Was ist die Periodenabgrenzung in der Buchhaltung und warum ist sie wichtig?
Periodenabgrenzung erklärt: Bei der Periodenabgrenzung werden Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt ihres Entstehens erfasst, was ein klareres Bild der Unternehmensleistung im aktuellen Moment bietet.
Kassenbuchhaltung vs. Periodenabgrenzung: Die Kassenbuchhaltung erfasst Geschäftsvorfälle erst nach dem tatsächlichen Geldfluss und bietet daher weniger Transparenz und keinen ganzheitlichen Überblick über die Unternehmensfinanzen.
Ziele der Rechnungslegung: Konformität und Transparenz: Durch die Einhaltung von Buchhaltungsstandards wie GAAP unterstützt die Periodenabgrenzung eine bessere Planung und übersichtlichere Finanzberichte, was die Gewinnung von Investoren und die Aufnahme von Krediten erleichtert.
Was ist Buchführung nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung?
Buchführung nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung ist eine Methode der Buchhaltung, bei der Umsätze und Ausgaben erfasst werden, wenn sie entstehen; nicht wenn Geld tatsächlich fließt.
Wenn du also im März Geld verdienst, aber im April bezahlt wirst, zählt es trotzdem für den März. Das Gleiche gilt für Ausgaben—wenn heute Waren geliefert werden, aber die Zahlung erst in 30 Tagen fällig ist, wird der Aufwand trotzdem jetzt verbucht.
Das verschafft einen realistischeren Blick auf die Leistung deines Unternehmens und den gesamten Cashflow. Für Finanzprofis bedeutet es präzisere Berichte, bessere Planung und die Einhaltung von Standards wie GAAP—äußerst hilfreich im Umgang mit Investoren oder Kreditgebern.
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Wie funktioniert die Buchführung nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung?
Buchführung auf Abgrenzungsbasis funktioniert bei Forderungen und Verbindlichkeiten und beinhaltet ein System der doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass bei jeder Transaktion mehrere Buchungs- oder Journaleinträge erfolgen, sodass die Bücher ausgeglichen bleiben und die Bilanz sowie andere Finanzberichte ein klares Bild liefern.
Um zu verstehen, wie die Abgrenzungsmethode funktioniert, schauen wir uns zwei Beispiele an. Zuerst betrachten wir, wie Umsatz in der periodengerechten Buchführung erfasst wird. Anschließend schauen wir, wie diese Methode Aufwendungen behandelt – beispielsweise, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen kauft.
Falls du mit Buchungssätzen oder der doppelten Buchführung nicht vertraut bist, empfiehlt sich ein Blick auf unseren Artikel zur doppelten Buchhaltung, bevor du weiterliest. Für tiefere Einblicke in Buchhaltungsgrundlagen empfiehlt es sich außerdem, wichtige Buchhaltungsbücher zu lesen, die diese Grundlagen erklären.
Periodengerechte Buchführung für Umsätze
Pete’s Tire World gewinnt einen Kunden: Truckers, ein Unternehmen mit einer Fahrzeugflotte. Folgender Deal wird ausgehandelt: Pete’s Tire World liefert Lastwagenreifen auf Abruf. Abgerechnet wird immer zum Ersten des Monats für alle Reifenlieferungen des Vormonats, mit einem Zahlungsziel von 15 Tagen.
Truckers bestellt am 19. März Reifen im Wert von 2.000 $. Pete’s Tire World schreibt am 1. April eine Rechnung über 2.000 $. Die Zahlung der Rechnung erfolgt am 10. April.
Am 19. März, wenn Truckers die Reifen bestellt, wird der Umsatz realisiert. Die Buchhaltungsabteilung tätigt folgende Buchungssätze:
- Eine Sollbuchung von 2.000 $ auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, speziell auf das Konto von Truckers
- Eine Habenbuchung von 2.000 $ auf Umsatzerlöse
Am 1. April erfolgen keine Buchungssätze. Obwohl die Rechnung erst jetzt verschickt wird, wurde der Umsatz bereits am 19. März, zum Zeitpunkt des Verkaufs, erfasst.
