Was ist die Periodenabgrenzung in der Buchführung und warum ist sie wichtig?
Periodenabgrenzung in der Buchführung entschlüsselt: Die Periodenabgrenzung erfasst Umsätze und Kosten zum Zeitpunkt ihres Anfalls und vermittelt so ein aktuelleres Bild der Unternehmensleistung.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vs. Periodenabgrenzung: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bucht Vorgänge erst, wenn Geld fließt, anstatt wenn der Vorgang stattfindet – das bedeutet weniger Transparenz und weniger ganzheitliche Übersicht über die Finanzen eines Unternehmens.
Ziele der Rechnungslegung: Konformität und Klarheit: Durch die Einhaltung von Standards wie den GAAP unterstützt die Periodenabgrenzung bessere Planung und sauberere Finanzberichte – das erleichtert die Gewinnung von Investoren und die Kreditaufnahme.
Was ist periodengerechte Buchführung?
Die periodengerechte Buchführung ist eine Buchhaltungsmethode, bei der Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, wenn sie anfallen und nicht, wenn Geld tatsächlich den Besitzer wechselt.
Wenn Sie also beispielsweise im März Geld verdienen, aber erst im April bezahlt werden, zählt es trotzdem für den März. Gleiches gilt für Ausgaben: Wenn heute Waren geliefert werden, die Zahlung aber erst in 30 Tagen fällig ist, wird der Aufwand jetzt gebucht.
Das verschafft einen realistischeren Überblick über die Geschäftsleistung und den gesamten Cashflow. Für Finanzprofis bedeutet das sauberere Berichte, bessere Planung und die Einhaltung von Standards wie GAAP – besonders hilfreich im Umgang mit Investoren oder Kreditgebern.
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Wie funktioniert die periodengerechte Buchführung?
Die periodengerechte Buchführung gilt für Forderungen und Verbindlichkeiten und verwendet ein System der doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass jede Transaktion mehrere Einträge in Haupt- oder Nebenbüchern erfordert, um eine ausgeglichene Buchführung zu gewährleisten und einen klaren Überblick über die Finanzlage auf Bilanzen und anderen Finanzberichten zu ermöglichen.
Um zu verstehen, wie die periodengerechte Buchungsmethode funktioniert, betrachten wir zwei Beispiele. Zuerst sehen wir uns an, wie Einnahmen in der periodengerechten Buchführung erfasst werden. Dann zeigen wir, wie diese Methode Ausgaben behandelt, zum Beispiel wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen kauft.
Wenn Sie mit Buchungssätzen oder der doppelten Buchführung nicht vertraut sind, sehen Sie sich unseren Artikel zur doppelten Buchführung an, bevor Sie weiterlesen. Für vertiefte Einblicke in Buchhaltungsgrundsätze werfen Sie einen Blick auf empfehlenswerte Buchhaltungsbücher, die diese Grundlagen vermitteln.
Periodengerechte Buchführung bei Umsatzerlösen
Pete’s Reifenwelt schließt mit Truckers, einem Unternehmen mit Fuhrpark, einen Vertrag ab. Vereinbart wird: Pete’s Reifenwelt liefert auf Abruf Reifen an Truckers. Die Rechnungsstellung erfolgt jeweils am Ersten des Monats für alle gelieferten Reifen im Vormonat; Truckers hat 15 Tage Zahlungsziel.
Truckers bestellt am 19. März Reifen im Wert von $2.000. Pete’s Reifenwelt stellt am 1. April eine Rechnung über $2.000 aus. Die Zahlung erfolgt am 10. April.
Am 19. März, wenn Truckers die Reifen bestellt, wird der Umsatz realisiert. Die Buchhaltungsabteilung nimmt folgende Buchungssätze vor:
- Eine Sollbuchung von $2.000 auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, speziell auf das Konto von Truckers
- Eine Habenbuchung von $2.000 auf Erlöse
Am 1. April werden keine Buchungssätze vorgenommen. Die Rechnung wird zwar erst jetzt versendet, aber der Umsatz wurde bereits am 19. März, zum Zeitpunkt des Verkaufs, realisiert.
