12 fordele ved regnskabssoftware, der sparer penge

Uden de rette værktøjer til at understøtte dit regnskabsworkflow kan økonomifunktionen nemt udvikle sig til en uigennemtrængelig sort boks i din organisation, hvilket kan føre til forsinkelser, fejl og uforudsete udgifter, som alle kunne have været undgået. 

Overvejer du, om det er det rette tidspunkt at investere i regnskabssoftware? Her er de største fordele ved regnskabssoftware, som kan hjælpe dig med at træffe beslutningen.

Hvorfor anskaffe regnskabssoftware?

Der er mange grunde til, at du bør anskaffe regnskabssoftware. Men hvis du kun skulle vælge én, kan det koges ned til dette — gennemsigtighed. 

Uden et revisionsspor, der viser, hvor dine økonomiske data kommer fra, hvem der er ansvarlig for ændringer, og hvordan det hele samles til det større billede, ved du aldrig, hvilke tal du kan stole på.

Selvom du måske tror, at dine Excel-ark sparer dig penge, er de i virkeligheden:

• Tilbøjelige til menneskelige fejl, der kan føre til dyre fejl og unøjagtig rapportering
• Tidskrævende at vedligeholde, efterhånden som din virksomhed vokser, og transaktionsmængden stiger
• Mangelfulde, når det gælder samarbejdsfunktioner, hvilket gør det vanskeligt for økonomiteams at arbejde sammen 
• Ikke sikre, da regneark nemt kan deles med hvem som helst uden adgangskontrol
• Mangler funktioner som automatisk afstemning, udgiftssporing og økonomisk rapportering

Okay, men har du brug for det?

Teknisk set nej. Ligesom du ikke har brug for en tømrer til det gamle gulvbræt. Alt, hvad du egentlig behøver, er en skarp klinge og lidt lim.

Men når alt kommer til alt, og efter femten minutter, et ødelagt gulvbræt og nogle splinter, ville det måske have været nemmere bare at ringe efter en?

Regnskabssoftware er meget mere end en platform til visning af økonomiske data. Det er også en automatiseringsplatform, et rapporteringsværktøj og en kontrolfunktion, der sikrer overholdelse af skatteregler. Her er nogle af de mest betydningsfulde fordele ved regnskabssoftware, hentet fra virkelige anvendelsestilfælde på tværs af forskellige B2B- og B2C-teknologistartups:

1. Økonomisk indsigt i realtid

I stedet for at være afhængig af isolerede data på tværs af flere regneark integreres cloudbaserede regnskabsløsninger med banker, betalingsbehandlere og virksomhedsapps for at give et altid opdateret overblik over virksomhedens pengestrøm, omsætning og udgifter. Dette er en af de centrale funktioner i moderne regnskabssoftware, som kan hjælpe ikke kun store virksomheder, men også små og mellemstore virksomheder, startups og nonprofitorganisationer.

Under nedlukningen i Storbritannien havde økonomiansvarlige i forskellige virksomheder brug for hjælp til at følge med i landets komplekse ordning for lønkompensation. Pamela Phillips forklarer, hvordan integrationen med Xero hjalp hendes kunder med at håndtere problemer med pengestrømmen i denne periode:

2. Automatiserede dataindtastningsprocesser

Manuel dataindtastning er tidskrævende, fejlbehæftet og hæmmer væksten. Regnskabsplatforme bruger værktøjer som AI og optisk tegngenkendelse (OCR) til hurtigt og præcist at forstå dokumenter. 

Stack Overflow, onlinefællesskabet for udviklere, har brugt Tipalti til økonomisk automatisering siden 2019. 

Siden implementeringen har Stack Overflow brugt Tipaltis løsninger til flere enheder og valutaer til at automatisere 90 % af deres økonomiske processer, mens detaljerede revisionsspor holder styr på enhver ændring uden manuelt arbejde.

Hvorfor er det vigtigt? Ifølge Quickbooks bruger ejeren af en gennemsnitlig lille virksomhed mere end ti timer om ugen på manuel indtastning af regnskabsdata. Alt dette kunne nemt automatiseres, hvilket ville spare en virksomhed mindst $15,000/år. Dette er også en vigtig fordel ved regnskabssoftware for freelancere.

3. Problemfri integration på tværs af funktioner

Gartner fandt, at 39 % af virksomhedsledere betragter integrationer med eksisterende software som den vigtigste faktor, når de vælger en ny softwareleverandør. 

