Los 5 mejores sistemas de gestión de pagos + Guía de compra
Aceptémoslo, la gestión de pagos no es precisamente la parte más emocionante de dirigir una startup.
Como CFO, tienes que dedicar parte de tu tiempo a rastrear los ritmos de consumo de efectivo, proyectar el flujo de caja y tratar de encontrar la solución de pago que pueda escalar con tu negocio sin causar problemas. Al fin y al cabo, un asombroso 82% de las pequeñas empresas experimentan problemas de flujo de caja en algún momento, lo que puede llevar al fracaso.
Cualquier empresa que quiera sobrevivir con éxito a tiempos difíciles debe comprender la importancia de un sistema moderno de gestión de pagos para optimizar las operaciones financieras, reducir costos y preparar la organización para el crecimiento. Si se implementa correctamente, puede ser la base para un crecimiento rápido y eficiente. Pero con tantas opciones disponibles, ¿cómo eliges la solución adecuada para las necesidades particulares de tu empresa? En este artículo, te guiaré por todo lo que necesitas saber para encontrar un sistema de gestión de pagos adaptado a las prioridades y planes de crecimiento de tu compañía.
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Descripción general del sistema de gestión de pagos
Un Sistema de Gestión de Pagos (PMS) es una plataforma que gestiona las transacciones monetarias de una empresa, incluyendo los gastos, desembolsos de efectivo y otros asuntos relacionados con la administración del dinero. Piensa en él como un centro centralizado que no solo se encarga de pagar facturas, sino que también ayuda a manejar todo el ciclo de vida del pago, desde la iniciación hasta la conciliación, convirtiéndose en una herramienta indispensable para empresas de todos los tamaños.
Un PMS suele ser basado en la nube y te permite optimizar tus procesos de pago: gestionar facturas, rastrear solicitudes y aprobaciones, generar informes y automatizar pagos. Un buen PMS te ayudará a aumentar la seguridad de los pagos y mejorar la visibilidad y el control sobre los pagos dentro de tu negocio.
Funciones estándar de un sistema de gestión de pagos
Al elegir un sistema de gestión de pagos, es esencial considerar las características que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. Algunas funciones críticas a considerar incluyen:
Gestión de facturas
Un buen PMS debe encargarse de la gestión de facturas, permitiéndote crear, editar, enviar y rastrear facturas de clientes fácilmente. Esto te ayudará a llevar un control de todas las transacciones financieras relacionadas con las ventas, asegurando que haya un registro de todos los pagos por cobrar y por recibir.
Procesamiento de pagos
Sin un procesamiento eficiente de pagos, las empresas pueden sufrir retrasos en la recepción de fondos o enfrentar problemas con transacciones rechazadas. El sistema de gestión de pagos ideal debe admitir múltiples métodos de pago, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y billeteras digitales. Un gran beneficio adicional es la capacidad de manejar varias monedas e integrarse con pasarelas de pago populares (esto también es una ventaja clave de las aplicaciones de pago móvil).
No todos los servicios de pago ofrecen transacciones con débito sin interrupciones. Busca un sistema que no solo gestione los débitos de manera eficiente, sino que también ofrezca información sobre tu posición de liquidez, asegurando que siempre mantengas un flujo de caja saludable. ACH también es vital para débitos y créditos directos entre bancos. Asegúrate de que el sistema que consideres admita transacciones ACH tanto para pagos como para cobros. Más allá de las simples transacciones, un sistema óptimo también debería ayudar en el proceso de adquisiciones, ofreciendo herramientas que hagan que la compra y el procesamiento de pagos sean sencillos y eficientes.
Registro y seguimiento de facturas y transacciones
Necesitarás un sistema que registre todas tus facturas, transacciones, recibos y pagos en un solo lugar para que el seguimiento y la elaboración de informes sean sencillos. Busca un PMS que te ofrezca una visión clara de la salud financiera y que proporcione actualizaciones en tiempo real sobre el estado de los pagos, sincronización automática con cuentas bancarias y categorización de gastos. También debe facilitar la búsqueda y recuperación de transacciones anteriores, con filtros por fecha, cliente, monto y más.
