Das ultimative ERP-Compliance-Playbook (+ Beispiele)

• Vorgaben für die Finanzberichterstattung
• Vorschriften zum Datenschutz
• Branchenspezifischen Richtlinien

Auch wenn das ziemlich einfach klingt, kann Compliance schnell kompliziert werden. Um es leichter verständlich zu machen, habe ich diese Tabelle erstellt (sie hätte mir zu Beginn meiner Tätigkeit im Bereich ERP-Compliance definitiv geholfen): 

Diese Vorschriften sind notwendig, um Verbraucher und Unternehmen zu schützen. Die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Strafen führen, einschließlich hoher Bußgelder, rechtlicher Schritte und Reputationsschäden. 

So geben beispielsweise die Märkte im asiatisch-pazifischen Raum, in Europa, im Nahen Osten, Afrika, Lateinamerika und Nordamerika jährlich etwa 206 Milliarden US-Dollar für die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung von Finanzkriminalität aus. Allein der nordamerikanische Markt investiert 61 Milliarden US-Dollar. Diese Strafen können zudem langanhaltende Auswirkungen haben und zum Verlust des Kundenvertrauens sowie einem Rückgang des Geschäfts führen.

Author's Tip

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist oft eine Voraussetzung bei der Haftpflicht- und Cyber-Versicherung von Unternehmen – und kann einen erheblichen Einfluss auf die Höhe Ihrer Versicherungsprämien haben.

Wie hängt ERP mit regulatorischer Compliance zusammen?

Sie wussten wahrscheinlich schon, wie wichtig Compliance ist – deshalb sind Sie ja überhaupt hier. Aber was hat das alles mit ERPs zu tun?

Die Beziehung zwischen ERP-Software und regulatorischer Compliance ist ganz einfach: Automatisierte Systeme erleichtern es, sich regelkonform zu verhalten.

Wenn ständig Einzelpersonen Entscheidungen im Bereich Compliance treffen, setzen Sie sich (und Ihr Unternehmen) dem Risiko aus, dass ein überforderter Manager zur Regelumgehung neigt, um eine Aufgabe zu erledigen. Und das ist nicht billig. Die Kosten bundesstaatlicher Regulierung sind mittlerweile auf mehr als 2,1 Billionen US-Dollar pro Jahr gestiegen.

Doch wenn ich im Laufe der Jahre eines gelernt habe, dann dass Sie diese Risiken minimieren, wenn Sie mit ERP-Software den Compliance-Prozess systematisieren.

Gerade im Gesundheitswesen spielen ERP-Systeme eine zentrale Rolle bei der Erfüllung von Vorschriften wie den Vorgaben der Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) und den Anforderungen der Food and Drug Administration (FDA). 

Mit dedizierten ERP-Systemen können Unternehmen im Gesundheitswesen Patientendaten verwalten, medizinische Bestände nachverfolgen und Berichte automatisieren. Dadurch bleiben sie konform mit Vorschriften und vermeiden teure Strafen – und das alles, während sie den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden erleichtern.

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5 Wege, wie ERP-Compliance Ihrem Unternehmen nützt

Ich habe mit vielen ERP-Berater:innen und Architekt:innen an ERP-Einführungen für verschiedene Unternehmen gearbeitet.

Diese Firmen wollen oft obligatorische Aufgaben wie die Einhaltung von Vorschriften von ihrem Tisch bekommen. Obwohl ich ein solides Verständnis für Compliance habe, wollte ich noch genauer wissen, wie sich diese Vorschriften ganz konkret auf Unternehmen auswirken.

Deshalb habe ich, als mir die Idee zu einem Artikel über ERP-Compliance kam, Edward Witchey, Senior Director des IT Project Management Office bei Merakey, kontaktiert. 

Durch die Kombination seines Wissens zu Software-Compliance mit meiner Erfahrung bei der Einführung von ERP-Systemen ergaben sich acht konkrete Wege, wie ERP-Lösungen dazu beitragen können, regulatorische Anforderungen besser einzuhalten:

1. Optimiert Datensicherheit und Datenschutz

Wie Sie und ich wissen, zentralisieren und vereinfachen ERP-Systeme die Prozesse. Aber wussten Sie, dass das Gleiche auch für Ihre Datensicherheit und den Datenschutz gilt? 

