Compra en ERP: Cómo tu sistema puede ahorrarte dinero
Sé que suena así, pero no — la adquisición de ERP no es el proceso de evaluar y seleccionar un software ERP adecuado. Aunque, por supuesto, eso es importante para una implementación exitosa.
La adquisición de ERP implica usar el software ERP elegido para automatizar y organizar las actividades de adquisición corporativa. Quédate, y te mostraré cómo asegurar que tu sistema te aporte el mayor ROI.
Introducción a la adquisición con ERP
La adquisición con ERP (también llamada ERP en la adquisición) es la optimización de procesos de compras como abastecimiento, gestión de proveedores y procesamiento de órdenes de compra con una solución ERP.
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Se estima que el mercado de software de adquisición generó alrededor de $4.6 mil millones en 2021, y desde entonces el mercado ha venido creciendo de manera constante, con SAP y Oracle liderando la categoría.
Por ejemplo, si ya utilizas un software ERP para la gestión de recursos humanos y finanzas, puede que tenga un módulo de adquisiciones que también puedas integrar. O, si cuentas con una herramienta de automatización de adquisiciones, es posible que contenga una integración ERP para conectar tu flujo de compras con otras funciones empresariales.
En última instancia, cualquier sistema de planificación de recursos empresariales orientado a compras te ayudará a gestionar eficazmente los presupuestos, controlar los gastos y minimizar los costos.
Si buscas ayuda para elegir un sistema ERP, estás hablando con las personas indicadas. Estos son actualmente los mejores sistemas del mercado:
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Beneficios del ERP en las adquisiciones
El trabajo en equipo es clave para el éxito empresarial, por lo que los departamentos de una empresa que trabajan aislados tienden a fracasar o avanzar lentamente. Los sistemas ERP integran funciones como finanzas, gestión de inventario, ventas y (¡por supuesto!) adquisiciones, promoviendo la colaboración y el éxito del negocio.
De forma específica, el software ERP mejora los procesos de adquisición simplificando la compra de bienes y servicios de distintos proveedores, maximizando los recursos y manteniendo relaciones valiosas con los proveedores.
Los principales beneficios del ERP en las adquisiciones incluyen:
1. Ahorro de tiempo y costos
Los sistemas de adquisiciones ERP automatizan tareas rutinarias, acelerando el ciclo de compras y permitiendo que tu equipo se enfoque en actividades estratégicas como el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos.
Al unificar datos y procesos de adquisición, las plataformas ERP también te ayudan a descubrir oportunidades para ahorrar. Por ejemplo, si hay un artículo que repones semanalmente, puedes comprar en grandes cantidades para obtener descuentos por volumen. O, si descubres que solo recuperas el costo de las compras al final del trimestre, puedes intentar negociar condiciones de pago más flexibles con los proveedores.
¿El resultado? Un ahorro significativo de tiempo y dinero.
2. Mejor gestión del gasto
Los sistemas ERP de adquisiciones proporcionan informes y análisis de gastos en tiempo real, lo que permite un control más riguroso de la contabilidad y de los presupuestos.
Podrás seguir los patrones de gastos, identificar inconsistencias y gestionar los recursos de forma más eficiente. Este nivel de transparencia te permite tomar decisiones basadas en datos, evitando gastos excesivos y asegurando una gestión del gasto más eficiente.
3. Gestión mejorada de relaciones con proveedores
Las relaciones sólidas con los proveedores facilitan un proceso de adquisición sin contratiempos—y los sistemas ERP ayudan a construirlas. Actúan como ubicaciones centralizadas para el seguimiento del desempeño de los proveedores, la gestión de los mismos y la administración de contratos.
Tener todos estos datos en un solo lugar mejora la colaboración y garantiza la pronta resolución de problemas, limitando la frecuencia con la que los proveedores no cumplen con los plazos de entrega y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de calidad. También permite obtener mejores resultados en las negociaciones y cadenas de suministro más fiables.
Lo más probable es que [la mayoría de las empresas] tengan muy pocas oportunidades de hacer un análisis del rendimiento de los proveedores. A eso se suma el hecho de que la información requerida puede ser muy difícil de obtener… Los sistemas ERP no solo pueden recopilar y almacenar esta información, sino también generar informes con unos pocos clics sencillos.
Desafíos del ERP en las Compras
Los sistemas ERP ofrecen muchísimos beneficios, pero no están exentos de desafíos y puntos ciegos. Si los comprendes de antemano, tendrás muchas más posibilidades de evitarlos.
Los desafíos más comunes de usar ERP para compras incluyen la flexibilidad de los procesos, problemas de colaboración, compras oscuras, resistencia al cambio y límites en la personalización. A continuación te explico cómo:
Flexibilidad en Compras
Dado que las plataformas ERP están diseñadas para estandarizar los procesos operativos, a veces pueden dificultar la adaptación a las necesidades particulares de cada negocio.
