Die 10 besten Softwarelösungen zur Ausgabenverwaltung im Test 2026
Beste Software zur Ausgabenverwaltung – Auswahl
Veraltete Software zur Ausgabenverwaltung ist nicht nur teuer in der Wartung – sie bringt auch mehrere zusätzliche Probleme mit sich, darunter langsame Berichte, manuelle Fehler bei der Dateneingabe und einen ständigen Austausch mit anderen Abteilungen, nur um korrekte Zahlen zu erhalten. Bei der großen Auswahl an Lösungen, die mehr Transparenz und Automatisierung versprechen, ist es jedoch schwierig zu wissen, welche tatsächlich hilfreich sind.
Als Finanzcontroller habe ich den gesamten Prozess durchlaufen – von der Budgetplanung bis zum Monatsabschluss – und weiß genau, wie viel Zeit und Stress ineffiziente Tools verursachen können. Ich habe auch erlebt, was passiert, wenn ein Tool gut mit dem Team harmoniert, und genau das hat mich dazu bewogen, diese Liste zu erstellen.
Mit diesem Wissen habe ich diese Tools mit einem praxisorientierten Blick getestet und bewertet und dabei nach wichtigen Funktionen gesucht, die sich im täglichen Finanzmanagement bewähren. Diese Auswahl an Software zur Ausgabenverwaltung hilft Ihnen, ein Tool zu finden, das zu Ihnen, Ihrem Team und Ihrem Geschäftsergebnis passt.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Finanzsoftware seit 2023. Als Finanzspezialisten wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software ist. Wir investieren in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Finanzanwendungen getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Bewertungsmethodik für Software.
Zusammenfassung der besten Software zur Ausgabenverwaltung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdaten meiner besten ausgewählten Softwarelösungen zur Ausgabenverwaltung zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet für Analysen im Lieferantenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten für anpassbare Genehmigungsworkflows | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $499/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten mit automatisierter Richtliniendurchsetzung | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website | |
| 4 | Am besten für Echtzeit-Ausgabenanalysen | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $25/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für Teamzusammenarbeit | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten zur Optimierung von SaaS-Ausgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Echtzeit-Transparenz | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $12/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für das Finanzmanagement geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für weltweit agierende Unternehmen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für automatisierte Ausgabennachverfolgung | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat | Website |
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Creatio CRM
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DealHub AI
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LiveFlow
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Bewertungen der besten Software zur Ausgabenverwaltung
Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Ausgabenverwaltung, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen umfassenden Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Payouts ist eine FinTech-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Lieferantenzahlungen zu verwalten und Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren.
Warum ich Payouts ausgewählt habe: Payouts automatisiert nicht nur globale Auszahlungen, sondern bietet auch umfassende Einblicke in die Leistung von Lieferanten, Transaktionshistorien und den Compliance-Status. Durch die zentrale Verwaltung von Lieferanten-Onboarding, Steuerformularen, Rechnungsverfolgung und Echtzeitberichten über mehrere Währungen und Zahlungsarten hinweg können Unternehmen Ausgabemuster analysieren, Lieferantenbeziehungen optimieren und den Cashflow genauer prognostizieren.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen globale Konten, die Transaktionen in lokalen Währungen ermöglichen, eine Krypto-Integration, die eine nahtlose Umwandlung von Krypto-Zahlungen in Fiat erlaubt, sowie Echtzeit-Datenanalysen für detaillierte Einblicke in die Auszahlungsprozesse.
Integrationen umfassen PayPal, Payoneer, NetSuite, Zelle, Venmo, Tune, Everflow und CJ Affiliate.
Pros and Cons
Pros:
- Detaillierte Finanzberichte
- Zugang und Verwaltung des Lieferantenportals
- Anpassbare Workflows
Cons:
- Begrenzter mobiler Zugang
- Mögliche Lernkurve für neue Nutzer
Precoro ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die erweiterte Beschaffungsautomatisierung, Rechnungsverarbeitung, Budgetkontrollen und einen anpassbaren Ende-zu-Ende-Genehmigungsworkflow benötigen.
Für wen ist Precoro am besten geeignet?
Precoro eignet sich für mittelgroße Finanz- und Beschaffungsteams, die eine detaillierte Kontrolle über Einkäufe, Genehmigungen und Ausgabentransparenz über mehrere Standorte oder Abteilungen hinweg benötigen.
