Die 4 Hauptarten der Beschaffung: Ein vollständiger Leitfaden

Grundsätzlich ist die direkte Beschaffung eng mit den Produktionsabläufen eines Unternehmens verbunden, und eine effektive Verwaltung kann erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität haben. Bei der direkten Beschaffung kommen bewährte Buchhaltungspraktiken wie das 3-Wege-Abgleichverfahren zur Anwendung; zudem wird auf eine sorgfältige Dokumentation Wert gelegt.

Branchenbezogene Anwendungsfälle

Überall dort, wo ein Unternehmen eine eigene Beschaffungsabteilung benötigt, ist die direkte Beschaffung ein wesentlicher operativer und finanzieller Schwerpunkt. Einige Branchenbeispiele dafür sind:

1. Lebensmittel- und Getränkeindustrie: Die direkte Rohstoffbeschaffung umfasst in dieser Branche den Einkauf von Grundzutaten wie Getreide, Gemüse, Obst, Fleisch und Milchprodukte (und leider auch eine nicht unwesentliche Menge an chemischen Konservierungsstoffen, Emulgatoren und Farbstoffen), die dann für die Produktion von Lebensmitteln verwendet werden.
2. Bauindustrie: In diesem Sektor besteht der Großteil des Einkaufsbedarfs in der Beschaffung von Materialien wie Stahl, Beton, Holz und anderen Baustoffen, weshalb es in der Baubranche viele spezialisierte Tools zur Unterstützung des Einkaufs gibt.
3. Pharmazeutische Industrie: Die direkte Beschaffung in der pharmazeutischen Industrie umfasst den Erwerb von Wirkstoffen, Zwischenprodukten und anderen notwendigen Materialien zur Herstellung von Arzneimitteln. Biotechnologieunternehmen verbrauchen zudem eine Vielzahl an Produkten sowohl in der Forschung als auch im Produktionsprozess.
4. Elektronikindustrie: In dieser Branche werden durch direkte Beschaffung Komponenten wie Halbleiter, Schaltkreise, Batterien und andere Teile erworben, die in elektronischen Geräten wie Smartphones, Laptops oder Fernsehern verbaut werden.
5. Textil- und Bekleidungsindustrie: Hier umfasst die direkte Beschaffung die Beschaffung von Rohstoffen wie Baumwolle, Wolle, synthetischen Fasern sowie anderen Textilien, die zur Herstellung von Kleidungsstücken eingesetzt werden.
6. Luft- und Raumfahrtindustrie: Unternehmen in diesem Bereich beschaffen direkt verschiedene Materialien wie Aluminium, Titan, Verbundstoffe sowie Komponenten wie Triebwerke, Avionik und weitere Teile für die Flugzeugproduktion.

Software 

ERP-Systeme wie Oracle und SAP sind spezialisiert auf die direkte Beschaffung – beispielsweise über Module oder Zusatzprodukte wie SAP Ariba. SAP Ariba bietet Funktionen für Lieferantenmanagement, strategischen Einkauf und Beschaffungsprozesse, die den Arbeitsalltag des Beschaffungsteams deutlich erleichtern können.

