Procurement en ERP: Cómo tu sistema puede ahorrarte dinero
Simplificación de compras corporativas: El procurement en ERP agiliza la gestión de proveedores, el abastecimiento y el procesamiento de órdenes de compra, integrando estos procesos con otras funciones del negocio.
El trabajo en equipo lo logra todo: Los sistemas ERP fomentan la colaboración interdepartamental integrando diversas funciones como finanzas, inventario, ventas y procurement.
Eficiencia máxima: Entre los beneficios clave están la automatización de tareas, la agilización de los ciclos de procurement y la posibilidad de que los equipos se enfoquen en actividades estratégicas como el cumplimiento y la gestión de riesgos.
Sé que suena parecido, pero no — la adquisición de ERP no es el proceso de evaluación y selección del software ERP adecuado. Aunque, por supuesto, eso es importante para una implementación exitosa.
Si buscas ayuda para elegir un sistema ERP, estás hablando con las personas adecuadas. Estos son actualmente los mejores sistemas en el mercado:
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La adquisición de ERP implica utilizar el software ERP que hayas elegido para automatizar y organizar las actividades corporativas de compras. Quédate y te mostraré cómo asegurar que tu sistema ofrezca el mejor ROI.
Introducción a la adquisición de ERP
La adquisición de ERP (también llamada ERP en compras) es la optimización de procesos como el abastecimiento, la gestión de proveedores y el procesamiento de órdenes de compra con una solución ERP.
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Se estima que el mercado de software de compras generó cerca de $4.6 mil millones en 2021 y ha ido creciendo de forma constante desde entonces, con SAP y Oracle liderando la categoría.
Por ejemplo, si ya usas un software ERP para la gestión de recursos humanos y finanzas, es posible que disponga de un módulo de compras que también puedes integrar. O, si cuentas con una herramienta de automatización de compras, puede ofrecer integración ERP para conectar tu flujo de compras con otras funciones empresariales.
En definitiva, cualquier sistema de adquisición basado en planificación de recursos empresariales te permitirá gestionar presupuestos, rastrear gastos y minimizar costes de forma eficiente.
Beneficios del ERP en Compras
El trabajo en equipo es clave para el éxito empresarial, por lo que los departamentos que trabajan en silos son más propensos a fracasar o a avanzar lentamente. Los sistemas ERP integran funciones como finanzas, gestión de inventario, ventas y (¡por supuesto!) compras, fomentando la colaboración y el éxito organizacional.
En concreto, el software ERP mejora los procesos de adquisición al simplificar la compra de bienes y servicios de diferentes proveedores, maximizando los recursos y manteniendo valiosas relaciones con proveedores.
Los principales beneficios del ERP en compras incluyen:
1. Ahorro de tiempo y costes
Los sistemas ERP de compras automatizan tareas rutinarias, acelerando el ciclo de adquisiciones y permitiendo que tu equipo se enfoque en actividades estratégicas como el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos.
Al unificar los datos y procesos de adquisición, las plataformas ERP también te ayudan a identificar oportunidades de ahorro de costes. Por ejemplo, si hay un artículo que reabasteces semanalmente, puedes comprar en mayor cantidad para obtener descuentos por volumen. O, si descubres que solo recuperas el costo de tus compras al final del trimestre, puedes intentar negociar condiciones de pago más flexibles con los proveedores.
¿El resultado? Un ahorro significativo de tiempo y costes.
2. Mejor gestión del gasto
Los sistemas ERP de compras proporcionan información en tiempo real y análisis del gasto, lo que permite un control más estricto de la contabilidad y el presupuesto.
Podrás seguir los patrones de gasto, identificar inconsistencias y administrar mejor los recursos. Este nivel de visibilidad ayuda a tomar decisiones basadas en datos, evitando gastos excesivos y asegurando una gestión del gasto más eficiente.
3. Mejor gestión de relaciones con proveedores
Las relaciones sólidas con los proveedores facilitan el proceso de compras, y los sistemas ERP contribuyen a construirlas. Sirven como ubicaciones centralizadas para el monitoreo del desempeño de los proveedores, la gestión de relaciones y la administración de contratos.
Tener todos estos datos en un solo lugar mejora la colaboración y garantiza la resolución rápida de problemas, limitando la frecuencia con la que los proveedores incumplen los plazos de entrega y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de calidad. También permite mejores resultados en las negociaciones y cadenas de suministro más confiables.
Lo más probable es que [la mayoría de las empresas] tenga muy pocas oportunidades para realizar un análisis del rendimiento de los proveedores. A esto se suma el hecho de que la información requerida puede ser muy difícil de obtener… Los sistemas ERP no solo pueden recopilar y almacenar esta información, sino también generar informes con unos pocos clics.
