10 beste Ausgabenverwaltungstools für Kleinunternehmen im Jahr 2026
Bestenliste der besten Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Die Erfassung von Ausgaben sollte nicht stundenlang Ihre Woche in Anspruch nehmen oder Ihre Nerven strapazieren. Ganz gleich, ob Sie Erstattungen, Lieferantenrechnungen oder Ausgabenlimits für verschiedene Abteilungen verwalten: Manuelle Prozesse machen es leicht, Dinge zu übersehen, und erschweren es, den Überblick zu behalten. Für Finanzteams und CFOs bedeutet das langsamere Berichte, mehr Abstimmungsaufwand und weniger Kontrolle.
Hier kommt Software für die Ausgabenverwaltung ins Spiel. Nach meiner Erfahrung bei der Bewertung von Tools in diesem Bereich reduziert die richtige Lösung für die Ausgabenverwaltung Fehler, sorgt für mehr Transparenz und gibt Ihnen Ihre Zeit zurück.
In dieser Liste stelle ich Ihnen die beste verfügbare Software für die Ausgabenverwaltung kleiner Unternehmen vor.
Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Finanzsoftware seit 2023. Als Finanzspezialisten wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software ist. Wir investieren in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Finanzanwendungen getestet und über 1.000 ausführliche Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben & unsere Bewertungsmethodik für Software.
Beste Software für die Ausgabenverwaltung: Preisvergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten Softwareauswahl für die Ausgabenverwaltung zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Software für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für automatisierte Ausgabenrichtlinien | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für textbasierte Belegübermittlung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $11,99/aktiver Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für Lieferantenausgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für direkt im ERP integrierte Rechnungsautomatisierung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für internationale Skalierbarkeit | Kostenlose Version verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für die Durchsetzung individueller Freigabeworkflows geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $3/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für unbegrenzte Belegerfassung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitglied/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für integriertes Reise- und Ausgabenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für das automatische Sammeln von Belegen | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Benutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website |
Beste Software für die Ausgabenverwaltung kleiner Unternehmen: Testberichte
Diese ausführliche Analyse bietet einen Überblick über verschiedene Softwarelösungen für die Ausgabenverwaltung, die auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind. Sie behandelt die Vor- und Nachteile jedes Tools, seine Funktionen und die am besten geeigneten Einsatzbereiche.
Am besten für automatisierte Ausgabenrichtlinien
Rippling Spend ist eine umfassende Lösung für das Ausgabenmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsausgaben zu verfolgen und zu kontrollieren. Sie zentralisiert verschiedene finanzielle Aktivitäten wie Ausgabenabrechnung, Verwaltung von Firmenkarten und Rechnungszahlungen auf einer einzigen Plattform.
Warum ich Rippling Spend gewählt habe: Was mir an Rippling Spend gefällt, ist die fortschrittliche Richtlinien-Engine. Mit diesem Tool können Sie individuelle Ausgabenrichtlinien erstellen und durchsetzen, die auf Echtzeit-Mitarbeiterdaten basieren, wie Rolle, Abteilung oder Transaktionsdetails. Durch die Automatisierung dieser Kontrollen stellen Sie sicher, dass Unternehmensrichtlinien eingehalten werden und unautorisierte Ausgaben ohne manuelle Überwachung verhindert werden. Das globale Ausgabenmanagement von Rippling Spend ermöglicht es außerdem, Mitarbeiter und Auftragnehmer in über 100 Ländern und mehreren Währungen zu erstatten.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen beinhalteten automatisierte Genehmigungsworkflows, die Ausgaben entsprechend Ihren vordefinierten Richtlinien an die zuständigen Prüfer weiterleiten, Echtzeit-Transparenz über Unternehmensaussgaben mit anpassbaren Dashboards sowie die Möglichkeit, Ausgaben direkt mit Ihrem Hauptbuch zu synchronisieren.
Integrationen umfassen Slack, Google, Salesforce, Zoom, Asana, Microsoft 365, Guideline, GitHub, Jira, Datadog, Hubspot und Zoom.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Funktionen für verschiedene Abläufe
- Automatisierte Workflow-Funktionen
- Self-Service-Optionen für Mitarbeiter
Cons:
- Die Ersteinrichtung kann zeitaufwändig sein
- Mögliche Lernkurve, um die Funktionen der Plattform optimal zu nutzen
Am besten geeignet für textbasierte Belegübermittlung
Sage Expense Management (ehemals Fyle) ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die kleinen Unternehmen hilft, Belege zu erfassen und Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Sie können Belege per SMS, E-Mail oder mobiler App einreichen, und Sage Expense Management ordnet diese den Transaktionen Ihrer bestehenden Kreditkarten zu – ohne dass Sie die Karten wechseln oder neue Systeme übernehmen müssen.
Warum ich Sage Expense Management gewählt habe: Ich habe Sage Expense Management gewählt, weil es ein häufiges Problem von Kleinunternehmern und Finanzteams direkt anspricht: fehlende oder verspätete Belege. Wer schon einmal zum Monatsende Belege zusammensuchen musste, wird es zu schätzen wissen, einen Beleg direkt nach dem Kauf per Foto-Einsendung via Textnachricht einzureichen. Die KI von Sage Expense Management extrahiert die Ausgabedetails und ordnet sie der richtigen Transaktion zu, sodass Ihre Buchhaltung ohne das übliche Hin und Her korrekt bleibt. Mir gefällt auch, dass Ausgaben dank Echtzeit-Kartenfeeds sofort überwacht werden können.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Budgetverfolgung nach Abteilung oder Projekt, Genehmigungs-Workflows, die Ihrer internen Struktur folgen, und automatisierte Richtlinienprüfungen, die Ausgaben außerhalb der Richtlinie kennzeichnen. Zudem gibt es eine zentrale Belegablage, damit Sie jederzeit prüfungsbereit sind. Die mobile App und der KI-Assistent unterstützen den Zugriff unterwegs und sorgen für schnellere Entscheidungen.