Best Practices

1. Starke Lieferantenbeziehungen aufbauen: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im direkten Einkauf ist der Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Lieferanten. Dies erfordert oft regelmäßige Kommunikation, gegenseitigen Respekt und eine zügige Klärung von Problemen, die mit Ihren Bestellungen auftreten können.
2. Lieferantenbasis diversifizieren: Auch wenn starke Lieferantenbeziehungen wichtig sind, ist es genauso entscheidend, die Lieferantenbasis zu diversifizieren. Eine zu starke Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten kann ein Unternehmen anfällig machen, falls dieser Lieferant Probleme bekommt. Ein oder zwei Ersatzlieferanten können hier das Risiko erheblich verringern.
3. Technologie nutzen: Durch den Einsatz von Beschaffungssoftware können viele Einkaufsprozesse automatisiert werden, sodass mehr Zeit für strategische Entscheidungen bleibt. Moderne Systeme bieten Echtzeit-Tracking, Lieferantenmanagement, Bestandsmanagement und prädiktive Analysen.
4. Strategische Beschaffung umsetzen: Dies beinhaltet die Analyse von unternehmensweiten Einkaufsdaten, um Chancen für Kostenreduzierung, Lieferantenkonsolidierung und Prozessstandardisierung zu identifizieren. Ebenso lassen sich Möglichkeiten für Großeinkäufe erkennen, um Kosteneinsparungen zu erzielen.
5. Qualitätssicherung priorisieren: Die Sicherstellung der Qualität der beschafften Materialien ist entscheidend. Regelmäßige Audits und Inspektionen verhindern, dass minderwertige Materialien Ihre Produktionslinie oder die Qualität des Endprodukts beeinträchtigen.
6. Klare Dokumentation führen: Führen Sie zu allen Beschaffungsprozessen, von den ersten Lieferantenverträgen bis zu den abschließenden Rechnungen, klare Aufzeichnungen. Das erleichtert Prüfungen, verhindert Missverständnisse und verschafft einen genauen Überblick über den Einkaufszyklus.
7. Langfristige Verträge abschließen, wo sinnvoll: Langfristige Verträge können Preise festschreiben und so vor Marktschwankungen schützen. Sie fördern zudem stärkere Partnerschaften mit Lieferanten, was zu besserer Zusammenarbeit und besseren Serviceleistungen führen kann.
8. Termingerechte Lieferung sicherstellen: Koordinieren Sie sich mit Lieferanten, um die pünktliche Lieferung von Materialien zu gewährleisten. Verzögerungen bei wichtigen Komponenten können die Produktion zurückhalten und damit zu verspäteten Bestellungen, erhöhten Kosten und unzufriedenen Kunden führen.
9. Nachhaltigkeit berücksichtigen: Berücksichtigen Sie die Umwelt- und Sozialauswirkungen Ihrer Beschaffung. Die Wahl von Lieferanten, die nachhaltige Praktiken verfolgen, kann die unternehmenseigene soziale Verantwortung positiv beeinflussen.

Häufige Fallstricke

1. Schlechtes Lieferantenmanagement: Mangelndes Lieferantenmanagement kann zu Qualitätsproblemen, Verzögerungen und höheren Kosten führen. Wenn beispielsweise keine Maßnahmen zur Qualitätssicherung installiert sind, können minderwertige Materialien oder Komponenten das Endprodukt negativ beeinflussen.
2. Vernachlässigung des Vertragsmanagements: Fehlerhafte oder ungenaue Handhabung von Lieferantenverträgen kann zu Streitigkeiten, Kostenüberschreitungen und verspäteten Lieferungen führen. Regelmäßige Vertragsprüfungen und Audits sind unerlässlich, um dies zu vermeiden.
3. Mangelnde Innovation oder Technologieneinführung: Mittlerweile gibt es viele innovative Lösungen zur Optimierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen. Unternehmen, die diesen Wandel nicht mitgehen, haben es schwer, effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben.
4. Unzureichendes Risikomanagement: Es ist essenziell, potenzielle Risiken im Einkaufsprozess zu identifizieren und Strategien zur Risikominderung zu entwickeln. Diese Risiken können von Störungen in der Lieferkette durch geopolitische Ereignisse, Naturkatastrophen, Währungsschwankungen oder regulatorische Änderungen reichen.
5. Fehlende Kostenoptimierung: Ohne strategischen Beschaffungsansatz können Chancen für Großeinkäufe, bessere Konditionen oder günstigere, ebenso zuverlässige Alternativen leicht übersehen werden. 
6. Unzureichende Planung und Prognose: Schlechte Planung oder ungenaue Bedarfsprognosen können zu Überbeständen oder Engpässen führen, die sich negativ auf die finanzielle Performance und operative Effizienz auswirken.

Geschichtenzeit: Wein im Fass

Als ich die Leitung eines Unternehmens für die Abfüllung von Wein in Fässer übernahm (ziemlich cool, oder?), fiel mir auf, dass wir Fässerweise Lkw-Ladungen einkauften, um die Stückkosten möglichst gering zu halten. Allerdings blieben diese Fässer dann monatelang ungenutzt stehen, weil die Produktion noch nicht dem Bedarf entsprach – die Nachfrage stieg immer erst, wenn der Wein fertig zum Abfüllen war. Durch die Entwicklung eines Prognosemodells, das die Saisonalität der Weingüter berücksichtigte, konnten wir unsere Bestellungen besser optimieren und kauften schlussendlich weniger auf Vorrat ein. 

