Bei den vielen verschiedenen Arten von Buchhaltungssoftware, die es gibt, ist es nur natürlich, sich ein wenig überfordert zu fühlen. Vielleicht benötigen Sie ein Programm, das sich am besten für die üblichen Abläufe eines kleinen Unternehmens eignet, oder vielleicht ein Programm, das ideal für Unternehmen mit großen Wachstumsplänen ist.
Nach jahrelangen Softwaretests in allen möglichen Branchen habe ich gelernt, dass es bei der besten Lösung nicht nur um Funktionen geht – es geht darum, etwas zu finden, das zu Ihrem Komfortniveau, Ihren Zielen und der Art und Weise passt, wie Sie Ihr Unternehmen führen möchten.
Das müssen Sie wissen, um das Marketinggerede zu durchschauen & das Tool auszuwählen, das zu Ihren technischen Fähigkeiten, Geschäftszielen und bevorzugten Arbeitsweisen passt.
Buchhaltungssoftware verstehen
Buchhaltungssoftware bezeichnet jede Art von Tool, mit dem sich finanzielle Geschäftsaktivitäten verfolgen und Kontenbücher verwalten lassen.
Der tatsächliche Funktionsumfang kann variieren, aber diese Programme bieten im Allgemeinen:
- Sind speziell für Buchhaltungsfunktionen in Unternehmen konzipiert
- Bieten grundlegende Optionen für Hauptbuch, Forderungen und Verbindlichkeitsverwaltung
- Können Aufgaben wie Bestandsverwaltung, Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Forderungseinzug übernehmen
- Bieten Optionen zur Erstellung von Vorlagen für Finanzberichte
- Können verschiedene Buchhaltungsregeln und Vorschriften wie GAAP und IFRS einhalten
- Können bei der Steuererstellung helfen, etwa durch das Zusammenstellen von Informationen, die in Steuerformularen angegeben werden müssen
- Können Buchhaltungsaufgaben wie Lohnabrechnung und Rechnungsstellung automatisieren
Vor dem Kauf eines Tools ist es wichtig zu wissen, was als Buchhaltungssoftware gilt. Einige Unternehmen verwenden für die Buchhaltung möglicherweise andere Dateneingabetools wie Microsoft Excel oder Google Sheets.
Auch wenn ein neu gegründetes Unternehmen oder eines, dessen Geschäftstätigkeit dauerhaft begrenzt bleibt, Tabellenkalkulationen zur Verfolgung von Cashflows nutzen kann, gelten diese Produkte technisch nicht als Buchhaltungssoftware.
Arten von Buchhaltungssoftware
Nicht alle Programme haben dieselben Schwerpunkte. Bevor Sie mit der Auswahl beginnen, sollten Sie herausfinden, welche Art von Buchhaltungssoftware am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist, zum Beispiel:
Allgemeine Buchhaltungssoftware
Allgemeine Buchhaltungssoftware ist die grundlegendste verfügbare Option und soll die Anforderungen der meisten gewöhnlichen Unternehmen abdecken. Zu diesen Anforderungen gehören:
- Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Forderungen und Verbindlichkeiten
- Grundlegende Berichtsfunktionen, einschließlich Finanzaufstellungen und Analysetools
- Liquiditätsverwaltung, einschließlich Bankkontoständen, Bankabstimmungen, Cashflows, Kreditkarten und Währungen
- Bestandsverwaltung und Erfassung der Preisentwicklung
- Transaktionsverwaltung
- Fehlerprüfungen, um sicherzustellen, dass die Zahlen ausgeglichen und stimmig sind
Allgemeine Buchhaltungssoftware ist in der Regel in zwei Formen erhältlich: cloudbasiert und lokal installiert. Hier ist eine Übersicht über die jeweiligen Optionen:
Alle Anforderungen erfüllen
Wenn Sie nach einem einfachen und zuverlässigen Tool für die alltägliche Verwaltung Ihrer Finanzen suchen, ist allgemeine Buchhaltungssoftware ein guter Ausgangspunkt. Diese Programme werden jedoch häufig als Einheitslösungen betrachtet. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl sorgfältig die Stärken jedes einzelnen Programms – etwa Budgetierung und Prognosen im Vergleich zu Rechnungsstellung und Fakturierung –, um sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht.
