Wie Sie manuell realistische Liquiditätsprognosen erstellen
Es gibt viele Softwareoptionen zur Prognose des Cashflows, aber für viele ist es anfangs die bevorzugte Methode, dies manuell zu tun. Daher wollte ich einen umfassenden Leitfaden erstellen, der Ihnen hilft, genaue Cashflow-Prognosen für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Was sind Cashflow-Prognosen?
Cashflow-Prognosen helfen Finanzverantwortlichen und Geschäftsbetreibern dabei, den Betrag des Geldes abzuschätzen, der über einen bestimmten Zeitraum in ein Unternehmen hinein- und hinausfließt. Das Ziel ist, den potenziellen Kassenbestand, mögliche Engpässe oder Überschüsse richtig vorherzusagen, um einen gesunden, positiven Cashflow bei gleichzeitigem Wachstum des Unternehmens zu gewährleisten.
Diese Prognosen beziehen sich in der Regel auf monatliche, vierteljährliche oder jährliche Zeiträume, um zu identifizieren, wann:
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- Zusätzliche Finanzierung benötigt wird
- Die Auszahlungen die Einnahmen übersteigen
- Überschüssige Liquidität vorhanden ist
Je nach Komplexität Ihrer Kundenbeziehungen und Zahlungsbedingungen erstellen Sie Ihr prognostiziertes Cashflow-Modell entweder in einer Tabelle oder Sie wählen einen softwarebasierten Ansatz.
Warum sind Cashflow-Prognosen für Ihr Unternehmen wichtig?
Die Gründung und Führung einiger eigener Unternehmen in den letzten zehn Jahren mit begrenztem Budget brachte ihre Herausforderungen mit sich. Zum Glück hat mir meine Erfahrung mit Cashflow-Prognosen und dem Cashflow-Management in anderen Unternehmen sehr geholfen – vermutlich war dies der entscheidende Unterschied zwischen Scheitern und Erfolg bei meinen eigenen Unternehmungen.
Ich habe gelernt, dass die Cashflow-Prognose für die Unternehmensplanung, die Identifizierung von Liquiditätsengpässen, das Management von Umlaufvermögen, die Sicherung von Finanzierung und die Optimierung der Unternehmensleistung unerlässlich ist.
1. Planung für die Zukunft
Finanzplanung beinhaltet das Finden von Möglichkeiten zur Verbesserung des Cashflows, wozu Cashflow-Prognosen gehören, die Ihnen erlauben, Ihre finanziellen Bedürfnisse vorauszusehen.
Indem Sie verstehen, wann Zu- und Abflüsse zu erwarten sind, können Sie fundierte Entscheidungen über Investitionen, Expansionen oder Kostensenkungen treffen.
2. Proaktives Risikomanagement
Indem Sie Ihren Cashflow prognostizieren, können Sie Zeiträume erkennen, in denen Ihre Zahlungseingänge nicht ausreichen, um Ihre Ausgaben zu decken. Dadurch können Sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um diese Lücke zu schließen, zum Beispiel durch Finanzierung oder die Anpassung Ihrer Ausgaben.
3. Management des Umlaufvermögens
Cashflow-Prognosen unterstützen Sie, Ihr Umlaufvermögen effektiv zu verwalten. Sie können die optimale Lagerbestandsmenge festlegen, günstige Zahlungsbedingungen und Preise mit Ihren Lieferanten aushandeln und sicherstellen, dass genügend Liquidität auf Konten oder aus anderen Quellen für den laufenden Geschäftsbetrieb vorhanden ist.
4. Sicherung von Finanzierungen
Wenn Sie eine Finanzierung durch Investoren oder Banken anstreben, möchten diese sehen, dass Sie ein klares Verständnis Ihres Cashflows haben und in der Lage sind, ausreichend liquide Mittel zu erwirtschaften, um etwaige Schulden zu bedienen oder Renditen auf deren Investitionen zu gewährleisten.
5. Überwachung der Unternehmensleistung
Wenn es um die Überwachung der finanziellen Leistung Ihres Unternehmens geht, dienen Cashflow-Prognosen als Maßstab. Durch den Vergleich Ihres tatsächlichen Cashflows mit dem prognostizierten Cashflow können Sie Abweichungen erkennen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Was Sie für genaue Prognosen benötigen
Bevor Sie Cashflow-Prognosen erstellen können, ist es wichtig, alle erforderlichen Informationen zusammenzutragen. Dazu gehören sowohl historische Finanzdaten als auch zukünftige Schätzungen.
Folgende Schlüsselinformationen benötigen Sie dafür:
1. Historische Finanzdaten
Beginnen Sie damit, Ihre vergangenen Finanzberichte zusammenzutragen, wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflow-Abrechnungen. Diese geben Einblicke in Ihre bisherigen Umsätze, Ausgaben, die verschiedenen Arten von Cashflow und Cashflow-Muster.
