ERP-Zusammenarbeit: Werkzeuge, Vorteile & Beispiele
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem jeder Mitarbeitende – von der Werkhalle bis zur Chefetage – die Informationen hat, die er oder sie für die Arbeit benötigt. Genau das kann durch die Zusammenarbeit mit einem ERP-System erreicht werden.
- Ihr Vertriebsteam kann Daten einsehen und Liefertermine für Kund:innen bestätigen.
- Das Finanzteam kann Lagerbestände in Echtzeit überwachen, um den Cashflow zu optimieren.
- Sie können sich entspannen, weil Ihr Unternehmen zuverlässig funktioniert.
So können Sie eine ERP-Plattform auswählen und implementieren, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen fördert.
Eine Einführung in die ERP-Kollaboration
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) fördern die Zusammenarbeit, indem sie eine zentrale Plattform bieten, auf der Daten und Prozesse verschiedener Abteilungen und Funktionen integriert werden. Das ermöglicht den Austausch von Informationen in Echtzeit, optimiert Abläufe und – wie zu erwarten – verbessert die Kommunikation und Koordination zwischen Teams.
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Zum Beispiel hat die Universität Toronto das ERP-System von SAP eingeführt, um ihre Finanz-, Forschungs-, Studierenden- und Personaldaten zu integrieren. Damit konnten sie unter anderem:
- Workflows wie "Procure-to-Pay" und "Hire-to-Retire" automatisieren und abteilungsübergreifende Prozesse optimieren
- Selbstbedienungs-Zugang zu Echtzeitdaten für 18.000 Mitarbeitende und Lehrkräfte bieten und damit schnellere Entscheidungen ermöglichen
- Erweiterte Analysen und Dashboards für bessere Berichte und Erkenntnisse bereitstellen
Indem sie Automatisierung und Zusammenarbeit zur Priorität machten, konnte die Universität Toronto mit dem Softwarepaket S/4HANA von SAP die Zeit für den Monatsabschluss um 50% und die Stapelverarbeitung um 25% verkürzen.
Hauptvorteile der ERP-Kollaboration
Mithilfe von ERP-Software können Unternehmen Informationen im gesamten Betrieb zugänglich machen. Wenn Abteilungen wie Finanzen, Vertrieb, Betrieb und Personalwesen gemeinsam auf die gleichen zentralisierten Daten zugreifen, werden fundierte Entscheidungen deutlich leichter möglich.
Hier sind einige typische Wege, wie ERP-Kollaboration Unternehmen Vorteile bringt – jeweils mit praktischen Beispielen:
1. Informationsaustausch in Echtzeit
Durch die Integration sämtlicher Daten in einer einzigen Datenbank bietet ERP eine „einheitliche Datenquelle“, auf die alle Abteilungen sofort zugreifen können. Das beseitigt Datensilos, Redundanzen und Fehler, die aus der Nutzung verschiedener Altsysteme resultieren.
48 % jährliche Rendite + mehr
Durch die Einführung von Oracle Analytics Cloud und Oracle Fusion ERP Analytics erzielte ein Data-Science-Unternehmen eine jährliche Rendite von 48 % bei einer Amortisationszeit von 2,7 Jahren. Da Benutzer:innen in Echtzeit ERP-, HCM- und andere Softwaredaten für bereichsübergreifende Analysen kombinieren konnten, verringerte sich die Datenvorbereitungszeit um mehrere Hundert Stunden.
2. Überwindung geografischer Barrieren
Da Daten und Prozesse auf einer zentralen Plattform zusammengeführt werden, ermöglicht ein ERP-System Mitarbeiter:innen den Zugriff auf aktuelle Informationen – unabhängig vom Standort. Dies ist besonders wertvoll für international agierende Organisationen mit Büros, Lagern und Fertigungsstätten auf mehreren Kontinenten oder in verschiedenen Ländern.
Entfernungen überbrücken
Coca-Cola HBC, einer der größten Abfüllpartner von Coca-Cola weltweit, implementierte SAP ERP in seinen Betrieben in 28 Ländern.
Wir bedienen Kunden, die digitale Services und Geschwindigkeit fordern und begrüßen. SAP Services and Support hat es uns ermöglicht, erfolgreich auf SAP S/4HANA zu migrieren, sodass wir diese Anforderungen erfüllen können.
3. Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
Die Einführung eines ERP-Systems kann die Transparenz und Verantwortlichkeit in einem Unternehmen erheblich verbessern. Die Fallstudie der Quantum Group ist ein hervorragendes Beispiel hierfür.
Besseres Tracking
Ein führender Anbieter von Druck- und Marketingdienstleistungen, Quantum, implementierte ein ERP-System namens Interprise Suite, um Ineffizienzen zu beseitigen und die Transparenz zu verbessern.
Mit einer einheitlichen Plattform, die die gemeinsame Nutzung von Echtzeitdaten zwischen den Abteilungen erleichterte, konnten sie Aufträge nachverfolgen, das Bestandsmanagement optimieren und ihre Finanzprozesse neu strukturieren. Das führte innerhalb des ersten Jahres zu einer Senkung der Betriebskosten um 35 %.
4. Optimierter Zugriff auf Finanzdaten
ERP-Systeme konsolidieren Finanzdaten und ermöglichen es Finanzteams, schnell und effizient auf aktuelle Informationen zuzugreifen. Damit entfällt die Notwendigkeit separate Finanzsysteme und manuelle Dateneingaben zu verwenden, was zu schnelleren Transaktionsverarbeitungen mit weniger Fehlern führt.
Drei Tage Implementierung = 50 % mehr Umsatz
Fulton & Roark ist ein in North Carolina ansässiger Einzelhändler für Männerpflegeprodukte, der kürzlich mit Netsuite ERP zusammenarbeitete, um seine Finanzdaten zu konsolidieren. Nach einem dreiwöchigen Implementierungsprozess konnte das Unternehmen sein jährliches Verkaufsvolumen um mehr als 50 % steigern.
Mit dem ERP konnte das Finanzteam außerdem seine Buchhaltungsfehler reduzieren und die Buchhaltung vollständig ins eigene Haus verlagern.
5. Verbesserte Team-Kommunikation
Mit einer zentralisierten Plattform zur gemeinsamen Datennutzung und Aktualisierungen in Echtzeit, unterstützt durch integrierte Kommunikationstools, können ERP-Systeme die Zusammenarbeit in Remote-Teams mit verteilten Workflows erheblich verbessern.
Minimierung des Tech-Stacks
Hier ein Beispiel: Der Hersteller von Industriereinigungsprodukten ABC Compounding. ABC begann mit der Nutzung von Sage ERP X3, um die interne Kommunikation und den Datenaustausch unter den 150 Mitarbeitern zu verbessern.
Wir konnten mehrere Drittanbieter-Anwendungen abschaffen, die wir vorher benötigt hatten. Wir sind zwar erst seit kurzer Zeit live, aber unser Team ist bereits jetzt von dem Beitrag überzeugt, den Sage ERP X3 leistet.
6. Bessere Ressourcenallokation
Mit Echtzeitdaten zu Verfügbarkeit, Arbeitslast und Nachfrage können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter zuweisen. Viele cloudbasierte ERP-Tools können außerdem die zukünftige Verfügbarkeit von Ressourcen basierend auf historischen Daten prognostizieren und so für eine optimale Auslastung sorgen.
Daten zentralisieren
Moul'appétit SRL, ein auf Meeresfrüchte spezialisierter Vertrieb mit Sitz in Belgien, stand vor Herausforderungen bei der Lagerverwaltung, der Nachverfolgung von Bestellungen und der Koordination von Lieferungen. Mit Odoo ERP konnte Moul'appétit seine Lagerverwaltung, den Vertrieb und die Lieferprozesse auf einer einzigen Plattform integrieren. Diese Integration ermöglichte eine Echtzeitübersicht über Lagerbestände, Bestellstatus und Liefertermine.
Das Unternehmen konnte dadurch die Nachfrage genauer prognostizieren, die Lagerbestände optimieren und pünktliche Lieferungen sicherstellen.
Beste ERP-Tools für kollaboratives Arbeiten
Mein Team und ich haben die führenden ERP-Systeme am Markt getestet und festgestellt, dass dies die besten verfügbaren Optionen sind:
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Beispiele dafür, wie ERP Zusammenarbeit verbessert
Wie sieht die Zusammenarbeit durch ERP in der Praxis aus? Ich habe eine Reihe fortschrittlicher ERP-Anwendungsfälle zusammengestellt, um Ihnen diese Funktionen anschaulich zu machen. Von gemeinsamen Dashboards für KPIs bis hin zu kollaborativem Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle – hier sind einige einzigartige Wege, wie ERP-Systeme die Zusammenarbeit in B2B-Teams fördern können:
Gemeinsame Dashboards für Team-Alignment
ERP-Systeme bieten gemeinsame Dashboards, die einen umfassenden Überblick über die Datenlandschaft eines Unternehmens ermöglichen. Diese Dashboards stellen sicher, dass alle Teammitglieder Zugriff auf dieselben Echtzeitinformationen haben, wodurch Inkonsistenzen beseitigt und eine abgestimmte Entscheidungsfindung gefördert werden.
