3-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung: Was, warum und wie funktioniert er?
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Unternehmen verlieren durchschnittlich 5 % ihres Jahresumsatzes durch Betrug. Angesichts dessen, wie viel Zeit wir alle damit verbringen, die besten Konditionen für unsere Verträge auszuhandeln, ist ein pauschaler Umsatzverlust von 5 % im Austausch für absolut nichts einfach absurd.
Einer der einfachsten Angriffspunkte für Betrüger ist die Kreditorenbuchhaltung.
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In diesem Artikel erkläre ich, was das 3-Wege-Abgleichverfahren ist, wie es funktioniert und wie Sie es effizient und effektiv umsetzen können.
Was ist das 3-Wege-Abgleichverfahren?
Das 3-Wege-Abgleichverfahren ist der Prozess, bei dem die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsschein (GRN) abgeglichen wird, um die Rechnungsdaten zu überprüfen.
Bei diesem Ansatz werden verschiedene Aspekte geprüft, z. B. der Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer und die Bestellmengen, und mit der entsprechenden Bestellung (PO) und dem Wareneingangsschein (GRN) verglichen.
Durch den Vergleich von Details über drei Dokumente hinweg lassen sich Fehler und betrügerische Rechnungen aufdecken. Natürlich enthalten Rechnungen aufgrund von Rundungen oder anderen berechtigten Gründen oft kleinere Fehler. Solange die Fehler innerhalb eines akzeptablen Toleranzbereichs liegen, können Sie diese freigeben.
Warum ist das 3-Wege-Abgleichverfahren wichtig?
Das 3-Wege-Abgleichverfahren hilft Ihnen, drei zentrale Ziele zu erreichen:
- Betrug minimieren: Betrug kann ein ernsthaftes Problem sein, das – wenn es nicht erkannt wird – enormen Einfluss auf das Geschäftsergebnis hat. Das 3-Wege-Abgleichverfahren hilft, das Risiko gefälschter Rechnungen zu minimieren, indem jede Rechnung zweimal geprüft wird. Einmal mit der Bestellung und nochmals mit dem Wareneingangsschein.
- Cashflow steuern: Pünktliche Rechnungszahlungen sind essenziell für ein effektives Cashflow-Management. Wenn Sie Zahlungen rechtzeitig oder vorzeitig erledigen, können Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen nutzen.
- Interne Kontrollanforderungen erfüllen: Auch wenn der 3-Wege-Abgleich gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, unterstützt er die Einhaltung relevanter Finanz- und Steuervorschriften und hilft dabei, korrekte Buchhaltungsunterlagen zu führen. Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act verlangt die Bewertung und Berichterstattung über die Wirksamkeit interner Kontrollen im Hinblick auf die Finanzberichterstattung (ICFR). Diese internen Kontrollen müssen die Richtigkeit finanzieller Transaktionen sicherstellen, was auch die Prüfung von Rechnungen beinhaltet. Der Rechnungsabgleich wird zwar nicht direkt gefordert, unterstützt aber die Einhaltung entsprechender Vorschriften.
Überfordern manuelle Prozesse Ihr Team? Lassen Sie doch die ‘Borgs helfen. Software für Kreditorenbuchhaltung hilft Ihnen beim 3-Wege-Abgleich, verbessert Ihre Rechnungsbearbeitung und mehr – ganz ohne, dass Sie mehr Mitarbeitende benötigen.
Dies sind die besten AP-Tools, die wir gefunden haben:
Was sind 2-Wege- und 4-Wege-Abgleiche in der Kreditorenbuchhaltung?
Der 2-Wege-Abgleich vergleicht die Positionen auf der Bestellung und der Rechnung, jedoch nicht mit dem Wareneingangsschein. Die Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung prüfen, ob Menge und Preis in der Bestellung mit der Lieferantenrechnung übereinstimmen. Im Wesentlichen prüft der 2-Wege-Abgleich nicht, ob die Ware tatsächlich geliefert wurde.
