So automatisieren Sie Spesenabrechnungen in 6 Schritten
Das Genehmigen von Spesenabrechnungen ist eine mühselige Aufgabe und, glauben Sie mir, Ihre Mitarbeitenden sind nicht gerade begeistert davon, diese zu erstellen. Mit der Spesenautomatisierung können Sie und Ihre Mitarbeitenden diesen wiederkehrenden Bericht-Genehmigungskreislauf endgültig durchbrechen.
Was ist Spesenabrechnungsautomatisierung?
Die Spesenabrechnungsautomatisierung beinhaltet die Nutzung von Spesenabrechnungssoftware – oder zumindest von gut standardisierten Berichten – um mühsame, sich wiederholende Aufgaben wie das Überprüfen von Berichten und das Verarbeiten von Rückerstattungen zu beschleunigen oder ganz zu überspringen.
Moderne Lösungen für das Spesenmanagement kümmern sich allerdings um weit mehr als nur das Grundlegende. Sie sind darauf ausgelegt, nahezu jeden Teil des Prozesses zu automatisieren und zu optimieren – einschließlich der Erfassung, Nachverfolgung, Genehmigung und Auszahlung der erstattungsfähigen Ausgaben.
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Warum Spesenabrechnungen automatisieren?
Warum sollten Sie all diese Technologie einsetzen und Ihren Spesengenehmigungsprozess neu gestalten? Nun, Sie verschenken bares Geld, wenn Sie den Genehmigungsworkflow für Rückerstattungen nicht automatisieren. Schauen wir uns an, warum Sie Spesenabrechnungen automatisieren sollten:
- Weniger Fehler: Laut der Global Business Travel Association enthalten 19 % aller Spesenabrechnungen Fehler. Der Bericht besagt außerdem, dass Unternehmen im Schnitt 18 Minuten pro Fehler für deren Korrektur aufwenden. Das ist ein enormer Zeit-, Energie- und Kostenaufwand. Spesenmanagement-Software minimiert Fehler und spart Ihnen möglicherweise tausende Dollar, besonders in der Steuersaison.
- Schnellere Freigaben: Manager können Spesenabrechnungen mit nur einem Klick genehmigen, ohne sich mit zeitraubenden, sperrigen Tabellen auseinandersetzen zu müssen. Sie müssen auch keine Funktionstrennung für die Genehmigung vornehmen, da alle Aufzeichnungen einschließlich Belege und Namen des zuständigen Genehmigers verfügbar sind.
- Höhere Effizienz: Automatisierung verschlankt und beschleunigt den gesamten Prozess von der Einreichung einer Abrechnung bis zur Freigabe. Mehrere manuelle Aufgaben entfallen, etwa das Eintragen von Details in die Abrechnung, das Prüfen, ob alle Ausgaben laut Spesenrichtlinie erstattungsfähig sind, und die Auszahlung der Rückerstattungen.
- Mitarbeitendenfreundliche Abläufe: Details von einer Quittung in einen Bericht zu übertragen, sorgt nicht gerade für Begeisterung im Job. Die Übertragung dieser repetitiven Aufgaben an Software verschafft Mitarbeitenden Zeit – die sie für Strategie oder Innovation verwenden können, was wiederum die Arbeitszufriedenheit steigert.
- Bessere Transparenz über Ausgaben: Ein häufiger Kritikpunkt ist mangelnde Transparenz – Führungskräfte wissen oft erst am Monatsende, was tatsächlich ausgegeben wurde. Wie Adriana Carpenter, CFO bei Emburse, PYMNTS sagte:
Unternehmen haben Schwierigkeiten, einen Überblick darüber zu bekommen, wofür ihre Mitarbeitenden Geld ausgeben. ... Zwischen 20 % und 40 % der Ausgaben sind von Mitarbeitenden getätigt worden und laufen nicht über einen zentralisierten Prozess.
Echtzeit-Transparenz über Ausgabenmuster hilft CFOs und dem Finanzteam, zeitnahe und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Automatisierte Spesenmanagementsysteme bieten eine Echtzeit-Ansicht. Sobald Mitarbeitende Ausgaben einreichen, fasst die Analysefunktion der Software die Daten zusammen und erstellt aufschlussreiche Grafiken und Berichte.
Wie man Spesenabrechnungen automatisiert: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Automatisierung von Spesenabrechnungen für Mitarbeitende ist recht einfach. Das Wichtigste ist die von Ihnen verwendete Spesenabrechnungssoftware, wählen Sie also mit Bedacht.
Sobald Sie Ihr System eingerichtet haben, gehen Sie folgendermaßen weiter vor:
1. Spesenautomatisierungssoftware einrichten
Die Einrichtung beinhaltet die Konfiguration der Software basierend auf Ihren Freigabeworkflows. In diesem Schritt hinterlegen Sie auch die Regeln und Limits aus Ihrer Spesenrichtlinie.
Ist alles eingestellt, vergeben Sie die Zugriffsrechte an die entsprechenden Teammitglieder – je nach ihrer Funktion.
