So richten Sie eine automatisierte Rechnungsverarbeitung (kostengünstig) ein
Kreditorenbuchhaltung mag vielleicht nicht begeisternd erscheinen. Aber zeitintensive, mühsame Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung kostengünstig zu transformieren und die Sichtbarkeit von Anfang bis Ende zu verbessern? Das klingt nach einem ziemlich aufregenden Bonus, der an deiner Türschwelle wartet.
So und wann du die Kreditorenbuchhaltung automatisierst, inklusive Automatisierungstipps und Lektionen aus der Praxis.
Was ist Rechnungsautomatisierung?
Rechnungsautomatisierung ist ein Prozess, bei dem Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML) genutzt werden, um manuelle Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren und zu automatisieren.
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Rechnungsverarbeitungstools erfassen, verarbeiten, digitalisieren und verwalten Rechnungen elektronisch, wodurch der Bedarf für manuelle Dateneingabe und papierbasierte Prozesse reduziert wird.
Die besten Tools zur Rechnungsautomatisierung
Schritt 0: Finde eine Software, die das für dich erledigt. Egal, ob du bereits eine bestehende Kreditorenbuchhaltungslösung hast oder nicht, AP-Automatisierungstools lassen sich in der Regel in dein System integrieren und sorgen sofort für große Veränderungen.
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Wie funktioniert automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung benötigt einige Schlüsselelemente, damit alles reibungslos läuft. Hier ist eine kurze Übersicht, wie AP-Automatisierung im Allgemeinen funktioniert:
- Rechnungserfassung: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung erfasst Rechnungen elektronisch, indem Papierbelege eingescannt oder Rechnungen direkt von Lieferanten per E-Mail oder Electronic Data Interchange (EDI) empfangen werden.
- Datenextraktion: Automatisierungssoftware verwendet dann optische Zeichenerkennung (OCR), um relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferantendetails und Artikelpositionen zu extrahieren.
- Rechnungsabgleich: Das System vergleicht und gleicht Rechnungsdaten ab mit den entsprechenden Bestellungen und Liefernachweisen. Der automatisierte Abgleich stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und vertragsgemäß sind. Dies ist auch einer der vielen Vorteile von Bestellsoftware.
- Validierung und Überprüfung: Die Software validiert die extrahierten Daten anhand vordefinierter Regeln und prüft auf Abweichungen, fehlende Informationen und potenzielle Fehler.
- Genehmigungs-Workflow: Rechnungen werden entsprechend vordefinierter Workflows zur Genehmigung weitergeleitet, wobei Genehmiger die Rechnung elektronisch prüfen, falls nötig Kommentare oder Notizen hinzufügen und schnell freigeben oder ablehnen können.
- Integration mit anderen Modulen oder Buchhaltungssoftware: Nach der Genehmigung werden die Rechnungsdaten automatisch in das Buchhaltungssystem des Unternehmens übertragen. Dies gewährleistet einen nahtlosen Übergang von der Rechnungsverarbeitung zur Zahlungsabwicklung.
- Berichtswesen und Analytik: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt Analysen, um wertvolle Einblicke zu liefern, die deinem Unternehmen helfen, den Rechnungsstatus zu verfolgen, Zahlungszyklen zu überwachen und Engpässe oder Ineffizienzen zu identifizieren.
Nun geht es an die Automatisierung deines Prozesses zur Bearbeitung von AP-Rechnungen.
8 Schritte zur Einrichtung der automatisierten Rechnungsverarbeitung
1. Analyse deiner aktuellen AP-Prozesse
Bevor du eine automatisierte Rechnungsverarbeitung einführst, solltest du deine Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung analysieren und Schmerzpunkte, Engpässe und Bereiche identifizieren, in denen Automatisierung am meisten Nutzen stiftet.
Das hilft dir bei der Auswahl der richtigen Software und bei der Festlegung realistischer Ziele für die Einführung.
2. Recherchiere und wähle eine Software aus
Zahlreiche Softwarelösungen für die Rechnungsautomatisierung sind auf dem Markt verfügbar, und jedes Jahr kommen weitere hinzu.
Die beste AP-Automatisierungssoftware zu finden bedeutet, Optionen zu recherchieren und zu vergleichen – basierend auf den Geschäftsanforderungen, dem Budget und der Skalierbarkeit. Suche nach Funktionen wie OCR-Fähigkeiten, Workflow-Automatisierung, Integrationsmöglichkeiten und Berichtsfunktionen.
Wir haben die führenden AP-Automatisierungssoftwares anhand dieser Kriterien bewertet:
Diese Tools haben sich unter den von uns bewerteten besonders hervorgehoben:
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3. Die Software anpassen
Viele AP-Automatisierungslösungen bieten ähnliche und anpassbare Funktionen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können.