Der 4-Wege-Abgleich geht über den 3-Wege-Abgleich hinaus und bezieht Prüfnachweise (inspection slips) mit ein. Ein Prüfschein dokumentiert, wie viele Waren nach Überprüfung akzeptiert wurden. Sie müssen den Lieferanten über ungenügend gelieferte Produkte informieren, damit dieser eine Ersatzlieferung sendet oder den Rechnungsbetrag anpasst.
Hier eine Zusammenfassung der Unterschiede zwischen den drei Abgleichs-Prozessen:
| Dokument | Bestellung | Wareneingangsschein | Lieferantenrechnung | Prüfschein |
| 2-Wege-Abgleich | ✓ | - | ✓ | - |
| 3-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| 4-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Was ist der Unterschied zwischen Abgleich und Abstimmung?
Beim Abgleich werden zwei Dokumente miteinander verglichen, um Übereinstimmungen in den Daten zu finden. So umfasst z. B. der 3-Wege-Abgleich den Vergleich der Rechnung mit Bestellung und Wareneingangsschein, um sicherzustellen, dass alle Details übereinstimmen.
Die Abstimmung hingegen ist der Prozess, bei dem zwei Datensätze daraufhin überprüft werden, ob sie übereinstimmen. Eine Kapitalflussrechnung, die nach der indirekten Methode erstellt wurde, ist ein ausgezeichnetes Beispiel einer Abstimmung zwischen dem Nettogewinn und dem Kassenbestand.
Die drei Bestandteile des 3-Wege-Abgleichs
Der 3-Wege-Abgleich basiert auf drei wesentlichen Komponenten: dem Bestellformular (PO), dem Wareneingangsschein (GRN) und der Rechnung. Durch die Prüfung aller drei Dokumente können Sie sicherstellen, dass die Bestellung wie beabsichtigt ausgeführt wurde und die Rechnungsangaben korrekt sind.
Hier finden Sie weitere Informationen zu jedem der drei Dokumente, die Sie überprüfen müssen:
Bestellauftrag (PO)
Ihre Kolleginnen und Kollegen im Einkauf oder in der Beschaffung stellen den PO aus.
Der PO autorisiert den Kauf der aufgeführten Artikel und enthält Einzelheiten wie die Menge und den Preis (wie mit dem Lieferanten vereinbart) der Artikel. Jeder PO hat eine eindeutige Nummer, auf die Sie sich beziehen und die Sie nachverfolgen können.
Wareneingangsschein (GRN)
Auch bezeichnet als Wareneingangsbericht oder Lieferbeleg, bestätigt der GRN, dass die zuständige Abteilung die Lieferung erhalten hat. Er enthält Informationen über die gelieferten Artikel und gibt an, ob die Lieferung vollständig oder nur teilweise erfolgte.
Rechnung
In der Regel sendet der Lieferant Ihnen eine Rechnung, nachdem Sie die Lieferung erhalten haben – dies kann jedoch je nach Ihrer Beziehung zum Lieferanten variieren. Die Rechnung enthält Einzelheiten wie Kontaktinformationen des Lieferanten, eine eindeutige Rechnungsnummer, etwaige Gutschriften oder Rabatte, den Gesamtbetrag sowie die verfügbaren Zahlungsarten.
Ablauf des 3-Wege-Abgleichs
Der 3-Wege-Abgleich ist ein unkomplizierter (wenn auch etwas zeitaufwändiger) Prozess, bei dem die Kreditorenbuchhaltung drei Dokumente – PO, GRN und Rechnung – überprüft, um Unstimmigkeiten sowie betrügerische oder doppelte Rechnungen zu erkennen.
Die Überprüfung von Lieferantenrechnungen umfasst drei Schritte:
1. PO-Prüfung
Bestätigen Sie, dass der PO alle zum Zeitpunkt der Bestellung erforderlichen Angaben enthält, einschließlich Name und Adresse des Lieferanten, zu bestellende Artikel sowie Menge und Preis dieser Artikel.