Warum ich Precoro ausgewählt habe
Ich habe Precoro als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich damit detaillierte, mehrstufige Genehmigungsketten für Bestellungen und Rechnungen gestalten kann. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team die Ausgaben vorab in jeder Abteilung, Hierarchie oder an jedem Standort steuern kann. Auf diese Flexibilität verlasse ich mich bei der Verwaltung komplexer Ausgabenrichtlinien.
Wichtige Funktionen von Precoro
- Verwaltung des Beschaffungskatalogs: Nutzer können einen zentralisierten Produktkatalog pflegen, um schnelle und konsistente Bestellungen zu ermöglichen.
- Automatisierter Rechnungsabgleich: Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen zur Validierung abgeglichen.
- Budgetüberwachungstools: Ausgaben können nach Abteilung, Projekt oder Standort mit definierten Budgets abgeglichen werden.
- ERP-Buchhaltungsintegrationen: Unterstützt native Integrationen mit Plattformen wie QuickBooks und Xero zur Synchronisierung von Finanzdaten.
Precoro-Integrationen
Precoro bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Xero, Slack, Sage Intacct, Power BI und Oracle NetSuite. Eine API für eigene Integrationen steht zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig konfigurierbare Genehmigungs-Workflow-Engine
- Unterstützt Budgetierung für mehrere Standorte und Projekte
- Optimierter Abgleich von Bestellungen und Rechnungen
Cons:
- Keine integrierte Firmenkartenfunktionalität
- Begrenzte Automatisierung der Spesenrückerstattung
New Product Updates from Precoro
Precoro Streamlines RFP-to-PO Workflows
Precoro adds RFP creation from approved purchase requisitions, direct RFP-to-PO conversion, and linked RFP visibility across related documents. These updates reduce manual steps and make it easier to move from requisition to supplier selection and purchase order creation. For more information, visit Precoro’s official site.
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Ramp ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Firmenkreditkarten, automatisierte Ausgabenkontrollen, Echtzeit-Überwachung der Ausgaben und Integrationen mit Buchhaltungs- und HR-Systemen kombiniert.
Für wen ist Ramp am besten geeignet?
Ramp eignet sich für Finanzteams von mittelständischen und großen Unternehmen, die eine zentrale Kontrolle über Geschäftsausgaben und Spesenmanagement benötigen.
Warum ich Ramp ausgewählt habe
Ich habe Ramp als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die automatisierte Richtliniendurchsetzung meinem Team ermöglicht, detaillierte Ausgabenregeln festzulegen, die in Echtzeit ausgelöst werden. Mir gefällt, dass Ramp automatisch Transaktionen außerhalb der Richtlinie markiert und Belege oder Erklärungen vor der Genehmigung von Ausgaben anfordert. In der Praxis bedeutet das, dass wir die Einhaltung der Vorschriften ohne manuelle Überprüfung durchsetzen und Ausgaben im Moment kontrollieren können.
Wichtige Funktionen von Ramp
- Firmenkreditkarten: Ausgabe von physischen und virtuellen Karten mit individuellen Ausgabenlimits für Mitarbeitende und Abteilungen.
- Echtzeit-Überwachung der Ausgaben: Überwachung von Transaktionen im Moment ihres Auftretens mit sofortiger Übersicht über alle Unternehmensausgaben.
- Automatischer Belegabgleich: Belege per Handy oder E-Mail hochladen und Ramp ordnet sie automatisch den passenden Transaktionen zu.
- Individuelle Genehmigungsabläufe: Einrichtung von mehrstufigen Genehmigungsketten für verschiedene Ausgabenarten und Abteilungen.
Integrationen von Ramp
Ramp bietet native Integrationen mit NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks Online, Xero, Workday, Rippling, BambooHR und Slack. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Richtliniendurchsetzung für Ausgabenkontrollen
- Echtzeit-Benachrichtigungen und Warnungen zu Transaktionen
- Unbegrenzte Ausgabe von virtuellen und physischen Karten
Cons:
- Erstattungsfunktionen bieten keine erweiterten Anpassungsmöglichkeiten
- Zahlungsoptionen für Anbieter sind außerhalb der USA eingeschränkt
New Product Updates from Ramp
Ramp Adds VAT-Compliant Reimbursement Statements
Ramp added VAT and entity address details to reimbursement statements, helping teams in the EU, UK, and Canada reclaim VAT with less manual paperwork. For more information, visit Ramp’s official site.