Der häufigere Einkauf bedeutete zwar höhere Stückpreise je Fass, aber die Fässer, die wir hatten, konnten genutzt werden und trugen somit zum Umsatz bei, da sie nicht mehr untätig herumstanden. Zwar stiegen die Inputkosten leicht an, aber unsere Geschäfts-Cashflows verbesserten sich enorm, was die allgemeine Unternehmensgesundheit steigerte.

Treten Sie unserer Community bei

Treten Sie Nordamerikas innovativster Gemeinschaft von Tech-CFOs bei.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to The CFO Club. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy.

2. Indirekter Einkauf

Indirekter Einkauf umfasst den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt mit der Produktion von Gütern zusammenhängen, sondern für den internen Gebrauch bestimmt sind. Dazu gehören Büromaterialien, Softwarelizenzen, IT-Ausstattung und vieles mehr.

Das Ziel der indirekten Beschaffung ist es, sicherzustellen, dass alle betrieblichen Ressourcen, die ein Unternehmen für seine Funktionsfähigkeit benötigt, in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis verfügbar sind.

Auch wenn die indirekte Beschaffung nicht direkt zur Herstellung des Hauptprodukts oder der Hauptdienstleistung eines Unternehmens beiträgt, kann sie erheblichen Einfluss auf die betriebliche Effizienz und das Kostenmanagement nehmen. Deshalb erfordert sie eine strategische Planung, systematische Umsetzung und fortlaufende Kontrolle, um den Wert zu maximieren und potenzielle Risiken zu minimieren.

Beispielhafte Anwendungsfälle in Branchen

Typischerweise macht der Anteil der indirekten Beschaffung ein größeres Ausgabenvolumen aus, wenn Ihr Unternehmen in einem Büro-Umfeld tätig ist. Die indirekte Beschaffung ist letztlich für alle Unternehmen aller Branchen relevant, da sie Ressourcen betrifft, die für den laufenden Betrieb eines Unternehmens notwendig sind. Dennoch nutzen einige Branchen diese Kategorie intensiver als andere:

1. Bildung: Schulen, Hochschulen und Universitäten nutzen die indirekte Beschaffung für den Einkauf von Klassenzimmer- und Unterrichtsmaterialien, Software, Reinigungsdiensten, Wartungsleistungen usw.
2. Gesundheitswesen: Krankenhäuser, Kliniken und andere Gesundheitseinrichtungen beschaffen medizinische Verbrauchsmaterialien, Bürobedarf und Software.
3. Einzelhandel: Einzelhändler benötigen Gebäudewartung, IT-Infrastruktur, Software und Bürobedarf; all diese Posten fallen unter die indirekte Beschaffung.
4. Technologie: Technologieunternehmen beschaffen beispielsweise Softwarelizenzen, Büroausstattung sowie Catering für Mitarbeitende. Wenn Sie in einem besonders coolen Tech-Unternehmen arbeiten, können Tischtennisplatten und Kombucha vom Fass einen erheblichen Teil des Betriebsbudgets ausmachen!
5. Gastgewerbe: Hotels, Restaurants und andere Unternehmen der Gastbranche beschaffen beispielsweise Wartung für Küchenausstattung, IT-Dienstleistungen und Software.
6. Finanz- und Versicherungswesen: Diese Unternehmen benötigen oft indirekte Beschaffung für Bürobedarf, Mobiliar, IT-Hardware und -Software, Sicherheitssysteme sowie Gebäudemanagement-Dienstleistungen.
7. Transport und Logistik: Unternehmen in dieser Branche beschaffen Software zur Verfolgung und Verwaltung von Sendungen, Reinigungs- und Wartungsdienstleistungen für Gebäude und Fahrzeuge sowie Bürobedarf.

Software 

Werkzeuge wie Procurify und Coupa Procurement bieten intuitive, benutzerfreundliche Lösungen für die Verwaltung von Beschaffungsanfragen. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgaben zu kontrollieren und kosteneffiziente Entscheidungen zu treffen, während sie Automatisierungslösungen zur Ablösung manueller Prozesse bereitstellen. Diese Tools decken häufig den gesamten Beschaffungszyklus von der Anfrage bis zur Zahlungsabwicklung ab.

Erstattungsfähige Ausgaben werden oft als Teil der indirekten Beschaffung betrachtet. Tools wie Expensify erleichtern Unternehmen die Nachverfolgung und Verwaltung ihrer Ausgabenprogramme. Es gibt zudem immer mehr Tools, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer SaaS-Abonnementausgaben unterstützen.