2. Mitarbeitende erfassen Ausgaben
Immer wenn Mitarbeitende eine Ausgabe aus eigener Tasche zahlen, erfassen sie diese in der Software. Anschließend werden die Daten direkt aus Ihrem Spesenkonto abgerufen.
Ideal ist eine mobilfreundliche Lösung, damit Ausgaben auch unterwegs erfasst werden können. Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, ein Belegfoto hochzuladen – so entfällt das manuelle Nachtragen von Details.
3. Spesenrichtlinie wird automatisch geprüft
Führende Spesenautomatisierungssoftware überprüft Ausgaben automatisch anhand der Spesenrichtlinie – sodass Vorgaben und Grenzwerte wie erstattungsfähige Ausgabenkategorien und Spendengrenzen beachtet werden.
Abhängig von Ihrer Struktur der Buchhaltungsabteilung erhalten Sie, Ihr Finanzcontroller oder ein anderes Mitglied Ihres Teams Echtzeit-Benachrichtigungen, sobald Spesenabrechnungen diese Phase durchlaufen haben.
4. Rückerstattung freigeben
Nach Eingang einer Benachrichtigung prüft die verantwortliche Person die Spesenabrechnungen, gleicht die Angaben mit dem Beleg ab und genehmigt sie mit einem Klick. Bei manchen Systemen ist dies sogar nicht einmal mehr erforderlich, wenn die Spesen innerhalb Ihrer festgelegten Prüfgrenzen liegen – so wird der Prozess noch stärker automatisiert.
Mitarbeitende erhalten ihr Geld, und alle Rückerstattungen werden automatisch im Buchhaltungssystem des Unternehmens erfasst.
5. Prüfpfad wird erstellt (automatisiert)
Automatisierte Spesenmanagementsysteme führen für jede Ausgabe, die Ihr Mitarbeitender verursacht, eine vollständige Prüfhistorie.
Das System speichert eine digitale Kopie aller relevanten Dokumente, einschließlich Belegen und Spesenabrechnungen, was interne Prüfungen für alle Beteiligten erheblich erleichtert.
6. Analysen & Berichte prüfen
Die besten Software-Lösungen bieten integrierte Analysen und Berichte. Sie können beispielsweise sehen, wie viel Ihre Mitarbeitenden ausgegeben haben und wie groß die Abweichungen zu den geplanten Budgets sind.
Diese Daten bieten zudem eine Grundlage für die Prognose der Unternehmensausgaben für die nächste Periode.
Das richtige Tool zur Spesenbericht-Automatisierung finden
Fällt Ihnen auf, wie wichtig Ihre Spesenautomatisierungs-Software für den gesamten automatisierten Ablauf ist?
Deshalb ist es entscheidend, eine Software zu wählen, die Ihren Workflow unterstützt und die gewünschten Funktionen bietet. Das sollten Sie beachten:
Spezifische Funktionen
Achten Sie auf Funktionen wie konfigurierbare Freigabe-Workflows, Kontrollmechanismen für Richtlinien und Analyse- sowie Berichtsfunktionen.
Diese Funktionen sparen viel Zeit und minimieren Fehler im Prozess. Zum Beispiel hilft die optische Zeichenerkennung (OCR) dabei, Informationen von Belegen zu extrahieren und das Ausfüllen der Berichte zu automatisieren. So sparen Sie Zeit und reduzieren Tippfehler.
Einfache Einrichtung
Manche Tools sind übermäßig komplex. Auch wenn sie viele Möglichkeiten bieten, kann der Nutzen fraglich werden, wenn die Implementierung Monate dauert und ein:e Mitarbeitende:r nur für die Verwaltung abgestellt werden muss.
Wählen Sie Software, die leicht einzurichten ist und die benötigten Funktionen bietet.
Mobile Zugänglichkeit
Ihre Mitarbeitenden haben oft viele Aufgaben gleichzeitig. Es besteht die Gefahr, dass Spesen vergessen oder Belege unterwegs verloren gehen.
Mobile Apps vereinfachen die Erfassung von Ausgaben: Sobald Mitarbeitende eine Zahlung leisten, können sie ein Foto vom Beleg mit dem Handy machen und direkt in die App hochladen.
Anpassungsoptionen
Ihre Software zur Spesenbericht-Automatisierung sollte es Ihnen ermöglichen, Kategorien, Tags und weitere Einstellungen individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abzustimmen.
Die App sollte zudem die Vergabe feingranularer Nutzerrechte ermöglichen, sodass Sie bestimmen können, wer Ausgaben sehen, ändern und genehmigen kann.
Kundenservice
Wie schnell erhalten Sie Unterstützung, wenn es darauf ankommt? Lesen Sie die Bewertungen des Anbieters, bevor Sie sich anmelden, um sicherzugehen, dass das Support-Team engagiert und reaktionsschnell ist.
Integrationen
Lässt sich die Spesenautomatisierungs-Software mit Ihrem ERP-System oder mit regelmäßig verwendeten Tools wie Slack integrieren?