Integrationen umfassen NetSuite, Sage Intacct, Xero, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage 300 CRE, TravelPerk, Bamboo HR, Gmail, Outlook und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Textbasierte Belegerfassung
- Echtzeit-Verfolgung von Kreditkartentransaktionen
- KI-gestützte Ausgabenkategorisierung
Cons:
- Auto-Ablage kann unterschiedlich schnell erfolgen
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bei komplexen Fällen
New Product Updates from Sage Expense Management (formerly Fyle)
Sage Expense Management Adds Reconciliation and Expense Review Updates
Sage Expense Management introduced a new Reconciliation module, faster expense review tools, expanded admin controls, and new AI and security features. These help finance teams reconcile transactions, review expenses, manage permissions, and access corporate card data more efficiently. For more information, visit Sage Expense Management’s official site.
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Payouts
Am besten für Lieferantenausgaben
Payouts ist eine umfassende Plattform, die entwickelt wurde, um Finanzprozesse für kleine Unternehmen zu optimieren. Sie bietet Tools zur Automatisierung von Auszahlungen und zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und ist besonders nützlich für Bereiche wie Affiliate-Marketing und digitale Werbung.
Warum ich Payouts ausgewählt habe: Payouts überzeugt durch die Fähigkeit, Rechnungsverarbeitung und Genehmigungsworkflows zu automatisieren, wodurch Fehler reduziert und Zahlungszyklen beschleunigt werden. Diese Automatisierung ist für kleine Unternehmen entscheidend, um Ausgaben effizient zu verwalten, ohne viel Zeit für manuelle Aufgaben aufwenden zu müssen. Zusätzlich unterstützt Payouts mehrere Auszahlungsarten, darunter globale Konten, virtuelle Karten und eWallets, wodurch nahtlose Transaktionen über verschiedene Kanäle und Währungen hinweg möglich werden.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen fortschrittliche Rechnungstools, die für eine präzise und pünktliche Abrechnung sorgen. Die Plattform bietet außerdem eine fortschrittliche Datensynchronisation, sodass Ihre Finanzsysteme und die Payouts-Plattform stets abgestimmt sind. Mit Ein-Klick-Zahlung können Sie zudem jeden, überall und mit minimalem Aufwand bezahlen und so die operative Effizienz steigern.
Integrationen umfassen Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill und Tune.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrere Auszahlungsarten
- Unterstützt skalierende Geschäftsabläufe
- Umfassende Automatisierung des Kreditorenprozesses
Cons:
- Vollständige Anpassung kann Zeit in Anspruch nehmen
- Mögliche Herausforderungen bei der Integration in bestehende Systeme
Am besten geeignet für die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben
Paylocity ist eine All-in-One-Plattform, die Personalwesen, Lohnabrechnung und Spesenmanagement in einem einzigen System vereint. Sie wurde für kleine Unternehmen entwickelt, die ihre Finanzprozesse vereinheitlichen möchten – von Rückerstattungen und Einhaltung von Richtlinien bis hin zu automatisierter Spesenabrechnung – und das alles, ohne mehrere Tools verwenden zu müssen.
Warum ich Paylocity ausgewählt habe: Ich habe Paylocity gewählt, weil es kleinen Unternehmen hilft, Personal- und Spesenprozesse an einem Ort zusammenzuführen. Anstatt zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, können Sie Lohnabrechnung, Rückerstattungen und Spesenfreigaben innerhalb eines vernetzten Systems verwalten. Mir gefällt zudem, dass Paylocity wiederkehrende Buchhaltungsaufgaben automatisiert, wie etwa die Kategorisierung von Ausgaben oder das Synchronisieren von Belegen. So verbringen Sie weniger Zeit mit Dateneingabe und können sich stärker auf die strategische Finanzplanung konzentrieren. Die Funktionen zur Betrugserkennung und Analysewerkzeuge für Ausgaben bieten Ihnen tiefere Einblicke in die Unternehmensausgaben und die Einhaltung von Richtlinien – ein großer Vorteil für schlank geführte Betriebe.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen KI-gestützte Ausgabenkategorisierung anhand von Belegfotos, Werkzeuge zur Durchsetzung von Richtlinien mit Ausgabenlimits sowie automatisches Tracking von gefahrenen Kilometern für Reiseerstattungen. Das System bietet außerdem eine klare Prüfkette und mobile Zugänglichkeit, sodass Sie Freigaben auch unterwegs verwalten können. Berichtswerkzeuge liefern Echtzeit-Einblicke in das Ausgabeverhalten des Unternehmens, damit Sie Ihr Budget im Blick behalten.
Integrationen umfassen QuickBooks, Sage Intacct, TravelPerk, Criteria Corp, eSkill, HighMatch und PARiM.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinigtes Personalwesen und Finanzmanagement
- Automatisierte Ausgabenkategorisierung
- Ausgabenanalyse in Echtzeit
Cons:
- Bedienoberfläche kann umständlich wirken
- Verzögerungen beim Kundensupport
New Product Updates from Paylocity
Paylocity Expands Expense and Purchase Request Tools
Paylocity adds connected personal cards, smarter expense categorization, and a streamlined purchase request experience. This reduces manual entry and helps finance teams manage expenses and approvals more efficiently. For more information, visit Paylocity’s official site.
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Stampli
Am besten für direkt im ERP integrierte Rechnungsautomatisierung
Stampli ist eine Automatisierungsplattform für Kreditorenbuchhaltung und Procure-to-Pay-Prozesse, die Rechnungsverarbeitung, Freigaberouten, Lieferantenmanagement, Zahlungen und Ausgaben über Firmenkarten abdeckt.
