10 Auswahl an Software für Belegmanagement
Here's my pick of the 10 best software from the 13 tools reviewed.
Belegmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Belege digital zu erfassen, zu organisieren und nachzuverfolgen. Sie reduzieren damit manuelle Dateneingaben und bleiben prüfungsbereit. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Belegmanagement-Software sind, möchten Sie vermutlich die Ausgabenerfassung vereinfachen, Fehler reduzieren und Ihr Unternehmen gesetzeskonform halten – ohne Ihrer Belegschaft zusätzliche Arbeit aufzubürden. Diese Liste hilft Ihnen, führende Tools zu vergleichen, ihre einzigartigen Funktionen zu verstehen und die passende Lösung auszuwählen, um Ihre Finanzunterlagen organisiert und zugänglich zu halten.
Why Trust Our Software Reviews
We’ve been testing and reviewing financial software since 2023. As finance specialists ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different finance use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
Zusammenfassung Belegmanagement-Software
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Belegmanagement-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für das automatische Abgleichen von Bank- und Kartentransaktionen | 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $38/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für den Import großer Belegmengen und Automatisierung | 14-tägige kostenlose Testphase und kostenloser Tarif verfügbar | Ab $3/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 3 | Am besten für Post-Einsende-Digitalisierung von Papierbelegen | 30-tägige Geld-zurück-Garantie | Ab $9/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für KI-gestütztes Compliance-Auditing | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für globale Rückerstattungen in mehreren Währungen | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten mit Echtzeit-Synchronisation der Buchhaltungssoftware | 14-tägige kostenlose Testphase | $25.21/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten für sichere digitale Dokumentenspeicherung | 15-tägige kostenlose Testphase | Ab $200/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für Einzelposten-Datenextraktion von Belegen | Kostenloser Plan + 14 Tage kostenloser Test | Ab $500/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für den automatischen Import von E-Mail-Belegen | 7-tägige kostenlose Testphase | Ab $0.99/Woche | Website | |
| 10 | Am besten für IRS- und CRA-konforme Ausgabenkategorien | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $5/Monat | Website |
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LiveFlow
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Float Financial
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Creatio CRM
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Belegmanagement-Software im Test
Im Folgenden finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der Belegmanagement-Software, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen beleuchten die Funktionen, Integrationen und besten Einsatzbereiche der jeweiligen Software, damit Sie die beste Entscheidung treffen können.
Am besten für das automatische Abgleichen von Bank- und Kartentransaktionen
QuickBooks bietet eine digitale Plattform zum Verfolgen von Ausgaben, Verwalten von Belegen und Organisieren von Finanzunterlagen an einem Ort. Es eignet sich besonders für kleine Unternehmen und Buchhalter, die die Belegerfassung automatisieren und eindeutige Prüfpfade gewährleisten möchten. Das Tool hilft, manuelle Eingaben zu reduzieren und unterstützt eine genaue Buchführung für Steuer- und Compliance-Zwecke.
Für wen ist QuickBooks am besten geeignet?
QuickBooks ist ideal für kleine Unternehmen und Buchhalter, die eine automatisierte Ausgabenerfassung und Belegverwaltung benötigen.
Warum ich QuickBooks ausgewählt habe
Ich habe QuickBooks ausgewählt, weil es den Prozess der Zuordnung von Belegen zu Bank- und Kartentransaktionen automatisiert – eine große Herausforderung für Finanzteams, die viele Transaktionen abwickeln. Die Plattform importiert Transaktionen direkt von verknüpften Konten und verwendet integrierte Logik, um sie mit hochgeladenen Belegen abzugleichen, wodurch manueller Abgleichaufwand reduziert wird.
Mir gefällt auch, dass QuickBooks nicht zugeordnete oder doppelte Transaktionen kennzeichnet, sodass Unstimmigkeiten schnell erkannt und korrekte Aufzeichnungen geführt werden können. Dieses Maß an Automatisierung ist besonders wertvoll für Unternehmen, die ihre Ausgabenerfassung und Prüfpfade mit minimalem manuellem Aufwand aktuell halten möchten.
Wichtige Funktionen von QuickBooks
Weitere Funktionen, die QuickBooks für die Belegverwaltung nützlich machen:
- Belegerfassung per Mobile App: Belege unterwegs fotografieren und direkt in Ihr QuickBooks-Konto hochladen.
- Automatische Kategorisierung von Ausgaben: Das System ordnet Ausgaben automatisch dem korrekten Kontenrahmen zu, basierend auf den Beleginformationen.
- Prüfprotokoll-Verfolgung: Jede Änderung an Belegen und Ausgaben wird für Compliance und Transparenz protokolliert.
- Zugriffssteuerung für mehrere Benutzer: Legen Sie Berechtigungen fest, wer innerhalb Ihres Unternehmens Belege hochladen, ansehen oder bearbeiten kann.
QuickBooks-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Amazon Business, PayPal, Square, Etsy, Amazon Seller, eBay und Gusto.
Pros and Cons
Pros:
- Gleicht Belege automatisch mit Transaktionen ab
- Importiert Bank- und Kartendaten in Echtzeit
- Mobile App unterstützt Belegerfassung unterwegs
Cons:
- Kein Massen-Upload von Belegen vom Desktop
- Unterstützung für Belege in mehreren Währungen ist eingeschränkt
Am besten für den Import großer Belegmengen und Automatisierung
Zoho Expense ist eine digitale Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams und Unternehmen entwickelt wurde, die große Mengen an Belegen verarbeiten. Sie spricht Organisationen an, die Automatisierung und Kontrolle über Ausgabendokumentation sowie Genehmigungen wünschen. Die Software hilft, manuelle Eingaben zu reduzieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu unterstützen.