Desafíos del ERP en compras
Los sistemas ERP ofrecen muchísimos beneficios, pero no están exentos de desafíos y puntos ciegos. Entenderlos de antemano te da muchas más probabilidades de evitarlos.
Los desafíos más comunes al usar ERP para compras incluyen flexibilidad de los procesos, problemas de colaboración, compras fuera de proceso, resistencia al cambio y límites en la personalización. Así es cómo:
Flexibilidad en compras
Ya que las plataformas ERP están diseñadas para estandarizar los procesos operativos, a veces pueden dificultar la adaptación a necesidades empresariales específicas.
Por ejemplo, puede que necesites actualizar tu proceso de compras como respuesta a problemas con proveedores o cambios en el mercado. Los marcos rígidos de ERP pueden carecer de la flexibilidad suficiente, lo que lleva a retrasos y oportunidades perdidas.
Por suerte, personalizando los flujos de trabajo con un software ERP adaptable, actualizando los procesos regularmente y buscando soluciones a medida del proveedor de la plataforma, es posible abordar este problema.
Problemas de colaboración
Para realizar compras de manera eficiente, todos los interesados —desde finanzas hasta producción pasando por gestión de inventarios— deben estar alineados y disponer de información en tiempo real.
Sin embargo, un sistema ERP puede crear silos que provocan mala comunicación, esfuerzos duplicados e ineficiencias, sobre todo si los módulos de la plataforma no están bien integrados.
Mejora la comunicación entre departamentos invirtiendo en integraciones fluidas entre los módulos críticos del ERP. Además, planifica reuniones interdepartamentales y programas de formación frecuentes para mejorar la colaboración y el conocimiento del sistema.
Compras fuera de proceso
Las compras fuera de proceso (también llamadas compras rebeldes) suceden cuando los miembros del equipo adquieren productos fuera de los procesos de compra establecidos. Esta desviación puede causar sobrecostos presupuestarios, tensiones en las relaciones con proveedores, problemas de cumplimiento y un sinfín de dolores de cabeza.
Los sistemas ERP pueden ayudar a prevenir todo esto haciendo cumplir las políticas de compras; aunque lograr la adhesión total, a nivel de equipo, es complicado y, a veces, francamente imposible.
Elimina este riesgo proporcionando directrices claras, estableciendo flujos de aprobación y realizando auditorías regulares para detectar compras sin registro.
Resistencia al cambio
La implementación de un ERP suele implicar cambios significativos en los procesos y flujos actuales, lo que puede generar resistencia entre los empleados acostumbrados a la forma tradicional de trabajar.
Esta resistencia puede provocar tasas de adopción más bajas y una menor efectividad de la nueva herramienta de ERP. Prevén estos problemas mediante una gestión cuidadosa del cambio, formación integral de los empleados y una comunicación clara de los beneficios.
Involucrar a los empleados durante la implementación y en el proceso de pruebas también ayuda a lograr su compromiso (con doble sentido) y reducir la resistencia.
Límites en la personalización
Los sistemas ERP preconfigurados pueden no adaptarse completamente a los procesos únicos de compras de tu empresa, y personalizarlos puede ser complejo, costoso o poco práctico. Además, personalizaciones muy extensas pueden generar más problemas a futuro.
Por ejemplo, si necesitas realizar comprobaciones de mantenimiento rutinario o actualizar el software, lo mejor sería automatizar esto mediante un programa preconfigurado del proveedor del sistema ERP, pero los complementos personalizados pueden requerir más intervención manual.
Evita contratiempos como este seleccionando un sistema ERP que ofrezca opciones de personalización modular e implicando a tu proveedor de ERP en los aspectos necesarios. Además, solo implementa personalizaciones esenciales para evitar complicar el sistema y posibles incompatibilidades con futuras actualizaciones.
Características clave de los módulos de compras en ERP
Estás listo para aprovechar el poder de los ERP para la gestión de compras. ¡Eso es genial! Pero, con tantos sistemas posibles, tomar una decisión puede ser abrumador.
Ahorra tiempo y elige la mejor plataforma para tu organización verificando estas características principales de los módulos de compras en ERP. Aunque la opción que prefieras no tenga todas estas soluciones, debe cumplir con tus requerimientos más críticos.
