ERP-Zusammenarbeit: Wie dieses Tool organisationsweite Verbesserungen freischaltet
Echtzeit-Harmonie am Arbeitsplatz: ERP-Zusammenarbeit ermöglicht es Mitarbeitern, sofort auf die notwendigen Informationen zuzugreifen, sodass sie ihre Arbeitsleistung auf jeder Ebene des Unternehmens optimieren können.
Kein Schuldzuweisungs-Spiel mehr: Mit ERP müssen Ihre Abteilungen nicht auf Daten von anderen warten; sie können alles, was sie benötigen, in Echtzeit sehen.
Schlechte Kommunikatoren werden entlastet: Haben Sie wirklich talentierte, technische Teammitglieder, die keine großen Kommunikatoren sind? Das spielt jetzt keine Rolle mehr. Sie können das tun, was sie am besten können, und sich darauf verlassen, dass das System die Änderungen kommuniziert.
Das Ticket zum Urlaub: ERP-Systeme geben Ihnen ein beruhigendes Gefühl, da sie sicherstellen, dass Ihre Geschäftsabläufe auch reibungslos laufen, während Sie eine Pause machen.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem jeder Mitarbeitende – vom Shopfloor bis zur Chefetage – sofortigen Zugriff auf die Informationen hat, die er oder sie zur Erledigung der Arbeit benötigt. Genau das kann ERP-Kollaboration bewirken.
- Ihr Vertriebsteam kann Produktionsdaten einsehen, um Kunden die Liefertermine ihrer Bestellungen zu bestätigen.
- Das Finanzteam kann Lagerbestände in Echtzeit überwachen, um den Cashflow zu optimieren.
- Sie können auch mal eine Pause einlegen, weil Sie wissen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.
Hier erfahren Sie, wie Sie eine ERP-Plattform auswählen und implementieren können, die Kollaboration in Ihrem Unternehmen fördert.
Eine Einführung in ERP-Kollaboration
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) fördern die Zusammenarbeit, indem sie eine zentrale Plattform bereitstellen, die Daten und Prozesse aus verschiedenen Abteilungen und Unternehmensbereichen integriert. So wird das Teilen von Informationen in Echtzeit ermöglicht, Arbeitsabläufe werden gestrafft und – wie zu erwarten – die Kommunikation und Abstimmung zwischen Teams verbessert.
Zum Beispiel hat die University of Toronto das SAP ERP-System implementiert, um Finanz-, Forschungs-, Studierenden- und Personaldaten zu integrieren. Dadurch konnten sie:
- Workflows wie Procure-to-Pay und Hire-to-Retire automatisieren und damit abteilungsübergreifende Prozesse optimieren
- 18.000 Mitarbeitenden und Dozierenden Self-Service-Zugriff auf Echtzeitdaten bieten und so schnellere Entscheidungen ermöglichen
- Erweiterte Analysen und Dashboards für bessere Berichte und Insights anbieten
Indem die University of Toronto Automatisierung und Kollaboration in den Vordergrund stellte, erzielte sie mit SAPs S/4HANA-Softwarepaket ein um 50 % schnelleres Monatsabschlussverfahren und 25 % kürzere Batch-Verarbeitungszeiten.
Zentrale Vorteile der ERP-Kollaboration
Mit ERP-Software können Unternehmen ihre Informationen im gesamten Unternehmen zugänglich machen. Wenn Abteilungen wie Finanzwesen, Vertrieb, Betrieb und HR alle auf dieselbe zentrale Datenquelle zugreifen, werden fundierte Entscheidungen wesentlich einfacher.
Hier sind einige typische Wege, wie ERP-Kollaboration Unternehmen einen Vorteil bringt, jeweils mit Praxisbeispiel:
1. Informationsaustausch in Echtzeit
Durch die Integration aller Daten in eine zentrale Datenbank bietet ERP eine "Single Source of Truth", auf die alle Abteilungen sofort zugreifen können. Damit entfallen Datensilos, Redundanzen und Fehler durch verschiedene Altsysteme.
48 % jährliche Rendite und mehr
Ein Data-Science-Unternehmen erzielte durch die Einführung von Oracle Analytics Cloud und Oracle Fusion ERP Analytics eine 48 % jährliche Rendite mit einer Amortisationsdauer von 2,7 Jahren. Da Echtzeitdaten es den Nutzer:innen ermöglichten, ERP-, HCM- und andere Software für abteilungsübergreifende Analysen einfach zusammenzuführen, konnte die Zeit für die Datenaufbereitung um mehrere Hundert Stunden reduziert werden.