Für wen ist Zoho Expense am besten geeignet?
Zoho Expense eignet sich für Finanzteams mittelständischer Unternehmen, die große Mengen an Belegdaten automatisieren und verwalten müssen.
Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe
Ich habe mich für Zoho Expense entschieden, weil die Funktionen für den Import großer Belegmengen und die Automatisierung ein echtes Bedürfnis von Finanzteams abdecken, die mit hohen Belegvolumina arbeiten. Die Plattform ermöglicht es Benutzern, mehrere Belege gleichzeitig hochzuladen, sei es per E-Mail, mobile App oder direktem Dateiimport, was den Dokumentationsprozess beschleunigt. Gut gefällt mir auch, dass Zoho Expense OCR verwendet, um Daten automatisch aus Belegen zu extrahieren und sie passenden Ausgaben zuzuordnen, wodurch manuelle Eingaben reduziert werden. Diese Automatisierungstools helfen Unternehmen, mit einem hohen Transaktionsvolumen Schritt zu halten und führen zu präzisen Aufzeichnungen.
Hauptfunktionen von Zoho Expense
Weitere Funktionen von Zoho Expense, die Ihre Finanzprozesse unterstützen können, sind:
- Fahrtkostenerfassung: Erfassen und berechnen Sie Fahrtkosten für Geschäftsreisen per GPS-Tracking oder manueller Eingabe.
- Automatisierte Tagespauschalen: Legen Sie Tagespauschalen für Mitarbeitende basierend auf Standort und Unternehmensrichtlinien fest und verwalten Sie diese.
- Genehmigungsworkflows mit mehreren Ebenen: Konfigurieren Sie individuelle Genehmigungsketten, die dem Ausgabenfreigabeprozess Ihres Unternehmens entsprechen.
- Prüfpfad: Führen Sie ein detailliertes Protokoll aller Aktionen auf Belegen und Berichten zur Einhaltung von Vorschriften und für mehr Transparenz.
Zoho Expense Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting, Zoho Books und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Direkte Synchronisation mit Zoho Books und CRM
- Effiziente Kilometer- und GPS-Erfassung
- Kennzeichnung von doppelten Belegen
Cons:
- OCR kann verblassten oder unleserlichen Text falsch erkennen
- Kostenloser Tarif hat geringe monatliche Scanlimits
Am besten für Post-Einsende-Digitalisierung von Papierbelegen
Shoeboxed bietet eine Lösung für die Belegverwaltung, die speziell für Unternehmen und Fachleute entwickelt wurde, die große Mengen an Papierbelegen verarbeiten. Die Plattform ist besonders nützlich für Buchhalter, Steuerberater und Kleinunternehmer, die physische Belege für Steuer- oder Spesenabrechnungen digitalisieren und organisieren müssen. Shoeboxed hilft Nutzern dabei, Papierchaos in durchsuchbare, kategorisierte digitale Aufzeichnungen zu verwandeln.
Für wen ist Shoeboxed am besten geeignet?
Shoeboxed eignet sich besonders für kleine Unternehmen, Buchhalter und Berater, die große Mengen an Papierbelegen digitalisieren und organisieren müssen.
Warum ich Shoeboxed ausgewählt habe
Was Shoeboxed im Bereich der Belegverwaltung einzigartig macht, ist der Post-Einsende-Service für die Digitalisierung von Papierbelegen. Ich habe Shoeboxed gewählt, weil Sie physische Belege in vorfrankierten Umschlägen einsenden können, die dann vom Team eingescannt, kategorisiert und als durchsuchbare digitale Datensätze in Ihr Konto hochgeladen werden. Dieser Ansatz ist besonders hilfreich für Unternehmen oder Fachleute, die immer noch viele Papierbelege erhalten und manuelle Dateneingaben vermeiden möchten. Die Fähigkeit von Shoeboxed, mit physischen Dokumenten umzugehen, hebt es von den meisten rein digitalen Tools zur Belegverwaltung ab.
Wichtige Funktionen von Shoeboxed
Zusätzlich zum Einsende-Digitalisierungsservice bietet Shoeboxed noch weitere erwähnenswerte Funktionen:
- Visitenkartenverwaltung: Scannen und organisieren Sie Visitenkarten und wandeln Sie diese in digitale Kontakte in Ihrem Konto um.
- Erstellung von Spesenberichten: Erstellen Sie detaillierte Spesenberichte mit angehängten Belegbildern für einfaches Teilen und die Buchhaltung.
- Fahrtenbuchführung: Nutzen Sie die mobile App, um Fahrten für Geschäftsreisen direkt neben Ihren Belegen zu erfassen und zu protokollieren.
- Zugriff für mehrere Benutzer: Laden Sie Teammitglieder in Ihr Shoeboxed-Konto ein und vergeben Sie Berechtigungen für die gemeinsame Belegverwaltung.
Shoeboxed-Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Evernote, WorkingPoint, Bench, RightSignature und HP.
