Xero, pode simplificar significativamente os seus processos contabilísticos. Estas soluções de software oferecem funcionalidades como introdução automática de dados, faturação, acompanhamento de despesas e relato financeiro. Escolha um sistema de contabilidade que esteja alinhado com as necessidades e o orçamento da sua empresa.
Aplicações de digitalização de recibos
Aplicações de digitalização de recibos permitem-lhe digitalizar os seus recibos e extrair automaticamente informações relevantes. Isto poupa tempo e reduz o risco de perder recibos importantes. Estas aplicações também podem integrar-se com software de contabilidade para um acompanhamento das despesas sem interrupções.
Software de processamento salarial
A utilização de software e serviços de processamento salarial pode simplificar os seus processos salariais. Estas ferramentas automatizam os cálculos, tratam das retenções fiscais e geram recibos de vencimento. Também garantem o cumprimento da legislação laboral e poupam tempo nos cálculos manuais.
Ferramentas de gestão de despesas
As ferramentas de gestão de despesas ajudam-no a acompanhar e gerir as despesas da empresa. Permitem-lhe definir limites de gastos, categorizar despesas e gerar relatórios de despesas. Estas ferramentas proporcionam um melhor controlo sobre os seus custos e simplificam o processo de reembolso.
A incorporação destas ferramentas financeiras e contabilísticas complementares na sua empresa pode poupar tempo, reduzir erros e proporcionar informações financeiras valiosas. Pode também considerar a possibilidade de externalizar algumas das suas funções contabilísticas ou serviços de escrituração. Se está a pensar fazê-lo, avalie cuidadosamente os prestadores externos de serviços contabilísticos.
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As minhas principais dicas para ter sucesso
Ah, sim, a parte em que falamos de se precaver...
Ao longo dos anos, cometi a minha quota-parte de erros — e tenho algumas dicas que considero valer a pena partilhar.
1. Mantenha-se organizado
Manter-se organizado significa ter todos os documentos financeiros, como recibos, faturas e extratos bancários, facilmente acessíveis para manter registos rigorosos e devidamente fundamentados. Ser-lhe-ão pedidos em algum momento.
2. Acompanhe consistentemente as despesas
Desenvolva um sistema para acompanhar e categorizar consistentemente as despesas da sua empresa, de modo a identificar deduções fiscais, analisar padrões de gastos e manter registos financeiros rigorosos.
3. Faça cópias de segurança dos seus dados
Faça regularmente cópias de segurança dos seus dados contabilísticos para evitar a perda de informações financeiras importantes. Utilize armazenamento seguro na nuvem ou discos rígidos externos para garantir que os seus dados estão protegidos e podem ser facilmente recuperados em caso de falha do sistema ou perda de dados.
4. Consulte um contabilista
Considere consultar um contabilista para discutir métodos contabilísticos, como o regime de caixa ou o regime do acréscimo, esclarecer questões contabilísticas complexas e compreender claramente as obrigações fiscais.
Este profissional pode prestar aconselhamento especializado, ajudar no planeamento fiscal e garantir que as atividades e os registos da empresa cumprem os regulamentos financeiros.
5. Tire partido do software de contabilidade
Uma das coisas mais importantes a considerar é implementar software de contabilidade para os seus processos, precisão, automatização e capacidade de elaboração de relatórios. Este software faz praticamente todo o trabalho pesado por si, permitindo-lhe dedicar tempo a tarefas de maior valor.
Está na altura de estar a par!
Quer seja trabalhador independente ou proprietário de uma pequena empresa, compreender os conceitos básicos e as áreas fundamentais, bem como seguir estas dicas, pode ajudá-lo a evitar erros contabilísticos comuns, manter registos rigorosos e estar a par de tudo.
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