Guía sencilla de informes de gastos + Plantillas para CFOs de tecnología
Crear un informe de gastos lleva tiempo que sería mejor dedicar a trabajar en la estrategia, ser creativo o hacer prácticamente cualquier otra cosa. He preparado una guía repleta de recursos para crear un informe de gastos sencillo con plantillas.
He cubierto dos maneras de crear un informe de gastos: usando Excel o Google Sheets, o utilizando un software de informes de gastos. No tienes que crear los informes desde cero en ningún caso: las soluciones de software suelen ofrecer diseños integrados, y he compartido algunas plantillas para que las utilices como punto de partida si prefieres evitar el software.
El Enfoque Tradicional para la Presentación de Gastos
El enfoque tradicional para la presentación de gastos implicaba recoger recibos y rellenar formularios.
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Los equipos pasan horas documentando meticulosamente cada comida, trayecto en taxi y tarifa de conferencia, solo para que luego desaparezca en algún agujero negro burocrático.
Para colmo, los registros en papel son propensos a errores, si es que llegan a recordarse.
Es fácil ver cómo el enfoque tradicional, aunque bien intencionado, merece quedar en los libros de historia.
Beneficios de Modernizar la Presentación de Gastos
Las empresas modernas utilizan software de gestión de gastos para crear y rastrear informes de gastos, porque es:
1. Más eficiente
Ingresar datos en un software es mucho más fácil que llevar recibos y registrar manualmente los datos en registros en papel.
Esta simplicidad se traduce en eficiencia, permitiendo a tu equipo procesar un volumen significativamente mayor de informes de gastos en un período determinado.
2. Mejor para la transparencia
Puedes configurar permisos para que todos los que necesiten acceder a los informes de gastos lo tengan, asegurando la transparencia financiera y minimizando la burocracia.
También te ofrece a ti y a tu equipo una visibilidad completa de los gastos: la visibilidad tardía es un problema importante en las organizaciones. Como explica Adriana Carpenter, directora financiera en Emburse:
“Las empresas están teniendo desafíos para obtener visibilidad sobre los gastos que realizan sus empleados. Puede pasar un tiempo antes de que [los equipos financieros] vean ese gasto, y eso es problemático.”
3. Modificable en tiempo real
Esta es una ventaja clave del software de gestión de gastos: puedes ver los gastos y el estado de los reembolsos en tiempo real utilizando un software de informes de gastos, garantizando que siempre tomes decisiones con información actualizada.
Esto te da visibilidad en tiempo real sobre las finanzas de tu empresa, y permite identificar oportunidades de ahorro cuando aún puedes actuar sobre ellas. Además, contar con esta información de antemano hace que tu proceso de cierre financiero sea mucho más sencillo cuando llegue el momento.
4. Beneficios fiscales
Como seguramente sabes, muchos gastos relacionados con el negocio son deducibles de impuestos. Solicitar una deducción por gastos habituales de empresa, incluidos viajes, comidas, entretenimiento y materiales de oficina, puede reducir tu carga fiscal, siempre y cuando tengas los documentos necesarios (como recibos y facturas como prueba).
Las empresas también pueden recuperar el impuesto sobre las ventas en algunas jurisdicciones. Recuerda, la precisión es más importante que la rapidez: un informe de gastos inexacto o incompleto aumenta el riesgo de auditorías fiscales o genera problemas de cumplimiento.
Características Clave de un Informe de Gastos Sencillo
Aunque lo mejor es usar software, no siempre es posible invertir en uno, especialmente si eres una startup con poco dinero o tienes pocos empleados.
Si ahora no parece un buen momento para invertir en un software de informes de gastos, una plantilla sencilla creada con Microsoft Excel o Google Sheets funcionará bien. No es perfecto, pero sigue siendo un método mucho mejor para reportar gastos que los registros en papel.
Un informe de gastos sencillo casi siempre es solo una lista detallada de los gastos con información básica como el nombre del empleado y la fecha de envío del informe. Eso puede ser demasiado simple.
En su lugar, concéntrate en crear un informe de gastos que siga siendo simple, pero que también proporcione toda la información necesaria. Estas son tres características clave de un informe de gastos que lo hacen simple y útil:
Diseño intencionado
Crea un diseño limpio y organizado. Utiliza un formato y espaciado coherentes para evitar el desorden. Un diseño claro junto con campos claramente etiquetados reduce la posibilidad de omitir información.
Solo el Detalle Necesario
Aporta solo el nivel de detalle necesario: necesitas toda la información relevante sin añadir desorden.
El exceso de información hace que el informe parezca abrumador, aumentando las probabilidades de errores y volviendo la aprobación tediosa. Por ejemplo, deberías agregar un campo para los gastos de “alimentación” en lugar de pedir a los empleados que incluyan cada comida por separado. Si el importe de una partida parece anormalmente alto, es entonces cuando revisas los recibos adjuntos.
Directrices Claras
Proporciona directrices claras, pero solo donde sean necesarias. Por ejemplo, si tus empleados viajan con frecuencia al extranjero por trabajo, tu informe de gastos de viaje debe ofrecer indicaciones sobre qué tipo de cambio utilizar para la conversión y recordarles que consideren los cargos aplicables por la conversión de divisas.
Cómo Crear un Informe de Gastos con Software
Crear un informe simple es bastante fácil con software. Aquí tienes una guía paso a paso para crear tu primer informe de gastos sencillo:
- Elige un software de informes de gastos: El primer paso es... hazlo fácil eligiendo un buen software de informes de gastos. He tratado qué buscar en la siguiente sección de este artículo.