Online-/cloudbasierte Buchhaltungssoftware
Online-Buchhaltungssoftware erfordert den Abschluss eines Abonnements, um auf die Software zugreifen zu können; zu keinem Zeitpunkt besitzen Sie das Tool vollständig.
Doch unter den zahlreichen Vorteilen cloudbasierter Buchhaltungssoftware sticht die Flexibilität am meisten hervor:
- Mitarbeitende können sich von jedem Ort aus über zahlreiche Geräte anmelden
- Der Speicher kann erweitert und bei Bedarf können neue Lizenzen hinzugefügt werden, wenn das Unternehmen wächst
- Neue Funktionen können in Echtzeit eingeführt werden, sobald der Anbieter sie hinzufügt
Während die Anfangsinvestition deutlich niedriger ist als bei lokal installierter Software, sind die Gesamtkosten im Laufe der Zeit höher, da Sie auch für die Aktualisierungen und Wartung des Tools durch den Anbieter bezahlen.
Vorteile:
- Von überall aus anmelden.
- Daten sicher online teilen.
- Von jedem Gerät aus zugreifen.
- Echtzeitaktualisierungen der Software.
Am besten geeignet für:
- Die meisten Unternehmen – dies ist die beliebteste verfügbare Art von Buchhaltungssoftware
Beispiele:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Zusätzlich zu den oben genannten Beispielen habe ich auch meine Favoriten für Online-Buchhaltungssoftware zusammengestellt, um einen besseren Überblick über die verfügbaren Optionen zu geben:
Lokal installierte Buchhaltungssoftware
Lokal installierte Buchhaltungssoftware bezeichnet Buchhaltungstools, die im Voraus gekauft, auf lokalen Servern installiert und vom Kunden gewartet werden.
Diese Art von Software ist heutzutage weniger verbreitet, da die meisten Unternehmen einen cloudbasierten Softwaredienst bevorzugen. Wenn Sie jedoch durch Datenschutzvorschriften eingeschränkt sind oder umfangreiche Anpassungen benötigen, ist dies eine gute Option.
Vorteile:
- Einmaliger Kauf
- Vollständige Kontrolle über die Daten
- Umfangreiche Anpassbarkeit
Am besten geeignet für:
- Große Unternehmen mit eigenen Servern oder Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind (z. B. im medizinischen Bereich oder im Gesundheitswesen)
*Beispiele:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Alle diese Tools bieten zusätzlich zu ihren beliebteren cloudbasierten Angeboten auch eine lokal installierte Version an.
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Software für Abrechnung und Rechnungsstellung
Software für Abrechnung und Rechnungsstellung automatisiert die Erstellung, den Versand und die Nachverfolgung von Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Produkte. Sie gilt als eine Art Buchhaltungssoftware, da sie Finanztransaktionen verarbeitet, den Prozess der Debitorenbuchhaltung optimiert und in andere Finanzsysteme integriert wird, um genaue Aufzeichnungen zu gewährleisten.
Dies ist ein spezifischeres Produkt als die meisten Buchhaltungssoftwares und ein gutes Tool für Unternehmen, die nicht den vollständigen Funktionsumfang benötigen (oder einfach zusätzliche Unterstützung bei der Abrechnung brauchen).
Vorteile:
- Automatisiert die Rechnungserstellung und Zahlungserinnerungen.
- Reduziert menschliche Fehler bei der Rechnungsstellung.
- Ermöglicht die Echtzeitverfolgung des Rechnungsstatus und der Zahlungen.
Am besten geeignet für:
- Kleine Unternehmen, die nur bestimmte Funktionen benötigen, oder E-Commerce-Unternehmen, die in diesem Bereich zusätzliche Unterstützung benötigen.
Die meisten Buchhaltungssoftwares bieten Funktionen für Abrechnung und Rechnungsstellung an. Hier sind jedoch einige der besten Lösungen, die mir begegnet sind und deren Schwerpunkt stärker auf diesen Funktionen liegt:
Buchhaltungssoftware für Freiberufler
Ähnlich wie allgemeine Buchhaltungssoftware, jedoch für Einzelpersonen. Es gibt viele Vorteile von Buchhaltungssoftware für Freiberufler, aber diese Programme sind oft eher einfach gehalten und eignen sich gewöhnlich nicht besonders gut für Wachstum oder ein stärker formalisiertes Unternehmen.
Aufgrund ihrer Einfachheit können Sie in der Regel kostenlose Buchhaltungssoftware oder Buchhaltungssoftware für Freiberufler verwenden.