Am 10. April, wenn die Rechnung beglichen wird, erstellt die Buchhaltungsabteilung neue Buchungssätze zur Aktualisierung der Finanzberichte:
- Eine Habenbuchung von 2.000 $ auf Forderungen (Konto Truckers), da das Geld eingegangen ist und kein offener Posten mehr besteht
- Eine Sollbuchung von 2.000 $ auf den Kassenbestand
Wenn Pete’s Tire World nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten würde, würde das Erlös-Ausweisen aus diesem Verkauf im zweiten Quartal erfolgen (vorausgesetzt, das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr), da die Zahlung im April eingegangen ist.
Bei der Buchführung nach Abgrenzung fällt dieser Umsatz ins erste Quartal, da der Verkauf im März erfolgte. Dieser Unterschied hilft Unternehmen zu unterscheiden, wann sie Geld verdienen und wann sie tatsächlich Geld erhalten.
Periodengerechte Buchführung für Aufwendungen
Die Methode ist ähnlich, wenn Geld in die andere Richtung fließt. Betrachten wir ein Beispiel, bei dem Pete’s Tire World den Aufwand trägt: Einer ihrer Reifen-Lkw hat eine Panne – die Reparatur kostet 1.500 $.
Die Werkstatt repariert den Lkw und stellt Pete’s Tire World am 20. Mai eine Rechnung aus. Die Zahlung erfolgt am 2. Juni.
Das Buchhaltungsteam von Pete’s Tire World tätigt am 20. Mai folgende Buchungssätze nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung:
- Eine Sollbuchung von 1.500 $ auf das Konto "Reparatur- und Wartungskosten"
- Eine Habenbuchung von 1.500 $ auf Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Am 2. Juni, wenn die Rechnung beglichen wird, werden folgende Buchungen vorgenommen:
- Eine Sollbuchung von 1.500 $ auf das Konto der Verbindlichkeiten, da der Betrag nicht mehr offen ist
- Eine Habenbuchung von 1.500 $ auf den Kassenbestand, mit der der vorherige Sollsaldo ausgeglichen wird
Einnahmen-Überschuss-Rechnung vs. Buchführung nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung
Natürlich müssen wir auch die andere grundlegende Buchhaltungsmethode besprechen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR, auch als Kassenbuchhaltung bekannt). Obwohl sie nicht die gleiche Transparenz und insgesamt genaue finanzielle Übersicht wie die Periodenabgrenzung (Abgrenzungsrechnung) bietet, kann die Kassenbuchhaltung einfacher sein. Daher wird sie häufig von Einzelunternehmern, freiberuflichen Auftragnehmern und sehr kleinen Unternehmen mit nur wenigen Betreibern, Investoren und Gläubigern gewählt.
Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und wie funktioniert sie?
Trotz ihres Namens hat die Kassenbuchhaltung nichts damit zu tun, ob ein Unternehmen Bargeldzahlungen akzeptiert oder bevorzugt. Es geht vielmehr darum, wann Umsätze und Ausgaben erfasst werden und wie Buchungssätze für diese Posten vorgenommen werden.
Der entscheidende Unterschied zwischen periodengerechter und Kassenbuchhaltung besteht darin, dass bei der Kassenbuchhaltung Geschäftsvorfälle erst dann erfasst werden, wenn das Geld tatsächlich fließt. Aus diesem Grund verwendet die Kassenbuchhaltung nicht das gleiche Prinzip der doppelten Buchführung wie die Periodenabgrenzung.
Betrachten wir noch einmal Petes Reifenwelt und gehen wir davon aus, dass Pete am 15. März Reifen im Wert von 3.000 $ verkauft hat. Der Kunde hat die Reifen jedoch erst am 10. April bezahlt. Wenn die Kassenbuchhaltung angewendet würde, würde Pete den Umsatz erst am 10. April erfassen.
Stattdessen würden die Buchungssätze wie folgt aussehen:
- Eine Forderung in Höhe von 3.000 $, die am 15. März zeigt, dass Pete Geld geschuldet wird
- Eine Gutschrift von 3.000 $, die angibt, dass die Rechnung am 10. April bezahlt wurde
Im Gegensatz zur Periodenabgrenzung würde der Umsatz also erst im 2. Quartal erfasst werden.