| Características clave de los módulos de compras en ERP | |
| Gestión de órdenes de compra (PO) | Simplifica la creación, aprobación y seguimiento de requisiciones y órdenes de compra |
| Gestión de contratos | Administra contratos y acuerdos con proveedores para máxima conformidad y visibilidad |
| Gestión de inventarios y pedidos | Sincroniza las compras con los niveles de inventario para evitar faltantes o exceso de existencias |
| Abastecimiento | Identifica y evalúa proveedores potenciales para tener una base diversificada y confiable |
| Gestión de fuerza laboral contingente | Monitorea y optimiza el uso de trabajadores temporales o bajo contrato en función de las necesidades de compras |
| Gestión de riesgos y desempeño de proveedores | Evalúa y da seguimiento al desempeño y riesgos de los proveedores para mantener altos estándares |
| Análisis de gastos | Ofrece información sobre el gasto en compras para identificar oportunidades de ahorro y fortalecer las finanzas |
| Integraciones | Permite la conectividad del conjunto de herramientas mediante intercambio automático de datos |
1. Gestión de órdenes de compra (PO)
Todo módulo de compras integral en un ERP incluye funciones profundas para la gestión de órdenes de compra. Esta funcionalidad permite la creación, aprobación y seguimiento de órdenes de compra, asegurando que recibas los artículos requeridos y lleves un buen registro de los mismos. También puedes obtener estos beneficios del software de órdenes de compra.
2. Gestión de contratos
La gestión de contratos implica administrar eficazmente los acuerdos con proveedores y monitorear el estado de cada contrato. El módulo de compras adecuado en un ERP funciona como un repositorio de contratos, garantizando que todos los detalles de los acuerdos estén fácilmente accesibles, ayuda a mantener el cumplimiento y agiliza las renovaciones.
3. Gestión de inventario y pedidos
Las capacidades de gestión de inventario y pedidos te permiten alinear las actividades de compras con los niveles de stock y la demanda de los clientes, evitando faltantes o compras excesivas. Además, aseguran un seguimiento y flujo de entregas óptimo.
4. Abastecimiento
Si deseas simplificar y acelerar el proceso de evaluación y selección de proveedores, lo mejor es contar con un módulo de compras en ERP que integre herramientas de abastecimiento estratégico. Esta función incluye una base de datos de proveedores donde puedes buscar y evaluar socios fiables, ahorrar recursos y mejorar la calidad de tus suministros.
5. Gestión de fuerza laboral contingente
Esta funcionalidad del módulo de compras te permite administrar eficazmente trabajadores temporales o bajo contrato, alineando su incorporación a las necesidades de compras y objetivos organizacionales. Así obtienes mayor visibilidad y control sobre tu personal contingente, lo que resulta en una fuerza laboral de mayor calidad, reducción de costes y procesos más eficientes.
6. Gestión de riesgos y desempeño de proveedores
Esta característica es fundamental para un uso exitoso de ERP en compras, ya que permite evaluar y monitorear los posibles riesgos asociados a tus proveedores.
Básicamente, una buena gestión de riesgos y desempeño de proveedores equivale a menos problemas y altos estándares de rendimiento. ¡Claro que sí!
7. Análisis de gastos
Los mejores módulos de compras en ERP incluyen funciones claras para el análisis de gastos, revelando patrones de consumo en compras. Luego puedes usar estos hallazgos para identificar oportunidades de ahorro, optimizar tus estrategias de compras y mejorar el rendimiento financiero general.
8. Integraciones
Por último, necesitas que tus módulos de compras en ERP ofrezcan amplias capacidades de integración, permitiendo operaciones comerciales eficientes y conectividad fluida con otros procesos y sistemas empresariales.
Exploremos con más detalle las integraciones de ERP para compras.
Integración del software de automatización de compras
Integrar tu software de automatización de compras (o el módulo ERP) con el resto de tus funciones empresariales y tu conjunto de herramientas no es tarea sencilla, pero realmente vale la pena al 100%.
Entonces, ya sea para sincronizar tu ERP de compras con herramientas financieras o conectarlo con el proveedor de identidad de todo tu equipo, esta guía te ayudará a conectar con éxito el software de automatización de compras con sistemas ERP.
1. Evalúa tus necesidades de integración
Evalúa los procesos actuales de tus sistemas para identificar cuáles necesitan comunicarse con tu módulo de compras ERP, además de los datos que deben intercambiarse.
Hazlo primero listando todos los sistemas involucrados en la compra dentro de tu organización, como tu CRM, software de contabilidad y aplicación de gestión de inventario. Luego, define el flujo de datos entre estos sistemas y describe los objetivos de integración, como actualizaciones de datos en tiempo real o procesamiento por lotes.
2. Elige el mejor tipo de integración
Puedes integrar tu software de automatización de compras o el módulo ERP con el resto de tus procesos empresariales y herramientas de diferentes maneras. Elige el método de integración que mejor se adapte a la complejidad y necesidades de escalabilidad de tus sistemas.
Por ejemplo, las integraciones basadas en API funcionan bien para el intercambio instantáneo de datos entre sistemas fuente y destino, como tu CDP y CRM.
Al mismo tiempo, los middleware como los buses de servicios empresariales (ESBs) y las herramientas iPaaS son ideales para entornos complejos y con múltiples sistemas, y para implementaciones menos complejas y económicas, respectivamente.
