Wie man den Urlaubsanspruch von Mitarbeitern korrekt anpasst
Zu wissen, wie die Urlaubsansprüche angepasst werden, ist entscheidend; obwohl US-Arbeitnehmer die Möglichkeit von bezahltem Urlaub (PTO) wünschen, nehmen viele ihre Urlaubstage nicht vollständig in Anspruch.
Laut einer Umfrage des Pew Research Center aus dem Jahr 2023 gaben 62% der Beschäftigten an, dass PTO für sie äußerst wichtig sei, was es zu einer der begehrtesten Zusatzleistungen für Mitarbeiter macht. Dennoch nutzen 46% dieser Beschäftigten nicht ihren gesamten PTO.
In diesem Artikel erkläre ich Schritt für Schritt, wie der Urlaubsanspruch angepasst wird. Ich zeige außerdem, wie Gehaltserhöhungen und Sabbaticals das angesparte Urlaubsguthaben beeinflussen.
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Buchführung für angesparte Urlaubsansprüche
Mitarbeitende können ihre Urlaubstage für Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Gründe entsprechend der Urlaubsregelung nutzen. Wenn sie diese Urlaubstage jedoch nicht nehmen, können sie eine Auszahlung für die nicht genutzte Zeit beanspruchen. Daher erscheinen angesparte Urlaubstage als Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz, bis sie ausgezahlt werden.
Laut ASC 710 müssen Arbeitgeber eine Rückstellung für zukünftige Abwesenheiten (der buchhalterische Begriff für noch nicht genommenen Urlaub) bilden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Der Mitarbeitende hat bereits die für zukünftige Abwesenheiten erforderliche Arbeitsleistung erbracht.
- Die Verpflichtung bezieht sich auf Rechte, die unverfallbar oder übertragbar sind. Die unverfallbaren Rechte müssen auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen bleiben – die Rechte dürfen nicht an zukünftige Arbeitsleistung gebunden sein. Einfach gesagt: Der Arbeitgeber darf keine "Use it or lose it"-Regelung haben und das angesparte Urlaubsguthaben muss auf Folgejahre übertragbar sein.
- Die Auszahlung der Vergütung muss wahrscheinlich sein.
- Der Betrag muss verlässlich geschätzt werden können.
Der fällige Betrag für nicht genutzten Urlaub erscheint als Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz, bis er ausgezahlt wird. Der Betrag erscheint auch in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand in dem Berichtszeitraum, in dem der Anspruch entstanden ist.
Sobald die Auszahlung erfolgt ist, verschwindet die Verbindlichkeit aus der Bilanz und der Betrag für angesparten Urlaub erscheint in der Kapitalflussrechnung als Ausgabeposten.
Natürlich gibt es Fälle, in denen Sie keinen angesparten Urlaub auszahlen müssen. Zum Beispiel entfällt die Rückstellungspflicht, wenn Sie eine "Use it or lose it"-Regelung haben.
Use it or lose it-Regelung
Eine "Use it or lose it"-Regelung verlangt von Mitarbeitenden, nicht genutzte Urlaubstage nach einem festgelegten Datum zu verlieren.
Nehmen wir an, Fred, einer Ihrer Mitarbeitenden, hat 30 Stunden angesparten Urlaub. Ihre "Use it or lose it"-Regelung kann vorgeben, dass Fred diese 30 Stunden bis zum Ende des ersten Quartals des folgenden Kalenderjahres verbrauchen oder andernfalls verfallen lassen muss.
Es gibt jedoch einen Haken: Nicht alle Unternehmen dürfen eine "Use it or lose it"-Regelung anwenden.
Landesgesetze bestimmen, ob es zulässig ist, bereits erworbene Urlaubstage nachträglich wieder zu entziehen.
Beispielsweise dürfen Unternehmen in Nebraska ihre Urlaubsregelung nicht so anpassen, dass Mitarbeitende nach bereits geleisteter Arbeit Urlaubstage verlieren. Das bedeutet, dass Unternehmen in Nebraska keine "Use it or lose it"-Regelung anwenden dürfen.
Wann ein Urlaubseintrag in der periodengerechten Buchhaltung zu erfassen ist
Die meisten Unternehmen erfassen Rückstellungen für Urlaub einmal pro Kalenderjahr. Andere übliche Zeitpunkte, nicht genutzten Urlaub zu buchen, sind das jeweilige Geschäftsjahr oder das Eintrittsdatum des Mitarbeitenden. Zahlungen werden gebucht, sobald sie erfolgen.