Generación de recibos
Los recibos actúan como prueba de las transacciones, sirviendo como documentación para fines fiscales para las empresas y como comprobante de compra para los clientes. Busca una plataforma que genere y envíe automáticamente recibos profesionales a tus clientes tras el pago. Ofrecer opciones para personalizar las plantillas de recibos, añadir tu imagen de marca y enviar a través de múltiples canales (por ejemplo, email, SMS) resulta ventajoso. Esta función te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo a la vez que mejora la experiencia del cliente.
Informes
Las herramientas de informes y análisis son imprescindibles: querrás obtener información sobre tu flujo de caja, ingresos, facturas pendientes y comisiones por transacción. La función de informes debe ofrecer una variedad de reportes preestablecidos como estados de pérdidas y ganancias, resúmenes de ventas y desgloses de gastos, con la capacidad adicional de personalizar informes, establecer rangos de fechas y visualizar los datos mediante gráficos o diagramas.
Consideraciones para la compra de un sistema de gestión de pagos
No debes depender únicamente de estas funciones estándar, sino también considerar algunos factores importantes adicionales al evaluar sistemas, incluyendo:
Necesidades del negocio
Primero debes determinar tus imprescindibles porque esto, en última instancia, determina la solución de software adecuada que elegirás. Por ejemplo, deberías pensar en los tipos de pagos que deseas procesar, el volumen de pagos y si es probable que aumente significativamente en los próximos años. Algunos sistemas están mejor equipados para manejar procesamiento de alto volumen, mientras que otros se orientan más a pequeñas empresas con volúmenes inferiores. Pronosticar el crecimiento del volumen de tus pagos te permite elegir un sistema que pueda escalar según tus necesidades.
Costo
El costo de estos sistemas puede variar bastante dependiendo de las funciones y del nivel de soporte ofrecido. Algunos sistemas cobran una tarifa mensual de suscripción según el número de transacciones que procesas. Otros tienen planes de precios escalonados según las características y la funcionalidad. Algunos proveedores ofrecen servicios básicos totalmente gratuitos para comenzar. Piensa en tus necesidades actuales y futuras para determinar qué nivel es adecuado para ti. Si eres una startup pequeña, una opción gratuita o de bajo costo puede ser suficiente a corto plazo. A medida que escales, siempre puedes actualizar a un plan más robusto.
Las comisiones por transacción también son habituales y suelen ser un porcentaje del importe total del pago más un cargo fijo por transacción. Compara las tarifas de los diferentes proveedores para asegurarte de que son razonables y competitivas. Algunos pueden eximir o reducir comisiones para organizaciones sin fines de lucro o para el procesamiento de grandes volúmenes de pagos.
Seguridad y cumplimiento
La seguridad robusta es esencial. Busca un sistema con cifrado sólido, autenticación multifactor y controles de acceso basados en roles. El cifrado codifica tus datos para que solo las personas autorizadas puedan leerlos. La autenticación multifactor añade una capa extra de seguridad al iniciar sesión, normalmente enviando un código a tu teléfono o correo electrónico. Los controles basados en roles restringen el acceso de los empleados únicamente a los datos y funciones necesarios para hacer su trabajo.
En cuanto al cumplimiento, elige un sistema que cumpla estándares como PCI DSS para gestionar datos de tarjetas de crédito y HIPAA si manejas información sanitaria. Estas certificaciones demuestran que el sistema cumple normas estrictas de seguridad y privacidad.
Cobertura de pagos globales
Para empresas que hacen negocios internacionalmente, es imprescindible un sistema que admita métodos de pago y monedas globales. Elige un proveedor con experiencia en el manejo de pagos transfronterizos que ofrezca conexión con redes de pago de todo el mundo. Deben admitir los principales tipos de pago de cada región, como SEPA para Europa, Faster Payments para el Reino Unido y marcas de tarjetas locales para la región APAC.