Am 10. April, wenn das Unternehmen die Rechnung begleicht, bucht die Buchhaltungsabteilung folgende Einträge, um die Finanzberichte anzugleichen:
- Eine Habenbuchung von $2.000 auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (das Truckers-Konto), da das Geld eingegangen ist und somit keine offene Forderung mehr besteht
- Eine Sollbuchung von $2.000 auf Kasse/Bank
Würde Pete’s Reifenwelt nach der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung arbeiten, würde sie den Umsatzerlös erst im zweiten Quartal (sofern das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht) verbuchen, da die Zahlung erst im April erfolgte.
Mit der periodengerechten Buchführung wird dieser Umsatz bereits im ersten Quartal ausgewiesen, weil der Verkauf im März stattfand. Diese Unterscheidung hilft Unternehmen dabei, zu erkennen, wann Geld tatsächlich verdient und wann es eingezogen wird.
Periodengerechte Buchführung bei Aufwendungen
Das Vorgehen ist ähnlich, wenn das Geld in die andere Richtung fließt. Sehen wir uns als Beispiel eine Situation an, in der Pete’s Reifenwelt einen Aufwand hat: Einer der Lieferwagen hat eine Panne, die Reparatur kostet $1.500.
Die Werkstatt behebt den Schaden und stellt am 20. Mai eine Rechnung aus. Pete’s bezahlt die Rechnung am 2. Juni.
Das Buchhaltungsteam von Pete’s Reifenwelt muss am 20. Mai folgende Buchungssätze nach der Periodenabgrenzung vornehmen:
- Eine Sollbuchung von $1.500 auf ein Reparatur- und Wartungskostenkonto
- Eine Habenbuchung von $1.500 auf Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Am 2. Juni, wenn die Rechnung beglichen wird, werden folgende Buchungssätze vorgenommen:
- Eine Sollbuchung von $1.500 von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, da der Betrag nicht mehr offen ist
- Eine Habenbuchung von $1.500 auf Kasse als Ausgleich zur vorherigen Sollbuchung
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vs. periodengerechte Buchführung
Natürlich müssen wir auch die andere grundlegende Buchhaltungsmethode besprechen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), also die sogenannte "Kassenbuchführung". Auch wenn sie nicht die gleiche Transparenz und das insgesamt präzisere finanzielle Bild wie die periodengerechte Buchführung (Abgrenzungsrechnung) bietet, kann die Kassenbuchführung einfacher sein. Daher ist sie oft die Wahl für Einzelunternehmer, freiberufliche Auftragnehmer und sehr kleine Unternehmen mit wenigen Betreibern, Investoren und Gläubigern.
Was ist die Kassenbuchführung und wie funktioniert sie?
Trotz ihres Namens hat die Kassenbuchführung nichts damit zu tun, ob ein Unternehmen Bargeld-Zahlungen akzeptiert oder bevorzugt. Es geht darum, wann Umsätze und Aufwendungen erfasst werden und wie die Buchungssätze für diese Geschäftsvorfälle angelegt werden.
Der wesentliche Unterschied zwischen periodengerechter Buchführung und Kassenbuchführung ist, dass bei der Kassenbuchführung Geschäftsvorfälle erst dann erfasst werden, wenn das Geld tatsächlich fließt. Aus diesem Grund verwendet die Kassenbuchführung nicht das doppelte Buchführungssystem, wie es bei der periodengerechten Buchführung der Fall ist.
Schauen wir uns noch einmal Pete’s Tire World an: Angenommen, Pete’s verkauft am 15. März Reifen im Wert von 3.000 $. Der Kunde zahlt die Reifen jedoch erst am 10. April. Wenn die Kassenbuchführung verwendet wird, würde Pete’s keine Umsatzerlöse bis zum 10. April verbuchen.
Stattdessen würden die Buchhaltungsbuchungen folgende sein:
- Eine Sollbuchung über 3.000 $ am 15. März, die anzeigt, dass Pete’s eine Forderung besitzt
- Eine Habenbuchung über 3.000 $ am 10. April, die anzeigt, dass die Rechnung beglichen wurde
Im Gegensatz zur periodengerechten Buchführung würde der Umsatz in Q2 erfasst.
