Cuentas de Gastos: La Guía Definitiva para la Gestión Financiera
Las cuentas de gastos son un pilar de la contabilidad. Ayudan a registrar el dinero gastado en el negocio y a preparar informes financieros conformes con las NIIF al final del periodo contable.
Es un concepto sencillo, pero con ciertos matices. En esta guía, utilizo mi experiencia como ex-contador para simplificar el significado y la función de las cuentas de gastos, así como abordar algunas de sus variaciones y herramientas para la gestión de gastos. Vamos allá.
¿Qué son las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos son cuentas temporales que registran los costos incurridos por una empresa en el proceso de generar ingresos. Son parte del estado de resultados (o cuenta de pérdidas y ganancias) y se utilizan para anotar todos los gastos que reducen las utilidades.
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Los gastos más comunes incluyen alquiler, sueldos/salarios, servicios públicos, publicidad, suministros de oficina y gestión de gastos de viaje. Cuando una empresa paga por algo (como un viaje), ese importe se carga a una cuenta de gastos. Esto incrementa el total de gastos, lo que disminuye la utilidad de la compañía.
Así es como suele funcionar el proceso:
Supón que gastaste $10,000 en el viaje anual de la oficina este año, incluyendo gastos de entretenimiento. Aún no has pagado al agente de viajes y no le importa si pagas durante el siguiente periodo contable.
Los $10,000 se transfieren a una cuenta de “gastos del viaje de la oficina”, y la cuenta del agente de viajes se abona por la misma cantidad. Si tienes dudas sobre por qué funciona así, consulta nuestra guía sobre las tres reglas de oro de la contabilidad.
Cuando cierras tus libros de contabilidad al final del periodo contable, el saldo en la cuenta de gastos se cierra contra la cuenta de pérdidas y ganancias (presentada como el estado de resultados para cumplimiento NIIF). En tu diario, se realizan los siguientes asientos para registrar la transacción que acabamos de analizar:
¿Por qué son importantes las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos ayudan a organizar y categorizar las transacciones de gastos y sus costos indirectos. También permiten monitorear los límites de gasto específicos por categoría, dándote visibilidad, control y perspectiva sobre la operación de tu negocio.
Ejemplo: Supón que presupuestaste gastar $50,000 en celebraciones como cumpleaños, aniversarios y otros eventos personales de los empleados. Muchos de los miembros del equipo tuvieron hijos este trimestre, y ya superaste el límite de $50,000 antes de acabar el segundo trimestre.
Si tienes una cuenta de gastos para celebraciones de empleados, tu equipo podrá alertar sobre un posible exceso de gasto para el año actual. Esto te da tiempo de prepararte y reasignar fondos desde otra categoría de gastos o plan de cuentas a la de celebraciones de empleados, asegurando que sigas cumpliendo con tus límites generales de gastos.
Los 4 tipos diferentes de cuentas de gastos
¿Sabías que hay más de un tipo de cuenta de gastos? Las distintas cuentas de gastos tienen sus propios matices, que es útil conocer a largo plazo. Aquí tienes un desglose completo de cada tipo y lo que abarcan:
Costos de bienes vendidos
El costo de bienes vendidos (COGS) incluye los costos directos incurridos para producir los productos en los fabricantes. Para minoristas, COGS incluye el costo del inventario y gastos relacionados como el transporte.
Incluso las empresas de servicios tienen su equivalente al COGS llamado costo de ventas (COS), que incluye los costos directos (mano de obra directa y gastos generales) para prestar el servicio. Los CFO de SaaS normalmente gestionan costo de ventas, pero los CFO de tecnología que trabajan con empresas de hardware aún tienen que considerar COGS e inventario.
COS se registra como gasto en el mismo año en que se incurre. En algunas ocasiones se capitalizan, pero incluso entonces, por lo general aparecen en el balance como gastos pagados por adelantado. Por ejemplo, si una parte del COS se paga por anticipado para servicios futuros, se registra como gasto anticipado y se amortiza con el tiempo.
Siempre que un fabricante gasta en materia prima, mano de obra y gastos generales, estos gastos se capitalizan como inventario. Estos gastos permanecen en el balance como inventario hasta que se venden. Cuando el minorista compra ese inventario, su costo de compra aparece también en su balance como inventario hasta que se vende posteriormente.
