Automatización de Cuentas por Pagar: Guía Completa
Los costes de cuentas por pagar pueden acumularse rápidamente. Las empresas modernas utilizan software de automatización de cuentas por pagar para minimizar los costes de gestión del departamento de cuentas por pagar.
El software de automatización de cuentas por pagar utiliza tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el procesamiento inteligente de documentos y el procesamiento de lenguaje natural. Estas tecnologías ayudan a procesar facturas, tomar decisiones basadas en datos y extraer e ingresar datos de las facturas en tu sistema contable.
En esta guía, explico el significado de la automatización de cuentas por pagar y cómo puede agilizar el flujo de trabajo de cuentas por pagar.
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¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
La automatización de cuentas por pagar (AP) es el proceso de utilizar software para automatizar tareas repetitivas. Estos sistemas emplean tecnologías modernas como la automatización robótica de procesos (RPA), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la IA para automatizar procesos.
Por ejemplo, las soluciones AP pueden conciliar automáticamente las facturas con las órdenes de compra. Alternativamente, puedes configurar el sistema para enviar automáticamente las facturas a un miembro del equipo según tu proceso de aprobación.
Soluciones AP locales vs. en la nube
Las soluciones de cuentas por pagar pueden estar instaladas localmente o ser basadas en la nube. El software AP local generalmente se ejecuta en la infraestructura de hardware de la empresa, mientras que el basado en la nube se puede acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento.
Aunque las soluciones en la nube implican su propio conjunto de riesgos (es decir, posibles brechas de datos, tiempos de inactividad del software), los beneficios de fácil personalización, colaboración entre áreas y mayor visibilidad suelen superar estos inconvenientes.
¿Realmente ayuda tanto la automatización de cuentas por pagar?
La automatización de cuentas por pagar puede ahorrarte una cantidad significativa de dinero. Según un informe de IOFM, el coste medio de procesar facturas según el volumen es:
| Volumen de facturas | Coste medio de procesar una factura con automatización | Coste medio de procesar una factura sin automatización | Diferencia de coste por factura debido a la automatización |
|---|---|---|---|
| Menos de 20,000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20,000–100,000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Más de 100,000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Sin importar el volumen de tus facturas, la automatización de cuentas por pagar, facturas y gastos puede ahorrarte miles de dólares en todas tus operaciones. Además de reducir los costes de procesamiento de facturas, los sistemas de automatización AP ahorran mucho tiempo y recursos al departamento, permitiéndole centrarse en tareas que requieren la intervención humana.
Cómo funciona la automatización de cuentas por pagar
El proceso de automatización AP comienza cuando recibes una factura. Una solución de automatización de extremo a extremo puede extraer información adicional de la factura, ejecutar todo el flujo de trabajo AP y procesar el pago.
Todo sistema de automatización AP consta de tres componentes:
Organización de facturas y recibos
Un sistema de automatización AP organiza facturas de múltiples fuentes, incluyendo las facturas de tu bandeja de entrada, las que llegan a través de un portal de proveedores y las que recibes en papel. El sistema convierte las facturas en papel en facturas electrónicas.
Los CFO que buscan ayudar al departamento de cuentas por pagar a ahorrar tiempo automatizando tareas manuales pueden confiar en el software de automatización AP, ya que el equipo ya no tendrá que clasificar ni organizar las facturas.
Aprobación, pago y conciliación de facturas
Después de que el software de automatización AP extrae la información de las facturas y la introduce en el sistema, los miembros relevantes del equipo deben aprobar la factura.
El sistema envía automáticamente la factura al miembro adecuado del equipo. Este debe revisar la factura para verificar su exactitud y cumplimiento de los términos contractuales. En algunos sistemas, puedes automatizar la conciliación de contratos para que lo haga por ti.
El sistema envía las facturas aprobadas a tu software contable o sistema ERP para su pago.
Una vez realizado el pago, el sistema de cuentas por pagar concilia las facturas con el importe y los beneficiarios mencionados en el extracto bancario.
Registro y auditoría
Todas las facturas y pagos se agregan a una base de datos, para que puedas consultarlos cuando los necesites en el futuro. Además, ejecutar todo el flujo de trabajo de cuentas por pagar usando un solo sistema ayuda a crear una pista de auditoría. Puedes rastrear una factura o pago específico siempre que lo necesites durante una auditoría sin mayores inconvenientes.
Software de Automatización de Cuentas por Pagar vs. Automatización DIY
Puedes utilizar una solución de automatización de cuentas por pagar o adoptar un enfoque DIY (hazlo tú mismo). Si no tienes conocimientos técnicos, es más fácil usar un software. El enfoque DIY requiere algunos conocimientos técnicos, incluso cuando utilizas una herramienta sin código.
La opción más sencilla: Software de Automatización de Cuentas por Pagar
Las soluciones de software para la automatización de cuentas por pagar tienen un coste. Pero si eliges la solución adecuada, recuperarás mucho más de ese coste en forma de tiempo ahorrado y procesos más rápidos y eficientes.
