Wie man eine erfolgreiche ERP-Strategie entwickelt
Die vier zentralen Grundlagen der ERP-Strategie: Für eine erfolgreiche ERP-Strategie müssen Sie Ihre Vision und Geschäftsziele, die Einbindung und Schulung der Stakeholder, integrierte Pläne und Datenstrategien sowie Ihren gewünschten Fahrplan und Zeitplan berücksichtigen.
Der beste Zeitpunkt für die Planung: Sobald Sie sich für die Einführung einer ERP-Lösung entscheiden, sollten Sie mit der Planung beginnen. Eine gute Strategie ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Implementierung und sollte noch vor der Auswahl eines Anbieters erfolgen.
Unterschätzung führt zum Scheitern: Schlechte Integrationsplanung, Fehlallokation von Ressourcen und mangelnde Schulung sind die häufigsten Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten. Gehen Sie diese Themen frühzeitig in Ihrer Strategie an, um Fehler zu vermeiden.
Eine schlecht durchgeführte ERP-Einführung verschwendet nicht nur Budget, sondern unterminiert auch die finanzielle Transparenz, bremst Skalierbarkeit aus und frustriert Ihre Teams.
Als Digitalsoftware-Experte mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Unternehmen durch das Labyrinth der ERP-Lösungen weiß ich, wie der richtige Ansatz Effizienz und Wachstum fördern kann – und wie der falsche Teams um Monate oder sogar Jahre zurückwerfen kann.
Deshalb habe ich diesen Leitfaden speziell für CFOs entwickelt. Darin erfahren Sie, wie Sie Risiken minimieren, bereichsübergreifende Teams ausrichten und sicherstellen, dass Ihre ERP-Investition ab Tag eins messbaren ROI liefert. Bereit für den Einstieg?
Was ist eine ERP-Strategie?
Eine ERP-Strategie definiert, wie Ihr ERP-System mit den Unternehmenszielen abgestimmt wird. Sie zeigt auch, wie das ERP Prozesse optimiert und die Betriebskosten senkt.
Betrachten Sie sie als das Rückgrat Ihrer ERP-Einführung – denn das ist sie wirklich. Richtig umgesetzt, unterstützt eine ERP-Strategie nahtlose Workflow-Automatisierung. Darüber hinaus erleichtert sie nach der ERP-Implementierung die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen.
Angenommen, Sie haben ein Cloud-ERP eingeführt, um Auftragsabwicklung und Zahlungsabgleich zu vereinfachen. Eine gut strukturierte Strategie gewährleistet einen reibungslosen ERP-Rollout und Change Management, sodass:
- Lagerpersonal erhält sofortige Benachrichtigungen, um mit der Auftragsabwicklung zu beginnen, sobald eine Bestellung eingeht. Das Ergebnis? Zufriedene Kunden und Wiederholungskäufer.
- Finanzteams erhalten bessere Transparenz bei Transaktionen und können Zahlungen in Echtzeit abstimmen. Dadurch werden letztlich Spannungen zwischen Teams vermieden.
Die Grundlagen der ERP-Strategie
Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt mit Klarheit und einem wasserdichten Business Case – nicht mit Software. Möchten Sie das Fundament legen, bevor die digitale Transformation startet? Hier sind die vier wichtigsten Grundlagen einer ERP-Strategie, die Sie kennen sollten:
Werfen wir einen genaueren Blick auf diese Strategien und darauf, warum sie so wichtig sind, um Ihre Ziele, Menschen und Systeme in Einklang zu bringen.
- Eine definierte Vision und klare Geschäftsanforderungen: Eine starke ERP-Strategie beginnt mit einer klaren Vision, die an eindeutige Geschäftsziele geknüpft ist, um fokussiert und ergebnisorientiert zu bleiben.
- Ein Integrationsplan und eine solide Datenstrategie: Die Überprüfung bestehender Tools und die Sicherstellung nahtloser Integration fördern Effizienz und langfristigen Erfolg. Ebenso wichtig ist der Aufbau eines zuverlässigen Datenplans.
- Frühe Einbindung der Stakeholder und Schulung: Führungskräfte, Anwender und IT-Spezialisten frühzeitig einzubinden und zu schulen, schafft internes Know-how. Das begrenzt Widerstände und fördert die Akzeptanz.