Pros and Cons
Pros:
- Stapel-Upload unterstützt das Importieren mehrerer Belege
- Visitenkartenscan zur Kontaktverwaltung
- Durchsuchbarer Cloud-Speicher für alle Dokumente
Cons:
- Eingeschränkte Freigabeworkflows für Spesenberichte
- Fehlen von erweiterten Analysen oder Dashboard-Tools
Rydoo bietet eine cloudbasierte Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die die Erfassung von Belegen und Ausgaben-Workflows automatisieren möchten. Die Software spricht Organisationen mit globalen Aktivitäten oder strengen Compliance-Anforderungen an. Rydoo hilft Unternehmen, manuelle Prüfungen zu reduzieren, die Prüfungsbereitschaft zu verbessern und Ausgabendokumentationen an einem Ort organisiert zu halten.
Für wen ist Rydoo am besten geeignet?
Rydoo passt zu Finanzteams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die automatisierte Compliance-Prüfungen und weltweites Ausgabenmanagement benötigen.
Warum ich Rydoo gewählt habe
Ich habe Rydoo ausgewählt, weil das KI-gestützte Compliance-Auditing sich besonders für Finanzteams eignet, die Richtlinien durchsetzen und manuelle Prüfungen reduzieren möchten. Rydoo überprüft automatisch Belege und Ausgaben im Hinblick auf Unternehmensrichtlinien und markiert potenzielle Probleme, bevor sie Prüfern vorgelegt werden. Außerdem gefällt mir, dass die Plattform maschinelles Lernen einsetzt, um Duplikate und verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Das hilft Teams dabei, Fehler und Betrug frühzeitig aufzudecken. Diese Funktionen machen Rydoo zu einer guten Wahl für Organisationen mit strengen Audit-Anforderungen oder komplexen Freigabeprozessen.
Wichtige Funktionen von Rydoo
Weitere Funktionen von Rydoo, die Ihrem Finanzteam helfen können, sind unter anderem:
- Echtzeit-Ausgabeneinreichung: Reichen Sie Ausgaben sofort über die mobile App oder die Webplattform ein, um schnellere Bearbeitung zu ermöglichen.
- Verpflegungspauschalen-Verwaltung: Richten Sie Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen basierend auf Standort und Unternehmensrichtlinie ein und verwalten Sie diese.
- Integration mit ERP-Systemen: Verbinden Sie Rydoo mit ERP-Plattformen wie SAP und Microsoft Dynamics, um Ausgabendaten automatisch zu synchronisieren.
- Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Greifen Sie auf die Plattform in mehreren Sprachen zu, um globale Teams und Nutzer zu unterstützen.
Rydoo-Integrationen
Zu den Integrationen gehören NetSuite, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, QuickBooks und Uber.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Stapelverarbeitung mehrerer Belege
- Automatische Erkennung von Währungen & Steuern
- Echtzeitüberprüfung der Richtlinienkonformität
Cons:
- Fehlende Belege können Einreichungen blockieren
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität
Expensify bietet eine digitale Plattform zur Verwaltung von Geschäftsquittungen, Ausgaben und Rückerstattungen an einem Ort. Sie eignet sich besonders für Finanzteams und Unternehmen mit verteilten oder reisenden Mitarbeitern, die Ausgaben an verschiedenen Standorten nachverfolgen müssen. Das Tool hilft dabei, Belegerfassung zu vereinfachen, Spesenabrechnungen zu automatisieren und den manuellen Aufwand für vielbeschäftigte Fachkräfte zu reduzieren.
Für wen ist Expensify am besten geeignet?
Expensify eignet sich für Finanzteams und Unternehmen, die Rückerstattungen für Mitarbeitende weltweit oder in mehreren Währungen verwalten.
Warum ich Expensify gewählt habe
Ich habe Expensify gewählt, weil es globale Rückerstattungen in mehreren Währungen mit Funktionen unterstützt, die direkt auf die Herausforderungen des internationalen Ausgabenmanagements eingehen. Die Plattform wandelt Quittungen automatisch in Ihre Heimatwährung um und unterstützt Rückerstattungs-Workflows für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern. Besonders schätze ich, dass Expensify Wechselkurse verfolgt und diese auf jede Transaktion anwendet, sodass Finanzteams genaue Aufzeichnungen ohne manuelle Berechnungen führen können. Das macht Expensify zu einer starken Wahl für Unternehmen mit internationalen Standorten oder Remote-Teams, die regelmäßig mit grenzüberschreitenden Ausgaben zu tun haben.
Expensify – Hauptfunktionen
Weitere Funktionen, die Expensify für die Belegverwaltung nützlich machen, sind:
- SmartScan Belegerfassung: Quittungen hochladen, indem Sie ein Foto machen – Expensify extrahiert und kategorisiert die Daten automatisch.
- Abgleich von Firmenkreditkarten: Firmenkarten verknüpfen, um Quittungen und Transaktionen automatisch abzugleichen und die Ausgabennachverfolgung zu vereinfachen.
- Richtlinien- und Genehmigungs-Tools: Legen Sie individuelle Regeln für Spesenfreigaben, Ausgabenlimits und Compliance-Prüfungen innerhalb der Plattform fest.
- Automatisiertes Weiterleiten von Belegen: Leiten Sie per E-Mail erhaltene Quittungen direkt an Expensify weiter, damit sie sofort verarbeitet und den Spesenberichten zugeordnet werden.