Det gælder især for regnskabsopgaver. Ved at forbinde økonomiske data med driftsdata fra dit CRM-system, lagerstyring, ERP, lønadministration og andre værktøjer kan du få et komplet billede af din økonomiske præstation på tværs af forretningsområder. 

Quickbooks har for eksempel længe været betragtet som den gyldne standard for integration blandt regnskabsplatforme. I øjeblikket har platformen et bibliotek med mere end 750 tredjepartsintegrationer og en åben API til dataudveksling i flere retninger. 

Som kontekst kaldes den integration, han henviser til, TSheets, nu Quickbooks Time, og den gør det muligt for driftsansvarlige at holde styr på medarbejdernes arbejdstider og foretage justeringer i realtid.

4. Revisionsspor og styring af overholdelse af regler

I stedet for at være afhængig af fejlbehæftet manuel registrering indsamler revisionsspor ubesværet oplysninger om hvem, hvad, hvornår og hvor for økonomiske aktiviteter. Ved at logge hver transaktion, brugerhandling og systemhændelse skaber de en økonomisk registrering, der kan bruges til at dokumentere overholdelse af lovgivning som GAAP, SOX og GDPR.

Ved at oprette detaljerede revisionsspor, der sikrer korrekt ansvarlighed både i og uden for din organisation, kan softwareløsninger på flere måder hjælpe dig med at overholde regler som GAAP og SOX. Her er nogle eksempler:

• Dokumentere, at indtægtsføringen blev håndteret korrekt i henhold til ASC 606.
• Validere, at udgifter blev registreret i den korrekte periode.
• Vise, at de korrekte afskrivningsplaner blev fulgt for anlægsaktiver.
• Bekræfte, at periodiseringer og estimater blev beregnet i overensstemmelse med GAAP-reglerne.

I 2019 pålagde SEC Hertz en bøde på $16 millioner for unøjagtig rapportering, der ikke var i overensstemmelse med GAAP-standarderne. Tilsvarende blev Monsanto i 2016 idømt en bøde på $80 millioner for ikke at kunne afspejle omkostningerne ved rabatter i overensstemmelse med GAAP-reglerne. Manglende overholdelse kan blive dyrt for virksomheder, og en elektronisk registrering af jeres finansielle transaktioner kan spare jeres team for en masse besvær.

5. Konsolidering af flere enheder

Konsolidering af flere enheder er processen med at kombinere regnskaber for flere forretningsenheder, datterselskaber eller juridiske enheder i ét samlet sæt regnskaber for moderselskabet. 

Dette er afgørende for at give interessenter som investorer, långivere og tilsynsmyndigheder et omfattende og nøjagtigt billede af en organisations overordnede økonomiske sundhed og resultater.

Det kan dog være ekstremt komplekst og tidskrævende at konsolidere finansielle data på tværs af enheder med forskellige kontoplaner, regnskabssystemer og rapporteringsperioder. Regnskabssoftware til flere enheder automatiserer og effektiviserer denne proces på flere vigtige måder:

• Automatisk indsamling og standardisering af finansielle data fra forskellige systemer
• Håndtering af valutakonverteringer og eliminering af koncerninterne transaktioner
• Levering af forudbyggede konsolideringsskabeloner, der er tilpasset regnskabsstandarder
• Tilbydelse af revisionsspor og kontroller for at sikre nøjagtighed og overholdelse
• Mulighed for konsolideret rapportering i realtid og detaljeret analyse

NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central og Tipalti er alle eksempler på gode regnskabsløsninger, der kan konsolidere finansielle data på tværs af flere datterselskaber. De tilbyder både avancerede og grundlæggende funktioner såsom delte kontoplaner, transaktioner mellem enheder, automatiseret konsolidering i flere valutaer og meget mere.

6. Dimensionsbaseret rapportering af finansielle data

Dimensionsbaseret rapportering giver startups mulighed for at analysere finansielle data gennem flere perspektiver, hvilket giver dybere indsigt, der kan føre til bedre beslutningstagning. Ved at mærke transaktioner med relevante dimensioner som kunde, produkt, lokation eller projekt kan økonomiteams nemt opdele og analysere data for at afdække tendenser og muligheder. Dette er også meget nyttigt ved udarbejdelse af budgetter og hovedbøger.

En SaaS-iværksættervirksomhed kan for eksempel bruge dimensionsbaseret rapportering til at sammenligne nøgletal som kundeanskaffelsesomkostninger (CAC) og kundens livstidsværdi (LTV) på tværs af forskellige kundesegmenter, geografiske områder eller produktlinjer.

