Alle Arten von Buchhaltungssoftware im Jahr 2026 (& Wie Sie die Richtige Wählen)
Bei der Vielzahl an Buchhaltungssoftware ist es ganz natürlich, sich ein wenig überfordert zu fühlen.
Vielleicht benötigen Sie ein Programm, das sich am besten für die alltäglichen Abläufe eines kleinen Unternehmens eignet… oder vielleicht ein Programm, das besonders für Firmen mit großen Wachstumsplänen ideal ist.
So oder so können Sie Ihre Suche nicht beginnen, ohne zu wissen, wo Sie ansetzen sollen. Nach Jahren des Testens von Software in den verschiedensten Branchen habe ich gelernt: Die beste Lösung hängt nicht nur von den Funktionen ab – es geht darum, etwas zu finden, das zu Ihrem Wohlbefinden, Ihren Zielen und Ihrer Art, ein Unternehmen zu führen, passt.
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Hier ist, was Sie wissen müssen, um sich nicht von Marketingaussagen blenden zu lassen & das Werkzeug zu wählen, das zu Ihren technischen Fähigkeiten, Ihren Unternehmenszielen und Ihren bevorzugten Arbeitsweisen passt.
Need expert help selecting the right tool?
Buchhaltungssoftware verstehen
Buchhaltungssoftware bezeichnet jede Art von Tool, das zum Nachverfolgen finanzieller Geschäftsaktivitäten und zur Verwaltung von Geschäftsbüchern genutzt werden kann.
Die tatsächlichen Funktionen können variieren, aber diese Programme umfassen in der Regel:
- Sind speziell für buchhalterische Geschäftsprozesse konzipiert
- Bieten grundlegende Optionen für Hauptbuch, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung
- Können Aufgaben wie Lagerverwaltung, Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Inkasso übernehmen
- Bieten die Möglichkeit, Vorlagen für Finanzberichte zu generieren
- Können verschiedenen Buchhaltungsregeln und Vorschriften entsprechen, wie GAAP oder IFRS
- Können bei der Steuererklärung helfen, z.B. indem sie Informationen für Steuerformulare zusammenstellen
- Können Buchhaltungsaufgaben wie Lohnabrechnung und Rechnungsstellung automatisieren
Bevor Sie ein Tool erwerben, ist es wichtig zu wissen, was eigentlich als Buchhaltungssoftware gilt. Manche Unternehmen nutzen andere Tools zur Dateneingabe für die Buchhaltung, wie Microsoft Excel oder Google Sheets.
Es stimmt zwar, dass ein ganz neues Unternehmen oder eines, das immer nur im kleinen Umfang tätig ist, Tabellenkalkulationen zur Nachverfolgung von Zahlungsströmen verwenden kann, aber diese Produkte gelten technisch gesehen nicht als Buchhaltungssoftware.
Arten von Buchhaltungssoftware
Nicht alle Programme haben die gleichen Schwerpunkte. Bevor Sie mit der Auswahl beginnen, sollten Sie den für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Typ Buchhaltungssoftware herausfinden, zum Beispiel:
Allgemeine Buchhaltungssoftware
Allgemeine Buchhaltungssoftware ist die grundlegende Option und deckt die Anforderungen der meisten Standardunternehmen ab. Dazu gehören unter anderem:
- Einnahmen- und Ausgabenverwaltung, einschließlich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Grundlegende Berichtsfunktionen, darunter Finanzberichte und Analysetools
- Bargeldverwaltung, einschließlich Kontostände, Bankabgleich, Zahlungsflüsse, Kreditkarten und Währungen
- Lagerverwaltung und Preisüberwachung
- Transaktionsmanagement
- Fehlerprüfer, um sicherzustellen, dass die Zahlen stimmen und korrekt sind
Allgemeine Buchhaltungssoftware ist im Grunde in zwei Varianten erhältlich: cloudbasiert und lokal installiert. Hier finden Sie eine Übersicht zu jeder Option:
Online-/Cloud-basierte Buchhaltungssoftware
Online-Buchhaltungssoftware erfordert den Kauf eines Abonnements für den Zugang zur Software; das Tool gehört Ihnen zu keinem Zeitpunkt wirklich selbst.