Expensify-Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle und Lyft.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt automatische Belegdatenextraktion
- Direkte Integration von Firmenkreditkarten möglich
- Erlaubt das Weiterleiten von Quittungen per E-Mail
Cons:
- Die mobile App kann bei großen Uploads langsam sein
- Es gibt keine detailgenaue Berichterstattung auf Belegebene
Dext bietet eine digitale Lösung für Unternehmen und Buchhalter, die Belege mit minimalem manuellen Aufwand erfassen, organisieren und verarbeiten müssen. Die Plattform ist für Teams konzipiert, die die Datenerfassung automatisieren und den Zeitaufwand für die Spesenabrechnung verringern möchten. Besonders nützlich ist sie für Firmen, die eine hohe Anzahl an Belegen verwalten und die Genauigkeit ihrer Finanzprozesse verbessern wollen.
Für wen ist Dext am besten geeignet?
Dext eignet sich für Buchhalter, Steuerberater sowie kleine und mittelständische Unternehmen, die die Belegerfassung automatisieren und Spesendaten direkt in ihre Buchhaltungssysteme integrieren möchten.
Warum ich Dext ausgewählt habe
Ich habe Dext gewählt, weil die Echtzeit-Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware eine häufige Herausforderung von Finanzteams adressiert: Das Halten von aktuellen Spesendaten über alle Plattformen hinweg. Dext ermöglicht es, Belege zu erfassen und extrahierte Daten direkt automatisch ins Buchhaltungssystem zu übertragen – wodurch manuelle Eingaben und Abstimmungen reduziert werden. Mir gefällt besonders, dass das Tool eine Live-Synchronisierung mit beliebten Buchhaltungsplattformen unterstützt, sodass Ihre Aufzeichnungen stets die neuesten Transaktionen widerspiegeln. Das macht Dext besonders wertvoll für Unternehmen, die genaue und aktuelle Spesendaten für Berichte und Compliance benötigen.
Wichtige Funktionen von Dext
Weitere Funktionen von Dext zur Unterstützung des Belegmanagements sind unter anderem:
- Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortigen Upload und Verarbeitung.
- Mehrbenutzerzugriff: Ermöglichen Sie mehreren Teammitgliedern, Belege einzureichen und Ausgaben innerhalb eines einzigen Kontos zu verwalten.
- Automatisierte Spesenkategorisierung: Weist Belege basierend auf vordefinierten Regeln den richtigen Ausgabenkategorien zu.
- Export in mehrere Formate: Laden Sie Belegdaten und Berichte in Formaten wie PDF, CSV oder Excel für die weitere Analyse oder Weitergabe herunter.
Dext-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Xero, QuickBooks, Sage, PayPal, Shopify und Stripe.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App unterstützt die Belegerfassung auch offline
- Sichere Cloud-Speicherung für alle Dokumente
- Verarbeitet mehrseitige und lange Belege problemlos
Cons:
- Gelegentliche Fehler bei der Währungserkennung
- Liest manchmal einzelne Belegpositionen falsch oder lässt sie aus
Neat bietet eine digitale Dokumentenmanagement-Plattform, die für kleine Unternehmen und selbstständige Fachkräfte entwickelt wurde, um Belege sicher zu organisieren und zu speichern. Das Tool hilft Nutzern, Finanzdokumente zu zentralisieren, was das Auffinden, Teilen und die Vorbereitung für Buchhaltung oder Steuerzwecke erleichtert. Neat ist besonders nützlich für alle, die Papierkram reduzieren und die Zugänglichkeit von Dokumenten verbessern möchten.
Für wen ist Neat am besten geeignet?
Neat ist ideal für kleine Unternehmen und selbstständige Fachkräfte, die eine sichere, zentrale Aufbewahrung für Finanzdokumente und Belege benötigen.
Warum habe ich Neat ausgewählt?
Was bei Neat für das Belegmanagement besonders auffällt, ist die Konzentration auf sichere digitale Dokumentenspeicherung. Ich habe Neat ausgewählt, weil es Verschlüsselung auf Bankniveau und rollenbasierte Zugriffskontrollen bietet, die helfen, sensible Finanzunterlagen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Plattform ermöglicht es zudem, Belege und andere Dokumente zu organisieren, zu taggen und zu durchsuchen, sodass Unterlagen bei Prüfungen oder zur Steuersaison leicht auffindbar sind. Für Finanzprofis, die Dokumente sicher und zugänglich aufbewahren müssen, sind Neats Sicherheits- und Organisationsfunktionen besonders wertvoll.
Wichtige Funktionen von Neat
Weitere Funktionen von Neat, die Ihr Team interessieren könnten, sind unter anderem:
- Bankkonto-Integration: Verbinden Sie Ihre Geschäftskonten, um Transaktionen automatisch in der Plattform zu importieren und abzugleichen.
- Individuelle Ausgabenkategorisierung: Erstellen und verwalten Sie eigene Kategorien, um Belege und Ausgaben nach Ihren betrieblichen Anforderungen zu organisieren.
- Mobile Belegerfassung: Nutzen Sie die mobile App, um Fotos von Belegen zu machen und diese direkt in Ihr Neat-Konto hochzuladen.
- Export zu Buchhaltungssoftware: Exportieren Sie Ihre Finanzdaten in Formate, die mit QuickBooks, Excel und anderen Buchhaltungsplattformen kompatibel sind.
Neat-Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks Online, H&R Block, Quicken, TurboTax, Outlook und Constant Contact.