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Slash ist eine Finanztechnologie-Plattform, die Ausgabenmanagement, Firmenkarten und Echtzeit-Analysen kombiniert, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Ausgaben zu kontrollieren und besser zu verstehen. Sie bietet Geschäftskonten, Cashback-Karten und Funktionen für die Verwaltung mehrerer Einheiten, was es einfacher macht, finanzielle Aktivitäten in Ihrer Organisation zu verfolgen, zu analysieren und zu optimieren.
Warum ich Slash gewählt habe: Ich habe Slash wegen seiner leistungsstarken Echtzeit-Analysen ausgewählt, die Ihnen sofort Transparenz darüber geben, wohin Ihr Geld fließt. Sie können Ausgabenlimits setzen, Ausgaben über Teams hinweg verfolgen und jederzeit aktuelle Erkenntnisse abrufen, um Überausgaben zu vermeiden. Mir gefällt zudem, dass Slash Firmenkarten mit Cashback, renditestarke Geschäftskonten und virtuelle Unterkonten anbietet – all das ist darauf ausgelegt, das Finanzmanagement zu vereinfachen und Ihnen trotzdem volle Kontrolle über Ihren Cashflow zu ermöglichen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Zu den Funktionen zählen automatische Transaktionskategorisierung, Unterstützung von Stablecoin-Zahlungen und virtuelle Konten, mit denen sich Mittel einfach nach Team oder Projekt segmentieren lassen. Die Plattform unterstützt außerdem automatische Überweisungen, anpassbare Ausgabenkontrollen und Multi-Entity-Management für Organisationen mit komplexen Finanzstrukturen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite und Zoho.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Analyse-Dashboard
- Cashback bei Unternehmensausgaben
- Unterstützt Multi-Entity-Konten
Cons:
- Durchwachsene Bewertungen des Kundensupports
- Etwas komplexe Einrichtung
Spendesk ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, Teams bei der Verwaltung von Ausgaben, Budgets und Zahlungen zu unterstützen. Sie hilft Unternehmen dabei, Finanzprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team beim Management der Unternehmensausgaben zu verbessern.
Warum ich Spendesk ausgewählt habe: Spendesk überzeugt durch seine Team-Kollaborationsfunktionen und ermöglicht Ihrem Team, Ausgaben mit geteilter Transparenz zu verwalten. Sie können virtuelle Karten für sichere Online-Zahlungen nutzen und Freigabeprozesse einrichten, die zu den Abläufen Ihres Teams passen. Spendesk bietet außerdem ein Ausgaben-Tracking in Echtzeit, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Diese Funktionen machen es zu einer hervorragenden Wahl für Unternehmen, die ihre finanzielle Koordination verbessern möchten.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen sind unter anderem Ausgaben-Tracking in Echtzeit und anpassbare Freigabe-Workflows. Sie können die Spesenabrechnung automatisieren und erhalten Einblicke in Ausgabentrends. Spendesk unterstützt zudem Transaktionen in mehreren Währungen für globale Teams.
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Sage, Slack, Datev, Microsoft Excel, Microsoft Dynamics, Oracle und MYOB.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Spesenabrechnung
- Anpassbare Freigabe-Workflows
- Ausgaben-Tracking in Echtzeit
Cons:
- Begrenzte Offline-Funktionen
- Ersteinrichtung kann komplex sein
Spendflo ist eine Software für Ausgabenmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, SaaS-Ausgaben durch KI-basierte Einblicke und ein umfassendes Beschaffungsmanagement zu kontrollieren. Sie vereinfacht das Lieferantenmanagement und verschafft Ihnen einen Überblick über Verträge, Verlängerungen und Ausgabemuster in Ihrem gesamten Software-Stack.