Zum Beispiel ermöglichen Freshservice-Team-Dashboards den Verantwortlichen, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für ihre Teams zusammenzustellen, sodass alle bei kritischen Themen auf dem aktuellen Stand sind.
Zentralisierte Kommunikationskanäle
ERP-Systeme verbessern die Kommunikation, indem sie zentrale Kanäle für Messaging und Zusammenarbeit bereitstellen. Integrierte Tools wie Nachrichtenversand, Teilen, Videokonferenzen und CRM ermöglichen eine Echtzeitkommunikation und beseitigen Silos zwischen Abteilungen.
TallyPrime bietet beispielsweise eine Funktion, mit der Sie bestimmte Dokumente über WhatsApp teilen können. Ebenso ist Katana ein cloudbasiertes ERP mit einer Facebook Messenger-Integration über Zapier.
Dokumentenmanagement für optimierte Workflows
ERP-Systeme optimieren das Dokumentenmanagement, indem sie Speicherung, Teilen und Versionskontrolle zentralisieren. So haben alle Mitarbeiter stets Zugriff auf die aktuellsten Informationen, was Redundanzen und Fehler reduziert.
Zum Beispiel ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem von Infor CloudSuite einen schnellen Abruf und die Bearbeitung in Echtzeit, was die Zusammenarbeit verbessert und Projektlaufzeiten beschleunigt. Das ist sehr hilfreich, um effiziente und fehlerfreie Arbeitsabläufe sicherzustellen.
Aufgabenmanagement und Verantwortlichkeit
ERP-Systeme ermöglichen Projektmanagement mit klaren Fristen und Nachverfolgungsmöglichkeiten, was die Verantwortlichkeit sicherstellt.
Das integrierte ERP-Modul von XB Software ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben, damit Manager den Fortschritt im Blick behalten und sicherstellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden. Dies schafft Verantwortungsbewusstsein und Transparenz in Projekten und fördert eine reibungslose Zusammenarbeit.
Mobile Zusammenarbeit
ERP-Lösungen unterstützen die mobile Zusammenarbeit, sodass Teams in Verbindung bleiben und ortsunabhängig in Echtzeit Entscheidungen treffen können. Dies ist ein unschätzbarer Vorteil für Remote-Teams und Mitarbeiter im Außendienst.
Vault ERP ist ein Anbieter, der mobile Apps bereitstellt, damit Teams auch unterwegs zusammenarbeiten können und kontinuierlich in Entscheidungsprozesse eingebunden sind. QuickBooks, Dynamics365 und Bitrix24 bieten ebenfalls spezielle mobile Apps für Android und iOS an.
Integration mit anderen Kollaborationstools
Viele ERP-Anbieter integrieren sich heute nahtlos mit anderen Kollaborationslösungen wie Microsoft Teams, Slack und Zoom. Dank dieser Integrationen können Mitarbeitende weiterhin bevorzugte Kommunikationstools zum Informationsaustausch nutzen und dennoch die erweiterten Funktionen eines ERP-Systems in Anspruch nehmen.
Die meisten ERP-Systeme bieten heute eine Vielzahl an Integrationsoptionen – nativ, über Automatisierungsplattformen wie Zapier und Make sowie über offene APIs. Beispiele hierfür sind NetSuite ERP, Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics365 und viele mehr.
Social ERP: Der nächste Schritt in der ERP-Zusammenarbeit
Social ERP stellt den nächsten Schritt in der Entwicklung kollaborativer ERP-Systeme dar, indem es die Stärken sozialer Medien mit traditioneller Ressourcenplanung kombiniert.
Während viele Arten von ERP-Systemen bereits eigene integrierte Kollaborationstools bieten, sorgt die Möglichkeit, Kunden, Mitarbeitende und Partner auf der von ihnen bevorzugten Plattform zu treffen, für eine viel nahtlosere Kommunikation.
