ERP-Inventarverwaltungssysteme: Lohnen sie sich?
Wenn Sie hier gelandet sind, nachdem Sie nach „ERP-Inventarverwaltungssystemen“ gegoogelt haben, sind Sie wahrscheinlich bereit, sich von Papierlisten und Excel-Tabellen zu verabschieden. Sie möchten Ihre Abläufe effektiver organisieren, und darauf können Sie wirklich stolz sein!
Nun beginnt die notwendige Aufgabe, Ihre manuellen Aufzeichnungen mithilfe von Enterprise Resource Planning zu digitalisieren.
Was ist ERP-Inventarverwaltung?
ERP-Inventarverwaltung bedeutet genau das, was der Name sagt: Es ist der Prozess, alle Geschäftsabläufe und Bestände Ihres Unternehmens auf einer zentralen Plattform zu verwalten.
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ERP-Systeme helfen Ihnen, verschiedene Aufgaben der Inventarverwaltung zu optimieren – von Finanzen und Einkauf bis hin zur Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung.
Brauchen Sie eine Inventarverwaltung?
Inventarverwaltung wird in der Regel für Unternehmen (die mit physischen Produkten handeln) relevant, sobald sie bereit sind, in die „nächste Wachstumsphase“ überzugehen.
Während die Anzeichen, dass Ihr Unternehmen für diese „nächste Phase“ bereit ist, sehr unterschiedlich sein können, gibt es ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten, um herauszufinden, ob Sie bereit sind, ein ERP-System einzuführen:
- Stellen Sie Inkonsistenzen zwischen tatsächlichen und erfassten Lagerbeständen fest? Und wirkt sich dies auf Ihre Geschäftsabläufe aus?
- Beeinträchtigt die manuelle Nachverfolgung der Bestände die Produktivität Ihres Teams und verursacht überdurchschnittlich hohe Personalkosten?
- Fehlt Ihnen die Echtzeiteinsicht in Lagerbestände und Warenbewegungen, sodass Sie nur schwer auf schwankende Nachfragestände reagieren können?
Wenn Sie eine oder mehrere der obigen Fragen mit Ja beantwortet haben, könnte eine ERP-basierte Inventarverwaltung genau das Richtige für Sie sein.
Vorteile der ERP-Inventarverwaltung
Verschiedene Arten von ERP-Systemen kommen unterschiedlichen Geschäftsbereichen zugute. Dazu gehören Buchhaltung, Finanzen, Personal, Vertrieb, Kundenservice und natürlich die Inventarverwaltung.
Insbesondere ERP-Inventarsysteme optimieren Ihre Geschäftsabläufe, steigern die Effizienz, stoppen Geldverluste und maximieren die Gewinne.
Bestandsübersicht und -kontrolle in Echtzeit
ERP-Systeme bieten detaillierte Einsichten in Ihren Bestand, selbst über mehrere Standorte hinweg. Sie ermöglichen es Ihnen, Bestände zu überwachen, Aufträge nachzuverfolgen und Ungenauigkeiten zu erkennen.
Dieser verbesserte Überblick sorgt außerdem für bessere Bestandskontrolle und reduziert Fehlbestände, Engpässe, Überbestände und die damit verbundenen Kosten.
Effizienterer Beschaffungsprozess
Ein ERP-System ermöglicht die Automatisierung von Beschaffungsprozessen. Dazu gehören die Erstellung von Bestellaufträgen, das Management von Lieferanten und das Nachverfolgen der Leistungsfähigkeit der Zulieferer.
Der Umstieg von manuellen Beschaffungsprozessen ermöglicht es Ihnen außerdem, sich stärker auf Nachbestellungen und das Aushandeln besserer Preise mit Lieferanten zu konzentrieren.
Vereinfachte Auftragsabwicklung und Auslieferung
Eine ERP-Software vereinfacht die Auftragsabwicklung und verbessert so die Kundenzufriedenheit. Sie verwaltet dabei Verkaufsaufträge und die Lagerzuordnung und verfolgt die Warenbewegung von der Bestellung bis zur Auslieferung.
Dieser automatisierte Prozess verkürzt Ihre Durchlaufzeiten, reduziert Fehler und gewährleistet eine pünktliche Lieferung der Produkte.
Verlässliche Nachfrageprognosen
ERP-Systeme liefern Ihnen historische Daten und Verbrauchstrends, die Ihnen helfen, die Nachfrage entsprechend vorherzusagen. Durch genaue Nachfrageprognosen vermeiden Sie Überbestände und reduzieren damit unnötige Lagerkosten.