Warum ich Spendflo ausgewählt habe: Spendflo ist ideal, wenn Sie dem SaaS-Wildwuchs zuvorkommen möchten. Die KI-gestützten Einblicke helfen Ihnen, doppelte Tools, ungenutzte Lizenzen und nicht autorisierte Ausgaben zu identifizieren, sodass Sie die Kontrolle über Ihre Softwarekosten behalten. Sie können den Beschaffungsprozess verwalten, Verlängerungen nachverfolgen und Vertragsdaten zentralisieren, was die Planung erleichtert und unnötige Verlängerungen vermeidet.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Kostenoptimierung aus 360 Grad-Perspektive, Verlängerungsmanagement mit Synchronisation zu Google Kalender sowie Zugriff auf Beschaffungsexperten für Verhandlungs- und Vertragsmanagement-Support.
Integrationen gibt es mit JumpCloud, GitHub, Adobe, Jira, HubSpot, Salesforce, Freshdesk, Figma, Zendesk, Asana, Monday.com und Keka.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte Beschaffungsdienste
- Automatisiertes Workflow-Management
- Bündelt Vertragsinformationen
Cons:
- Probleme bei Preistransparenz
- Keine Unterstützung für mobile Apps
Brex ist eine Ausgabenmanagement-Lösung, die Firmenkarten mit integrierter Spesenverwaltung und Finanztools anbietet. Sie hilft Unternehmen, ihre Finanzen effizient zu verwalten, mit Funktionen, die auf Wachstum und Skalierbarkeit ausgelegt sind.
Warum ich Brex ausgewählt habe: Brex ermöglicht die Live-Überwachung von Unternehmensausgaben über Teams, Abteilungen und einzelne Mitarbeitende hinweg durch ein intuitives, zentrales Dashboard. Transaktionen werden automatisch kategorisiert und synchronisieren sich in Echtzeit mit Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks und NetSuite. Zudem bietet Brex proaktive Kontrolle mit dynamischen Ausgabenlimits und der Möglichkeit, Karten sofort einzufrieren.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die automatisierte Spesenkategorisierung, Belegerfassung und Budgetüberwachung. Sie erhalten außerdem Einblicke in Ausgaben in Echtzeit und können Ausgabenlimits für Ihr Team setzen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Expensify, Slack, Gusto, Carta, Plaid, Zapier und Rippling.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Spesenkategorisierung
- Belohnungen für Geschäftsausgaben
- Flexible Kreditlimits
Cons:
- Erfordert Integrationseinrichtung
- Begrenzte Erreichbarkeit des Kundensupports
Sage Intacct ist eine cloudbasierte Finanzmanagement-Lösung, die für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde und sich auf zentrale Buchhaltungsfunktionen sowie Finanzberichterstattung konzentriert. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse zu optimieren und bessere Entscheidungen mit Echtzeitdaten zu Ausgaben zu treffen.
Warum ich Sage Intacct ausgewählt habe: Sage Intacct eignet sich ideal für das Finanzmanagement und bietet umfassende Buchhaltungsfunktionen, die unterschiedliche Geschäftsanforderungen erfüllen. Mit den zentralen Finanzfunktionen können Unternehmen Finanzberichte und Dashboards individuell anpassen, um Einblicke in die Unternehmensleistung zu gewinnen. Sage Intacct unterstützt außerdem Multi-Entity- und Multiwährungs-Operationen und ist damit vielseitig einsetzbar für Unternehmen mit komplexen Strukturen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen individuell anpassbare Dashboards, automatisierte Abrechnung und Projektbuchhaltung. Sie können den Cashflow sowie die Budgetplanung problemlos verwalten. Die Plattform bietet außerdem erweiterte Prüfpfade für Compliance und Transparenz.
Integrationen umfassen Salesforce, ADP, Expensify, Bill.com, MineralTree, Stripe, Avalara, Nexonia, FloQast und Adaptive Insights.
Pros and Cons
Pros:
- Erweiterte Prüfpfade
- Individuell anpassbare Finanzberichte
- Unterstützt Multi-Entity-Operationen
Cons:
- Benötigt regelmäßige Software-Updates
- Erfordert anfänglichen Einrichtungsaufwand
Coupa ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für große Unternehmen entwickelt wurde und sich auf Beschaffung, Rechnungsstellung und Spesenmanagement konzentriert. Sie hilft Unternehmen, ihre Ausgaben zu optimieren und die finanzielle Effizienz in globalen Geschäftsabläufen zu verbessern.
