Cuentas de Gastos: La Guía Definitiva para la Gestión Financiera
Seguimiento de gastos simplificado: Las cuentas de gastos registran los costos incurridos por una empresa, reducen el beneficio y ayudan en la presentación de informes financieros, formando parte del estado de resultados. Proporcionan visibilidad y control de las finanzas de la empresa.
Conozca los tipos de cuentas de gastos: Existen varios tipos de cuentas de gastos, como costo de bienes vendidos (COGS), gastos operativos, gastos no operativos y gastos no deducibles.
Gestión de cuentas de gastos: Para simplificar la gestión de cuentas de gastos, estandarice sus categorías de gastos, automatice el seguimiento con software y planifique con antelación las deducciones fiscales y el cumplimiento.
Las cuentas de gastos son un pilar de la contabilidad. Ayudan a registrar el dinero gastado por la empresa y a preparar informes financieros conforme a los GAAP al final del periodo contable.
Es un concepto sencillo que tiene algunos matices. En esta guía, utilizo mi experiencia como excontador para simplificar el significado y la función de las cuentas de gastos, así como abordar algunas de sus variantes y herramientas para la gestión de gastos. Vamos allá.
¿Qué son las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos son cuentas temporales que registran los costos incurridos por una empresa en el proceso de generar ingresos. Forman parte del estado de resultados (o estado de pérdidas y ganancias) y se usan para contabilizar todos los gastos que reducen el beneficio.
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Los gastos comunes incluyen alquiler, sueldos/salarios, servicios públicos, publicidad, suministros de oficina y gestión de gastos de viaje. Cuando una empresa paga algo (como un viaje), ese importe se debita en una cuenta de gastos. Esto incrementa el total de gastos, lo cual reduce el beneficio de la empresa.
Así es como suele ser el proceso:
Supongamos que gastaste $10,000 en el viaje anual de oficina este año, incluyendo gastos de entretenimiento. Todavía no has pagado al agente de viajes, y no le importa si pagas durante el siguiente periodo contable.
Los $10,000 se transfieren a una cuenta de “gasto del viaje de oficina”, y la cuenta del agente de viajes es acreditada por el mismo importe. Si tienes dudas sobre por qué funciona de esta manera, consulta nuestra guía sobre las tres reglas de oro de la contabilidad.
Al cerrar los libros contables al final del periodo, el saldo de la cuenta de gastos se cierra al estado de resultados (presentado como el estado de resultados para cumplimiento con los GAAP). En tu diario contable, se realizan los siguientes asientos para registrar la transacción de la que acabamos de hablar:
¿Por qué son importantes las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos ayudan a organizar y clasificar las transacciones de gastos y sus costes indirectos. También permiten controlar los límites de gastos específicos por categoría, ofreciéndote visibilidad, control y conocimientos sobre las operaciones de tu empresa.
Ejemplo: Supón que tienes presupuestado gastar $50,000 en celebraciones como cumpleaños, aniversarios y otros eventos personales de empleados. Muchos miembros de tu equipo tuvieron hijos este trimestre, y ya has superado el límite de $50,000 antes de que termine el segundo trimestre.
Si tienes una cuenta de gastos para celebraciones de empleados, tu equipo podrá identificar un posible exceso de gasto para el año en curso. Esto te da tiempo para prepararte y reasignar fondos desde otra categoría de gastos o cuenta contable a la de celebraciones de empleados, con el fin de asegurarte de que sigues respetando los límites generales de gasto.
Los 4 tipos diferentes de cuentas de gastos
¿Sabías que hay más de un tipo de cuenta de gastos? Cada tipo tiene sus propios matices, que son valiosos a largo plazo. Aquí tienes un desglose completo de cada tipo y lo que implican:
Costos de bienes vendidos
El costo de bienes vendidos (COGS) incluye los costos directos incurridos para producir bienes en los fabricantes. Para los minoristas, COGS incluye el costo de inventario y los gastos relacionados como el flete.
Incluso las empresas de servicios tienen un equivalente de COGS llamado costo de ventas (COS), que incluye los costos directos (mano de obra directa y gastos generales) de prestar el servicio. Los directores financieros de SaaS suelen tratar con el costo de ventas, pero los CFO de tecnología que trabajan en empresas de hardware aún deben ocuparse de COGS y el inventario.
El COS se contabiliza como gasto en el mismo año en que se incurre. En algunos casos, se capitalizan, pero incluso entonces, generalmente aparecen en el balance como gastos pagados por adelantado. Por ejemplo, si una parte del COS se paga por adelantado para servicios futuros, se registra como gasto pagado por anticipado y se amortiza con el tiempo.