Integrierte Geschäftsprozesse
Mit einem ERP-System können Sie die Inventarverwaltung problemlos mit weiteren zentralen Geschäftsprozessen wie Finanzen, Produktion und Vertrieb vernetzen. Diese Integrationen ermöglichen einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Abteilungen und fördern Zusammenarbeit sowie bessere Entscheidungsfindung.
Es gibt noch weitere große, attraktive Vorteile, die sich aus der Nutzung von ERP-Systemen ergeben, aber für diesen Artikel konzentrieren wir uns auf das Bestandsmanagement.
Hauptfunktionen des ERP-Bestandsmanagements
Die besten ERP-Systeme für Bestands- und Lieferkettenmanagement haben eine Sache gemeinsam – besser gesagt, sie haben diese fünf Dinge gemeinsam:
1. Bestandsverfolgung
Jede gute ERP-Lösung für das Bestandsmanagement verfügt über leistungsstarke Funktionen zur Bestandsverfolgung. Mit diesem Feature behalten Sie Ihren Lagerbestand im Auge und sind auf Veränderungen in Angebot und Nachfrage vorbereitet.
2. Beschaffung und Nachschubsteuerung
Die Funktionen für Beschaffung und Nachschub umfassen Aufgaben wie die Erstellung von Bestellaufträgen, das Lieferantenmanagement und die Überwachung der Lieferantenleistung. So stellen Sie sicher, dass Sie weder einen Mangel noch einen Überschuss an Waren haben – diesen Vorteil können Sie auch mit Bestellsoftware erzielen.
3. Auftragsverwaltung
Mit der Funktion zur Auftragsverwaltung können Sie neue Auftragsdatensätze erstellen und deren Status nachverfolgen, bis diese beim Kunden eintreffen.
Außerdem können Sie bei Bedarf individuelle Produktinformationen und -historien abrufen, ohne sich durch zahlreiche verschiedene Systeme wühlen zu müssen.
4. Prognose und Planung
Prognose- und Planungsfunktionen helfen Ihnen, den zukünftigen Bedarf an Lagerbeständen vorherzusagen. Sie stellen sicher, dass die erforderlichen Bestände durch Analyse historischer Daten, Verkaufsprognosen und Markttrends gehalten werden.
5. Systemintegration
Die beste ERP-Bestandssoftware sorgt für eine unternehmensweite Abstimmung, indem sie das Bestandsmanagement mit anderen Unternehmensfunktionen verbindet und so eine reibungslose Integration zwischen den Tools ermöglicht.
Vor allem wird von ERP-Bestandsmanagement nicht erwartet, dass es als eigenständige Aktivität funktioniert. Es ist Teil eines einheitlichen Systems zur Steigerung der Unternehmenseffizienz.
Zusätzliche ERP-Funktionen für das Bestandsmanagement
Die oben genannten Funktionen sind immer am wichtigsten. Aber hier sind einige großartige, nicht zwingende Features, auf die Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems achten sollten.
| Analysen und Berichte | Zeigt präzise aktuelle und historische Bestandsdaten |
| Mobile Kompatibilität | Ermöglicht Bestandsmanagement von unterwegs |
| Benutzerzugriffssteuerung | Beschränkt die Sichtbarkeit sensibler Bestandsdaten |
| Retourenmanagement | Verfolgt Rücksendungen, Rückerstattungen und Reparaturen |
| Automatisierte Benachrichtigungen | Markiert kritische Lagerbestände und Nachbestellpunkte |
| Skalierbarkeit | Anpassbar an wachsende Unternehmensanforderungen |
| Qualitätskontrollen | Logik oder Regeln zur Qualitätssicherung |
| Barcode- und Etikettierung | Unterstützt die Produktverfolgung und reduziert menschliche Fehler |
| Mehrstandortverwaltung | Bezieht Lagerbestand aus mehreren Lagern mit ein |
| Chargen- und Ablaufverfolgung | Verhindert Verluste bei verderblichen Waren |
| Lagerverwaltung | Optimiert die Lagerautomatisierung |
| Kundenbeziehungsmanagement (CRM) | Verbessert das Kundenerlebnis |
Wie Sie ein ERP-System mit Schwerpunkt Bestandsmanagement auswählen
Jetzt, da Sie wissen, worauf Sie bei der idealen Lösung achten müssen, möchte ich Ihnen helfen, die gewählte ERP-Software optimal zu nutzen – egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden.
Schritt 1 – Geschäftsanforderungen festlegen
Treffen Sie sich mit wichtigen Stakeholdern, um die Anforderungen Ihres Unternehmens an das Bestandsmanagement zu verstehen. Stellen Sie anschließend ein ERP-Implementierungsteam zusammen. Dieses Team könnte Lagerleiter, Einkaufsabteilungen und Finanzverantwortliche umfassen.
