3-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung: Ein vollständiger Leitfaden
Möchten Sie etwas Verrücktes wissen?
Unternehmen verlieren im Durchschnitt 5 % ihres Jahresumsatzes durch Betrug. Wenn man bedenkt, wie viel Zeit wir darauf verwenden, die besten Konditionen für unsere Verträge auszuhandeln, ist ein pauschaler Abzug von 5 % des Umsatzes Ihres Unternehmens im Austausch für absolut nichts einfach absurd.
Eines der am leichtesten zugänglichen Ziele für Betrüger ist die Kreditorenbuchhaltung.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
In diesem Artikel erkläre ich, was das Drei-Wege-Rechnungsabgleichverfahren ist, was dazugehört und wie Sie es effizient und effektiv implementieren können.
Was ist der Drei-Wege-Abgleich?
Der Drei-Wege-Abgleich ist der Prozess, bei dem die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsschein (GRN) abgeglichen wird, um Rechnungsdetails zu überprüfen.
Diese Methode vergleicht verschiedene Aspekte, darunter Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und Bestellmengen, mit der entsprechenden Bestellung (PO) und dem GRN.
Das Vergleichen von Details über drei Dokumente hilft dabei, Fehler und betrügerische Rechnungen zu erkennen. Natürlich enthalten Rechnungen oft kleinere Fehler, zum Beispiel durch Rundungen oder andere legitime Gründe. Solange sich die Fehler innerhalb eines akzeptablen Toleranzbereichs befinden, können Sie sie genehmigen.
Warum ist der Drei-Wege-Abgleich wichtig?
Der Drei-Wege-Abgleich hilft Ihnen, drei Hauptziele zu erreichen:
- Betrug minimieren: Betrug kann ein großes Problem darstellen, das, wenn es nicht eingedämmt wird, enorme Auswirkungen auf das Betriebsergebnis haben kann. Der Drei-Wege-Abgleich hilft, das Risiko betrügerischer Rechnungen zu minimieren, indem jede Rechnung doppelt überprüft wird – einmal mit der Bestellung und dann mit dem GRN.
- Cashflow steuern: Die pünktliche Bezahlung von Rechnungen ist entscheidend für ein effektives Cashflow-Management. Wer Zahlungen rechtzeitig oder sogar früher abwickelt, kann von Skonti profitieren.
- Erfüllung interner Kontrollanforderungen: Der Drei-Wege-Abgleich ist zwar keine gesetzliche Vorgabe, hilft aber dabei, relevante finanzielle und steuerliche Vorschriften einzuhalten und korrekte Finanzaufzeichnungen zu führen. Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act verlangt die Bewertung und Berichterstattung über die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems zur Finanzberichterstattung (ICFR). Diese internen Kontrollen müssen die Richtigkeit finanzieller Transaktionen sicherstellen, was auch die Überprüfung von Rechnungen umfasst. Auch wenn der Rechnungsabgleich nicht direkt vorgeschrieben ist, hilft er dennoch bei der Einhaltung entsprechender Vorschriften.
Manuelle Systeme überfordern Ihr Team? Ziehen Sie in Erwägung, die ‘Borgs eingreifen zu lassen. Kreditorenbuchhaltungssoftware kann Sie dabei unterstützen, den Drei-Wege-Abgleich einzuführen, Rechnungen besser zu bezahlen und mehr – und das, ohne dass mehr Mitarbeiter sich kümmern müssen.
Das sind die besten AP-Tools, die wir gefunden haben:
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir transparent bleiben.
Was ist der Zwei-Wege- und Vier-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung?
Beim Zwei-Wege-Abgleich werden die Positionen auf Bestellung und Rechnung verglichen, nicht aber mit dem GRN. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung prüfen die Menge und den Preis in der Bestellung und stellen sicher, dass die Lieferantenrechnung die gleiche Menge und den gleichen Preis aufweist. Im Wesentlichen wird mit dem Zwei-Wege-Abgleich nicht überprüft, ob die Ware tatsächlich geliefert wurde.