Supongamos que vendes camisetas, y el costo por unidad de una camiseta es de $10. Cada vez que vendes una unidad (una camiseta), se transfieren $10 del inventario a la cuenta de Costo de Ventas (COGS A/C). El costo del inventario no vendido — supongamos 1,000 unidades por un valor de $10,000 — sigue apareciendo en el balance general.
El saldo de la cuenta de Costo de Ventas se cierra contra la cuenta de pérdidas y ganancias al final del año para calcular la ganancia bruta.
Gastos Operativos
Los gastos operativos rara vez se capitalizan. La mayoría de las cuentas de gastos operativos, como los gastos de publicidad, viajes de negocios y gastos de servicios públicos, se cierran en el estado de resultados al cierre del año.
Sin embargo, existen algunas excepciones. Ejemplos incluyen:
| Tipo | Qué es |
| Gastos de Mejoras | Cuando gastas en reparaciones o remodelaciones que mejoran la funcionalidad o eficiencia de un activo o extienden su vida útil, puedes capitalizar sumando los gastos al valor en libros del activo. |
| Costos de I+D | Los costos iniciales de I+D generalmente se contabilizan como gasto, pero ciertos costos posteriores a la viabilidad, como codificación y pruebas para software de uso interno, pueden ser capitalizados y amortizados si se cumplen las condiciones de ASC 350-40 y IRS §174. |
| Gastos Pagados por Adelantado | Los gastos pagados por servicios que se utilizarán en un periodo contable futuro se capitalizan. No olvides considerar el gasto de amortización al presupuestar para periodos futuros. |
| Intereses de Préstamos para Construcción | Los gastos de intereses pagados durante la construcción de un activo a largo plazo, como un edificio, pueden capitalizarse usando una cuenta de activo hasta que esté listo para su uso y luego contabilizarse como gasto a través de la cuenta de depreciación en periodos futuros. |
Gastos No Operativos
Los gastos no operativos son aquellos que no están directamente relacionados con las operaciones principales del negocio. Se tratan como cualquier otro gasto. Aquí algunos ejemplos:
- Intereses: Los intereses son un gasto financiero. Los intereses de préstamos, bonos o líneas de crédito se categorizan como un gasto no operativo.
- Acuerdos legales y honorarios jurídicos: Las multas, sanciones y acuerdos de demandas judiciales que no surgen de la actividad normal del negocio se clasifican como no operativos.
- Depreciación (a veces no operativa): El gasto de depreciación en activos que no se usan en el negocio principal (como propiedades en alquiler) puede clasificarse como no operativo.
Gastos No Deducibles
Los gastos no deducibles se registran igual que cualquier otro gasto, pero no se ajustan para propósitos fiscales. Aunque un gasto no deducible sigue reduciendo tu utilidad neta, no reduce tu carga fiscal porque el IRS no lo permite.
Ejemplos de gastos no deducibles incluyen multas y sanciones (como sanciones del IRS y multas de OSHA), contribuciones políticas y gastos de cabildeo, ciertas primas de seguro de vida (si la empresa es el beneficiario)
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Beneficios de las Cuentas de Gastos
Las cuentas de gastos son una parte imprescindible de la contabilidad financiera porque no puedes preparar informes financieros sin ellas. Sin embargo, también ofrecen otros beneficios, tales como:
- Seguimiento financiero preciso: Separar los gastos en cuentas dedicadas previene el caos financiero. Garantiza registros limpios para la elaboración de informes, presupuestos y análisis.
- Optimización fiscal y cumplimiento: Categorizar los gastos correctamente ayuda a maximizar las deducciones y mantener a la IRS conforme—nadie quiere una auditoría.
- Auditorías y revisiones financieras más fáciles: Ya sean internas o externas, las cuentas de gastos bien organizadas agilizan las auditorías y reducen las complicaciones al conciliar los estados financieros.
- Control de costos y presupuestación: El seguimiento de las diferentes categorías de gastos facilita la elaboración de presupuestos y la identificación de áreas con exceso de gasto antes de que se conviertan en un problema.