- Eine detaillierte Roadmap und ein Einführungszeitplan: Eine strukturierte Roadmap hält das ERP-Projekt auf Kurs und im Einklang mit Ihrer Unternehmensstrategie. Sie sollte klare Zeitpläne, Strategien zur Risikominderung und wichtige Meilensteine enthalten.
So entwickeln Sie eine ERP-Strategie
Da wir nun die wichtigsten Komponenten behandelt haben, ist es Zeit, eine ERP-Strategie von Grund auf zu entwickeln. Mit dem richtigen Fundament (und den Schritten, die ich gleich erläutere) können Sie eine fehlerfreie ERP-Strategie gestalten.
1. Analysieren Sie Ihre Organisationsstruktur
Wenn Sie die aktuelle Struktur und den Arbeitsalltag Ihres Unternehmens kennen, können Sie Ihr neues ERP-System so implementieren, dass es für alle Teams funktioniert. Analysieren Sie also jede Abteilung, ihre zentralen Geschäftsaufgaben und ihre Entscheidungsfindung.
Idealerweise sollten Sie dabei Fragen beantworten wie:
- Welche Tools werden in den verschiedenen Abteilungen genutzt?
- Wer berichtet an wen?
- Wie fließen Informationen zwischen den Teams?
- Wie werden Entscheidungen getroffen?
- Wo gibt es Engpässe in Ihren aktuellen Workflows?
- Was sind die KPIs der einzelnen Abteilungen und wie sind diese mit den Unternehmenszielen verknüpft?
Diese Antworten sind entscheidend, um Ihre Geschäftsanforderungen zu definieren und zu prüfen, wie ERP ihnen helfen kann.
Angenommen, Sie leiten das Finanzwesen eines Papiergroßhandels mit Vertriebs-, Kundenservice- und Buchhaltungsteams. Jede dieser Abteilungen hat unterschiedliche Aufgabenbereiche und Arbeitsmittel. Zudem fehlt es an einer ordentlichen Integration und die Bereiche arbeiten in Silos. Diese Trennung hat mittlerweile zu verzögerten Lagerbestandsmeldungen, niedriger Vertriebstransparenz und doppelter Arbeit geführt.
Die gute Nachricht? Sobald Sie wissen, wie jedes Team arbeitet, wird es ein Leichtes sein, eine ERP-Strategie zu erstellen, die sie miteinander verbindet und Geschäftsprozesse optimiert.
2. Geschäftsanforderungen definieren
Klare Gründe für die Einführung eines ERP-Systems sorgen für die Zustimmung der Stakeholder und einen höheren ROI. Erinnern Sie sich an die Engpässe, die Sie in Schritt 1 ermittelt haben? Nutzen Sie diese als Rahmen und bauen Sie Ihre ERP-Anforderungen darauf auf.
Nehmen wir an, Ihr Papierunternehmen arbeitet mit veralteten Lagerdaten und hat nur begrenzte Einblicke in die Lieferkette. Daraus ergeben sich als Ausgangspunkt folgende Geschäftsanforderungen:
- Echtzeit-Transparenz über Lagerbestände: Ein zentrales Dashboard, das dem Lager und Vertrieb sofort Zugriff auf aktuelle Bestände gibt.
- Vertriebsprozess-Automatisierung: Manuelle Tabellen werden durch ein einheitliches, automatisiertes System für Vertrieb und Marketing ersetzt.
- Auftragsstatus-Tracking: Eine Funktion, mit der Support-Mitarbeiter den Status jeder Bestellung von der Bestätigung bis zum Versand verfolgen können.
Als nächstes: Setzen Sie einen realistischen Zeitrahmen für das Testen, die Schulung des Teams und den unternehmensweiten Rollout.
Nach meiner Erfahrung dauert die Einführung einer ERP-Lösung in der Regel 6 Monate bis 2 Jahre. Ihre Laufzeit hängt von der Unternehmensgröße sowie den gewünschten Modulen und Anpassungen ab. Auch Datenmigration und Teamvorbereitung beeinflussen die Geschwindigkeit der Implementierung.
3. Bestehende Lösungen überprüfen
Die Bewertung der vorhandenen Systeme jedes Teams zeigt, wie sie aktuell arbeiten und hilft Ihnen, ERP-Anforderungen zu formulieren. Vor allem hilft diese Analyse bei der Identifikation folgender Punkte:
- Ob unterschiedliche Teams verschiedene Tools für denselben Prozess nutzen, sodass Sie diese Redundanzen beseitigen können.