Warum ich Coupa gewählt habe: Coupa ist auf global agierende Unternehmen zugeschnitten und bietet fortschrittliche Beschaffungs- und Rechnungsstellungsfunktionen. Teams können Ausgaben in mehreren Währungen problemlos verwalten – ideal für international tätige Firmen. Zudem liefern die Analysen der Plattform Einblicke in Ausgabengewohnheiten, sodass Ihr Team fundierte Entscheidungen treffen kann. Diese Eigenschaften, kombiniert mit den detaillierten Berichtswerkzeugen von Coupa, unterstützen das Finanzmanagement im großen Maßstab zusätzlich.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Budgetverfolgung, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement. Sie erhalten mit detaillierten Analysen Einblick in Ihre Ausgaben. Das Tool unterstützt außerdem die Einhaltung globaler Finanzvorschriften.
Integrationen sind möglich mit SAP, Oracle, Salesforce, Workday, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, ADP und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützung globaler Compliance
- Detaillierte Ausgabenanalysen
- Starke Beschaffungsfunktionen
Cons:
- Begrenzte Flexibilität für kleine Teams
- Hohe Abhängigkeit von technischem Support
Expensify
Am besten geeignet für automatisierte Ausgabennachverfolgung
Expensify ist eine Ausgabenmanagement-Software, die das Nachverfolgen von Ausgaben und die Erstattung für eine Vielzahl von Anwendern, darunter Einzelpersonen und Unternehmen, vereinfacht. Zu den Kernfunktionen gehören Ausgabenmanagement, Reisebuchung und Rechnungserstellung.
Warum ich Expensify ausgewählt habe: Die benutzerfreundlichen und leistungsstarken Automatisierungsfunktionen von Expensify helfen Teams, den gesamten Erstattungsprozess vom Erfassen der Belege bis zur Zahlung zu optimieren. Die Technologie SmartScan extrahiert und kategorisiert automatisch Belegdaten, integriert sich nahtlos in führende Buchhaltungsplattformen und nutzt individuell anpassbare Richtlinien, um die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen und manuelle Fehler zu reduzieren.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen mobiles Beleg-Scannen, automatische Berichtserstellung und automatisierte Rechnungszahlung. Außerdem lassen sich Reisebuchungen verwalten und Rechnungen einfach erstellen. Die Plattform unterstützt zudem globale Erstattungen in über 190 Ländern.
Integrationen beinhalten QuickBooks, Xero, Intacct, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics, Gusto, Zenefits und ADP.
Pros and Cons
Pros:
- Schneller Datenexport in Buchhaltungsprogramme
- Unterstützt Erstattungen weltweit
- Einfaches mobiles Beleg-Scannen
Cons:
- Gelegentliche Synchronisierungsprobleme der App
- Begrenzte Anpassungsoptionen
Weitere Software zur Ausgabenverwaltung
Hier finden Sie einige zusätzliche Optionen für Software zur Ausgabenverwaltung, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- SAP Spend Control Tower
Am besten für datenbasierte Einblicke
- Ramp
Am besten für schnell wachsende Unternehmen
- Tipalti Procurement
Am besten für Zahlungsautomatisierung
- Ellucian
Am besten für Bildungseinrichtungen
- OneAdvanced
Am besten für unternehmensweite Budgetkontrolle
- Ivalua
Am besten geeignet für Beschaffungslösungen
- Suplari
Am besten geeignet für die KI-gestützte Bereinigung von Beschaffungsdaten
- Rippling Spend
Am besten für automatisierte Ausgabengenehmigungen
- Sage Expense Management (formerly Fyle)
Am besten für Echtzeit-Kartenabstimmung geeignet
Wie ich Ausgabenmanagement-Software bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in zwei Ebenen: das Grundniveau, das ein Tool erfüllen muss – Kartenausgabe, AP-Automatisierung, Genehmigungsworkflows – und die Unterscheidungsmerkmale, die eine Plattform zur besseren Wahl gegenüber einer anderen machen.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (Funktionalität nicht vorhanden) bis 5 (exzellente Ausführung in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktionalität. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75% erreichen, um für eine Aufnahme in Betracht gezogen zu werden.
- Ausgabe von Unternehmenskarten: Ich prüfe, ob eine Plattform die Ausstellung von virtuellen Karten für bestimmte Lieferanten oder Projekte ermöglicht und Händler-Einschränkungen auf Ebene einzelner Anbieter eingestellt werden können – nicht nur Pauschallimits.