Así es como el software de automatización de cuentas por pagar ejecuta el proceso de cuentas por pagar:
- Digitalizar los datos de las facturas: El software de automatización de cuentas por pagar utiliza OCR para leer y convertir las facturas en datos digitales. Alternativamente, puedes permitir que los proveedores envíen directamente una factura electrónica.
- Conciliación de facturas: El sistema compara los datos de la factura con las órdenes de compra y los recibos de entrega correspondientes. La conciliación automática garantiza que todas las facturas sean correctas y estén de acuerdo con los términos del contrato.
- Enviar la factura para su aprobación: El sistema remite la factura al miembro del equipo o departamento correspondiente según las reglas preconfiguradas. También puedes configurar alertas o recordatorios para garantizar la aprobación oportuna.
- Pago: Una vez que una factura se marca como aprobada, el sistema de automatización de cuentas por pagar ejecuta el pago o programa el pago según los términos de tu contrato. Esto asegura que estés usando el periodo de crédito disponible y optimizando el flujo de caja. De forma alternativa, el sistema puede ejecutar pagos en tiempo real cuando se dispone de un descuento por pronto pago. El sistema también transmite la información relevante a tu sistema contable, el cual actualiza tu balance general.
- Conciliación: Una vez realizados los pagos, el sistema compara los pagos con los datos del extracto bancario para asegurar que la cantidad y los beneficiarios son correctos.
- Informes: Una de las mejores ventajas de usar un sistema de automatización de cuentas por pagar es la generación de informes claros. El sistema utiliza los datos recabados al ejecutar los procesos de cuentas por pagar para generar informes detallados. Estos informes muestran en qué áreas está gastando dinero tu empresa y ayudan a identificar oportunidades para reducir costes.
El software de automatización de procesos de extremo a extremo elimina la necesidad de facturas en papel. Se encarga de los procesos manuales, para que tu departamento de cuentas por pagar pueda centrarse en tareas más estratégicas.
La opción más económica: Automatización DIY de Cuentas por Pagar
Automatizar los procesos de cuentas por pagar tú mismo te ahorrará dinero, pero puede ser bastante laborioso.
La forma más sencilla de automatizar tu flujo de trabajo de cuentas por pagar es utilizar una herramienta de automatización sin código como Zapier. Por ejemplo, puedes configurar Zapier para extraer información de tus facturas. Recuerda que existen varios desafíos al usar una herramienta de automatización sin código. En primer lugar, debe integrarse con las demás soluciones de software que usas para la facturación, entrada de datos y pagos.
Si la herramienta de automatización no se integra con una de las soluciones, no podrás crear un flujo de trabajo de automatización de principio a fin. El proceso exacto para configurar la automatización de cuentas por pagar tú mismo depende de las herramientas que utilices. Si no estás seguro de por dónde comenzar, Zapier es tu mejor opción.
Sin embargo, es mejor invertir en una solución completa de automatización de cuentas por pagar si quieres empezar a automatizar flujos de trabajo directamente y contar con soporte cuando algo no funcione.
Beneficios de la Automatización de Cuentas por Pagar
Además de agilizar el flujo de trabajo del departamento de cuentas por pagar, la automatización ofrece ventajas en varias áreas del negocio. Estos son los beneficios más destacados de la automatización de cuentas por pagar:
Ahorro de Costes
La automatización de cuentas por pagar ahorra dinero en varios frentes. Por ejemplo, los sistemas de automatización se integran con aplicaciones de negocio, eliminando la necesidad de transferir información de forma manual.
Uno de los principales beneficios del software de cuentas por pagar es que ayuda a prevenir errores, ahorrándote tiempo en corregirlos después.
Puesto que la automatización permite procesar facturas y realizar pagos más rápido, te ayuda a aprovechar descuentos por pronto pago.
Obtener descuentos por pagos anticipados puede ser todo un desafío sin automatización—según IOFM, la mayoría de las empresas aprovechan menos del 21% de las ofertas de descuentos por pronto pago, y el 12% de las empresas no obtienen ningún descuento por pago anticipado.
Mayor eficiencia y precisión
Los procesos eficientes ayudan a reducir el coste de los procesos de cuentas por pagar, agilizan los ciclos de aprobación, permiten asignar recursos a tareas que aportan más valor, como analizar los patrones de gasto, y mejoran la productividad de los empleados.
El software de automatización de cuentas por pagar también mejora la precisión porque no está sujeto al riesgo de error humano como lo está su personal. Cuando automatiza los procesos de cuentas por pagar, minimiza la probabilidad de errores humanos, lo cual es beneficioso de cara a la temporada de impuestos.
La precisión es fundamental porque le ayuda a mantenerse en cumplimiento, a generar confianza con proveedores y partes interesadas y a obtener informes precisos que le permiten tomar decisiones financieras sólidas.