Für wen ist Stampli am besten geeignet?
Stampli eignet sich besonders für Kreditorenteams in mittelständischen Unternehmen, die eine native Rechnungsautomatisierung innerhalb eines bestehenden ERP-Systems benötigen, ohne ihre Arbeitsabläufe neu aufbauen zu müssen.
Warum ich Stampli ausgewählt habe
Stampli verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste aufgrund der Art und Weise, wie es die Anbindung an das ERP-System handhabt. Im Gegensatz zu Tools, die Daten über Middleware oder geplante Exporte synchronisieren, läuft Stampli direkt in Ihrem ERP, sodass Lieferanten, Kontenrahmen, Bestellungen und Transaktionen in Echtzeit auf beiden Seiten bleiben.
Mir gefällt auch das KI-gestützte PO-Matching auf Positionsebene, das Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen verknüpft und Unstimmigkeiten flaggt, bevor etwas bezahlt wird. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr AP-Team hohe Volumina ohne zusätzliche Mitarbeiter verarbeitet.
Stampli Hauptfunktionen
- Kollaborative Rechnungs-Kommunikation: Fügen Sie Kommentare, Fragen und Freigaben direkt auf der Rechnung hinzu, um ein vollständiges, prüfbares Protokoll für jede Transaktion zu erstellen.
- Erkennung von doppelten Rechnungen: Markiert automatisch potenzielle Dubletten, bevor sie bezahlt werden, und reduziert das Überzahlungsrisiko ohne manuellen Aufwand.
- Lieferantenportal: Bietet Lieferanten einen Self-Service-Zugang, um Rechnungs- und Zahlungsstatus einzusehen und reduziert so Nachfragen an Ihr AP-Team.
- Stampli Card: Gibt AP- und Spesenkarten mit vorkodierten Konten, Ausgabenlimits nach Karteninhaber oder Händlerkategorie heraus und bucht Transaktionen in Echtzeit zurück ins ERP.
Stampli Integrationen
Stampli bietet über 70 native ERP-Integrationen, darunter Sage Intacct, Sage 100, Oracle NetSuite, Oracle Fusion, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, SAP S/4HANA, SAP ECC, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Acumatica. Stampli unterstützt drei Integrationsarten: API (Cloud-to-Cloud), Bridge (Cloud-to-On-Premises) und dateibasierte Integration. Zapier-Support ist jedoch nicht eindeutig verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- KI codiert Rechnungen automatisch auf Positionsebene
- Kollaboration direkt auf der Rechnung ersetzt E-Mail-Threads
- Implementierung in Wochen, nicht Monaten
Cons:
- Keine Kontenbeschränkungen pro Benutzerrolle
- Wirkt zu umfangreich für Teams mit sehr geringem Rechnungsvolumen
Navan
Am besten für internationale Skalierbarkeit
Navan ist eine einheitliche Lösung für Firmenkreditkarten, Ausgabenmanagement und Geschäftsreisen, die globale Echtzeit-Transparenz und finanzielle Genauigkeit bietet. Das System ist für seine internationale Skalierbarkeit und die Kontrolle von Ausgabenrichtlinien bekannt und somit eine geeignete Wahl für kleine Unternehmen mit internationalen Aktivitäten.
Warum ich Navan ausgewählt habe: Ich habe Navan wegen seiner umfangreichen internationalen Skalierbarkeit ausgewählt, was besonders für kleine Unternehmen mit globalen Aktivitäten von Vorteil sein kann. Navan überzeugt durch seine Echtzeit-Transparenz und finanzielle Genauigkeit, die für das Ausgabenmanagement in verschiedenen Regionen unerlässlich sind. Zudem ermöglichen die fortschrittlichen Richtlinienkontrollen eine detaillierte Anpassung an unterschiedliche Geschäftsanforderungen.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen globale Echtzeit-Transparenz, automatisiertes Ausgabenmanagement und erweiterte Richtlinienkontrollen. Navan bietet außerdem Sammelaktionen für die Transaktionsverarbeitung, individuelle Segmente für die NetSuite-Integration und Batch-Datensätze für eine effiziente Abstimmung.
Integrationen umfassen NetSuite, QuickBooks Online, SAP, Xero, Stripe, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Workday und Concur.
Pros and Cons
Pros:
- Sammelverarbeitung von Transaktionen
- Erweiterte Richtlinienkontrollen
- Globale Echtzeit-Transparenz
Cons:
- Geringe Lernkurve
- Höherer Einstiegspreis
Am besten für die Durchsetzung individueller Freigabeworkflows geeignet
Zoho Expense ist eine Plattform für Reise- und Spesenmanagement, die Belegerfassung, Spesenabrechnung, Fahrtenbuchführung, Abgleich von Firmenkreditkarten und die Konfiguration von Freigabeworkflows abdeckt.
Für wen ist Zoho Expense am besten geeignet?
Zoho Expense passt besonders gut zu kleinen Unternehmen, die bereits andere Zoho-Produkte nutzen und strukturierte, mehrstufige Spesenfreigaben ohne aufwendige Einrichtung benötigen.
Warum habe ich Zoho Expense ausgewählt
Zoho Expense verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es viel Kontrolle über Freigabelogik ermöglicht, ohne technische Vorkenntnisse zu erfordern. Ich habe es insbesondere wegen der regelbasierten Freigabeprozesse gewählt, bei denen Sie mit UND-/ODER-Bedingungen Berichte je nach Faktoren wie Richtlinienverstößen oder Berichtssummen an die richtige Person zur Freigabe weiterleiten können.
Sie können außerdem bis zu 10 Freigabestufen für eine einzelne Transaktion einrichten, sodass nichts vorschnell genehmigt wird, bevor es die richtigen Personen gesehen haben. Außerdem gefällt mir, dass Sie automatische Freigaberegeln für einfache, risikolose Berichte festlegen können, damit die Warteschlange frei bleibt, ohne Kontrolle dort zu verlieren, wo sie wichtig ist.