- Spesenverwaltung & Erstattungen: Belegerkennung (OCR), automatische Kategorisierung und Workflows für Erstattungen fließen alle mit ein – insbesondere, wie gut die mobile Erfassung bei Einsendungen durch Außendienstmitarbeitende funktioniert.
- Genehmigungsworkflows & Richtlinienkontrollen: Ich bewerte, ob Sie bedingte, mehrstufige Genehmigungsketten erstellen können, beispielsweise, wenn Ausgaben über einem bestimmten Schwellenwert zunächst an eine Abteilungsleitung weitergeleitet werden, bevor die Finanzabteilung diese freigibt.
- AP & Rechnungsautomatisierung: Das Erfassen von Lieferantenrechnungen, Kontenzuordnung (GL), Routing von Genehmigungen und die Ausführung von Zahlungen über Kanäle wie ACH und Überweisung müssen alle vorhanden und miteinander verbunden sein.
- Budgets & Echtzeit-Transparenz bei Ausgaben: Ich achte auf Live-Dashboards, die Ausgaben nach Abteilung, Lieferant und Kategorie aufschlüsseln – mit Benachrichtigungen, die Budgetüberschreitungen schon vor dem Monatsabschluss melden.
- ERP-/Buchhaltungsintegrationen: Am wichtigsten sind bidirektionale Synchronisationen mit Plattformen wie QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct und Xero – ich prüfe die Tiefe der GL-Abbildung und die Qualität des Abgleichs.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich jede Plattform absetzt.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter hervorhebt)
So vergleiche und bewerte ich unterschiedliche Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Erkennung von Anomalien und das Markieren von doppelten Rechnungen können Ihrem AP-Team stundenlange manuelle Prüfungen pro Abschlussperiode ersparen. Ich achte auch darauf, ob eine Plattform SaaS-Abonnements verfolgt – ungenutzte Lizenzen sichtbar macht und bevorstehende Verlängerungen meldet, bevor sie sich automatisch verlängern. Die Erfassung von Beschaffungsanforderungen ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal, besonders für Teams, die möchten, dass Kaufanfragen zunächst über die Finanzabteilung laufen, bevor sie eingegangen werden.
Über die Funktionen hinaus
Compliance- und Sicherheitszertifikate spielen hier eine Rolle. SOC 2 Typ II, PCI-DSS und die Tiefe der Prüfprotokollierung entscheiden darüber, ob eine Plattform für SOX-regulierte Unternehmen geeignet ist. Ich bewerte auch die Transparenz der Preisgestaltung, da einige Anbieter ihre Plattform über Kartenerträge finanzieren, während andere SaaS-Gebühren plus Zahlungen pro Transaktion berechnen. Auch die Implementierungsgeschwindigkeit ist wichtig: Ein Tool, das Monate benötigt, um mit Ihrem ERP zu verbinden, verzögert die Rendite, die Ihr Team erwartet hat.
So wählen Sie Software zur Ausgabenverwaltung aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie bei der Auswahl der für Sie passenden Software den Fokus behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Sie sollte steigende Transaktions- und Nutzerzahlen bewältigen können, wenn Ihr Unternehmen wächst, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. |
| Integrationen | Achten Sie auf eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Tools wie Buchhaltungssoftware, CRM- und ERP-Systeme, um die Effizienz der Arbeitsabläufe und die Datengenauigkeit zu verbessern. |
| Anpassbarkeit | Wählen Sie eine Lösung, mit der Sie Einstellungen und Funktionen an Ihre Geschäftsprozesse und Präferenzen anpassen können, um eine personalisierte Benutzererfahrung zu gewährleisten. |
| Benutzerfreundlichkeit | Priorisieren Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche mit intuitiver Navigation, um die Schulungszeit zu verkürzen und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. |
| Budget | Berücksichtigen Sie Ihr Budget und die Preisstruktur der Software. Achten Sie auf transparente Preise und prüfen Sie, ob die angebotenen Funktionen die Kosten für Ihre Anforderungen rechtfertigen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Vergewissern Sie sich, dass die Software über robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen für Benutzer verfügt, um sensible Finanzdaten zu schützen. |
| Compliance | Stellen Sie sicher, dass die Software die für Ihr Unternehmen relevanten Branchenvorschriften wie DSGVO oder SOX einhält, um mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden. |
| Support | Bewerten Sie den Umfang des angebotenen Kundensupports. Achten Sie auf Optionen wie Support rund um die Uhr, dedizierte Account Manager und eine umfassende Wissensdatenbank. |
Was ist Software für Ausgabenmanagement?