2. Prüfung der Lieferung
Bei Ankunft der Lieferung prüft die zuständige Abteilung den Zustand der Ware und vergleicht die gelieferte Menge mit der im PO angegebenen. Stimmt alles überein, erstellt sie einen GRN als Bestätigung des Wareneingangs und trägt diesen in die Bestandsverwaltungssoftware ein.
3. Rechnungsabgleich
Vergleichen Sie die Rechnungsdetails mit dem PO und dem GRN.
- Stimmt der Gesamtbetrag der Rechnung mit dem des PO überein?
- Stimmt die berechnete Menge mit der laut GRN erhaltenen Menge überein?
- Ist die Rechnung des Lieferanten entsprechend angepasst, falls der GRN Schäden an bestimmten Artikeln der Lieferung ausweist?
Kinderleicht, oder? Dieser einfache Prozess kann jedoch schnell unübersichtlich werden, wenn Sie jeden Monat Tausende von Lieferungen erhalten.
Sie könnten natürlich mehr Sachbearbeiter einstellen, aber es gibt einen intelligenteren und kosteneffizienteren Weg, um den 3-Wege-Abgleich skalierbar zu machen: AP-Automatisierungssoftware. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft, den 3-Wege-Abgleich zu skalieren und minimiert das Risiko menschlicher Fehler.
Beteiligte Abteilungen beim 3-Wege-Abgleich
Drei Abteilungen sind am 3-Wege-Abgleich beteiligt:
- Einkaufsabteilung: Die Einkaufsabteilung erstellt den PO und stellt sicher, dass alle notwendigen Angaben wie PO-Nummer, Artikelpreis und -menge enthalten sind.
- Wareneingangsabteilung: Die Wareneingangsabteilung nimmt die Lieferungen entgegen, erfasst neue Artikel im Lagerbestand und erstellt den GRN.
- Finanz- oder Buchhaltungsabteilung: Das Kreditorenteam erhält die Lieferantenrechnungen und gleicht sie mit PO und GRN ab. Ist alles korrekt, gibt es die Rechnung zur Zahlung frei.
Beispiel für den 3-Wege-Abgleich
Sehen wir uns an, wie der 3-Wege-Abgleich abläuft. Angenommen, Ihr Softwareunternehmen benötigt 10 neue Monitore. Die Einkaufsabteilung beschließt, bei Unternehmen A zu bestellen.
Der PO weist einen Gesamtwert von $15.000 aus und enthält unter anderem Angaben zur bestellten Menge und zum Preis der Monitore, dem voraussichtlichen Lieferdatum sowie internen Buchungscodes.
Sobald Unternehmen A die Monitore liefert und eine Rechnung schickt, beginnt der Kreditorenbuchhalter mit dem Prüfprozess. Der Buchhalter überprüft, ob der Einkauf durch eine Bestellung (PO) autorisiert wurde, und achtet dabei auf Preis, Menge und Firmennamen, um sicherzustellen, dass es sich nicht um eine gefälschte Rechnung handelt.
Anschließend gleicht der Kreditorenbuchhalter den Wareneingangsschein (GRN) ab, um zu bestätigen, dass tatsächlich 10 Monitore geliefert wurden. Ist alles in Ordnung, gibt der Buchhalter die Zahlung frei.
Vorteile des 3-Wege-Abgleichs
Der 3-Wege-Abgleich bietet folgende Vorteile:
Betrug und Überzahlung verhindern
Ich habe diesen Punkt schon ein paar Mal erwähnt, also verstehen Sie es bereits: Die Überprüfung von Details in drei verschiedenen Dokumenten hilft, Abweichungen zu erkennen, die zu Überzahlungen führen könnten, und betrügerische Rechnungen zu identifizieren. Das Überprüfen mit drei Abgleichpunkten sorgt für einen effizienten Kreditorenprozess, der Ihre Gewinnspanne und den Cashflow schützt.
