Automatización de Cuentas por Pagar: Una Guía Completa
Los costos de cuentas por pagar pueden acumularse rápidamente. Las empresas modernas utilizan software de automatización de cuentas por pagar para minimizar los costos operativos del departamento de cuentas por pagar.
El software de automatización de cuentas por pagar utiliza tecnologías como inteligencia artificial (IA), procesamiento inteligente de documentos y procesamiento de lenguaje natural. Estas tecnologías ayudan a procesar facturas, tomar decisiones basadas en datos y extraer e ingresar información de las facturas en tu sistema contable.
En esta guía, explico el significado de la automatización de cuentas por pagar y cómo puede agilizar el flujo de trabajo de cuentas por pagar.
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¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
La automatización de cuentas por pagar (AP) es el proceso de utilizar software para automatizar tareas repetitivas. Estos sistemas emplean tecnologías modernas como Robotic Process Automation (RPA), reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y IA para automatizar procesos.
Por ejemplo, las soluciones de cuentas por pagar pueden asociar automáticamente las facturas con órdenes de compra. Alternativamente, puedes configurar el sistema para dirigir automáticamente las facturas a un miembro del equipo según tu proceso de aprobación.
Soluciones de cuentas por pagar locales vs. en la nube
Las soluciones de cuentas por pagar pueden ser locales o basadas en la nube. El software local de cuentas por pagar generalmente se ejecuta en la infraestructura de hardware de la empresa, mientras que las soluciones basadas en la nube pueden ser accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento.
Si bien las soluciones en la nube tienen su propio conjunto de riesgos (es decir, posibles brechas de datos, tiempos de inactividad del software), los beneficios de una fácil personalización, colaboración cruzada y mayor visibilidad suelen superar estos inconvenientes.
¿Realmente ayuda tanto la automatización de cuentas por pagar?
La automatización de cuentas por pagar puede ahorrarte una cantidad significativa de dinero. Según un informe de IOFM, el costo promedio de procesar facturas según el volumen es:
| Volumen de facturas | Costo promedio de procesar una factura con automatización | Costo promedio de procesar una factura sin automatización | Diferencia de costo por factura gracias a la automatización |
|---|---|---|---|
| Menos de 20,000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20,000–100,000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Más de 100,000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Independientemente del volumen de tus facturas, la automatización de cuentas por pagar, de facturas y de gastos puede ahorrarte miles de dólares en todas tus operaciones. Además de reducir los costos por procesamiento de facturas, los sistemas de automatización de AP ahorran al departamento de cuentas por pagar mucho tiempo y recursos, permitiéndoles centrarse en tareas que requieren un toque humano.
Cómo funciona la automatización de cuentas por pagar
El proceso de automatización de AP comienza cuando recibes una factura. Una solución de automatización de extremo a extremo puede extraer información adicional de la factura, ejecutar el flujo de trabajo completo y procesar el pago.
Todo sistema de automatización de cuentas por pagar tiene tres componentes:
Organización de facturas y recibos
Un sistema de automatización de AP organiza las facturas provenientes de múltiples fuentes, incluidas las facturas de tu bandeja de entrada, las recibidas a través de un portal de proveedores y las facturas enviadas en papel. El sistema convierte las facturas en papel en facturas electrónicas.
Los directores financieros que buscan ayudar al departamento de cuentas por pagar a ahorrar tiempo automatizando tareas manuales pueden confiar en el software de automatización de AP, ya que el departamento ya no tendrá que clasificar y organizar las facturas.
Aprobación, pago y conciliación de facturas
Después de que el software de automatización de AP extrae la información de las facturas y la introduce en el sistema, los miembros relevantes del equipo de AP deben aprobar la factura.
El sistema dirige automáticamente la factura al miembro adecuado del equipo. Este miembro debe verificar la exactitud de la factura y su cumplimiento con los términos contractuales. En algunos sistemas, puedes automatizar el proceso de conciliación contractual para que se realice de forma automática.
El sistema envía las facturas aprobadas a tu software contable o sistema ERP para el pago.
Una vez realizado el pago, el sistema de AP concilia las facturas con los importes y beneficiarios mencionados en el estado bancario.
Registro y auditoría
Todas las facturas y pagos se agregan a una base de datos, para que puedas consultarlos cuando lo necesites en el futuro. Además, ejecutar todo el flujo de trabajo de Cuentas por Pagar (AP) utilizando un solo sistema ayuda a crear una pista de auditoría. Puedes rastrear una factura o pago específico cuando lo requieras durante una auditoría sin mayores complicaciones.
Software de Automatización de AP vs. Automatización DIY
Puedes usar una solución de automatización de AP o tomar un enfoque DIY (hazlo tú mismo). Si no tienes conocimientos técnicos, es más fácil utilizar software. El enfoque DIY requiere ciertos conocimientos técnicos, incluso cuando usas una herramienta sin código.