Software für Ausgabenmanagement ist ein Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgaben zu verfolgen, zu verwalten und zu kontrollieren. Finanzfachleute, Beschaffungsteams und Abteilungsleiter verwenden diese Tools typischerweise, um die Einhaltung des Budgets zu gewährleisten und die Finanzaufsicht zu verbessern.
Typischerweise umfassen diese Lösungen wichtige Funktionen wie Ausgabenverfolgung, Rechnungsverarbeitung und Budgetverwaltung, um effiziente Finanzabläufe und Entscheidungsprozesse zu unterstützen. Insgesamt liefert Software für Ausgabenmanagement wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster und trägt so zu einer besseren Finanzkontrolle bei.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Software für Ausgabenmanagement auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Ausgabenverfolgung: Erfasst und kategorisiert Geschäftsausgaben automatisch und bietet Einblick in Ausgabenmuster, um Budgets effektiv zu verwalten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen häufig unterwegs ist und zusätzliche Kosten verursacht.
- Rechnungsverarbeitung: Vereinfacht die Erstellung, Genehmigung und Bezahlung von Rechnungen und reduziert manuelle Eingaben sowie Fehler für reibungslosere Finanzabläufe.
- Budgetverwaltung: Ermöglicht die Festlegung und Überwachung von Budgets und stellt sicher, dass die Ausgaben mit den finanziellen Zielen und Vorgaben übereinstimmen.
- Echtzeitanalysen: Bietet Einblicke in Finanzdaten und Ausgabentrends und unterstützt fundierte Entscheidungen sowie die strategische Planung, um übermäßige Ausgaben zu vermeiden.
- Genehmigungsabläufe: Automatisiert den Genehmigungsprozess für Ausgaben, Kreditorenbuchhaltung und Bestellungen, gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und reduziert Engpässe.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Erleichtert Transaktionen in verschiedenen Währungen, was für Unternehmen mit internationalen Märkten unverzichtbar ist.
- Lieferantenverwaltung: Hilft dabei, Lieferantenbeziehungen und Verträge zu verwalten, gewährleistet pünktliche Zahlungen und verbessert die Effizienz der Beschaffung.
- Anpassbare Dashboards: Ermöglicht es Benutzern, ihre Dashboard-Ansicht anzupassen und sich auf die relevantesten Finanzkennzahlen und Berichte zu konzentrieren.
- Mobiler Zugriff: Ermöglicht die Verwaltung von Ausgaben und Genehmigungen unterwegs und erhöht die Flexibilität für Remote-Teams.
- Compliance-Management: Stellt die Einhaltung von Branchenvorschriften und internen Richtlinien sicher und reduziert das Risiko von Verstößen sowie damit verbundenen Strafen.
Vorteile
Die Einführung einer Software für Ausgabenmanagement bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Finanzkontrolle: Bietet Analysen in Echtzeit und Funktionen zur Budgetverwaltung, die Ihnen helfen, den Überblick und die Kontrolle über Ihre Finanzen zu behalten.
- Höhere Effizienz: Automatisiert die Verarbeitung von Rechnungen und Genehmigungsabläufen, reduziert manuelle Aufgaben und ermöglicht Ihrem Team, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren.
- Verbesserte Compliance: Stellt mit Tools zur Compliance-Verwaltung die Einhaltung von Branchenvorschriften sicher und minimiert das Risiko von Strafen.
- Bessere Entscheidungsfindung: Liefert durch detaillierte Analysen Einblicke in die Ausgabenmuster des Unternehmens und der Mitarbeitenden und ermöglicht fundierte finanzielle Entscheidungen.
- Kosteneinsparungen: Identifiziert durch die Nachverfolgung von Ausgaben und die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen Bereiche zur Kostensenkung und trägt so zu allgemeinen Einsparungen bei.
- Flexibilität für die Arbeit im Homeoffice: Unterstützt den mobilen Zugriff, sodass Ihr Team Ausgaben und Genehmigungen von überall aus verwalten kann, und steigert dadurch die Produktivität.
