So erstellen Sie ein nachhaltiges Unternehmensbudget in 7 Schritten
Fühlt sich das Budget Ihres Unternehmens wie ein Neujahrsvorsatz an – mit besten Absichten gefasst, aber schon nach ein paar Wochen wieder vergessen? Dieser Leitfaden hilft Ihnen, ein Unternehmensbudget aufzustellen, das Bestand hat (anders als meine Essensplanungs-Vorsätze für 2025)...
Grundlagen des Unternehmensbudgets
Ein Unternehmensbudget ist ein Plan für Einnahmen und Ausgaben in Ihrem Unternehmen. Auf der Einnahmenseite steht Ihre beste Schätzung zum Bruttoumsatz (wie viel Geld hereinkommt). Auf der Ausgabenseite finden sich fixe Kosten, variable Kosten, Investitionskosten und nicht operative Ausgaben (alle Bereiche, in denen Ihr Unternehmen Geld ausgibt).
Größere Organisationen verwenden Budgetierungs- und Prognosesoftware, um Budgets zu erstellen und zu pflegen, überwacht vom CFO. In kleineren Unternehmen übernimmt das Budgetieren meist der Geschäftsführer und/oder der Buchhalter.
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Falls Sie denken, dass ein seriöses Budget nicht so wichtig ist, bedenken Sie Folgendes:
- Die Hälfte aller kleinen Unternehmen versäumt es, ein umfassendes operatives Budget aufzustellen
- Die Hälfte aller kleinen Unternehmen scheitert innerhalb der ersten 2 Jahre
Ob diese Dinge zusammenhängen, dürfen Sie selbst entscheiden…
Die 5 Hauptvorteile eines Budgets
Klar, mit Budgetierung planen Sie Ausgaben, Umsatzschwankungen und mehr. Aber was sind neben dem Offensichtlichen die wichtigsten Vorteile für Unternehmerinnen und Unternehmer?
1 – Proaktives Personalmanagement
Personalfragen zählen zu den größten Stressfaktoren für Inhaber kleiner Unternehmen. Ich erinnere mich an meine eigene Zeit als Geschäftsinhaber zurück und daran, wie schlecht ich damals darin war, den richtigen Zeitpunkt für zusätzliche Unterstützung vorherzusagen.
Das führte dazu, dass meine ersten Mitarbeiter und ich überlastet waren – und danach, durch eine Überkorrektur, ein Team neuer Kolleginnen und Kollegen zu wenig zu tun hatte, als das Geschäft wieder ruhiger lief.
Das war schwierig und hat mir bei einigen tollen Mitarbeitenden viel Sympathie gekostet. Lernen Sie aus meinen Fehlern und beginnen Sie möglichst früh mit einer vorausschauenden Budgetplanung.
2 – Vorbereitung auf Finanzierungen
Jeder klassische Bankkredit verlangt einen detaillierten Geschäftsplan mit einem durchdachten Budget.
Selbst wenn Investoren etwas nachsichtiger sein mögen, möchten sie in der Regel trotzdem ein umfassendes Betriebsbudget und eine Rentabilitätsprognose sehen, bevor sie ihr Geld investieren.
3 – Geringere Finanzierungskosten
Wenn Sie Ihr Budget effektiv planen, können Sie auch die Finanzierungsform wählen, die Ihnen am meisten Geld spart.
Stellen Sie sich vor, es treten unerwartet hohe Ausgaben auf. Sie könnten Ihren Kreditrahmen ausschöpfen, eine Kreditkarte nutzen oder sogar Forderungsverkauf (Factoring) in Anspruch nehmen. Ein Blick in Ihr Budget zeigt, dass Sie mit 90%iger Sicherheit nächsten Monat einen Liquiditätszuwachs erwarten – Sie benötigen also nur eine kurzfristige Finanzierung.
In diesem Fall könnten Sie anstelle eines Kredits einfach eine Kreditkarte verwenden und so die zinsfreie Zahlungsfrist von 21 bis 50+ Tagen nutzen (abhängig vom Kauftermin und Ihrem Abrechnungszyklus).
4 – Weniger Stress
Unternehmertum kann anstrengend sein. So sehr, dass eine Umfrage von Xero ergab, dass Inhaber kleiner Unternehmen niedrigere "Wohlbefindenswerte" erzielten als die Allgemeinbevölkerung.
Das ist enttäuschend zu sehen… und einer der Gründe, warum ich solche Beiträge schreibe.
