Ein umfassender Leitfaden zu den vier Hauptarten der Beschaffung

1. Direkte Beschaffung

Direkte Beschaffung bezeichnet den Prozess, Waren, Materialien oder Dienstleistungen zu erwerben, die direkt in die Endprodukte oder Dienstleistungen eines Unternehmens eingehen. Dies sind Güter, die verwendet werden, um das herzustellen, was das Unternehmen verkauft, und sie haben einen direkten Einfluss auf den Produktionsprozess.

Im Allgemeinen ist die direkte Beschaffung eng mit den Produktionsabläufen des Unternehmens verknüpft, und ein effektives Management kann einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität haben. Workflows der direkten Beschaffung nutzen Buchhaltungs-Standards etwa bei der 3-Wege-Abstimmung und legen großen Wert auf lückenlose Dokumentation.

Anwendungsfälle in relevanten Branchen

Überall dort, wo Unternehmen über eine Beschaffungsabteilung verfügen, ist die direkte Beschaffung meist eine der wichtigsten operativen und finanziellen Prioritäten. Beispiele für Branchen, auf die dies zutrifft, sind:

1. Lebensmittel- und Getränkeindustrie: Bei der direkten Warenbeschaffung werden Rohzutaten wie Getreide, Gemüse, Obst, Fleisch und Milchprodukte (leider auch etliche chemische Zusätze, Emulgatoren und Farbstoffe) eingekauft, welche anschließend für die Produktion von Lebensmitteln verwendet werden.
2. Bauindustrie: In diesem Sektor machen Materialien wie Stahl, Beton, Holz und andere Baustoffe den Großteil des Einkaufsbedarfs aus, weshalb die Bauindustrie eine Vielzahl spezialisierter Tools entwickelt hat, um diese Anforderungen zu verwalten.
3. Pharmazeutische Industrie: Die direkte Beschaffung in der pharmazeutischen Industrie umfasst den Erwerb von aktiven pharmazeutischen Wirkstoffen, Zwischenprodukten und weiteren benötigten Materialien für die Arzneimittelherstellung. Biotech-Unternehmen verbrauchen große Mengen sowohl für die Forschung als auch in der Produktion.
4. Elektronikindustrie: Diese Branche nutzt die direkte Beschaffung für den Einkauf von Komponenten wie Halbleitern, Schaltkreisen, Batterien und anderen Bauteilen, die zur Herstellung elektronischer Geräte wie Smartphones, Laptops und Fernseher benötigt werden.
5. Textil- und Bekleidungsindustrie: Die Prozesse der direkten Beschaffung umfassen hier die Beschaffung von Rohstoffen wie Baumwolle, Wolle, synthetischen Fasern und weiteren Textilien zur Herstellung von Kleidungsstücken.
6. Luft- und Raumfahrtindustrie: Unternehmen dieser Branche beschaffen direkt verschiedene Materialien wie Aluminium, Titan und Verbundstoffe sowie Komponenten wie Triebwerke, Avionik oder andere Teile für die Flugzeugproduktion.

Software 

ERP-Systeme wie Oracle und SAP sind auf die direkte Beschaffung über Module oder Zusatzprodukte wie SAP Ariba spezialisiert. SAP Ariba bietet Funktionen für Lieferantenmanagement, strategisches Sourcing und Beschaffungsprozesse, die das Leben eines Beschaffungsteams erheblich erleichtern können.