Flexibilität ist eines der herausragenden Merkmale unter den zahlreichen Vorteilen cloudbasierter Buchhaltungssoftware:
- Mitarbeitende können sich von verschiedenen Geräten und von überall einloggen
- Speicher kann erweitert und bei Wachstum des Unternehmens neue Lizenzen hinzugefügt werden
- Neue Funktionen können in Echtzeit bereitgestellt werden, sobald der Anbieter sie hinzufügt
Die Anfangsinvestition ist zwar deutlich geringer als bei lokal installierter Software, die Gesamtkosten sind auf Dauer jedoch höher, da Sie für die Updates und Wartung des Toolanbieters bezahlen.
Vorteile:
- Von überall einloggen.
- Daten sicher online teilen.
- Von jedem Gerät aus zugreifen.
- Echtzeit-Updates der Software.
Am besten geeignet für:
- Die meisten Unternehmen – dies ist die beliebteste Art von Buchhaltungssoftware
Beispiele:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Neben den obigen Beispielen habe ich außerdem meine Topauswahl an Online-Buchhaltungssoftware zusammengestellt, um Ihnen einen noch besseren Überblick über die verfügbaren Optionen zu geben:
Lokal installierte Buchhaltungssoftware
Lokal installierte Buchhaltungssoftware bezeichnet Buchhaltungstools, die im Voraus gekauft, auf lokalen Servern installiert und vom Kunden selbst gewartet werden.
Diese Softwareart ist heutzutage weniger verbreitet, da die meisten Unternehmen cloudbasierte Softwarelösungen bevorzugen. Wenn Sie jedoch durch Datenschutzvorschriften eingeschränkt sind oder umfassende Anpassungen benötigen, ist dies eine gute Option.
Vorteile:
- Einmalige Anschaffung
- Volle Kontrolle über die Daten
- Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
Am besten geeignet für:
- Große Unternehmen mit eigenen Servern oder Unternehmen in stark regulierten Branchen (wie zum Beispiel medizinische oder Gesundheitsbranche)
*Beispiele:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Alle diese Tools haben eine lokal installierte Version zusätzlich zu ihren beliebteren Cloud-Angeboten.
Rechnungs- und Abrechnungssoftware
Rechnungs- und Abrechnungssoftware automatisiert das Erstellen, Versenden und Nachverfolgen von Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Produkte. Sie gilt als eine Art Buchhaltungssoftware, da sie finanzielle Transaktionen abwickelt, den Prozess der Debitorenbuchhaltung rationalisiert und mit weiteren Finanzsystemen integriert werden kann, um die Buchführung korrekt zu halten.
Dies ist ein spezifischeres Produkt als die meisten Buchhaltungssoftwares und eignet sich gut für Unternehmen, die nicht das vollständige Rundum-sorglos-Paket benötigen (oder einfach zusätzliche Unterstützung beim Abrechnungsprozess brauchen).
Vorteile:
- Automatisiert die Rechnungsstellung und Zahlungserinnerungen.
- Reduziert menschliche Fehler bei der Rechnungsstellung.
- Bietet Echtzeit-Tracking des Rechnungsstatus und der Zahlungen.
Am besten geeignet für:
- Kleine Unternehmen, die nur bestimmte Funktionen benötigen, oder E-Commerce-Unternehmen, die in diesem Bereich zusätzliche Unterstützung brauchen.
Die meisten Buchhaltungssoftwares bieten Abrechnungs- und Rechnungsfunktionen, allerdings sind hier einige der besten Lösungen, die sich stärker auf diese Funktionen konzentrieren:
Buchhaltungssoftware für Freiberufler
Ähnlich wie allgemeine Buchhaltungssoftware, aber für Einzelpersonen.
Diese Programme sind oft wesentlich einfacher, und sie sind normalerweise nicht besonders geeignet für Wachstum oder ein stärker formalisiertes Unternehmen. Wegen der einfachen Struktur kann man meistens kostenlose Buchhaltungssoftware oder Buchhaltungssoftware für Freiberufler problemlos verwenden.
-
Google Sheets
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.5 -
Zoho Books
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.5 -
ZipBooks
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.7
Buchhaltungssoftware für Nonprofits
Der Bereich Buchhaltung für Nonprofits und den öffentlichen Sektor kann äußerst speziell sein, zumindest was die Buchhaltungsprozesse betrifft.
