SaaS-Umsatzerfassung: Der 5-Schritte-ASC-606-Leitfaden
SaaS-Unternehmen müssen ASC 606 befolgen. Der Rechnungslegungsstandard setzt einen sehr klaren und richtungsweisenden Maßstab für die Umsatzrealisierung bei SaaS.
So kassieren SaaS-Unternehmen beispielsweise typischerweise die Abonnementgebühren im Voraus. Daher stellt sich die Frage: Wann sollte diese Abonnementgebühr als Umsatz in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden?
In diesem Leitfaden bespreche ich verschiedene Konzepte rund um die Umsatzrealisierung bei SaaS, einschließlich abgegrenzten Umsätzen sowie der Umsatzrealisierung bei Tarifwechseln, Downgrades und Kündigungen. Wenn Sie CFO eines SaaS-Unternehmens oder Teil des Buchhaltungsteams eines SaaS-Unternehmens sind, ist dieser Leitfaden für Sie.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
Das Prinzip der Umsatzrealisierung bei SaaS
Umsatzrealisierung ist ein Buchhaltungskonzept, das bestimmt, wann ein Unternehmen Umsätze als Erlöse in seiner Gewinn- und Verlustrechnung verbuchen kann.
Die korrekte Erfassung von Umsatzerlösen ist entscheidend, denn MRR und ARR, die von der Art der Umsatzrealisierung abhängen, sind zentrale Kennzahlen im SaaS-Accounting. Investoren und andere wichtige Stakeholder haben in der Regel das Ziel, MRR und ARR zu maximieren; diese Kennzahlen können Sie jedoch nur durch die Realisierung von Umsatzerlösen steigern. Vorauszahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen dürfen nicht den MRR oder ARR erhöhen.
Das Konzept der Umsatzrealisierung stammt aus der periodenübergreifenden Buchführung (Abgrenzung). Wenn Sie die Einnahmenüberschussrechnung (Cash Accounting) nutzen, erfassen Sie Umsatzerlöse, sobald Zahlungen eingehen. Die periodengerechte Buchführung verlangt jedoch, dass Umsätze erst dann erfasst werden, wenn Sie die Leistungen für den Kunden erbracht haben (oder erbringen werden).
Nehmen wir an, heute ist der letzte Tag des Abrechnungszeitraums. Wenige Minuten vor Tagesende bezahlt ein Kunde 500 US-Dollar für das nächste Jahresabonnement Ihres Produkts. Nehmen Sie diese 500 US-Dollar in die Umsatzerlöse der aktuellen Jahres-Gewinn- und Verlustrechnung auf?
Nein.
Der Standard zur Umsatzrealisierung (ASC 606) schreibt vor, dass ein Unternehmen Umsatzerlöse erst dann erfassen darf, wenn sie verdient sind. Auch wenn ein Kunde Geld für ein Abonnement gezahlt hat, haben Sie die Leistung noch nicht erbracht. Umsätze dürfen erst dann erfasst werden, wenn der Kunde Ihr Produkt nutzt.
Wenn Sie Ihre Leistungspflichten nicht erfüllen, müssen Sie Kunden einen anteiligen Betrag zurückerstatten, was zu Liquiditätsproblemen führen kann.
Warum die richtige Umsatzrealisierung wichtig ist
Die Umsatzerlöse werden gemäß den Vorgaben und Leitlinien von ASC 606 erfasst.
Das FASB (Financial Accounting Standards Board) und das International Accounting Standards Board (IASB) entwickelten gemeinsam ASC 606 (Umsätze aus Verträgen mit Kunden), um die Anforderungen an die Umsatzrealisierung nach IFRS (International Financial Reporting Standards) und US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) zu erfüllen.
Die Erstellung von Abschlüssen gemäß ASC 606 (oder IFRS 15) ist für die Einhaltung der Vorschriften entscheidend. Der in ASC 606 beschriebene Fünf-Schritte-Prozess stellt die Einhaltung der Leitlinien zur Umsatzrealisierung sicher.
Umsatzrealisierung: Der 5-Schritte-Prozess
SaaS-Unternehmen sind Abo-Unternehmen. Das SaaS-Geschäftsmodell beinhaltet Zahlungen entweder auf verbrauchsbasierter oder abonnierter monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Basis.
In diesem Leitfaden konzentriere ich mich auf Abonnement-Umsatzmodelle. Wenn Ihr Unternehmen über den gesamten Abonnementzeitraum Leistungen anbietet, müssen Sie Einnahmen eventuell anteilig erfassen, abhängig davon, wie oft Ihr Kunde zahlt.
ASC 606 beschreibt einen fünfstufigen Prozess zur Umsatzrealisierung. Dieser ist branchenunabhängig und hilft sämtlichen Unternehmen – SaaS und andere – den richtigen Zeitpunkt der Umsatzverbuchung zu bestimmen.