Pros and Cons
Pros:
- Sammel-Upload für mehrere Belegimporte
- Individuelle Ausgabenkategorien für detaillierte Nachverfolgung
- Direkter Export zu QuickBooks und TurboTax
Cons:
- Keine mobile App für die Erfassung unterwegs
- Gelegentliche Fehler bei der Datenerfassung mit verblassten Belegen
Veryfi ist eine Belegverwaltungsplattform, die für Finanzteams, Buchhalter und Geschäftsinhaber entwickelt wurde, die eine schnelle und genaue Datenerfassung von Belegen und Rechnungen benötigen. Das Tool richtet sich an Organisationen, die große Mengen an Ausgabendokumenten verarbeiten und die manuelle Eingabe automatisieren möchten. Mit dem Schwerpunkt auf Echtzeit-Extraktion und sicherer Speicherung hilft Veryfi, Fehler zu reduzieren und die Effizienz der Ausgabenverfolgung zu verbessern.
Für wen ist Veryfi am besten geeignet?
Veryfi ist eine hervorragende Wahl für Finanzteams und Buchhalter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die eine detaillierte und automatisierte Extraktion von Beleg- und Rechnungsdaten benötigen.
Warum ich Veryfi ausgewählt habe
Was mich an Veryfi für die Belegverwaltung überzeugt hat, ist die fortschrittliche Einzelposten-Datenextraktion, die über das bloße Erfassen von Gesamtbeträgen und Daten hinausgeht. Die Plattform nutzt KI-gestützte OCR, um einzelne Artikel, Mengen und Preise aus Belegen zu extrahieren, was die Analyse von Ausgaben auf Detailebene deutlich erleichtert. Ich schätze außerdem, dass Veryfi Dokumente in Echtzeit verarbeitet, sodass Sie sofortigen Zugriff auf strukturierte Daten für Berichte oder Prüfungen erhalten. Dieses Maß an Detailgenauigkeit ist besonders wertvoll für Finanzteams, die Ausgaben nach Kategorie oder Projekt verfolgen müssen, ohne manuelle Eingabe.
Wichtige Funktionen von Veryfi
Weitere Funktionen, die Veryfi für die Belegverwaltung nützlich machen, sind unter anderem:
- Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortigen Upload und Verarbeitung.
- Mehrwährungsunterstützung: Erkennt und konvertiert automatisch Fremdwährungen auf Belegen.
- Audit-Trail-Tracking: Führt ein detailliertes Protokoll aller Dokumentaktionen und -änderungen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Individuelle Ausgabenkategorien: Weist Belege benutzerdefinierten Kategorien zur besseren Organisation zu.
Veryfi-Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, Dropbox und Google Drive.
Pros and Cons
Pros:
- Schnelle und genaue OCR für Belege
- Datenextraktion und -verarbeitung in Echtzeit
- Bietet detaillierte Prüfprotokolle für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Cons:
- Kein integriertes Fahrten- oder Zeittracking
- Höherer Einstiegspreis als einige Wettbewerber
SimplyWise ist eine mobile App, die für Privatpersonen und Kleinunternehmer entwickelt wurde, die Belege digital und ohne manuelle Eingabe organisieren möchten. Die App nutzt intelligente Scan- und Kategorisierungsfunktionen, um Nutzern zu helfen, Ausgabennachweise ordentlich und leicht zugänglich aufzubewahren. Besonders nützlich ist sie für alle, die Belege aus verschiedenen Quellen an einem Ort verwalten müssen.
Für wen ist SimplyWise am besten geeignet?
SimplyWise eignet sich gut für Freiberufler, Kleinunternehmer und Privatpersonen, die eine mobile Lösung für die Organisation und das Nachverfolgen von Belegen aus unterschiedlichen Quellen suchen.
Warum ich SimplyWise gewählt habe
Was SimplyWise im Bereich Belegverwaltung besonders macht, ist die Möglichkeit, Belege automatisch aus Ihrer E-Mail zu importieren – ein großer Zeitersparnis für alle, die digitale Belege von Anbietern oder Online-Käufen erhalten. Ich habe SimplyWise gewählt, weil es Ihren Posteingang nach Belegen durchsucht und diese automatisch in die App einfügt, ohne dass Sie sie manuell weiterleiten oder hochladen müssen. Die App verwendet außerdem OCR, um wichtige Details aus jedem Beleg auszulesen, sodass Sie Ihre Ausgaben schnell kategorisieren und durchsuchen können. Dieser Ansatz ist besonders hilfreich für Nutzer, die sowohl Papier- als auch digitale Belege an einem Ort zentralisieren möchten – ganz ohne zusätzliche Arbeitsschritte.
Wichtige Funktionen von SimplyWise
Weitere nützliche Funktionen für die Belegverwaltung mit SimplyWise sind:
- Mobiles Beleg-Scannen: Halten Sie Papierbelege sofort mit der Kamera Ihres Smartphones fest und speichern Sie sie digital.
- Eigene Ausgabenkategorien: Erstellen und verwalten Sie Ihre eigenen Kategorien, um Belege nach geschäftlichen oder privaten Anforderungen zu organisieren.
- Export als Tabelle: Laden Sie Ihre Belegdaten als CSV- oder Excel-Datei herunter, um sie weiter auszuwerten oder dem Steuerberater zu übergeben.
- Automatisches Backup in der Cloud: Sichern Sie alle Belegbilder und Daten zuverlässig in der Cloud, um sie bei Bedarf jederzeit abrufen zu können und beruhigt zu sein.
SimplyWise Integrationen
Zu den Integrationen gehören Gmail, Outlook, Amazon, Walmart und PayPal.