Die beiden Buchungssätze, die Sie für jeden Mitarbeitenden mit angespartem Urlaub benötigen, sind:
- Buchung zur Erfassung des fälligen Urlaubsanspruchs
- Buchung zur Dokumentation der Auszahlung
Wie Urlaubsansprüche berechnet werden
Bevor Sie eine Buchung vornehmen, müssen Sie zunächst für jede Person mit offenen Urlaubstagen die anzusetzende Urlaubssumme berechnen.
Hier ist die Formel zur Berechnung angesparter Urlaubsansprüche:
Angesparter Urlaub = (angesparte Urlaubsstunden x Stundenlohn des Mitarbeitenden)
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die erforderlichen Informationen zu sammeln und angesparte Urlaubsansprüche zu berechnen:
- Bestimmen Sie den nicht genutzten Urlaub für die vorherige Abrechnungsperiode, indem Sie die Anzahl der genutzten Urlaubsstunden von der Gesamtanzahl der in diesem Zeitraum verdienten Urlaubsstunden abziehen.
- Multiplizieren Sie die Anzahl der angesammelten Urlaubsstunden mit dem gesamten Stundensatz des Mitarbeiters.
- Addieren Sie diesen Betrag zum angesammelten Urlaubsbetrag, der aus den vorherigen Perioden übernommen wurde.
Die am häufigsten verwendeten Software-Tools für aufgelaufenen Urlaub
Die beiden am häufigsten verwendeten Software-Tools für die Berechnung und Erfassung von aufgelaufenem Urlaub sind Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Buchhaltungssoftware-Lösungen.
Lohnabrechnungssoftware hilft dabei, den in einer bestimmten Abrechnungsperiode verdienten Urlaubsanspruch zu berechnen. Alternativ können Sie Ihren Lohnabrechnungsdienstleister bitten, Ihnen die Urlaubsdaten der Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum bereitzustellen.
Sobald Sie die benötigten Daten zur Berechnung des aufgelaufenen Urlaubs haben, nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, um die Buchungssätze zu erfassen. Ihre Buchhaltungssoftware aktualisiert automatisch die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung.
Top-Buchhaltungssoftware-Lösungen bieten integrierte Funktionen für die Urlaubsrückstellung. Sobald Sie das Urlaubsguthaben, den Rückstellungssatz und den Stundensatz des Mitarbeiters eingeben, aktualisiert die Software automatisch die Urlaubsrückstellung.
Beispiel für die Anpassung der Urlaubsrückstellung
Angenommen, John Smith hat bereits 40 Stunden aufgelaufene Urlaubszeit verdient. Laut Ihrer Urlaubsrichtlinie erhält John Smith fünf Stunden Urlaubsanspruch pro Monat, insgesamt also 60 Stunden pro Jahr.
Im letzten Abrechnungszeitraum hat John Smith 40 Stunden Urlaub genommen. Am Ende des Abrechnungszeitraums hat John Smith 60 Stunden aufgelaufene Urlaubszeit, berechnet wie folgt:
[40 Stunden aufgelaufene Urlaubszeit + (60 Stunden Urlaubsanspruch für das vergangene Jahr - 40 Stunden genutzter Urlaub)] = 60 Stunden
John Smith verdient $30 pro Stunde.
So sieht John Smiths aufgelaufener Urlaubsanspruch am Ende des Abrechnungszeitraums aus:
60 Stunden x $30 pro Stunde = $1,800
Beachten Sie, dass die $1,800 den Saldo auf John Smiths Urlaubsrückstellungskonto darstellen und nicht den Betrag, der im Buchungssatz verwendet wird. Der einzubuchende Betrag ist folgender:
($1,800 - Schlusssaldo des Kontos aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum)
Da John Smith 40 Stunden aufgelaufenen Urlaub hatte, kann der Schlusssaldo für den vorherigen Abrechnungszeitraum so berechnet werden:
(40 Stunden x $30 pro Stunde) = $1,200
Der Betrag im Buchungssatz wäre:
($1,800 - $1,200) = $600
Relevante Buchungssätze
Nun, da Sie die erforderlichen Berechnungen für die Buchung von aufgelaufenem Urlaub kennen, nutzen wir die gleichen Beispiele, um zu sehen, welche Buchungssätze zu erfassen sind.