Por ejemplo, puede que necesites actualizar tu proceso de compras como respuesta a problemas con proveedores o cambios en el mercado. Los marcos rígidos del ERP quizás no sean suficientemente ágiles, lo que puede dar lugar a retrasos y oportunidades perdidas.
Por fortuna, personalizar los flujos de trabajo con un software ERP adaptable, actualizar los procesos de manera regular y buscar soluciones a medida del propio proveedor de la plataforma puede ayudar a abordar este inconveniente.
Problemas de Colaboración
Para que el área de compras funcione de manera eficiente, todos los involucrados —desde finanzas hasta producción y gestión de inventarios— deben estar alineados y tener acceso a la información en tiempo real.
Sin embargo, un sistema ERP puede crear silos que deriven en malentendidos, duplicar esfuerzos e ineficiencia, sobre todo si los módulos de la plataforma no están bien integrados.
Mejora la comunicación entre departamentos invirtiendo en integraciones fluidas entre los módulos críticos del ERP. Además, programa reuniones transversales frecuentes y capacitaciones para fortalecer la colaboración y el conocimiento sobre el sistema.
Compras Oscuras
Las compras oscuras (también llamadas gasto transgresor) ocurren cuando los miembros del equipo realizan adquisiciones fuera de los procesos de compras establecidos. Este desvío puede provocar excesos presupuestarios, relaciones tensas con proveedores, problemas de cumplimiento y muchos dolores de cabeza.
Los sistemas ERP pueden ayudar a prevenir todos estos problemas haciendo cumplir las políticas de compras; aunque lograr que toda el equipo siga los procesos al pie de la letra es difícil y, a veces, prácticamente imposible.
Elimina este riesgo proporcionando directrices claras, estableciendo flujos de aprobación y realizando auditorías periódicas para detectar compras fuera de registro.
Resistencia al Cambio
La implementación de un sistema ERP suele implicar cambios significativos en los flujos y procesos actuales, y es probable que los empleados acostumbrados a la forma antigua de trabajar se resistan.
Esta resistencia puede causar una adopción más lenta y menor efectividad de la herramienta ERP recién configurada. Evita estos problemas gestionando cuidadosamente el cambio, ofreciendo formación integral a los empleados y comunicando claramente los beneficios.
Involucrar a los empleados durante la implementación y la fase de pruebas también ayudará a obtener su compromiso (valga el juego de palabras) y a reducir la resistencia.
Límites de Personalización
Los sistemas ERP estándar pueden no adaptarse a los procesos exclusivos de compras de tu empresa, y personalizarlos puede ser complejo, costoso o poco viable. Además, una personalización excesiva puede generar más problemas en el futuro.
Por ejemplo, si necesitas realizar revisiones de mantenimiento rutinarias o actualizar el software, lo ideal sería automatizar estas tareas con un programa preconfigurado del proveedor del sistema ERP, pero las personalizaciones adicionales pueden requerir tareas extra manuales.
Evita contratiempos como este seleccionando un sistema ERP que ofrezca opciones de personalización modular e involucrando a tu proveedor de ERP para que ayude con los aspectos necesarios. Además, implementa solo las personalizaciones esenciales para evitar sobrecomplicar el sistema y futuras incompatibilidades al actualizarlo.
Características clave de los módulos de compras de ERP
Estás listo para aprovechar el poder de los ERP en la gestión de compras. ¡Eso es excelente! Pero, con tantos sistemas posibles, tomar una decisión puede resultar abrumador.
Ahorra tiempo y elige la mejor plataforma para tu organización revisando estas características principales de los módulos de compras de ERP. Aunque tu opción preferida no ofrezca todas estas soluciones, debe cubrir tus requisitos más críticos.
| Características clave de los módulos de compras de ERP | |
| Gestión de órdenes de compra (PO) | Simplifica la creación, aprobación y seguimiento de solicitudes y órdenes de compra |
| Gestión de contratos | Administra los contratos y acuerdos con proveedores para máximo cumplimiento y visibilidad |
| Gestión de inventarios y órdenes | Sincroniza las compras con los niveles de inventario para evitar rupturas de stock o exceso de existencias |
| Abastecimiento | Identifica y evalúa proveedores potenciales para contar con una base amplia y confiable de proveedores |
| Gestión de fuerza laboral contingente | Supervisa y optimiza el uso de trabajadores temporales o contratados según las necesidades de compras. |
| Gestión de riesgo y desempeño de proveedores | Evalúa y realiza el seguimiento de desempeño y riesgos de los proveedores para mantener altos estándares |
| Análisis de gastos | Ofrece información sobre el gasto en compras para descubrir oportunidades de ahorro y mejorar las finanzas |
| Integraciones | Permite la conectividad del conjunto de herramientas mediante el intercambio automático de datos |
1. Gestión de órdenes de compra (PO)
Todo módulo integral de compras de ERP incluye funciones administrativas detalladas para las órdenes de compra. Esta funcionalidad permite la creación, aprobación y seguimiento de órdenes de compra, asegurando que recibas los artículos según se necesiten y mantengas una buena documentación. También puedes obtener estos beneficios del software de órdenes de compra.