2. Umsatzerwartungen und Einnahmeschätzungen
Die Prognose Ihrer zukünftigen Verkaufszahlen und Umsätze ist notwendig, um genaue Cashflow-Prognosen zu erstellen. Bedenken Sie dabei, dass vergangene Leistungen nicht immer ein Indikator für die Zukunft sind. Berücksichtigen Sie daher Faktoren wie Markttendenzen, Kundenverhalten, saisonale Schwankungen sowie bevorstehende Geschäftsaktivitäten oder Events, die Ihre Verkäufe beeinflussen könnten. Dies gilt ebenso für Ausgaben.
3. Kostenschätzungen
Wie beim Umsatz ist das Schätzen und Abrechnen Ihrer Ausgaben essenziell. Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben in fixe Kosten (z. B. Miete, Gehälter) und variable Kosten (z. B. Rohstoffe, tägliche, wöchentliche, monatliche oder periodische Betriebskosten). Je detaillierter, desto genauer werden Ihre Prognosen.
4. Forderungen und Verbindlichkeiten
Berücksichtigen Sie alle ausstehenden Rechnungen, die Ihre Kunden noch bezahlen müssen (also Forderungen), sowie alle offenen Rechnungen oder Verbindlichkeiten, die Sie noch zu begleichen haben (also Verbindlichkeiten).
5. Bargeldreserven und Kreditlinien
Berücksichtigen Sie Ihre verfügbaren Rücklagen, bestehende Kreditlinien, Spielraum auf Kreditkarten oder Darlehen, auf die Sie im Bedarfsfall zugreifen können. Diese dienen als Sicherheitsnetz und helfen, unerwartete finanzielle Herausforderungen zu meistern.
Sobald Sie diese Informationen zusammengetragen haben, können Sie mit der Erstellung Ihrer Cashflow-Prognosen beginnen.
Wer ist an der Erstellung von Prognosen beteiligt?
Die Erstellung von Cashflow-Prognosen ist keine Einzelaufgabe. Wichtige Stakeholder sollten einbezogen werden, um Genauigkeit zu gewährleisten und unterschiedliche Perspektiven zu gewinnen. Hier sind einige Personen, die in den Prozess einbezogen werden sollten.
1. Geschäftsinhaber
Wenn Sie CFO sind, haben Sie einen tiefen Einblick in die Finanzdaten des Unternehmens… dennoch ist die Einbindung des Inhabers unerlässlich. Kleine Geschäftsinhaber wissen am besten, was sie in puncto Performance und Ziele erwarten, und müssen stets eingebunden sein.
Ihre gemeinsamen Einschätzungen sind wesentlich für die Prognose zukünftiger Umsätze, Ausgaben und Cashflows, insbesondere bei bevorstehenden Veränderungen oder wichtigen Entwicklungen im Unternehmen.
2. Finanzberater
Wenn Sie eng mit externen Finanzberatern zusammenarbeiten, sollten Sie sie hier einbeziehen. Sie betreuen zahlreiche Unternehmen mit ähnlichen Strukturen, daher ist ihre Expertise für die Erstellung genauer Cashflow-Prognosen äußerst wertvoll.
Sie können Hilfestellungen bei der Schätzung von Umsätzen und Ausgaben im Kontext von Bankrichtlinien, Zinsschwankungen und anderen Finanzierungsaspekten bieten, sodass Ihre Prognosen mit den Bilanzierungsvorschriften konform sind.
3. Vertriebs- und Marketingleitung
Ihre Vertriebs- und Marketingteams stehen in direktem Kundenkontakt und sind für die Umsatzgenerierung verantwortlich. Wenn Ihnen eine umfassende Datengrundlage fehlt, beziehen Sie diese Teams unbedingt mit ein.
Sie liefern wertvolle Einblicke zu Markttendenzen, Kundenverhalten und geplanten Aktionen oder Kampagnen, die den Umsatz beeinflussen können.
4. Leitung Operations und Produktion
Ebenfalls sollten Sie, falls die Informationen in Ihrem Unternehmen noch fragmentiert sind, auch dieses Team einbeziehen.
Leiter der Bereiche Operations und Produktion haben einen detaillierten Überblick über bevorstehende Änderungen oder Projekte, die eventuell zusätzliche finanzielle Mittel benötigen. Ihre Teilnahme stellt sicher, dass alle Ausgaben berücksichtigt werden und die Prognosen realistisch sind.
Wie erstellt man Cashflow-Prognosen?
Ich habe dieses Schritt-für-Schritt-Vorgehen viele Male angewendet und festgestellt, dass es den Prozess der Cashflow-Prognose stark vereinfacht.