Im Allgemeinen verwenden Nonprofit-Organisationen (NPOs) ein Verfahren namens Fund Accounting, das sich deutlich davon unterscheidet, einfach nur ein Hauptbuch zu führen oder die liquiden Mittel auf einem Konto nachzuverfolgen. Deshalb sind Programme, die speziell Nonprofits ansprechen, die beste Wahl.
Die Suche nach der passenden Buchhaltungssoftware für Nonprofits kann schwierig sein – hier sind einige herausragende Optionen für den Einstieg:
Enterprise-Buchhaltungssoftware
Enterprise-Buchhaltungssoftware ist eine umfassende Lösung, die darauf ausgelegt ist, die gesamten Finanzprozesse eines großen Unternehmens zu verwalten. Sie integriert verschiedene Geschäftsbereiche wie Buchhaltung, Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement und Personal in einem einzigen System.
Vorteile:
- Zentralisiert Daten aus mehreren Abteilungen.
- Funktionen können individuell auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten werden.
- Kann ein hohes Transaktionsvolumen verarbeiten
- Bietet detaillierte Finanzanalysen und Berichte.
Am besten geeignet für:
- Sie haben es erraten – große Unternehmen. Ob sie nun in einem Land oder weltweit agieren, die meisten Unternehmen, die diese Art von Software verwenden, verfügen über mehrere Standorte und/oder Geschäftseinheiten.
Beispiele:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Rechnungsstellungssoftware
Rechnungsstellungssoftware erfüllt eine einzige Aufgabe: das Erstellen, Versenden und Einziehen von Rechnungen.
Wenn ein größeres Buchhaltungsprogramm mit detaillierter Rechnungsstellungsfunktionalität über Ihr Budget oder Ihren Geschäftsbedarf hinausgeht, kann spezialisierte Rechnungsstellungssoftware von Vorteil sein.
Andererseits ist für Unternehmen mit geringem bis mittlerem Rechnungsbedarf, wie z. B. die Verfolgung von Onlinezahlungen und Bestellungen, die Investition in ein eigenständiges Programm im Vergleich zu den grundlegenden Buchhaltungsfunktionen vermutlich übertrieben.
Zu wissen, wo Sie und Ihr Unternehmen stehen, ist entscheidend für die Wahl der richtigen Lösung. Wenn Sie das herausgefunden haben, kommen Sie zu dieser Liste zurück, um mit Ihrer Suche zu beginnen.
Individuelle Buchhaltungssoftware
Individuelle Buchhaltungssoftware wird speziell entwickelt, um die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Im Gegensatz zu Standardtools mit vordefinierten Funktionen wird sie entwickelt oder stark angepasst, damit sie zu Ihren Arbeitsabläufen, Branchenstandards und internen Systemen passt.
Diese Art von Software eignet sich am besten für Unternehmen mit hoch spezialisierten Buchhaltungsprozessen, spezifischen Compliance-Anforderungen oder komplexen Altsystemen, die sich nicht gut in gängige Plattformen integrieren lassen.
Sie greifen wahrscheinlich dann auf individuelle Buchhaltungssoftware zurück, wenn:
- Sie Ihre traditionellen Buchhaltungstools übertroffen haben und eine fortschrittlichere, skalierbare Lösung benötigen.
- Ihre Branche spezielle Compliance-, Berichts- oder Steuerstandards hat, die von allgemeiner Buchhaltungssoftware nicht unterstützt werden.
- Sie Buchhaltung eng mit proprietären Tools, ERPs oder individueller Geschäftslogik integrieren möchten.
- Sie vollständige Kontrolle über Benutzerrollen, Datenspeicherung und Arbeitsabläufe (Automatisierungen) anstreben.
Vorteile von Buchhaltungssoftware
Für jedes Unternehmen mit Wachstumsambitionen oder den Wunsch, die Finanzdaten vollständig, exakt und organisiert zu halten, ist die beste Buchhaltungssoftware ein Muss.