Erhöhung der Urlaubsrückstellung
Der zusätzliche Betrag in unserem Beispiel beträgt $600. Vereinfacht gesagt: John Smith hat $600 mehr an nicht genutztem Urlaub, der aus dem Vorjahr übernommen wurde.
So sieht der Buchungssatz aus:
| Konto | Soll | Haben | Notizen |
|---|---|---|---|
| Urlaubsaufwand | $600 | - | Erfassung der aufgelaufenen Urlaubszeit als Aufwand. Dieser Wert erscheint in der Gewinn- und Verlustrechnung. |
| Rückstellung Urlaub | - | $600 | Erfassung der Urlaubsrückstellung. Dieser Wert bleibt in der Bilanz, bis der/die Mitarbeiter/in Urlaub nimmt oder der Betrag ausgezahlt wird. |
Urlaub wird von Mitarbeitenden genutzt
Angenommen, John Smith möchte zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres 50 Stunden Urlaub nehmen. Er hat aktuell 60 Stunden aufgelaufenen Urlaub.
Wenn John Smith 50 Stunden Urlaub nimmt, erfassen Sie folgenden Buchungssatz, um den Rückstellungsbetrag abzugleichen:
| Konto | Soll | Haben | Notizen |
|---|---|---|---|
| Rückstellung Urlaub | $600 | - | Verringerung des Rückstellungsbestands. |
| Kasse | - | $600 | Verringerung des Kassenbestands um den ausbezahlten Betrag für den aufgelaufenen Urlaub. |
Wie Gehaltserhöhungen die Urlaubsrückstellungen beeinflussen
Gehaltserhöhungen erhöhen Ihre Urlaubsrückstellungen.
Der Urlaubsanspruch wird auf Basis des jeweils aktuellen Stundensatzes des Mitarbeiters berechnet. Wenn Sie das Gehalt eines Mitarbeiters erhöhen, müssen Sie den zusätzlichen Urlaubsanspruch der Urlaubsrückstellung hinzufügen.
Zum Beispiel hat John Smith 60 Stunden angesparten Urlaub. Sein Stundenlohn steigt von 30 $ auf 35 $.
Sein angesparter Urlaubsanspruch erhöht sich nach der Gehaltserhöhung um 300 $ (60 Stunden x 5 $ pro Stunde). Hier ist der Buchungssatz zur Anpassung der Urlaubsrückstellung:
| Konto | Soll | Haben | Notizen |
|---|---|---|---|
| Urlaubsaufwand | $300 | - | Erhöhung des Urlaubsaufwands |
| Urlaubsverbindlichkeit | - | $300 | Erhöhung der angesammelten Urlaubsverbindlichkeit |
Sabbaticals und ihre Auswirkungen
EITF Abstract 06-02 behandelt die Unsicherheiten hinsichtlich der Bilanzierung von Sabbaticals. Laut dem Abstract:
- Sabbaticals werden nicht zurückgestellt, wenn sie für Forschungs- oder gemeinnützige Zwecke gewährt werden, die dem Ruf des Arbeitgebers zugutekommen oder den Arbeitgeber anderweitig begünstigen. Die Mitarbeitenden leisten im Wesentlichen weiterhin Dienste für das Unternehmen und werden entsprechend entlohnt.
- Sabbaticals werden zurückgestellt, wenn es sich beim Sabbatical um uneingeschränkte Freizeit handelt, die als Vergütung für zuvor erbrachte Arbeitsleistungen gewährt wird.
Können angesparte Urlaubsstunden oder -beträge negativ sein?
Ja, das angesparte Urlaubsguthaben an Zeit oder Geld für einen bestimmten Mitarbeitenden kann negativ sein.
Negative Urlaubsstände entstehen, wenn Arbeitgeber mehr Urlaubsgeld auszahlen oder Mitarbeitenden mehr Urlaub gewähren, als tatsächlich verdient wurde.
Das angesparte Urlaubsguthaben wird wieder positiv, sobald weitere Urlaubstage angesammelt werden.
Urlaubsrückstellung einfach anpassen
Die Anpassung der Urlaubsrückstellung ist unkompliziert, sobald man weiß, wie die inkrementellen Rückstellungen und die Buchungssätze berechnet werden. In den meisten Fällen sind lediglich zwei Buchungen nötig: das Hinzufügen nicht genutzter Urlaubstage sowie die Auszahlung von genutzten Urlaubstagen an Mitarbeitende.
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