Pros and Cons
Pros:
- Exportiert Belegdaten nach Excel oder CSV
- Unterstützt eigene Ausgabenkategorien zur Sortierung
- Verbindet sich mit Amazon und PayPal zur Nachverfolgung von Einkäufen
Cons:
- Keine Multi-User- oder Teamfunktionen
- Nur als mobile App erhältlich, keine Desktop-Version
Foreceipt bietet eine cloudbasierte Beleg- und Ausgabenverwaltungslösung, die für Einzelpersonen und kleine Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Finanzunterlagen für Steuer- oder Prüfungszwecke organisieren müssen. Die Plattform spricht Nutzer an, die Belege von jedem Gerät aus digital erfassen, kategorisieren und speichern möchten. Der Fokus auf Compliance und eine detaillierte Buchführung hilft den Nutzern, stets auf Finanzberichte und regulatorische Anforderungen vorbereitet zu sein.
Für wen ist Foreceipt am besten geeignet?
Foreceipt eignet sich besonders für Freiberufler, Kleinunternehmer und selbstständige Fachkräfte in den USA und Kanada, die Ausgaben zur Einhaltung von Steuervorschriften nachverfolgen müssen.
Warum habe ich Foreceipt gewählt?
Ich habe mich für Foreceipt entschieden, weil es eines der wenigen Belegmanagement-Tools ist, das sowohl IRS- als auch CRA-konforme Ausgabenkategorien unterstützt. Dieser Fokus macht es besonders nützlich für Nutzer, die Belege und Ausgaben so organisieren müssen, dass sie den US-amerikanischen und kanadischen Steuervorschriften entsprechen. Foreceipt ermöglicht die Zuweisung von Belegen zu steuerkonformen Kategorien und erstellt Berichte, die für Prüfungen oder Steuererklärungen formatiert sind. Besonders schätze ich außerdem die automatische Extraktion und Organisation wichtiger Beleginformationen – dies reduziert den manuellen Aufwand und sorgt dafür, dass Nutzer gut auf die Steuerzeit vorbereitet sind.
Wichtige Funktionen von Foreceipt
Weitere nützliche Funktionen von Foreceipt für Ihr Unternehmen sind:
- Cloudbasierte Speicherung: Sichere Speicherung aller Belege und Dokumente in der Cloud für einfachen Zugriff von jedem Gerät aus.
- Mehrwährungsunterstützung: Verfolgen und verwalten Sie Ausgaben in mehreren Währungen – hilfreich für internationale Transaktionen.
- Verfolgung wiederkehrender Ausgaben: Richten Sie wiederkehrende Ausgaben ein und behalten Sie regelmäßige Zahlungen im Blick.
- Anpassbare Berichte: Erstellen und passen Sie Finanzberichte individuell an die spezifischen Berichtsanforderungen Ihres Unternehmens an.
Foreceipt-Integrationen
Derzeit sind keine nativen Integrationen für Foreceipt gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Extrahiert Daten automatisch aus Belegbildern
- Exportiert Ausgabenberichte als PDF und Excel
- Großzügiger kostenloser Tarif für Basisnutzer
Cons:
- Komplexe Preisstruktur für Upgrades
- Support-Antwortzeiten können variieren
Weitere Belegmanagement-Software
Hier sind einige zusätzliche Optionen für Belegmanagement-Software, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:
- Ramp
Am besten für richtlinienbasierte Ausgabenkontrollen
- Sage Expense Management (formerly Fyle)
Am besten für textbasierte Belegeinreichung
Auswahlkriterien für Belegmanagement-Software
Bei der Auswahl der besten Belegmanagement-Software für diese Liste habe ich typische Anforderungen und Probleme von Käufern berücksichtigt, wie z. B. die Reduzierung manueller Dateneingabe und die Sicherstellung einer korrekten Ausgabenerfassung. Außerdem habe ich das folgende Bewertungsschema verwendet, um die Auswahl strukturiert und fair zu gestalten:
Kernfunktionen (25% der Gesamtpunktzahl)
Für eine Aufnahme in diese Liste musste jede Lösung folgende Anwendungsfälle abdecken:
- Digitale Belege erfassen und speichern
- Daten aus eingescannten Belegen extrahieren
- Ausgaben automatisch kategorisieren
- Belege an Spesenberichte anhängen
- Belegdaten für die Buchhaltung exportieren
Zusätzliche besondere Funktionen (25% der Gesamtpunktzahl)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch auf besondere Merkmale geachtet, z. B.:
- Funktion für den Import von Belegen in großen Mengen
- Automatisierte Compliance-Prüfung von Richtlinien
- Mehrsprachige OCR-Unterstützung
- Abgleich von Firmenkartentransaktionen
- Anpassbare Genehmigungs-Workflows
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtpunktzahl)
Um die Benutzerfreundlichkeit jedes Systems einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
- Klare Navigation zwischen den Modulen
- Funktion und Gestaltung der mobilen App
- Geschwindigkeit beim Hochladen und Verarbeiten von Belegen
- Zugänglichkeit auch für nicht-technische Nutzer
Onboarding (10% der Gesamtpunktzahl)
Um das Onboarding jeder Plattform einzuschätzen, habe ich Folgendes geprüft:
- Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Einrichtungsanleitungen
- Zugang zu Schulungsvideos und Tutorials
- Interaktive Produkttouren für neue Nutzer
- Vorgefertigte Vorlagen für Ausgabenkategorien
- Reaktionsschnelle Onboarding-Unterstützung oder Chatbots
Kundensupport (10% der Gesamtnote)
Um die Kundensupportdienste der einzelnen Softwareanbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Mehrere Supportkanäle wie Chat und Telefon
- Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
- Zugang zu einem durchsuchbaren Hilfe-Center
- Bereitstellung von Live-Schulungen oder Webinaren
- Qualität bei der Fehlerbehebung und Nachverfolgung
Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtnote)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Transparente und vorhersehbare Preisstruktur
- Umfang der im Basistarif enthaltenen Funktionen
- Verfügbarkeit einer kostenlosen Testphase oder eines Gratis-Tarifs
- Kosten im Vergleich zu ähnlichen Tools
- Flexibilität zur Skalierung entsprechend den Unternehmensanforderungen
Kundenbewertungen (10% der Gesamtnote)
Um einen Gesamteindruck der Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich beim Lesen von Kundenbewertungen auf Folgendes geachtet:
- Konsistenz von positivem Feedback über verschiedene Plattformen hinweg
- Berichte über zuverlässige Belegerkennung und Datenextraktion
- Zufriedenheit mit den Automatisierungsfunktionen
- Feedback zu den Erfahrungen mit dem Kundensupport
- Häufigkeit von Beschwerden über Fehler oder Ausfallzeiten
Wie wählt man eine Belegmanagement-Software aus?
