So entwickeln Sie eine erfolgreiche ERP-Strategie
Eine schlecht durchgeführte ERP-Einführung verschwendet nicht nur das Budget; sie beeinträchtigt die finanzielle Transparenz, hemmt die Skalierbarkeit und frustriert Ihre Teams.
Als Digitalsoftware-Experte mit jahrelanger Erfahrung in der Begleitung von Unternehmen durch das Labyrinth der ERP-Lösungen weiß ich, wie die richtige Herangehensweise Effizienz und Wachstum fördern kann – und wie die falsche Teams um Monate oder sogar Jahre zurückwerfen kann.
Deshalb habe ich diesen Leitfaden gezielt für CFOs entwickelt. Darin erfahren Sie, wie Sie Risiken minimieren, funktionsübergreifende Teams ausrichten und sicherstellen, dass Ihre ERP-Investition vom ersten Tag an messbaren ROI liefert. Bereit, loszulegen?
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Was ist eine ERP-Strategie?
Eine ERP-Strategie legt fest, wie Ihr ERP-System mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht wird. Sie zeigt auch, wie das ERP die Abläufe optimiert und die Betriebskosten senkt.
Betrachten Sie sie als das Rückgrat Ihrer ERP-Implementierung – denn genau das ist sie. Richtig umgesetzt, unterstützt eine ERP-Strategie eine nahtlose Prozessautomatisierung. Zudem erleichtert sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Unternehmenseinheiten nach der ERP-Einführung.
Angenommen, Sie setzen ein Cloud-ERP ein, um die Auftragsabwicklung und Zahlungsabstimmung zu vereinfachen. Eine gut strukturierte Strategie gewährleistet einen reibungslosen ERP-Rollout und das Change Management, sodass:
- Lagermitarbeiter sofortige Benachrichtigungen erhalten, um Bestellungen zu bearbeiten, sobald sie eingehen. Das Ergebnis? Zufriedene Kunden und Wiederkäufer.
- Finanzteams erhalten bessere Einblicke in Transaktionen und können Zahlungen in Echtzeit abstimmen. Das verhindert letztlich Reibung zwischen den Teams.
Die Grundlagen der ERP-Strategie
Erfolgreiche ERP-Einführung beginnt mit Klarheit und einem wasserdichten Business-Case – nicht mit Software. Bereit, das Fundament zu legen, bevor die digitale Transformation beginnt? Hier sind die vier wichtigsten Grundlagen der ERP-Strategie, die Sie kennen sollten:
Sehen wir uns diese Strategien und ihre Bedeutung für die Synchronisierung Ihrer Ziele, Mitarbeiter und Systeme genauer an.
- Eine definierte Vision und klare Geschäftsanforderungen: Eine solide ERP-Strategie beginnt mit einer klaren Vision, die mit eindeutigen Geschäftsanforderungen verbunden ist, damit Sie fokussiert und ergebnisorientiert bleiben.
- Ein Integrationsplan und eine solide Datenstrategie: Die Überprüfung bestehender Tools und eine nahtlose Integration fördern Effizienz und langfristigen Erfolg, ebenso wie die Entwicklung eines zuverlässigen Datenplans.
- Frühe Einbindung der Stakeholder und Schulungen: Die frühzeitige Einbindung und Schulung von Führungskräften, Anwendern und IT-Spezialisten fördert internes Know-how. Außerdem werden Widerstände minimiert und die Akzeptanz gesteigert.
- Eine detaillierte Roadmap und ein Zeitplan für die Implementierung: Eine strukturierte Roadmap hält das ERP-Projekt im Zeitplan und stimmt es auf Ihre Geschäftsstrategie ab. Sie sollte klare Zeitvorgaben, Maßnahmen zur Risikominderung und wichtige Meilensteine enthalten.
Wie entwickelt man eine ERP-Strategie
Nachdem wir die wichtigsten Bausteine behandelt haben, geht es nun darum, eine ERP-Strategie von Grund auf zu entwickeln. Mit dem richtigen Fundament (und den folgenden Schritten) können Sie eine fehlerfreie ERP-Strategie erstellen.