Schnellere Zahlungen
Der 3-Wege-Abgleich beschleunigt die legitimen Zahlungen an Lieferanten, insbesondere wenn Sie ein Kreditoren-Automatisierungstool nutzen. Schnellere Zahlungen helfen beim Aufbau stärkerer Lieferantenbeziehungen, wobei 81 % der Zahlenden glauben, dass sofortige Zahlungen = bessere Lieferantenbeziehungen bedeuten.
Schnellere Zahlungen können außerdem zu verbesserten Kreditkonditionen, einer bevorzugten Behandlung bei Bestellungen und Skonti bei Frühzahlung führen.
Audit-Trail erstellen
Der 3-Wege-Abgleich erfordert das Aufbewahren von Geschäftsdokumenten (und Sie sollten sie finden können, ohne sich die Haare zu raufen). Mit diesem System findet man während einer internen Prüfung Dokumente schneller, und der gesamte Vorgang wird beschleunigt.
Nachteile des 3-Wege-Abgleichs
Alles Gute hat seinen Preis; hier sind die Nachteile des 3-Wege-Abgleichs:
Arbeitsintensiv
Der 3-Wege-Abgleich kann eine langwierige und mühsame Aufgabe sein, wenn Sie ihn zum ersten Mal einrichten. Längere Bearbeitungszeiten zu Beginn können zu verspäteten Zahlungen führen und den Aufbau einer guten Beziehung mit dem Lieferanten erschweren.
AP-Automatisierung ist eine einfache Lösung für den langwierigen manuellen Abgleichprozess. Das automatisierte System übernimmt alles: von der Prüfung der Details mit der entsprechenden Bestellung (PO) und dem Wareneingangsschein (GRN) bis zur Zahlung. Falls Sie es noch nicht bemerkt haben: Ich halte Automatisierung hier für den besten Ansatz – es gibt keinen Grund, warum Sie Ihre Zeit mit dem Zusammensetzen von Informationspuzzlen Ihres Geschäfts verschwenden sollten, wenn es nicht nötig ist.
Nicht ideal für Dienstleistungen
Für Dienstleistungen kann kein Wareneingangsschein ausgestellt werden, da sie laufend erbracht werden. Ein Teammitglied muss die Qualität der Dienstleistung manuell prüfen und das Kreditoren-Team informieren, damit die Zahlung freigegeben wird. Das ist etwas umständlich.
Behebt nicht alle Fehler
Der 3-Wege-Abgleich behebt Fehler in der Rechnung. Andere Fehler, wie falsch abgelegte Dokumente oder falsch verstandene Vertragsbedingungen, werden jedoch nicht erfasst.
Zudem müssen Sie oder Ihr automatisiertes System entdeckte Fehler mit den Einkaufs- und Wareneingangsabteilungen besprechen. Das kann den Prozess weiter verlangsamen, besonders wenn Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Ein (teilweiser) Vorteil auch hier: Wenn Sie solche Fehler früh entdecken, lassen sich größere Missverständnisse in der Zukunft vermeiden.
So führen Sie den 3-Wege-Abgleich ein
Manueller 3-Wege-Abgleich ist arbeitsintensiv; wenn Sie ihn ohne Plan angehen, kann dies die Rechnungsbearbeitung verlangsamen und zu einem echten Engpass im Kreditorenprozess werden. Hier erfahren Sie, wie Sie den 3-Wege-Abgleich einführen, ohne Ihren Zahlungsprozess ins Stocken zu bringen:
- Weisen Sie einen Verantwortlichen zu: Bestimmen Sie eine Person, die den Drei-Wege-Abgleich überwacht. Diese sollte Teil des Kreditorenteams sein; vorzugsweise jemand, der das Kreditorensystem so konfigurieren kann, dass Rechnungen abgeglichen und Fehler beheben werden, die vom System gemeldet werden.
- Definieren Sie einen Mindestwert für Rechnungen, die dem Drei-Wege-Abgleich unterliegen: Für eine Rechnung über 50 $ lohnt sich der Aufwand des Drei-Wege-Abgleichs kaum. Reservieren Sie diesen Prozess für Rechnungen über einem bestimmten Betrag, denn hochpreisige Rechnungen sind generell mit einem höheren Betrugsrisiko verbunden.