Integration ermöglicht den Informationsaustausch zwischen den Anwendungen und vereinfacht so die Automatisierung. Beispielsweise sendet bei einem integrierten System das Spesenmanagement-Tool die genehmigten Ausgaben automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware, sobald sie zur Rückerstattung freigegeben wurden. Die Buchhaltungssoftware übernimmt diese Daten, um die Finanzberichte (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquiditätsrechnung) sowie die entsprechenden Konten im Hauptbuch zu aktualisieren.
Wichtige Überlegungen vor der Einführung von Spesenbericht-Automatisierung
Bevor Sie sich für einen Anbieter von Software-Services entscheiden, sollten Sie sich über die möglichen Herausforderungen Gedanken machen. Das gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Einführung und vermeidet Verzögerungen. Hier sind einige typische Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Die Anforderungen Ihres Unternehmens
Im Internet finden Sie die ausgefallenste Software. Aber braucht Ihr Unternehmen wirklich ein ausgefallenes System? Wenn Sie ein wachsendes SaaS-Unternehmen sind, macht eine einsteigerfreundliche Lösung mit allen wichtigen Funktionen oft mehr Sinn.
Sie sollten außerdem das Volumen und die Komplexität der Ausgaben, die Anzahl der Benutzer sowie die sofort verfügbaren Integrationen berücksichtigen, die die Software bietet.
2. Budget und Kapitalrendite
Automatisierte Systeme können mit hohen Kosten verbunden sein – und dabei zählt nicht nur der Ticketpreis. Sie müssen auch die Kosten für Schulung, Implementierung und Wartung berücksichtigen.
Passen diese Kosten in Ihr aktuelles Budget? Wenn ja, führen Sie eine kurze Kosten-Nutzen-Analyse durch. Wenn Sie beispielsweise ein kleines Unternehmen sind, das nur wenige Spesenabrechnungen verarbeitet, könnten die Kosten für ein fortgeschrittenes System die Vorteile bei weitem übersteigen.
3. Mitarbeiterakzeptanz und Schulung
60 % der Mitarbeitenden empfinden laut einer Gartner-Umfrage Frustration mit neuer Software. Wenn Mitarbeiter an papierbasierte Prozesse gewöhnt sind, kann der Umstieg auf eine digitale Lösung überwältigend wirken.
Dies ist weniger problematisch, wenn Ihre Lösung relativ einfach zu bedienen ist. Bei komplexen Systemen hingegen müssen Sie ausführliche Schulungen, verständliche Dokumentation und fortlaufenden Support bereitstellen, um den Übergang zu erleichtern und die Akzeptanz zu fördern.
4. Veränderungsmanagement und Kommunikation
Die Einführung eines neuen Workflows zur Spesengenehmigung ist eine bedeutende Veränderung. Wenn die Implementierung überstürzt wird und der Prozess zur Spesenabrechnung grundlegend geändert wird, kann das Betriebsabläufe stören.
So könnten Mitarbeitende Fehler bei der Nutzung der Software machen oder die Software funktioniert nicht optimal mit Ihrem Buchhaltungssystem zusammen. Wenn Sie diese Herausforderungen bereits vor der Implementierung berücksichtigen, sparen Sie viel Zeit und Geld.
Was ist mit virtuellen Karten?
Brauchen Sie wirklich Spesenabrechnungen in einer Welt mit virtuellen Karten? Virtuelle Karten sind zwar ein großartiges Mittel, um den Aufwand bei der Abwicklung von Spesenabrechnungen zu vermeiden. Dennoch nutzen nur 38 % der Unternehmen in den USA und Kanada virtuelle Karten.
Selbst mit einer virtuellen Karte wird es Situationen geben, in denen Mitarbeitende eine Spesenabrechnung erstellen müssen, und Sie diese genehmigen müssen.
Zum Beispiel könnte ein Anbieter bestimmte Zahlungsarten nicht akzeptieren oder nur Barzahlung erlauben. Vielleicht hat ein Mitarbeiter keinen Zugang zu einer virtuellen Karte oder die Zahlung mit der Karte schlägt fehl. Insgesamt sind virtuelle Karten großartig, wenn sie funktionieren … aber sie funktionieren eben nicht immer.
Verabschieden Sie sich vom manuellen Spesenmanagement
Sie möchten keine Papierbelege, keine manuelle Dateneingabe und keine Kreditkartenabrechnungen mehr bearbeiten? Nutzen Sie automatisierte Spesenmanagement-Software und verabschieden Sie sich von manuellen Prozessen. Die Einführung einer Spesenautomatisierung verursacht zwar zunächst Kosten, kann jedoch – sofern Sie das richtige Tool wählen – zu erheblichen Einsparungen führen, die den Preis weit übersteigen.
Bereit, Ihre Fähigkeiten als Finanzverantwortlicher zu stärken? Abonnieren Sie unseren Newsletter für Expertentipps, Anleitungen und Einblicke von führenden Persönlichkeiten aus dem Finanzbereich, die die Tech-Branche gestalten.
