Colaboración en ERP: Herramientas, Beneficios y Ejemplos
Armonía en Tiempo Real en el Trabajo: La colaboración ERP permite que los empleados accedan instantáneamente a la información necesaria, optimizando su rendimiento laboral en cualquier nivel de la organización.
Se Acabó el Juego de las Culpas: Con ERP, tus departamentos ya no tienen que esperar por datos de sus colegas; pueden ver todo lo que necesitan en tiempo real.
Los Malos Comunicadores Están Protegidos: ¿Tienes miembros del equipo técnico muy talentosos pero que no se comunican bien? Ya no importa. Pueden hacer lo que mejor saben hacer y confiar en el sistema para comunicar los cambios.
Tu Pase a las Vacaciones: Los sistemas ERP te ofrecen tranquilidad, ya que aseguran que las operaciones de tu empresa se mantengan fluidas incluso cuando tomas un descanso.
Imagina una organización donde cada empleado, desde la planta de producción hasta la dirección, tenga acceso instantáneo a la información que necesita para hacer su trabajo. Eso es lo que la colaboración con ERP puede lograr.
- Tu equipo de ventas puede ver los datos de producción, para confirmar las fechas de entrega de los pedidos a los clientes.
- Finanzas puede monitorear los niveles de inventario en tiempo real para optimizar el flujo de efectivo.
- Puedes tomarte un descanso de vez en cuando, sabiendo que tu negocio funciona correctamente.
Aquí te explico cómo seleccionar e implementar una plataforma ERP que fomente la colaboración en toda tu organización.
Una introducción a la colaboración con ERP
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) facilitan la colaboración al proporcionar una plataforma centralizada que integra datos y procesos de diferentes departamentos y funciones dentro de una organización. Esto permite el intercambio de información en tiempo real, agiliza los flujos de trabajo y, como cabría esperar, mejora la comunicación y la coordinación entre equipos.
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Por ejemplo, la Universidad de Toronto implementó el sistema ERP de SAP para integrar sus datos de finanzas, investigación, alumnos y recursos humanos. Esto les permitió:
- Automatizar flujos de trabajo como de compra a pago y de contratación a jubilación, agilizando los procesos entre departamentos
- Proporcionar acceso de autoservicio a datos en tiempo real para 18,000 empleados y profesores, lo que facilita la toma de decisiones más rápida
- Ofrecer analíticas avanzadas y tableros para mejorar los informes y la obtención de insights
Al hacer de la automatización y la colaboración sus principales prioridades, la Universidad de Toronto utilizó el paquete de software S/4HANA de SAP para lograr un cierre de mes 50% más rápido y un procesamiento de lotes 25% más ágil.
Beneficios clave de la colaboración con ERP
Gracias al software ERP, las empresas pueden hacer que la información sea más accesible en toda la organización. Con departamentos como finanzas, ventas, operaciones y recursos humanos trabajando juntos en la misma fuente centralizada de datos, tomar decisiones informadas se vuelve mucho más sencillo.
A continuación, verás algunas formas comunes en que la colaboración con ERP beneficia a las empresas, con ejemplos reales de cada caso:
1. Compartir información en tiempo real
Al integrar todos los datos en una sola base de datos, el ERP proporciona una "única fuente de la verdad" a la que todos los departamentos pueden acceder al instante. Esto elimina los silos de información, redundancias y errores derivados del uso de sistemas antiguos y aislados.
48% de ROI anual y más
Al adoptar Oracle Analytics Cloud y Oracle Fusion ERP Analytics, una empresa de ciencia de datos logró un 48% de ROI anual con un periodo de recuperación de 2,7 años. Al disponer de datos en tiempo real que permitieron a los usuarios combinar fácilmente ERP, HCM y otros softwares para realizar análisis transversales, su tiempo de preparación de datos se redujo en varios cientos de horas.