2. Überwindung geografischer Barrieren
Indem Daten und Prozesse auf einer zentralen Plattform zusammengebracht werden, ermöglichen ERPs Mitarbeitenden den Zugriff auf Echtzeitinformationen – unabhängig vom Standort. Dies ist besonders wertvoll für global agierende Unternehmen mit Büros, Lagern und Fertigungsstätten in verschiedenen Ländern oder Kontinenten.
Distanz überwinden
Coca-Cola HBC, einer der größten Verpackungspartner von Coca-Cola, implementierte SAP ERP in seinen Niederlassungen in 28 Ländern.
We serve customers that demand and embrace digital services and speed. SAP Services and Support enabled us to successfully migrate to SAP S/4HANA so we can meet these requirements.
3. Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
Die Einführung eines ERP-Systems kann für deutlich mehr Transparenz und Verantwortlichkeit im Unternehmen sorgen. Das Beispiel der Quantum Group ist ein anschauliches Beispiel dafür.
Besseres Tracking
Ein führender Anbieter von Druck- und Marketingdienstleistungen, Quantum, führte das ERP-System Interprise Suite ein, um Ineffizienzen zu beseitigen und Transparenz zu schaffen.
Mit einer einheitlichen Plattform, die den Austausch von Echtzeitdaten zwischen den Abteilungen ermöglichte, konnten sie Aufträge verfolgen, das Bestandsmanagement verbessern und ihre Finanzprozesse neugestalten. Das führte zu einer Senkung der operativen Kosten um 35 % im ersten Jahr.
4. Finanzdaten zugänglicher machen
ERP-Systeme konsolidieren Finanzdaten und ermöglichen Finanzteams schnellen und effizienten Zugriff auf aktuelle Informationen. Damit entfällt die Notwendigkeit verschiedenartiger Finanzsysteme oder manueller Dateneingabe – Transaktionen werden schneller verarbeitet und Fehler reduziert.
Drei Tage Implementierung = 50 % mehr Umsatz
Fulton & Roark ist ein Händler für Herrenpflegeprodukte aus North Carolina, der kürzlich mit Netsuite ERP seine Finanzdaten konsolidierte. Nach einer dreitägigen Implementierung konnte das Unternehmen sein jährliches Verkaufsvolumen um mehr als 50 % steigern.
Mit dem ERP-System im Einsatz konnte das Finanzteam zudem Buchungsfehler reduzieren und die Buchhaltung komplett intern abwickeln.
5. Verbesserte Teamkommunikation
Mit einer zentralen Plattform für Datenaustausch und Echtzeit-Updates, unterstützt durch integrierte Kommunikationstools, können ERP-Systeme die Zusammenarbeit von Remote-Teams mit verteilten Workflows enorm verbessern.
Den Tech-Stack minimieren
Nehmen Sie zum Beispiel den Hersteller von Reinigungsmitteln ABC Compounding. ABC führte Sage ERP X3 ein, um den Datenaustausch und die interne Kommunikation in seinem Team von 150 Mitarbeitenden zu verbessern.
We have been able to abandon several third-party applications that we had needed. We have only been live for a short time, but already our team is positive about the contribution of Sage ERP X3.
6. Verbesserte Ressourcenallokation
Mit Echtzeitdaten zu Verfügbarkeit, Auslastung und Bedarf können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter einsetzen. Viele cloudbasierte ERP-Tools sind zudem in der Lage, anhand historischer Daten die Ressourcenauslastung für die Zukunft zu prognostizieren und so eine optimale Nutzung zu gewährleisten.
Daten zentralisieren
Moul'appétit SRL, ein belgisches Unternehmen für den Vertrieb von Fisch und Meeresfrüchten, hatte Schwierigkeiten, Lagerbestände zu verwalten, Bestellungen zu verfolgen und Lieferungen zu koordinieren. Mit Odoo ERP konnte Moul'appétit Lagerhaltung, Vertrieb und Lieferungen in einer einzigen Plattform integrieren. So hatte das Unternehmen in Echtzeit Einblick in Bestände, Auftragsstatus und Lieferzeiten.
In der Folge konnte das Unternehmen die Nachfrage besser prognostizieren, Lagerbestände optimieren und pünktliche Lieferungen gewährleisten.