Bewährte Methoden

1. Starke Lieferantenbeziehungen aufbauen: Einer der wichtigsten Aspekte des erfolgreichen Direkteinkaufs ist der Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Lieferanten. Dies erfordert häufig eine regelmäßige Kommunikation, gegenseitigen Respekt und die schnelle Lösung etwaiger Probleme mit Ihren Bestellungen.
2. Lieferantenbasis diversifizieren: Während starke Lieferantenbeziehungen wichtig sind, ist es ebenso entscheidend, eine vielfältige Lieferantenbasis zu haben. Eine zu hohe Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten kann ein Unternehmen in eine schwierige Lage bringen, falls dieser Lieferant Probleme bekommt. Mit ein oder zwei Alternativen kann das Risiko minimiert werden.
3. Technologie nutzen: Die Verwendung von Beschaffungssoftware kann viele Einkaufsprozesse automatisieren und dadurch Zeit für strategische Entscheidungen schaffen. Fortschrittliche Systeme bieten Funktionen wie Echtzeit-Tracking, Lieferantenmanagement, Bestandsverwaltung und prädiktive Analysen.
4. Strategisches Sourcing implementieren: Dies beinhaltet die Analyse der unternehmensweiten Einkaufsgewohnheiten, um Einsparpotenziale, Lieferantenbündelung und Prozessstandardisierung zu identifizieren. Auch Möglichkeiten für größere Sammelbestellungen lassen sich so erkennen und Einsparungen erzielen.
5. Qualitätssicherung priorisieren: Die Sicherstellung der Qualität der beschafften Materialien ist von höchster Bedeutung. Regelmäßige Audits und Kontrollen können verhindern, dass minderwertige Materialien Ihre Produktionslinie und die Endproduktqualität beeinträchtigen.
6. Klare Dokumentation führen: Führen Sie eindeutige Aufzeichnungen über alle Beschaffungsprozesse – von den ersten Lieferantenverträgen bis zu den finalen Rechnungen. Das hilft bei Audits, beugt Missverständnissen vor und bietet einen klaren Überblick über den Beschaffungslebenszyklus.
7. Wo möglich auf langfristige Verträge setzen: Langfristige Verträge können Preisstabilität gewährleisten und Schutz vor Marktschwankungen bieten. Sie fördern zudem stärkere Beziehungen zu Lieferanten, was die Zusammenarbeit und den Service verbessert.
8. Rechtzeitige Lieferung sicherstellen: Koordinieren Sie sich mit Ihren Lieferanten, um eine pünktliche Lieferung der Materialien zu gewährleisten. Verzögerungen bei Schlüsselkomponenten können zu Produktionsstillstand, verspäteten Aufträgen, höheren Kosten und unzufriedenen Kunden führen.
9. Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen: Berücksichtigen Sie die Umwelt- und Sozialauswirkungen Ihrer Beschaffung. Die Wahl von Lieferanten, die nachhaltige Praktiken umsetzen, kann das Nachhaltigkeitsprofil Ihres Unternehmens stärken.

Häufige Fehlerquellen

1. Schlechtes Lieferantenmanagement: Fehlendes oder unzureichendes Management von Lieferanten kann zu Qualitätsproblemen, Verzögerungen und steigenden Kosten führen. Wenn beispielsweise keine ausreichenden Qualitätskontrollen vorhanden sind, können minderwertige Materialien oder Komponenten das Endprodukt negativ beeinflussen.
2. Vernachlässigung des Vertragsmanagements: Fehlerhafte Bearbeitung oder das Übersehen von Details in neuen Lieferantenverträgen kann zu Streitigkeiten, Kostenüberschreitungen und verspäteten Lieferungen führen. Regelmäßige Vertragsüberprüfungen und Audits sind unerlässlich, um dies zu vermeiden.
3. Mangelnde Innovations- oder Technikbereitschaft: Zahlreiche innovative Lösungen können heutzutage Beschaffungsprozesse optimieren und automatisieren. Unternehmen, die solche Technologien nicht übernehmen, könnten Schwierigkeiten haben, wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben.
4. Unzureichendes Risikomanagement: Es ist unerlässlich, potenzielle Risiken im Beschaffungsprozess zu erkennen und Strategien zu deren Minderung zu entwickeln. Diese Risiken reichen von Lieferkettenunterbrechungen aufgrund geopolitischer Probleme oder Naturkatastrophen bis hin zu Währungsschwankungen oder regulatorischen Änderungen.
5. Fehlende Kostenoptimierung: Ohne einen strategischen Ansatz bei der Beschaffung können Unternehmen Einsparpotenziale durch Mengenrabatte, bessere Vertragsbedingungen oder die Suche nach günstigeren, aber gleichwertig zuverlässigen Alternativen verpassen. 
6. Unzureichende Planung und Prognose: Schlechte Planung oder fehlerhafte Bedarfsvorhersagen können zu Überbeständen oder Fehlmengen führen, die wiederum die finanzielle Leistungsfähigkeit und operative Effizienz beeinträchtigen.

