Was ist die Periodenabgrenzung (Accrual Basis) in der Buchhaltung und warum ist sie wichtig?
Die Periodenabgrenzung in der Buchhaltung bedeutet, dass Sie Einnahmen und Ausgaben erfassen, wenn sie verdient bzw. angefallen sind – nicht, wenn das Geld tatsächlich fließt.
So erhalten Sie ein klares, aktuelles Bild über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und können Gewinne sowie Verpflichtungen dann erkennen, wenn sie entstehen – und nicht erst, wenn das Geld auf Ihrem Bankkonto eingeht. Wenn Sie Ihre Finanzen genauer verfolgen möchten, ist die Periodenabgrenzung die bevorzugte Methode.
Was ist die Periodenabgrenzung?
Die Periodenabgrenzung ist eine Buchhaltungsmethode, bei der Umsätze und Aufwendungen zum Zeitpunkt ihrer Entstehung erfasst werden; nicht bei Zahlungsein- oder -ausgang.
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Wenn Sie im März Geld verdienen, aber erst im April bezahlt werden, zählt es trotzdem für den März. Gleiches gilt für Ausgaben – wenn die Ware heute geliefert wird, die Zahlung aber erst in 30 Tagen fällig ist, wird der Aufwand trotzdem sofort gebucht.
Das verschafft Ihnen einen realistischeren Einblick in die Unternehmensleistung und den gesamten Cashflow. Für Finanzexperten bedeutet das aussagekräftigere Berichte, bessere Planung und die Einhaltung von Standards wie GAAP – äußerst hilfreich im Umgang mit Investoren oder Kreditgebern.
Wie funktioniert die Periodenabgrenzung?
Die Periodenabgrenzung gilt sowohl für Forderungen als auch Verbindlichkeiten und erfolgt im Rahmen der doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass jede Buchung mehrere Konten bzw. Buchungssätze umfasst, um sicherzustellen, dass die Bilanz ausgeglichen bleibt und ein vollständiges Bild der Vermögenslage in Bilanz und weiteren Abschlussberichten sichtbar ist.
Um zu verstehen, wie das Abgrenzungsverfahren funktioniert, betrachten wir zwei Beispiele. Zuerst sehen wir uns an, wie Umsätze in der periodengerechten Buchhaltung erfasst werden. Dann sehen wir, wie mit Aufwendungen verfahren wird, zum Beispiel wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft.
Falls Sie sich mit Buchungssätzen oder der doppelten Buchführung nicht auskennen, sollten Sie vorab unseren Artikel zur doppelten Buchführung lesen. Für tiefergehende Einblicke in Buchhaltungsgrundlagen empfehlen wir zudem die Lektüre essentieller Buchhaltungsbücher, die diese Grundlagen vermitteln.
Periodenabgrenzung bei Umsatzerlösen
Pete’s Tire World schließt einen Vertrag mit Truckers, einem Unternehmen mit eigenem Fuhrpark. Die Unternehmen einigen sich auf folgende Geschäftsbeziehung: Pete’s Tire World liefert nach Bedarf Reifen für Truckers. Am ersten Tag des Monats wird Truckers für alle gelieferten Reifen des Vormonats eine Rechnung gestellt. Truckers hat ein Zahlungsziel von 15 Tagen netto.
Truckers bestellt am 19. März Reifen im Wert von 2.000 $. Pete’s Tire World stellt am 1. April eine Rechnung über 2.000 $. Die Rechnung begleicht Truckers am 10. April.
Am 19. März, wenn Truckers die Reifen bestellt, wird der Umsatz realisiert. Die Buchhaltungsabteilung bucht Folgendes:
- Eine 2.000 $ Sollbuchung auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Konto von Truckers
- Eine 2.000 $ Habenbuchung auf Umsatzerlöse
Am 1. April erfolgen keine Buchungen. Die Rechnung wird zwar erst jetzt verschickt, der Umsatz wurde aber bereits am 19. März beim Verkauf realisiert.
Am 10. April, wenn die Rechnung bezahlt wird, nimmt die Buchhaltung folgende Buchungssätze zur Aktualisierung der Abschlüsse vor:
- Eine 2.000 $ Habenbuchung auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Truckers-Konto), da das Geld eingegangen ist und somit keine Forderung mehr besteht
- Eine 2.000 $ Sollbuchung auf Kasse
Würde Pete’s Tire World nach der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung buchen, würden sie den Umsatz aus diesem Verkauf erst im Q2 erfassen (sofern das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht), da die Bezahlung im April erfolgte.