Bewährte Praktiken 

Indirekte Beschaffung wird häufig als wenig strategisch oder weniger kritisch betrachtet, bietet jedoch bei richtiger Handhabung erhebliche Chancen für Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Hier sind einige bewährte Praktiken für das effektive Management der indirekten Beschaffung:

1. Lieferanten konsolidieren: Im Gegensatz zur Direktbeschaffung handelt es sich hierbei nicht um unternehmenskritische Materialien, daher ist es in der Regel unproblematisch, wenn es zu Lieferverzögerungen kommt. Wenn Sie die Anzahl der Lieferanten, mit denen Sie zusammenarbeiten, reduzieren, können Sie Ihre Einkaufsmacht erhöhen, Prozesse vereinfachen und die Kostenkontrolle verbessern. Eine Zentralisierung der Einkaufsbefugnisse kann das Management in diesem Bereich verbessern.
2. Technologie nutzen: Durch den Einsatz moderner Beschaffungssoftware lassen sich die indirekten Einkaufsprozesse automatisieren und effizienter gestalten. Dies verbessert die Transparenz, Kontrolle, Ausgabenanalyse und Effizienz und liefert zudem Daten für fundiertere Entscheidungen.
3. Klare Beschaffungsrichtlinien aufstellen: Klare Richtlinien helfen dabei, unerwünschte Ausgaben zu vermeiden und Konsistenz bei Beschaffungsentscheidungen sicherzustellen. In diesen Richtlinien sollten genehmigte Lieferanten, Einkaufsschwellenwerte und Freigabeprozesse festgelegt werden.
4. Ein Procure-to-Pay (P2P) Prozess implementieren: Ein P2P-Prozess stellt sicher, dass alle Schritte – von der Anforderung bis zur endgültigen Zahlung – standardisiert und effizient ablaufen. Dies hilft Fehler zu minimieren, Bearbeitungszeiten zu reduzieren und die Kostenkontrolle zu verbessern.
5. Kategorien strategisch managen: Nutzen Sie einen Ansatz des Kategoriemanagements, indem Sie ähnliche Waren und Dienstleistungen zusammenfassen, um ein besseres Verständnis über Ausgabemuster zu erhalten und Einspar- oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
6. In Schulungen investieren: Mitarbeitende, die in die indirekte Beschaffung eingebunden sind, sollten sowohl mit den Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens als auch mit Verhandlungstechniken, Lieferantenmanagement und Kostenkontrolle vertraut sein.
7. Ausgaben verfolgen und analysieren: Die regelmäßige Überwachung und Analyse Ihrer Ausgabedaten liefert wertvolle Einblicke in Ihre Beschaffungsaktivitäten und hilft dabei, Einspar- oder Effizienzpotenziale zu identifizieren. Überprüfen Sie Verträge regelmäßig bei deren Verlängerung, denn viele Unternehmen zahlen heute für Software, die sie gar nicht benötigen.
8. Starke Beziehungen zu Lieferanten aufbauen: Genauso wie in der Direktbeschaffung sind starke Lieferantenbeziehungen auch im indirekten Einkauf äußerst hilfreich. Solche Beziehungen können zu besserem Service, Preisen und schnellerer Reaktionsfähigkeit führen.

Häufige Stolperfallen 

1. Unkontrollierte Ausgaben: Dies passiert, wenn Mitarbeitende unbefugte Einkäufe tätigen oder nicht genehmigte Lieferanten nutzen. Das kann zu Betrugsrisiken, Mehrausgaben, Nichteinhaltung der Unternehmensrichtlinien und erhöhten Beschaffungsrisiken führen.
2. Fragmentierte Prozesse & inkonsistente Richtlinien: Fehlen standardisierte Prozesse und Vorgaben, kann die indirekte Beschaffung fragmentiert und ineffizient werden. Das führt zu uneinheitlichen Einkaufsentscheidungen, erhöhtem Risiko, Verzögerungen bei der Bearbeitung sowie Schwierigkeiten bei der Ausgabenverfolgung oder sogar der Bestätigung des Erhalts.
3. Mangel an Ausgabentransparenz: Wenn Unternehmen ihre indirekten Ausgaben nicht effektiv erfassen und analysieren, entgehen ihnen Einspar- und Verbesserungschancen oder sie geben unbemerkt zu viel aus. Budgets für einzelne Abteilungen bringen wenig, wenn diese nicht transparent nachvollziehen können, wofür tatsächlich Geld ausgegeben wird!
4. Versäumnis, Lieferanten zu konsolidieren: Ohne Strategie zur Lieferantenkonsolidierung riskieren Unternehmen eine unüberschaubare Anzahl von Zulieferern, was die Einkaufsprozesse unnötig komplex und schwer kontrollierbar macht.