Hauptunterschiede zwischen Kassen- und periodengerechter Buchführung
| Periodengerechte Buchführung | Kassenbuchführung |
|---|---|
| Umsatz wird erfasst, wenn Waren oder Dienstleistungen den Eigentümer wechseln | Umsatz wird erfasst, wenn das Geld/die Zahlung den Besitzer wechselt |
| Verwendet ein System der doppelten Buchführung | Verwendet kein System der doppelten Buchführung |
| Wird von den grundlegenden Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) bevorzugt | Wird von den GAAP nicht bevorzugt |
| Muss von den meisten Unternehmen sowie mittelgroßen bis großen Unternehmen genutzt werden | Darf von Auftragnehmern, Einzelunternehmern und kleinen Unternehmen mit weniger als $25 Millionen jährlichen Bruttoeinnahmen in den letzten 3 Jahren verwendet werden. |
Vorteile der periodengerechten Buchführung
Sie könnten denken, dass die Kassenbuchführung Geschäftsabschlüsse einfacher macht, aber es gibt zahlreiche Gründe, sich stattdessen für die periodengerechte Buchführung zu entscheiden. Wir haben eine Liste der Vorteile dieser Methode zusammengestellt:
- Die periodengerechte Buchführung ist von den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) zugelassen. Die Kassenbuchführung ist es nicht. Diese Rechnungslegungsstandards können für Investoren, Kreditgeber und andere von Bedeutung sein. Wenn Sie planen, Ihr Unternehmen signifikant wachsen zu lassen, einen Börsengang ins Auge fassen oder in Zukunft mit Investoren zusammenarbeiten möchten, ist die periodengerechte Buchführung vorteilhafter als die Kassenbuchführung.
- Es kann sein, dass Sie vom Finanzamt verpflichtet werden, die periodengerechte Buchführung zu verwenden. Wie in der obigen Tabelle gezeigt, können nur Kleinunternehmer, die bestimmte Umsatzschwellen nicht übersteigen, auf die Kassenbuchführung zurückgreifen.
- Die periodengerechte Buchführung unterstützt genauere Finanzberichte. Wenn Umsätze und Ausgaben zum Zeitpunkt ihres Anfalls erfasst werden, ermöglicht das den Geschäftsführern und finanziellen Entscheidungsträgern ein besseres Verständnis der erwarteten Einnahmen- und Schuldensituation des Unternehmens.
- Die erhöhte Genauigkeit erleichtert die strategische Planung. Wenn Sie künftige Cashflows erwarten und in Echtzeit wissen, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf Schulden und Einnahmen steht, können Sie realistischere Wachstumspläne machen.
Natürlich hat die periodengerechte Buchführung auch einige Nachteile. Vor allem ist sie etwas zeitaufwendiger und aufwendiger als die einfachere Kassenbuchführung. Aus diesem Grund ist es wichtig, mit Steuerberatern (CPAs) oder anderen Fachleuten zusammenzuarbeiten und in die richtige Buchhaltungssoftware zu investieren, die viele Buchungs- und Korrekturarbeiten automatisieren kann.
Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Sie Ihre Bücher beim Überprüfen verstehen. Auch wenn die periodengerechte Buchführung ein GAAP-Best Practice ist und sicherlich hilft, die Puzzlestücke korrekt anzuordnen, können unzureichende Kontrolle und mangelnde Überwachung jedes Unternehmen dem Risiko von Betrug oder kostspieligen Fehlern aussetzen.
Möchten Sie, dass Software das übernimmt?
Sich die Zeit zu nehmen, diese Dinge zu lernen, ist wichtig. Gute Tools zur Hand zu haben, wenn es hektisch wird? Genauso wichtig. Das sind die besten Buchhaltungssoftware-Optionen, die wir auf dem Markt gefunden haben:
Ist die Periodenabgrenzung die richtige Buchführungsmethode für Ihr Unternehmen?
Wenn Sie ein Unternehmer oder eine Unternehmerin jeglicher Größe sind und ein genaueres Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens erhalten möchten, könnte die Periodenabgrenzungsmethode für Sie geeignet sein. Sind Sie ein größeres Unternehmen oder ein wachsendes Startup, das externe Finanzierung anstrebt, ist die periodengerechte Buchführung eventuell sogar Voraussetzung für steuerliche Zwecke oder um Zugang zu den gewünschten finanziellen Möglichkeiten zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen in den letzten drei Jahren mehr als 25 Millionen USD Bruttoeinnahmen erzielt hat, bleibt Ihnen oft keine Wahl.
Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zur passenden Buchführungsmethode für Ihr Unternehmen? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar unten oder besuchen Sie unsere sozialen Medien, um mit unserer Community in Kontakt zu treten und Feedback zu erhalten.