Richten Sie auf Grundlage Ihres bestehenden Kreditorenprozesses die Workflows, Validierungsregeln und Genehmigungshierarchien ein. Konfigurieren Sie die Software so, dass sie sich nahtlos in Ihre Buchhaltungsmodule und andere Systeme oder Apps integriert.
4. Bereiten Sie Ihre Daten vor
Bevor Sie auf das neue System umstellen, stellen Sie sicher, dass Ihre aktuellen Rechnungsdaten bereinigt und korrekt sind. Entfernen Sie Duplikate oder veraltete Informationen und organisieren Sie Ihre Daten in einem standardisierten Format. Das erleichtert die Umstellung und minimiert Datenprobleme.
5. Schulen Sie Ihr Team
Die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung erfordert eine angemessene Schulung und ein gutes Change Management. Schulen Sie Ihr AP-Team und andere Nutzer in der Verwendung der neuen Software. Machen Sie sie mit den aktualisierten Workflows vertraut und gehen Sie auf eventuelle Bedenken oder Fragen ein.
6. Pilot-Tests durchführen
Führen Sie vor der vollständigen Einführung des Systems Pilot-Tests mit einigen wenigen Rechnungen durch, um potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten vor der kompletten Umsetzung zu erkennen.
Das Feedback aus den Pilot-Tests sollte genutzt werden, um das System zu optimieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
7. Schrittweise Umsetzung
Erwägen Sie, den pilotierten Ansatz weiterzuführen und das neue System schrittweise, statt auf einmal, einzuführen.
Beginnen Sie mit einer Teilmenge an Lieferanten oder Rechnungstypen und weiten Sie die Implementierung nach und nach auf den gesamten Kreditorenprozess aus. Das minimiert Störungen und ermöglicht eine bessere Überwachung und Problemlösung.
8. Überwachen und Optimieren
Sobald das System implementiert ist, sollten Sie seine Leistung kontinuierlich überwachen und Feedback der Nutzenden einholen. Verwenden Sie die Berichts- und Analysefunktionen der Software, um Optimierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Workflows, Regeln und Konfigurationen, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.
Was ist nach der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zu tun?
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist nur der erste Schritt zu einem effizienteren Kreditorenprozess. Damit Sie die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen, sollten noch einige weitere Aufgaben erledigt werden:
- Lieferanten-Onboarding: Sie müssen Ihre Lieferanten in den neuen Prozess einbinden und sie über die Änderungen informieren.
- Stellen Sie Richtlinien zur Verfügung, wie Rechnungen elektronisch eingereicht werden sollen.
- Gehen Sie auf etwaige Fragen oder Bedenken ein.
- Arbeiten Sie mit ihnen zusammen – wenn sie Bedenken äußern, nehmen Sie diese ernst.
- Sicherheit und Compliance: Mit der Automatisierung steigt auch der Bedarf an erhöhten Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem den Branchenvorschriften und Anforderungen zum Datenschutz entspricht.
- Implementieren Sie robuste Sicherheitsprotokolle, um sensible Finanzdaten zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Integration mit anderen Systemen: Die Rechnungsverarbeitung ist nur ein Teil des gesamten Finanzökosystems. Um die Effizienz zu maximieren, müssen Sie Ihr automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem mit weiteren relevanten Systemen wie Einkauf, Lagerverwaltung und Zahlungsabwicklung verknüpfen. Damit ermöglichen Sie einen nahtlosen Datenfluss und vermeiden manuelle Dateneingabe zwischen den Systemen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Automatisierung ist kein einmaliges Vorhaben. Sie erfordert laufende Überwachung, Bewertung und stetige Verbesserung.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungskennzahlen und identifizieren Sie Engpässe oder Ineffizienzen.
- Bestimmen Sie ein Mitglied Ihres IT-Teams für Automatisierung und Prozessverbesserung, damit Sie immer einen Ansprechpartner haben.
- Nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, um den Prozess zu optimieren.
- Regen Sie Feedback von Nutzern an und setzen Sie Vorschläge um.
Wann sollte Rechnungsautomatisierung eingeführt werden?
Es ist entscheidend, den richtigen Zeitpunkt für die Einführung von AP-Automatisierung in Ihrem Unternehmen zu erkennen. Hier sind einige Hinweise, die darauf hindeuten, dass es Zeit ist:
- Hohes Rechnungsaufkommen: Die manuelle Verarbeitung kann sehr zeitaufwändig werden, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig eine große Menge an Rechnungen bearbeitet. Durch die Automatisierung des Prozesses können Sie die Bearbeitungszeit deutlich verkürzen und Ressourcen für wertschöpfendere Aufgaben freisetzen.