2. Gestión de contratos
La gestión de contratos implica manejar eficazmente los acuerdos con proveedores y hacer seguimiento del estado de los contratos. El módulo adecuado de compras en ERP sirve como repositorio de contratos, asegurando que todos los detalles de los acuerdos estén fácilmente accesibles, ayudando a mantener el cumplimiento y simplificando las renovaciones.
3. Gestión de inventario y órdenes
Las capacidades de gestión de inventario y órdenes te ayudan a alinear las actividades de compras con los niveles de stock y la demanda de los clientes, evitando faltantes o compras excesivas. También permiten un seguimiento de pedidos fluido y una entrega eficiente.
4. Abastecimiento
Si deseas simplificar y acelerar tu proceso de evaluación y selección de proveedores, lo mejor es un módulo de compras de ERP con una herramienta estratégica de abastecimiento. Esta función cuenta con una base de datos de proveedores donde puedes encontrar y evaluar proveedores confiables, ahorrando recursos y mejorando la calidad de tus resultados.
5. Gestión de fuerza laboral contingente
Esta funcionalidad del módulo de compras ERP te permite gestionar eficazmente trabajadores contratados o temporales, alineando su incorporación con las necesidades de compras y los objetivos organizativos. De esta forma, obtienes mayor visibilidad y control sobre tu personal externo, lo que se traduce en una mejor calidad de la fuerza laboral, costos más bajos y procesos más eficientes.
6. Gestión de riesgo y desempeño de proveedores
Esta función es fundamental para el éxito del uso de ERP en compras, ya que ayuda a evaluar y monitorear los riesgos potenciales asociados a tus proveedores.
Básicamente, una buena gestión del riesgo y el desempeño de los proveedores se traduce en menos problemas y altos estándares de calidad. ¡Sí, por favor!
7. Análisis de gastos
Los mejores módulos de compras de ERP cuentan con funcionalidades claras de análisis de gastos que revelan patrones de consumo en compras. Puedes utilizar el conocimiento extraído para identificar oportunidades de ahorro, optimizar estrategias de compra y mejorar el desempeño financiero global.
8. Integraciones
Por último, querrás que tus módulos de compras ERP cuenten con sólidas capacidades de integración, que permitan operaciones empresariales eficientes y una conectividad fluida con otros procesos y sistemas de la empresa.
Exploremos las integraciones de compras y ERP con más detalle.
Integración del software de automatización de compras
Integrar tu software de automatización de compras (o módulo ERP) con el resto de las funciones de tu negocio y el conjunto de herramientas no es una tarea sencilla, pero vale absolutamente la pena.
Así que, ya sea sincronizando tu ERP de compras con herramientas financieras o conectándolo con el proveedor de identidad de todo tu equipo, esta guía te ayudará a conectar exitosamente el software de automatización de compras con los sistemas ERP.
1. Evalúa tus necesidades de integración
Evalúa los procesos actuales de tus sistemas para identificar aquellos que deben comunicarse con tu módulo ERP de compras, además de los datos que necesitan intercambiarse.
Hazlo primero elaborando una lista de todos los sistemas involucrados en compras dentro de tu organización, como tu CRM, software contable y la app de gestión de inventario. Después, define el flujo de datos entre estos sistemas y detalla los objetivos de integración, tales como actualizaciones de datos en tiempo real o procesamiento por lotes.
2. Elige el mejor tipo de integración
Puedes integrar tu software de automatización de compras o el módulo ERP al resto de tus procesos empresariales y conjunto de herramientas de distintas maneras. Elige el método de integración que mejor se adapte a la complejidad de tus sistemas y necesidades de escalabilidad.
Por ejemplo, las integraciones basadas en API funcionan muy bien para el intercambio de datos instantáneo entre sistemas origen y destino, como tu CDP y CRM.
Al mismo tiempo, el middleware como los buses de servicio empresarial (ESB) y las herramientas iPaas son excelentes para entornos complejos de múltiples sistemas y para implementaciones menos complejas y más económicas, respectivamente.
3. Crea un plan de integración detallado
Dependiendo de la complejidad y el alcance de tus operaciones, la integración del ERP en compras puede tomar desde unos minutos hasta varias semanas.
