Guía Sencilla de Informes de Gastos + Plantillas para CFOs Tecnológicos
Crear un informe de gastos lleva tiempo—tiempo que sería mejor invertir en trabajar en la estrategia, ser creativo o hacer prácticamente cualquier otra cosa. Para resolver esto, he reunido una guía llena de recursos para crear un informe de gastos sencillo, con plantillas incluidas.
He cubierto dos formas de crear un informe de gastos:
- Utilizando Excel o Google Sheets
- Utilizando software para informes de gastos
No tienes que crear informes desde cero en ninguno de los casos—las soluciones de software suelen ofrecer sus propios formatos integrados, y he compartido algunas plantillas para que las uses como punto de partida si quieres evitar el software.
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Dicho esto, vayamos al grano.
El enfoque tradicional para los informes de gastos
El enfoque tradicional para los informes de gastos implicaba manejar recibos y rellenar formularios.
Los equipos dedican horas a documentar meticulosamente cada comida, trayecto en taxi y tarifa de conferencia, solo para que todo desaparezca en algún agujero negro burocrático.
Para colmo, los registros en papel son propensos a errores, si es que se recuerdan.
Es fácil ver cómo el enfoque tradicional, aunque bien intencionado, merece quedarse en los libros de historia.
Beneficios de modernizar los informes de gastos
Las empresas modernas utilizan software de gestión de gastos para crear y hacer seguimiento de los informes de gastos, porque es:
1. Más eficiente
Introducir datos en un software es mucho más fácil que llevar recibos y registrar manualmente la información en registros en papel.
Esta sencillez se traduce en eficiencia, permitiendo que tu equipo procese un volumen significativamente mayor de informes de gastos durante un período de tiempo.
2. Mejor para la transparencia
Puedes configurar permisos para que todos los que necesiten acceso a los informes de gastos lo tengan, garantizando la transparencia financiera y minimizando la burocracia.
Además, te proporciona a ti y a tu equipo total visibilidad sobre los gastos—la visibilidad retrasada es un gran problema en las organizaciones. Como explica Adriana Carpenter, la CFO de Emburse:
“Las empresas están teniendo dificultades para obtener visibilidad sobre los gastos que hacen sus empleados. Puede pasar un tiempo antes de que [los equipos financieros] vean esos gastos, y eso es problemático.”
3. Modificable en tiempo real
Esta es una ventaja clave del software de gestión de gastos: puedes ver los gastos y el estado de los reembolsos en tiempo real utilizando el software de informes de gastos, asegurando que siempre tomas decisiones con información actualizada.
Esto te da visibilidad en tiempo real sobre las finanzas de tu empresa, exponiendo oportunidades de ahorro de costes mientras aún puedes hacer algo al respecto. Además, disponer de esta información con antelación facilita mucho tu proceso de cierre financiero cuando llega ese momento.
4. Beneficios fiscales
Como seguro sabes, muchos gastos relacionados con el negocio son deducibles de impuestos. Solicitar la deducción para gastos comunes de la empresa, incluyendo viajes, comidas, entretenimiento y suministros de oficina, puede reducir tu obligación tributaria, siempre y cuando cuentes con los documentos adecuados (como recibos y facturas como evidencia).
Las empresas también pueden recuperar el IVA en algunas jurisdicciones. Recuerda, la precisión es más importante que la rapidez: unos informes de gastos inexactos o incompletos aumentan el riesgo de auditorías fiscales o generan problemas de cumplimiento.
Características clave de un informe de gastos sencillo
Aunque lo ideal es usar un software, no siempre es posible invertir en uno, especialmente si eres una startup con pocos recursos o tienes pocos empleados.
Si ahora no es el mejor momento para invertir en un software de informes de gastos, una plantilla sencilla hecha en Microsoft Excel o Google Sheets funciona bien—no es perfecto, pero sigue siendo un método mucho mejor para reportar gastos que los registros en papel.
Un informe de gastos sencillo casi siempre es solo una lista de gastos detallada con información básica como el nombre del empleado y la fecha de presentación del informe. Eso puede resultar demasiado básico.
En cambio, céntrate en crear un informe de gastos que siga siendo simple, pero que también proporcione toda la información necesaria. Aquí tienes tres características clave de un informe de gastos que lo hacen simple y útil:
Diseño intencionado
Crea un diseño limpio y organizado. Usa un formato y espaciado consistentes para evitar el desorden. Un diseño sencillo junto con campos claramente etiquetados reduce la posibilidad de que falte información.
El Detalle Justo
Agrega solo el detalle necesario: quieres toda la información relevante pero sin saturar.
El exceso de información hace que el informe se vea abrumador, aumenta las posibilidades de errores y vuelve tedioso el proceso de aprobación. Por ejemplo, deberías añadir un campo para gastos de “comida” en lugar de pedir a los empleados que detallen cada comida por separado. Si el importe es inusualmente alto, en ese caso revisas los recibos adjuntos.
Directrices Claras
Proporciona directrices claras, pero solo donde sea necesario. Por ejemplo, si tus empleados viajan frecuentemente al extranjero por negocios, tu informe de gastos de viaje debe indicar qué tipo de cambio se debe usar para la conversión y recordarles que incluyan los cargos aplicables por conversión de divisas.
Cómo Crear un Informe de Gastos con un Software
Crear un informe simple es bastante fácil con un software. Aquí tienes una guía paso a paso para crear tu primer informe de gastos sencillo:
- Elige un software para informes de gastos: El primer paso es... hazlo fácil para ti eligiendo un buen software para informes de gastos. He mencionado qué debes buscar en la próxima sección de este artículo.