Integración y compatibilidad
También debes buscar un PMS que funcione perfectamente con otras herramientas empresariales, como tu software de contabilidad, CRM, ERP, plataforma de comercio electrónico y cualquier otra aplicación clave para tus operaciones. Si no, acabarás con una maraña de flujos de trabajo desconectados y más dolores de cabeza que los que compensa el ahorro de costes. Busca opciones que sincronicen fácilmente los datos entre sistemas para evitar la introducción manual y garantizar un registro preciso. Algunos sistemas cuentan con integraciones preestablecidas con plataformas importantes como QuickBooks, NetSuite y Shopify. Para otras herramientas, el acceso por API puede permitirte construir una integración personalizada.
Servicio al cliente
No pases por alto el nivel de soporte que ofrece cada proveedor. Busca un proveedor con un historial comprobado de servicio al cliente de alta calidad para ayudarte a implementar, gestionar y optimizar tu sistema de gestión de pagos. Las opciones pueden incluir soporte telefónico, por correo electrónico y chat, además de acceso a recursos educativos. Un soporte sólido te garantizará obtener el máximo valor de tu inversión.
Redundancia y tiempo de actividad
Para muchas empresas tecnológicas, los pagos son críticos para la misión. Busca un sistema con redundancia incorporada, balanceo de carga y mecanismos de conmutación por error para garantizar alta disponibilidad. Debe ofrecer un tiempo de actividad mínimo del 99,9% para mantener tus pagos en funcionamiento 24/7/365. Los centros de datos distribuidos en varias geografías son lo ideal para la redundancia.
Pruebas
Algunos proveedores ofrecen pruebas durante un número determinado de días, mientras que otros proporcionan acceso a un entorno sandbox con datos ficticios para que puedas experimentar a tu gusto. La idea es probar la herramienta y anticipar cómo el sistema manejará los flujos de trabajo y casos de uso únicos de tu empresa. Ten cuidado: las pequeñas molestias durante una prueba pueden convertirse en grandes dolores de cabeza después de comprometerte con un sistema. Asegúrate de que estás haciendo una compra valiosa y adecuada para tu empresa.
Reseñas de Clientes
Al evaluar sistemas de gestión de pagos, no te quedes solo con la palabra de la empresa; revisa lo que otros usuarios tienen que decir. Consulta las opiniones de clientes actuales sobre el sistema y el servicio. Busca elogios o quejas recurrentes en las reseñas. Si un sistema recibe críticas abrumadoramente negativas que mencionan mal servicio al cliente, interfaces poco intuitivas o falta de características clave, eso es una gran señal de advertencia. Por otro lado, abundantes reseñas de cuatro y cinco estrellas que mencionan un proceso de configuración sencillo, soporte útil y herramientas que les facilitan el trabajo son buenas señales de que has encontrado un buen sistema.
Los 5 Mejores Programas de Gestión de Pagos
Si buscas una opción confiable, aquí tienes 5 PMS populares que me llamaron la atención:
Stripe
Establecido en 2011, Stripe es como el chico moderno del barrio, conocido por sus funciones premium para procesamiento de pagos. Aceptan más de 135 monedas globales, se integran sin problemas con plataformas de comercio electrónico como Drupal, WooCommerce y Magento, cuentan con capacidades de informes completos y herramientas de gestión de suscripciones, y son conocidos por su política de precios transparente.
No cobran tarifas mensuales, ya que todos los cargos son por transacción. Para ventas en línea, cobran 2.9% + 30 centavos por transacción, y 2.7% + 5 centavos por transacción para procesamiento presencial de tarjetas. Aplica un cargo adicional del 1% para transacciones internacionales y conversión de moneda.
Braintree
Braintree, una filial de PayPal, es una solución tecnológica avanzada para el procesamiento de pagos que ha ganado una sólida reputación en el sector. Algunas de sus características destacadas:
- Los costos de transacción son del 2.59% + 49 centavos por transacción
- El software se beneficia de la amplia infraestructura de PayPal
- Soporta pagos en más de 130 monedas
- Se integra con PayPal y Venmo
- Facilita transacciones globales y controles antifraude
Braintree es la opción óptima para quienes aprecian un procesador de pagos sencillo y tienen afinidad por los recursos de PayPal.