2. Romper barreras geográficas
Al reunir tus datos y procesos en una sola plataforma, los ERP permiten a los empleados acceder a información en tiempo real sin importar su ubicación física. Esto resulta especialmente valioso para organizaciones globales con oficinas, almacenes e instalaciones de producción distribuidas en varios países o continentes.
Acortando las distancias
Coca-Cola HBC, uno de los socios de envasado más grandes del mundo de Coca-Cola, implementó SAP ERP en sus operaciones de 28 países.
Atendemos a clientes que exigen y adoptan servicios digitales y rapidez. Los Servicios y Soporte de SAP nos permitieron migrar con éxito a SAP S/4HANA para poder cumplir con estos requisitos.
3. Mayor transparencia y responsabilidad
Implementar un sistema ERP puede mejorar significativamente la transparencia y la responsabilidad dentro de una organización. El estudio de caso de Quantum Group es un gran ejemplo de ello.
Mejor seguimiento
Un proveedor líder de servicios de impresión y marketing, Quantum, implementó un sistema ERP llamado Interprise Suite para abordar ineficiencias y mejorar la transparencia.
Con una plataforma unificada que facilitó el intercambio de datos en tiempo real entre departamentos, lograron rastrear pedidos, mejorar la gestión de inventarios, y renovar sus procesos financieros. Esto resultó en una reducción del 35% en los costos operativos durante el primer año.
4. Optimización del acceso a los datos financieros
Los sistemas ERP consolidan los datos financieros, permitiendo que los equipos de finanzas accedan a la información actualizada de manera rápida y eficiente. Elimina la necesidad de sistemas financieros separados y la introducción manual de datos, lo que resulta en una tramitación de transacciones más rápida y con menos errores.
Implementación en tres días = 50% más ventas
Fulton & Roark es un minorista de Carolina del Norte especializado en productos de cuidado masculino que recientemente colaboró con Netsuite ERP para consolidar sus datos financieros. Tras un proceso de implementación de tres semanas, la empresa logró aumentar su volumen anual de ventas en más del 50%.
Con el ERP implementado, el equipo de finanzas también pudo reducir sus errores contables y gestionar la contabilidad completamente de manera interna.
5. Mejora de la comunicación del equipo
Con una plataforma centralizada para el intercambio de información y actualizaciones en tiempo real, y gracias a las herramientas de comunicación integradas, los sistemas ERP pueden mejorar notablemente la colaboración en equipos remotos con flujos de trabajo distribuidos.
Minimizando la pila tecnológica
Tome como ejemplo al fabricante de suministros de limpieza industrial ABC Compounding. ABC comenzó a usar Sage ERP X3 para facilitar el intercambio de datos y la comunicación interna en su equipo de 150 empleados.
Hemos podido abandonar varias aplicaciones de terceros que necesitábamos. Llevamos poco tiempo usándolo, pero nuestro equipo ya es positivo respecto a la contribución de Sage ERP X3.
6. Mejora en la asignación de recursos
Con datos en tiempo real sobre la disponibilidad, carga de trabajo y demanda, las organizaciones pueden asignar sus recursos de manera más eficiente. Muchas herramientas ERP en la nube también pueden prever la disponibilidad futura de recursos basándose en datos históricos, asegurando una utilización óptima.
Centralizando los datos
Moul'appétit SRL, una empresa de distribución de mariscos con sede en Bélgica, enfrentó desafíos para gestionar inventarios, rastrear pedidos y coordinar entregas. Con Odoo ERP, Moul'appétit pudo integrar la gestión de inventarios, ventas y operaciones de entrega en una sola plataforma. Esta integración proporcionó visibilidad en tiempo real sobre los niveles de inventario, el estado de los pedidos y los horarios de entrega.
Como resultado, la empresa pudo prever la demanda con mayor precisión, optimizar los niveles de inventario y garantizar entregas a tiempo.