Durch starke Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung, sichere Speicherung und branchenspezifische Compliance-Maßnahmen können Sie vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenpannen schützen – und zwar direkt in Ihrem ERP-System. 

Im Finanzwesen beispielsweise setzen Banken ERP-Systeme mit Zugriffskontrollen ein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf sensible Finanzdaten zugreifen dürfen. So schützen diese Sicherheitsmaßnahmen die Bankkunden:

• Zentralisierte Datenverwaltung und Verschlüsselung schützen Kundendaten bei Transaktionen
• Sichere Speicherung schützt Daten vor Diebstahl oder physischen Schäden 
• Branchenstandards wie PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) schützen Kundenzahlinformationen vor Datenpannen

Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und Authentifizierungsmechanismen helfen, Daten zu schützen. Datensicherheitsrichtlinien, die regelmäßige Audits vorschreiben, helfen, Zugriffe auf die Daten zu überwachen und unbefugte Änderungen oder Verstöße zu verhindern.

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Edward Witchey

Senior Director, IT Project Management Office, Merakey

2. Erhöht die Gesamttransparenz und Kontrolle

ERP-Systeme steigern die Gesamttransparenz und Kontrolle in Ihrem Unternehmen durch detaillierte Dashboards, automatisierte Berichte und Echtzeit-Datenanalysen. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen: 

• Abläufe engmaschig zu überwachen und nachzuvollziehen
• Potenzielle Probleme zu identifizieren
• Fundierte Entscheidungen zu treffen
• Sichtbare Visualisierungen von wichtigen Leistungskennzahlen (KPIs) zu nutzen
• Für rechtzeitige und präzise Datenübermittlung zu sorgen
• Sofortigen Einblick in die Unternehmensleistung zu erhalten 

Zum Beispiel kann ein Logistikunternehmen mit einem ERP-System die Leistung seiner Flotte überwachen, Echtzeitdaten zu Fahrzeugstatus, Lieferzeiten und Kraftstoffverbrauch anzeigen und sicherstellen, dass es Vorschriften im Transportwesen einhält – beispielsweise durch das Führen korrekter Fahrerzeitenprotokolle. 

Wie Edward in unserem letzten Gespräch sagte:

Und er könnte damit nicht richtiger liegen. Diese Art von Überblick, den Sie mit einem ERP erhalten, hilft Ihnen, Compliance aufzubauen und aufrechtzuerhalten. 

3. Verbesserte Qualitätskontrolle und Rückverfolgbarkeit

Neben dem Überblick über Ihre Unternehmensprozesse können ERP-Systeme auch die Qualitätskontrolle, Rückverfolgbarkeit und das Management durch leistungsstarke Dokumentenverwaltung und Rückverfolgungsfunktionen verbessern. Diese Tools sorgen dafür, dass:

• Produkte die Qualitätsstandards erfüllen
• Alle Dokumentationen korrekt und aktuell sind
• Jeder Schritt im Produktionsprozess nachverfolgt werden kann

Dies ist besonders wichtig in Branchen wie der Fertigung, wo Qualitätskontrolle entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktintegrität und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ist.

Ein Beispiel hierfür ist die Automobilindustrie, in der Hersteller projektbasierte ERP-Systeme zur Steuerung ihres Produktionsprozesses einsetzen. Einer der Vorteile von ERP-Software für die Fertigung besteht darin, dass die Qualitätsmanagement-Tools des Systems garantieren, dass jedes Fahrzeug Sicherheits- und Qualitätsstandards erfüllt, und die Dokumentenverwaltungsfunktionen Produktionsdaten akkurat und zugänglich erfassen.  

Author's Tip

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr ERP-System kontinuierlich aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie sich verändernde Compliance- und Qualitätsanforderungen präzise nachverfolgen und erfüllen können.