Es ist leicht, sich in langen Feature-Listen und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei der Auswahl der passenden Software nicht verzetteln, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren, die Sie im Auge behalten sollten:
| Faktor | Worauf achten? |
| Skalierbarkeit | Kann die Software Ihr aktuelles und künftiges Belegvolumen bewältigen, während Ihr Unternehmen wächst? |
| Integrationen | Gibt es eine native Anbindung an Ihre Buchhaltung, ERP-, HR- und Kartensysteme – ohne manuelle Umwege? |
| Anpassbarkeit | Können Sie Freigabeprozesse, Ausgabenkategorien und Benutzerrechte nach Ihren Richtlinien gestalten? |
| Benutzerfreundlichkeit | Akzeptiert Ihr Team das Tool schnell oder werden Trainings und Support ständig benötigt? |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert die Einführung, und welche Ressourcen oder Support werden benötigt? |
| Kosten | Sind Preismodelle klar und passen sie zu Ihren Nutzungsgewohnheiten und Budgetvorgaben? |
| Sicherheitsmaßnahmen | Bietet der Anbieter Verschlüsselung, Prüfpfade und Zugriffskontrollen für Ihre Compliance-Anforderungen? |
| Supportverfügbarkeit | Erreichen Sie den Support während Ihrer Geschäftszeiten und sind SLAs oder Eskalationswege klar definiert? |
Was ist eine Belegmanagement-Software?
Eine Belegmanagement-Software ist ein digitales Tool, das Belege erfasst, speichert und organisiert, um Ausgaben zu verwalten und Finanzberichte zu erstellen. Solche Plattformen nutzen Funktionen wie Datenextraktion, Kategorisierung und Dokumentenspeicherung, damit Finanzteams manuelle Erfassungsarbeiten reduzieren und genaue Aufzeichnungen führen können. Durch die zentrale Verwaltung von Belegdaten werden Prüfungen, Compliance-Anforderungen sowie Rückerstattungs- und Abstimmungsprozesse vereinfacht.
Funktionen einer Belegmanagement-Software
Achten Sie bei der Auswahl einer Belegmanagement-Software insbesondere auf folgende zentrale Funktionen:
- Digitale Belegerfassung: Ermöglicht es den Nutzern, Belege per Mobilgerät oder Desktop hochzuladen oder zu fotografieren und für jede Transaktion einen digitalen Nachweis zu erstellen.
- Datenextraktion: Extrahiert automatisch wichtige Informationen – wie Datum, Betrag und Händler – aus hochgeladenen Belegen, um manuelle Eingaben zu reduzieren.
- Spesenkategorisierung: Ordnet Belege vordefinierten Ausgabenkategorien zu und trägt so zu einer organisierten Dokumentation und präzisen Berichterstattung bei.
- Belegarchivierung: Speichert digitale Kopien der Belege in einem durchsuchbaren, zentralen Archiv zur einfachen Auffindung und Auditbereitschaft.
- Genehmigungsworkflows: Leitet eingereichte Spesenbelege durch anpassbare Genehmigungsketten, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
- Integration mit Buchhaltungssystemen: Verbindet sich direkt mit Buchhaltungs- oder ERP-Plattformen und synchronisiert Belegdaten für eine effiziente Abstimmung und Berichterstellung.
- Mehrwährungsunterstützung: Verarbeitet Belege in verschiedenen Währungen und rechnet Beträge um, um internationale Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
- Prüfpfad: Verfolgt alle Aktionen an Belegen und bietet eine transparente Historie zur Einhaltung von Vorschriften und für interne Kontrollen.
- Mobile App-Zugriff: Bietet eine spezielle mobile Anwendung, damit Nutzer Belege und Spesen auch unterwegs verwalten können.
- Export- und Reporting-Tools: Ermöglicht es Nutzern, Berichte zu erstellen oder Belegdaten in verschiedenen Formaten für weitere Analysen oder zum Teilen zu exportieren.
Häufige KI-Funktionen in Belegmanagement-Software
Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen Künstliche Intelligenz (KI) mit folgenden Funktionen:
- Intelligente Belegklassifizierung: Nutzt KI, um Belege automatisch anhand von historischen Daten und Kontext den richtigen Ausgabenkategorien zuzuordnen.
- Anomalieerkennung: Markiert ungewöhnliche oder potenziell betrügerische Belege durch Analyse von Ausgabemustern und identifiziert Ausreißer, die einer weiteren Prüfung bedürfen.
