3-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung: Was, warum und wie Sie es machen
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Unternehmen verlieren im Durchschnitt 5 % ihres Jahresumsatzes durch Betrug. Angesichts der Zeit, die wir alle darauf verwenden, die besten Vertragskonditionen auszuhandeln, ist ein pauschaler Umsatzverlust von 5 % im Austausch für absolut nichts einfach unglaublich.
Einer der Bereiche, die Betrüger am einfachsten angreifen können, ist die Kreditorenbuchhaltung.
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In diesem Artikel erkläre ich, was das Drei-Wege-Abgleich-Verfahren ist, welche Bereiche betroffen sind und wie Sie es effizient und effektiv einführen können.
Was ist der Drei-Wege-Abgleich?
Der Drei-Wege-Abgleich ist das Verfahren, bei dem die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsbeleg (Goods Received Note, GRN) abgeglichen wird, um die Rechnungsdetails zu überprüfen.
Bei diesem Vorgehen werden verschiedene Aspekte – zum Beispiel die Rechnungssumme, Rechnungsnummer und Bestellmenge – mit den Angaben in der jeweiligen Bestellung (PO) und dem GRN verglichen.
Der Abgleich der Details über drei Dokumente hinweg hilft dabei, Fehler und betrügerische Rechnungen zu erkennen. Natürlich enthalten Rechnungen häufig kleinere Fehler durch Rundungen oder andere zulässige Gründe. Solange diese Abweichungen innerhalb eines akzeptablen Toleranzbereichs liegen, können diese Rechnungen freigegeben werden.
Warum ist der Drei-Wege-Abgleich wichtig?
Der Drei-Wege-Abgleich hilft Ihnen, drei zentrale Ziele zu erreichen:
- Vermeidung von Betrug: Betrug kann ein großes Problem sein, das – wenn es ungeprüft bleibt – erhebliche Auswirkungen auf das Ergebnis haben kann. Der Drei-Wege-Abgleich minimiert das Risiko betrügerischer Rechnungen, da jede Rechnung zweimal geprüft wird: einmal mit der Bestellung und erneut mit dem GRN.
- Steuerung des Cashflows: Die pünktliche Bezahlung von Rechnungen ist für ein effektives Cashflow-Management essenziell. Wenn Sie Zahlungen rechtzeitig oder sogar vorzeitig abwickeln, können Sie von Skonto- oder Frühzahlerrabatten profitieren.
- Erfüllung interner Kontrollanforderungen: Der Drei-Wege-Abgleich ist rechtlich nicht vorgeschrieben, unterstützt jedoch die Einhaltung relevanter Finanz- und Steuervorschriften und sorgt für korrekte Finanzunterlagen. Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act schreibt die Bewertung und Berichterstattung der Wirksamkeit der Internen Kontrolle über die Finanzberichterstattung (ICFR) vor. Diese internen Kontrollen müssen die Richtigkeit der finanziellen Transaktionen sicherstellen – auch die Überprüfung von Rechnungen gehört dazu. Daher ist der Rechnungsabgleich zwar nicht unmittelbar gesetzlich verpflichtend, hilft aber, regulatorische Vorgaben einzuhalten.
Überfordern manuelle Prozesse Ihr Team? Vielleicht sollten Sie den ‘Borgs die Arbeit erleichtern lassen. Software für Kreditorenbuchhaltung hilft Ihnen beim Drei-Wege-Abgleich, einer effizienteren Rechnungszahlung und mehr – ohne dass mehr Mitarbeitende eingebunden werden müssen.
Das sind die besten Kreditoren-Tools, die wir gefunden haben:
Was sind Zwei-Wege- und Vier-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung?
Beim Zwei-Wege-Abgleich werden die Positionen in Bestellung und Rechnung miteinander verglichen, jedoch nicht mit dem GRN. Der oder die Sachbearbeiter:in in der Kreditorenbuchhaltung prüft Menge und Preis in der Bestellung und vergleicht, ob die Lieferantenrechnung dieselben Werte aufweist. Im Grunde genommen wird beim Zwei-Wege-Abgleich nicht überprüft, ob die Ware tatsächlich geliefert wurde.