Hier sind die fünf Schritte im Prozess:
Schritt 1: Den Vertrag identifizieren
Welche Bedingungen müssen beim Abschluss eines Vertrags mit einem Kunden erfüllt sein, bevor Sie Zugang zu Ihrer SaaS-Lösung gewähren? Umsätze werden nur auf Grundlage gültiger Kundenverträge erfasst. Daher ist es wichtig, Verträge zu identifizieren, bei denen der Kunde den Geschäftsbedingungen Ihres Unternehmens zugestimmt hat. Der Vertrag kann schriftlich, mündlich oder stillschweigend – je nach Firmenrichtlinie – zustande kommen.
Schritt 2: Klarheit über Verpflichtungen
Der Vertrag begründet Leistungspflichten für Ihr Unternehmen. Wenn Waren oder Dienstleistungen mit den Hauptleistungen Ihres Unternehmens kombiniert werden, müssen diese separat erfasst werden. Sie können Umsatzerlöse erst dann erfassen, wenn Sie Ihre Verpflichtungen erfüllt haben.
Schritt 3: Transaktionswert berechnen
Der Transaktionswert ist der Abonnementumsatz, den Sie von einem Kunden für Ihr angebotenes SaaS erwarten. Beträgt der Preis Ihres Produkts beispielsweise 500 $ pro Jahr, liegt der Transaktionswert für alle Transaktionen mit dem jährlichen Abonnementkauf bei 500 $.
Schritt 4: Transaktionswerte zuordnen
Die Zuordnung eines Transaktionswerts beinhaltet das Festlegen der Kriterien zur Verteilung des Transaktionspreises auf die Leistungspflichten. Haben Sie zum Beispiel 50 % Ihrer Leistungspfllichten erbracht, können Sie 50 % des Umsatzes in Ihrer Buchhaltung erfassen – unabhängig davon, ob der Kunde im Voraus gezahlt hat oder erst später bezahlen wird.
Schritt 5: Umsatz erfassen
Umsatz kann erfasst werden, sobald Sie – das abrechnende Unternehmen – eine Leistungspflicht erfüllt haben. Angenommen, Ihre Leistungspflicht besteht darin, Ihren Kunden für 12 Monate (für 500 $) den Zugang zu Ihrem Produkt zu gewähren. Dann können Sie monatlich 41,67 $ oder quartalsweise 125 $ in Ihrer Buchhaltungssoftware erfassen.
Grundlagen der Umsatzrealisierung
Bevor wir weitermachen, ist es wichtig, drei zentrale Begriffe zu kennen:
- Abgegrenzte Umsatzerlöse: Abgegrenzte (oder noch nicht realisierte) Umsatzerlöse sind Beträge, die Sie zwar in Rechnung gestellt, aber noch nicht als Umsatz realisiert haben, weil Sie die Leistung noch nicht erbracht haben. Abgegrenzte Umsätze erscheinen als Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz, da Ihr Unternehmen im Falle der Nichterbringung der Leistung zur Rückzahlung gegenüber den Kunden verpflichtet ist.
- Nicht fakturierter Umsatz: Nicht fakturierter Umsatz ist bereits realisierter, aber noch nicht in Rechnung gestellter Umsatz. Sie haben möglicherweise nicht fakturierten Umsatz in Ihren Büchern, wenn ein Kunde Ihr SaaS nutzt, Sie aber laut vertraglicher Meilensteine erst zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. am Quartals- oder Jahresende) abrechnen dürfen. Nicht fakturierter Umsatz ist Teil der Forderungen in der Bilanz.
- Buchungen: Buchungen umfassen den Wert der Verträge mit einem Kunden für einen bestimmten Zeitraum. Sie stellen die Verpflichtung des Kunden dar, Ihnen im Gegenzug für Ihr SaaS zu bezahlen. Buchungen weisen auf künftiges Umsatzwachstum hin, was bei der Schätzung der zukünftigen Rentabilität und Cashflows hilft.
Häufige Probleme bei der Umsatzrealisierung von SaaS
Die Umsatzrealisierung ist einfach, wenn es sich um Jahresabonnements handelt. Aber was passiert, wenn Kunden ihr Abonnement vorzeitig kündigen oder ihr Paket hoch- oder herunterstufen? Wie erfassen Sie Umsätze, wenn Ihr SaaS mit individuellen Funktionen, Supportgebühren oder Beratungsleistungen gebündelt ist?
ASC 606 gibt Hinweise dazu, wie diese Fälle bilanziell zu behandeln sind. Im Folgenden habe ich einige der häufigsten Szenarien aufgeführt, auf die Sie beim Erfassen von SaaS-Umsätzen stoßen könnten – anhand des folgenden Beispiels:
Angenommen, Sie stellen im Januar eine Rechnung über 6.000 $ an die XYZ GmbH aus. So würde der Zahlungsplan aussehen:
- Ende Q1: 1.500 $
- Ende Q2: 1.500 $
- Ende Q3: 1.500 $
- Ende Q4: 1.500 $
Umsatzrealisierung bei einem Paket-Upgrade
Die XYZ GmbH wechselt zum Ende von Q1 auf ein höherwertiges Paket, das 9.000 $ pro Jahr kostet. Bis zum Ende von Q1 haben Sie 1.500 $ als Umsatz realisiert.