Der Vier-Wege-Abgleich geht noch einen Schritt weiter als der Drei-Wege-Abgleich und vergleicht Rechnungen zusätzlich mit Prüfprotokollen. Ein Prüfprotokoll weist die nach einer Kontrolle akzeptierte Warenmenge aus. Sie müssen den Lieferanten über Produkte in nicht akzeptablem Zustand informieren, damit er eine Ersatzlieferung sendet oder den Rechnungsbetrag anpasst.
Hier eine Übersicht der Unterschiede zwischen den drei Abgleichprozessen:
| Dokument | Bestellung | GRN | Lieferantenrechnung | Prüfprotokoll |
| 2-Wege-Abgleich | ✓ | - | ✓ | - |
| 3-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| 4-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Was ist der Unterschied zwischen Abgleich und Abstimmung?
Beim Abgleich werden zwei Dokumente miteinander verglichen, um Übereinstimmungen in den Daten zu finden. Beim Drei-Wege-Abgleich werden zum Beispiel die Rechnung, die Bestellung und das GRN verglichen, um sicherzustellen, dass alle Angaben übereinstimmen.
Auf der anderen Seite ist die Abstimmung der Prozess, bei dem zwei Datensätze überprüft werden, um festzustellen, ob sie übereinstimmen. Ein Cashflow-Statement, das nach der indirekten Methode erstellt wurde, ist ein hervorragendes Beispiel für eine Abstimmung zwischen Nettogewinn und Cashflow.
Die drei Komponenten des 3-Wege-Abgleichs
Der Drei-Wege-Abgleich stützt sich auf drei entscheidende Komponenten: die Bestellung (PO), den Wareneingangsschein (GRN) und die Rechnung. Die Überprüfung aller drei Dokumente hilft, festzustellen, ob die Bestellung wie vorgesehen erfüllt wurde und ob die Rechnungsangaben korrekt sind.
Hier sind weitere Informationen zu jedem der drei Dokumente, die Sie prüfen müssen:
Bestellung (PO)
Ihre Kollegen in der Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung erstellen die Bestellung.
Die Bestellung autorisiert den Kauf der aufgelisteten Artikel und enthält Details wie die Menge und den Preis (wie mit dem Lieferanten vereinbart) der Artikel. Jede Bestellung erhält eine eindeutige Nummer, mit der sie referenziert und nachverfolgt werden kann.
Wareneingangsschein (GRN)
Auch Wareneingangsbericht oder Liefernachweis genannt, bestätigt der GRN, dass die Empfangsabteilung die Lieferung erhalten hat. Er enthält Informationen über die gelieferten Artikel und gibt an, ob die Lieferung vollständig oder nur teilweise erfolgte.
Rechnung
In der Regel sendet der Lieferant eine Rechnung, nachdem Sie die Lieferung erhalten haben – dies kann je nach Geschäftsbeziehung variieren. Die Rechnung enthält Details wie Lieferantenkontakt, eine eindeutige Rechnungsnummer, anwendbare Gutschriften oder Rabatte, den Gesamtbetrag sowie verfügbare Zahlungsmethoden.
Prozess des 3-Wege-Abgleichs
Der Drei-Wege-Abgleich ist ein unkomplizierter (wenn auch etwas zeitaufwändiger) Prozess, bei dem der Kreditorenbuchhalter drei Dokumente – Bestellung, Wareneingangsschein und Rechnung – vergleicht, um Unstimmigkeiten sowie betrügerische oder doppelte Rechnungen zu erkennen.
Die Überprüfung von Lieferantenrechnungen umfasst drei Schritte:
1. Überprüfung der Bestellung
Stellen Sie sicher, dass die Bestellung alle Auftragsdetails zum Zeitpunkt der Auftragserteilung enthält, einschließlich Name und Adresse des Lieferanten, zu bestellende Artikel sowie deren Menge und Preis.
2. Überprüfung der Lieferung
Nach Eintreffen der Lieferung prüft die Empfangsabteilung den Zustand der Waren und vergleicht die gelieferte Menge mit der in der Bestellung angegebenen Menge. Wenn alles passt, wird ein Wareneingangsschein (GRN) ausgestellt und die Daten im Lagerverwaltungssystem erfasst.