- Stärkere Lieferantenbeziehungen: Ermöglicht effiziente Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen und verbesserte Beschaffungsprozesse.
Kosten und Preise
Bei der Auswahl einer Software für Ausgabenmanagement ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise und typische Funktionen von Lösungen für das Ausgabenmanagement zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Software zum Ausgabenmanagement
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Ausgabenverfolgung, eingeschränkte Berichte und einfache Genehmigungsabläufe. |
| Persönlicher Tarif | $5-$25/Benutzer/Monat | Ausgabenverfolgung, grundlegende Rechnungsstellung, Budgetverwaltung und E-Mail-Support. |
| Geschäftstarif | $30-$60/Benutzer/Monat | Erweiterte Berichte, Unterstützung mehrerer Währungen, Integrationen und mobiler Zugriff. |
| Unternehmenstarif | $75-$150/Benutzer/Monat | Anpassbare Dashboards, Compliance-Verwaltung, erweiterte Analysen und dedizierter Kontosupport. |
FAQs zu Software für Ausgabenmanagement
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Software für Ausgabenmanagement:
Was ist der Unterschied zwischen Ausgabenmanagement und Spesenmanagement?
Das Ausgabenmanagement betrachtet das umfassendere Bild aller Geschäftsausgaben, einschließlich Beschaffung und lieferantenbezogener Ausgaben. Im Gegensatz dazu konzentriert sich das Spesenmanagement auf die Kontrolle und Erstattung von Ausgaben, die von Mitarbeitenden nach ihrem Entstehen getätigt wurden. Ihr Team sollte beide Ansätze nutzen, um eine umfassende finanzielle Überwachung und Kontrolle sicherzustellen.
Wie funktioniert Spesenmanagement-Software?
Spesenmanagement-Software kontrolliert, erfasst und verarbeitet die Erstattung von Mitarbeiterspesen sowie Transaktionen mit Firmenkreditkarten. Sie lässt sich in Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme integrieren und bietet Ihrem Team eine optimierte Möglichkeit zur Verwaltung von Ausgaben. Dadurch werden eine genaue Buchführung und pünktliche Erstattungen sichergestellt.
Welche Schritte sind beim Ausgabenmanagement zu befolgen?
Um Ausgaben effektiv von Anfang bis Ende zu verwalten, sollten Sie eine strategische Beschaffung umsetzen und Ihren Ausgabenprozess definieren. Standardisieren Sie Ihren Genehmigungsprozess, erfassen und analysieren Sie den gesamten Ausgabenlebenszyklus und automatisieren Sie Benachrichtigungen und Prozesse, wo dies möglich ist. Diese Schritte helfen Ihrem Team, die Kontrolle über Ausgaben zu behalten und die finanzielle Effizienz zu verbessern.
Wie stellen Sie die Compliance mit Software für Ausgabenmanagement sicher?
Stellen Sie die Compliance sicher, indem Sie Software mit integrierten Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verwenden, die den Branchenstandards entsprechen. Richten Sie automatisierte Genehmigungsprozesse und Prüfpfade ein, um Ausgabenaktivitäten nachzuverfolgen. So kann Ihr Team die Finanzvorschriften einhalten und das Risiko von Verstößen gegen die Compliance reduzieren.
Kann Software für Ausgabenmanagement in bestehende Systeme integriert werden?
Ja, die meisten Lösungen für Ausgabenmanagement bieten Integrationen mit gängigen Buchhaltungs-, ERP- und CRM-Systemen. Dadurch wird die Datenkonsistenz sichergestellt und die manuelle Dateneingabe reduziert. Prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Tools, um Effizienz und Datengenauigkeit für Ihr Team zu maximieren.
Wie messen Sie den ROI von Software für Ausgabenmanagement?
Messen Sie den ROI, indem Sie die Kosteneinsparungen durch weniger manuelle Prozesse und eine höhere Beschaffungseffizienz bewerten. Betrachten Sie die bei Verwaltungsaufgaben eingesparte Zeit und die verbesserten Compliance-Raten. Diese Kennzahlen helfen Ihrem Team, die finanziellen und operativen Vorteile der Software zu beurteilen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade Software für Ausgabenmanagement recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater, um kostenlose Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Software, die Sie prüfen können. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.