1. Überprüfen Sie Ihre Organisationsstruktur
Wenn Sie die aktuelle Struktur und täglichen Abläufe Ihres Unternehmens kennen, können Sie Ihr neues ERP-System so implementieren, dass es für alle Teams funktioniert. Analysieren Sie dazu jede Abteilung, ihre wichtigsten Geschäftsprozesse und wie Entscheidungen getroffen werden.
Idealerweise sollten Sie sich dabei folgende Fragen stellen:
- Welche Tools werden in den verschiedenen Abteilungen verwendet?
- Wer berichtet an wen?
- Wie fließen Informationen zwischen den Teams?
- Wie werden Entscheidungen getroffen?
- Wo liegen die Engpässe in den aktuellen Arbeitsabläufen?
- Was sind die KPIs jeder Abteilung und wie stehen sie im Zusammenhang mit den Unternehmenszielen?
Diese Antworten sind entscheidend, um Ihre Geschäftsanforderungen zu definieren und aufzuzeigen, wie ERP diese erfüllen kann.
Angenommen, Sie leiten das Finanzwesen eines Papierlieferanten mit Vertriebs-, Kundenservice- und Buchhaltungsteams. Jede dieser Abteilungen hat unterschiedliche Aufgaben und Arbeitsmittel. Darüber hinaus fehlt ihnen eine angemessene Integration und sie arbeiten isoliert. Diese Zersplitterung führt nun zu verzögerten Lagerbestandsupdates, schlechter Vertriebstransparenz und doppelter Arbeit.
Die gute Nachricht? Sobald Sie verstehen, wie jedes Team arbeitet, wird es ein Kinderspiel sein, eine ERP-Strategie zu entwickeln, die sie verbindet und Geschäftsprozesse verbessert.
2. Geschäftsanforderungen definieren
Klare Gründe für die Einführung eines ERP-Systems helfen, das Engagement der Stakeholder zu fördern und den ROI zu steigern. Erinnern Sie sich an die Engpässe, die Sie in Schritt 1 identifiziert haben? Nutzen Sie diese als Basis und bauen Sie darauf Ihre ERP-Anforderungen auf.
Stellen Sie sich vor, Ihr Papierunternehmen verwendet veraltete Lagerbestandsdaten und hat eine eingeschränkte Sicht auf die Lieferkette. Ausgehend davon könnten Ihre geschäftlichen Anforderungen z. B. sein:
- Echtzeit-Transparenz beim Lagerbestand: Ein zentrales Dashboard, das Lager- und Vertriebsteams sofortigen Zugriff auf die aktuellen Bestände ermöglicht.
- Automatisierung der Vertriebspipeline: Manuelle Tabellen werden durch ein einheitliches, automatisiertes System für Vertrieb und Marketing ersetzt.
- Auftragsstatus-Tracking: Eine Funktion, mit der Support-Mitarbeiter den Status jeder Bestellung von der Bestätigung bis zum Versand überwachen können.
Legen Sie als Nächstes einen realistischen Zeitplan für das Testen, die Schulung des Teams und den unternehmensweiten Rollout fest.
Meiner Erfahrung nach dauert die Einführung einer ERP-Lösung in der Regel 6 Monate bis 2 Jahre. Die Dauer hängt allerdings von der Unternehmensgröße sowie den gewünschten Modulen und dem Grad der Anpassung ab. Auch die Anforderungen an die Datenmigration und die Vorbereitung des Teams beeinflussen die Geschwindigkeit der Implementierung.
3. Bestehende Lösungen überprüfen
Wenn Sie die bestehenden Systeme der einzelnen Teams bewerten, erhalten Sie Einblick in deren aktuelle Arbeitsweise und können daraus ERP-Anforderungen ableiten. Durch diese Bewertung identifizieren Sie insbesondere:
- Ob Teams unterschiedliche Tools für den gleichen Prozess verwenden, damit Sie diese Redundanzen beseitigen können.
- Schwachstellen in Team-Workflows und Möglichkeiten zu deren Verbesserung.
- Probleme, die bei der Integration von Arbeitstools in ein ERP (On-Premise oder Cloud) entstehen können.
- ERP-Anpassungen, um Prozesse, Workflows und Tools zu unterstützen, die Sie nicht ändern wollen.