Un plan que detalle el proceso de integración, responsabilidades, hitos y plazos estandariza el proyecto, manteniendo todo organizado y eficiente.
Este paso también requiere que:
- Desgloses los campos de datos.
- Definas los flujos de trabajo.
- Configures mecanismos de monitoreo.
Este paso es muy específico y depende de tu organización, por lo que te recomiendo trabajar con un gerente de proyecto interno o un consultor ERP externo si no puedes elaborar el plan tú mismo.
4. Implementa la integración
Integra tus sistemas relevantes según el plan establecido, pero comienza con pruebas piloto de ERP para asegurar que todo funcione como se espera antes del despliegue completo.
5. Monitorea y mantén la integración
Una vez que tus integraciones de ERP para compras estén activas, asegúrate de monitorear su rendimiento y mantener el sistema para seguir siendo efectivo.
Presta atención a posibles problemas como datos inconsistentes, fallas de rendimiento del sistema y necesidades de actualizaciones. Además, utiliza herramientas de automatización de monitoreo, programa revisiones periódicas de mantenimiento y recopila retroalimentación de los usuarios finales para detectar y solucionar rápidamente cualquier obstáculo.
Aplicaciones industriales de la adquisición con ERP
El ERP en adquisiciones mejora la gestión de proveedores y apoya diversas funciones empresariales, incluyendo fabricación, comercio minorista, gestión de la cadena de suministro y logística.
- Fabricación: En la industria manufacturera, los módulos de adquisición de ERP apoyan la compra de materias primas y componentes, asegurando que la producción no se detenga por falta de suministros.
- Comercio minorista: Para los minoristas, los sistemas ERP de adquisiciones ayudan a gestionar las relaciones con los proveedores, negociar mejores acuerdos, prever la demanda y garantizar que las tiendas tengan los productos adecuados en el momento correcto.
- Gestión de la cadena de suministro: Los módulos de adquisición ERP facilitan la gestión de la cadena de suministro y aseguran que todos los componentes estén disponibles para la producción y distribución coordinando las actividades de compra entre múltiples proveedores.
- Logística: El software ERP de adquisiciones en logística permite entregas puntuales y costos mínimos mediante una gestión eficiente del transporte y el almacenamiento.
Tendencias futuras en la adquisición con ERP
La adquisición mediante ERP tiene perspectivas prometedoras, con nuevas tecnologías impulsando la mejora de la eficiencia. Mantente a la vanguardia adaptándote a las demandas de estas tendencias clave del futuro, los avances de ERP y las mejoras tecnológicas en adquisiciones:
→ ERP móvil
Las aplicaciones ERP móviles están ganando terreno en adquisiciones porque permiten a los usuarios ver y gestionar compras empresariales de manera conveniente desde cualquier lugar.
Esta tendencia permite tomar decisiones a tiempo, mejor colaboración y una mayor productividad para los profesionales de adquisiciones en movimiento.
→ Soluciones ERP en la nube
Las soluciones ERP basadas en la nube son cada vez más populares, y se espera que el mercado global de ERP en la nube alcance una valoración de $40.5 mil millones para 2025.
La razón de su atractivo para los equipos de compras no es difícil de entender: aunque los ERPs locales pueden ofrecer mayor seguridad y control (este es un beneficio clave de las soluciones ERP locales), los ERP en la nube son más flexibles, escalables y rentables.
→ Internet de las cosas (IoT)
Integrar dispositivos IoT en los sistemas ERP permite la recopilación de datos en tiempo real y una visibilidad granular de la cadena de suministro. No es de extrañar que los proveedores incorporen esta tecnología cada vez más. Los datos de IoT también permiten una toma de decisiones informada, niveles de inventario optimizados y un mejor desempeño de los proveedores.
Vincular IoT y los datos transaccionales es la puerta de entrada a la transformación digital.
→ Integración de sistemas con IA
La inteligencia artificial es una tendencia que ha revolucionado el sector tecnológico en los últimos años, y el nicho del ERP no ha quedado excluido.
La IA se está integrando cada vez más en los sistemas de adquisiciones con ERP para automatizar tareas repetitivas, analizar grandes conjuntos de datos y prever la demanda, mitigando de forma proactiva los riesgos en la cadena de suministro.
Hazlo: digitaliza los procesos
La adquisición tradicional se basa en documentos físicos y requiere muchos procesos manuales que deberían quedar en el pasado.
De ahora en adelante, la adquisición electrónica a través de sistemas ERP es el camino a seguir. Digitalizan los registros de compra y automatizan las relaciones con proveedores, permitiendo un ciclo de adquisiciones más rápido, fluido y rentable.
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