3. Rechnungsabgleich
Abgleich der Rechnungsdaten mit Bestellung und Wareneingangsschein.
- Stimmt der Gesamtbetrag der Rechnung mit dem der Bestellung überein?
- Entspricht die fakturierte Menge der im GRN bestätigten gelieferten Menge?
- Wenn der GRN Schäden an bestimmten Artikeln in der Lieferung meldet, wurde die Rechnung des Lieferanten entsprechend angepasst?
Ein Kinderspiel, oder? Nun, dieser einfache Prozess kann schnell überwältigend werden, wenn Sie Tausende Lieferungen pro Monat erhalten.
Sie könnten mehr Buchhalter einstellen, aber es gibt eine intelligentere und kostengünstigere Möglichkeit, den Drei-Wege-Abgleich zu skalieren: Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierungssoftware. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft, den Drei-Wege-Abgleich zu skalieren und minimiert das Risiko von menschlichen Fehlern.
Beteiligte Abteilungen beim 3-Wege-Abgleich
Drei Abteilungen sind am Drei-Wege-Abgleich beteiligt:
- Einkaufsabteilung: Die Einkaufsabteilung erstellt die Bestellung und sorgt dafür, dass alle notwendigen Details wie Bestellnummer, Artikelpreis und Mengen enthalten sind.
- Warenannahme: Die Warenannahme nimmt Lieferungen entgegen, erfasst neue Artikel im Lagerbestand und erstellt einen Wareneingangsschein.
- Finanz- oder Buchhaltungsabteilung: Das Kreditorenteam erhält Lieferantenrechnungen und gleicht diese mit Bestellung und Wareneingangsschein ab. Wenn alles in Ordnung ist, wird die Rechnung freigegeben.
Beispiel für einen 3-Wege-Abgleich
Gehen wir gemeinsam ein Beispiel dafür durch, wie der Drei-Wege-Abgleich funktioniert. Angenommen, Ihr Softwareunternehmen benötigt 10 neue Monitore. Die Einkaufsabteilung entscheidet sich, die Bestellung bei Unternehmen A aufzugeben.
Die Bestellung weist einen Gesamtwert von $15.000 aus und enthält Angaben wie Menge und Preis der bestellten Monitore, das erwartete Lieferdatum und interne Buchungscodes.
Sobald Unternehmen A die Monitore liefert und eine Rechnung schickt, beginnt der Kreditorenbuchhalter mit dem Verifizierungsprozess. Der Sachbearbeiter prüft, ob der Einkauf per Bestellauftrag genehmigt wurde, und kontrolliert Preis, Menge und Firmennamen, um sicherzustellen, dass es sich nicht um eine gefälschte Rechnung handelt.
Anschließend gleicht der Kreditorenbuchhalter den Wareneingangsschein (GRN) ab, um zu überprüfen, ob tatsächlich 10 Monitore geliefert wurden. Ist alles in Ordnung, gibt der Sachbearbeiter die Zahlung frei.
Vorteile des Drei-Wege-Abgleichs
Der Drei-Wege-Abgleich bietet folgende Vorteile:
Betrug und Überzahlung verhindern
Ich habe diesen Punkt schon mehrfach erwähnt, daher wissen Sie inzwischen Bescheid. Das Überprüfen der Details in drei verschiedenen Dokumenten hilft, Unstimmigkeiten zu erkennen, die zu Überzahlungen führen könnten, und gefälschte Rechnungen aufzudecken. Der Drei-Wege-Abgleich ist ein effizienter Kreditorenprozess, der Ihre Gewinne und den Cashflow schützt.
Schnellere Zahlungen
Der Drei-Wege-Abgleich vereinfacht die Auszahlung legitimer Lieferantenrechnungen, insbesondere wenn Sie ein Automatisierungstool für die Kreditorenbuchhaltung einsetzen. Schnellere Zahlungen unterstützen stärkere Lieferantenbeziehungen; 81 % der Zahlungspflichtigen sind der Meinung, dass Sofortzahlungen zu besseren Beziehungen mit Lieferanten führen.
