Wie Sie (realistische) Cashflow-Prognosen ohne Software erstellen
Es gibt viele Softwareoptionen zur Prognose des Cashflows, aber für viele ist es der bevorzugte Weg, zunächst zu lernen, wie man dies manuell durchführt. Aus diesem Grund wollte ich einen umfassenden Leitfaden erstellen, der Ihnen hilft, genaue Cashflow-Prognosen für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Was sind Cashflow-Prognosen?
Cashflow-Prognosen helfen Finanzpraktikern und Geschäftsführenden dabei, die Höhe der Geldflüsse in und aus einem Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum zu schätzen. Das Ziel ist, den potenziellen Kassenbestand, Engpässe oder Überschüsse richtig vorherzusehen, damit Sie einen gesunden, positiven Cashflow aufrechterhalten und dabei das Unternehmen erfolgreich weiterentwickeln können.
Diese Prognosen betrachten typischerweise monatliche, vierteljährliche oder jährliche Zeiträume, um zu erkennen, wann:
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- zusätzliches Kapital benötigt wird
- Abflüsse die Zuflüsse übersteigen
- Überschüssige Barmittel vorhanden sind
Abhängig von der Komplexität Ihrer Kundenbeziehungen und Zahlungsbedingungen erstellen Sie Ihr vorgeschätztes Cashflow-Modell entweder in einer Tabellenkalkulation oder wählen einen softwarebasierten Ansatz.
Warum sind Cashflow-Prognosen für Ihr Unternehmen wichtig?
Das Gründen und Führen einiger eigener Unternehmen in den letzten zehn Jahren mit begrenztem Budget brachte seine Herausforderungen mit sich. Glücklicherweise haben mir meine Erfahrungen mit Cashflow-Prognosen und Cashflow-Management aus anderen Unternehmen sehr geholfen – wahrscheinlich war dies der entscheidende Unterschied zwischen Scheitern und Erfolg in meinen eigenen Unternehmungen.
Ich habe gelernt, dass Cashflow-Prognosen essenziell sind für die Geschäftsplanung, das Erkennen von Liquiditätsengpässen, das Management des Umlaufvermögens, das Sicherstellen einer Finanzierung und die Optimierung der operativen Performance.
1. Zukunftsplanung
Finanzplanung beinhaltet die Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung des Cashflows, was auf Cashflow-Prognosen basiert, die es Ihnen ermöglichen, Ihren finanziellen Bedarf vorauszuplanen.
Indem Sie wissen, wann Ein- und Auszahlungen zu erwarten sind, können Sie fundierte Entscheidungen über Investitionen, Expansionen oder Kosteneinsparungen treffen.
2. Proaktives Risikomanagement
Durch die Erstellung von Cashflow-Prognosen können Sie Zeiträume erkennen, in denen Ihre Einnahmen nicht ausreichen könnten, um Ihre Ausgaben zu decken. So können Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um die Lücke zu schließen, beispielsweise durch Finanzierung oder Anpassung Ihrer Ausgaben.
3. Verwaltung des Umlaufvermögens
Cashflow-Prognosen helfen Ihnen, Ihr Umlaufvermögen effizient zu steuern. Sie können den optimalen Lagerbestand bestimmen, günstige Zahlungsbedingungen und Preise mit Lieferanten aushandeln und sicherstellen, dass ausreichend Barmittel auf Bankkonten oder anderen Quellen zur Deckung Ihrer täglichen operativen Anforderungen verfügbar sind.
4. Finanzierung sichern
Wenn Sie auf der Suche nach Finanzierung durch Investoren oder Banken sind, werden diese sehen wollen, dass Sie ein klares Verständnis Ihres Cashflows haben und in der Lage sind, ausreichend Geld zu erwirtschaften, um Schulden zu bedienen oder Renditen für das Investment zu ermöglichen.
5. Überwachung der Unternehmensleistung
Wenn es um die Überwachung der finanziellen Leistung Ihres Unternehmens geht, dienen Cashflow-Prognosen als Richtwert. Durch den Vergleich des tatsächlichen Cashflows mit Ihrer Prognose können Sie Abweichungen feststellen und gegebenenfalls korrigierende Maßnahmen ergreifen.
Was Sie für genaue Prognosen benötigen
Das Sammeln aller erforderlichen Informationen ist wichtig, bevor Sie Cashflow-Prognosen erstellen können. Dazu gehören sowohl historische Finanzdaten als auch zukünftige Schätzungen.
Hier sind die wichtigsten Informationen, die Sie benötigen:
1. Historische Finanzdaten
Beginnen Sie mit dem Sammeln Ihrer vergangenen Finanzberichte, wie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow-Rechnung. Diese geben Einblicke in bisherige Umsätze, Ausgaben, die verschiedenen Cashflow-Arten und Muster des Geldflusses.