Beste ERP-Tools für kollaboratives Arbeiten
Mein Team und ich haben die besten ERP-Systeme auf dem Markt geprüft und festgestellt, dass diese die besten sind:
Beispiele für verbesserte Zusammenarbeit durch ERP
Wie sieht ERP-Kollaboration in der Praxis aus? Ich habe einige fortgeschrittene ERP-Anwendungsfälle gesammelt, um Ihnen einen Eindruck der Funktionen zu vermitteln. Von gemeinsamen Dashboards für KPIs bis zu kollaborativem Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle – hier einige besondere Wege, wie ERP-Systeme die Zusammenarbeit in B2B-Teams fördern:
Gemeinsame Dashboards für Team-Alignment
ERP-Systeme bieten gemeinsame Dashboards, die einen umfassenden Überblick über die Datenlandschaft eines Unternehmens bieten. Diese Dashboards stellen sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zu denselben Echtzeitinformationen erhalten, so Inkonsistenzen eliminieren und abgestimmte Entscheidungen fördern.
Als Beispiel ermöglichen die Team-Dashboards von Freshservice Managern, wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) für ihre Teams zusammenzustellen und so sicherzustellen, dass alle über kritische Themen auf dem gleichen Stand sind.
Zentralisierte Kommunikationskanäle
ERP-Systeme verbessern die Kommunikation, indem sie zentrale Kanäle für Nachrichtenübermittlung und Zusammenarbeit bereitstellen. Eingebaute Tools wie Messaging, Teilen, Videokonferenzen und CRM fördern die Echtzeitkommunikation und bauen Abteilungsbarrieren ab.
TallyPrime verfügt über eine Funktion, mit der Sie bestimmte Dokumente über WhatsApp teilen können. Ebenso ist Katana ein Cloud-basiertes ERP mit einer Facebook Messenger-Integration über Zapier.
Dokumentenmanagement für optimierte Workflows
ERP-Systeme vereinfachen das Dokumentenmanagement, indem sie Speicherung, Teilen und Versionskontrolle zentralisieren. So haben alle Teammitglieder Zugriff auf die aktuellsten Informationen, was Doppelarbeit und Fehler reduziert.
Beispielsweise ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem von Infor CloudSuite eine schnelle Suche und Bearbeitung in Echtzeit, was die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden verbessert und Projektlaufzeiten beschleunigt. Das trägt erheblich dazu bei, effiziente und fehlerfreie Workflows aufrechtzuerhalten.
Aufgabenmanagement und Verantwortlichkeit
ERP-Systeme ermöglichen Projektmanagement mit konkreten Fristen und Nachverfolgung, wodurch die Verantwortlichkeit sichergestellt wird.
Das integrierte ERP-Modul von XB Software ermöglicht die Erstellung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben. So können Manager den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass Aufgaben termingerecht abgeschlossen werden. Dies schafft Verantwortungsgefühl und Transparenz in Projekten und ermöglicht Teams ein gemeinsames und effizientes Arbeiten.
Mobile Zusammenarbeit
ERP-Lösungen unterstützen mobile Zusammenarbeit, sodass Teams unabhängig vom Standort in Verbindung bleiben und Entscheidungen in Echtzeit treffen können. Das ist ein unschätzbarer Vorteil für Remote-Teams und Außendienstmitarbeiter.
Vault ERP ist ein Anbieter, der mobile Anwendungen bietet, mit denen Teams auch unterwegs zusammenarbeiten und so kontinuierliche Konnektivität und Beteiligung am Entscheidungsprozess sicherstellen können. QuickBooks, Dynamics365 und Bitrix24 bieten ebenfalls eigene mobile Apps für Android und iOS an.
Integration mit anderen Kollaborationstools
Viele der heutigen ERP-Anbieter integrieren sich nahtlos mit anderen Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom. Die Integration ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre bevorzugten Kommunikationstools weiterhin zu nutzen und gleichzeitig von den erweiterten Funktionen eines ERP-Systems zu profitieren.
Die meisten heute verfügbaren ERP-Systeme bieten mehrere Integrationsmöglichkeiten – nativ, über Automatisierungsplattformen wie Zapier und Make sowie über offene APIs. Beispiele sind NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 und viele mehr.
Social ERP: Der nächste Schritt in der ERP-Zusammenarbeit
Social ERP stellt die nächste Entwicklungsstufe kollaborativer ERP-Systeme dar und vereint die Vorteile sozialer Medien mit klassischer Ressourcenplanung.