Die Budgetierung kann Ihren Stress als Geschäftsinhaber und -leiter reduzieren, weil Sie sich so besser auf Veränderungen im Unternehmen einstellen. Ich weiß, Sie hätten gerne mehr Zeit, doch schon die Beschäftigung mit dem Budget beruhigt und verhindert Rückschritte.
5 – Besser informierte Entscheidungen
Der durchschnittliche Inhaber eines kleinen Unternehmens trifft mehr als 6 Millionen Entscheidungen im Jahr… Okay, ganz so viele sind es vielleicht nicht, aber es gibt wirklich viel zu entscheiden – das führt schnell zu Entscheidungsmüdigkeit.
Ihr Budget kann einige grundlegende Finanzentscheidungen automatisieren – zum Beispiel wie viel Sie für die nächste Lohnrunde zurücklegen sollten oder ob Sie in diesem Quartal eine neue Chance ergreifen können.
Best Practices für die Unternehmensbudgetierung
Ein gutes Unternehmensbudget sollte möglichst genau und umfassend sein. Diese Best Practices helfen Ihnen, typische Fehler zu vermeiden und Ihr Ziel zu erreichen.
Bauen Sie sich einen Puffer ein
Budgets basieren auf Ihren besten Schätzungen (manchmal auch „Guesstimates“), um Zahlen vorherzusagen. Es ist sinnvoll, auf eine von zwei Arten einen Puffer einzuplanen.
1. Variable Kosten erhöhen
Die erste Möglichkeit besteht darin, einfach davon auszugehen, dass Ihre variablen Ausgaben etwas höher ausfallen (um 5-10 %) als prognostiziert, und dies von Anfang an in Ihr Budget einzubauen.
2. Einen Geldpuffer einplanen
Die Alternative ist, einfach einen Geldpuffer als eigene Budgetposition (und analog dazu ein tatsächlich vorhandenes liquides Konto) einzuplanen, um unerwartete Ausgaben oder Einnahmeausfälle abzudecken. Ich bevorzuge diese Methode und habe sie später in meinem Schritt-für-Schritt-Prozess in diesem Artikel mit aufgenommen.
Die richtigen Tools verwenden
Eine Excel-Tabelle ist eine sichere Wahl für das erste Budget, aber es gibt bessere Alternativen.
Die meisten Buchhaltungssoftwares verfügen über verschiedene Budgetierungsfunktionen, falls Sie noch nicht bereit sind, in spezielle Prognosetools zu investieren.
Experten hinzuziehen
Wenn Sie Ihre Buchhaltung und andere Finanzaufgaben auslagern, kann es sinnvoll sein, auf fachkundige Unterstützung zurückzugreifen, um Ihr Unternehmensbudget zu erstellen.
Wenn Sie eine Art interne Buchhaltungsabteilung haben, sollten diese unbedingt involviert werden. Sie sind auf genau solche Aufgaben geschult, daher ist es am besten, ihnen zu vertrauen und sie einzubeziehen.
Lernen und anpassen
Ihr erstes Firmenbudget wird vermutlich nicht direkt ins Schwarze treffen – das ist völlig in Ordnung.
Wenn Sie später Ihr Budget mit den realen Zahlen vergleichen, können Sie daraus Erkenntnisse ziehen, die die kommenden Budgetierungszyklen verbessern werden. Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihre Fähigkeiten in der finanziellen Prognose aufzufrischen, sich über die goldenen Regeln der Buchhaltung zu informieren oder ein paar anfängerfreundliche Buchhaltungsbücher zu lesen.
4 gängige Budgetierungsmethoden
Es gibt mehr als einen Weg zu budgetieren – hier ein Überblick über die besten Frameworks für die Unternehmensbudgetierung.
Nullbasierte Budgetierung
Bei der nullbasierten Budgetierung ergibt Ihre Gesamteinnahmen abzüglich aller Ausgaben/zugewiesenen Rücklagen am Ende (wie der Name schon sagt!) genau null.
Bedeutet das, dass Sie keinen Gewinn machen? Nein, es bedeutet lediglich, dass Sie jeden Euro einer bestimmten Aufgabe zuweisen. Ein nullbasiertes Budget kann z. B. eine Position für „Privatentnahme“, „Notfallrücklage“ oder „Weihnachtsfeier“ enthalten. Die Idee ist, für jeden Euro einen klaren Zweck zu definieren.
Im Unternehmenskontext starten diese Budgets außerdem bei null – das heißt, Sie beginnen wirklich bei Null, und Sie/Abteilungsleiter müssen jede Ausgabe begründen, auch wenn sie regelmäßig anfällt. Die meisten jungen Organisationen nutzen diese Methode.
