Checkliste für den Monatsabschluss: Leitfaden in 3 Schritten (+ kostenloser Download)
Eine Checkliste für den Monatsabschluss hat mir viel mehr geholfen, als ich erwartet hatte. Der Monatsabschluss stellt sicher, dass du zeitnahe und genaue Finanzergebnisse erhältst, hilft dabei, Verbesserungspotenziale bei den Ausgaben des Unternehmens zu erkennen, und sorgt dafür, dass alle auf das Wesentliche für das Unternehmen fokussiert bleiben.
In diesem Artikel habe ich den Monatsabschlussprozess von A bis Z behandelt und dir die Checkliste für den Monatsabschluss zusammengestellt, die ich derzeit als Vorlage verwende und die du auf dein eigenes Unternehmen anwenden kannst.
Deine kostenlose Checkliste für den Monatsabschluss
Das Wichtigste zuerst: Hier ist die Checkliste, die du herunterladen und direkt verwenden kannst.
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Später in diesem Artikel erkläre ich meine Annahmen und die besonderen Anforderungen meines Unternehmens. Lies also weiter, wenn du diese Vorlage so anpassen möchtest, dass sie perfekt zu deinem Unternehmen passt.
Die Bedeutung des Monatsabschlusses
Der Monatsabschluss ist weitaus wichtiger, als man zunächst denkt. Er ermöglicht es dir, einen Schritt von deinen täglichen Aufgaben zurückzutreten und die Auswirkungen des vergangenen Monats auf dein Unternehmen zu beurteilen. Dabei hilft er dir:
- die Grundlage für die künftige Finanzplanung zu schaffen
- finanzielle Unstimmigkeiten so schnell wie möglich aufzudecken
- künftige operative und rechtliche Probleme zu vermeiden
Die Überprüfung der Situation verringert die Wahrscheinlichkeit falscher oder ungenauer Finanzberichterstattung erheblich.
Ein präziser Monatsabschluss erzählt anhand von Zahlen, Salden und Finanzaufstellungen eine Geschichte und bildet die Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen. Er sorgt für eine geplante Überprüfung deines Buchhaltungssystems und gibt dir einen guten Anlass, die Gesamtleistung zu bewerten.
Unabhängig davon, wie du zur Buchhaltung stehst, hoffe ich, dass du den Wert eines soliden Monatsabschlussprozesses erkennst, wenn du diesen Artikel zu Ende gelesen hast.
Vorbereitung auf den Monatsabschluss
Erfolg beim Monatsabschluss beginnt bereits vor dem Ende des Buchungszeitraums. Er erfordert Weitblick, Planung und das rechtzeitige Einleiten der richtigen Maßnahmen für einen reibungslosen, genauen und effizienten Abschlussprozess.
Das musst du tun:
1. Klare Ziele festlegen
Klare Ziele und Richtlinien steuern den Monatsabschlussprozess und stellen sicher, dass jede Maßnahme auf die finanziellen Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist.
Die Ziele können von „Genauigkeit in der Gewinn- und Verlustrechnung sicherstellen“ bis hin zu „den monatlichen Abschlussprozess optimieren“ reichen.
Gut definierte Ziele vereinfachen den Prozess und bieten einen Maßstab zur Bewertung deiner Buchhaltungsabteilung.
2. Wichtige Kennzahlen bestimmen
Die Bestimmung der wichtigsten zu überwachenden Kennzahlen während des Monatsabschlusses ist der beste Weg, den Arbeitsablauf zu verbessern. Zu diesen Kennzahlen können gehören:
- Finanzielle Genauigkeit
- Prozesseffizienz
- Compliance-Rate
- Zeit bis zum Abschluss der Abschlussverfahren
- Anzahl der durchzuführenden Kontenabstimmungen
- Der durchschnittliche Bestand an Bargeld in geringer Höhe auf Ihren Bankkonten bei jedem Abschluss
Wichtige Kennzahlen bewerten die Effektivität und Genauigkeit des Monatsabschlussprozesses und stellen sicher, dass Sie und Ihr Team ihn kontinuierlich verbessern.
3. Einen Zeitplan erstellen
Zeit ist für den Monatsabschluss entscheidend. Die Erstellung eines klaren, realistischen Zeitplans für jede Aufgabe ist von zentraler Bedeutung, da er den Prozess steuert und einen fristgerechten Abschluss gewährleistet.
Ich lege beispielsweise einen Zeitplan fest, um meinen Monatsabschluss 10 Werktage vor Monatsende fertigzustellen.
Andere Unternehmen müssen je nach ihren Funktionen und Konten möglicherweise mehr (oder weniger!) Prozesse abschließen. Wenn Sie beispielsweise:
- Bestände führen, würden Sie wahrscheinlich monatliche Bestandsbuchungen vornehmen, um korrekte Werte sicherzustellen.