Story Time: Wein in Fässern

Als ich die Leitung eines Abfüllunternehmens für Wein in Fässern übernahm (ziemlich cool, oder?), fiel mir auf, dass wir Fässerweise Fässer kauften, um die Stückkosten niedrig zu halten. Allerdings lagen diese Fässer monatelang ungenutzt herum, weil die Produktion noch nicht auf das richtige Niveau hochgefahren war; eine erhöhte Nachfrage entstand erst, wenn der Wein abgefüllt werden konnte. Mit der Erstellung eines Prognosemodells, das die Saisonalität der Weingüter berücksichtigte, konnten wir unsere Bestellungen besser abstimmen und kauften letztlich weniger auf Vorrat ein. 

Dadurch bestellten wir zwar häufiger und zahlten mehr pro Fass, aber die Fässer, die wir auf Lager hatten, wurden auch tatsächlich für Umsätze genutzt und lagen nicht mehr unbenutzt herum. Die Einkaufskosten stiegen also leicht, jedoch verbesserten sich unsere Unternehmensliquidität und somit die gesamte finanzielle Gesundheit enorm.

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2. Indirekter Einkauf

Indirekter Einkauf bezieht sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt mit der Fertigung von Produkten zusammenhängen, sondern für den internen Gebrauch bestimmt sind. Dazu zählen Büromaterial, Softwarelizenzen, IT-Ausstattung und vieles mehr.

Das Ziel der indirekten Beschaffung ist es, sicherzustellen, dass alle betrieblichen Ressourcen, die für das Funktionieren eines Unternehmens benötigt werden, in den richtigen Mengen, zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis verfügbar sind.

Auch wenn die indirekte Beschaffung nicht direkt zum Hauptprodukt oder zur Hauptdienstleistung eines Unternehmens beiträgt, kann sie dennoch einen erheblichen Einfluss auf die betriebliche Effizienz und das Kostenmanagement haben. Deshalb erfordert sie strategische Planung, systematische Umsetzung und kontinuierliches Management, um den Wert zu maximieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

Branchenbezogene Praxisbeispiele

Typischerweise macht die indirekte Beschaffung einen größeren Teil der Gesamtausgaben aus, wenn Ihr Unternehmen in einer Büroumgebung tätig ist. Die indirekte Beschaffung ist letztlich für alle Unternehmen in allen Branchen relevant, da sie die Ressourcen betrifft, die für den Betrieb des Unternehmens notwendig sind. Allerdings nutzen manche Branchen diese Kategorie stärker als andere:

1. Bildung: Schulen, Hochschulen und Universitäten nutzen indirekte Beschaffung, um Unterrichtsmaterialien und –bedarf, Software, Reinigungsdienste, Wartungsleistungen usw. zu beschaffen.
2. Gesundheitswesen: Krankenhäuser, Kliniken und andere Gesundheitseinrichtungen beschaffen medizinische Verbrauchsmaterialien, Bürobedarf und Software.
3. Einzelhandel: Einzelhändler benötigen die Instandhaltung ihrer Geschäfte, IT-Infrastruktur, Software und Bürobedarf – alles gehört zur indirekten Beschaffung.
4. Technologie: Technologieunternehmen beschaffen u.a. Softwarelizenzen, Büroausstattung sowie Catering für Mitarbeitende. Und wenn Sie für ein besonders innovatives Tech-Unternehmen arbeiten, können Tischtennisplatten und Kombucha vom Fass einen nicht unerheblichen Teil des Betriebsbudgets ausmachen!
5. Gastgewerbe: Hotels, Restaurants und andere Betriebe im Gastgewerbe beschaffen unter anderem Wartung für Küchengeräte, IT-Dienstleistungen und Software.
6. Finanzen und Versicherungen: In diesen Unternehmen werden für die indirekte Beschaffung oft Bürobedarf, Möbel, IT-Hardware und -Software, Sicherheitssysteme und Dienstleistungen des Facility Managements benötigt.
7. Transport und Logistik: Unternehmen dieser Branche beschaffen beispielsweise Software zur Sendungsverfolgung und Steuerung, Reinigungs- und Wartungsdienste für Gebäude und Fahrzeuge sowie Bürobedarf.

Software 

Tools wie Procurify und Coupa Procurement bieten intuitive, benutzerfreundliche Lösungen für die Verwaltung von Bestellanforderungen. Sie ermöglichen Unternehmen die Kontrolle ihrer Ausgaben und unterstützen kostenbewusste Entscheidungen, während Automatisierungslösungen manuelle Prozesse ersetzen. Diese Tools decken häufig den gesamten Beschaffungsprozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlungsabwicklung ab.