La opción más sencilla: Software de Automatización de AP
Las soluciones de software de automatización de AP tienen un coste. Pero si eliges la solución adecuada, su coste se compensa de sobra gracias al ahorro de tiempo y a procesos más rápidos y eficientes.
Así es cómo el software de automatización de cuentas por pagar ejecuta el proceso de cuentas por pagar:
- Digitalizar los datos de las facturas: El software de automatización de AP usa OCR para leer y convertir las facturas en datos digitales. Como alternativa, puedes habilitar a los proveedores para que envíen la factura electrónica directamente.
- Conciliación de facturas: El sistema compara los datos de la factura con las órdenes de compra y los recibos de entrega correspondientes. El emparejamiento automático asegura que todas las facturas sean precisas y estén acordes a los términos del contrato.
- Envío de la factura para aprobación: El sistema envía la factura al miembro del equipo o departamento relevante según las reglas preconfiguradas. También puedes configurar alertas o recordatorios para asegurar una aprobación oportuna.
- Pago: Una vez que una factura está marcada como aprobada, el sistema de automatización de AP ejecuta el pago o programa el pago según los términos de tu contrato. Esto garantiza que aproveches el plazo de crédito disponible y optimices el flujo de caja. Alternativamente, el sistema puede ejecutar pagos en tiempo real cuando haya un descuento por pronto pago disponible. El sistema también transmite la información relevante a tu sistema contable, el cual actualiza tu balance general.
- Conciliación: Una vez que los pagos se han realizado, el sistema compara los pagos con las cifras del estado de cuenta bancario para asegurar que el monto y los beneficiarios sean correctos.
- Informes: Una de las mejores partes de usar un sistema de automatización de AP es la generación de informes efectivos. El sistema usa los datos recabados al ejecutar los procesos de AP para generar informes detallados. Estos informes incluyen información sobre en qué está gastando el dinero tu empresa y ayudan a identificar oportunidades para minimizar costos.
El software de automatización de extremo a extremo elimina la necesidad de facturas en papel. Se encarga de los procesos manuales para que tu departamento de cuentas por pagar pueda centrarse en tareas más estratégicas.
La opción más económica: Automatización DIY de AP
Automatizar los procesos de AP por tu cuenta te ahorrará dinero, pero puede requerir bastante tiempo.
La forma más sencilla de automatizar tu flujo de trabajo de AP es usar una herramienta de automatización sin código como Zapier. Por ejemplo, puedes configurar Zapier para extraer información de tus facturas. Recuerda que hay varios retos al usar una herramienta de automatización sin código. Primero, debe integrarse con otras soluciones de software que utilices para facturación, entrada de datos y pagos.
Si la herramienta de automatización no se integra con alguna de las soluciones, no puedes crear un flujo de trabajo completamente automatizado. El proceso exacto para configurar la automatización de AP por tu cuenta depende de las herramientas que uses. Si no tienes claro por dónde empezar, Zapier puede ser una buena opción.
Sin embargo, es mejor invertir en una solución completa de automatización de AP si deseas empezar directamente a automatizar flujos de trabajo y poder recibir soporte cuando algo no funcione.
Beneficios de la Automatización de AP
Además de agilizar el flujo de trabajo del departamento de cuentas por pagar, la automatización de AP ofrece beneficios en varias áreas del negocio. Aquí tienes los beneficios más destacados de la automatización de AP:
Ahorro de Costos
La automatización de AP ahorra dinero en varios aspectos. Por ejemplo, los sistemas de automatización se integran con aplicaciones empresariales, eliminando la necesidad de transferir información manualmente.
Uno de los principales beneficios del software de cuentas por pagar es que ayuda a prevenir errores, ahorrando tiempo corrigiéndolos en el futuro.
Como la automatización de AP te permite procesar facturas y realizar pagos más rápidamente, te ayuda a aprovechar los descuentos por pronto pago.
Obtener descuentos por pronto pago puede ser todo un reto sin automatización—según IOFM, la mayoría de las empresas aprovechan menos del 21% de las ofertas de descuentos por pronto pago, y el 12% de las empresas no recogen ningún descuento por pronto pago.
Eficiencia y Precisión Mejoradas
Procesos eficientes ayudan a reducir el coste de los procesos de cuentas por pagar, acelerar los ciclos de aprobación, permitir que los recursos se asignen a tareas de mayor valor, como analizar patrones de gasto, y mejorar la productividad de los empleados.
El software de automatización de cuentas por pagar también mejora la precisión porque no está sujeto al riesgo de error humano como lo está su personal. Cuando automatiza los procesos de cuentas por pagar, minimiza la probabilidad de errores humanos, lo cual es beneficioso de cara a la temporada de impuestos.