Mejores herramientas ERP para el trabajo colaborativo
Mi equipo y yo hemos revisado los principales sistemas ERP del mercado y hemos determinado que estos son los mejores disponibles:
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Ejemplos de cómo el ERP mejora la colaboración
¿Cómo se ve la colaboración en un ERP en la práctica? He recopilado una serie de casos de uso de ERP avanzados para mostrarte estas funciones en acción. Desde paneles compartidos para indicadores clave hasta la gestión documental colaborativa con control de versiones, aquí tienes algunas formas en que los sistemas ERP pueden fomentar la colaboración en equipos B2B:
Paneles compartidos para la alineación del equipo
Los sistemas ERP ofrecen paneles compartidos que brindan una visión integral del panorama de datos de una organización. Estos paneles aseguran que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información en tiempo real, eliminando inconsistencias y promoviendo decisiones sincronizadas.
Por ejemplo, los paneles de equipo de Freshservice permiten a los gerentes seleccionar indicadores clave (KPI) para sus equipos, asegurando que todos estén alineados respecto a los temas críticos.
Canales de comunicación centralizados
Los sistemas ERP mejoran la comunicación proporcionando canales centralizados para la mensajería y colaboración. Las herramientas integradas como mensajería, intercambio, videoconferencias y CRM facilitan la comunicación en tiempo real y rompen los silos departamentales.
TallyPrime incluye una función que te permite compartir documentos específicos utilizando WhatsApp. De forma similar, Katana es un ERP en la nube con integración de Facebook Messenger a través de Zapier.
Gestión documental para flujos de trabajo eficientes
Los sistemas ERP agilizan la gestión documental centralizando el almacenamiento, el intercambio y el control de versiones. Esto garantiza que todos los miembros del equipo accedan a la información más actualizada, reduciendo duplicidades y errores.
Por ejemplo, el sistema de gestión documental de Infor CloudSuite permite la recuperación rápida y la edición en tiempo real, potenciando la colaboración entre empleados y acelerando los plazos de los proyectos. Esto es muy útil para mantener flujos de trabajo eficientes y libres de errores.
Gestión de tareas y responsabilidad
Los sistemas ERP permiten gestionar proyectos con plazos y capacidades de seguimiento específicas, lo que asegura la responsabilidad.
El módulo ERP integrado de XB Software permite crear, asignar y rastrear tareas, ayudando a los gerentes a monitorear el progreso y garantizar que las tareas se completen a tiempo. Esto genera sentido de responsabilidad y visibilidad en los proyectos, posibilitando el trabajo cohesionado de los equipos.
Colaboración móvil
Las soluciones ERP apoyan la colaboración móvil, permitiendo que los equipos permanezcan conectados y tomen decisiones en tiempo real sin importar su ubicación. Es una función invaluable para equipos remotos y personal en campo.
Vault ERP es uno de los proveedores que ofrece aplicaciones móviles que permiten a los equipos colaborar sobre la marcha, asegurando conectividad continua y participación en los procesos de toma de decisiones. QuickBooks, Dynamics365 y Bitrix24 también disponen de aplicaciones móviles para Android e iOS.
Integración con otras herramientas colaborativas
Muchos de los proveedores de ERP actuales se integran fácilmente con otras herramientas de colaboración, como Microsoft Teams, Slack y Zoom. Estas integraciones permiten a los empleados seguir usando sus herramientas de comunicación preferidas para compartir información, mientras se benefician de las características avanzadas de un sistema ERP.
La mayoría de los sistemas ERP disponibles hoy ofrecen diversas opciones de integración de forma nativa, mediante plataformas de automatización como Zapier y Make, así como a través de APIs abiertas. Entre los ejemplos se incluyen NetSuite ERP, Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics365 y más.
Social ERP: El siguiente paso en la colaboración ERP
El Social ERP representa el siguiente paso en los sistemas ERP colaborativos, combinando la potencia de las redes sociales con la planificación tradicional de recursos.
Si bien muchos tipos de sistemas ERP ya ofrecen herramientas de colaboración integradas, poder encontrarse con clientes, empleados y socios en la plataforma de su elección hace que la comunicación sea mucho más fluida.