Bei der Periodenabgrenzung wird der Umsatz jedoch im ersten Quartal (Q1) erfasst, da der Verkauf im März stattfand. Diese Unterscheidung hilft einem Unternehmen, zwischen erwirtschaftetem Geld (Erwirtschaftung) und tatsächlich erhaltenem Geld (Zahlungseingang) zu unterscheiden.
Periodenabgrenzung bei Aufwendungen
Das Verfahren ist ähnlich, wenn Geld in die andere Richtung fließt. Sehen wir uns ein Beispiel an, bei dem Pete’s Tire World eine Ausgabe hat: Einer der Reifenlieferwagen geht kaputt und die Reparatur kostet 1.500 $.
Die Werkstatt repariert den Lkw und stellt Pete’s Tire World am 20. Mai eine Rechnung. Pete’s zahlt die Rechnung am 2. Juni.
Das Buchhaltungsteam von Pete’s Tire World muss am 20. Mai folgende Buchungssätze vornehmen:
- Eine 1.500 $ Sollbuchung auf das Konto für Reparatur- und Wartungskosten
- Eine 1.500 $ Habenbuchung auf Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Am 2. Juni, wenn die Rechnung beglichen wird, erfolgen folgende Buchungssätze:
- Eine Belastung von 1.500 $ aus Verbindlichkeiten, da die 1.500 $ nicht mehr ausstehend sind
- Eine Gutschrift von 1.500 $ auf das Konto "Kasse", die die vorherige Belastung ausgleicht
Kassenbuchführung vs. Periodenabgrenzungsmethode der Buchführung
Natürlich müssen wir auch die andere gängige Buchführungsmethode besprechen: das Kassenbuchführungsverfahren. Auch wenn es nicht die gleiche Transparenz und ein insgesamt so genaues Finanzbild wie die Periodenabgrenzung bietet, kann die Kassenbuchführung einfacher sein. Deshalb wird sie oft von Einzelunternehmern, freiberuflichen Auftragnehmern und sehr kleinen Unternehmen mit wenigen Betreiberinnen und Betreibern, Investoren und Gläubigern gewählt.
Was ist die Kassenbuchführung und wie funktioniert sie?
Trotz ihres Namens hat die Kassenbuchführung nichts damit zu tun, ob ein Unternehmen Bargeld als Zahlungsmittel akzeptiert oder bevorzugt. Sie bezieht sich darauf, wann Einnahmen und Ausgaben erfasst werden und wie Buchungssätze für diese Vorgänge aufgebaut sind.
Der entscheidende Unterschied zwischen der Periodenabgrenzungs- und der Kassenbuchführung ist, dass Transaktionen bei der Kassenbuchführung erst erfasst werden, wenn das Geld tatsächlich den Besitzer wechselt. Daher verwendet die Kassenbuchführung auch nicht das doppelte Buchungssystem, wie es bei der Periodenabgrenzung der Fall ist.
Werfen wir einen Blick zurück auf Petes Reifenwelt und nehmen wir an, Petes hat am 15. März Reifen im Wert von 3.000 $ verkauft. Der Kunde hat erst am 10. April für die Reifen bezahlt. Bei Anwendung der Kassenbuchführung würde Petes die Einnahmen erst am 10. April erfassen.
Stattdessen würden die Buchungssätze Folgendes beinhalten:
- Eine Belastung von 3.000 $, die am 15. März anzeigt, dass Petes ein Guthaben hat
- Eine Gutschrift von 3.000 $, die anzeigt, dass die Rechnung am 10. April bezahlt wurde
Im Gegensatz zur Periodenabgrenzung würde der Umsatz erst im zweiten Quartal erfasst werden.