- Häufige Fehler oder Abweichungen: Begegnen Ihnen bei der manuellen Rechnungsbearbeitung häufig menschliche Fehler oder Abweichungen, liegt die Lösung auf der Hand: Entfernen Sie (den Großteil) des menschlichen Faktors. Die Validierungs- und Überprüfungsfunktionen automatisierter Systeme sorgen für Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften und minimieren so Fehler, die zu potenziellen finanziellen Risiken führen könnten.
- Mangelnde Transparenz und Berichterstattung: Die manuelle Rechnungsverarbeitung erschwert oft die Übersicht und zeitnahe Berichterstattung. Durch die Automatisierung der Spesenverfolgung und des Rechnungsstatus lassen sich Engpässe oder Zahlungszyklen leicht identifizieren. Automatisierte Systeme bieten Echtzeit-Einblicke und Analysen und ermöglichen so eine bessere finanzielle Steuerung und Entscheidungsfindung.
- Wachstums- und Skalierungsbarrieren: Die manuelle Zahlungsabwicklung wird bei zunehmendem Geschäftsumfang immer ineffizienter, was das Wachstum Ihres Unternehmens erschwert. Automatisierte Systeme sind darauf ausgelegt, ein wachsendes Rechnungsvolumen zu bewältigen, ohne Genauigkeit oder Geschwindigkeit zu beeinträchtigen. Sie passen sich auch neuen Anforderungen und zusätzlichen Lieferanten oder Rechnungstypen an.
Kommen Ihnen einige dieser Punkte bekannt vor, ist es wahrscheinlich Zeit für eine Rechnungsautomatisierung.
Welche Unternehmensgrößen sollten Rechnungsautomatisierung einführen?
Rechnungsautomatisierung ist nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße beschränkt. So profitieren kleine Unternehmen und große Organisationen mit komplexen Buchhaltungsstrukturen von der Einführung der Rechnungsautomatisierung:
- Kleine Unternehmen: Wenn Ihr kleines Unternehmen über eingeschränkte Ressourcen verfügt und stark auf manuelle Prozesse angewiesen ist, ist die Einführung von Rechnungsautomatisierung realisierbar und oft sogar günstiger als Ihre bestehenden Abläufe. Viele Anbieter offerieren AP-Automatisierung als cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), was Ihrem Kleinunternehmen Zeit und Anschaffungskosten spart.
- Mittlere Unternehmen: Mittlere Betriebe stehen vor ähnlichen Herausforderungen wie kleine Unternehmen, jedoch in größerem Umfang. Sie verarbeiten mehr Lieferantenrechnungen und haben komplexere Abläufe und Freigabeprozesse. Trifft das auf Ihr Unternehmen zu, kann die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung die Effizienz deutlich steigern, Kosten senken und Liquidität sowie das Finanzmanagement verbessern.
- Große Unternehmen: Arbeiten Sie in einer Großunternehmens-Abteilung für Kreditorenbuchhaltung und erhalten eine große Anzahl an Rechnungen, erscheint die manuelle Abwicklung nahezu unmöglich. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgt für Skalierbarkeit und Flexibilität – und gewährleistet Konsistenz, Genauigkeit und Compliance über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg.
Unabhängig von der Unternehmensgröße bringt die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erhebliche Vorteile für Ihr Kreditorenmanagement.
Ein Beispiel: Ein Bericht über Effizienz-Benchmarks im Kreditorenbereich des Institute of Finance and Management (IOFM) zeigt, dass Automatisierung die durchschnittlichen Kosten der Rechnungsverarbeitung erheblich senkt, unabhängig vom Volumen.
6 Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung
Vertrauen Sie jemandem, der im Kreditorenmanagement gearbeitet und Teams geleitet hat: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung entlastet alle erheblich und bietet zahlreiche geschäftliche Vorteile. Hier sind nur sechs der wichtigsten Pluspunkte:
- Mehr Zeit- und Kostenersparnis: Mit Kreditorenautomatisierung werden Bearbeitungsaufwand und Zeit reduziert und der Genehmigungsprozess insgesamt optimiert, sodass wieder mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben bleibt.
- Höhere Genauigkeit und Compliance: Automatisierte Systeme nutzen Datenvalidierung und -prüfung, um Genauigkeit und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sowie branchenspezifischen Vorschriften zu gewährleisten und so das Risiko von finanziellen Fehlern und Strafen zu minimieren.
- Schnellere Genehmigungs- und Zahlungszyklen: Durch Automatisierung entfällt der Bedarf an Papierdokumenten und manueller Rechnungsweiterleitung, was den Genehmigungsprozess beschleunigt und eine pünktliche Bezahlung der Lieferanten sicherstellt.