Zoho Expense – Schlüsselmerkmale
- Automatisierung von Spesenabrechnungen: Fügt Ausgaben automatisch einem Bericht hinzu und reicht diesen nach einem Zeitplan ein, sodass keine manuelle Berichtserstellung nötig ist.
- Tagesgeldverwaltung: Berechnet Tagespauschalen automatisch anhand vordefinierter Regeln mit Länder- und Standortkonformität.
- Ausgabenregeln: Legt Ausgabenlimits je nach Betrag, Anzahl der Ausgaben oder Kilometerstand fest, mit Optionen zur Warnung oder zum Blocken von Einreichungen, die das Limit überschreiten.
- Budgetüberwachung: Erstellt Budgets nach Spesenkategorie oder -typ und überwacht die tatsächlichen Ausgaben mit integrierter Analysefunktion.
Zoho Expense – Integrationen
Zoho Expense bietet native Integrationen in den Bereichen Buchhaltung, Reisen, HR und Collaboration, einschließlich QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, Sage Accounting, Slack, Amazon Business, Uber for Business, und Lyft sowie mehreren Anwendungen aus dem Zoho-Ökosystem wie Zoho Books, Zoho People, Zoho Projects, Zoho Payroll, Zoho CRM und Zoho Analytics. Über Zoho Flow kann Zoho Expense mit mehr als 500 weiteren Apps verbunden werden. Zoho Expense lässt sich nicht direkt mit Zapier integrieren. Eine API steht für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Beleg-Autoscan extrahiert Daten aus Fotos
- Verarbeitet Spesen in mehreren Währungen und Wechselkurse
- Begrenzung von Ausgaben pro Kategorie durch individuelle Regeln
Cons:
- OCR liest zerknitterte oder schlecht lesbare Belege falsch
- Im kostenlosen Tarif keine Freigabeprozesse und Budgetierung enthalten
Am besten geeignet für unbegrenzte Belegerfassung
Expensify ist vor allem für seine unbegrenzte Belegerfassung bekannt, was besonders für Unternehmen nützlich ist, die eine große Anzahl von Belegen effizient verwalten müssen. Die SmartScan-Technologie der Software ermöglicht es den Nutzern, Belegdaten automatisch zu erfassen, wodurch das Fehlerpotenzial durch manuelle Eingaben reduziert und der Spesenabrechnungsprozess beschleunigt wird.
Warum ich Expensify gewählt habe: Ich habe Expensify aufgrund seiner modernen Lösungen zur Belegerfassung ausgewählt, die sich im stark umkämpften Markt für Spesenmanagement-Software abheben. Die Fähigkeit, unbegrenzt viele Belege problemlos zu verarbeiten, macht es besonders für kleine Unternehmen interessant, die viele Transaktionen bewältigen. Die benutzerfreundliche Oberfläche und KI-gestützte Funktionen erhöhen die Attraktivität zusätzlich und machen Expensify zu einer Top-Wahl für ein effizientes Spesenmanagement.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen das Scannen von Belegen per Klick, Kreditkartenimport, anpassbare Workflows, Abstimmung von Firmenkarten und erweitertes Steuer-Tracking. Expensify bietet außerdem mehrstufiges Konten-Coding, Prüfungs- und Compliance-Tools sowie delegierten Zugriff für ein optimiertes Spesenmanagement.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365, Oracle, Salesforce und Gusto.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Workflows
- KI-gestützter SmartScan
- Unbegrenzte Belegerfassung
Cons:
- Etwas Einarbeitungszeit für neue Nutzer
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität
SAP Concur Expense ist eine Software, die entwickelt wurde, um Ausgabenmanagement-Prozesse für Unternehmen jeder Größe zu unterstützen. Sie ist besonders bekannt für ihre integrierten Reise- und Ausgabenmanagement-Funktionen und macht sie so zur ersten Wahl für Unternehmen, die Reisen und Ausgaben auf einer Plattform verwalten möchten.
Warum ich SAP Concur Expense ausgewählt habe: Ich habe SAP Concur Expense in diese Liste aufgenommen, weil es eine umfassende Lösung bietet, die sowohl Reise- als auch Ausgabenmanagement integriert – ein einzigartiges Merkmal im Vergleich zu anderen Tools. Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, sämtliche mitarbeiterausgelöste Ausgaben und Reisekosten in einem vernetzten System zu verwalten und somit eine hervorragende Benutzererfahrung zu bieten. Meiner Meinung nach ist SAP Concur Expense am besten für das integrierte Reise- und Ausgabenmanagement geeignet, da es das Reiseerlebnis vereinfacht, die Compliance erhöht und Kosten effektiv kontrolliert.
Herausragende Funktionen & Integrationen
Funktionen umfassen automatisierte Ausgabenerfassung, schnellere Erstattungsprozesse und Fehlerreduzierung. Das Tool bietet außerdem mobilen, cloudbasierten Zugriff, branchenführende Sicherheit und die neueste KI-Technologie, um die Benutzererfahrung und Compliance weiter zu verbessern.
Integrationen umfassen SAP, NetSuite, QuickBooks, Xero, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Oracle, ADP, Workday und Google Workspace.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Technologie
- Mobiler, benutzerfreundlicher Zugang
- Integriertes Reise- und Ausgabenmanagement
Cons:
- Etwas komplexe Einrichtung
- Preise auf Anfrage
Ramp
Am besten geeignet für das automatische Sammeln von Belegen
Ramp ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die kleinen Unternehmen hilft, Ausgaben ohne den üblichen manuellen Aufwand zu verwalten. Die Plattform bietet Firmenkreditkarten, automatisierte Spesenverfolgung und Analysen in Echtzeit – alles innerhalb einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Besonders nützlich ist sie für Finanzteams, die Reisen, Spesen und Kreditorenbuchhaltung in einem einzigen System zusammenführen möchten.