2. Umsatz- und Erlössschätzungen
Die Prognose Ihrer zukünftigen Verkäufe und Umsätze ist notwendig, um genaue Cashflow-Prognosen zu erstellen. Denken Sie daran, dass vergangene Leistungen nicht immer ein Indikator dafür sind, wie die Zukunft aussehen wird. Beachten Sie daher Faktoren wie Markttrends, Kundenverhalten, saisonale Schwankungen und bevorstehende Geschäftsaktivitäten oder Ereignisse, die Ihre Verkäufe beeinflussen könnten. Das gilt genauso für Ausgaben.
3. Kostenschätzungen
Wie beim Umsatz ist die Schätzung und Abrechnung Ihrer Ausgaben unerlässlich. Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben in Fixkosten (z. B. Miete, Gehälter) und variable Kosten (z. B. Rohstoffe, tägliche, wöchentliche, monatliche oder periodische Betriebsausgaben). Seien Sie so detailliert wie möglich, um Genauigkeit zu gewährleisten.
4. Forderungen und Verbindlichkeiten
Berücksichtigen Sie alle offenen Rechnungen, die Ihre Kunden noch bezahlen müssen (sogenannte Forderungen), oder alle ausstehenden Rechnungen, die Sie noch begleichen müssen (sogenannte Verbindlichkeiten).
5. Barreserven und Kreditlinien
Berücksichtigen Sie Ihre verfügbaren Barreserven, bestehende Kreditlinien, freie Beträge auf Kreditkarten oder Darlehen, auf die Sie im Notfall zurückgreifen können. Diese dienen als Sicherheitsnetz und helfen Ihnen, unvorhergesehene finanzielle Herausforderungen zu meistern.
Sobald Sie diese Informationen zusammengetragen haben, können Sie mit der Erstellung Ihrer Cashflow-Prognosen beginnen.
Wer ist an der Erstellung von Prognosen beteiligt?
Die Erstellung von Cashflow-Prognosen ist keine Einzelaufgabe. Wichtige Interessengruppen sollten einbezogen werden, um Genauigkeit zu gewährleisten und unterschiedliche Perspektiven einzubringen. Hier sind einige Personen, die im Prozess beteiligt sein sollten.
1. Geschäftsinhaber
Wenn Sie CFO sind, kennen Sie die Finanzen des Unternehmens… aber der Inhaber sollte dennoch eingebunden werden. Kleine Geschäftsinhaber wissen, welche Erwartungen und Ziele sie haben, und müssen auf dem Laufenden gehalten werden.
Ihr gebündelter Beitrag ist entscheidend für die Schätzung zukünftiger Umsätze, Kosten und Zahlungsströme, insbesondere im Hinblick auf bevorstehende Geschäftsänderungen oder wichtige Entwicklungen.
2. Finanzberater
Wenn Sie eng mit externen Finanzberatern zusammenarbeiten, sollten Sie diese an dieser Stelle einbeziehen. Sie kennen zahlreiche Unternehmen wie Ihres und ihre Expertise kann beim Erstellen genauer Cashflow-Prognosen wertvoll sein.
Sie können bei der Umsatz- und Kostenschätzung im Zusammenhang mit Bankrichtlinien, Zinsänderungen und anderen Finanzierungsfaktoren beraten, um sicherzustellen, dass Ihre Prognosen mit den Buchführungsgrundsätzen übereinstimmen.
3. Vertriebs- und Marketingleiter
Ihre Vertriebs- und Marketingteams stehen in direktem Kontakt mit Kunden und generieren die Umsätze. Wenn Sie kein riesiges Datenarchiv haben, sollten Sie diese Teams in den Prozess einbeziehen.
Sie können wertvolle Einblicke in Markttrends, Kundenverhalten und geplante Werbeaktionen oder Kampagnen geben, die sich auf den Umsatz auswirken könnten.
4. Leiter Operations und Produktion
Ebenso sollten Sie, wenn Informationen im Unternehmen noch nicht gebündelt sind, dieses Team einbeziehen.
Die Verantwortlichen für Betrieb und Produktion haben ein tiefes Verständnis für bevorstehende Veränderungen oder Projekte, die zusätzliche Mittel erfordern könnten. Ihre Einbindung stellt sicher, dass alle Ausgaben berücksichtigt werden und die Prognosen realistisch sind.
Wie erstellt man Cashflow-Prognosen?
Ich habe diesen Schritt-für-Schritt-Leitfaden schon oft genutzt und festgestellt, dass er den Prozess der Cashflow-Prognose vereinfacht.