Schritt 1: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Tool
Wenn Sie immer noch auf Buchhaltungssoftware verzichten möchten – selbst auf Lösungen, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurden –, können Sie Ihre Cashflow-Prognosen auch mit Excel, Google Sheets oder ähnlichen Webanwendungen erstellen.
Die Auswahl des richtigen Tools hängt von Ihrer Erfahrung und der Komplexität Ihrer Finanzdaten ab.
Schritt 2: Legen Sie den Zeitraum fest
Entscheiden Sie sich für den geeigneten Zeitraum für Ihre Cashflow-Prognosen. Je nach Ihren Geschäftsaktivitäten oder Ihrem Geschäftsmodell können Sie diese in Wochen-, Monats-, Quartals- oder andere Zeiträume unterteilen.
Wöchentliche und monatliche Prognosen sind für kleine Unternehmen am gebräuchlichsten.
Schritt 3: Umsatz schätzen
Beginnen Sie damit, Ihren Umsatz für jeden Zeitraum zu schätzen. Berücksichtigen Sie historische Verkaufsdaten, Markttrends, das Kundenverhalten sowie anstehende Ereignisse oder Werbeaktionen.
Seien Sie realistisch, neigen Sie aber in Ihren Schätzungen zur Vorsicht und berücksichtigen Sie mögliche Schwankungen.
Schritt 4: Ausgaben kategorisieren
- Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben in Fixkosten (z. B. Miete, Gehälter) und variable Kosten (z. B. Rohstoffe, Werbe- und Marketingausgaben).
- Weisen Sie jeder Ausgabenkategorie für jeden Zeitraum einen bestimmten Betrag zu.
- Konsultieren Sie die jeweils verantwortlichen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Sie realistische Kosten erfassen.
Schritt 5: Zeitpunkt berücksichtigen
Realistische Zeitplanung ist einer der wichtigsten Faktoren in diesem Prognoseprozess.
Berücksichtigen Sie den Zeitpunkt Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Einige Einnahmen gehen sofort ein, während andere längere Zahlungsfristen haben. Umgekehrt sind Ausgaben teilweise direkt fällig, andere verteilen sich über die Zeit.
Nach meiner Erfahrung sind viele kleine Unternehmen zu optimistisch, wann Einnahmen eingehen, und zahlen ihre Rechnungen zu spät. Das beeinflusst die Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern sowie günstige Zahlungsziele.
Schritt 6: Saisonalität berücksichtigen
Wenn Ihr Unternehmen saisonalen Schwankungen unterliegt, passen Sie Ihre Cashflow-Prognosen entsprechend an. Identifizieren Sie Hoch- und Niedrigphasen und stellen Sie sicher, dass Ihre Prognosen diese Schwankungen berücksichtigen.
Saisonalität ist ein weiterer oft übersehener Faktor, der zu unrealistischen Cashflow-Prognosen und Liquiditätsengpässen führt.
Schritt 7: Forderungen und Verbindlichkeiten berücksichtigen
Berücksichtigen Sie alle offenen Rechnungen, die Ihre Kunden noch bezahlen müssen (Forderungen), sowie alle fälligen Rechnungen oder Verbindlichkeiten, die Sie noch zu begleichen haben (Verbindlichkeiten).
Schritt 8: Rücklagen und Kreditlinien einbeziehen
Berücksichtigen Sie Ihre aktuellen Liquiditätsreserven und alle bestehenden Kreditlinien, auf die Sie im Bedarfsfall zurückgreifen können. Diese dienen als Sicherheitsnetz und stellen sicher, dass Sie einen Puffer haben, falls unerwartete Probleme auftreten.
Schritt 9: Weitere Szenarien durchspielen
Auch wenn man nie alles vorhersehen kann (ich schaue dich an, Pandemie), ist es wichtig, potenzielle Umstände zu berücksichtigen, die Ihren Cashflow beeinflussen könnten. Dazu zählen Veränderungen der Marktbedingungen, regulatorische Änderungen oder unerwartete Kosten.
Berücksichtigen Sie Puffer und Annahmen in Ihren Prognosen, um Unsicherheiten abzudecken.
Schritt 10: Überprüfen und verfeinern
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Cashflow-Rechnung analysieren, Ihre Cashflow-Prognosen erstellen und jede davon sorgfältig überprüfen – allein und gemeinsam mit anderen. Suchen Sie nach Inkonsistenzen, Fehlern oder unrealistischen Annahmen und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, sobald Sie diese entdecken.
Denken Sie daran, dass Cashflow-Prognosen kein statisches Instrument sind. Sie sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, je nachdem wie sich Ihr Unternehmen und Ihre finanzielle Situation entwickeln. Indem Sie Ihren tatsächlichen Cashflow mit den Prognosen vergleichen, können Sie Anpassungen vornehmen und Ihre Prognosen für mehr Genauigkeit weiter verfeinern.