Warum ich Ramp ausgewählt habe: Ich habe Ramp wegen seines berührungslosen Ausgabenmanagements gewählt, das manuelle Dateneingaben minimiert. Besonders beeindruckt hat mich, wie Ramp Belege automatisch sammelt, diese Transaktionen zuordnet und Unternehmensrichtlinien automatisch durchsetzt. Die KI-gestützten Funktionen unterstützen bei der Kodierung und Kategorisierung, was am Monatsende viel Zeit spart. Ramp ist zudem auf wachsende Teams ausgelegt und bietet Flexibilität in der Budgetverwaltung und für globale Zahlungen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Ramp Intelligence für KI-gestütztes Transaktionsmonitoring, anpassbare Genehmigungsworkflows, Firmenkarten mit voreingestellten Ausgabenkontrollen und Berichte in Echtzeit. Ramp unterstützt Mehrwährungszahlungen und automatisiert den Rechnungszahlungsprozess. Außerdem entfällt dank Ramp der Bedarf an traditionellen Spesenberichten, da Transaktionen automatisch erfasst und überprüft werden.
Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Berichtsfunktionen
- Möglichkeit, mehrere virtuelle Karten mit anpassbaren Kontrollen auszustellen
- Automatisierte Spesenberichte und Belegzuordnung
Cons:
- Fokussiert sich hauptsächlich auf Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement
- Könnte mehr fortgeschrittene Buchhaltungsfunktionen bieten
New Product Updates from Ramp
Ramp Adds VAT-Compliant Reimbursement Statements
Ramp added VAT and entity address details to reimbursement statements, helping teams in the EU, UK, and Canada reclaim VAT with less manual paperwork. For more information, visit Ramp’s official site.
.Weitere Software für die Ausgabenverwaltung kleiner Unternehmen
Nachfolgend finden Sie eine Liste zusätzlicher Softwarelösungen für die Ausgabenverwaltung kleiner Unternehmen, die wir in die engere Auswahl aufgenommen haben, die es aber nicht in die Bestenliste geschafft haben. Es lohnt sich auf jeden Fall, sie sich anzusehen.
- NetSuite
Am besten für automatisierte Projektbuchhaltung
- BILL Spend & Expense
Am besten für Echtzeit-Kontrolle von Ausgaben und Karten
- Slash
Am besten für Echtzeit-Finanzanalysen
- Emburse
Am besten für KI-gesteuerte Ausgabenkontrolle
- Doxis SpendControl
Am besten für anpassbare Genehmigungsworkflows
- Rydoo
Am besten geeignet für KI-gestützte Ausgabenkontrolle
- Brex
Am besten für KI-gestützte Ausgabenprüfungen
So bewerte ich Spesenmanagement-Software für kleine Unternehmen
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: Grundvoraussetzungen, die ein Tool erfüllen muss—Belegerfassung, Erstattung und Buchhaltungssynchronisation—und Unterscheidungsmerkmale, die das passende Tool von anderen abheben.
Kernfunktionalität (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (ist in diesem Bereich herausragend) für jede unten aufgeführte Kernfunktionalität. Danach berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss mindestens eine Gesamtpunktzahl von 65% erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Belegerfassung & OCR: Ich prüfe, ob Mitarbeitende ein Foto aufnehmen, eine E-Mail weiterleiten oder eine Datei per Drag-and-drop hochladen können und eine korrekte Felderkennung ohne Nachbearbeitung erhalten.
- Spesenberichte & Erstattung: Jedes Tool sollte es ermöglichen, zusammengefasste Ausgaben einzureichen und Admins einen klaren Weg zur Auszahlung über ACH, Gehaltssynchronisation oder ähnliche Methoden bieten.
- Genehmigungs-Workflows: Ich achte auf konfigurierbare Routingregeln—zum Beispiel, dass alles über einem bestimmten Schwellenwert zu einem zweiten Genehmigenden geschickt wird oder abteilungsspezifische Ausgaben an die zuständige Leitung weitergeleitet werden.
- Kontrollen für Firmenkarten: Egal ob virtuelle Karten für SaaS-Abonnements oder physische Karten für Teamessen, ich bewerte den Umfang der Ausgabenlimits und die Echtzeit-Transparenz bei Transaktionen.
- Integration in Buchhaltungssoftware: Die Synchronisation von Kontenplänen, Klassen und Kategorien in QuickBooks Online oder Xero ohne CSV-Umwege prüfe ich bei jedem Tool besonders genau.
- Richtliniendurchsetzung & Kategorisierung: Die Plattform sollte Admins ermöglichen, Regeln zu definieren—wie das Markieren von Wochenend-Transaktionen oder das Festlegen von Essenskostenobergrenzen—und Ausgaben automatisch zu kategorisieren, damit die Bücher sauber bleiben.
Sobald ich eine Liste an Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, betrachte ich, was jede Plattform einzigartig macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und unterscheide ich verschiedene Anbieter:
Besondere Funktionen
Fahrten- und Reisekostenverfolgung ist für Teams im Außendienst oder mit häufigen Kundenbesuchen wichtig—ich achte auf GPS-basierte Erfassung, die direkt in Spesenberichte einfließt. Die Integration von Rechnungszahlungen ist ein weiteres Kriterium, da kleine Finanzteams davon profitieren, Lieferantenrechnungen und Mitarbeiter-Auslagen an einem Ort zu verwalten. Zudem prüfe ich, ob Echtzeit-Budgetüberwachung nach Abteilung oder Projekt möglich ist, was Inhabern und Kontrolleuren sofortigen Einblick in den Cashflow gibt, ohne bis zum Monatsende warten zu müssen.