- Automatisierte Richtlinienkontrolle: Setzt KI ein, um Belege in Echtzeit mit Unternehmensrichtlinien abzugleichen und Benutzer oder Genehmiger bei Nichtkonformität zu benachrichtigen.
- Kontextuelle Datenanreicherung: Ergänzt Belegdaten durch zusätzliche Informationen – wie Händlerdetails oder Standortdaten – mittels KI-basierter Datenabgleiche.
- Vorausschauende Spesenempfehlungen: Empfiehlt wahrscheinliche Ausgabenkategorien oder Genehmiger für neue Belege basierend auf dem bisherigen Nutzerverhalten und organisatorischen Trends.
Vorteile von Belegmanagement-Software
Die Einführung einer Belegmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Nachfolgend einige der wichtigsten Vorteile:
- Weniger manuelle Dateneingabe: Automatisierte Datenextraktion aus Belegen reduziert den Zeitaufwand für manuelle Erfassung und minimiert Fehlerquellen.
- Verbesserte Compliance: Anpassbare Genehmigungsworkflows und Prüfpfade sorgen für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben.
- Schnellere Erstattungsprozesse: Digitale Erfassung und optimierte Freigabeprozesse beschleunigen die Spesenabrechnung und die Rückerstattung an Mitarbeitende.
- Zentrale Dokumentenablage: Alle Belege werden in einem durchsuchbaren, sicheren Archiv gespeichert, was Prüfungen und Auffinden enorm erleichtert.
- Bessere Finanztransparenz: Echtzeit-Reporting und die Integration mit Buchhaltungssystemen liefern aktuelle Einblicke in Ausgabemuster.
- Besserer Betrugsschutz: KI-gestützte Anomalieerkennung und Richtlinienkontrolle helfen, verdächtige oder nicht konforme Ausgaben frühzeitig zu erkennen.
- Skalierbarkeit für wachsende Teams: Cloud-basierte Plattformen und Massenimport-Funktionen unterstützen steigende Belegvolumina beim Firmenskalieren.
Kosten und Preisgestaltung für Belegmanagement-Software
Bei der Auswahl von Belegmanagement-Software ist es wichtig, die unterschiedlichen Preisstrukturen und Tarifmodelle zu kennen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über gängige Tarife, deren durchschnittlichen Preise sowie typische Funktionen von Belegmanagement-Lösungen:
Tarifvergleichstabelle für Belegmanagement-Software
| Tariftyp | Durchschnittlicher Preis | Gängige Funktionen |
| Gratis-Tarif | $0 | Grundlegende Belegerfassung, begrenzter Speicherplatz, manuelle Dateneingabe und einfache Exportoptionen. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/Nutzer/Monat | Digitale Belegerfassung, Datenauslese, Ausgabenkategorisierung und Zugriff per mobiler App. |
| Business-Tarif | $15-$40/Nutzer/Monat | Automatisierte Genehmigungsworkflows, Buchhaltungsintegrationen, Massenimport, Prüfpfade und Berichtswerkzeuge. |
| Enterprise-Tarif | $40-$80/Nutzer/Monat | Individuelle Workflows, erweiterte Sicherheit, Unterstützung mehrerer Unternehmenseinheiten, dediziertes Onboarding und Prioritäts-Support. |
Häufig gestellte Fragen zu Belegmanagement-Software
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Belegmanagement-Software:
Kann Belegmanagement-Software Belege in mehreren Währungen verarbeiten?
Ja, die meisten Belegmanagement-Softwares unterstützen Belege in mehreren Währungen. Das ist besonders für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten oder reisende Mitarbeitende wichtig, da so eine korrekte Umrechnung und Auswertung von Ausgaben in unterschiedlichen Währungen gewährleistet wird.
Wie sicher ist Belegmanagement-Software für die Speicherung sensibler Finanzdokumente?
Die meisten Lösungen verwenden Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfpfade, um sensible Daten zu schützen. Achten Sie bei der Auswahl auf Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001 und informieren Sie sich nach Datenstandort und Backup-Richtlinien.
Welche Arten von Integrationen sollte ich bei Belegmanagement-Software suchen?
Achten Sie auf Integrationen mit Ihrer Buchhaltungssoftware, ERP, Lohnabrechnung und Kreditkartenanbietern. Nahtlose Integrationen reduzieren manuellen Aufwand und sorgen für korrekte, aktuelle Finanzdaten.
Wie lange dauert die Implementierung einer Belegmanagement-Software?
Die Implementierungsdauer variiert je nach Anbieter und Unternehmensgröße, aber die meisten Cloud-Lösungen sind in wenigen Tagen bis wenigen Wochen einsatzbereit. Berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit von Onboarding-Support, Schulungsmaterial und Tools für die Datenmigration.
Kann Belegmanagement-Software bei der Audit-Vorbereitung helfen?
Ja, solche Tools zentralisieren und organisieren Belege, bieten durchsuchbaren Speicherplatz und erhalten die Prüfhistorie. Dadurch lassen sich Belege leichter auffinden und Sie können bei internen oder externen Audits die Einhaltung von Anforderungen nachweisen.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade dabei sind, Lösungen für Belegmanagement zu recherchieren, kontaktieren Sie einen SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen anschließend ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Anforderungen konkretisiert werden. Danach erhalten Sie eine Vorauswahl passender Softwarelösungen zur Ansicht. Außerdem werden Sie während des gesamten Kaufprozesses begleitet, inklusive Preisverhandlungen.