Wenn der Kunde auf ein Upgrade wechselt, müssen Sie eine Gutschrift in Höhe von 4.500 $ ausstellen:
4.500 $ = 6.000 $ (Januar-Rechnungsbetrag) - 1.500 $ (realisierter Umsatz)
Die Gutschrift gleicht das Kundenkonto aus. Nach Erstellung einer anteiligen Rechnung am Ende von Q1 beträgt Ihr abgegrenzter Umsatz 6.750 $:
6.750 $ = [9.000 $ Abonnementgebühr ÷ 12 Monate] x 9 Monate
Ab dem nächsten Quartal erfassen Sie jeweils 750 $ pro Quartal.
Umsatzrealisierung bei einem Paket-Downgrade
Die XYZ GmbH ist zum Ende von Q1 auf ein Paket für 3.000 $ pro Jahr umgestiegen. Da Sie bereits 1.500 $ als Umsatz realisiert haben, müssen Sie eine Gutschrift über 4.500 $ ausstellen, um das Kundenkonto auszugleichen:
4.500 $ = 6.000 $ (Rechnungsbetrag) - 1.500 $ (realisierter Umsatz)
Nach Erstellung der anteiligen Rechnung beträgt Ihr abgegrenzter Umsatz 2.250 $:
2.250 $ = [3.000 $ Abonnementgebühr ÷ 12 Monate] x 9 Monate
Ab dem nächsten Quartal erfassen Sie jeweils 250 $ pro Quartal.
Umsatzrealisierung im Falle einer Kündigung
Die Umsatzrealisierung im Falle einer Kündigung hängt von den Vertragsbedingungen ab. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
- Anteilig erstattete Rückzahlungen: Wenn Ihre Richtlinie vorsieht, einen anteiligen Betrag zu erstatten, können Sie diesen Betrag einfach dem Kundenkonto gutschreiben. Sie müssen jedoch die bis zum Stornierungsdatum erzielten Umsätze als Erlöse erfassen.
- Keine Rückerstattung: Wenn Sie eine Keine-Rückerstattung-Politik haben, können Sie den abgegrenzten Umsatz zum Zeitpunkt der Stornierung erkennen. Sie müssen dem Kundenkonto nichts gutschreiben, da – wie gesagt – keine Rückerstattung erfolgt.
Umsatzerfassung bei gebündelten Dienstleistungen
Gebündelte Dienstleistungen stellen separate Leistungsverpflichtungen dar, das heißt, Sie müssen die Erlöse aus diesen Dienstleistungen und Ihrem SaaS auseinanderhalten. Die Umsatzerfassung aus gebündelten Dienstleistungen (wie z. B. professionelle Dienstleistungen oder Implementierungsservices) dürfen Sie erst nach Erbringung der Dienstleistung vornehmen – selbst wenn der Kunde Ihr SaaS bereits nutzt.
Nehmen wir an, Sie bieten im Rahmen eines Bündels Implementierungsdienstleistungen an. Der Kunde hat diese Dienstleistung im Voraus bezahlt. Dennoch dürfen Sie die Einnahmen erst erfassen, nachdem der Kunde den Implementierungsservice genutzt hat. In diesem Fall ist die Sache klar: Sie erfassen den Umsatz, sobald die Dienstleistung erbracht wurde.
Umsatzerfassung für Zusatzleistungen
Die Erlöse aus Zusatzleistungen werden bei der Abrechnung erfasst. Angenommen, die XYZ GmbH möchte für April und Mai das Add-on für individuelle Entwicklung nutzen, das $150 kostet.
Da die XYZ GmbH das Add-on für individuelle Entwicklung im April und Mai nutzen möchte, sind die Erlöse genau dann zu erfassen, also jeweils $150 im April und Mai.
Umsatzerfassung bei Forderungsausfällen
Wenn ein Kunde nach Inanspruchnahme Ihres Services die Zahlung verweigert, müssen Sie den uneinbringlichen Betrag gemäß GAAP als Forderungsausfall verbuchen.
Beispiel: Die XYZ GmbH hat $500 nicht fakturierten Umsatz. Bevor Sie eine Rechnung stellen, geht die XYZ GmbH insolvent und kann den geschuldeten Betrag nicht mehr zahlen. In diesem Fall müssen Sie die offenen $500 als Forderungsausfall abschreiben – dies ist ein vollständiger Forderungsausfall.
Stimmt die XYZ GmbH einer Zahlung von $250 zu, müssten Sie nur $250 als Ausfall ausbuchen. Das nennt sich Teilabschreibung.
In beiden Fällen wirkt sich die Zahlungsunfähigkeit des Kunden auf Ihre Buchungen aus – und ebenso auf Ihre zukünftigen Erlöse und das Nettoergebnis.
Ende der Geschichte
Und das war’s auch schon! Aufgrund von ASC 606 ist die Erfassung von Umsätzen bei SaaS und anderen Technologiedienstleistungen verhältnismäßig einfach geworden.
Ihnen hat dieser Artikel gefallen? Abonnieren Sie den Newsletter des CFO Clubs und erhalten Sie wöchentlich Buchhaltungsartikel direkt in Ihr Postfach.