Erstattungsfähige Ausgaben werden oft als Teil der indirekten Beschaffung betrachtet. Tools wie Expensify erleichtern es Unternehmen, Ausgabenprogramme zu verfolgen und zu verwalten. Zudem gibt es immer mehr Tools, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer SaaS-Abonnementausgaben unterstützen.

Best Practices 

Die indirekte Beschaffung mag oft als weniger strategisch oder weniger kritisch angesehen werden, doch bei richtiger Handhabung bieten sich erhebliche Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Hier sind einige Best Practices für ein effektives Management der indirekten Beschaffung:

1. Lieferanten konsolidieren: Im Gegensatz zur direkten Beschaffung handelt es sich hierbei nicht um geschäftskritische Materialien, daher ist es in der Regel kein Problem, wenn Sie eine Lieferverzögerung haben. Durch die Reduzierung der Anzahl Ihrer Lieferanten können Sie Ihre Einkaufsmacht erhöhen, Prozesse vereinfachen und die Kostenkontrolle verbessern. Eine Zentralisierung der Einkaufsbefugnisse kann das Management in diesem Bereich verbessern.
2. Technologie nutzen: Moderne Beschaffungssoftware kann helfen, indirekte Einkaufsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dies verbessert Übersichtlichkeit, Kontrolle, Ausgabenanalyse sowie Effizienz und liefert darüber hinaus Daten für fundiertere Entscheidungen.
3. Klare Einkaufsrichtlinien etablieren: Klare Richtlinien helfen, unkontrolliertes Ausgabeverhalten zu verhindern und Konsistenz bei Beschaffungsentscheidungen zu gewährleisten. Diese Richtlinien sollten genehmigte Lieferanten, Einkaufsgrenzen und Freigabeprozesse festlegen.
4. Ein Procure-to-Pay (P2P) Verfahren implementieren: Ein P2P-Prozess stellt sicher, dass alle Schritte – von der Anforderung bis zur finalen Zahlung – standardisiert und optimiert sind. So können Fehler minimiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten besser kontrolliert werden.
5. Kategorien strategisch steuern: Nutzen Sie einen Kategoriemanagement-Ansatz, indem Sie ähnliche Waren und Dienstleistungen gruppieren. So erhalten Sie besseren Einblick in Ausgabemuster und können Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder Prozessoptimierungen identifizieren.
6. In Schulungen investieren: Mitarbeitende im indirekten Einkauf sollten in den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens sowie in Verhandlungstechniken, Lieferantenmanagement und Kostenkontrolle geschult werden.
7. Ausgaben verfolgen und analysieren: Durch regelmäßiges Überwachen und Analysieren Ihrer Ausgabendaten erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Einkaufsaktivitäten – so lassen sich Potenziale für Kosteneinsparungen oder Effizienzverbesserungen erkennen. Überprüfen Sie regelmäßig die Verträge bei Verlängerung, denn heutzutage bezahlen die meisten Unternehmen für Software-Tools, die sie gar nicht benötigen.
8. Starke Beziehungen zu Lieferanten aufbauen: Wie auch beim direkten Einkauf sind solide Lieferantenbeziehungen im indirekten Einkauf von großem Vorteil. Sie führen zu besseren Leistungen, Preisen und Reaktionszeiten.

Häufige Stolperfallen 

1. Unkontrolliertes Ausgabeverhalten: Dies tritt auf, wenn Mitarbeitende unbefugt Einkäufe tätigen oder nicht genehmigte Lieferanten nutzen. Dies kann zu einem Betrugsrisiko, überhöhten Ausgaben, Nichteinhaltung von Unternehmensrichtlinien und erhöhten Beschaffungsrisiken führen.
2. Zersplitterte Prozesse & uneinheitliche Richtlinien: Fehlen standardisierte Abläufe und Vorgaben, kann der indirekte Einkauf uneinheitlich und ineffizient werden. Die Folge sind inkonsistente Einkaufsentscheidungen, ein gesteigertes Risiko, Bearbeitungsverzögerungen sowie Schwierigkeiten bei der Ausgabenkontrolle oder sogar bei der Bestätigungen von Lieferungen.
3. Fehlende Ausgabentransparenz: Wenn Unternehmen ihre indirekten Ausgaben nicht effektiv verfolgen und analysieren, entgehen ihnen Chancen zu Kosteneinsparungen oder Prozessverbesserungen – oder sie geben unbemerkt zu viel aus. Abteilungsbudgets helfen wenig, wenn die Ausgaben nicht wirklich sichtbar sind!
4. Versäumnis, Lieferanten zu konsolidieren: Ohne Strategie zur Lieferantenkonsolidierung verfügen Unternehmen schnell über eine unüberschaubare Zahl von Lieferanten, wodurch der Einkaufsprozess komplex und schwer zu steuern wird.