Schritt 1: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Tool
Angenommen, Sie möchten weiterhin keine Buchhaltungssoftware verwenden – selbst solche speziell für kleine Unternehmen –, können Sie Cashflow-Prognosen auch mit einer Excel-Tabelle, Google Sheets oder einer ähnlichen Webanwendung erstellen.
Die Wahl des Tools hängt von Ihrem Komfortniveau und der Komplexität Ihrer Finanzen ab.
Schritt 2: Legen Sie den Zeitraum fest
Bestimmen Sie den passenden Zeitraum für Ihre Liquiditätsprognosen. Abhängig von Ihren Geschäftsaktivitäten oder Ihrem Geschäftsmodell können Sie diese in wöchentliche, monatliche, vierteljährliche oder periodische Abschnitte unterteilen.
Wöchentliche und monatliche Prognosen sind für kleine Unternehmen am gängigsten.
Schritt 3: Umsatz schätzen
Beginnen Sie damit, für jeden Zeitraum Ihren Umsatz zu schätzen. Berücksichtigen Sie historische Verkaufsdaten, Markttrends, das Verhalten Ihrer Kunden und anstehende Ereignisse oder Aktionen.
Seien Sie realistisch, aber schätzen Sie lieber vorsichtig und berücksichtigen Sie mögliche Schwankungen.
Schritt 4: Kosten kategorisieren
- Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben in Fixkosten (z. B. Miete, Gehälter) und variable Kosten (z. B. Rohmaterialien, Werbe- und Marketingausgaben).
- Weisen Sie jeder Kostenkategorie für jeden Zeitraum einen bestimmten Betrag zu.
- Konsultieren Sie die jeweiligen Verantwortlichen für jede Kategorie, um sicherzustellen, dass Sie realistische Kosten erfassen.
Schritt 5: Zeitliche Aspekte berücksichtigen
Realistisch mit dem zeitlichen Ablauf zu sein, ist einer der wichtigsten Aspekte im Rahmen dieser Prognose.
Berücksichtigen Sie die zeitlichen Unterschiede bei Ihren Einnahmen und Ausgaben. Manche Einnahmen erhalten Sie sofort, andere haben längere Zahlungsziele. Ebenso können Ausgaben sofort oder über einen längeren Zeitraum fällig werden.
Meiner Erfahrung nach sind viele kleine Unternehmen zu optimistisch, was den Zahlungseingang angeht, und verschieben die Begleichung von Rechnungen zu spät, was sich negativ auf die Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern sowie auf günstige Zahlungsbedingungen auswirkt.
Schritt 6: Saisonalität berücksichtigen
Wenn Ihr Unternehmen saisonalen Schwankungen unterliegt, passen Sie Ihre Liquiditätsprognosen entsprechend an. Identifizieren Sie Hoch- und Tiefphasen und stellen Sie sicher, dass Ihre Prognosen diese Schwankungen einbeziehen.
Saisonalität ist ein weiterer oft übersehener Faktor, der zu unrealistischen Liquiditätsprognosen und Liquiditätsengpässen führt.
Schritt 7: Offene Forderungen und Verbindlichkeiten einbeziehen
Berücksichtigen Sie alle unbezahlten Rechnungen, die Ihre Kunden Ihnen noch schulden (Forderungen), sowie alle noch offenen Rechnungen oder Zahlungsverpflichtungen, die Sie begleichen müssen (Verbindlichkeiten).
Schritt 8: Liquiditätsreserven und Kreditlinien erfassen
Beziehen Sie Ihre aktuellen Liquiditätsreserven sowie bestehende Kreditlinien mit ein, auf die Sie im Bedarfsfall zurückgreifen können. Diese dienen als Sicherheitsnetz und sorgen dafür, dass Sie einen Puffer haben, falls es unerwartet zu Problemen kommt.
Schritt 9: Weitere Szenarien modellieren
Auch wenn sich nicht alles vorhersagen lässt (ich schaue dich an, Pandemie), ist es wichtig, mögliche Umstände zu berücksichtigen, die Ihren Cashflow beeinflussen könnten. Dazu zählen zum Beispiel Marktänderungen, gesetzliche Anpassungen oder unerwartete Kosten.
Berücksichtigen Sie Puffer und Annahmen in Ihren Prognosen, um Unsicherheiten abzudecken.
Schritt 10: Überprüfen und verfeinern
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Kapitalflussrechnung analysieren, Ihre Liquiditätsprognosen erstellen und jede einzelne sorgfältig prüfen – allein und gemeinsam mit anderen. Suchen Sie nach Unstimmigkeiten, Fehlern oder unrealistischen Annahmen und passen Sie Ihre Zahlen bei Bedarf an, sobald Sie Problemstellen entdecken.