4. Die richtigen Personen einbeziehen
Wenn Sie frühzeitig die richtigen Stakeholder einbinden, fördern Sie die Akzeptanz des ERP-Systems und verringern Widerstände. Denken Sie an Führungskräfte wie Investoren und das Management. Auch Kernteammitglieder, von Managern bis zu einzelnen Mitarbeitenden, werden nicht vergessen.
Nehmen Sie das Fallbeispiel des Papierunternehmens. Wenn Sie Ihre Strategie entwickeln, binden Sie vermutlich früh das Kundenserviceteam ein, da es nah am Produkt ist. Anschließend wenden Sie sich an die IT-Abteilung, um den Umfang und Integrationen abzuklären.
5. Einen Datenplan erstellen
Ein Datenplan verbindet Ihr gesamtes Unternehmen. Er unterstützt die Entscheidungsfindung und verhindert doppelte Datensätze sowie redundante Funktionen. Im Gegensatz dazu führen unvollständige, fehlerhafte oder isolierte Daten zu eingeschränktem Informationsfluss und mindern den Nutzen des ERP-Systems.
So entwickeln Sie eine klare Datenstrategie:
- Erarbeiten Sie einen Plan, wie Sie Unternehmensdaten während der ERP-Einführung vorbereiten und migrieren.
- Bestimmen Sie das Team, das für die jeweiligen Datensätze zuständig ist.
- Legen Sie Standards zur Wahrung der Datenintegrität fest.
- Erkennen Sie mögliche Risiken bei der Konsolidierung.
Beim ERP-Rollout entdecken Sie zum Beispiel unter Umständen doppelte und inkonsistente Finanzdaten in Excel und Buchhaltungs-Apps. Zuerst sollten Sie durch Prüfung, Bereinigung und Konsolidierung für korrekte Bücher sorgen. Anschließend migrieren Sie die Daten schrittweise, um weitere Probleme rechtzeitig zu entdecken und zu beheben.
6. Einen Fahrplan erstellen
Ein ERP-Fahrplan definiert Zeitpläne und Stakeholder, sodass Sie Ziele in kleine Schritte zerlegen und die Verantwortlichkeit sicherstellen können. Er zeigt das Wie, Wann und Wer Ihrer ERP-Strategie auf.
Ein guter ERP-Fahrplan enthält:
- Ein Kommunikationsplan: Legt fest, wann und wie Updates an Stakeholder kommuniziert werden.
- Geschätzte Zeitpläne: Skizziert den Go-Live-Plan mit wichtigen Abschlussdaten.
- Projektteam und Ergebnisse: Listet wichtige Aufgaben, Berichte, Funktionen oder Module sowie die verantwortlichen Teams oder Einzelpersonen auf.
- Wesentliche Abhängigkeiten: Hebt kritische Aufgaben hervor, die abgeschlossen sein müssen, bevor andere fortgeführt werden können.
- Projektphasen und wichtige Meilensteine: Unterteilt das Projekt in Abschnitte mit wichtigen Meilensteinen zur Fortschrittskontrolle.
Beispielsweise kann Ihr Papiergroßhandel die ERP-Einführung folgendermaßen skizzieren:
| Phasen | Zeitplan | Ergebnisse | Wer ist verantwortlich |
Planung | 1 Monat | Festlegen der ERP-Anforderungen und wichtigsten Stakeholder. | IT-Team und Führungskräfte |
| Überprüfung der bestehenden Infrastruktur | IT-Team und ERP-Projektmanager | ||
| 2 Monate | Wahl des Anbieters | IT-Team, ERP-Projektmanager und Finanzteam | |
| Bereinigung der Unternehmensdaten. | IT-Team | ||
| Design und Entwicklung | 3 Monate | Einrichtung des ERP-Systems | IT-Team und ERP-Projektmanager |
| Testphase | System testen und Fehler beheben | QA-Team, IT-Team und ERP-Projektmanager | |
| Einführung | 4 bis 6 Monate | Mitarbeiterschulung organisieren | IT-Team, ERP-Projektmanager und Kommunikationsteam |
| ERP unternehmensweit ausrollen | IT-Team, ERP-Projektmanager und Teamleiter | ||
| Support | 7 bis 12 Monate | Systemnutzung analysieren und Akzeptanzquoten verfolgen (und verbessern) | IT-Team und ERP-Projektmanager |
| Regelmäßige Audits durchführen und Feedback einholen, um das ERP zu optimieren | IT-Team, Kommunikationsteam und ERP-Projektmanager |
Der beste Zeitpunkt, um eine ERP-Strategie zu entwickeln
Der beste Zeitpunkt für die Entwicklung einer ERP-Strategie ist der Moment, in dem Sie sich entscheiden, eine Enterprise Resource Planning-Lösung einzuführen. Der Grund für dieses Timing? Ihre Strategie ist der Schlüsselfaktor für den Erfolg Ihrer Implementierung – und Sie sollten sie entwickeln, noch bevor Sie einen ERP-Anbieter wählen.