Inkrementelle Budgetierung
Die inkrementelle Budgetierung nimmt die finanziellen Ergebnisse der Vorjahre als Basis und passt sie durch Zu- oder Abschläge auf das aktuelle Haushaltsjahr an.
Wenn Sie beispielsweise das Budget für 2025 aufstellen, greifen Sie auf die Ist-Werte von 2024 für Einnahmen und Ausgaben zurück. Anschließend kalkulieren Sie die Änderungen – einen prognostizierten Anstieg an Einnahmen hier, einen wegfallenden Posten dort – um zum neuen Budget zu kommen.
Aktivitätsbasierte Budgetierung
Die aktivitätsbasierte Budgetierung analysiert alle Geschäftsaktivitäten, mit denen finanzielle Kosten verbunden sind, und dokumentiert sowie recherchiert jede einzelne Kostenposition.
Dieses Vorgehen ist aufwändiger als andere Budgetierungsmethoden, kann aber sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen massiv Kosten senken oder Ineffizienzen in der Ausgabenstruktur aufdecken möchte.
Partizipative Budgetierung
Partizipative Budgetierung bezieht mehr Personen als nur Sie und Ihre Buchhaltung mit ein, etwa Manager und Abteilungsleiter auf unteren Ebenen.
Das gibt verschiedenen Interessengruppen mehr Eigenverantwortung im Budgetierungsprozess, die endgültige Entscheidung bleibt jedoch bei der Führungsebene.
Wenn Sie ein Team haben, das schon eine Weile zusammenarbeitet, erweist sich diese Methode meist als erfolgreich – auch wenn sie ein wenig mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Erstellung eines Unternehmensbudgets in 7 Schritten
Hier ist ein umsetzbarer Plan, um Ihr Unternehmensbudget von Grund auf aufzubauen.
1. Legen Sie Ihre Budgetgrundlagen fest
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie:
- Wählen Sie die Budgetierungsmethode, die Sie verwenden möchten; wie bereits erwähnt, werde ich einen Ansatz auf Basis des Nullbudgets behandeln
- Wählen Sie ein Budgetierungs-Tool, egal ob das eine Tabelle, eine Softwarelösung oder Papier und Stift ist (wenn Sie technikaffine Menschen wie mich in den Wahnsinn treiben wollen)
- Konsultieren Sie alle relevanten Beteiligten (Ihren Buchhalter, Abteilungsleiter usw.)
- Wählen Sie den Zeitraum für Ihre Budgetplanung (vierteljährlich, jährlich usw.)
- Sammeln Sie Unterlagen aus den vergangenen Jahren sowohl für Einnahmen als auch für Ausgaben
Haben Sie diese Punkte erledigt, können Sie mit der Erstellung Ihres Budgets beginnen.
2. Sammeln Sie alle Einnahmeninformationen
Ihr Budget sollte mit einer Schätzung der Einnahmen aus allen Quellen beginnen, die Sie für den Zeitraum, den Sie budgetieren (Quartal oder Geschäftsjahr), vernünftigerweise erwarten können. Dies ist der von Ihrem Unternehmen aus allen Quellen erzielte Gesamtumsatz, vor Ausgaben.
Ein Tipp: Jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt für übermäßigen Optimismus bei der Neukundengewinnung. Ich kann gar nicht mehr zählen, wie oft mir mündliche Zusagen nicht eingehalten wurden.
Bei einem etablierten Unternehmen können Sie Einnahmen aus Ihren vorhandenen Unterlagen angeben. Für ein neues Unternehmen können Sie Schätzungen aus Ihrem Businessplan oder mit Branchenvergleichen heranziehen … aber Sie sollten hier regelmäßig überprüfen, wie Sie im Vergleich zum Plan liegen.
Passen Sie Ihre Zahlen unbedingt an jegliche Saisonalität Ihres Unternehmens an. Wenn Sie beispielsweise ein Budget für das erste Quartal 2025 aufstellen, ist es sinnvoll, die Zahlen aus dem ersten Quartal 2024 anstelle der durchschnittlichen Umsätze Ihres gesamten Geschäftsjahres zu verwenden.
3. Ziehen Sie die Fixkosten ab
Fixkosten sind Ausgaben, die unabhängig davon anfallen, wie viel Umsatz Sie erzielen. Hierzu zählen beispielsweise:
- Miete
- Monatliche Gehälter* (*Stundenlöhne können variable Kosten sein, aber Gehälter für langfristig angestellte Mitarbeitende gelten als Fixkosten)
- Versicherungen
- Kreditrückzahlungen
- Feste Nebenkosten und SaaS-Tools (WLAN, monatliche POS-Systemgebühren, Buchhaltungssoftware usw.)