Wann Sie bezahlen sollten
Die meisten Buchhaltungssoftwares für Freiberufler bieten kostenlose Testversionen und Tarife mit grundlegenden Buchhaltungsfunktionen an. Wenn Sie beschließen, Mitarbeiter einzustellen und neue Arten von Aufträgen anzunehmen, stoßen Sie irgendwann an eine Grenze und müssen auf ein neues Programm umsteigen oder einen kostenpflichtigen Tarif wählen.
Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen
Der Bereich der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen und Behörden kann äußerst speziell sein, zumindest aus der Perspektive der Buchhaltungsprozesse.
Im Allgemeinen verwenden gemeinnützige Organisationen (NPOs) ein Verfahren namens Fondsbuchhaltung, das sich erheblich von der bloßen Führung eines Hauptbuchs oder der Nachverfolgung von Bargeld auf einem Konto unterscheidet. Daher sind Programme, die sich speziell an gemeinnützige Organisationen richten, die beste Wahl.
Beratung ist entscheidend
Die Lernkurve für Buchhaltungsprozesse bei gemeinnützigen Organisationen kann deutlich steiler sein als bei einem privatwirtschaftlichen Unternehmen. Daher ist es am besten, wenn jemand in Ihrem Team über entsprechende Schulungen verfügt oder ein externer Berater hinzugezogen wird.
Die richtige Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen zu finden, kann schwierig sein. Hier sind jedoch einige herausragende Optionen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
Buchhaltungssoftware für Großunternehmen
Buchhaltungssoftware für Großunternehmen ist eine umfassende Lösung zur Verwaltung der gesamten Finanzabläufe einer großen Organisation. Sie integriert verschiedene Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement und Personalwesen in ein einziges System.
Vorteile:
- Zentralisiert Daten aus mehreren Abteilungen.
- Passt Funktionen an spezifische Geschäftsanforderungen an.
- Kann ein großes Transaktionsvolumen bewältigen.
- Liefert detaillierte Finanzanalysen und Berichte.
Am besten geeignet für:
- Sie haben es erraten — große Unternehmen. Unabhängig davon, ob sie in einem Land oder weltweit tätig sind, verfügen die meisten Unternehmen, die diese Art von Software verwenden, über mehrere Standorte und/oder Geschäftsbereiche.
Beispiele:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Rechnungssoftware
Rechnungssoftware dient einem einzigen Zweck: Rechnungen zu erstellen, zu versenden und Zahlungen dafür einzuziehen.
Wenn ein größeres Buchhaltungsprogramm mit umfangreichen Rechnungsfunktionen Ihr Budget oder Ihre geschäftlichen Anforderungen übersteigt, kann spezialisierte Rechnungssoftware eine sinnvolle Ergänzung sein.
Für Unternehmen mit einem geringen bis moderaten Rechnungsaufkommen, etwa zur Nachverfolgung von Online-Zahlungen und Bestellungen, ist die Investition in ein eigenständiges Programm im Vergleich zu den Möglichkeiten grundlegender Buchhaltungsfunktionen hingegen wahrscheinlich überdimensioniert.
Um die richtige Lösung auszuwählen, müssen Sie wissen, wo Sie und Ihr Unternehmen stehen. Sobald Sie das geklärt haben, kehren Sie zu dieser Liste zurück, um mit Ihrer Suche zu beginnen.
Individuelle Buchhaltungssoftware
Individuelle Buchhaltungssoftware wird speziell auf die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Anders als Standardlösungen mit vordefinierten Funktionen wird sie entwickelt oder umfassend angepasst, um zu Ihren Arbeitsabläufen, Branchenstandards und internen Systemen zu passen.
Diese Art von Software eignet sich am besten für Unternehmen mit hochspezialisierten Buchhaltungsprozessen, besonderen Compliance-Anforderungen oder komplexen Altsystemen, die sich nicht gut in gängige Plattformen integrieren lassen.
Wahrscheinlich greifen Sie auf individuelle Buchhaltungssoftware zurück, wenn:
- Sie aus Ihren herkömmlichen Buchhaltungstools herausgewachsen sind und fortschrittlichere, skalierbare Lösungen benötigen.
- Ihre Branche besondere Compliance-, Berichts- oder Steuerstandards hat, die von allgemeiner Buchhaltungssoftware nicht unterstützt werden.