Wann sollten Cashflow-Prognosen erstellt werden?
Cashflow-Prognosen sollten in regelmäßigen Abständen erstellt werden, um das Risiko zu minimieren, von Ihrer finanziellen Situation überrascht zu werden; allerdings weiß ich, dass es eine Million Dinge gibt, die man regelmäßig tun sollte.
In diesen Fällen ist es absolut notwendig, diese Prognosen zu erstellen.
Zu Beginn eines neuen Unternehmens
Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, haben Sie nichts, worauf Sie zurückgreifen können, falls die Dinge nicht wie erwartet laufen. Cashflow-Prognosen helfen dabei, das realistischste Szenario für Sie zu ermitteln und potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.
Wenn Sie eine Finanzierung suchen
Egal, ob Sie einen Kredit beantragen oder Investoren suchen, sind Liquiditätsprognosen ein entscheidender Bestandteil Ihres Pitches (einer der Vorteile von Kreditabwicklungssoftware ist, dass sie Ihnen bei der Erstellung helfen kann). Kreditgeber und Investoren möchten sehen, dass Sie einen klaren Überblick über Ihren Cashflow haben und in der Lage sind, genügend Geld zu generieren, um sie pünktlich zurückzuzahlen.
Wenn Sie expandieren
Falls es Pläne zur Geschäftserweiterung gibt, können Liquiditätsprognosen Ihnen dabei helfen, die finanzielle Tragfähigkeit zu bestimmen.
Sie ermöglichen es Ihnen, die Auswirkungen einer Expansion auf Ihren Cashflow zu bewerten und, falls erforderlich, zusätzlichen Finanzierungsbedarf im kurzfristigen und langfristigen Bereich zu erkennen.
Vor grundlegenden finanziellen Entscheidungen
Wenn Sie einen Heiratsantrag machen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind – warum sollte es im Geschäftsleben anders sein?
Wann immer grundlegende finanzielle Entscheidungen getroffen werden, wie der Kauf von Vermögenswerten, das Eingehen von Verträgen oder die Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen, ist es wichtig, die Auswirkungen auf den Cashflow abzuschätzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Beispiel für eine Liquiditätsprognose
Damit Sie sich vorstellen können, wie eine Liquiditätsprognose erstellt wird, finden Sie hier ein Beispiel für eine grundlegende monatliche Cashflow-Prognose für ein kleines Unternehmen:
Die 3 größten Fehler, die Sie vermeiden sollten
Während des Prozesses der Liquiditätsprognose sollten Sie einige typische Fehler vermeiden.
Umsätze überschätzen
Wir sind alle versucht, bei der Umsatzprognose zu optimistisch zu sein. Es ist jedoch wichtig, realistisch zu bleiben und Ihre Prognosen auf historischen Daten, Unternehmens- und Markttrends sowie verlässlichen Informationen zu basieren, denn mit übertriebenem Optimismus helfen Sie sich hier nicht weiter.
Beziehen Sie Kunden mit ein, die verspätet zahlen, und gehen Sie davon aus, dass ein gewisser Prozentsatz des Umsatzes möglicherweise nicht rechtzeitig (oder überhaupt nicht) eintrifft. So schaffen Sie sich einen Puffer, falls die Zahlungseingänge nicht wie erhofft ausfallen.
Ausgaben unterschätzen
Ebenso kann das Unterschätzen von Ausgaben zu Liquiditätsengpässen führen. Seien Sie gründlich, wenn Sie Ihre Ausgaben kategorisieren, und berücksichtigen Sie alle potenziellen Kosten – inklusive versteckter oder einmaliger Ausgaben.
Genauso wie Sie bei den Umsätzen einen Puffer eingebaut haben, kalkulieren Sie auch ein, dass einmalige Kosten oder Preiserhöhungen auftreten können, damit Ihnen unerwartete böse Überraschungen erspart bleiben.
Saisonalität ignorieren
Wenn Ihr Unternehmen saisonale Schwankungen erlebt, kann das Nichtbeachten dieses Faktors zu einem viel größeren Problem werden, als Sie vielleicht annehmen. Hier macht es Sinn, sich Rückmeldungen von anderen Beteiligten zu holen, die eventuell weitere Kosten im Blick haben, an die Sie noch nicht gedacht haben. Oft verfügen diese Personen über branchenspezifisches Wissen zu saisonalen oder periodischen Kosten sowie Umsatzzyklen.
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Wenn Sie das nötige Wissen und die passenden Werkzeuge haben, um realistische Liquiditätsprognosen ohne teure Software zu erstellen, können Sie Stakeholdern zeigen, dass Sie das Zeug dazu haben, Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen.
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