4. Automatisiert Compliance-bezogene Aufgaben

Cloud-basierte ERP-Software sorgt für zentralisierte Compliance, indem sie operative Aufgaben automatisiert. Sie bietet eine Vielzahl an Automatisierungsfunktionen, darunter Finanzabschlüsse und Abstimmungen sowie weitere Berichte und Mitarbeitermanagement. Dies spart nicht nur Zeit ein, sondern reduziert auch menschliche Fehler und Risiken.

Mit automatisierten Aufgaben ermöglichen ERPs Ihrem Unternehmen schnellere Fertigstellungszeiten, optimierte Abläufe und die Möglichkeit, Probleme in Echtzeit zu adressieren, durch:

• Mitarbeiterschulungsmodule: Halten Sie alle Mitarbeitenden mit effektiven ERP-Trainingsprogrammen bezüglich Compliance auf dem neuesten Stand. 
• Benutzerzugriffsmanagement: Erlaubt ausschließlich autorisierten Personen den Zugriff auf sensible Daten. 
• Automatisierte Berichterstattung: Hält compliance-relevante Daten akkurat, dokumentiert und zeitnah.

Beispielsweise nutzen Krankenhäuser im Gesundheitswesen ERP-Systeme, um Compliance-Aufgaben zu verwalten, darunter die Aktualisierung von Vorschriften im Zusammenhang mit HIPAA-Anforderungen, die Bereitstellung von Mitarbeiterschulungen, die Autorisierung von Benutzerzugriffen und die Erstellung automatisierter Compliance-Berichte.

Author's Tip

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie mit der Automatisierung beginnen sollen, überlegen Sie sich, einen ERP-Implementierungspartner zu engagieren , der Sie unterstützt.

5. Schafft Transparenz

Kunden, Aktionäre, Mitarbeitende und die allgemeine Öffentlichkeit möchten wissen, dass die Unternehmen, bei denen sie einkaufen oder für die sie arbeiten, Vorschriften einhalten. 

ERPs unterstützen die Datenerfassung, die für eine transparente Finanzberichterstattung notwendig ist und so das Vertrauen der Interessengruppen stärken kann. Ebenso bieten einige ERPs sogar Kundenportale an, die Nutzern eine sichere, transparente Echtzeiteinsicht in Bestellstatus und andere Informationen gewähren, was das Vertrauen in die Marke und ihre Fähigkeit, wertvolle Einblicke zu liefern, erhöht.

So kann zum Beispiel ein Pharmaunternehmen sein ERP-System mit anderen Technologien integrieren, um vollständige Transparenz zu gewährleisten. Dadurch wird jeder Schritt in der Lieferkette – von der Herstellung bis zur Auslieferung – exakt und transparent dokumentiert, um regulatorischen Vorgaben zu entsprechen und den Ruf Ihres Unternehmens bei Verbraucher:innen, Partnern und Prüfern zu sichern.  

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ERP-Compliance in verschiedenen Branchen

Je mehr ich mit Unternehmen bei der ERP-Einführung arbeite, desto deutlicher wird mir, wie wichtig ERP-Compliance für verschiedene Branchen ist. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über einige der am strengsten regulierten Branchen und erfahren, wie ERPs ihnen helfen, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Fertigungsindustrie

Unternehmen in der Fertigungsbranche, einschließlich Treibstoff, Automobil- und Pharmaindustrie, sind verpflichtet, ISO 9001, die Auflagen der Occupational Safety and Health Administration (OSHA), der Environmental Protection Agency (EPA) sowie der Food and Drug Administration (FDA) einzuhalten. 

In diesem Bereich helfen ERP-Systeme den Unternehmen, Qualitätskontrolle, Arbeitsschutz sowie Umwelt- und Lebensmittelsicherheitsprotokolle zu dokumentieren, um Verbraucher- und Mitarbeitersicherheit zu gewährleisten. 

Finanzdienstleistungen

Die wichtigsten Aufsichtsbehörden für Finanzdienstleistungen sind die Federal Reserve, das Sarbanes-Oxley-Gesetz (SOX) und der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Diese Regelungen erfordern strenge Kontrollen hinsichtlich Finanzberichterstattung, Datensicherheit und Protokollierung, die durch ERP-Systeme gewährleistet werden können.