3. Dienstleistungsbeschaffung

Die Dienstleistungsbeschaffung, auch als professionelle Beschaffung bekannt, bezeichnet den Prozess der Suche und Verwaltung von personalbezogenen Dienstleistungen durch externe Lieferanten. Die eingekauften Dienstleistungen können unterschiedlichster Art sein, darunter unter anderem professionelle Beratungen, IT-Dienstleistungen, Marketing, Gebäudemanagement, Reisedienstleistungen, Rechtsberatung und mehr.

Im Gegensatz zur direkten oder indirekten Beschaffung, die sich häufig auf materielle Produkte oder Materialien konzentriert, befasst sich die Dienstleistungsbeschaffung mit immateriellen Leistungen und ist daher oft komplexer zu steuern. Die Qualitätsbewertung von Dienstleistungen, die Nachverfolgung der Leistungserbringung und das Management der Beziehungen zu Dienstleistern erfordern andere Strategien und Werkzeuge als das klassische Warenmanagement.

Ein wesentlicher Aspekt der Dienstleistungsbeschaffung ist die Verwendung von Service-Level-Agreements (SLAs). Diese Verträge legen die Bedingungen und Anforderungen der Dienstleistung fest – einschließlich Qualität, Verfügbarkeit und Verantwortlichkeiten des Dienstleisters. SLAs sorgen für ein klares Verständnis zwischen Unternehmen und Dienstleister in Bezug auf Erwartungen und zu erbringende Leistungen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Dienstleistungsbeschaffung einige besondere Merkmale aufweist. Viele Unternehmen fassen das Management von Dienstleistungen jedoch einfach in ihren indirekten Einkaufsprozessen zusammen, sodass die Dienstleistungsbeschaffung auch als Unterkategorie der indirekten Beschaffung betrachtet werden kann (und keine Sorge, niemand wird Sie deshalb kritisieren).

Relevante Anwendungsfälle aus der Branche 

Alle Branchen werden in gewissem Maße externe Dienstleistungen nutzen und davon profitieren, aber hier sind einige Branchen, die besonders häufig von dieser Art der Beschaffung umfangreich Gebrauch machen:

1. Informationstechnologie: Diese Branche nutzt die Beschaffung von Dienstleistungen häufig, um Softwareentwicklung, Systemwartung, Cybersicherheit, Cloud-Services und andere IT-bezogene Dienstleistungen auszulagern.
2. Banken und Finanzdienstleistungen: Diese Sektoren beschaffen regelmäßig Dienstleistungen wie Beratung, Wirtschaftsprüfung, IT-Services, juristische Dienstleistungen und Marketing. Darüber hinaus werden Agenturen für Compliance, Risikobewertung und Finanzanalyse beauftragt.
3. Gesundheitswesen: In dieser Branche werden unterschiedlichste Dienstleistungen wie IT-Lösungen, Abfallmanagement, Reinigungsdienste, Gerätewartung, Beratungsdienste und Personalgewinnung für medizinische Fachkräfte eingekauft.
4. Bau- und Immobilienwesen: Diese Branchen verlassen sich häufig auf ausgelagerte Dienstleistungen wie Architekturgestaltung, Bauleistungen, Beratung, Ingenieurleistungen, juristische Dienstleistungen und Immobilienverwaltung.
5. Einzelhandel: Einzelhandelsunternehmen beschaffen regelmäßig Dienstleistungen wie IT-Support, Logistik und Distribution, Marketing und Werbung, Reinigungs- sowie Sicherheitsdienste.
6. Öffentlicher Sektor: Behörden auf allen Ebenen nutzen die Dienstleistungsbeschaffung zur Vergabe verschiedenster Aufträge – von IT und Beratung bis hin zu Bauwesen und Gesundheitsleistungen.
7. Verarbeitende Industrie: Hersteller beschaffen häufig Dienstleistungen wie Anlagenwartung, IT-Support, Logistik, Abfallmanagement und Beratungsleistungen, um ihre Produktionsabläufe und Lieferketten zu unterstützen.