- Sie die Buchhaltung eng mit proprietären Tools, ERP-Systemen oder individueller Geschäftslogik integrieren möchten.
- Sie vollständige Kontrolle über Benutzerrollen, Datenspeicherung und automatisierte Arbeitsabläufe benötigen.
Vor dem Kauf
Bevor Sie in individuelle Software investieren, führen Sie eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durch. Sie bietet zwar unübertroffene Flexibilität, doch Entwicklungs- und Wartungskosten können erheblich sein – außerdem benötigen Sie interne Ressourcen, um die Software langfristig zu unterstützen.
Vorteile von Buchhaltungssoftware
Für jedes Unternehmen mit Wachstumsperspektiven oder für jedes Unternehmen, das einfach sicherstellen möchte, dass seine Finanzunterlagen vollständig, korrekt und übersichtlich sind, ist die beste Buchhaltungssoftware unverzichtbar.
Mit Buchhaltungssoftware können Sie:
- Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kassenbestände und Bestandsverwaltung entsprechend den Anforderungen der Branche verwalten
- Finanzberichte sowohl für die Finanzberichterstattung als auch für die Unternehmensanalyse erstellen
- Fehler durch Kontenabstimmungen vermeiden
- Besondere Geschäftsanforderungen erfüllen, etwa die Fondsbuchhaltung für NGOs
- Durch Automatisierung Zeit sparen, beispielsweise beim Erstellen von Rechnungen oder bei der Organisation der Lohnabrechnung
- Geschäftsaktivitäten schnell und einfach ausbauen, mit der Möglichkeit, cloudbasierte Plattformen zu nutzen
Darüber hinaus können spezialisierte Softwareprodukte (wie Buchhaltungs-CRM-Systeme und ERP-Software für die Buchhaltung) sich auf zentrale Nischenanforderungen von Unternehmen konzentrieren, etwa eine leistungsstarke Lohnabrechnung und Rechnungsverwaltung, ohne ganzheitliche Buchhaltungslösungen und die damit verbundene Preiserhöhung einzuschließen – ein Vorteil für jedes Unternehmen.
Wichtige Funktionen von Buchhaltungssoftware
Nicht alle Arten von Buchhaltungssoftware sind gleichwertig, aber die meisten bieten bis zu einem gewissen Grad dieselben grundlegenden Funktionen.
Hier finden Sie alles, was Ihnen wahrscheinlich begegnen wird:
- Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten
- Finanzanalyse
- Automatisierte Steuererklärung
- Abrechnung & Rechnungsstellung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten
Die Verwaltung von Aufzeichnungen und Berichten kann ein wichtiger Bestandteil von Buchhaltungsprozessen sein und gehört bei Buchhaltungssoftware weitgehend zum Standard.
Jede gute Softwarelösung sorgt für eine saubere und genaue Buchführung sowie für die Möglichkeit, standardmäßige Geschäftsberichte wie Rechnungsaufstellungen und Bilanzen zu erstellen. In welchem Umfang sich Berichte anpassen lassen, kann jedoch von Software zu Software variieren.
Finanzanalyse & Entscheidungsfindung
Die Fähigkeit, Finanzdaten zur Unterstützung von Entscheidungen zu nutzen, ist entscheidend für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens. Der Umfang der verfügbaren Analysemöglichkeiten kann jedoch variieren.
Mit manchen Programmen lassen sich problemlos benutzerdefinierte Prognose-Dashboards erstellen, bestimmte Problembereiche verfolgen und Berichtsvorlagen nach Bedarf erstellen, mit anderen nicht. Wenn dies für Sie Priorität hat, informieren Sie sich vor dem Kauf über das Angebot der interessantesten Tools.
Automatisierte Steuererklärung
Unternehmenssteuern können, insbesondere wenn ein Unternehmen wächst und expandiert, alles andere als einfach sein. Daher ist Buchhaltungssoftware, die Sie dabei unterstützen kann, ein großer Vorteil.
Allerdings ist dies nicht unbedingt eine gängige Funktion grundlegender Produkte, insbesondere nicht für Unternehmen mit komplizierten steuerlichen Anforderungen.
Obwohl viele Buchhaltungssysteme die Steuerverwaltung abdecken, etwa die Schätzung von Steuerschulden oder die Berechnung von Steuern auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen, verkaufte Waren und Umsatzsteuer, umfassen sie nicht immer die Abgabe von Steuererklärungen.
Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm suchen, das den Zeitaufwand minimiert und Sie bei der Steuererklärung Schritt für Schritt begleitet, sollten Sie darauf achten, dass dies ein konkreter Bestandteil Ihrer Suche ist.
Elektronische Abrechnung & Rechnungsstellung
Abrechnung und Rechnungsstellung sind in der Regel zentrale Bestandteile des Geschäftsbetriebs; daher ist Buchhaltungssoftware, die diese Aufgaben übernehmen kann, besonders vorteilhaft.
Selbst Unternehmen, die nur wenige regelmäßige Rechnungen versenden müssen, können mit Tools, die bei der Organisation eingehender und ausgehender Zahlungsströme sowie erwarteter Zahlungseingänge und finanzieller Verpflichtungen helfen, Zeit und Aufwand sparen.
Die meisten Anbieter stellen in diesem Bereich allgemeine Werkzeuge bereit — mindestens zur Erstellung von Rechnungen, die anschließend versendet werden können —, aber nicht alle übernehmen die eigentliche Arbeit, etwa den Versand dieser Rechnungen und/oder die Nachverfolgung von Zahlungseingängen. Spezialisierte Lösungen für Rechnungsstellung und Kreditorenbuchhaltung sind hier die beste Wahl.
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Lohn- und Gehaltsabrechnung
Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann für viele Unternehmen eine wünschenswerte Funktion sein, da die automatische Berechnung von Lohnsteuern und Abzügen sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen viel manuelle Arbeit überflüssig machen kann.
Wenn Sie schon einmal davon geträumt haben, freitagmorgens keine Schecks mehr von Hand unterschreiben zu müssen, kann dies eine hervorragende Möglichkeit sein, Geschäftsabläufe zu vereinfachen.
Obwohl dies bei den meisten Buchhaltungsprogrammen eine gängige Funktion ist, bieten viele nur grundlegende Unterstützung, etwa für inländische Gehaltszahlungen und die Zeiterfassung.
Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter in anderen Ländern oder mit anderen Währungen haben, benötigen Sie möglicherweise Software, die speziell für komplexere Anforderungen an Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuern entwickelt wurde.
So wählen Sie Buchhaltungssoftware aus
Ganz gleich, ob Sie eine Bäckerei besitzen oder ein schnell wachsendes E-Commerce-Start-up führen — es gibt eine passende Buchhaltungslösung, die Ihre geschäftlichen Anforderungen effizient unterstützt. Die Auswahl ist ganz einfach:
- Bestimmen Sie die wichtigsten Ziele Ihres Unternehmens.
- Legen Sie fest, welche Kernfunktionen Sie zur Erreichung dieser Ziele benötigen.
- Prüfen Sie, ob spezialisierte Dienstleistungen oder eine allgemeinere Software benötigt wird.
- Bewerten Sie die auf dem Markt verfügbaren Optionen.
- Treffen Sie Ihre Entscheidung.
- Finden Sie heraus, wie Sie die Software am besten einsetzen.
Zu berücksichtigende Faktoren
Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, überlegen Sie, was Sie in den folgenden Bereichen benötigen:
- Unternehmensgröße und -anforderungen: Stimmen Sie die Softwarefunktionen auf die Größe Ihres Unternehmens und Ihre spezifischen Anforderungen an die Buchhaltung ab.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
- Integration: Prüfen Sie die Kompatibilität mit bestehenden Systemen (CRM, ERP usw.).
- Benutzerfreundlichkeit: Bewerten Sie die einfache Bedienung und die Lernkurve.
- Kosten: Bewerten Sie die Gesamtkosten einschließlich Abonnements, Implementierung, Lizenzen und Wartung. Einige Unternehmen versenden Ausschreibungen für Buchhaltungssoftware, um vorab Angebote einzuholen.
- Sicherheit: Stellen Sie den Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften sicher.
- Support und Schulungen: Achten Sie auf verfügbaren Kundensupport und Schulungsressourcen.
- Anpassbarkeit: Überlegen Sie, ob die Software an Ihre Geschäftsprozesse angepasst werden kann.
- Cloud vs. lokal installiert: Entscheiden Sie anhand Ihres Bedarfs an Zugänglichkeit und Ihrer IT-Infrastruktur.
Denken Sie daran, dass mehrere Anbieter Demos für Buchhaltungssoftware anbieten, damit Sie das Produkt vor dem Kauf testen können. So können Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.
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