- Schwachstellen in Teamabläufen und Verbesserungsmöglichkeiten.
- Probleme, die sich bei der Integration von Arbeitsmitteln in ein ERP (On-Premises oder Cloud) ergeben könnten.
- ERP-Anpassungen zur Unterstützung von Prozessen, Abläufen und Tools, die Sie nicht verändern wollen.
4. Die richtigen Personen einbinden
Die frühzeitige Einbindung der richtigen Stakeholder fördert die ERP-Akzeptanz und senkt Widerstände. Ziehen Sie dabei Unternehmenslenker wie Investoren und die Geschäftsleitung in Betracht. Auch Kernteammitglieder – von der Führungskraft bis zum Mitarbeitenden – sind angesprochen.
Nehmen Sie das Beispiel des Papierunternehmens: Wenn Sie Ihre Strategie aufbauen, werden Sie wahrscheinlich das Kundenservice-Team frühzeitig einbinden, da es am intensivsten mit dem Produkt arbeitet. Danach kontaktieren Sie die IT-Abteilung, um den Umfang und die Integrationen zu klären.
5. Erstellen Sie einen Datenplan
Ein Datenplan verbindet Ihr gesamtes Unternehmen. Er unterstützt außerdem die Entscheidungsfindung und vermeidet doppelte Datensätze und redundante Funktionen. Im Gegensatz dazu behindern unvollständige, fehlerhafte oder isolierte Daten den Informationsfluss und mindern den Wert Ihres ERP-Systems.
So entwickeln Sie eine klare Datenstrategie:
- Stellen Sie dar, wie Unternehmensdaten während der ERP-Einführung vorbereitet und migriert werden.
- Bestimmen Sie das Team, das für jedes Daten-Set verantwortlich ist.
- Legen Sie Standards fest, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
- Identifizieren Sie potenzielle Risiken bei der Datenkonsolidierung.
Beispielsweise können Sie beim ERP-Rollout auf doppelte und inkonsistente Finanzdaten in Excel und Buchhaltungs-Apps stoßen. Zunächst müssen Sie Ihre Bücher durch eine Prüfung, Bereinigung und Konsolidierung in Ordnung bringen. Dann migrieren Sie die Daten schrittweise, um weitere Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu lösen.
6. Erstellen Sie eine Roadmap
Eine ERP-Roadmap legt Zeitpläne und Verantwortlichkeiten fest, sodass Sie Ziele in kleine Schritte aufteilen und alle zur Verantwortung ziehen können. Sie zeigt das Wie, Wann und Wer Ihrer ERP-Strategie.
Eine gute ERP-Roadmap enthält:
- Einen Kommunikationsplan: Legt fest, wann und wie Updates mit Stakeholdern geteilt werden.
- Geschätzte Zeitrahmen: Beinhaltet den Go-live-Plan mit wichtigen Abschlussterminen.
- Projektteam und Meilensteine: Listet wichtige Aufgaben, Berichte, Funktionen oder Module sowie die dafür verantwortlichen Teams oder Personen auf.
- Wichtige Abhängigkeiten: Hebt kritische Aufgaben hervor, die erledigt werden müssen, damit andere fortgeführt werden können.
- Projektphasen und wichtige Meilensteine: Gliedert das Projekt in Abschnitte mit wichtigen Meilensteinen zur Überwachung des Fortschritts.