3. Beschaffung von Dienstleistungen

Die Beschaffung von Dienstleistungen, auch als professionelle Beschaffung bezeichnet, beschreibt den Prozess der Auswahl und Steuerung des Bezugs von mitarbeiterbasierten Dienstleistungen von externen Anbietern. Die beschafften Leistungen können verschiedene Bereiche umfassen, beispielsweise professionelle Beratung, IT-Services, Marketingdienstleistungen, Facility Management, Reisedienste, juristische Leistungen und mehr.

Im Gegensatz zu direkter oder indirekter Beschaffung, die sich häufig auf materielle Güter oder Materialien konzentriert, befasst sich die Dienstleistungsbeschaffung mit immateriellen Leistungen und ist daher meist komplexer zu steuern. Die Bewertung der Servicequalität, das Nachverfolgen der Leistungserbringung und das Management der Beziehungen zu Dienstleistern erfordern andere Strategien und Werkzeuge als jene, die für die Verwaltung von Waren eingesetzt werden.

Ein zentrales Element der Dienstleistungsbeschaffung ist die Nutzung von Service Level Agreements (SLAs) – dies sind Verträge, die die Konditionen und Bedingungen der Dienstleistung festlegen, einschließlich Qualität, Verfügbarkeit und Verantwortlichkeiten des Dienstleisters. SLAs sorgen dafür, dass zwischen Unternehmen und Dienstleister klare Erwartungen und Ziele definiert sind.

Wichtig ist zu beachten, dass die Dienstleistungsbeschaffung einige Besonderheiten aufweist. Dennoch integrieren viele Unternehmen das Management von Dienstleistungen in ihre indirekten Beschaffungsprozesse oder Workflows – daher kann man die Dienstleistungsbeschaffung auch als Unterkategorie der indirekten Beschaffung betrachten (und ich verspreche, niemand wird Sie dafür kritisieren).

Zugehörige Branchenanwendungsfälle 

Alle Branchen nutzen externe Dienstleistungen in gewissem Maße und profitieren davon. Im Folgenden eine Auswahl an Branchen, die diese Beschaffungsform besonders intensiv anwenden:

1. Informationstechnologie: Diese Branche nutzt häufig die Dienstleistungsbeschaffung, um Softwareentwicklung, Systemwartung, Cybersicherheit, Cloud-Dienste und andere IT-bezogene Dienstleistungen auszulagern.
2. Banken und Finanzdienstleistungen: Diese Sektoren beschaffen regelmäßig Dienstleistungen wie Beratung, Wirtschaftsprüfung, IT-Services, Rechtsberatung und Marketing. Außerdem werden Agenturen für Compliance, Risikobewertung und Finanzanalyse beauftragt.
3. Gesundheitswesen: Diese Branche beschafft eine breite Palette von Dienstleistungen, darunter IT-Lösungen, Abfallmanagement, Reinigungsdienste, Gerätewartung, Beratung sowie Personalvermittlung für medizinisches Fachpersonal.
4. Bau- und Immobilienwirtschaft: Diese Branchen setzen oft auf ausgelagerte Dienstleistungen wie Architektur, Bauleistungen, Beratung, Ingenieurwesen, Rechtsdienstleistungen und Immobilienverwaltung.
5. Einzelhandel: Einzelhandelsunternehmen beschaffen häufig Dienstleistungen wie IT-Support, Logistik und Distribution, Marketing und Werbung, Reinigung und Sicherheitsdienste.
6. Öffentlicher Sektor: Behörden auf allen Ebenen nutzen die Dienstleistungsbeschaffung zur Beauftragung einer Vielzahl von Services – von IT und Beratung bis hin zu Bau und Gesundheitswesen.
7. Fertigung: Hersteller beschaffen oft Dienstleistungen wie Gerätewartung, IT-Support, Logistik, Abfallmanagement und Beratungsdienste, um ihre Produktion und Lieferkette zu unterstützen.