Mit Buchhaltungssoftware können Sie:
- Verbindlichkeiten, Forderungen, Kassenbestand und Lagerverwaltung je nach Branche steuern
- Jahresabschlüsse sowohl für Finanzberichte als auch zur Geschäftsanalye erstellen
- Fehler mit Abgleichen verhindern
- Individuelle Geschäftsanforderungen erfüllen, z. B. Mittelverwendungsbuchhaltung für NGOs
- Durch Automatisierung Zeit sparen, zum Beispiel durch das Erstellen von Rechnungen oder die Lohnabrechnung
- Geschäftsaktivitäten schnell und einfach mithilfe cloudbasierter Plattformen ausbauen
Darüber hinaus können spezialisierte Softwareprodukte (wie Buchhaltungs-CRM und Buchhaltungs-ERP-Software) gezielt auf Schlüsselfunktionen eingehen, die Unternehmen benötigen – zum Beispiel effiziente Lohnabrechnung und Rechnungsmanagement – ohne ganzheitliche Buchhaltungslösungen und die damit verbundene Preiserhöhung einzuschließen. Das ist ein Gewinn für jedes Unternehmen.
Hauptfunktionen von Buchhaltungssoftware
Nicht alle Arten von Buchhaltungssoftware-Lösungen sind gleich aufgebaut, aber die meisten bieten die gleichen grundlegenden Funktionen – bis zu einem gewissen Punkt.
Das erwartet Sie in der Regel:
- Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten
- Finanzanalyse
- Automatisierte Steuererklärung
- Rechnungsstellung & Fakturierung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten
Die Verwaltung von Aufzeichnungen und Berichten kann ein wichtiger Teil der Buchhaltungsarbeit sein und ist in der Regel ein Standard bei Buchhaltungssoftware.
Eine gute Software-Lösung sorgt für eine saubere, genaue Buchführung und die Möglichkeit, gängige Geschäftsberichte wie Rechnungsauszüge und Bilanzen zu erstellen. Allerdings kann der Grad der Anpassbarkeit bei der Berichterstellung je nach Software unterschiedlich sein.
Finanzanalyse & Entscheidungsfindung
Die Fähigkeit, finanzielle Daten für Entscheidungsfindung zu nutzen, ist entscheidend für ein erfolgreiches Unternehmen. Allerdings unterscheidet sich der Umfang der verfügbaren Analysen oft deutlich.
Manche Programme ermöglichen es, individuelle Prognose-Dashboards zu erstellen, spezifische Schwachstellen zu verfolgen und Berichts-Vorlagen auf Abruf zu gestalten, während andere das nicht anbieten. Wenn dies für Sie Priorität hat, informieren Sie sich vor dem Kauf genau über die Angebote der interessantesten Tools.
Automatisierte Steuererklärung
Steuern für Unternehmen können, insbesondere wenn das Unternehmen wächst und expandiert, alles andere als einfach sein. Daher ist Buchhaltungssoftware, die Sie dabei unterstützt, ein großer Vorteil.
Das ist jedoch nicht zwangsläufig eine Standardfunktion von Basisprodukten, vor allem nicht für Unternehmen mit komplexen Steueranforderungen.
Zwar decken viele Buchhaltungssysteme das Steuer-Management ab, etwa durch Schätzung von Steuerverbindlichkeiten oder Berechnung von Steuern auf Löhne, verkaufte Waren und Umsatzsteuer, aber sie umfassen nicht immer die Steuererklärung an sich.
Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm möchten, das Ihren Zeitaufwand minimiert und Sie von A bis Z durch die Steuerzeit führt, stellen Sie sicher, dass dies ein expliziter Teil Ihrer Suche ist.
Elektronische Rechnungsstellung & Fakturierung
Die Rechnungsstellung ist üblicherweise ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit, weshalb Buchhaltungssoftware, die diese Aufgaben übernimmt, klar im Vorteil ist.
Selbst Unternehmen, die nur einige wenige regelmäßige Rechnungen verschicken, können mit Tools, die eingehende und ausgehende Zahlungsflüsse sowie erwartete Einnahmen und Verpflichtungen organisieren helfen, Zeit und Mühe sparen.