Software

Zycus Procurement Suite bietet speziell für die Beschaffung von Dienstleistungen entwickelte Lösungen mit Funktionen wie Dienstleistungsanforderungen, Lieferantenmanagement und Vertragsverfolgung.

Bewährte Praktiken

1. Klare Anforderungen definieren: Da Dienstleistungen immateriell sind, ist es schwierig zu formulieren, was genau benötigt wird. Um dies zu vermeiden, sollten die Anforderungen detailliert und eindeutig beschrieben werden, damit potenzielle Anbieter genau verstehen, was verlangt wird.
2. Umfassende Service Level Agreements (SLAs) festlegen: SLAs legen fest, was vom Dienstleister bezüglich Servicequalität, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten erwartet wird. Dies ist entscheidend für das Leistungsmanagement und dafür, dass der Dienstleister die vereinbarten Standards erfüllt.
3. Sorgfältige Lieferantenauswahl: Potenzielle Dienstleister sollten eingehend auf ihre Fähigkeiten, finanzielle Stabilität und ihren Ruf geprüft werden. So wird sichergestellt, dass sie die geforderte Leistung zuverlässig und vertrauenswürdig erbringen können. Referenzen ermöglichen einen tieferen Einblick in die Servicequalität.
4. Regelmäßige Leistungsüberprüfung: Beurteilen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer Dienstleister anhand der vereinbarten SLAs und wichtiger Leistungskennzahlen (KPIs). So können mögliche Probleme frühzeitig erkannt und sichergestellt werden, dass Sie den erwarteten Mehrwert erhalten.

Typische Stolperfallen

1. Unklare Spezifikationen: Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als einen Monat in ein Projekt investiert zu haben und festzustellen, dass die eigenen Erwartungen unklar waren oder Missverständnisse über den Leistungsumfang herrschten. Es ist verlockend, einem Anbieter zu vertrauen, der verspricht, alle Probleme zu lösen – die Verantwortung für klare Erwartungen liegt jedoch beim Einkäufer.
2. Ungenügende Lieferantenevaluierung: Anbieter nicht gründlich zu prüfen, kann zu mangelhafter Servicequalität, unerwarteten Kosten und Problemen mit der Einhaltung von Vorgaben führen.
3. Vernachlässigung des Vertragsmanagements: Lesen Sie die Bedingungen genau. Nichts ist schlimmer, als an einen Vertrag mit einem Anbieter gebunden zu sein, der nicht liefern kann.
4. Fehlendes Leistungsmonitoring: Ohne regelmäßige Leistungsüberwachung ist es schwierig, Probleme bei Servicequalität oder Lieferantenleistung zu erkennen und zu beheben.
5. Unzureichendes Risikomanagement: Dienstleistungsunterbrechungen, Lieferantenausfälle und andere Risiken können erhebliche Auswirkungen auf die Organisation haben. Werden diese Risiken nicht erkannt, bewertet und gemindert, handelt es sich um einen klassischen Fehler. Bereits beim Aufsetzen klarer SLAs lassen sich viele Risiken minimieren.
6. Vernachlässigung der Gesamtkosten der Zusammenarbeit: Viele Organisationen achten ausschließlich auf die direkten Servicekosten und lassen Nebenkosten wie Managementaufwand, Kosten für Veränderungsmanagement und Übergänge außer Acht. Dies kann zu einer Fehleinschätzung der tatsächlichen Kosten führen. Es ist immer noch notwendig, externe Dienstleister zu steuern, um das Beste aus ihrem Serviceangebot herauszuholen.

4. Investitionsgüter-Beschaffung

Die Investitionsbeschaffung, auch als Beschaffung von Anlagegütern bekannt, beinhaltet den Erwerb von Sachanlagen und Investitionsgütern, die ein Unternehmen zur Herstellung von Waren oder zur Erbringung von Dienstleistungen einsetzt. Hierbei handelt es sich typischerweise um große, teure Gegenstände, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben und dazu verwendet werden, Einkommen zu generieren oder die Produktionskapazitäten des Unternehmens zu erhöhen. Sie gelten als Investition und werden in der Regel über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben.

Beispiele für Investitionsgüter sind unter anderem Maschinen, Fahrzeuge, Computerhardware, Gebäude und weitere Arten von Ausrüstung. 