Der Vier-Wege-Abgleich geht über den Drei-Wege-Abgleich hinaus und bezieht auch Prüfprotokolle mit ein. Ein Prüfprotokoll zeigt die Menge der nach der Prüfung akzeptierten Waren an. Sie müssen den Lieferanten über Produkte informieren, die in unakzeptablem Zustand geliefert wurden, sodass sie eine Ersatzlieferung senden oder den Rechnungsbetrag anpassen können.
Hier eine Übersicht über die Unterschiede der drei Abgleichmethoden:
| Dokument | Bestellung | GRN | Lieferantenrechnung | Prüfprotokoll |
| Zwei-Wege-Abgleich | ✓ | - | ✓ | - |
| Drei-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Vier-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Was ist der Unterschied zwischen Abgleichen und Abstimmen?
Beim Abgleich werden zwei Dokumente miteinander verglichen, um Übereinstimmungen in den Daten zu finden. Beispielsweise besteht der Drei-Wege-Abgleich darin, die Rechnung mit der Bestellung und dem GRN zu vergleichen, um sicherzustellen, dass alle Angaben übereinstimmen.
Die Abstimmung hingegen ist der Prozess, bei dem zwei Datensätze daraufhin überprüft werden, ob sie übereinstimmen. Eine Kapitalflussrechnung, die nach der indirekten Methode erstellt wurde, ist ein ausgezeichnetes Beispiel für einen Abgleich zwischen dem Nettogewinn und dem Zahlungsstrom.
Die drei Komponenten des 3-Wege-Abgleichs
Der Drei-Wege-Abgleich basiert auf drei wesentlichen Komponenten: der Bestellung (PO), dem Wareneingangsschein (GRN) und der Rechnung. Durch die Überprüfung aller drei Dokumente können Sie sicherstellen, dass die Bestellung wie beabsichtigt erfüllt wurde und die Rechnungsdetails korrekt sind.
Hier sind weitere Informationen zu den drei Dokumenten, die Sie prüfen müssen:
Bestellung (PO)
Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung stellen die Bestellung (PO) aus.
Die Bestellung autorisiert den Kauf der aufgeführten Artikel und enthält Details wie die Menge und den Preis (wie mit dem Lieferanten vereinbart). Jede Bestellung erhält eine eindeutige Nummer, über die Sie sie referenzieren und nachverfolgen können.
Wareneingangsschein (GRN)
Auch als Empfangsbericht oder Liefernachweis bezeichnet, bestätigt der GRN, dass die Wareneingangsabteilung die Lieferung erhalten hat. Er enthält Informationen über die gelieferten Artikel und gibt an, ob die Lieferung vollständig oder teilweise war.
Rechnung
In der Regel schickt der Lieferant die Rechnung, nachdem die Lieferung erfolgt ist – dies kann je nach Beziehung variieren. Die Rechnung enthält Informationen wie die Kontaktdaten des Lieferanten, eine eindeutige Rechnungsnummer, anwendbare Gutschriften oder Rabatte, den Gesamtbetrag sowie die verfügbaren Zahlungsmethoden.
3-Wege-Abgleich-Prozess
Der Drei-Wege-Abgleich ist ein unkomplizierter (wenn auch etwas zeitintensiver) Prozess, bei dem die Kreditorenbuchhaltung drei Dokumente – Bestellung, GRN und Rechnung – miteinander vergleicht, um Unstimmigkeiten sowie betrügerische oder doppelte Rechnungen zu erkennen.
Die Überprüfung von Lieferantenrechnungen erfolgt in drei Schritten:
1. Überprüfung der Bestellung (PO)
Stellen Sie sicher, dass die Bestellung alle zum Bestellzeitpunkt erforderlichen Angaben enthält, einschließlich Name und Adresse des Lieferanten, zu bestellende Artikel sowie Menge und Preis dieser Artikel.