Die meisten bieten in diesem Bereich allgemeine Funktionen an – zumindest das Erstellen von Rechnungen zur Vorbereitung auf den Versand – aber nicht alle übernehmen auch die eigentliche Arbeit, wie den Versand der Rechnungen und/oder die Überwachung der Zahlungseingänge. Spezielle Lösungen für die Rechnungsstellung und Kreditorenbuchhaltung sind hierfür am besten geeignet.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann für viele Unternehmen besonders interessant sein, weil die automatische Berechnung von Lohnsteuer und Abgaben sowie das Erstellen von Gehaltsabrechnungen eine Menge manueller Arbeit überflüssig machen kann.
Wenn Sie schon immer davon geträumt haben, freitags morgens keine Schecks mehr handschriftlich unterschreiben zu müssen, bietet sich hier eine hervorragende Möglichkeit, das Unternehmen zu optimieren.
Zwar ist diese Funktion bei den meisten Buchhaltungsprogrammen Standard, aber viele bieten nur Basisunterstützung – wie zum Beispiel inländische Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung.
Haben Sie jedoch Mitarbeitende in anderen Ländern oder mit anderen Währungen, benötigen Sie möglicherweise eine Software, die speziell für komplexere Anforderungen bei Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuern entwickelt wurde.
So wählen Sie eine Buchhaltungssoftware aus
Ob Sie nun eine Bäckerei besitzen oder ein schnell wachsendes E-Commerce-Start-up führen – es gibt eine perfekte Buchhaltungslösung, um Ihre Geschäftsanforderungen zu optimieren. Die passende zu finden ist ganz einfach:
- Bestimmen Sie die Hauptziele Ihres Unternehmens.
- Legen Sie fest, welche Kernfunktionen Sie zur Erreichung dieser Ziele benötigen.
- Prüfen Sie, ob Speziallösungen oder allgemeinere Software benötigt wird.
- Bewerten Sie die auf dem Markt verfügbaren Optionen.
- Treffen Sie Ihre Entscheidung.
- Finden Sie heraus, wie Sie die Software optimal nutzen.
Zu berücksichtigende Faktoren
Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, überlegen Sie, was Sie in Bezug auf die folgenden Aspekte benötigen:
- Unternehmensgröße und Anforderungen: Stimmen Sie die Softwarefunktionen auf den Umfang Ihres Unternehmens und Ihre spezifischen Buchhaltungsanforderungen ab.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
- Integration: Prüfen Sie die Kompatibilität mit bestehenden Systemen (CRM, ERP usw.).
- Benutzerfreundlichkeit: Bewerten Sie die Bedienbarkeit und die Lernkurve.
- Kosten: Bewerten Sie die Gesamtkosten, einschließlich Abonnements, Implementierung, Lizenzen und Wartung. Einige Unternehmen verschicken Anfragen für Buchhaltungssoftware (RFPs), um vorab Angebote einzuholen.
- Sicherheit: Sorgen Sie für Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften.
- Support und Schulung: Achten Sie auf verfügbaren Kundensupport und Schulungsressourcen.
- Anpassbarkeit: Überlegen Sie, ob sich die Software an Ihre Geschäftsprozesse anpassen lässt.
- Cloud vs. On-Premise: Entscheiden Sie basierend auf Ihrem Bedarf an Zugänglichkeit und Ihrer IT-Infrastruktur.
Denken Sie daran, dass mehrere Anbieter Demos von Buchhaltungssoftware anbieten, damit Sie das Produkt vor dem Kauf testen können. So stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.
Brauchen Sie Expertenhilfe bei der Software-Auswahl?
Ich verstehe, der ganze Prozess kann überwältigend sein. Wenn Sie lieber aufhören möchten zu lesen und direkt Hilfe von einem echten Menschen bekommen möchten, zeige ich Ihnen etwas Cooles.
Füllen Sie einfach dieses Formular aus und mein Team setzt sich mit Ihnen in Verbindung, um das beste Buchhaltungstool für Ihre Organisation auszuwählen.
Wenn Sie das erledigt haben...
Vergessen Sie nicht, unseren kostenlosen Newsletter zu abonnieren, um Expertenrat, Leitfäden und Einblicke von Finanzverantwortlichen zu erhalten, die mit ihrer Buchhaltungssoftware großartige Arbeit leisten und so die Technologiebranche mitgestalten.