Software

Zycus Procurement Suite bietet speziell für die Dienstleistungsbeschaffung entwickelte Lösungen mit Funktionen wie Service-Anforderungsmanagement, Lieferantenmanagement und Vertragsverfolgung.

Best Practices

1. Klare Anforderungen definieren: Da Dienstleistungen immateriell sind, ist es oft schwierig, genau zu beschreiben, was benötigt wird. Um dem entgegenzuwirken, sollten Anforderungen klar und detailliert definiert werden, damit potenzielle Anbieter genau verstehen, was gewünscht ist.
2. Umfassende Service Level Agreements (SLAs) aufstellen: SLAs legen Erwartungen an die Qualität, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten des Anbieters fest. Dies ist entscheidend für das Leistungsmanagement und sorgt dafür, dass der Anbieter die geforderten Standards einhält.
3. Sorgfältige Lieferantenauswahl: Potenzielle Anbieter sollten genau hinsichtlich ihrer Fähigkeiten, finanziellen Stabilität und ihres Rufs geprüft werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass sie die benötigte Dienstleistung zuverlässig und vertrauenswürdig erbringen können. Referenzüberprüfungen sind eine gute Möglichkeit, die Servicequalität zu hinterfragen.
4. Regelmäßige Leistungsüberprüfungen: Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungen Ihrer Dienstleister in Bezug auf die vereinbarten SLAs und Schlüsselkennzahlen (KPIs). So lassen sich Probleme früh erkennen und Sie stellen sicher, dass Sie den erwarteten Mehrwert vom Dienstleister erhalten.

Häufige Fehler

1. Unklare Spezifikationen: Es gibt kaum etwas Schlechteres, als nach einem Monat Projektlaufzeit festzustellen, dass Erwartungen nicht klar definiert oder die Aufgabenstellung missverstanden wurde. Es ist verlockend, sich auf einen Anbieter zu verlassen, der schnelle Lösungen verspricht, doch die Verantwortung für klare Anforderungen liegt stets beim Auftraggeber.
2. Unzureichende Lieferantenevaluierung: Fehlende gründliche Prüfung von Dienstleistern kann zu mangelhafter Servicequalität, unerwarteten Kosten und Problemen durch Nichteinhaltung führen.
3. Vernachlässigung des Vertragsmanagements: Lesen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig. Nichts ist schlimmer, als an einen Vertrag mit einem Anbieter gebunden zu sein, der nicht liefert.
4. Fehlendes Leistungsmonitoring: Ohne regelmäßige Leistungsüberprüfung ist es schwierig, Probleme bei Servicequalität oder Anbieterverhalten zeitnah zu erkennen und zu beheben.
5. Unzureichendes Risikomanagement: Störungen im Service, Anbieterausfälle und weitere Risiken können erhebliche Auswirkungen auf die Organisation haben. Das Versäumnis, diese Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern, ist ein häufiger Fehler. Transparente SLAs von Anfang an helfen, Risiken zu reduzieren.
6. Ignorieren der Gesamtkosten der Zusammenarbeit: Häufig konzentrieren sich Unternehmen nur auf den Preis der Dienstleistung und vernachlässigen andere Kosten wie Managementaufwand, Change-Management, Übergangskosten usw. Das kann zu einer Fehleinschätzung der tatsächlichen Kosten führen. Am Ende muss trotzdem jemand die Dienstleister betreuen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

4. Investitionsgüterbeschaffung

Die Investitionsgüterbeschaffung, auch als Beschaffung von Anlagegütern bezeichnet, umfasst die Anschaffung von langlebigen Vermögenswerten und Investitionsgütern, die ein Unternehmen zur Produktion von Waren oder Dienstleistungen einsetzt. Dabei handelt es sich in der Regel um größere, kostspielige Güter mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr, die zur Einkommensgenerierung oder zur Erhöhung der Produktionskapazität des Unternehmens dienen. Sie gelten als Investition und werden meistens über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben.

Beispiele für Investitionsgüter sind Maschinen, Fahrzeuge, Computerhardware, Gebäude und andere Arten von Ausrüstung.

Der Prozess der Investitionsbeschaffung erfordert oft eine beträchtliche Menge an Planung und Bewertung, da diese Anschaffungen teuer sind und weitreichende langfristige Folgen haben. Unternehmen berücksichtigen dabei Faktoren wie die Gesamtkosten über die Lebensdauer des Vermögenswerts (einschließlich Wartungs- und Betriebskosten), den potenziellen Return on Investment, Finanzierungsmöglichkeiten sowie die Kompatibilität des Vermögenswerts mit bestehender Ausrüstung oder Infrastruktur.