2. Überprüfung der Lieferung
Bei Ankunft der Lieferung prüft die Wareneingangsabteilung den Zustand der Waren und vergleicht die gelieferte Menge mit der in der Bestellung angegebenen Menge. Wenn alles übereinstimmt, stellt sie einen GRN für die Lieferung aus und verbucht den Wareneingang im Bestandsverwaltungssystem.
3. Rechnungsabgleich
Rechnungsdetails mit Bestellung und GRN abgleichen.
- Stimmt der Gesamtbetrag der Rechnung mit dem der Bestellung überein?
- Stimmt die in Rechnung gestellte Menge mit der gemäß GRN erhaltenen Menge überein?
- Wird die Lieferantenrechnung angepasst, wenn der GRN Schäden an bestimmten Artikeln in der Lieferung vermerkt?
Kinderleicht, oder? Dieser einfache Vorgang kann jedoch schnell überwältigend werden, wenn Sie jeden Monat tausende Lieferungen erhalten.
Sie könnten jederzeit mehr Sachbearbeiter einstellen, aber es gibt einen intelligenteren und kostengünstigeren Weg, um den Drei-Wege-Abgleich skalierbar zu gestalten: AP-Automatisierungssoftware. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft dabei, den Drei-Wege-Abgleich zu skalieren und das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren.
Am Drei-Wege-Abgleich beteiligte Teams
Drei Abteilungen sind in den Drei-Wege-Abgleich eingebunden:
- Einkaufsabteilung: Die Einkaufsabteilung stellt die Bestellung (PO) aus und sorgt dafür, dass alle erforderlichen Details enthalten sind, z. B. die Bestellnummer, Artikelpreise und Mengen.
- Wareneingangsabteilung: Die Wareneingangsabteilung nimmt Lieferungen entgegen, erfasst die neuen Artikel im Bestandsverzeichnis und erstellt einen GRN.
- Finanz- oder Buchhaltungsabteilung: Das Kreditorenteam erhält Lieferantenrechnungen und gleicht sie mit Bestellung und GRN ab. Stimmen alle Angaben, erfolgt die Freigabe der Rechnung.
Beispiel für einen Drei-Wege-Abgleich
Schauen wir uns zur Veranschaulichung an, wie ein Drei-Wege-Abgleich abläuft. Angenommen, Ihr Softwareunternehmen benötigt 10 neue Monitore. Die Einkaufsabteilung beschließt, eine Bestellung bei Unternehmen A aufzugeben.
Die Bestellung weist einen Gesamtwert von $15,000 aus und enthält Details wie die Menge und den Preis der bestellten Monitore, das erwartete Lieferdatum und interne Buchhaltungscodes.
Sobald Unternehmen A die Monitore liefert und eine Rechnung sendet, startet der Kreditorenbuchhalter den Prüfprozess. Der Sachbearbeiter prüft, ob der Kauf durch eine Bestellung (PO) autorisiert wurde, indem er Preis, Menge und Firmenname kontrolliert, um sicherzustellen, dass keine gefälschte Rechnung vorliegt.
Dann vergleicht der Sachbearbeiter den Wareneingangsschein (GRN), um zu überprüfen, dass tatsächlich 10 Monitore geliefert wurden. Sobald alles passt, gibt der Sachbearbeiter die Zahlung frei.
Vorteile des 3-Wege-Abgleichs
Der 3-Wege-Abgleich bietet folgende Vorteile:
Betrug und Überzahlungen verhindern
Ich habe diesen Punkt schon ein paar Mal erwähnt, daher ist er Ihnen nicht neu. Durch die Überprüfung der Details in drei unterschiedlichen Dokumenten können Unstimmigkeiten entdeckt werden, die zu Überzahlungen führen könnten, und betrügerische Rechnungen erkannt werden. Der 3-Wege-Abgleich sorgt so für einen effizienten Kreditorenprozess, der Ihren Gewinn und den Cashflow schützt.