Mehr als Funktionen
Preistransparenz ist eine der ersten Sachen, die ich prüfe—versteckte Gebühren für Kartenausgabe oder ACH-Auszahlungen können den Wert für kleine Teams unbemerkt schmälern. Auch die Implementierungsgeschwindigkeit ist wichtig; ich achte auf Selbstbedienungs-Onboarding mit vorgefertigten Vorlagen, sodass Buchhalter oder Inhaber ohne IT-Unterstützung starten können. Zuletzt rundet Skalierbarkeit meine Bewertung ab. Ein Unternehmen mit 10 Personen heute könnte im nächsten Jahr Multi-Entity-Reporting oder internationale Erstattungen benötigen, also prüfe ich, ob die Tarifmodelle einer Plattform mit dem Geschäft mitwachsen, statt einen Wechsel zu erzwingen.
So wählen Sie Software für die Ausgabenverwaltung eines kleinen Unternehmens aus
Wenn Sie Ihren eigenen individuellen Auswahlprozess für Software durchlaufen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:
- Benutzerfreundlichkeit: Die Auswahl einer benutzerfreundlichen Software ist entscheidend, damit Mitarbeiter das System ohne umfangreiche Schulungen problemlos übernehmen und nutzen können. Eine komplexe Benutzeroberfläche kann zu Fehlern und unvollständigen Spesenabrechnungen führen, was Mitarbeiter frustrieren und zusätzliche Arbeit für das Finanzteam verursachen kann. Beispielsweise sollte ein Vertriebsmitarbeiter, der von einer Reise zurückkehrt, seine Ausgaben schnell und einfach eingeben und Belege anhängen können, ohne durch ein kompliziertes System navigieren zu müssen.
- Integrationsmöglichkeiten: Die Fähigkeit der Spesenverwaltungssoftware, sich in Ihre bestehenden Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssysteme zu integrieren, ist unerlässlich. Dadurch wird sichergestellt, dass Ausgabendaten für Berichts- und Steuerzwecke übertragen werden können, wodurch die manuelle Dateneingabe und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert werden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise QuickBooks für die Buchhaltung verwendet, optimiert die Auswahl eines Spesenverwaltungstools mit QuickBooks-Integration die Erfassung und Abstimmung von Ausgaben.
- Automatisierungsfunktionen: Automatisierung kann die administrative Belastung Ihres Finanzteams erheblich reduzieren, indem wiederkehrende Aufgaben wie die Erfassung von Belegen, die Kategorisierung von Ausgaben und die Erstellung von Berichten übernommen werden. Automatisierte Genehmigungsabläufe können außerdem sicherstellen, dass Ausgaben zeitnah geprüft und genehmigt werden. Software, die beispielsweise doppelte Belege oder Ausgaben außerhalb der Richtlinien automatisch kennzeichnet, kann dabei helfen, die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen und Betrug zu verhindern.
- Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens entwickeln sich auch Ihre Anforderungen an die Buchhaltung weiter. Die Auswahl einer Software, die mit Ihrem Unternehmen skalieren kann, stellt sicher, dass Sie das System nicht wechseln müssen, wenn Sie weitere Mitarbeiter oder Freiberufler einstellen oder in neue Märkte expandieren. Achten Sie auf einen Ausgaben-Tracker, der zusätzliche Module oder Funktionen bietet, die bei Bedarf aktiviert werden können, beispielsweise Reisemanagement oder erweiterte Analysen. Ein kleines Unternehmen könnte beispielsweise mit einer grundlegenden Ausgabenverwaltung beginnen und später Funktionen zur Verwaltung internationaler Ausgaben hinzufügen, wenn es global expandiert.
- Kosten und Preisstruktur: Das Verständnis der Kosten und Preisstruktur der Software zur Ausgabenverwaltung ist für die Budgetplanung wichtig. Manche Software hat möglicherweise geringe Anfangskosten, erhebt jedoch zusätzliche Gebühren für erweiterte Funktionen oder weitere Benutzer. Es ist wichtig, sowohl die anfänglichen Kosten als auch die langfristigen Ausgaben im Zusammenhang mit der Software zu berücksichtigen. Eine Lösung, die beispielsweise pro aktivem Benutzer und Monat abrechnet, könnte für ein kleines Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern, die Ausgaben einreichen, kostengünstiger sein.
Trends bei Spesenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Spesenverwaltungssoftware entwickelt sich rasant weiter. Hier sind einige wichtige Trends, die Sie in Zukunft beobachten sollten.
- KI-gestützte Ausgabenverwaltung: KI wird zur Automatisierung der Ausgabenverwaltung eingesetzt. Dadurch werden manuelle Eingaben und Fehler reduziert. Außerdem erhalten Sie Einblicke in Echtzeit.
- Mobile Integration: Mobile Apps werden für die Spesenverwaltung immer wichtiger. Sie ermöglichen es Mitarbeitern, Ausgaben unterwegs einzureichen. Dadurch steigen Effizienz und Komfort.
- Blockchain für mehr Sicherheit: Die Blockchain-Technologie wird für sichere Transaktionen eingesetzt. Sie gewährleistet Datenintegrität und Transparenz. Dies ist entscheidend, um Betrug zu verhindern.
- Analysen in Echtzeit: Analysetools für Echtzeitdaten werden immer beliebter. Sie helfen Unternehmen, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit.
- Abonnementbasierte Modelle: Abonnementbasierte Preise werden immer häufiger eingesetzt. Sie bieten kleinen Unternehmen Flexibilität und Skalierbarkeit. Dadurch werden erweiterte Funktionen zugänglicher.