Sie können auch andere Kollegen hinzufügen, die bei der Definition umfassender Anforderungen relevant sind. Oder Sie beauftragen einen ERP-Berater, um den gesamten Prozess für Sie und Ihr Team zu vereinfachen.
Schritt 2 – Ziele festlegen und Budget zuweisen
Genau genommen sind das zwei Schritte:
- Definieren Sie konkrete Ziele für Ihre neue ERP-Inventarverwaltungssoftware.
- Bestimmen Sie, wie viel Geld Sie dafür ausgeben können.
Falls Sie nicht genau wissen, wie Sie bei der Zielsetzung anfangen sollen, überlegen Sie, spezifische Ziele in Bezug auf verbesserte Bestandsgenauigkeit, höhere Auftragsabwicklungsraten, verkürzte Durchlaufzeiten und ähnliche Punkte zu setzen.
Wenn es Ihnen schwerfällt, ein realistisches Budget durchzusetzen, führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch und teilen Sie die Ergebnisse mit den anderen Entscheidungsträgern.
Schritt 3 - Wählen Sie eine ERP-Inventarverwaltungslösung aus
Behalten Sie Ihre Anforderungen und Ihr Budget im Blick und informieren Sie sich über verschiedene ERP-Programme und Anbieter.
Konzentrieren Sie sich auf Optionen, die die gewünschte Funktionalität bieten, und erstellen Sie anschließend eine Shortlist der Systeme, die Sie näher prüfen möchten. Alternativ können Sie auch mein Team kontaktieren, um Sie zu den Systemen zu führen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passen.
10 Beste ERP-Inventarverwaltungslösungen
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Schritt 4 - Entwerfen und konfigurieren Sie Workflows für das neue System
Arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam zusammen, um Workflows für all Ihre Inventarverwaltungsprozesse zu gestalten und auszuarbeiten. Sie sollten mit folgenden Schritten beginnen:
- Analysieren und Anpassen von Modulen,
- Festlegen von Datenparametern,
- Definition von Benutzerzugriffsrechten, und
- Einrichtung von bereichsübergreifenden Tool-Integrationen.
Schritt 5 - Führen Sie umfassende Benutzertests durch
Bevor Sie mit dem neuen ERP-System live gehen, stellen Sie sicher, dass auch andere als Sie das System verstehen und bedienen können. Lassen Sie dazu Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen Ihre neue Einrichtung testen.
Das kann so einfach sein wie jemanden aus dem Einkaufsteam den Bestellworkflow testen zu lassen – auch wenn Rückfragen unvermeidlich sind, sollten keine grundlegenden Bedenken entstehen.
Notieren Sie sich das Feedback und beheben Sie alle Probleme oder Fehler, bevor Sie in die nächste Phase gehen.
Schritt 6 - Implementieren Sie die Lösung und schulen Sie die Anwender
Jetzt ist Zeit für die Einführung. Machen Sie das System für alle relevanten Mitglieder Ihres Inventarverwaltungsteams zugänglich.
Bauen Sie mit Ihrem Team alle betrieblichen Änderungen Schritt für Schritt durch und erwägen Sie, eine Schulung direkt vom Anbieter – persönlich oder virtuell – vorab durchführen zu lassen. Auch dieser Schritt wird gerne übersprungen, aber wenn Sie das tun, verspreche ich Ihnen, dass Sie hier weniger Rendite aus der Investition ziehen werden.
Nach dem Rollout können Sie aus jedem Bereich "Change Champions" bestimmen oder Ihr Implementierungsteam noch etwas länger aktiv halten. Greifen Sie auf diese Personen zurück, um praktisches Feedback zu sammeln und auftretende Herausforderungen schnell anzugehen.
Schritt 7 - Sorgen Sie für laufenden Support und Wartung
Recherchieren Sie, welche Art von Unterstützung Ihr ERP-Anbieter bereitstellt, und beobachten Sie die Software-Updates, damit Ihr Team immer auf dem neuesten Stand bleibt. Überwachen Sie außerdem kontinuierlich die Systemleistung und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen für eine optimale Produktivität vor.
Verbessern Sie Ihr Unternehmen mit ERP-Inventarverwaltung
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, gehe ich davon aus, dass dieses Thema für Sie äußerst relevant ist – also… Worauf warten Sie? Informieren Sie sich über ERP-Systeme für Ihre Inventarverwaltung und genießen Sie, wie das Leben ein klein wenig einfacher wird.
Wenn Ihr ERP-System es nicht kann...
Nutzen Sie ein System, das es kann. Sie müssen Ihr ERP-System nicht nutzen, um Ihr Inventar zu verwalten – es gibt viele speziell entwickelte Bestandsverwaltungstools auf dem Markt. Das sind meine Favoriten:
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