Schnellere Zahlungen können außerdem zu verbesserten Kreditkonditionen, Priorität bei Bestellungen und Skonti für frühzeitige Zahlungen führen.
Revisionssichere Dokumentation schaffen
Der Drei-Wege-Abgleich erfordert die Ablage von Geschäftsdokumenten (und das Auffinden derselben, ohne dabei wahnsinnig zu werden). Ein solches System erleichtert das Auffinden von Dokumenten bei einer internen Prüfung und beschleunigt den gesamten Prozess.
Nachteile des Drei-Wege-Abgleichs
Alles Gute hat seinen Preis; hier sind die Nachteile des Drei-Wege-Abgleichs:
Arbeitsintensiv
Der Drei-Wege-Abgleich kann insbesondere in der Einführungsphase langwierig und mühsam sein. Die längeren Bearbeitungszeiten am Anfang können zu verspäteten Zahlungen führen und dem Aufbau einer guten Beziehung zum Lieferanten im Wege stehen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist eine einfache Lösung für den langen, manuellen Abgleichsprozess. Das automatisierte System übernimmt alles vom Matching der Details mit dem entsprechenden Bestellauftrag und Wareneingangsschein bis zur Zahlung. Falls es noch nicht klar geworden ist: Meiner Meinung nach ist Automatisierung hier der beste Weg; es gibt keinen Grund, Zeit mit dem Zusammensetzen von Puzzleteilen Ihrer Unternehmensdaten zu verschwenden, wenn es auch einfacher geht.
Nicht ideal für Dienstleistungen
Für Dienstleistungen kann kein Wareneingangsschein erstellt werden, da sie fortlaufend erbracht werden. Ein Teammitglied muss die Qualität der Dienstleistung manuell prüfen und die Kreditorenbuchhaltung informieren, damit die Zahlung freigegeben werden kann. Das ist ziemlich umständlich.
Nicht alle Fehler werden erkannt
Der Drei-Wege-Abgleich erkennt Fehler in der Rechnung. Er berücksichtigt jedoch keine anderen Fehler, wie z. B. verlegte Unterlagen oder falsch interpretierte Vertragsbedingungen.
Außerdem müssen Sie, wenn Sie oder das automatisierte System Fehler entdecken, den Fehler mit der Einkaufs- und Wareneingangsabteilung besprechen. Das kann den Prozess weiter verzögern, vor allem, wenn Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Das hat aber auch einen Vorteil: Werden solche Fehler frühzeitig erkannt, können größere Missverständnisse später vermieden werden.
Wie führt man den Drei-Wege-Abgleich durch?
Manueller Drei-Wege-Abgleich ist arbeitsintensiv; gehen Sie ohne Plan an die Sache heran, kann sich die Bearbeitung der Rechnungen verlängern und zu einem Flaschenhals im Kreditorenprozess werden. So implementieren Sie den Drei-Wege-Abgleich, ohne dass er Ihren Zahlungsprozess ausbremst:
- Weisen Sie einen Verantwortlichen zu: Bestimmen Sie eine Person, die den Drei-Wege-Abgleich überwacht. Dies sollte jemand aus dem Kreditorenbuchhaltungs-Team (AP) sein; idealerweise jemand, der das AP-System so konfigurieren kann, dass Rechnungen abgeglichen und vom System gemeldete Fehler behoben werden können.
- Definieren Sie einen Mindestbetrag für den Drei-Wege-Abgleich: Es ist nicht sinnvoll, für eine 50-Dollar-Rechnung einen Drei-Wege-Abgleich vorzunehmen. Führen Sie den Drei-Wege-Abgleich nur für Rechnungen über einen bestimmten Betrag durch, da Hochwert-Rechnungen in der Regel ein höheres Betrugsrisiko bergen.