- über einen weiter entwickelten Prozess für das Zahlungsmanagement verfügen, verwalten Sie die Kreditorenbuchhaltung (d. h. wir bezahlen Rechnungen innerhalb von 30 Tagen).
- Auszahlungen für nicht genutzten Urlaub anbieten möchten, erstellen Sie monatlich eine Anpassung der Urlaubsrückstellung.
- Gehälter zweiwöchentlich zahlen, benötigen Sie an jedem Monatsende eine zusätzliche Anpassung der Gehaltsrückstellung.
Durchführung des Monatsabschlussprozesses
Jetzt geht es an die Umsetzung.
Hier ist die Checkliste für den Monatsabschluss, die ich verwende. Sie können sie gerne herunterladen und an Ihr Unternehmen anpassen.
Konten abschließen
- Alle US-Kreditkarteneinträge (CC) dokumentieren
- Alle kanadischen CC-Einträge dokumentieren
- Alle CC-Einträge in alternativen Währungen dokumentieren
- Alle US-Bargeldeinträge dokumentieren
- Alle CAD-Bargeldeinträge dokumentieren
Buchungen zum Monatsende
- Monatliche Steuerrate zahlen
- Anlagen-Arbeitsmappe aktualisieren
- Monatliche Anlagenbuchung anpassen
- Arbeitsmappe für vorausbezahlte Aufwendungen aktualisieren
- Buchung in der Arbeitsmappe für vorausbezahlte Aufwendungen anpassen
- Arbeitsmappe für monatliche Rückstellungen aktualisieren
- Monatliche Rückstellungsbuchung anpassen
- Alle unbaren Zahlungen an Dritte berücksichtigen, die sich auf den aktuellen Monat beziehen (z. B. Kreditorenverbindlichkeiten, erworbene, aber noch nicht in Rechnung gestellte Dienstleistungen usw.)
- Monatliche Gehaltsbuchungen in Kostenkategorien und Abteilungen anpassen
- Rückstellung für Boni auflösen (falls zutreffend)
- Monatliche Anpassung der Bonusrückstellung erfassen
Berichterstattung
- EOR-Konto auffüllen
- EOR-Zahlung genehmigen
- Cashflow-Dokument aktualisieren
- Externe Zahlungsanbieter abstimmen, z. B. PayPal, Wise, Bill.com usw.
- USD-Bargeld abstimmen
- CAD-Bargeld abstimmen
- USD-CC abstimmen
- CAD-CC abstimmen
- CC in alternativen Währungen abstimmen
- Finanzinformationen in das interne Berichtsdokument eingeben (einschließlich Monatsergebnissen, Budget-Ist-Vergleichen und allen anderen relevanten Informationen für Stakeholder).
- Internes Berichtsdokument anpassen (bei Bedarf)
Kommunikation
- Bezüglich erforderlicher Aufgaben aus anderen Abteilungen kommunizieren
- E-Mail mit den Cashflow-Ergebnissen an relevante Stakeholder versenden
- E-Mail mit den Finanzergebnissen an relevante Stakeholder versenden
- Finanzdaten für [aktuellen Monat] abgeschlossen
Überlegungen zu bewährten Verfahren
Ich habe oben Anmerkungen zur Checkliste für den Monatsabschluss.
Zuallererst arbeite ich in einem in Kanada ansässigen Medien- und Technologieunternehmen, BWZ, mit weltweiten Aktivitäten. Möglicherweise möchten Sie die Checkliste anpassen, damit Ihre Konten in den USA geführt werden.
Ich würde empfehlen, dieser Liste noch einige andere bewährte Verfahren hinzuzufügen:
- Fügen Sie jedem Listenelement ein Fälligkeitsdatum hinzu, um den Prozess zu systematisieren und den Abschluss rechtzeitig fertigzustellen. Zu Beginn können diese Daten Ihnen helfen, sich an die Reihenfolge der Aufgaben zu erinnern und den Fortschritt aufrechtzuerhalten.
- Wenn Ihr Team wächst und die Prozesse komplexer werden, weisen Sie die Aufgaben weiteren Teammitgliedern zu. Fälligkeitsdaten verhindern Engpässe und sorgen für eine konsistente Berichterstattung.
- Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu. Statt nur den Namen der Person aufzuschreiben, empfehle ich, Ihre Checkliste für eine Reaktionsfähigkeit in Echtzeit in einer Aufgabenverwaltungssoftware zu erstellen.