Colaboración en equipo
Los equipos involucrados en la captura y aprobación de facturas tienen acceso en tiempo real a todas las facturas y archivos, lo que ayuda a optimizar los flujos de trabajo. Esto permite a los equipos colaborar en las facturas sin la molestia de buscar el documento, confirmar detalles por correo electrónico o teléfono, y lidiar con inexactitudes.
Todos los equipos—cuentas por pagar, finanzas y contabilidad—pueden ver los mismos datos sin importar dónde se encuentren. Esto les permite resolver discrepancias más rápido.
Por ejemplo, cuando un proveedor llama por una discrepancia en el pago, cuentas por pagar puede hablar con contabilidad y referirse a la transacción en el sistema sin tener que buscar manualmente la transacción en el extracto bancario. Pueden resolver conjuntamente la consulta del proveedor de manera más eficiente gracias al acceso centralizado a los datos de cuentas por pagar.
Mayor satisfacción del proveedor
Los sistemas de automatización de cuentas por pagar también ofrecen beneficios fuera de su empresa. Pagar de manera constante a los proveedores a tiempo crea una buena relación, lo cual le convierte en un socio comercial preferido. Esta buena relación puede ser un activo cuando necesita una entrega urgente o un favor en una situación complicada.
Toma de decisiones basada en datos
Los datos son el combustible para el crecimiento de su empresa porque le ayudan a tomar decisiones informadas.
De hecho, el 40% de las organizaciones que toman decisiones basadas en datos están en la cima de su ramo, en comparación con aquellas que toman decisiones basadas en la intuición.
Las soluciones de automatización de cuentas por pagar consolidan la información de todas las transacciones en tiempo real. Utilizan esta información para crear gráficos interactivos e informes detallados.
Estos gráficos e informes ofrecen a los equipos de finanzas la transparencia, los conocimientos y la capacidad de rastrear los indicadores financieros necesarios para decisiones estratégicas.
Prevención del fraude
La prevención del fraude es un gran reto.
Le explicamos por qué: Según la Encuesta Global de Delitos Económicos y Fraude de PwC 2022, más de la mitad de las grandes empresas experimentan algún tipo de fraude relacionado con facturas cada año.
Para tener una idea de cuánto puede costarle esto a una empresa: Según el Financial Professional Census Report 2022, que encuestó a 2,750 altos responsables financieros, el coste medio anual estimado del fraude de facturas es de $280,000 para una empresa de tamaño medio.
Las soluciones de automatización impulsadas por IA pueden identificar inconsistencias en las transacciones, reduciendo la posibilidad de que estos fraudes tengan éxito. El sistema supervisa todas las transacciones, y cuando detecta una anomalía, notifica al miembro relevante del equipo.
Los mejores sistemas tienen funcionalidades de seguridad y responsabilidad integradas que facilitan la detección del fraude y la identificación de la persona responsable. Prevenir el fraude es fundamental para mantener el cumplimiento y proteger sus activos.
Implementación de software de automatización de cuentas por pagar
En general, el software de automatización de cuentas por pagar es clave para reducir el coste de automatizar los procesos de cuentas por pagar. Aquí van algunos consejos rápidos de implementación para comenzar:
- Determina tus requisitos: ¿Cuáles son los objetivos de tu empresa y cómo ayudará la automatización de Cuentas por Pagar? Averigua la respuesta a esta pregunta antes de empezar a buscar opciones.
- Forma tu equipo: Como en cualquier lanzamiento de software, necesitarás reunir un equipo central, desde las partes interesadas hasta TI, compras, contabilidad y más. Averigua quién formará parte de tu equipo de implementación durante este proceso.
- Haz tu investigación: Cuando estés listo para empezar a construir o buscar, es importante investigar los posibles proveedores que se adapten a tus criterios. No dudes en solicitar demostraciones si están disponibles y regístrate para pruebas gratuitas para conocer realmente la solución.
Cuando tengas todo listo, si aún no estás seguro de cómo empezar, compilé algunos de mis principales proveedores de software de Cuentas por Pagar para que puedas comenzar.
Los clics en los enlaces a continuación pueden generar una comisión, la cual apoya nuestras pruebas y revisiones independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
Pon las Cuentas por Pagar en piloto automático
Los equipos de Cuentas por Pagar ya tienen suficiente trabajo. En lugar de hacerlos dedicar tiempo a la entrada manual de datos y convertir facturas físicas de proveedores en facturas electrónicas, dales la oportunidad de trabajar en tareas estratégicas como analizar los flujos de efectivo y los patrones de gasto.
Utiliza un software de automatización de Cuentas por Pagar para automatizar la aprobación de facturas, el procesamiento de pagos y otras tareas manuales de tu flujo de trabajo. Si lo haces, podrás reducir tus costos generales, empoderar a tu equipo de Cuentas por Pagar para lograr más y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos reales.
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