¿Qué es el Social ERP?
El ERP Social integra los sistemas ERP tradicionales con herramientas de redes sociales como Twitter, LinkedIn y Facebook para aumentar la productividad y mejorar la comunicación entre empleados, clientes, proveedores y socios. Al reunirte con los interesados en sus propios términos y utilizando la plataforma de su elección, puedes facilitar una resolución de problemas más efectiva.
A diferencia de los sistemas ERP tradicionales —que ofrecen herramientas de comunicación integradas para compartir documentos, chat y video— el ERP Social se integra con plataformas de redes sociales de terceros para crear la experiencia de colaboración más fluida posible para los equipos.
Por ejemplo, la integración de SAP con redes sociales a través de SAP Jam permite una colaboración sin obstáculos en los procesos empresariales, mejorando tanto la comunicación interna como la externa. Otros ejemplos de proveedores de ERP que están explorando integraciones con redes sociales incluyen Oracle SRM y Epicor Social Enterprise.
Beneficios del ERP Social
El ERP Social no supone una revolución para todos, pero para las organizaciones orientadas al futuro que trabajan frecuentemente con fuerzas laborales distribuidas, puede ser una gran ventaja competitiva. Aquí tienes algunos de sus principales beneficios:
- Colaboración mejorada: Los sistemas ERP Social facilitan la colaboración y la comunicación de los equipos al proporcionar herramientas como feeds de actividad, chatbots e hilos de conversación. SYSPRO Harmony, por ejemplo, permite el intercambio y la colaboración de información en tiempo real entre departamentos, mejorando la productividad y la capacidad de respuesta generales.
- Interacción con el cliente: Integrar las redes sociales con los sistemas ERP permite a las empresas interactuar de manera más eficaz con los clientes. Al rastrear y analizar las interacciones de los clientes en las plataformas sociales, las compañías pueden ofrecer servicios personalizados y responder rápidamente a consultas y comentarios.
- Procesos optimizados: Los sistemas ERP Social pueden mejorar los procesos empresariales al proporcionar acceso en tiempo real a datos sociales e integrarlos con funciones ERP tradicionales. Esta integración ayuda a simplificar los flujos de trabajo, reducir redundancias y mejorar la toma de decisiones.
- Mayor transparencia: Al integrar herramientas de redes sociales, los sistemas ERP Social proporcionan mayor visibilidad de los procesos empresariales y fomentan una cultura de transparencia y responsabilidad. Por ejemplo, Oracle Social Relationship Management (SRM) escucha en los contenidos pagados, propios y ganados de las redes sociales, foros, blogs y más. Al filtrar más de 700 millones de mensajes cada día, detecta las conversaciones relevantes para que las empresas puedan monitorear.
ERP Social vs ERP Tradicional
| ERP Tradicional | ERP Social | |
| Definición | Optimiza los flujos de trabajo empresariales diarios en RRHH, contabilidad, servicios, cadena de suministro y más. | También se integra con herramientas de redes sociales como Twitter, LinkedIn y Facebook para mejorar la colaboración, la comunicación y la interacción con los clientes. |
| Características principales | - Utiliza herramientas de comunicación nativas para trabajo en equipo y colaboración - No funciona con herramientas de terceros para compartir archivos, redes sociales y mensajería instantánea de forma predeterminada - Carece de herramientas de integración robustas como plugins, conectores o API | - Se integra con herramientas de redes sociales - Puede rastrear fácilmente conversaciones, proyectos y procesos en múltiples redes sociales - Incluye funciones avanzadas como acceso a API y características de integración |
| Ventajas | - Plataforma segura - Amplia personalización - Control local | - Mejor trabajo en equipo - Mejor relación con el cliente - Comunicaciones optimizadas |
| Desventajas | - Costes iniciales - Implementación compleja - Resistencia del personal | - Mayor riesgo de seguridad - Retos en integraciones - Más costoso |
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