Was sonst noch aufgenommen werden sollte
Wahrscheinlich gibt es noch weitere Dinge, die Sie aufnehmen müssen und die ich nicht erwähnt habe, wie etwa:
- Abschreibungsbeträge für Anlagevermögen,
- Kontenabstimmungen,
- Buchungssätze,
- Änderungen beim physischen Bestand,
- Konsolidierung der Konten von Mutter- und Tochtergesellschaften,
- Anpassungen aufgrund von Wechselkursänderungen,
- Und alle anderen buchhalterischen Verfahren, die Sie anwenden.
Denken Sie daran, dass dies für Sie gedacht ist; scheuen Sie sich nicht, Ihre Aufgaben so detailliert zu formulieren, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.
Erläuterungen zu Änderungen
Was inhaltlich, aber nicht wörtlich in der Liste enthalten ist, sind Erläuterungen zu Änderungen.
Jeden Monat füge ich Erläuterungen zu Konten mit signifikanten MoM-Änderungen oder wesentlichen Abweichungen zwischen Budget und Ist-Werten hinzu (einschließlich der Begründung). Dies erfolgt sowohl für die Berichterstattung zum Cashflow als auch zu den Finanzergebnissen.
Wenn Sie beispielsweise durch Risikokapital finanziert werden und noch nicht profitabel sind, wird Ihre Cash-Burn-Rate zu einer kritischen Kennzahl, die Ihre Investoren überwachen. Sie müssen eine Analyse des Cash-Burns im aktuellen Monat im Vergleich zum Budget, einen Ausblick auf Ihren Cash-Burn sowie eine Sensitivitätsanalyse dieses Ausblicks aufnehmen (neben weiteren Punkten).
Dokumentation der Prozesse
In einem größeren Unternehmen möchten Sie möglicherweise jeden Ihrer Prozesse für den Monatsabschluss dokumentieren, beispielsweise die Aufteilung von Auftragnehmern und Gehaltsabrechnung.
Ich berechne und erledige diese Dinge selbst, aber ein größeres Unternehmen möchte möglicherweise eine vollständig separate Arbeitsmappe mit dieser Dokumentation führen oder für spezialisierte Aufgaben Offshore-Buchhaltungsdienstleistungen in Betracht ziehen.
Aufgabentrennung
Große Unternehmen nehmen möglicherweise Nachweise über einen Bearbeiter und einen Prüfer auf. Diese Aufgabentrennung ist in größeren Unternehmen ziemlich üblich; in etwa einem Jahr werde ich die Prozesse für den Monatsabschluss wahrscheinlich an ein anderes Teammitglied übergeben und die Rolle des Prüfers übernehmen, um mehr Kontrollen und Vertrauen in fehlerfreie Arbeit zu ermöglichen.
Genauigkeit in der Berichterstattung
Eine Genauigkeit von 100 % in der Finanzberichterstattung ist natürlich das Ziel; konzentrieren Sie sich jedoch auf das, was für Ihr Unternehmen wesentlich ist.
Wenn Sie finanziell gesund sind und kleine Abweichungen feststellen, etwa ein um 30 $ abweichendes Konto, werden Sie nicht Ihr gesamtes Modell erneut erstellen, um die Ursache zu finden. Auch wenn vollständige Genauigkeit das Ziel ist, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihren wichtigsten Stakeholdern ein klares Bild zu vermitteln und zeitnah zu kommunizieren.
Sie sind am wertvollsten, wenn Sie Entscheidungsträgern genaue und relevante Informationen liefern, damit sie die besten Entscheidungen für das Unternehmen treffen können.
Einhaltung von Vorschriften und Standards
Die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und regulatorischen Anforderungen ist unerlässlich. Compliance gewährleistet die Einhaltung der Gesetze sowie der Grundsätze finanzieller Integrität und Transparenz.
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen US-GAAP, IFRS, ASPE oder einen lokalen Rechnungslegungsstandard anwendet: Die Einhaltung sorgt für eine konsistente, transparente und vergleichbare Finanzberichterstattung.
Nutzung von Technologie
Der Einsatz der richtigen Technologie kann den Monatsabschluss effizienter gestalten.
Ob es sich um Tools für Forderungen oder die Automatisierung von Verbindlichkeiten oder um Buchhaltungssoftware handelt, die Compliance und Genauigkeit in der Berichterstattung sicherstellt: Technologie spielt eine entscheidende Rolle.
Es geht darum, die richtigen Tools für Ihr Unternehmen zu finden, um Ihnen das Leben zu erleichtern, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. Sie sind der Punktezähler Ihres Unternehmens; Sie müssen sicherstellen, dass die Punkte korrekt sind.
Wenn Sie noch nach Buchhaltungssoftware suchen, helfe ich Ihnen gerne. Laut unserem Team von Technologieanalysten sind dies derzeit die besten Buchhaltungslösungen auf dem Markt:
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Analyse der Ergebnisse
Nach dem Monatsabschluss ist es Zeit für Reflexion und Analyse.