Die Investitionsbeschaffung erfordert in der Regel einen mehrstufigen Genehmigungsprozess, da eine erhebliche finanzielle Verpflichtung eingegangen wird. Oft ist auch das Aushandeln von Finanzierungsbedingungen oder Leasingverträgen damit verbunden.

Anwendungsfälle in relevanten Branchen

Die Investitionsbeschaffung ist ein entscheidender Prozess in allen Branchen, die für die Produktion von Waren oder Dienstleistungen erhebliche Investitionen in physische Anlagen benötigen. Hier sind einige Branchen, in denen die Investitionsbeschaffung besonders wichtig ist:

1. Fertigung: Dieser Sektor benötigt oft große Investitionen in Maschinen, Ausrüstung und Anlagen, um Produkte herzustellen. Beispiele sind Automobilhersteller, Elektronik-Hersteller, Produzenten von Lebensmitteln und Getränken und viele mehr.
2. Bau und Immobilien: Diese Branchen investieren häufig in schwere Geräte, Werkzeuge und Gebäude. Investitionsbeschaffungen können einen bedeutenden Teil ihres Geschäfts darstellen, sei es beim Bau von Häusern, Geschäftsgebäuden oder Infrastrukturprojekten wie Straßen und Brücken.
3. Transport und Logistik: Unternehmen dieser Sektoren investieren stark in Fahrzeuge (LKWs, Schiffe, Flugzeuge usw.), Lagerhäuser und logistische Ausrüstung. Für Fluggesellschaften ist beispielsweise der Kauf oder das Leasing von Flugzeugen ein kritischer Teil des Geschäftsbetriebs.
4. Gesundheitswesen: Krankenhäuser und andere Gesundheitsdienstleister investieren in teure medizinische Geräte, von MRT-Geräten bis zu chirurgischen Instrumenten, sowie in die nötigen Gebäude.
5. Öl, Gas und Bergbau: Diese Branchen müssen schwere Maschinen, Bohrgeräte, Sicherheitsausrüstungen und mehr anschaffen. Investitionsentscheidungen sind hier oft sehr risikoreich und mit großer Tragweite behaftet.
6. Energie und Versorger: Energieerzeuger, sowohl im Bereich der erneuerbaren Energien wie Wind- und Solarkraft als auch in traditionellen Bereichen wie Kohle und Erdgas, müssen oftmals enorme Investitionen in Infrastruktur zur Stromerzeugung und -verteilung tätigen.
7. Telekommunikation: Telekommunikationsunternehmen benötigen beträchtliche Investitionen in Infrastruktur, beispielsweise Übertragungstürme, Rechenzentren und Netzwerktechnik.
8. Bildungswesen: Bildungseinrichtungen, insbesondere Universitäten und Hochschulen, sind häufig mit Investitionsbeschaffungen beschäftigt, um Gebäude, Labore, Klassenräume, Bibliotheken und Wohnheime zu errichten oder zu modernisieren.

Software

Die Investitionsbeschaffung ist in der Regel komplexer als die gewöhnliche direkte oder indirekte Beschaffung und wird daher oft auf „altmodische“ Art manuell abgewickelt. Dennoch können Werkzeuge wie Beschaffungsmanagement-Software und ERP-Lösungen dabei helfen, Verträge und Freigabeprozesse zu verwalten, sodass der Ablauf reibungsloser verläuft.

Best Practices

Die Investitionsbeschaffung umfasst große Investitionen und hat langfristige Auswirkungen auf eine Organisation. Deshalb ist es unerlässlich, effektive Managementstrategien zu verfolgen. Hier einige Best Practices für das Management von Investitionsbeschaffungen:

1. Strategische Planung: Investitionskäufe sollten mit den langfristigen strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen. Ein effektiver Beschaffungsprozess für Investitionsgüter sollte eine gründliche Bewertung der Bedürfnisse der Organisation und einen strategischen Plan zur Erfüllung dieser Bedürfnisse beinhalten.
2. Gründliche Bewertung: Aufgrund des erheblichen finanziellen Engagements erfordern Investitionskäufe eine sorgfältige Bewertung. Dazu gehört die Analyse der Gesamtkosten über den Lebenszyklus, die erwartete Nutzungsdauer des Vermögenswerts, die potenzielle Rendite sowie der erwartete Einfluss des Vermögenswerts auf Betrieb oder Produktivität.
3. Einbindung von Stakeholdern: Die Einbeziehung von Stakeholdern, einschließlich Endnutzern und der Geschäftsleitung, in den Beschaffungsprozess kann sicherstellen, dass die angeschafften Vermögenswerte den Bedürfnissen der Organisation entsprechen und die Akzeptanz derjenigen finden, die sie nutzen werden oder von ihnen betroffen sind.
4. Wettbewerbsorientierte Ausschreibung: Es ist wichtig, den Wettbewerb zwischen potenziellen Lieferanten zu fördern, um den bestmöglichen Preis und die besten Konditionen zu erzielen. Dies kann durch die Ausschreibung einer Anfrage zur Angebotsabgabe (RFP) oder einer Preisanfrage (RFQ) bei mehreren Anbietern erfolgen.
5. Lieferantenbewertung: Neben der Bewertung des Produkts oder Objekts sollte auch die Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität und der Ruf des Lieferanten auf dem Markt geprüft werden. Dies kann helfen, Risiken im Zusammenhang mit der Leistungsfähigkeit oder Zahlungsfähigkeit des Lieferanten zu minimieren.
6. Verhandlung: Aufgrund der hohen Kosten von Investitionskäufen ist die Verhandlungsführung ein entscheidender Schritt im Beschaffungsprozess. Dabei geht es nicht nur um einen guten Preis, sondern auch um Faktoren wie Lieferfristen, Garantiebedingungen, After-Sales-Service und Finanzierungsmöglichkeiten.
7. Vertragsmanagement: Verträge für Investitionskäufe können komplex sein und sollten sorgfältig verwaltet werden. Stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen klar verstanden werden und die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten festgelegt sind.
8. Risikomanagement: Identifizieren Sie potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Investitionskauf und entwickeln Sie Strategien zu deren Minderung. Dazu können Risiken wie Lieferverzögerungen, Leistung des Vermögenswerts, Lieferantenprobleme oder Veränderungen der Marktbedingungen gehören.

Häufige Fallstricke 

1. Mangel an strategischer Planung: Wenn die Beschaffung von Investitionsgütern nicht auf die strategischen Ziele der Organisation ausgerichtet ist, können Ressourcen verschwendet und Investitionen getätigt werden, die nicht zur Erreichung der Organisationsziele beitragen.
2. Unzureichende Lieferantenbewertung: Die Auswahl eines Lieferanten ausschließlich auf Basis des niedrigsten Preises, ohne dessen Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität und Ruf am Markt zu prüfen, kann zu mangelhafter Qualität, Lieferverzögerungen und schlechtem After-Sales-Service führen.
3. Vernachlässigung der Gesamtkosten: Wenn nur der anfängliche Kaufpreis berücksichtigt und die Gesamtkosten über die Lebensdauer (einschließlich Wartung, Betriebskosten und Entsorgung) außer Acht gelassen werden, kann das zu unerwarteten Kosten und unrentablen Investitionen führen.
4. Mangelhaftes Vertragsmanagement: Wenn die Vertragsbedingungen nicht richtig verstanden und verwaltet werden, kann das zu Rechtsstreitigkeiten, Kostenüberschreitungen und unzufriedenstellender Leistung führen.
5. Unzureichendes Risikomanagement: Wenn potenzielle Risiken bezüglich der Leistungsfähigkeit des Vermögenswerts, Lieferverzögerungen, Lieferantenproblemen oder Marktveränderungen nicht erkannt und adressiert werden, kann dies zu unerwarteten Problemen und Kosten führen.
6. Unzureichende Berücksichtigung der Finanzierung: Wer verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten nicht prüft oder es versäumt, die besten Konditionen auszuhandeln, kann höhere Kosten und ungünstige finanzielle Verpflichtungen in Kauf nehmen.

Nach der Beschaffung

Letztendlich läuft alles auf ein verantwortungsbewusstes Kapitalmanagement hinaus. Bringen Sie die richtigen Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen zusammen, und sie werden herausfinden, wie sie die besten Kaufentscheidungen treffen können – ob direkt von Anfang an oder nach einigen Fehlern hängt davon ab, welche Ressourcen ihnen von Anfang an zur Verfügung stehen.