Siempre que un fabricante gasta en materias primas, mano de obra y gastos generales, estos gastos se capitalizan como inventario. Permanecen en el balance como inventario hasta que se venden. Cuando el minorista compra este inventario, el costo de compra aparece en su balance como inventario hasta que se venda posteriormente.
Supongamos que vendes camisetas y el costo por unidad de una camiseta es de $10. Cada vez que vendes una unidad (una camiseta), se transfieren $10 del inventario a la cuenta de COGS (Costo de Ventas). El costo del inventario no vendido — digamos 1,000 unidades por un valor de $10,000 — sigue figurando en el balance general.
El saldo en la cuenta de COGS se cierra en la cuenta de pérdidas y ganancias al final del año para calcular la utilidad bruta.
Gastos Operativos
Los gastos operativos rara vez se capitalizan. La mayoría de las cuentas de gastos operativos, como gastos de publicidad, viajes de negocios y servicios públicos, se cierran en el estado de resultados al final del año.
Sin embargo, hay algunas excepciones. Ejemplos incluyen:
| Tipo | En qué consiste |
| Gastos de Mejoras | Cuando inviertes en reparaciones o reacondicionamientos que mejoran la funcionalidad o eficiencia de un activo, o extienden su vida útil, puedes capitalizarlos sumando los gastos al valor contable del activo. |
| Costos de I&D | Los costos iniciales de I&D generalmente se contabilizan como gastos, pero ciertos costos posteriores a la viabilidad, como codificación y pruebas de software para uso interno, pueden capitalizarse y amortizarse si se cumplen las condiciones de ASC 350-40 y IRS §174. |
| Gastos Prepagados | Gastos pagados por servicios que se recibirán en un periodo contable futuro se capitalizan. No olvides considerar el gasto de amortización al presupuestar para futuros periodos. |
| Intereses sobre Préstamos de Construcción | Los intereses pagados durante la construcción de un activo a largo plazo, como un edificio, pueden capitalizarse usando una cuenta de activo hasta que esté listo para su uso y luego se contabilizan como gasto a través de la depreciación en periodos futuros. |
Gastos No Operativos
Los gastos no operativos son aquellos que no están directamente relacionados con las operaciones principales del negocio. Se tratan como cualquier otro gasto. Estos son algunos ejemplos:
- Intereses: Los intereses son gastos financieros. Los intereses por préstamos, bonos o líneas de crédito se clasifican como gastos no operativos.
- Acuerdos Judiciales y Honorarios Legales: Las multas, sanciones y acuerdos de demandas que no surgen de las actividades normales del negocio se consideran no operativos.
- Depreciación (a veces No Operativa): El gasto de depreciación de activos que no se utilizan en la actividad principal del negocio (como propiedades en alquiler) puede clasificarse como gasto no operativo.
Gastos No Deducibles
Los gastos no deducibles se registran como cualquier otro gasto, pero no se ajustan para fines fiscales. Aunque un gasto no deducible reduce tu utilidad neta, no disminuye tu obligación tributaria porque el IRS no lo permite.
Ejemplos de gastos no deducibles incluyen multas y sanciones (como sanciones del IRS y multas de OSHA), contribuciones políticas y gastos de lobby, y ciertas primas de seguros de vida (si la empresa es la beneficiaria).
-
BlackLine
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.5 -
Joiin
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.7 -
Xledger
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.5
Beneficios de las Cuentas de Gastos
Las cuentas de gastos son una parte innegociable de la contabilidad financiera porque no puedes preparar informes financieros sin ellas. Sin embargo, también aportan varios otros beneficios, tales como:
- Seguimiento Financiero Preciso: Separar los gastos en cuentas dedicadas evita el caos financiero. Garantiza registros claros para reportes, presupuestos y análisis.
- Optimización y Cumplimiento Fiscal: Categorizar correctamente los gastos ayuda a maximizar deducciones y mantener contento al IRS—nadie quiere una auditoría.
- Auditorías y Revisiones Financieras Más Sencillas: Ya sea interna o externamente, unas cuentas de gastos bien organizadas agilizan las auditorías y reducen dolores de cabeza al conciliar los estados financieros.
- Control de Costos y Presupuestación: Llevar el seguimiento de diferentes categorías de gastos facilita la elaboración de presupuestos e identificar áreas de sobrecostos antes de que se conviertan en un problema.