Denken Sie daran: Liquiditätsprognosen sind nicht in Stein gemeißelt. Sie sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, wenn sich Ihr Unternehmen oder Ihre Finanzlage ändert. Indem Sie Ihren tatsächlichen Geldfluss mit Ihren Prognosen abgleichen, können Sie Anpassungen vornehmen und Ihre Vorhersagen für mehr Genauigkeit optimieren.
Wann sollten Liquiditätsprognosen erstellt werden?
Liquiditätsprognosen sollten regelmäßig erstellt werden, um böse Überraschungen bei Ihren Finanzen zu vermeiden. Allerdings weiß ich, dass es eine Vielzahl an Dingen gibt, die Sie regelmäßig tun sollten.
Hier sind die Momente, in denen Sie diese Prognosen unbedingt anfertigen sollten.
Zu Beginn eines neuen Unternehmens
Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, haben Sie keinen Rückhalt, falls es nicht läuft wie erwartet. Liquiditätsprognosen helfen Ihnen, das realistischste Szenario festzulegen und mögliche Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen.
Wenn Sie eine Finanzierung suchen
Egal, ob Sie einen Kredit beantragen oder nach Investoren suchen, sind Cashflow-Prognosen ein entscheidender Bestandteil Ihres Pitches. Kreditgeber und Investoren möchten sehen, dass Sie Ihren Cashflow klar im Blick haben und genügend Barmittel generieren können, um sie pünktlich zurückzuzahlen.
Wenn Sie expandieren
Wenn eine Geschäftsausweitung geplant ist, können Cashflow-Prognosen Ihnen helfen, deren finanzielle Tragfähigkeit zu bestimmen.
Sie ermöglichen es Ihnen, die Auswirkungen der Expansion auf Ihren Cashflow zu beurteilen und gegebenenfalls zusätzlichen kurzfristigen oder langfristigen Finanzierungsbedarf zu erkennen.
Vor größeren finanziellen Entscheidungen
Wenn Sie einen Antrag machen wollen, ist es eine gute Idee, sich erst sicher zu sein. Warum sollte es im Geschäftsleben anders sein?
Immer wenn wichtige finanzielle Entscheidungen anstehen – etwa der Kauf von Vermögenswerten, das Eingehen neuer Verträge oder die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen – ist es wichtig, die Auswirkungen auf den Cashflow zu prüfen, um informierte Entscheidungen treffen zu können.
Beispiel einer Cashflow-Prognose
Um zu verdeutlichen, wie Cashflow-Prognosen erstellt werden, finden Sie hier ein Beispiel für eine einfache monatliche Cashflow-Prognose eines kleinen Unternehmens:
Die 3 größten Fehler, die Sie vermeiden sollten
Bestimmte häufige Fehler sollten Sie während des gesamten Cashflow-Prognoseprozesses vermeiden.
Umsatzerwartungen überschätzen
Wir neigen alle dazu, bei den Umsatzprognosen zu optimistisch zu sein. Es ist jedoch wichtig, realistisch zu bleiben und sich auf historische Daten, Unternehmens- und Branchentrends sowie zuverlässige Informationen zu stützen, denn blinder Optimismus hilft hier niemandem weiter.
Berücksichtigen Sie Kunden, die ihre Rechnungen spät zahlen, und gehen Sie zumindest davon aus, dass ein bestimmter Umsatzanteil nicht wie geplant (oder gar nicht) eingehen wird. So bauen Sie eine kleine Reserve ein, falls die Einnahmen doch nicht wie erhofft ausfallen.
Unterschätzung der Ausgaben
Ebenso kann die Unterschätzung von Ausgaben zu Liquiditätsengpässen führen. Seien Sie gründlich bei der Kategorisierung Ihrer Ausgaben und beziehen Sie alle potenziellen Kosten mit ein, auch versteckte oder einmalige Ausgaben.
So wie Sie beim Umsatz einen Puffer eingebaut haben, kalkulieren Sie auch mit unerwarteten Einmalkosten oder Preiserhöhungen, damit Sie böse Überraschungen vermeiden können.
Saisonalität ignorieren
Wenn Ihr Unternehmen saisonalen Schwankungen ausgesetzt ist, kann ein Übersehen dieses Faktors ein größeres Problem werden, als Sie denken. Holen Sie sich in solchen Fällen das Feedback anderer Stakeholder ein, die womöglich weitere Kostenpunkte kennen. Häufig verfügen sie über branchenspezifisches Wissen zu saisonalen oder periodenbezogenen Kosten und Umsatzzyklen.
Abonnieren Sie weitere Cashflow-Insights
Wenn Sie das nötige Wissen und die passenden Werkzeuge besitzen, um realistische Cashflow-Prognosen zu erstellen, ohne auf teure Software zurückzugreifen, zeigen Sie Ihren Stakeholdern, dass Sie das Zeug dazu haben, Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen.
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