La precisión es fundamental porque le ayuda a mantenerse en cumplimiento, generar confianza con proveedores y partes interesadas, y crear informes precisos que le permiten tomar decisiones financieras acertadas.
Colaboración en Equipo
Los equipos involucrados en la captura y aprobación de facturas tienen acceso en tiempo real a todas las facturas y archivos, lo que ayuda a optimizar los flujos de trabajo. Esto permite a los equipos colaborar en las facturas sin la molestia de buscar el documento, confirmar detalles por correo electrónico o teléfono y lidiar con inexactitudes.
Todos los equipos—cuentas por pagar, finanzas y contabilidad—pueden ver los mismos datos sin importar dónde estén. Esto les permite resolver discrepancias más rápidamente.
Por ejemplo, cuando un proveedor llama por una discrepancia en el pago, cuentas por pagar puede hablar con contabilidad y consultar la transacción en el sistema sin tener que buscar manualmente la transacción en el extracto bancario. Pueden resolver en conjunto la consulta del proveedor de manera más eficiente, gracias al acceso centralizado a los datos de cuentas por pagar.
Mejor Satisfacción de Proveedores
Los sistemas de automatización de cuentas por pagar también ofrecen beneficios fuera de su empresa. Pagar a los proveedores de manera consistente y puntual construye una buena relación, haciéndole un socio comercial preferido. Esta relación puede ser un activo cuando necesita una entrega urgente o un favor en situaciones complicadas.
Toma de Decisiones Basada en Datos
Los datos son el combustible de crecimiento para su empresa porque le ayudan a tomar decisiones informadas.
De hecho, el 40% de las organizaciones que toman decisiones basadas en datos están a la cabeza en comparación con aquellas que toman decisiones guiadas por la intuición.
Las soluciones de automatización de cuentas por pagar consolidan la información de todas las transacciones en tiempo real. Utilizan esta información para crear gráficos interactivos e informes detallados.
Estos gráficos e informes ofrecen a los equipos financieros la transparencia, perspectivas y capacidad de rastrear los indicadores financieros necesarios para decisiones estratégicas.
Prevención del Fraude
La prevención del fraude es un gran desafío.
He aquí la razón: Según la Encuesta Global de Delitos Económicos y Fraude 2022 de PwC, más de la mitad de las grandes empresas experimentan algún tipo de fraude relacionado con facturas cada año.
Para poner en perspectiva cuánto podría costarle esto a una empresa: Según el Financial Professional Census Report 2022, que encuestó a 2,750 profesionales senior de finanzas, el coste medio anual estimado del fraude con facturas es de $280,000 por empresa del mercado medio.
Las soluciones de automatización impulsadas por IA pueden identificar inconsistencias en las transacciones, reduciendo el potencial de que estos fraudes tengan éxito. El sistema monitorea todas las transacciones, y cuando detecta una anomalía, notifica al miembro del equipo correspondiente.
Los mejores sistemas tienen funciones de seguridad y responsabilidad integradas que facilitan detectar fraudes e identificar a la persona responsable. Prevenir el fraude es fundamental para el cumplimiento y la protección de sus activos.
Implementación de Software de Automatización de Cuentas por Pagar
En general, el software de automatización de cuentas por pagar es la clave para reducir el coste de automatizar estos procesos. Aquí van algunos consejos rápidos de implementación para comenzar:
- Determina tus requisitos: ¿Cuáles son los objetivos de tu empresa y cómo te ayudará la automatización de cuentas por pagar? Averigua la respuesta a esta pregunta antes de empezar a buscar opciones.
- Forma tu equipo: Como en cualquier lanzamiento de software, deberás reunir un equipo principal, desde las partes interesadas hasta IT, compras, contabilidad y más. Descubre quién formará parte de tu equipo de implementación durante este proceso.
- Investiga: Cuando estés listo para empezar a construir o buscar, es importante investigar proveedores potenciales que se ajusten a tus criterios. No dudes en pedir demostraciones si las ofrecen y regístrate en pruebas gratuitas para experimentar realmente la solución.
Una vez que tengas todo listo, si aún no sabes por dónde empezar, he recopilado algunos de mis principales proveedores de software de cuentas por pagar para ayudarte a comenzar.
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Pon las cuentas por pagar en piloto automático
Los equipos de cuentas por pagar ya tienen bastante trabajo. En lugar de hacerles perder tiempo ingresando datos manualmente y convirtiendo facturas físicas de proveedores en facturas electrónicas, dales la oportunidad de enfocarse en tareas estratégicas como analizar flujos de efectivo y patrones de gasto.
Utiliza software de automatización de cuentas por pagar para automatizar la aprobación de facturas, el procesamiento de pagos y otras tareas manuales en tu flujo de trabajo. Si lo haces, podrás reducir tus costos generales de cuentas por pagar, potenciar a tu equipo para que logre más y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos reales.
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