- Automatisieren Sie den Drei-Wege-Abgleich: Ein automatisiertes System macht es überflüssig, dass eine Fachkraft aus der Kreditorenbuchhaltung Lieferantenrechnungen manuell überprüft. Das System vergleicht die drei Dokumente ganz ohne manuelles Zutun. Bei Abweichungen wird die zuständige Person benachrichtigt.
- Definieren Sie eine Toleranzschwelle für Abweichungen: Wenn Sie eine Software verwenden, empfehle ich die Definition einer Toleranzschwelle für Abweichungen, damit das System Zahlungen mit geringfügigen Abweichungen genehmigen kann, solange diese im akzeptablen Bereich liegen. So müssen kleine Unterschiede bei hochpreisigen Rechnungen nicht weiter geprüft werden. Beispielsweise sollte ein Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung keine Zeit darauf verwenden, eine Differenz von 10 Dollar bei einer 10.000-Dollar-Rechnung zu untersuchen.
- Führen Sie die Umstellung schrittweise ein: Erleichtern Sie die Einführung des Drei-Wege-Abgleichs, indem Sie dem AP-Team die Bedeutung, die Vorteile und die Rolle des Drei-Wege-Abgleichs im Rahmen der gesamten Buchhaltungsprozesse verdeutlichen.
Die Zukunft des Drei-Wege-Abgleichs
Falls Sie darauf gewettet haben, dass ich „KI“ sage, können Sie jetzt Ihr Bingofeld markieren!
Aktuell ist Software der beste Weg, um den Drei-Wege-Abgleich umzusetzen; allerdings werden KI-Technologien die Zukunft bestimmen. KI macht Softwarelösungen branchenübergreifend leistungsfähiger, und je intelligenter diese Systeme werden, desto mehr Geld sparen Unternehmen durch gesteigerte Effizienz, geringeres Betrugsrisiko und automatisierte Entscheidungen.
Zum Beispiel hat 2019 ein Honda-Mitarbeiter das Unternehmen um 750.000 US-Dollar betrogen, indem er mehrere Bestellungen erstellte. Honda hätte dies mit einem KI-gestützten AP-System verhindern und so 750.000 US-Dollar sparen können.
Ein KI-gestütztes AP-System kann mehr als nur betrügerische Rechnungen erkennen. Beispielsweise kann ML-basierte (maschinelles Lernen) Anomalieerkennung das Verhalten von Mitarbeitern im AP-Prozess überwachen. Das System meldet verdächtiges Verhalten, sodass Sie rechtzeitig eingreifen können.
Sie können außerdem Technologien wie Fuzzy Matching nutzen, um Rechnungen von Scheinunternehmen zu erkennen.
„Fuzzy Matching umfasst eine Vielzahl statistischer Methoden, um in etwa gleichlautende Zeichenketten zu vergleichen und abzugleichen. Diese Techniken verwenden statistische Regeln, um einen relativen Grad an Übereinstimmung zwischen zwei Zeichenfolgen festzustellen – im Gegensatz zu einem booleschen Ansatz, der für jede Aufgabe ein fest codiertes Format verwendet, um eine Ja/Nein-Antwort zu liefern.“
Ein System kann Fuzzy Matching einsetzen, um mehrere Datenquellen zu durchsuchen, die vorhandene Lieferantendatenbank abzufragen und verschiedene Dokumente zu vergleichen, um gefälschte Unterlagen zu identifizieren.
Das Ergebnis? Betrug sogar in Fällen erkennen, in denen ein Mensch es übersehen hätte.
Bereiten Sie sich schon heute auf die Zukunft vor
Manueller Drei-Wege-Abgleich ist ein Phänomen aus den 90ern. Moderne Unternehmen setzen Software zur Fehler- und Betrugserkennung ein. Künstliche Intelligenz wird den AP-Prozess bald transformieren – bis dahin sparen Sie Zeit und verbessern Sie die Sicherheit durch die Einführung des Drei-Wege-Abgleichs bereits heute.
Wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat, abonnieren Sie den The CFO Club Newsletter, um weitere Einblicke direkt in Ihr Postfach zu erhalten.