Obwohl bereits viele ERP-Typen eigene Kollaborationstools bieten, sorgt die Möglichkeit, Kunden, Mitarbeitende und Partner auf der Plattform ihrer eigenen Wahl zu treffen, für deutlich reibungslosere Kommunikation.
Was ist Social ERP?
Social ERP integriert traditionelle ERP-Systeme mit Social Media Tools wie Twitter, LinkedIn und Facebook, um Produktivität und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und Partnern zu verbessern. Treffen Sie Stakeholder auf Augenhöhe und auf ihrer bevorzugten Plattform, lässt sich die Problemlösung effektiver fördern.
Im Gegensatz zu klassischen ERP-Systemen – die integrierte Kommunikationstools für Dokumentenfreigabe, Chat und Video bieten – integriert Social ERP Drittanbieter-Social-Media-Plattformen, um eine noch nahtlosere Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten.
Beispielsweise ermöglicht SAPs Integration sozialer Medien über SAP Jam eine reibungslose Zusammenarbeit in Geschäftsprozessen und stärkt sowohl die interne als auch externe Kommunikation. Weitere Beispiele von ERP-Anbietern, die die Integration sozialer Medien erforschen, sind Oracle SRM und Epicor Social Enterprise.
Vorteile von Social ERP
Social ERP ist nicht für alle ein Game-Changer, aber für zukunftsorientierte Unternehmen mit verteiltem Team kann es einen enormen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Hier sind einige wichtige Vorteile:
- Verbesserte Zusammenarbeit: Social ERP-Systeme erleichtern Teams die Zusammenarbeit und Kommunikation durch Tools wie Activity Feeds, Chatbots oder Konversationsthreads. SYSPRO Harmony beispielsweise ermöglicht die Echtzeitinformationen und Kollaboration über Abteilungen hinweg und steigert so die Produktivität und Reaktionsfähigkeit.
- Kundenbindung: Durch die Integration sozialer Medien in ERP-Systeme können Unternehmen effektiver mit Kunden interagieren. Überwachung und Analyse von Kundeninteraktionen auf Social-Media-Plattformen ermöglichen personalisierte Services und eine schnelle Reaktion auf Anfragen und Feedback.
- Optimierte Workflows: Social ERP-Systeme verstärken Unternehmensprozesse durch Echtzeit-Zugang zu sozialen Daten, die mit klassischen ERP-Funktionen kombiniert werden. Diese Integration hilft dabei, Workflows zu optimieren, Redundanzen abzubauen und Entscheidungsfindungen zu verbessern.
- Mehr Transparenz: Social-ERP-Systeme bieten durch die Integration sozialer Medien mehr Einblick in Geschäftsprozesse und fördern eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit. Beispielsweise überwacht Oracle Social Relationship Management (SRM) Inhalte aus bezahlten, eigenen und verdienten Medien auf Social-Media-Netzwerken, Messageboards, Blogs und mehr. Es filtert über 700 Millionen Nachrichten täglich und hebt relevante Unterhaltungen hervor, damit Unternehmen den Überblick behalten.
Social ERP vs. traditionelles ERP
| Traditionelles ERP | Social ERP | |
| Definition | Tagesgeschäftsprozesse in HR, Buchhaltung, Services, Lieferkette usw. werden optimiert. | Integriert zusätzlich Social-Media-Tools wie Twitter, LinkedIn und Facebook zur Verbesserung von Kollaboration, Kommunikation und Kundenbindung. |
| Hauptmerkmale | - Nutzt eigene Kommunikationstools für Teamarbeit und Zusammenarbeit - Arbeitet standardmäßig nicht mit Drittanbieterplattformen für File Sharing, Social Networking oder Instant Messaging - Fehlen von ausgereiften Integrationsmöglichkeiten wie Plugins, Konnektoren oder APIs | - Integration mit Social-Media-Tools - Einfaches Nachverfolgen von Unterhaltungen, Projekten und Prozessen auf mehreren sozialen Plattformen - Erweiterte Funktionen wie API-Zugang und Integrationen |
| Vorteile | - Sichere Plattform - Umfangreiche Individualisierung - Kontrolle vor Ort | - Verbessertes Teamwork - Bessere Kundenbindung - Schlankere Kommunikation |
| Nachteile | - Hohe Anfangskosten - Komplexe Einführung - Widerstand der Mitarbeitenden | - Erhöhte Sicherheitsrisiken - Herausforderungen bei Integrationen - Teurer |
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