Der Prozess der Investitionsbeschaffung erfordert oft umfangreiche Planung und Bewertung, da diese Anschaffungen mit hohen Kosten und langfristigen Auswirkungen verbunden sind. Unternehmen berücksichtigen dabei Faktoren wie die Gesamtkosten über die Lebensdauer des Vermögenswerts (einschließlich Wartungs- und Betriebskosten), die potenzielle Kapitalrendite, Finanzierungsmöglichkeiten sowie die Kompatibilität des Vermögenswerts mit bestehender Ausrüstung oder Infrastruktur.

Die Investitionsbeschaffung erfordert typischerweise ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren aufgrund der erheblichen finanziellen Verpflichtung. Sie kann auch die Verhandlung von Finanzierungskonditionen oder Leasingverträgen beinhalten.

Anwendungsfälle in der Industrie

Die Investitionsbeschaffung ist ein entscheidender Prozess in jeder Branche, die erhebliche Investitionen in physische Vermögenswerte zur Herstellung von Waren oder Dienstleistungen erfordert. Hier sind einige Branchen, in denen die Investitionsbeschaffung besonders wichtig ist:

1. Fertigungsindustrie: Dieser Sektor benötigt häufig umfangreiche Investitionen in Maschinen, Anlagen und Einrichtungen zur Produktion von Waren. Beispiele sind Automobilhersteller, Elektronikhersteller, Lebensmittel- und Getränkeproduzenten und viele mehr.
2. Bau und Immobilien: Diese Branchen investieren regelmäßig in schwere Geräte, Werkzeuge und Gebäude. Die Investitionsbeschaffung kann einen wesentlichen Teil ihres Geschäfts ausmachen, egal ob sie Wohnhäuser, Geschäftsgebäude oder Infrastrukturprojekte wie Straßen und Brücken errichten.
3. Transport und Logistik: Unternehmen in diesen Bereichen investieren stark in Fahrzeuge (Lkw, Schiffe, Flugzeuge usw.), Lagerhallen und Logistikausrüstung. Beispielsweise ist für Fluggesellschaften der Kauf oder das Leasing von Flugzeugen ein entscheidender Bestandteil des Betriebs.
4. Gesundheitswesen: Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen investieren in teure Medizintechnik, von MRT-Geräten bis hin zu chirurgischen Werkzeugen sowie in die entsprechenden Einrichtungen.
5. Öl, Gas und Bergbau: Diese Branchen müssen schwere Maschinen, Bohrgeräte, Sicherheitsausrüstung und mehr beschaffen. Investitionsentscheidungen sind hier oft mit besonders hohen Risiken verbunden.
6. Energie und Versorgungsunternehmen: Energieerzeuger, ob im Bereich erneuerbare Energien wie Wind- und Solarenergie oder im konventionellen Bereich wie Kohle und Erdgas, müssen häufig erhebliche Investitionen in Stromerzeugungs- und Verteilungsinfrastruktur tätigen.
7. Telekommunikation: Telekommunikationsunternehmen benötigen bedeutende Investitionen in Infrastruktur wie Sendemasten, Rechenzentren und Netzwerkausrüstung.
8. Bildung: Bildungseinrichtungen, insbesondere Universitäten und Hochschulen, investieren häufig in Neubau oder Modernisierung von Einrichtungen wie Laboren, Klassenräumen, Bibliotheken und Wohnheimen.

More Articles

• 15 Vorteile von Bestellsoftware für eine bessere Beschaffung

Software

Die Investitionsbeschaffung ist meist komplexer als gewöhnliche direkte und indirekte Beschaffungen und wird daher oft auf „altmodische“ manuelle Weise abgewickelt. Tools wie Einkaufsmanagement-Software und ERP-Lösungen können jedoch bei Vertrags- und Genehmigungsmanagement unterstützen und den Prozess reibungsloser gestalten.

Bewährte Praktiken 

Die Investitionsbeschaffung umfasst erhebliche Investitionen und langfristige Auswirkungen für eine Organisation, daher ist es entscheidend, wirksame Managementstrategien zu implementieren. Hier einige bewährte Praktiken für das Management bei der Investitionsbeschaffung:

1. Strategische Planung: Investitionen in Anlagegüter sollten mit den langfristigen strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen. Ein effektiver Beschaffungsprozess für Investitionsgüter sollte eine gründliche Bewertung des Bedarfs der Organisation sowie einen strategischen Plan zur Abdeckung dieses Bedarfs beinhalten.
2. Gründliche Bewertung: Aufgrund der erheblichen finanziellen Verpflichtung erfordern Investitionen in Anlagegüter eine sorgfältige Bewertung. Dies umfasst die Analyse der Gesamtkosten über die Lebensdauer, die erwartete Nutzungsdauer des Vermögenswerts, die potenzielle Rendite und den voraussichtlichen Einfluss auf die Abläufe oder Produktivität.
3. Einbindung der Stakeholder: Die Einbindung von Stakeholdern, einschließlich Endnutzern und dem oberen Management, in den Beschaffungsprozess kann sicherstellen, dass die erworbenen Güter den Anforderungen der Organisation entsprechen und von den Betroffenen akzeptiert werden oder jene unterstützen, die sie nutzen.
4. Wettbewerbsorientierte Ausschreibung: Es ist wichtig, den Wettbewerb zwischen potenziellen Lieferanten zu fördern, um den bestmöglichen Preis und die besten Konditionen zu erzielen. Dies kann zum Beispiel durch das Ausschreiben einer Anfrage für ein Angebot (Request for Proposal, RFP) oder eine Preisanfrage (Request for Quotation, RFQ) an mehrere Anbieter geschehen.
5. Lieferantenbewertung: Neben der Begutachtung des Produkts oder der Investition sollte auch die Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität und der Ruf des Lieferanten im Markt geprüft werden. Dies kann helfen, Risiken im Zusammenhang mit Lieferantenausfällen oder -insolvenzen zu minimieren.
6. Verhandlung: Angesichts der hohen Kosten von Investitionen ist die Verhandlung ein entscheidender Schritt im Beschaffungsprozess. Dabei geht es nicht nur um günstige Preise, sondern auch um Faktoren wie Lieferzeiten, Garantiebedingungen, After-Sales-Support und Finanzierungsmöglichkeiten.
7. Vertragsmanagement: Verträge für Investitionsgüter können komplex sein und sollten sorgfältig verwaltet werden. Stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen klar verstanden werden und die Verantwortlichkeiten aller Parteien eindeutig geregelt sind.
8. Risikomanagement: Potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Investitionen sollten identifiziert und Strategien zur Risikominderung entwickelt werden. Dazu zählen unter anderem Risiken durch Lieferverzögerungen, Leistung der Anlagegüter, Lieferantenprobleme oder Veränderungen der Marktbedingungen.

Häufige Fallstricke 

1. Mangelnde strategische Planung: Wenn die Beschaffung von Investitionsgütern nicht mit den strategischen Zielen der Organisation abgestimmt ist, können Ressourcen verschwendet werden oder Investitionen getätigt werden, die keinen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten.
2. Unzureichende Lieferantenbewertung: Die Auswahl eines Anbieters nur aufgrund des niedrigsten Preises und ohne Prüfung von Zuverlässigkeit, finanzieller Stabilität und Marktimage kann zu mangelhafter Qualität, Lieferverzögerungen und schlechtem After-Sales-Service führen.
3. Vernachlässigung der Gesamtkosten: Wer ausschließlich auf den Anschaffungspreis achtet und die Gesamtkosten (einschließlich Wartung, Betrieb und Entsorgung) außer Acht lässt, muss mit unerwarteten Ausgaben und unrentablen Investitionen rechnen.
4. Schlechtes Vertragsmanagement: Wenn Vertragsbedingungen nicht verstanden oder gemanagt werden, kann dies zu rechtlichen Streitigkeiten, Kostenüberschreitungen und unzufriedenstellender Leistung führen.
5. Vernachlässigtes Risikomanagement: Wer potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Betrieb, Lieferverzögerungen, Lieferantenproblemen oder Marktveränderungen nicht erkennt und angeht, muss mit unerwarteten Problemen und Kosten rechnen.
6. Unzureichende Finanzierungsüberlegungen: Werden verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten nicht betrachtet oder die besten Konditionen bei der Finanzierung nicht verhandelt, kann dies zu höheren Kosten und ungünstigen Finanzierungsverpflichtungen führen.

Nachbereitung der Beschaffung

Am Ende des Tages läuft alles auf einen verantwortungsbewussten Umgang mit Investitionsmitteln hinaus. Bringen Sie die richtigen Verantwortlichen in Ihrer Organisation zusammen – dann werden sie herausfinden, wie sie die besten Beschaffungsentscheidungen treffen; ob das von Anfang an gelingt oder erst nach einigen Fehlern, hängt von den verfügbaren Ressourcen ab.