Desventajas de las cuentas de gastos
No hay una buena razón, ni siquiera una opción, para ignorar las cuentas de gastos. Sin embargo, aún presentan algunas desventajas, entre ellas:
- Complejidad y carga administrativa: Gestionar múltiples categorías de gastos puede volverse abrumador, especialmente para empresas con grandes volúmenes de transacciones. Demasiada granularidad suele traducirse en una pesadilla administrativa.
- Riesgo de mala clasificación: Los empleados o contadores pueden clasificar mal los gastos, lo que conduce a estados financieros inexactos y a posibles problemas de cumplimiento fiscal.
- Inconsistencia en la categorización entre departamentos: Si diferentes equipos utilizan distintos métodos de seguimiento de gastos, puede haber inconsistencias en los informes y dolores de cabeza en la conciliación.
Cómo gestionar las cuentas de gastos
Gestionar las cuentas de gastos es más que llevar la contabilidad. Se trata de control financiero, optimización fiscal y toma de decisiones estratégicas. Aquí tienes algunas formas de gestionar eficazmente las cuentas de gastos:
1. Estandariza las categorías de gastos
Clasifica los gastos y define qué cubre cada categoría. Sin embargo, evita la excesiva granularidad. Demasiadas categorías hacen que los informes sean innecesariamente complejos.
2. Automatiza el seguimiento de gastos
Utiliza software de contabilidad en la nube como QuickBooks, Xero o NetSuite para clasificar y rastrear los gastos de forma automática. También considera invertir en herramientas de automatización de gastos como Expensify, Brex o Ramp para que los empleados puedan enviar recibos digitalmente.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Establece políticas claras y reportes de gastos
Define los gastos permitidos, aclara qué pueden y no pueden justificar los empleados, y utiliza una plantilla estándar de informe de gastos. Exige recibos para gastos superiores a cierta cantidad y establece flujos de aprobación de gastos. Por ejemplo, puedes requerir la aprobación del gerente para reembolsos de informes de gastos de más de $500.
También es importante establecer cuándo es necesario presentar los gastos y cuándo es demasiado pronto. Si presentas antes de lo necesario, corres el riesgo de distorsionar tu ingreso neto y la salud financiera.
4. Conciliar cuentas regularmente
Realizar conciliaciones mensuales para asegurar que los gastos registrados coincidan con los extractos bancarios y las transacciones de tarjetas de crédito es una excelente estrategia para evitar problemas de última hora por transacciones faltantes o dudosas.
5. Monitorea el gasto y establece presupuestos
Analiza las tendencias de gastos para ver dónde se gasta una gran parte del dinero. Si los costos van aumentando silenciosamente, las revisiones regulares ayudan a detectarlo a tiempo. También puedes controlar los costos estableciendo límites de gasto para cada departamento y con herramientas de revisión de desempeño como el análisis de variación de presupuesto.
6. Planifica para deducciones fiscales y cumplimiento
Para maximizar los beneficios fiscales, lleva registros detallados de los gastos deducibles, como cuotas de suscripción de software empresarial y gastos de viajes de negocios. Trabaja con un contador para mantener el cumplimiento con las regulaciones del IRS.
7. Revisa y optimiza las cuentas periódicamente
Consolida categorías de gastos redundantes para simplificar la elaboración de informes financieros. Identifica suscripciones o servicios poco utilizados que puedan cancelarse y revisa tendencias históricas de gasto para tomar decisiones presupuestarias basadas en datos.
Herramientas para la gestión de cuentas de gastos
La gestión de gastos puede volverse demasiado compleja para manejarla manualmente a medida que el negocio crece. Allí es donde el software de gestión de gastos resulta útil. Los beneficios de las herramientas de gestión de gastos incluyen que puedes automatizar la mayoría de los procesos, agilizar los reportes y tomar decisiones basadas en datos.
Si estás buscando una solución para la gestión de gastos, aquí tienes algunas de nuestras mejores opciones:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
El software y la simplicidad son fundamentales para la misión
Las cuentas de gastos pueden convertirse en una compleja red de transacciones. ¿La mejor manera de gestionarlas? Una categorización sencilla y un software de gestión de gastos que faciliten todo el proceso, eliminando el caos, los errores y el esfuerzo manual en la gestión de gastos.
¿Listo para potenciar tus habilidades como profesional de finanzas? Suscríbete a nuestro boletín gratuito para recibir consejos de expertos, guías y perspectivas de líderes financieros que están moldeando la industria tecnológica.