Summieren Sie Ihre tatsächlichen Fixkosten auf Basis der Daten der letzten Monate. Vergessen Sie dabei nicht, auch seltenere, aber feste Ausgaben einzubeziehen, wie zum Beispiel eine vierteljährlich fällige Versicherungsrechnung oder jährliche Grundsteuern.
Sobald Sie alles zusammengetragen haben, ziehen Sie diese Fixkosten von Ihren Einnahmen ab.
4. Ziehen Sie die variablen Kosten ab
Variable Kosten sind Ausgaben, die von Monat zu Monat schwanken und in der Regel mit dem Produktions- oder Leistungsvolumen Ihres Unternehmens zunehmen oder abnehmen. Dazu zählen unter anderem:
- Rohstoffe
- Herstellungskosten
- Variable Nebenkosten wie Strom
- Stundenlöhne für Mitarbeitende
- Ihr eigenes Gehalt oder Entnahmen (wenn diese vom Gewinn abhängen)
- Marketingkampagnen
Variable Kosten lassen sich mithilfe von Formeln innerhalb Ihres Budgets schätzen (sofern Sie eine Tabelle oder ein fortgeschrittenes Planungstool verwenden).
Da variable Kosten mit dem Output Ihres Unternehmens steigen (also z. B. mit der Gesamtzahl produzierter Einheiten), können Sie die gesamten variablen Kosten nutzen, um einen variablen Kostenanteil pro Einheit zu berechnen und Ihre Zellen dynamisch anhand dieser Zahl aktualisieren lassen.
5. Legen Sie einen Notfallfonds an
Ein Notfallfonds ist im Wesentlichen eine finanzielle Reserve für Ihr Unternehmen. Er dient dazu, unerwartete Ausgaben zu decken oder auch regelmäßige Ausgaben, falls Ihre Einnahmen hinter den Prognosen zurückbleiben.
Die Höhe der Rücklage hängt von der Art Ihres Unternehmens, der Stabilität Ihrer Einnahmen und den verfügbaren schnellen Finanzierungsmöglichkeiten ab.
Beachten Sie, dass Sie diesen Schritt nicht wiederholen müssen, sobald der Fonds eingerichtet ist – es sei denn, Sie greifen auf Mittel daraus zurück. Sie müssen nicht jedes Quartal oder Jahr einen neuen Notfallfonds einplanen – Sie sollten nur sicherstellen, dass weiterhin Mittel für diesen Zweck zurückgelegt sind.
Ebenso ist der Notfallfonds kein „Kostenfaktor“ und reduziert technisch gesehen nicht Ihre Rentabilität, auch wenn ich empfehle, ihn an dieser Stelle einzukalkulieren, damit Sie nicht in Versuchung geraten, Ihren Puffer anderweitig zu verwenden.
Was Sie mit Ihrem Notfallfonds tun sollten
Nur weil Sie Ihren Notfallfonds nicht aktiv zur Geschäftsentwicklung nutzen, heißt das nicht, dass Sie ihn einfach auf einem Girokonto ohne Zinsen liegen lassen sollten.
Sie sollten Ihren Notfallfonds immer in einer hochliquiden Anlageform halten, bei der Sie dennoch eine Rendite erzielen – ein Geschäftskonto mit hohen Zinsen oder ein Geldmarktfonds sind daher gute Optionen.
Stellen Sie nur sicher, dass Sie jederzeit schnell, unkompliziert und ohne Gebühren an Ihr Geld kommen.
6. Erwartete Gewinne auswerten
Jetzt können Sie Ihre erwarteten Gewinne berechnen, da Sie Ihre geschätzten Gesamteinnahmen und Ausgaben kennen.
Ist die Zahl positiv, sind Sie „in den schwarzen Zahlen“ und planen ein profitables Jahr! Ist sie negativ, „in den roten Zahlen“. Keine Sorge – es ist ganz normal, wenn Unternehmen zeitweise Nettoverluste schreiben.
Warum „in den schwarzen Zahlen“?
Wenn es um Geld geht, könnte man meinen, „im Grünen“ wäre logischer – und das stimmt, wenn der Begriff heute erst erfunden worden wäre. „In den roten Zahlen“ bedeutet, dass Verluste früher mit roter Tinte vermerkt wurden.
War die Zahl rot, war das schlecht. Schwarz war (und ist) gut.