Diese Trends prägen die Zukunft von Tools zur Spesenverwaltung für kleine Unternehmen – von der zunehmenden Verbreitung abonnementbasierter Modelle bis hin zu höheren Akzeptanzraten für die Blockchain-Technologie.
Unabhängig davon, ob Sie ein neues Tool zur Spesenverwaltung in Betracht ziehen oder einen Wechsel planen: Berücksichtigen Sie diese Trends bei der Recherche nach Funktionen, da sie für Ihr Unternehmen und Ihre Abläufe immer relevanter werden.
Was ist Spesenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen?
Spesenverwaltungssoftware ist ein Tool, das kleinen Unternehmen dabei hilft, ihre Ausgaben zu verfolgen, zu verwalten und zu kontrollieren. Inhaber kleiner Unternehmen, Finanzteams und Mitarbeiter nutzen sie, um Ausgaben effizient einzureichen, zu genehmigen und zu erstatten.
Die Software umfasst typischerweise Funktionen wie Ausgabenverfolgung, Belegerfassung, Genehmigungsabläufe und Berichterstellung. Diese Funktionen helfen Benutzern, genaue Finanzunterlagen zu führen, die Spesenabrechnung zu optimieren und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
Funktionen von Spesenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Die Auswahl der richtigen Spesenverwaltungssoftware ist für kleine Unternehmen entscheidend, um ihre Finanzen effizient im Blick zu behalten. Dies sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Automatisierte Ausgabenverfolgung: Diese Funktion hilft dabei, Ausgaben automatisch zu erfassen, manuelle Eingabefehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.
- Belegscan: Ermöglicht es Benutzern, Belege digital zu scannen und zu speichern, sodass alle Ausgabenaufzeichnungen leicht zugänglich und organisiert sind.
- Integration mit Buchhaltungssoftware: Gewährleistet eine fehlerfreie Datenübertragung zwischen der Ausgabenverwaltungssoftware und Ihrem Buchhaltungssystem und vereinfacht dadurch die Finanzberichterstattung.
- Mobiler Zugriff: Ermöglicht die Verwaltung von Ausgaben unterwegs, was für Geschäftsinhaber und Mitarbeiter, die häufig reisen, unerlässlich ist.
- Anpassbare Ausgabenkategorien: Ermöglicht es Unternehmen, spezifische Kategorien für Ausgaben zu erstellen, wodurch sich Ausgabenmuster leichter verfolgen und analysieren lassen.
- Genehmigungsworkflow: Unterstützt den Prozess der Ausgabengenehmigung und stellt sicher, dass alle Ausgaben vor ihrer Bearbeitung geprüft und genehmigt werden.
- Einhaltung von Richtlinien: Stellt sicher, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und verringert das Risiko nicht genehmigter Ausgaben.
- Berichte und Analysen: Bietet detaillierte Berichte und Analysen zu Ausgaben und hilft Unternehmen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Für international tätige Unternehmen unverzichtbar, da sie damit Ausgaben in verschiedenen Währungen verwalten können.
- Benutzerberechtigungen: Ermöglicht Administratoren, verschiedene Zugriffsebenen für Benutzer festzulegen, sodass vertrauliche Finanzinformationen nur für autorisierte Personen zugänglich sind.
Die Auswahl einer Ausgabenverwaltungssoftware mit diesen Funktionen hilft kleinen Unternehmen, ihre Finanzen effektiver zu verwalten, eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben zu gewährleisten und ihre finanzielle Gesundheit zu verbessern.
Vorteile von Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Ausgabenverwaltungssoftware bietet kleinen Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, indem sie Finanzprozesse organisiert und die Gesamteffizienz steigert. Durch die Automatisierung und Vereinfachung der Ausgabenverfolgung können diese Tools Zeit sparen, Fehler reduzieren und wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster liefern. Hier sind fünf wesentliche Vorteile der Verwendung von Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen:
- Zeiteinsparung: Die Automatisierung der Ausgabenverfolgung und Berichterstattung reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe, sodass sich Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
- Ausgabenkontrolle: Die Überwachung von Ausgaben in Echtzeit hilft Unternehmen, unnötige Ausgaben zu erkennen und zu vermeiden, was zu einer besseren Budgetverwaltung und Kosteneinsparungen führt.
- Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler bei der Ausgabenabrechnung und stellen sicher, dass Finanzaufzeichnungen korrekt und zuverlässig sind.
- Verbesserte Compliance: Ausgabenverwaltungssoftware hilft Unternehmen, interne Richtlinien und externe Vorschriften einzuhalten, indem sie eine klare Prüfspur bereitstellt und sicherstellt, dass alle Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden.
- Bessere finanzielle Einblicke: Detaillierte Berichte und Analysen liefern wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster und helfen Unternehmen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen und für die Zukunft zu planen.
Die Einführung von Ausgabenverwaltungssoftware kann die Effizienz und Genauigkeit von Finanzprozessen in kleinen Unternehmen erheblich verbessern. Durch die Nutzung dieser Tools können Unternehmen ihre Ausgaben besser kontrollieren, die Einhaltung von Richtlinien gewährleisten und fundiertere finanzielle Entscheidungen treffen.
Kosten und Preise für Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Dieser Abschnitt enthält eine Schätzung der durchschnittlichen Tarife und Kosten für Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen. Die Daten basieren auf gängigen Preisstufen und auf dem Markt verfügbaren Funktionen.