FreshBooks
FreshBooks es un software de contabilidad dirigido principalmente a freelancers, autónomos y pequeñas empresas. Su propósito es ayudar con la organización, gestión de pagos y el envío de facturas. Podrías considerarlo un software de procesamiento de pagos pensado para pequeños negocios con planes de bajo costo disponibles. Los precios van desde $8.50/mes hasta $27.50/mes, y cada plan ofrece una prueba gratuita de 30 días.
Square
Square es un reconocido sistema de procesamiento de pagos y solución de punto de venta (POS) que atiende a negocios diversos, desde startups recién creadas hasta grandes empresas con múltiples sucursales. Resulta especialmente atractivo para pequeños negocios y emprendimientos debido a su sistema de tarifas accesibles, que se adapta a ingresos variables. Los usuarios solo pagan un pequeño porcentaje y una tarifa fija por transacción.
Para transacciones presenciales con tarjeta, incluidas tarjetas de regalo prepago, principales tarjetas de crédito y billeteras móviles como Apple Pay, Square aplica una comisión de 2.6% + 10 centavos. Si la tarjeta se introduce manualmente o se utiliza virtualmente, la tarifa es de 3.5% + 15 centavos por transacción. Para compras online y otras transacciones digitales, la tarifa es de 2.9% + 30 centavos.
Tipalti
Tipalti es una solución de automatización de cuentas por pagar basada en la nube que agiliza los procesos de facturación de proveedores. Es ideal para empresas en crecimiento que procesan muchas facturas, especialmente si trabajan con proveedores internacionales. Algunas de sus características principales son:
- La tarifa de la plataforma comienza en $149 mensuales
- Admite pagos en 196 países con 120 opciones de moneda.
- Adecuado para empresas con numerosos proveedores locales e internacionales
- Se integra con programas de contabilidad populares como QuickBooks, Sage y Xero
Algunos Consejos Finales
El miedo a equivocarse y quedar atrapado en un contrato de varios años con un socio poco ideal es real. ¿Cómo lo afrontas?
Confía en tu intuición
Aunque las especificaciones, la seguridad y el costo son importantes, no subestimes el valor de una buena colaboración. Si el equipo de un proveedor te dio buenas sensaciones y pareció realmente interesado en tu éxito, eso dice mucho. Las personas y el encaje cultural importan.
Piensa a largo plazo
La novedad de una interfaz atractiva se desvanece, pero la flexibilidad, la escalabilidad y el soporte al cliente perduran. Asegúrate de que cualquier sistema que estés considerando pueda crecer con tu negocio y que ofrezca las integraciones que necesitarás en el futuro. No querrás quedarte corto en un año y tener que pasar por todo este proceso nuevamente.
No te dejes llevar solo por el precio
Una oferta muy baja no sirve de mucho si la solución realmente no satisface tus necesidades. Y un precio alto no garantiza mejor calidad. Evalúa el costo total de propiedad durante la vigencia del contrato, incluyendo tarifas adicionales por soporte, transacciones y complementos. El costo inicial más bajo puede acabar costándote más a largo plazo.
Lee la letra pequeña
Lo sé, los contratos son casi tan entretenidos como ver secarse la pintura. Pero necesitas entender todos los términos, condiciones y compromisos antes de firmar. Asegúrate de que no haya tarifas ocultas o cláusulas restrictivas que no se ajusten a tus objetivos. Si algo te parece extraño, pregunta. Tu representante de ventas debe estar dispuesto a aclarar cualquier jerga legal confusa.
Por último, cuando los representantes empiecen a lanzar palabras de moda como "sin fricciones", "impulsado al máximo" o "orientado a la tecnología"... bloquéalos por un momento. Mantén el foco en lo que realmente importa para tu negocio y tus clientes.
Eso es todo. Una guía rápida sobre cómo filtrar entre la multitud de sistemas de gestión de pagos y encontrar uno a la medida de tus necesidades.
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