Die Finanzdaten in Ihren Abschlüssen erzählen eine Geschichte, die aus den folgenden Elementen besteht:
Finanzielle Erkenntnisse
Der Monatsabschluss ist mehr als eine Routineaufgabe; er kann eine Goldgrube für finanzielle Erkenntnisse sein.
Es geht darum, die Zahlen zu analysieren, Trends zu verstehen und Muster zu erkennen. Finanzielle Erkenntnisse aus dem Monatsabschluss helfen dabei, die finanzielle Gesundheit, den Cashflow, die Rentabilität und die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu beurteilen.
Bei diesen Erkenntnissen geht es nicht nur darum, die Gegenwart zu verstehen; sie dienen auch dazu, die Zukunft vorherzusagen – unabhängig davon, ob Sie diese Zahlen in ein Prognosemodell eintragen oder nicht.
Sie unterstützen die Budgetierung, die Finanzplanung und die Prognose und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Außerdem liefern diese Zahlen einen Maßstab zur Messung der zukünftigen finanziellen Leistung Ihres Unternehmens.
Wer liebt keine Rekordhöchststände beim Umsatz?
Leistungskennzahlen
Wichtige Leistungskennzahlen wie der Cash-Conversion-Zyklus, die Effizienz des Umlaufvermögens und die Effizienz des Kostenmanagements bieten eine klare, objektive Bewertung der Leistung Ihres Unternehmens. Achten Sie beim monatlichen Abschluss der Bücher besonders auf diese Kennzahlen.
Leistungskennzahlen helfen dabei, Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Sie machen Engpässe, Ineffizienzen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial sichtbar.
Um als strategischer CFO erfolgreich zu sein und für das Topmanagement Mehrwert zu schaffen, müssen Sie die Leistung anhand von Benchmarks messen, Lücken verstehen und kontinuierliche Verbesserungen anstreben.
Kontinuierliche Verbesserung
Der Finanzbereich verändert sich schnell, und das sollte auch für den Monatsabschlussprozess gelten. Kontinuierliche Verbesserung ist keine einmalige Aufgabe; sie ist eine Kultur und eine Verpflichtung zu Exzellenz, Effizienz und Effektivität im Monatsabschlussprozess.
Prozessbewertung
Verwenden Sie die von mir bereitgestellte Checkliste als Ausgangspunkt und fügen Sie Aufgaben hinzu oder ersetzen Sie sie, sobald Sie erkennen, was für das Wachstum Ihrer Organisation am wichtigsten ist.
Es gibt immer Raum für Verbesserungen. Ihre Aufgabe besteht darin, einen Schritt zurückzutreten, den Prozess aus der Vogelperspektive zu betrachten und das große Ganze zu verstehen.
Die Bewertung des Abschlussprozesses und der Ergebnisse hilft dabei, die Wirksamkeit bestehender Prozesse, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung und die Effizienz der Technologie zu verstehen. Dadurch erhalten Sie umsetzbare Erkenntnisse, um den Prozess zu optimieren, die Genauigkeit zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
Einführung neuer Technologien
Zögern Sie nicht, in diesem Prozess neue Dinge auszuprobieren. Die Einführung neuer Technologien kann Effizienz, Genauigkeit und Compliance verbessern. Ob es sich um Automatisierungstools für das Rechnungswesen für einen schnelleren Zahlungseingang oder um Tools für die Unternehmenssteuerung zur Überwachung und Analyse in Echtzeit handelt – die Nutzung neuer Technologien kann einen entscheidenden Unterschied machen.
Neue Technologien können den für den Monatsabschluss erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren und Ihnen sowie dem Finanzteam mehr Freiraum geben, um sich auf strategischere Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.
Prüfen Sie einfach zu Ihrem eigenen Vorteil die Arbeit, die Ihre neuen Tools erledigen.
Zeit, die Bücher abzuschließen
Den Monatsabschlussprozess zu meistern, ist eine kontinuierliche Reise aus Sorgfalt, Analyse und Verbesserung. Sie verfolgen die Fortschritte und setzen Ziele für die nächsten Verbesserungen – und helfen Ihrem Unternehmen so, jeden einzelnen Monat besser zu werden.
Ein erfolgreicher Monatsabschluss beruht auf Vorbereitung, Durchführung und Analyse. Es geht darum, die richtige Grundlage zu schaffen, einen reibungslosen Prozess sicherzustellen und aus den Erfahrungen zu lernen, um zukünftige Ergebnisse zu verbessern.
Als Nächstes steht die große Überprüfung an: der Jahresabschluss.
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