Tilsvarende kan olie- og gasselskaber analysere rentabiliteten på tværs af forskellige brønde, regioner eller udvindingsmetoder. Dette detaljerede overblik hjælper med at identificere, hvilke områder det er mest rentabelt at fokusere vækstindsatsen på.

The Irish Times Group begyndte at samarbejde med AccountsIQ for at effektivisere deres finansielle rapportering, kort efter at koncernen i 2018 havde opkøbt The Examiner Group. Det var blevet en udfordring at administrere forskellige systemer på tværs af de to medievirksomheder, men regnskab for flere enheder hjalp med at samle alle finansielle transaktioner ét sted.

7. Effektiviseret proces fra indkøb til betaling

Regnskabsplatforme med funktionalitet til indkøb til betaling automatiserer hele processen fra indkøbsanmodning til betaling af leverandøren. Automatisk matchning i tre led af indkøbsordrer, varemodtagelser og fakturaer sikrer, at ordrer er korrekt gennemført, før betalingen foretages. 

Tipaltis AP-løsning hjalp f.eks. den digitale medievirksomhed Tapjoy med at reducere betalingsarbejdet med 50 %.

8. Reducerede omkostninger til IT-udstyr

Cloudbaseret regnskabssoftware eliminerer behovet for lokale servere og reducerer omkostningerne til hardwareinfrastruktur og vedligeholdelse med millioner af dollars. Når leverandøren håndterer automatiske softwareopdateringer og sikkerhedskopier, kan økonomiteams fokusere på deres kerneansvar i stedet for teknologistyring.

9. Bedre samarbejde for fjernteams

Cloudregnskab muliggør samarbejde i realtid for distribuerede økonomiteams. Virksomheder med flere enheder kan også standardisere processer på tværs af lokationer og samtidig bevare fleksibiliteten.

Alt dette sker uden at kompromittere organisationens sikkerhed takket være detaljerede revisionsspor, der holder ledere ansvarlige for deres handlinger.

10. Hurtigere månedsafslutning

Med god regnskabssoftware fremskynder løbende finansiel konsolidering og automatiseret bankafstemning månedsafslutningen. Ramp var f.eks. i stand til at reducere sin tid til månedsafslutning med hele 5 dage ved at skifte til Netsuite, hvilket gjorde det muligt for virksomheden at investere yderligere i finansiel automatisering for sit team.

11. Katastrofeberedskab for følsomme data

Med automatiserede sikkerhedskopier, strenge adgangskontroller og overvågning døgnet rundt beskytter cloudbaseret regnskabssoftware finansielle data mod tab eller tyveri. Platforme som Oracle NetSuite og Workday har robuste katastrofeberedskabsforanstaltninger for at minimere nedetid, hvilket kan være af stor værdi for større virksomheder.

12. Præcis likviditetsprognosticering

For at afslutte vores fremhævede fordele ved regnskabssoftware skal vi tale om avancerede analyser. Regnskabsværktøjer til virksomheder bruger data i realtid, budgetter og tidsplaner til at fremskrive ind- og udbetalinger og sikre, at du altid er forberedt. Dette er også en vigtig fordel ved regnskabssoftware for startupvirksomheder.

Visuelle kontrolpaneler, tilpasselige rapporter og meddelelser i realtid giver indsigt i likviditeten og hjælper med at identificere potentielle underskud, før de påvirker virksomheden. 

Hvis du har brug for mere hjælp til at vælge den type af regnskabssoftware, der passer bedst til dig, skal du ikke bekymre dig — jeg har noget til dig.

Abonnér for flere fordele og indsigter om regnskabssoftware

Som en lyssky meddeler i en mørk gyde engang sagde til en respektabel journalist, der pludselig befandt sig langt over hovedet: “Følg bare pengene.” Uanset om du afslører politisk korruption eller blot forsøger at opretholde ordentlig ansvarlighed i din egen organisation, er det i din egen interesse at gøre det nemt at følge pengene.

... mærkelig parallel? Måske har jeg set for mange kriminalserier.

Nå, men.

Er du klar til at skifte din organisation fra fejlbehæftede regneark til moderne regnskabssoftware? Abonnér på vores gratis nyhedsbrev for ekspertrådgivning, vejledninger og indsigter om fordelene ved regnskabssoftware fra økonomiledere, der former teknologiindustrien.