Schnellere Zahlungen
Der 3-Wege-Abgleich ermöglicht einen reibungslosen Ablauf von Zahlungen an legitime Lieferanten, insbesondere wenn ein System zur Kreditorenautomatisierung eingesetzt wird. Schnellere Zahlungen helfen dabei, stärkere Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen. 81% der Zahlenden sind der Meinung, dass Sofortzahlungen zu besseren Lieferantenbeziehungen führen.
Schnellere Zahlungen können außerdem zu verbesserten Kreditkonditionen, Priorität bei Aufträgen und Skonto bei frühzeitiger Zahlung führen.
Erstellen einer Prüfspur
Beim 3-Wege-Abgleich müssen Geschäftsunterlagen gespeichert (und so abgelegt werden), dass Sie sie auch wiederfinden können – ohne einen Nervenzusammenbruch zu bekommen. Ein solches System erleichtert das Auffinden während interner Audits und beschleunigt damit den gesamten Prozess.
Nachteile des 3-Wege-Abgleichs
Alles Gute hat seinen Preis – hier sind die Nachteile des 3-Wege-Abgleichs:
Arbeitsintensiv
Der 3-Wege-Abgleich kann besonders zu Beginn langwierig und mühsam sein. Eine längere Bearbeitungszeit am Anfang kann zu Zahlungsverspätungen führen und der Beziehung zum Lieferanten schaden.
AP-Automatisierung ist eine einfache Lösung, um die zeitaufwändige manuelle Zuordnung zu bewältigen. Das automatisierte System erledigt alles – vom Abgleich der Details mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingangsschein bis zur Zahlung. Falls es noch nicht deutlich wurde: Ich bin hier absolut für Automatisierung – es gibt keinen Grund, Ihre Zeit damit zu verschwenden, Geschäftsinfos wie ein Puzzle zusammenzusetzen, wenn es nicht nötig ist.
Nicht ideal für Dienstleistungen
Für Dienstleistungen kann kein Wareneingangsschein (GRN) erstellt werden, da sie laufend erbracht werden. Ein Teammitglied muss die Servicequalität manuell überprüfen und das AP-Team informieren, damit die Zahlung ausgelöst werden kann. Das ist ziemlich umständlich.
Behebt nicht alle Fehler
Der 3-Wege-Abgleich erkennt Fehler in der Rechnung. Andere Fehler wie fehlende Unterlagen oder falsch interpretierte Vertragskonditionen werden jedoch nicht abgedeckt.
Außerdem müssen Sie oder Ihr automatisiertes System bei der Entdeckung von Fehlern Rücksprache mit dem Einkaufs- und Wareneingangsteam halten. Das kann den Prozess weiter verlangsamen, insbesondere wenn Teams an verschiedenen Standorten arbeiten.
Allerdings gibt es hier auch einen teilweisen Vorteil: Werden solche Fehler früh erkannt, können größere Missverständnisse später vermieden werden.
So führen Sie den 3-Wege-Abgleich ein
Der manuelle 3-Wege-Abgleich ist arbeitsintensiv; ohne Plan kann sich die Rechnungsverarbeitung verzögern und zum Engpass im Kreditorenprozess werden. So führen Sie den 3-Wege-Abgleich ein, ohne dass sich der Zahlungsprozess unnötig in die Länge zieht:
- Weisen Sie eine verantwortliche Person zu: Bestimmen Sie eine Person, die den Dreiwege-Abgleich überwacht. Dies sollte jemand aus dem Kreditorenbuchhaltungsteam sein; vorzugsweise jemand, der das Kreditorensystem so konfigurieren kann, dass Rechnungen abgeglichen und Fehler, die vom System erkannt werden, behoben werden.
- Definieren Sie einen Mindestwert für den Dreiwege-Abgleich: Es lohnt sich nicht, für eine Rechnung über 50 $ einen Dreiwege-Abgleich durchzuführen. Begrenzen Sie den Dreiwege-Abgleich auf Rechnungen über einem bestimmten Betrag, da besonders wertvolle Rechnungen meist ein höheres Betrugsrisiko aufweisen.