Im Ernst. Jeder Schritt Ihrer Strategie bringt Sie näher an die Ausrichtung des Teams und entfernt Sie von teuren Implementierungsverzögerungen. Das Ziel ist, sicherzustellen, dass das ERP wie geplant funktioniert.
Als kurze Orientierungshilfe finden Sie hier einige Indikatoren, die zeigen, dass es Zeit ist, eine ERP-Strategie zu entwickeln:
- Ihr Unternehmen ist über die bestehenden Systeme oder Werkzeuge hinausgewachsen
- Sie expandieren in neue Märkte oder Produktbereiche
- Ihr Team verbringt viel Zeit mit manuellen Prozessen
- Es gibt operative Ineffizienzen oder geringe Datentransparenz zwischen den Abteilungen
Sobald Sie bereit sind, Ihre ERP-Implementierungsstrategie zu erstellen, nutzen Sie meine ERP-Strategie-Checkliste, damit Sie alles im Blick behalten:
Die häufigsten Fehler bei ERP-Strategien (und wie man sie vermeidet)
Auch mit besten Absichten kann eine ERP-Strategie scheitern, wenn Sie nicht aufmerksam bleiben. Vermeiden Sie diese häufigen Fehler bei ERP-Strategien, um Ihre Umsetzung abzusichern.
1. Fehlzuweisung von Ressourcen
Eine falsche Ressourcenverteilung kann zu Verzögerungen, operativen Ineffizienzen und schlechter Umsetzung führen.
Stellen Sie sich vor, Sie budgetieren zu viel für die anfängliche Mitarbeiterschulung und kaum etwas für die fortlaufende IT-Unterstützung. Dann sind erfahrene Mitarbeitende bestens eingearbeitet, aber neue Teammitglieder tun sich schwer, weil niemand für deren Einarbeitung zur Verfügung steht.
Vermeiden Sie dieses und andere unerwünschte Szenarien durch folgende Best Practices:
- Weisen Sie Ressourcen den ERP-Funktionen und Modulen zu, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen.
- Vergleichen Sie ERP-Alternativen gründlich, um die Lösung zu finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Brauchen Sie eine Cloud-Lösung, eine On-Premise-Lösung oder ein hybrides System?
- Setzen Sie realistische Zeitpläne für Schulungen, ERP-Tests und Datenmigration fest.
2. Fehlende Kenntnis der eigenen Geschäftsbedarfe
ERP-Systeme sind teuer und schwer zu implementieren oder wieder abzuschaffen, daher ist es ein großer Fehler, sich für eines zu entscheiden, ohne zuvor die eigenen Geschäftsanforderungen klar zu definieren.
Erstens kann dies zu einer geringeren Akzeptanz und verschwendeten Ressourcen führen. Zweitens leiden die Abläufe, wenn das Tool, das eigentlich Prozesse vereinfachen soll, diese erschwert oder wichtige Funktionen fehlen.
Beispielsweise kann eine mangelhafte Bedarfsanalyse dazu führen, dass Zeit für unnötige Funktionen verschwendet wird. Es könnte auch dazu führen, dass Teams mit dem Wechsel von Altsystemen auf das neue ERP zögern.
Was sollten Sie stattdessen tun?
- Identifizieren Sie die Schwachstellen, die die Arbeit in den Abteilungen verlangsamen, und bestimmen Sie die Funktionen, die zur Lösung erforderlich sind.