Hauptunterschiede zwischen Kassenbuchführung und Periodenabgrenzungsbuchführung
| Periodenabgrenzung | Kassenbuchführung |
|---|---|
| Umsatz wird erfasst, wenn die Ware den Besitzer wechselt | Umsatz wird erfasst, wenn Bargeld/Zahlung fließt |
| Verwendet ein doppeltes Buchungssystem | Verwendet kein doppeltes Buchungssystem |
| Bevorzugt nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GAAP) | Nicht von GAAP bevorzugt |
| Muss von den meisten Kapitalgesellschaften und mittelständischen oder größeren Unternehmen verwendet werden | Kann von Auftragnehmern, Einzelunternehmern und kleinen Unternehmen mit weniger als 25 Mio. $ Jahresumsatz in den letzten 3 Jahren verwendet werden. |
Vorteile der Periodenabgrenzungsbuchführung
Vielleicht denkst du, dass die Kassenbuchführung die Erstellung von Abschlüssen vereinfacht. Es gibt jedoch zahlreiche Gründe, sich stattdessen für das Periodenabgrenzungsverfahren zu entscheiden. Wir haben die wichtigsten Vorteile dieser Methode zusammengefasst:
- Die Periodenabgrenzung ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GAAP) zulässig. Die Kassenbuchführung ist es nicht. Diese Rechnungslegungsvorschriften sind für Investoren, Kreditgeber und andere Interessierte wichtig. Wenn du dein Unternehmen signifikant ausbauen, einen Börsengang anstreben oder zukünftig mit Investoren zusammenarbeiten möchtest, bist du mit der Periodenabgrenzung besser beraten als mit der Kassenbuchführung.
- Das Finanzamt (IRS) kann von dir verlangen, das Periodenabgrenzungsverfahren zu nutzen. Wie in der obigen Tabelle erwähnt, dürfen nur Kleinunternehmer mit bestimmten Umsatzgrenzen auf die Kassenbuchführung umschwenken.
- Die Periodenabgrenzung unterstützt die Erstellung genauerer Finanzberichte. Die Erfassung von Umsätzen und Aufwendungen zum Zeitpunkt ihres Entstehens ermöglicht es den Unternehmensleitern und Finanzverantwortlichen, die erwarteten Einnahmen und die Schuldenlage eines Unternehmens besser zu verstehen.
- Erhöhte Genauigkeit erleichtert die Strategieplanung. Wenn du den erwarteten künftigen Cashflow sowie in Echtzeit die Position deines Unternehmens in Bezug auf Schulden und Einnahmen kennst, kannst du realistischere Wachstumspläne erstellen.
Natürlich hat die Periodenabgrenzungsmethode in der Buchführung auch einige Nachteile. Hauptsächlich ist sie etwas zeitaufwändiger und anspruchsvoller als die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Aus diesem Grund ist es wichtig, mit Steuerberatern (CPAs) oder anderen Fachleuten zusammenzuarbeiten und in die richtige Buchhaltungssoftware zu investieren, die viele Buchungs- und Stornierungsarbeiten automatisieren kann.
Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Sie Ihre Bücher beim Überprüfen auch wirklich verstehen. Während die Periodenabgrenzung nach GAAP als bewährte Vorgehensweise gilt und dabei hilft, die finanziellen Puzzlestücke korrekt anzuordnen, können unzureichende Überwachung und fehlende Kontrollmechanismen jedes Unternehmen für Betrugsfälle oder kostspielige Fehler anfällig machen.
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Es lohnt sich, sich mit diesen Themen gründlich zu beschäftigen. Ebenso wichtig: Gute Werkzeuge zur Hand zu haben, wenn es einmal stressig wird. Das sind die besten Buchhaltungssoftware-Lösungen, die wir auf dem Markt gefunden haben:
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Ist die Periodenabgrenzung für Ihr Unternehmen geeignet?
Wenn Sie ein Unternehmer jeglicher Größe sind und ein möglichst genaues Bild der finanziellen Lage Ihres Unternehmens möchten, könnte die Periodenabgrenzung die richtige Methode für Sie sein. Sind Sie ein größeres Unternehmen oder ein wachsendes Start-up mit dem Plan, externe Finanzierung zu suchen, ist die Periodenabgrenzungsmethode unter Umständen sogar für steuerliche Zwecke oder den Zugang zu gewünschten finanziellen Möglichkeiten notwendig. Außerdem haben Sie bei einem Bruttoumsatz von mehr als 25 Millionen US-Dollar in den letzten drei Jahren ohnehin möglicherweise keine Wahl.
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