Desventajas de las cuentas de gastos
No existe una buena razón, ni siquiera la opción, de ignorar las cuentas de gastos. Sin embargo, aún presentan algunas desventajas, entre ellas:
- Complejidad y carga administrativa: Gestionar múltiples categorías de gastos puede volverse abrumador, especialmente para empresas con grandes volúmenes de transacciones. Demasiada granularidad a menudo se traduce en una auténtica pesadilla administrativa.
- Riesgo de clasificación incorrecta: Los empleados o contadores pueden clasificar erróneamente los gastos, lo que deriva en estados financieros inexactos y posibles problemas de cumplimiento fiscal.
- Categorización inconsistente entre departamentos: Si diferentes equipos utilizan distintos métodos de seguimiento de gastos, puede ocasionar inconsistencias en los informes y dolores de cabeza al momento de conciliar la información.
Cómo gestionar cuentas de gastos
Gestionar las cuentas de gastos implica mucho más que mantener la contabilidad. Se trata de ejercer el control financiero, optimizar los impuestos y tomar decisiones estratégicas. Aquí tienes algunas formas de gestionar eficazmente las cuentas de gastos:
1. Estandariza las categorías de gastos
Clasifica los gastos y define qué cubre cada categoría. Sin embargo, evita una granularidad excesiva. Demasiadas categorías complican innecesariamente los informes.
2. Automatiza el seguimiento de los gastos
Utiliza software de contabilidad en la nube, como QuickBooks, Xero o NetSuite, para categorizar y rastrear gastos automáticamente. También, considera invertir en herramientas de automatización de gastos como Expensify, Brex o Ramp, que permiten a los empleados enviar los recibos de forma digital.
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3. Establece políticas claras e informes de gastos
Define los gastos permitidos, aclara qué pueden y qué no pueden reportar los empleados y utiliza una plantilla estándar de informe de gastos. Exige recibos para gastos superiores a una cierta cantidad y establece flujos de aprobación. Por ejemplo, puedes requerir aprobación del gerente para reembolsos de informes de gastos que superen los $500.
También es importante definir cuándo debes reportar los gastos y cuándo es demasiado pronto. Si los reportas antes de tiempo, corres el riesgo de distorsionar tu ingreso neto y salud financiera.
4. Reconcilia las cuentas con regularidad
Las conciliaciones mensuales para comprobar que los gastos registrados coinciden con los extractos bancarios y los movimientos de las tarjetas de crédito son una excelente estrategia para evitar problemas de última hora por transacciones faltantes o sospechosas.
5. Supervisa los gastos y establece presupuestos
Analiza las tendencias de los gastos para identificar en qué se está gastando la mayor parte del dinero. Si los costos aumentan silenciosamente, las revisiones periódicas ayudan a detectarlo a tiempo. También puedes controlar los costos fijando límites de gasto para cada departamento y mediante herramientas de revisión de desempeño como el análisis de variaciones presupuestarias.
6. Planifica deducciones fiscales y cumplimiento
Para maximizar los beneficios fiscales, mantén registros detallados de los gastos deducibles, como las tarifas de suscripción a software empresarial y los gastos de viajes de negocio. Trabaja con un contador para mantenerte al día con las normativas del IRS.
7. Revisa y optimiza las cuentas periódicamente
Consolida las categorías de gastos redundantes para simplificar el informe financiero. Identifica suscripciones o servicios infrautilizados que puedan cancelarse y revisa los patrones de gasto históricos para tomar decisiones presupuestarias fundamentadas en datos.
Herramientas para la gestión de cuentas de gastos
La gestión de gastos puede resultar demasiado compleja para manejarla manualmente a medida que la empresa crece. Ahí es donde el software de gestión de gastos resulta útil. Los beneficios de las herramientas de gestión de gastos incluyen que puedes automatizar la mayoría de los procesos, agilizar los informes y tomar decisiones basadas en datos.
Si buscas una solución para la gestión de gastos, aquí tienes algunas de nuestras mejores opciones:
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El software y la simplicidad son fundamentales
Las cuentas de gastos pueden convertirse en una compleja red de transacciones. ¿La mejor manera de gestionarlas? Una categorización simple y un software de gestión de gastos que simplifiquen las cosas eliminando el caos, los errores y el esfuerzo manual del proceso de gestión de gastos.
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