- Priorisieren Sie diese Herausforderungen je nach Einfluss auf Ihre Geschäftsziele und Ihren ROI.
3. Schlechte Integrationsplanung
Ein unklarer Integrationsplan beeinträchtigt die Synergie und die operative Effizienz. In der Praxis äußert sich dies zum Beispiel darin, dass bestehende Tools und Daten ignoriert und komplett neu begonnen wird. Es kann auch bedeuten, dass Abteilungen keinen Zugang zu kritischen Informationen erhalten.
Vermeiden Sie dies, indem Sie diese einfachen, aber entscheidenden Schritte in Ihre ERP-Strategie einbauen:
- Prüfen Sie auf mögliche Kompatibilitätsprobleme von geschäftskritischen Tools mit dem ERP.
- Bestimmen Sie, welche ERP-Module hinzugefügt werden sollen und ob diese Integrationen mit Altsystemen unterstützen.
- Testen Sie die ERP-Implementierung, um sicherzustellen, dass alles gut synchronisiert, und beheben Sie gegebenenfalls Probleme.
4. Unterschätzung des Trainingsaufwands
Die Unterschätzung des Trainingsaufwands für ein ERP kann die Einführung verzögern, wenn die Nutzer noch nicht bereit sind. Und wenn die Möglichkeit, die Trainingsdauer zu verlängern, fehlt? Dann werden Ihre Mitarbeitenden die Umstellung vermutlich ablehnen, weil sie sich gezwungen fühlen, das Tool zu schnell zu beherrschen.
Mein Punkt: Sie haben vermutlich bereits viel Zeit damit verbracht, sich mit dem ERP zu beschäftigen, sodass Sie es (größtenteils) verstanden haben. Das heißt jedoch nicht, dass Ihr Team ebenso schnell zurechtkommt. Für sie ist das Tool neu – geben Sie also ausreichend Zeit für Schulungen und Beta-Tests.
Hier meine Top-Empfehlungen:
- Individualisieren Sie die Trainings nach Abteilungen, um die Akzeptanz zu fördern.
- Erstellen Sie asynchrone Lernressourcen wie Video-Demos und Anleitungen, auf die jederzeit zurückgegriffen werden kann.
- Bieten Sie fortlaufenden IT-Support an, um bei Problemen zu helfen und neue Mitarbeitende zu unterstützen.
- Kombinieren Sie Beta-Tests mit Live-Trainings, damit nicht zu sehr „was zu tun ist“ und das „wie man es macht“ außer Acht gelassen werden.
5. Fehlerhaftes Geschäftsmodell für Wachstum
Eine ERP-Strategie, die zukünftige Wachstumspläne nicht berücksichtigt, verhindert die Zustimmung wichtiger Beteiligter. Selbst eine genehmigte Implementierung kann so zum Scheitern führen.
Zum Beispiel: Ihr Unternehmen steht in ein paar Monaten vor einer Fusion oder Expansion an neue Standorte. Wenn Sie Ihre ERP-Strategie nur auf aktuelle Prozesse und Anforderungen aufbauen, wird sie schon bald überholt sein – und ein Upgrade oder Austausch kostet Sie dann deutlich mehr.
So bringen Sie Ihre ERP-Strategie mit Geschäftszielen und Prognosen in Einklang:
- Stimmen Sie sich mit den Beteiligten zu den zukünftigen Zielen und Prognosen Ihres Unternehmens ab, um deren Anforderungen zu berücksichtigen.
- Wählen Sie ein flexibles ERP-System, das mehr Nutzer, verschiedene Währungen und mehrere Lagerstandorte verwalten kann. (Auch falls dies aktuell nicht benötigt wird, lohnt sich die Investition in Skalierbarkeit, wenn es Ihr Budget erlaubt und bald nützlich wird.)
Eine klare ERP-Strategie ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit
Eine ERP-Software fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit, aber der Implementierungsplan entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Entscheiden Sie sich für ein System, entwickeln Sie eine durchdachte ERP-Strategie, und steigern Sie Ihren ROI wie ein Profi!
Denken Sie daran: Berücksichtigen Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens, binden Sie Beteiligte frühzeitig ein, erstellen Sie einen Datenplan und natürlich eine Roadmap, die den Weg vorgibt.
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