Beispielsweise kann Ihr Papierlieferunternehmen die ERP-Einführung folgendermaßen kartieren:
| Phasen | Zeitrahmen | Ergebnisse | Wer ist verantwortlich? |
Planung | 1 Monat | Festlegung der ERP-Anforderungen und wichtigsten Stakeholder. | IT-Team und Geschäftsleitung |
| Überprüfung der bestehenden Infrastruktur | IT-Team und ERP-Projektmanager | ||
| 2 Monate | Auswahl eines Anbieters | IT-Team, ERP-Projektmanager und Finanzteam | |
| Bereinigung der Unternehmensdaten. | IT-Team | ||
| Design und Entwicklung | 3 Monate | Einrichtung des ERP-Systems | IT-Team und ERP-Projektmanager |
| Testen | Testen und Behebung möglicher Probleme | QA-Team, IT-Team und ERP-Projektmanager | |
| Implementierung | 4 bis 6 Monate | Mitarbeiterschulungen organisieren | IT-Team, ERP-Projektmanager und Kommunikationsteam |
| ERP unternehmensweit ausrollen | IT-Team, ERP-Projektmanager und Teamleiter | ||
| Support | 7 bis 12 Monate | Analyse der Systemnutzung und Nachverfolgung der Akzeptanzraten (und ggf. Korrekturen) | IT-Team und ERP-Projektmanager |
| Regelmäßige Audits durchführen und Feedback einholen, um das ERP zu optimieren | IT-Team, Kommunikationsteam und ERP-Projektmanager |
Der beste Zeitpunkt, eine ERP-Strategie zu erstellen
Der beste Zeitpunkt, eine ERP-Strategie zu erstellen, ist, wenn Sie sich für die Einführung einer Enterprise-Resource-Planning-Lösung entscheiden. Warum? Ihre Strategie ist der entscheidende Erfolgsfaktor für die Umsetzung – und sie muss noch vor der Auswahl eines ERP-Anbieters erstellt werden.
Ernsthaft. Jeder Teil Ihrer Strategie bringt Ihr Team näher zur Einigkeit und hilft, teure Verzögerungen bei der Einführung zu vermeiden. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass das ERP wie geplant funktioniert.
Als schneller Leitfaden hier einige Anzeichen, dass es Zeit ist, mit dem Aufbau einer ERP-Strategie zu beginnen:
- Ihr Unternehmen ist Ihren aktuellen Systemen oder Tools entwachsen
- Sie expandieren in neue Märkte oder Produktbereiche
- Ihr Team verbringt viel Zeit mit manuellen Prozessen
- Es gibt operative Ineffizienzen oder mangelnde Datenübersicht zwischen den Abteilungen
Sobald Sie bereit sind, Ihre ERP-Implementierungsstrategie zu erstellen, nutzen Sie meine ERP-Strategie-Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts fehlt:
Häufige Fehler, die Sie bei ERP-Strategien vermeiden sollten
Auch mit besten Absichten kann eine ERP-Strategie ihr Ziel verfehlen, wenn Sie ihr nicht genügend Aufmerksamkeit schenken. Vermeiden Sie diese typischen Fehler, damit Ihre Einführung narrensicher wird.
1. Fehlzuweisung von Ressourcen
Eine falsche Ressourcenzuteilung kann zu Verzögerungen, Ineffizienzen und schlechter Ausführung führen.
Stellen Sie sich vor, Sie budgetieren zu viel für die anfängliche Mitarbeiterschulung und so gut wie nichts für die kontinuierliche IT-Unterstützung. Am Ende sind die langjährigen Mitarbeiter mit dem System bestens vertraut, während neue Teammitglieder Schwierigkeiten haben, sich einzuarbeiten, weil niemand verfügbar ist, der sie begleitet.
Vermeiden Sie solche und andere unschöne Szenarien mit diesen Best Practices:
- Weisen Sie Ressourcen den ERP-Funktionen und Modulen zu, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen.
- ERP-Alternativen gründlich vergleichen, um die Option zu wählen, die Ihren Anforderungen am meisten entspricht. Benötigen Sie eine Cloud-Lösung, On-Premise oder ein hybrid System?
- Setzen Sie realistische Zeitpläne für Mitarbeiterschulungen, ERP-Tests und Datenmigration.
2. Fehlende Kenntnis der Geschäftsanforderungen
ERP-Systeme sind teuer und schwer wieder zu ändern. Sich für eines zu entscheiden, ohne die eigenen Geschäftsanforderungen klar zu definieren, ist ein großer Fehler.
Erstens kann es zu niedriger Akzeptanz und Ressourcenverschwendung führen. Zweitens werden die Abläufe leiden, wenn das Tool, das eigentlich vereinfachen soll, Dinge erschwert oder wichtige Funktionen fehlen.
Zum Beispiel kann eine schlechte Bedarfsanalyse dazu führen, dass Sie unnötig Zeit für nicht benötigte Funktionen verschwenden. Oder Teams zögern, von alten Systemen aufs neue ERP umzusteigen.
Was ist stattdessen zu tun?