- Selecciona una plantilla: El diseño específico de tu informe de gastos depende del software que elijas. Las soluciones con más opciones de personalización te permitirán simplificar aún más o añadir complejidad a la plantilla predeterminada. Por ejemplo, la plantilla predeterminada de Expensify incluye tres campos (Para, De y Monto), pero puedes añadir campos personalizados según tu preferencia:
- Configura el software: Configura el software de acuerdo a tus preferencias. Todas las soluciones ofrecen opciones de configuración, pero estas varían según la complejidad de la solución.
- Herramientas avanzadas como SAP Concur te permiten configurar flujos de aprobación que se ajustan a la jerarquía y políticas de tu empresa.
- Soluciones para principiantes como Expensify ofrecen opciones, como la capacidad de enviar informes de gastos automáticamente con la frecuencia que prefieras:
Una vez que hayas configurado el sistema a tu gusto, puedes pedir a tus empleados que empiecen a usarlo para presentar sus informes de gastos.
Cómo Evaluar Herramientas para la Presentación de Gastos
Antes de adentrarte en detalles, filtra la lista de herramientas según tu presupuesto.
Las mejores herramientas para informes de gastos ofrecen un conjunto extenso de funciones, pero pueden resultar demasiado costosas. En cambio, las opciones económicas pueden carecer de funcionalidades avanzadas.
Una vez que hayas reducido tus opciones según tu rango de precios, el siguiente paso es encontrar una herramienta que te ofrezca el mayor valor. Para esto, necesitas comparar las funciones de las herramientas que estés evaluando. Aquí tienes algunas características que debes buscar:
- Aplicación móvil: Una aplicación móvil permite a los empleados escanear y enviar los recibos tan pronto como los reciben. Esto minimiza la posibilidad de errores y garantiza que el empleado no olvide reclamar el reembolso de ese gasto.
- Importación de tarjeta de crédito: Recibes extractos mensuales de una tarjeta de crédito corporativa, pero aún necesitas incorporar esa información en tu herramienta de reportes de gastos. La capacidad de importar los datos de transacciones desde tu extracto elimina la necesidad de realizar tediosos trabajos de ingreso de datos.
- Codificación GL: Los códigos de Libro Mayor (GL) son códigos alfanuméricos únicos asignados a todas las cuentas del libro mayor. Al asociar los códigos GL a los tipos de gastos, tu software puede contabilizar automáticamente los gastos en las cuentas relevantes del libro mayor, iniciando así el proceso de automatización completa de los reportes de gastos.
- Seguimiento de impuestos: El seguimiento de impuestos integrado ayuda a rastrear el impuesto sobre las ventas y los gastos deducibles de impuestos, haciendo que la temporada fiscal sea mucho menos estresante. En lugar de revisar cada recibo cuando llega la época de impuestos, deja que el software rastree esas cifras para que puedas concentrarte en tareas que requieren intervención humana.
- Integraciones: Las integraciones ayudan a sincronizar datos entre sistemas. Tu software de reporte de gastos puede necesitar recopilar datos desde varias fuentes, como tu software de contabilidad, y luego avisar a tu sistema de nóminas para activar pagos automáticos según el reembolso total calculado para todos los reportes de gastos aprobados de empleados.
La mayoría de las soluciones decentes ofrecen estas funciones, pero también deberías buscar características y capacidades que tu negocio necesite.
Plantillas Gratuitas de Reportes de Gastos
Hay varias plantillas de reportes de gastos disponibles en línea para hacer mucho más sencillo el proceso de pasar de cero a uno. Simplemente toma estas plantillas y ajústalas para crear lo que necesitas. Por ejemplo, puedes añadir un campo de subtotal para cada categoría de gasto o agregar una columna separada para los impuestos, de manera que sea más fácil llevar su seguimiento.
Aquí están algunas de las mejores, ya sea que dirijas una empresa, estés en una compañía, o trabajes por tu cuenta:
- Plantillas gratuitas de Smartsheet:
- Plantillas gratuitas de Clockify:
- Plantillas gratuitas de Coefficient:
- Plantilla de reporte de gastos de negocios de Zoho
- Plantilla de reporte de gastos de HubSpot
Capacitación de tu equipo en la elaboración de reportes de gastos
Formar eficazmente a tu equipo para presentaciones de gastos hace que el proceso sea mucho más sencillo. Aquí tienes algunas maneras de capacitar a tu equipo a lo largo del tiempo:
- Directrices y políticas claras: Empiece estableciendo directrices y políticas claras para la presentación de gastos. Asegúrese de que todos los empleados conozcan los gastos reembolsables, los documentos necesarios para solicitar el reembolso, los límites de gasto y los procesos de aprobación.
- Ofrezca sesiones de capacitación: Capacite a los empleados para que utilicen eficazmente su software de reporte de gastos. Edúquelos sobre la importancia de la documentación precisa y de cumplir con las políticas de la empresa. Las demostraciones prácticas y los ejercicios son una excelente manera de reforzar el aprendizaje.
- Predique con el ejemplo: Sea un ejemplo para sus empleados cumpliendo con las políticas de reporte y demostrando hábitos de gasto responsables. Los empleados tienden a seguir los pasos de sus líderes más que las instrucciones.
- Retroalimentación y apoyo: Ofrezca retroalimentación y apoyo mientras los empleados se adaptan a su nueva política de presentación de gastos. Anime a que hagan preguntas, proporcione orientación y aborde proactivamente los posibles desafíos que puedan encontrar.
Presentación de gastos, simplificada
El software de reporte de gastos automatiza gran parte del proceso de presentación de gastos. Facilita el reporte para los empleados, le brinda acceso a datos de gastos en tiempo real y minimiza el riesgo de errores. Si aún no está listo para invertir en software, Microsoft Excel o Google Sheets son un buen punto de partida.
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