- Automatisieren Sie den Drei-Wege-Abgleich: Ein automatisiertes System macht es überflüssig, dass der Kreditorenbuchhalter Lieferantenrechnungen manuell überprüft. Das System vergleicht die drei Dokumente komplett automatisch. Bei Abweichungen wird der Kreditorenbuchhalter informiert.
- Legen Sie eine Toleranzgrenze für Abweichungen fest: Wenn Sie eine Software verwenden, empfehle ich, eine Toleranzgrenze für Abweichungen einzurichten. So kann das System Zahlungen mit kleineren Differenzen innerhalb eines akzeptablen Rahmens freigeben. Das erspart das Nachforschen bei geringfügigen Differenzen in hochpreisigen Rechnungen. Zum Beispiel sollte der Kreditorenbuchhalter keine Zeit darauf verschwenden, einer 10 $-Differenz in einer 10.000 $-Rechnung nachzugehen.
- Führen Sie die Änderung schrittweise ein: Erklären Sie dem Kreditorenteam bei der Einführung des Drei-Wege-Abgleichs dessen Bedeutung, Vorteile und Rolle im Rahmen des gesamten Buchhaltungsprozesses.
Die Zukunft des Drei-Wege-Abgleichs
Wenn Sie auf Ihrer Bingo-Karte damit gerechnet haben, dass ich „KI“ sage, dann können Sie jetzt ein Feld abstreichen!
Momentan ist Software die beste Möglichkeit, den Drei-Wege-Abgleich durchzuführen, doch KI-Technologien werden die Zukunft bestimmen. KI macht Softwarelösungen branchenübergreifend leistungsfähiger. Je smarter diese Technologien werden, desto mehr Geld werden Unternehmen durch zusätzliche Effizienz, weniger Betrugsfälle und automatisierte Entscheidungen einsparen.
Beispiel: 2019 hat ein Honda-Mitarbeiter das Unternehmen um 750.000 $ betrogen, indem er mehrere Bestellungen erstellte. Mit einem KI-basierten Kreditorensystem hätte Honda dies verhindern und 750.000 $ sparen können.
Ein KI-gestütztes Kreditorensystem kann mehr als nur betrügerische Rechnungen erkennen. Zum Beispiel kann ML-basierte Anomalieerkennung das Verhalten von Mitarbeitenden im Kreditorenprozess überwachen. Das System markiert auffälliges Verhalten, sodass Sie eingreifen können, bevor es zu spät ist.
Sie können auch Technologien wie Fuzzy Matching einsetzen, um Rechnungen von Scheinunternehmen zu erkennen.
„Fuzzy Matching umfasst eine Gruppe statistischer Verfahren, die ungefähr gleiche Zeichenfolgen vergleichen und abgleichen. Diese Techniken verwenden statistische Regeln, um eine relative Aussage über die Ähnlichkeit von zwei Zeichenfolgen zu treffen, im Gegensatz zu einer booleschen Methode, die für jede Aufgabe ein separates, fest codiertes Format verwendet, das eine Ja/Nein-Antwort liefert.“
Ein System kann Fuzzy Matching nutzen, um mehrere Datenbanken zu durchsuchen, das bestehende Lieferantenverzeichnis abzugleichen und verschiedene Dokumente zu vergleichen, um Fälschungen zu identifizieren.
Das Ergebnis? Betrug wird auch dann erkannt, wenn ein Mensch ihn übersehen hätte.
Bereiten Sie sich heute auf die Zukunft vor
Manueller Drei-Wege-Abgleich ist ein Phänomen der 90er. Moderne Unternehmen nutzen Software zur Fehler- und Betrugserkennung. KI wird den Kreditorenprozess schon bald revolutionieren, aber bis dahin sparen Sie Zeit und verbessern die Sicherheit, indem Sie den Drei-Wege-Abgleich schon heute umsetzen.
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