- Bessere Transparenz und Berichterstattung: Analysen und Echtzeit-Einblicke in den Status von Rechnungen, Zahlungszyklen und Lieferantenleistungen ermöglichen ein besseres Finanzmanagement, eine optimierte Prognose und fundierte Entscheidungen.
- Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten: Elektronische Rechnungsstellung verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten durch standardisierte und optimierte Prozesse für Rechnungseinreichung, -freigabe und -zahlung. Dies reduziert den Aufwand für die Lösung von Streitfällen und stärkt die Beziehung zu den Geschäftspartnern.
- Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Automatisierte Systeme zur Rechnungsverarbeitung ermöglichen es, ein wachsendes Rechnungsvolumen abzubilden und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen. Sie unterstützen unterschiedliche Rechnungstypen, Workflows und Genehmigungshierarchien, wodurch Konsistenz und Effizienz während der digitalen Transformation und Expansion gewährleistet werden.
Nachteile bei der Einrichtung der Rechnungsverarbeitung
Gut, ich geb’s zu – automatisierte Rechnungsverarbeitung kann auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Probleme:
- Widerstand gegen Veränderungen: Bei der Einführung von Automatisierung kann man sicher damit rechnen, dass einige Mitarbeitende lieber am Status quo festhalten und die mit der Verbesserung von Geschäftsprozessen verbundene Arbeit scheuen.
Ich kann gar nicht sagen, wie oft ich das am Arbeitsplatz, gerade in der Buchhaltung, erlebt habe. Effektives Change-Management und eine fundierte Schulung sind entscheidend, um Widerstände abzubauen und einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.
- Integrationsprobleme: Die Integration des automatisierten Rechnungsverarbeitungssystems in erstklassige Kreditoren- (oder ERP)-Systeme ist oftmals komplex und nicht selten mit Problemen verbunden. Sorgfältige Planung, Koordination und IT-Unterstützung sind erforderlich, um einen reibungslosen Datenfluss und die Kompatibilität der Systeme sicherzustellen.
- Schlechte Akzeptanz seitens der Lieferanten: Lieferanten für den neuen Prozess der elektronischen Rechnungsstellung zu gewinnen, ist manchmal schwierig. Manche Lieferanten wehren sich ähnlich gegen Veränderungen wie Mitarbeitende. Die Vorteile für Lieferanten klar zu kommunizieren und Unterstützung während des Übergangs zu bieten, ist dabei entscheidend.
Best Practices für die Rechnungsautomatisierung
Noch eine letzte nummerierte Liste, versprochen. Schließlich können Sie hier aus meinen Fehlern lernen! Wenn Sie auf diese Punkte achten, gelingt Ihnen der Übergang ins neue System deutlich leichter:
- Klare Ziele definieren: Definieren Sie klar die Ziele und Vorgaben, die Sie mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung erreichen möchten. Dadurch bleiben Sie fokussiert und können den Erfolg der Implementierung messen.
- Einbindung der wichtigsten Stakeholder: Binden Sie wichtige Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen, einschließlich Finanzen, IT und Beschaffung, in den Entscheidungs- und Implementierungsprozess ein. Diese Einbindung sichert Ihnen die notwendige Zustimmung und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
- Rechnungsformate standardisieren: Ermutigen Sie Lieferanten, Rechnungen in standardisierten Formaten einzureichen, um die automatisierte Datenextraktion zu erleichtern. Stellen Sie hierzu klare Richtlinien zur Verfügung und coachen Sie diejenigen, die den Vorgang noch nicht verinnerlicht haben.
- Workflows regelmäßig überprüfen und aktualisieren: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Workflows, Geschäftsregeln und Konfigurationen Ihres automatisierten Rechnungssystems, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen. Diese Überprüfungen unterstützen die fortlaufende Optimierung und Effizienzsteigerung.
- Kontinuierliche Schulung und Unterstützung anbieten: Bieten Sie Ihrem Kreditorenteam fortlaufende Schulungs- und Unterstützungsangebote, damit sie sich im neuen System sicher fühlen. Gehen Sie auf Fragen oder Bedenken ein und ermutigen Sie das Team, Feedback zur Verbesserung zu geben.
- Leistungskennzahlen überwachen: Überwachen Sie regelmäßig Leistungskennzahlen wie Durchlaufzeit, Fehlerquoten und Freigabezyklen. Diese Kennzahlen können zusätzlich genutzt werden, um weitere Verbesserungsbereiche zu identifizieren, wie zum Beispiel das Cashflow-Management.
Unabhängig von Größe, Branche oder Struktur Ihres Unternehmens kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung all Ihre mühsamen manuellen Aufgaben transformieren und die Transparenz im Prozess zu geringen Kosten verbessern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, von jenen zu lernen, die diesen Schritt bereits gegangen sind, und die Automatisierung dann passend auf Ihr eigenes Unternehmen zuzuschneiden.
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