- Identifizieren Sie die Pain Points, die Arbeitsabläufe in Abteilungen verlangsamen, und bestimmen Sie die dazu passenden Funktionen.
- Priorisieren Sie diese Herausforderungen danach, wie sie Ihre Geschäftsziele und den ROI beeinflussen.
3. Unzureichende Integrationsplanung
Eine unklare Integrationsstrategie beeinträchtigt Synergien und die operative Effizienz. In der Praxis äußert sich das oft im Ignorieren bestehender Tools und Daten, um ganz neu zu starten. Oder Abteilungen können nicht mehr auf wichtige Informationen zugreifen.
Vermeiden Sie das, indem Sie im Entwurf Ihrer ERP-Strategie diese simplen, aber wichtigen Punkte berücksichtigen:
- Überprüfen Sie mögliche Kompatibilitätsprobleme Ihrer wichtigsten Geschäftstools mit dem ERP.
- Stellen Sie fest, welche ERP-Module zu integrieren sind und inwiefern sie Verbindung zu Alt-Systemen unterstützen.
- Testen Sie die ERP-Implementierung auf reibungslose Synchronisation und beheben Sie eventuelle Fehler.
4. Den Aufwand für Schulungen unterschätzen
Wer die ERP-Schulungsdauer unterschätzt, kann den Rollout verzögern, wenn die Nutzer noch nicht fit genug sind. Und wenn mehr Schulungszeit nicht möglich ist? Dann wird Ihr Team die Neuerung vermutlich ablehnen, weil es sich überfordert fühlt.
Mein Punkt ist: Sie haben vermutlich so viel Zeit mit dem ERP verbracht, dass Sie es nun (größtenteils) verinnerlicht haben. Das gilt aber nicht für Ihr Team. Das Tool ist für sie neu – planen Sie also ausreichend Zeit für Schulungen und Beta-Tests ein.
Hier meine wichtigsten Empfehlungen:
- Passen Sie die Schulungen je Abteilung individuell an, um die Akzeptanz zu erhöhen.
- Erstellen Sie asynchrone Lernressourcen wie Video-Demos und Support-Guides, die immer wieder abgerufen werden können.
- Bieten Sie kontinuierliche IT-Unterstützung, um bei Problemen zu helfen und neue Mitarbeitende anzuleiten.
- Kombinieren Sie Beta-Tests mit Live-Schulungen, damit nicht nur das "Was", sondern auch das "Wie" vermittelt wird.
5. Ein falsches Modell für das Unternehmenswachstum
Eine ERP-Strategie, die zukünftige Wachstumspläne außer Acht lässt, kann die Akzeptanz ausbremsen und die Implementierung zum Scheitern bringen – selbst wenn sie genehmigt wurde.
Beispielsweise steht Ihr Unternehmen möglicherweise in kurzer Zeit vor einer Fusion oder expandiert an neue Standorte. Wenn Ihre ERP-Strategie dann nur auf die aktuellen Anforderungen zugeschnitten ist, ist sie schon vor der Nutzung veraltet. Eine spätere Anpassung oder Austausch des ERP wird dann sehr teuer.
So richten Sie Ihre ERP-Strategie an Unternehmenszielen und -prognosen aus:
- Sprechen Sie sich mit den Stakeholdern zu den zukünftigen Zielen und Prognosen Ihres Unternehmens ab, damit deren Anforderungen berücksichtigt werden.
- Wählen Sie ein flexibles ERP-System, das mehr Nutzer, mehrere Währungen und Multi-Warehouse-Lagerhaltung unterstützt. (Auch wenn Sie das jetzt noch nicht brauchen, lohnt sich diese Investition in die Skalierbarkeit, falls sie bald nötig wird und ins Budget passt.)
Eine klare ERP-Strategie ist kein Extra, sondern eine Notwendigkeit
Eine ERP-Software fördert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, aber Ihr Implementierungsplan bestimmt über ihren Erfolg oder Misserfolg. Entscheiden Sie sich dafür, ein ERP einzuführen, entwickeln Sie eine überzeugende Strategie – und steigern Sie die Rendite wie ein Profi!
Merken Sie sich: Berücksichtigen Sie den Status quo Ihres Unternehmens, beziehen Sie Stakeholder frühzeitig ein, erstellen Sie einen Datenplan und legen Sie natürlich einen Fahrplan an!
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