- Automatisieren Sie den Dreiwege-Abgleich: Ein automatisiertes System macht es überflüssig, dass ein Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung Lieferantenrechnungen manuell überprüft. Das System vergleicht die drei Dokumente ganz ohne manuellen Aufwand. Gibt es Abweichungen, benachrichtigt das System den Sachbearbeiter.
- Legen Sie einen Toleranzwert für Abweichungen fest: Falls Sie eine Software verwenden, empfiehlt es sich, einen Toleranzwert für Abweichungen zu definieren, damit das System Zahlungen mit geringfügigen Abweichungen innerhalb eines akzeptablen Rahmens automatisch freigeben kann. So muss bei besonders wertvollen Rechnungen nicht jede geringfügige Abweichung überprüft werden. Zum Beispiel sollte der Sachbearbeiter keine Zeit investieren müssen, um eine Abweichung von 10 $ bei einer Rechnung über 10.000 $ zu untersuchen.
- Verändern Sie die Prozesse schrittweise: Vereinfachen Sie die Einführung des Dreiwege-Abgleichs, indem Sie dem Team die Wichtigkeit, die Vorteile und die Rolle dieses Prozesses im Rahmen der gesamten Buchhaltung erläutern.
Die Zukunft des Dreiwege-Abgleichs
Falls Sie auf Ihrer Bingo-Karte „KI“ notiert hatten, können Sie dieses Feld jetzt ankreuzen!
Aktuell ist Software die beste Methode für den Dreiwege-Abgleich; zukünftig werden jedoch KI-Technologien den Ton angeben. Künstliche Intelligenz macht Software-Lösungen branchenübergreifend leistungsfähiger und je intelligenter diese werden, desto mehr Geld sparen Unternehmen durch nochmals gesteigerte Effizienz, weniger Betrug und automatisierte Entscheidungen.
So hat zum Beispiel im Jahr 2019 ein Honda-Mitarbeiter das Unternehmen um 750.000 $ betrogen, indem er mehrere Bestellaufträge erstellte. Mit einem KI-gestützten Kreditorensystem hätte Honda dies verhindern und 750.000 $ einsparen können.
Ein KI-gestütztes Kreditorensystem kann nicht nur betrügerische Rechnungen erkennen. Zum Beispiel kann auf maschinellem Lernen basierende Anomalieerkennung überwachen, wie Mitarbeiter mit dem Kreditorenprozess interagieren. Das System kennzeichnet verdächtiges Verhalten, damit Sie rechtzeitig eingreifen können.
Sie können auch Technologien wie Fuzzy Matching einsetzen, um Rechnungen von gefälschten Unternehmen zu erkennen.
„Fuzzy Matching umfasst eine Vielzahl von statistischen Techniken, die ungefähr gleichlautende Zeichenfolgen vergleichen und abgleichen. Diese Methoden nutzen statistische Regeln, um einen relativen Grad an Übereinstimmung zwischen zwei Zeichenfolgen zu bestimmen – im Gegensatz zu herkömmlichen Ja/Nein-Algorithmen, bei denen für jede Aufgabe ein separater, fest programmierter Ablauf genutzt wird.“
Ein System kann Fuzzy Matching verwenden, um mehrere Datenquellen zu durchsuchen, die Lieferantendatenbank abzugleichen und verschiedene Dokumente zu vergleichen, um Fälschungen zu erkennen.
Das Ergebnis? Betrug wird auch dann aufgedeckt, wenn ein Mensch ihn möglicherweise übersehen hätte.
Bereiten Sie sich heute auf die Zukunft vor
Manueller Dreiwege-Abgleich ist ein Phänomen der 90er. Moderne Unternehmen setzen Software zur Fehler- und Betrugserkennung ein. Auch wenn KI den Kreditorenprozess bald revolutioniert, sparen Sie bis dahin Zeit und erhöhen Sie Ihre Sicherheit, indem Sie heute schon auf den Dreiwege-Abgleich setzen.
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