Hauptunterschiede zwischen Kassenbuchhaltung und Periodenabgrenzung
| Buchhaltung nach Periodenabgrenzung | Kassenbuchhaltung |
|---|---|
| Umsatz wird erfasst, wenn Waren den Besitzer wechseln | Umsatz wird erfasst, wenn Geld/Zahlungen den Besitzer wechseln |
| Verwendet das System der doppelten Buchhaltung | Verwendet kein System der doppelten Buchhaltung |
| Bevorzugt von den Allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) | Nicht bevorzugt von GAAP |
| Muss von den meisten Kapitalgesellschaften sowie mittelgroßen und großen Unternehmen angewandt werden | Darf von Auftragnehmern, Einzelunternehmern und kleinen Betrieben mit weniger als 25 Millionen $ Bruttojahresumsatz in den letzten drei Jahren verwendet werden. |
Vorteile der Buchhaltung nach Periodenabgrenzung
Sie könnten denken, dass die Kassenbuchhaltung die Erstellung von Finanzberichten erleichtert, aber es gibt zahlreiche Gründe, dennoch die Periodenabgrenzung zu wählen. Wir haben die Vorteile dieser Methode für Sie gesammelt:
- Buchhaltung nach Periodenabgrenzung ist durch die Allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) zugelassen, die Kassenbuchhaltung jedoch nicht. Diese Standards können für Investoren, Kreditgeber und andere eine Rolle spielen. Wenn Sie planen, Ihr Unternehmen zu vergrößern, an die Börse zu gehen oder zukünftig Investoren gewinnen möchten, ist die Buchhaltung nach Periodenabgrenzung eine bessere Wahl.
- Möglicherweise ist es vom Finanzamt (IRS) vorgeschrieben, die Periodenabgrenzung zu verwenden. Wie in der obigen Tabelle erwähnt, dürfen nur kleine Unternehmen innerhalb bestimmter Umsatzgrenzen die Kassenbuchhaltung anwenden.
- Die Periodenabgrenzung sorgt für genauere Finanzberichte. Die Erfassung der Umsätze und Ausgaben zum Zeitpunkt ihres Entstehens ermöglicht es Unternehmens- und Finanzleitern, die erwarteten Einnahmen und die Verschuldung eines Unternehmens besser zu verstehen.
- Die erhöhte Genauigkeit erleichtert die strategische Planung. Wenn Sie den erwarteten Cashflow sehen und in Echtzeit wissen, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf Schulden und Einnahmen steht, können Sie realistischere Wachstumspläne entwickeln.
Natürlich hat auch die Buchhaltung nach Periodenabgrenzung ihre Nachteile. Sie ist vor allem zeitaufwendiger und komplexer als die einfachere Kassenbuchhaltung. Deshalb ist es wichtig, mit Steuerberatern (CPAs) oder anderen Fachleuten zusammenzuarbeiten und in die richtige Buchhaltungssoftware zu investieren, die viele Aufgaben der Buchung und Stornierung automatisieren kann.
Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie bei der Durchsicht Ihrer Bücher den Überblick behalten. Auch wenn die Periodenabgrenzung gemäß GAAP als bewährte Praxis gilt und sicherstellt, dass alle Puzzleteile korrekt zusammengesetzt werden, können mangelnde Kontrolle und fehlende Aufsicht jedes Unternehmen dem Risiko von Betrug oder teurer Fehler aussetzen.
Möchten Sie, dass Software das übernimmt?
Es lohnt sich, sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen. Wenn es stressig wird, sind gute Tools genauso wichtig. Das sind die besten Buchhaltungssoftware-Optionen, die wir auf dem Markt gefunden haben:
Ist die periodengerechte Buchführung das Richtige für Ihr Unternehmen?
Wenn Sie Inhaber eines Unternehmens jeder Größe sind und ein genaueres Bild von der finanziellen Lage Ihres Unternehmens wünschen, könnte die periodengerechte Buchführung für Sie passend sein. Falls Sie ein großes Unternehmen oder ein wachsendes Start-up sind, das externe Finanzierungsquellen anstrebt, ist die Methode vielleicht sogar ein Muss für steuerliche Zwecke oder um Zugang zu den gewünschten finanziellen Möglichkeiten zu erhalten. Außerdem: Wenn Sie in den letzten drei Jahren mehr als 25 Millionen Dollar Bruttoeinnahmen hatten, haben Sie möglicherweise gar keine Wahl.
Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zur passenden Buchhaltungsmethode für Ihr Unternehmen? Teilen Sie sie unten in den Kommentaren mit oder besuchen Sie unsere Profile in den sozialen Medien, um sich mit unserer Community auszutauschen und Feedback zu erhalten.