3. Crea un plan de integración detallado
Dependiendo de la complejidad y el alcance de tus operaciones, la integración de compras en ERP puede tomar desde unos minutos hasta varias semanas.
Un plan que detalle el proceso de integración, las responsabilidades, los hitos y los plazos estandariza el proyecto, manteniendo todo organizado y eficiente.
Este paso también requiere que:
- Mapees los campos de datos.
- Definas los flujos de trabajo.
- Establezcas mecanismos de monitoreo.
Este paso es muy específico y depende de tu organización, así que recomiendo trabajar con un gerente de proyecto interno o un consultor ERP externo si no puedes estructurar el plan por tu cuenta.
4. Implementa la integración
Integra tus sistemas relevantes según el plan establecido, pero comienza con pruebas piloto de ERP para asegurar que todo funcione como se espera antes del despliegue completo.
5. Supervisa y mantén la integración
Una vez que tus integraciones de compras en ERP estén activas, asegúrate de vigilar su rendimiento y mantener el sistema para seguir siendo eficaz.
Presta atención a problemas emergentes como inconsistencias de datos, problemas de rendimiento del sistema y necesidades de actualización. También, aprovecha las herramientas de monitoreo automático, programa revisiones de mantenimiento regulares y recopila comentarios de los usuarios finales para identificar y resolver obstáculos rápidamente.
Aplicaciones industriales de las compras en ERP
El ERP en compras mejora la gestión de proveedores y respalda diversas funciones empresariales, entre ellas la manufactura, el comercio minorista, la gestión de la cadena de suministro y la logística.
- Manufactura: En la industria manufacturera, los módulos de compras ERP apoyan la adquisición de materias primas y componentes, asegurando que la producción no se detenga por falta de suministros.
- Comercio minorista: Para los minoristas, los sistemas ERP de compras ayudan a gestionar las relaciones con los proveedores, negociar mejores acuerdos, prever la demanda y asegurar que las tiendas tengan los productos correctos en el momento adecuado.
- Gestión de la cadena de suministro: Los módulos de compras de ERP facilitan la gestión de la cadena de suministro y aseguran que todos los componentes estén disponibles para la producción y distribución al coordinar las actividades de compra con múltiples proveedores.
- Logística: El software ERP de compras en logística permite entregas puntuales y costos mínimos mediante un transporte y almacenamiento eficiente.
Tendencias futuras en las compras con ERP
La adquisición mediante ERP tiene un futuro prometedor, con nuevas tecnologías impulsando una mayor eficiencia. Mantente a la vanguardia adaptándote a las demandas de estas tendencias futuras críticas, los avances en ERP y las mejoras en la tecnología de compras:
→ ERP móvil
Las aplicaciones ERP móviles están ganando terreno en el área de compras porque permiten a los usuarios ver y gestionar adquisiciones empresariales cómodamente desde cualquier lugar.
Esta tendencia facilita la toma de decisiones en tiempo real, fomenta la colaboración y mejora la productividad de los profesionales de compras en movimiento.
→ Soluciones ERP basadas en la nube
Las soluciones ERP en la nube se están haciendo cada vez más populares, y se espera que el mercado global de ERP en la nube alcance una valoración de $40.5 mil millones para 2025.
La razón por la que resultan tan atractivas para los equipos de compras no es difícil de entender: aunque los ERP locales pueden ofrecer mayor seguridad y control (esto es una ventaja clave de las soluciones ERP locales), los ERP en la nube son más flexibles, escalables y rentables.
→ Internet de las cosas (IoT)
Integrar dispositivos IoT en los sistemas ERP permite la recopilación de datos en tiempo real y una visibilidad detallada de la cadena de suministro. No es de extrañar que los proveedores estén incorporando cada vez más esta tecnología. Los datos del IoT también permiten tomar decisiones informadas, optimizar los niveles de inventario y mejorar el desempeño de los proveedores.
Vincular el IoT y los datos transaccionales es la puerta de entrada a la transformación digital.
→ Integración de sistemas de IA
La inteligencia artificial es una tendencia que ha revolucionado el sector tecnológico en los últimos años, y el nicho de ERP no se ha quedado atrás.
La IA se está integrando cada vez más en los sistemas ERP de compras para automatizar tareas repetitivas, analizar grandes volúmenes de datos y predecir la demanda, mitigando de forma proactiva los riesgos en la cadena de suministro.
Hazlo: pasa al formato digital
La adquisición tradicional depende de documentos físicos y requiere de muchos procesos manuales que deberían quedar en el pasado.
De aquí en adelante, la adquisición electrónica a través de sistemas ERP es el camino a seguir. Estos digitalizan los registros de compras y automatizan las relaciones con los proveedores, consiguiendo así un ciclo de adquisición más rápido, fluido y rentable.
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