Transportwesen

Vorschriften für Transportunternehmen werden von Behörden wie dem Department of Transportation (DOT) und der Federal Aviation Administration (FAA) durchgesetzt; sie betreffen Bereiche wie Fahrzeugwartung, Fahrersicherheit und Umweltstandards – insbesondere im Luftverkehr. 

ERPs in diesem Bereich helfen Unternehmen, Wartungspläne genau zu verfolgen sowie Bestandsmengen und Flottenleistung in Echtzeit zu überwachen.

Gesundheitswesen

Im Gesundheitssektor werden regelmäßig sensible Kundendaten verarbeitet. Daher müssen die Anforderungen wichtiger Aufsichtsbehörden wie des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und der Food and Drug Administration (FDA) eingehalten werden.

Mit leistungsstarken ERP-Systemen können Unternehmen aus dem Gesundheitswesen Patientendaten sicher verwalten, genaue Aufzeichnungen über medizinische Geräte führen und Datenschutz- sowie Sicherheitsstandards einhalten.  

So erreichen Sie ERP-Compliance

ERP-Compliance klingt vielleicht abschreckend—glauben Sie mir, ich weiß das nur zu gut—aber Ihr Unternehmen kann sie mit den folgenden Tipps, die ich gesammelt habe, erreichen:

1. Die erforderlichen Vorschriften kennen

Führen Sie zunächst eine gründliche Analyse der regulatorischen Landschaft Ihrer Branche durch, indem Sie die relevanten Gesetze, Standards und Richtlinien recherchieren. Jede Vorschrift kann detaillierte Bestimmungen enthalten, die vorschreiben, wie Ihr Unternehmen zu agieren hat. 

Nehmen wir als Beispiel an, Sie leiten ein Finanzunternehmen. Sie müssen sicherstellen, dass dessen ERP-System SOX-Compliance unterstützt, indem Sie überprüfen, ob starke interne Kontrollen, genaue Mechanismen zur Finanzberichterstattung sowie sichere Datenverwaltungslösungen vorhanden sind. 

Die notwendigen Anpassungen und Erweiterungen im ERP-System helfen, Compliance-Lücken zu schließen und eine nahtlose Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Author's Tip

Stellen Sie sicher, dass Sie die Fähigkeiten Ihres aktuellen Systems bewerten, einschließlich Datensicherheitsmaßnahmen, Prüfung der Finanzberichterstattungsprozesse und Überprüfung der Protokolle für das Lieferkettenmanagement.

2. Sicherheitskontrollen implementieren

Im nächsten Schritt ist es wichtig, starke Sicherheitskontrollen zu implementieren, um unbefugten Zugriff, Datenlecks und andere Cyber-Bedrohungen zu verhindern, die die Integrität Ihres Unternehmens gefährden könnten. Hier einige grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, die Sie beim Einrichten Ihres ERP-Systems berücksichtigen sollten:

• Zugangskontrolle: Diese verhindert den unbefugten Zugriff auf bestimmte Daten oder Systemfunktionen, indem Benutzerrollen und Berechtigungen festgelegt werden.
• Verschlüsselung: Dies ist eine grundlegende Sicherheitsmaßnahme, die Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung schützt, damit Informationen nicht abgefangen oder ohne Berechtigung eingesehen werden können und stets unleserlich sowie sicher bleiben. 
• Regelmäßige Sicherheitspatches: Sie sind notwendig, um Schwachstellen zu beheben und sich vor neu auftretenden Bedrohungen zu schützen. Achten Sie darauf, dass Ihr ERP-System mit den neuesten Updates versehen ist, um Angriffe durch Cyberkriminelle zu verhindern und das Risiko von Datenpannen zu minimieren.

Gerade in Ihrem Finanzunternehmen ist es besonders wichtig, diese Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen, um die Sensibilität der Finanzdaten zu wahren und zu schützen. Durch die Implementierung von Finanz-ERP-Systemen kann Ihr Unternehmen seine Daten schützen, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und das Vertrauen der Stakeholder stärken.