Vergleichstabelle der Tarife für Ausgabenverwaltungssoftware
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Ausgabenverfolgung, Belegscan, Zugriff auf mobile Apps und eingeschränkte Berichtsfunktionen |
| Persönlicher Tarif | $5 - $10/ Benutzer/Monat | Erweiterte Ausgabenverfolgung, Integration mit Buchhaltungssoftware, mehrstufige Genehmigungen sowie anpassbare Richtlinien und Kontrollen |
| Unternehmenstarif | $15 - $30/ Benutzer/Monat | Alle Funktionen des persönlichen Tarifs, Abgleich von Unternehmenskarten, erweiterte Berichte und Analysen, mehr Datenspeicher sowie umfangreichere Sicherheitsfunktionen |
| Unternehmenstarif für Großkunden | Individuelle Preisgestaltung | Alle Funktionen des Unternehmenstarifs, VIP-Support, individuelle Integrationen und Workflows sowie eine dedizierte Kundenbetreuung |
Häufig gestellte Fragen zur Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zur Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen und ihrer Funktionsweise:
Wie kann ich eine Ausgabenverwaltungssoftware in mein bestehendes Buchhaltungssystem integrieren?
Die meisten Ausgabenverwaltungssoftwares bieten Integrationsmöglichkeiten mit beliebten Buchhaltungssystemen wie QuickBooks, Xero und FreshBooks. Für die Integration müssen Sie in der Regel den Bereich für Einstellungen oder Integrationen Ihrer Ausgabenverwaltungssoftware aufrufen und den Anweisungen folgen, um Ihr Buchhaltungssystem zu verbinden. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen und gegebenenfalls API-Schlüssel verfügen. Einige Softwares bieten möglicherweise auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Kundensupport zur Unterstützung bei der Integration an.
Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es zum Schutz meiner Finanzdaten?
Ausgabenverwaltungssoftwares setzen in der Regel mehrere Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Finanzdaten zu schützen. Dazu können Datenverschlüsselung, die Secure-Socket-Layer-Technologie (SSL), Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und regelmäßige Sicherheitsprüfungen gehören. Darüber hinaus erfüllen viele Anbieter Branchenstandards und Vorschriften wie die DSGVO und SOC 2. Es ist wichtig, die Sicherheitsrichtlinien des Softwareanbieters zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens erfüllen.
Kann ich Ausgabenkategorien und Genehmigungsabläufe anpassen?
Ja, die meisten Ausgabenverwaltungssoftwares ermöglichen es Ihnen, Ausgabenkategorien und Genehmigungsabläufe an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können spezifische Kategorien erstellen, die auf Ihre Geschäftsausgaben abgestimmt sind, und mehrstufige Genehmigungsabläufe einrichten, um eine angemessene Kontrolle zu gewährleisten. Die Anpassungsmöglichkeiten können je nach Softwareanbieter variieren. Daher empfiehlt es sich, die spezifischen Funktionen der Software zu prüfen, die Sie in Betracht ziehen.
Wie verwalte ich Ausgaben in mehreren Währungen in der Software?
Viele Lösungen zur Ausgabenverwaltung unterstützen Ausgaben in mehreren Währungen und ermöglichen es Ihnen, Ausgaben in verschiedenen Währungen zu erfassen und zu melden. Die Software rechnet Ausgaben in Fremdwährungen normalerweise anhand von Echtzeit-Wechselkursen in Ihre Basiswährung um. Sie können auch Standardwährungen für verschiedene Benutzer oder Abteilungen festlegen und Berichte erstellen, die Transaktionen in mehreren Währungen korrekt abbilden.
Ist es möglich, Kilometer und andere reisebezogene Ausgaben zu erfassen?
Ja, die meisten Ausgabenverwaltungssoftwares enthalten Funktionen zur Erfassung von Kilometern und anderen reisebezogenen Ausgaben. Benutzer können ihre Kilometer manuell protokollieren oder die GPS-Ortung verwenden, um zurückgelegte Entfernungen zu erfassen. Die Software kann anschließend Erstattungsbeträge auf Grundlage vordefinierter Sätze berechnen. Darüber hinaus können Sie reisebezogene Ausgaben wie Unterkunft, Mahlzeiten und Transport für eine umfassende Erfassung und Berichterstattung kategorisieren.
Welche Möglichkeiten für Berichte und Analysen stehen zur Verfügung?
Ausgabenverwaltungssoftwares bieten in der Regel umfangreiche Funktionen für Berichte und Analysen. Sie können verschiedene Berichte erstellen, beispielsweise Ausgabenübersichten, Ausgaben nach Kategorie und Ausgabenberichte für Mitarbeiter. Zu den erweiterten Analysefunktionen gehören möglicherweise Trendanalysen, Vergleiche zwischen Budget und tatsächlichen Ausgaben sowie die Erstellung individueller Berichte. Diese Werkzeuge helfen Ihnen, Einblicke in Ausgabenmuster zu gewinnen und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Wie verwalte ich Belege und andere Dokumente innerhalb der Software?
Die meisten Ausgabenverwaltungssoftwares ermöglichen es Ihnen, Belege und andere Dokumente digital zu verwalten. Benutzer können Belege hochladen, indem sie Fotos mit ihren Mobilgeräten aufnehmen oder Dokumente scannen. Die Software umfasst häufig OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung), um relevante Informationen automatisch aus Belegen zu extrahieren. Sie können Belege auch bestimmten Ausgabeneinträgen zuordnen und sie zur einfachen Wiederauffindbarkeit und zur Einhaltung von Vorschriften sicher in der Software speichern.
Welche Supportoptionen stehen zur Verfügung, wenn ich Probleme mit der Software habe?
Zu den Supportoptionen für Ausgabenverwaltungssoftwares gehört in der Regel eine Kombination aus Ressourcen wie Online-Hilfezentren, Benutzerhandbüchern, Videoanleitungen und Community-Foren. Darüber hinaus bieten viele Anbieter direkten Support per E-Mail, Live-Chat oder Telefon an. Einige Softwares stellen möglicherweise auch persönliche Kundenbetreuer oder Premium-Supporttarife für individuellere Unterstützung bereit. Es ist wichtig, die verfügbaren Supportoptionen zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade eine Ausgabenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie kostenlos Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die Besonderheiten Ihrer Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Softwares zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.