Bevor Sie diese Zahl als gegeben annehmen, prüfen Sie unbedingt, ob sie logisch nachvollziehbar ist. So gehen Sie sicher, dass Sie keine Fehler gemacht oder etwas vergessen haben.
Wenn Sie sich ein variables Unternehmergehalt auszahlen, können Sie diesen Betrag auch erst in diesem Schritt festlegen. Achten Sie nur darauf, nicht doppelt zu rechnen – wenn das Gehalt bereits bei den variablen Kosten eingerechnet ist, zählen Sie es hier nicht nochmals hinzu.
7. Abgleich mit Ihrem Budget
Budgets sollten in sinnvollen Intervallen überprüft werden, zum Beispiel am Monatsende, Quartalsende oder Geschäftsjahresende. Ist Ihr Unternehmen noch jung und/oder wächst rasant, sollten Sie Ihr Budget entsprechend öfter prüfen.
Wenn Sie zum ersten Mal ein Unternehmensbudget erstellen, prüfen Sie es mindestens quartalsweise und vergleichen Sie es mit Ihren tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Das verbessert auch Ihre Prognosen: Ein akkurates Budget = akkuratere Prognosen
Stellen Sie fest, dass Ihre tatsächlichen Zahlen stark von den Schätzungen abweichen, ist es vielleicht an der Zeit, Ihr Budget neu zu überdenken oder ein anderes Prognosemodell zu verwenden, um Ihre Schätzungen zu verbessern.
5 Arten von Unternehmensbudgets
Jetzt kennen Sie die Grundlagen der Budgeterstellung für Unternehmen. Hier sind verschiedene Budgetarten, die für Ihr Unternehmen relevant sein könnten.
Gesamtbudget
Ein Gesamtbudget verschafft Ihnen den Überblick über die erwarteten Einnahmen und Ausgaben sämtlicher Abteilungen eines Unternehmens – und genau darauf habe ich Sie in diesem Artikel vorbereitet.
In größeren Firmen ist es üblich, für jede Abteilung oder jedes Projekt ein eigenes Betriebsbudget zu erstellen und diese dann in einem Gesamtbudget zusammenzuführen.
Betriebsbudget
Betriebsbudgets werden genutzt, um Einnahmen und Ausgaben auf Grundlage der konkreten betrieblichen Aktivitäten abzuschätzen, daher der Name.
Ist Ihr Unternehmen klein und Sie verfolgen ein zentrales Ziel, ist das Betriebsbudget identisch mit dem Gesamtbudget. Sobald Sie jedoch wachsen, erstellen Sie für jedes Projekt oder jede Abteilung ein eigenes Betriebsbudget.
Investitionsbudget
Ein Investitionsbudget dient dazu, große Investitionen, Projekte oder Anschaffungen zu evaluieren. Beispielsweise könnte ein Unternehmen ein Investitionsbudget erstellen, um den Bau einer zweiten Produktionsstätte zu prüfen.
Das Investitionsbudget betrachtet die zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen aus diesem konkreten Projekt, um dessen Rentabilität zu beurteilen und herauszufinden, ob es eine sinnvolle Verwendung des Kapitals darstellt.
Liquiditätsbudget
Ein Liquiditätsbudget schätzt den Cashflow eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum ab (dieser kann wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich sein).
Es ist ein nützlicher Ausgangspunkt für die Cashflow-Analyse und hilft dabei sicherzustellen, dass ein Unternehmen über ausreichend liquide Mittel verfügt, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
Personalbudget
Ein Personalbudget ist etwas anders; es ist ein kombiniertes Finanz- und Personalmanagement-Tool, das zur Schätzung der Anzahl von Mitarbeiter- oder Auftragnehmerstunden dient, die erforderlich sind, um eine prognostizierte Produktionsleistung zu erfüllen oder Umsatzziele zu erreichen.
Es kann hilfreich sein, um Personalkosten zu schätzen, Einnahmen zu kalkulieren (zum Beispiel bei stundenweiser Abrechnung gegenüber Kunden) und dem Personalwesen fundiertere Personalentscheidungen zu ermöglichen.
Besseres Budget, besseres Geschäft
Obwohl ein Budget nur ein Bestandteil Ihrer gesamten Geschäftsstrategie ist, ist es ein sehr wichtiger. Ein Unternehmen ohne Budget zu führen, ist ein wenig wie Kuchenbacken ohne Rezept. Sicher, es könnte funktionieren – aber sind Sie bereit, darauf zu wetten? Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und bessere Kuchen backen erzielen Sie mit einem klar strukturierten Geschäftsbudget bessere Geschäftsergebnisse.
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