3. Datenschutzmaßnahmen aufbauen

Datenschutz ist ein Grundpfeiler der ERP-Compliance, insbesondere angesichts strenger Datenschutzvorschriften. Das können Sie hierfür tun:

• Entfernen oder maskieren Sie personenbezogene Daten (PII) in Ihren Datensätzen, um die Privatsphäre der Einzelpersonen zu schützen. 
• Setzen Sie im ERP-System Datenanonymisierung ein, um sicherzustellen, dass sensible Informationen und Compliance-Anforderungen eingehalten werden.
• Bieten Sie Möglichkeiten zur Einwilligungsverwaltung an, einschließlich Nachverfolgung von Einwilligungsstatus und Mechanismen, mit denen Einzelpersonen ihre Einwilligung widerrufen können. 
• Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System Anfragen von betroffenen Personen nach Zugang zu ihren Daten (DSARs) unterstützt, sodass Einzelpersonen gesetzlich vorgesehenen Zugang, Korrektur oder Löschung ihrer Daten fordern können.

Mit diesen Maßnahmen schützen Sie Kundendaten und ermöglichen Ihrem Unternehmen trotzdem, Finanzanalysen durchzuführen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Durch den Aufbau robuster Datenschutzmaßnahmen im ERP-System kann Ihr Finanzunternehmen zeigen, dass es sich dem Schutz der Kundendaten und der Einhaltung von Standards verpflichtet fühlt.

Häufige Herausforderungen bei der ERP-Compliance

Die Einführung von ERP-Compliance kann mit Herausforderungen wie den folgenden verbunden sein.  

• Fragmentierte Daten migrieren: Die manuelle Migration von isolierten Daten zwischen mehreren unterschiedlichen Systemen kann zeitaufwendig, fehleranfällig, ungenau und komplex sein.  
• Fehlende Echtzeitüberwachung und -benachrichtigungen: Ohne ein ERP-System kann es Ihrem Unternehmen schwerfallen, die Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit zu überwachen, was es erschwert, potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren und anzugehen.  
• Schwierigkeiten bei der Anpassung an Veränderungen: Regulatorische Rahmenbedingungen entwickeln sich ständig weiter, und Unternehmen ohne robuste ERP-Lösung können Schwierigkeiten haben, sich schnell an neue Compliance-Anforderungen anzupassen.  

Author's Tip

Testen ist entscheidend, um Fehler und Dinge aufzudecken, die nicht das erwartete Ergebnis liefern. Ich habe erlebt, dass Unternehmen versuchen, beim verschiedenen Arten wichtiger ERP-Tests zu sparen – tun Sie das nicht. Ich weiß, Zeit ist Geld, aber der Return on Investment hängt von ausreichenden Tests ab.

Zukünftige Trends bei der ERP-Compliance

Mit dem stetigen technologischen Fortschritt verändern sich auch die regulatorischen Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen. Wenn Sie sich über Branchenressourcen wie ERP-Newsletter informieren, können Sie diesen Veränderungen voraus sein, ERP-Compliance sicherstellen und potenzielle Risiken minimieren.

Das richtige ERP wählen 

Bei der Auswahl des passenden ERP-Systems, das Ihren Geschäftsanforderungen entspricht und Ihre gesetzlichen Vorgaben unterstützt, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Durch die Nutzung der Fähigkeiten von ERP-Systemen kann Ihr Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vereinfachen, ein effektives Risikomanagement bei Nichteinhaltung gewährleisten, Kosten reduzieren sowie das Vertrauen und die Zuversicht von Stakeholdern bewahren.

Das verschafft Ihnen mehr Zeit, sich auf Ihre Geschäftsziele zu konzentrieren – und stellt sicher, dass Ihr operatives Finanzmanagement aktuellen regulatorischen Anforderungen und Veränderungen genügt.

Sie wissen noch nicht genau, wo Sie anfangen sollen? Schauen Sie sich die Top-ERP-Alternativen des CFO Clubs an, um den Einstieg zu erleichtern.

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