Was ist Social ERP?
Social ERP integriert traditionelle ERP-Systeme mit sozialen Medien wie Twitter, LinkedIn und Facebook, um die Produktivität zu steigern und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und Partnern zu verbessern. Indem Sie Stakeholder auf deren eigenen Plattformen abholen und sich mit ihnen austauschen, können Probleme effektiver gelöst werden.
Im Gegensatz zu traditionellen ERP-Systemen — die integrierte Kommunikationstools zum Teilen von Dokumenten, Chat und Video bieten — integriert Social ERP Drittanbieterplattformen aus der Welt der sozialen Medien, um eine besonders reibungslose Zusammenarbeit im Team zu ermöglichen.
So ermöglicht SAP beispielsweise mit der Integration sozialer Medien über SAP Jam eine nahtlose Zusammenarbeit in Geschäftsprozessen und verbessert die interne sowie externe Kommunikation. Weitere Beispiele von ERP-Anbietern, die soziale Medien integrieren, sind Oracle SRM und Epicor Social Enterprise.
Vorteile von Social ERP
Social ERP ist nicht für jedes Unternehmen eine bahnbrechende Neuerung, aber für zukunftsorientierte Firmen mit verteilten Teams kann es ein echter Wettbewerbsvorteil sein. Hier einige der wichtigsten Vorteile:
- Verbesserte Zusammenarbeit: Social ERP-Systeme erleichtern Teams die Zusammenarbeit und Kommunikation, etwa durch Aktivitäts-Feeds, Chatbots und Konversationsstränge. SYSPRO Harmony ermöglicht beispielsweise das Teilen von Informationen in Echtzeit und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, was die Produktivität und Reaktionsfähigkeit deutlich verbessert.
- Kundenbindung: Durch die Integration sozialer Medien können Unternehmen ihre Kunden wirkungsvoller einbinden. Die Interaktionen auf sozialen Plattformen werden analysiert und verfolgt, wodurch personalisierte Services ermöglicht werden und Unternehmen schneller auf Anfragen und Feedback reagieren können.
- Optimierte Arbeitsabläufe: Social ERP-Systeme fördern Geschäftsprozesse, indem sie Echtzeit-Zugriff auf soziale Daten bieten und diese mit klassischen ERP-Funktionen verbinden. Dies vereinfacht Abläufe, reduziert Doppelarbeit und unterstützt fundierte Entscheidungen.
- Mehr Transparenz: Durch die Integration von Social-Media-Tools bieten Social ERP-Systeme mehr Einblick in Geschäftsprozesse und fördern eine transparente, verantwortungsvolle Unternehmenskultur. So überwacht Oracle Social Relationship Management (SRM) Inhalte aus bezahlten, eigenen und verdienten Medien auf sozialen Netzwerken, Foren, Blogs und mehr. Mit der Analyse von täglich über 700 Millionen Nachrichten werden die relevanten Gespräche herausgefiltert, damit Unternehmen stets den Überblick behalten.
Social ERP vs. Traditionelles ERP
| Traditionelles ERP | Social ERP | |
| Definition | Optimiert tägliche Arbeitsabläufe in Bereichen wie Personal, Buchhaltung, Dienstleistungen, Lieferkette und mehr. | Integriert darüber hinaus Social-Media-Tools wie Twitter, LinkedIn und Facebook, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Kundenbindung zu verbessern. |
| Wesentliche Merkmale | - Nutzt eigene Kommunikationstools für Teamarbeit und Kooperation - Arbeitet standardmäßig nicht mit Drittanbieter-Tools für Dateifreigabe, soziale Netzwerke oder Instant Messaging - Keine umfassenden Integrationsmöglichkeiten wie Plugins, Konnektoren oder APIs | - Integriert Social-Media-Tools - Kann Gespräche, Projekte und Prozesse über mehrere soziale Plattformen hinweg einfach verfolgen - Verfügt über erweiterte Funktionen wie API-Zugriff und Integrationsfeatures |
| Vorteile | - Sicheres System - Umfangreiche Anpassungsoptionen - Lokale Datenhoheit | - Verbessertes Teamwork - Höhere Kundenbindung - Optimierte Kommunikation |
| Nachteile | - Hohe Einstiegskosten - Komplexe Implementierung - Widerstand der Mitarbeitenden | - Zusätzliche Sicherheitsrisiken - Herausforderungen bei der Integration - Teurer |
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