- Selecciona una plantilla: El diseño específico de tu informe de gastos depende del software que elijas. Las soluciones con más opciones de personalización te permitirán simplificar o agregar detalles a la plantilla predeterminada. Por ejemplo, la plantilla predeterminada de Expensify incluye tres campos (Para, De y Monto), pero puedes añadir campos personalizados según tus preferencias:
- Configura el software: Configura el software según tus preferencias. Todas las soluciones ofrecen opciones de configuración, pero varían según la complejidad de la solución.
- Herramientas avanzadas como SAP Concur te permiten configurar flujos de aprobación que se adapten a la jerarquía y políticas de tu empresa.
- Soluciones para principiantes como Expensify ofrecen opciones como la posibilidad de enviar los informes de gastos automáticamente con la frecuencia que prefieras:
Una vez que tengas el sistema configurado a tu gusto, puedes pedir a los empleados que lo utilicen para presentar sus informes de gastos.
Cómo Evaluar Herramientas para Informes de Gastos
Antes de entrar en detalles, filtra la lista de herramientas según tu presupuesto.
Las herramientas líderes para informes de gastos ofrecen una gran cantidad de funciones, pero pueden ser muy costosas. Por otro lado, las opciones económicas pueden carecer de funciones avanzadas.
Una vez reduzcas tus opciones según el rango de precios, el siguiente paso es encontrar la herramienta que ofrezca el mayor valor. Para ello, necesitas comparar las funciones de las herramientas que estás evaluando. A continuación, algunas funciones que debes tener en cuenta:
- Aplicación móvil: Una aplicación móvil permite a los empleados escanear y enviar recibos tan pronto como los reciben. Esto minimiza la posibilidad de errores y asegura que el empleado no olvide reclamar el reembolso de ese gasto.
- Importación de tarjeta de crédito: Recibes extractos mensuales de una tarjeta de crédito corporativa, pero aún necesitas ingresar esa información en tu herramienta de informes de gastos. La posibilidad de importar datos de transacciones directamente desde tu extracto elimina la necesidad de realizar trabajo monótono de ingreso de datos.
- Codificación GL: Los códigos de Libro Mayor (GL) son códigos alfanuméricos únicos asignados a todas las cuentas del libro mayor. Al asociar códigos GL a tipos de gastos, puedes hacer que tu software contabilice automáticamente los gastos en las cuentas de libro mayor correspondientes, iniciando así el proceso de automatización de informes de gastos por completo.
- Seguimiento de impuestos: El seguimiento de impuestos integrado ayuda a rastrear el impuesto sobre ventas y gastos deducibles de impuestos, haciendo la temporada de impuestos mucho menos estresante. En lugar de revisar cada recibo cuando llega el momento de impuestos, permite que el software rastree esas cifras para que puedas concentrarte en tareas que requieren intervención humana.
- Integraciones: Las integraciones ayudan a sincronizar datos entre sistemas. Es probable que tu software de informes de gastos necesite recopilar datos de diversas fuentes, como tu software contable, y luego comunicar a tu sistema de nóminas para activar pagos automáticos según el reembolso total calculado para todos los reportes de gastos de empleados aprobados.
La mayoría de las soluciones decentes ofrecen estas características, pero también deberías buscar aquellas funciones y capacidades que tu negocio necesita.
Plantillas de Informes de Gastos Gratuitas
Existen diversas plantillas de informes de gastos disponibles en línea, para hacer mucho más sencillo el proceso de empezar de cero. Simplemente toma estas plantillas y ajústalas para crear lo que necesites. Por ejemplo, puedes añadir un campo de subtotal para cada categoría de gasto o añadir una columna separada para impuestos para que sea más fácil rastrearlos.
Aquí tienes algunas de las mejores, ya sea que estés dirigiendo una empresa, trabajando en una compañía, o de manera independiente:
- Plantillas gratuitas de Smartsheet:
- Plantillas gratuitas de Clockify:
- Plantillas gratuitas de Coefficient:
- Plantilla de informe de gastos empresariales de Zoho
- Plantilla de informe de gastos de HubSpot
Preparar a Tu Equipo para la Elaboración de Informes de Gastos
Formar a tu equipo de manera efectiva para la elaboración de informes de gastos facilita mucho el proceso. Aquí tienes algunas formas de formar a tu equipo a lo largo del tiempo:
- Directrices y políticas claras: Comienza estableciendo directrices y políticas claras para la presentación de informes de gastos. Asegúrate de que todos los empleados estén al tanto de los gastos reembolsables, los documentos requeridos para solicitar el reembolso, los límites de gasto y los procesos de aprobación.
- Ofrece sesiones de capacitación: Capacita a los empleados para que utilicen de manera eficaz tu software de informes de gastos. Enséñales la importancia de una documentación precisa y del cumplimiento de las políticas de la empresa. Las demostraciones prácticas y los ejercicios interactivos son una excelente forma de reforzar el aprendizaje.
- Predica con el ejemplo: Da el ejemplo a tus empleados cumpliendo las políticas de informes y demostrando hábitos de gasto responsables. Los empleados son más propensos a seguir el ejemplo de sus líderes que solo recibir instrucciones.
- Retroalimentación y apoyo: Ofrece retroalimentación y apoyo mientras los empleados se adaptan a tu nueva política de informes de gastos. Motiva las preguntas, brinda orientación y aborda de manera proactiva los posibles desafíos que puedan enfrentar.
Informe de gastos, simplificado
El software de informes de gastos automatiza gran parte del proceso de reporte de gastos. Simplifica los informes para los empleados, te brinda acceso a datos de gastos en tiempo real y minimiza el riesgo de errores. Si aún no estás listo para invertir en un software, Microsoft Excel o Google Sheets son una buena opción para comenzar.
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