Los Mejores Tipos de Sistemas ERP para Ti: Beneficios y Ejemplos
Desde sistemas basados en la nube hasta implementaciones locales, híbridas y específicas para industrias, existen innumerables tipos de sistemas ERP disponibles. Con tantas opciones, no es raro sentirse perdido.
Como experto en software digital, he probado, evaluado y utilizado varios programas y tipos de ERP diferentes. Algo que he aprendido es que el mejor punto de partida es conocer los distintos modelos, lo que hacen y cómo pueden beneficiar a tu empresa.
A partir de ahí... bueno, solo queda tomar una decisión. Así que, vamos a empezar a encontrar el tipo de sistema ERP adecuado para tu empresa.
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¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una forma de software de gestión empresarial que puede ayudar a agilizar los procesos, facilitar la comunicación, aumentar la productividad y mucho más.
Los ERP funcionan como un sistema único de aplicaciones centralizadas e integradas. Incluyen todo lo que requieren los departamentos de tu empresa para operar, gestionar y automatizar procesos.
Aunque toda la empresa puede beneficiarse al implementar uno de estos sistemas, los departamentos que más ventajas pueden obtener de la implementación de un ERP incluyen:
- Contabilidad y Finanzas
- Recursos Humanos
- Ventas
- Atención al Cliente
- Control de Inventario
Con un sistema ERP integral, puedes eliminar programas aislados, como tu sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM), gestión financiera o gestión de inventario independientes.
Todos estos sistemas se encuentran dentro del ERP, pero con el beneficio añadido de estar conectados y centralizados en una sola plataforma.
Resumen de los sistemas ERP
Utilizar un sistema ERP puede ayudar a cualquier empresa en varios niveles. Pero no todos los sistemas ERP son iguales.
Si alguna vez has buscado software organizativo u operativo para tu empresa, sabes que suelen venir en varias versiones, todas con diferentes componentes para adaptarse a las necesidades de cada negocio.
En cuanto a los sistemas ERP, hay cuatro tipos principales de sistemas entre los que puedes elegir:
- ERP Prediseñados: Estos sistemas son muy fáciles de usar, lo que los hace ideales para principiantes. También son fáciles de instalar, pero carecen de las opciones de personalización y configuración de los sistemas más complejos. Se consideran prediseñados porque ya están preparados y listos para usar. Todo lo que tienes que hacer para empezar es descargarlo e introducir la información de tu empresa.
- ERP Personalizables: También conocidos como ERP de Nivel 1 (SAP, Microsoft Dynamics 365 y Oracle), estos sistemas se desarrollan a partir de un marco diseñado o definido por tu empresa. Esto los convierte en una de las opciones más personalizables, pero la desventaja es que suelen ser costosos y pueden requerir formación para su uso. Para crear funciones personalizadas según las necesidades de la empresa, los ERP de gran escala requieren muchas horas de desarrollo y asesoría.
- ERP Intermedios: También llamados ERP de Nivel 2, estos sistemas se sitúan entre las dos opciones anteriores. Aunque tu empresa puede utilizar ERP intermedios de forma prediseñada, también ofrecen muchas opciones de personalización y configuración. Si buscas algo que se adapte exactamente a tus necesidades sin gastar demasiado, este tipo es una opción sólida. Generalmente, es la mejor opción para pequeñas empresas.
- ERP Específicos para la Industria: El último tipo de sistema está construido para sectores específicos, como alimentación y bebidas, servicios profesionales o construcción. Para utilizar este tipo de ERP necesitarás estar familiarizado con los términos, normas, políticas y procedimientos del sector.
Tenga en cuenta:
Los sistemas ERP no siempre se etiquetan por tipo. Pero con los rápidos desgloses anteriores, deberías poder identificar con qué tipo de sistema estás tratando y cuál tiene más sentido para tu empresa.
Tipos de ERP
Por supuesto, al determinar el tipo de software de planificación de recursos empresariales que funcionará mejor para tu empresa, necesitas considerar más que el sistema; también querrás identificar tu tipo de alojamiento ideal durante tu proceso de selección.
Mientras que los tipos de sistemas son más matizados y no suelen anunciarse, los tipos de alojamiento sí suelen ser entendidos y promocionados por los proveedores de ERP. Los tipos de alojamiento más comunes son:
ERP basado en la nube
Un ERP basado en la nube se aloja en los servidores de tu proveedor de ERP, a los que accedes a través de Internet.
Generalmente, estos son soluciones de software como servicio (SaaS) que tienen un precio basado en suscripciones, en el que pagas una tarifa fija predeterminada cada mes, trimestre o año.
La mayoría de las empresas recurren a las soluciones ERP basadas en la nube por los siguientes motivos:
- La capacidad de iniciar sesión en cualquier momento, desde cualquier lugar
- El almacenamiento y las licencias se pueden ampliar fácilmente a medida que la empresa crece
- Las nuevas funciones y cambios se implementan rápidamente, lo que mantiene el software siempre actualizado
Aunque el precio total suele ser más bajo en las soluciones basadas en la nube, ofrecen personalización limitada y la seguridad de los datos está fuera de tu control directo.
Ventajas:
- Precio relativamente accesible
- Un precio total sencillo de calcular
- Implementación más rápida
- No se necesita personal de TI interno para mantener el sistema
Mejor para:
- La mayoría de las empresas, incluidas startups, PYMES y grandes organizaciones
Ejemplos:
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Estos no son los únicos tipos de opciones en la nube disponibles. Aquí tienes algunas de mis otras principales recomendaciones para ayudarte a encontrar tu mejor solución:
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ERP Multi-nube
De forma similar a los ERP basados en la nube, los ERP multi-nube utilizan varias aplicaciones y servicios en la nube de terceros para ejecutar tu sistema. Estos pueden ser públicos o no.
Generalmente, los sistemas ERP multi-nube son usados por grandes empresas, ya que permiten a los usuarios combinar las mejores soluciones para obtener el mayor beneficio de sus sistemas. Aunque las PYMES pueden utilizar sistemas ERP multi-nube, normalmente son más complejos de gestionar y su coste es mayor.
Ventajas:
- Permite a los usuarios añadir funcionalidad con varias soluciones en la nube
- Proporciona un sistema central para opciones de acceso
- Permite la integración con recursos en la nube pública para ampliar las capacidades y el rendimiento del sistema
Mejor para:
- Empresas de gran envergadura, compañías en sectores altamente regulados u organizaciones digitalmente maduras
ERP local (On-Premises)
Un ERP local se aloja en los ordenadores y servidores de tu organización. Se puede acceder desde cualquier equipo conectado y, a veces, de forma remota, dependiendo de cómo esté configurado el ERP.
Dado que las soluciones ERP locales se alojan en tu propio servidor, son más adecuadas para empresas con equipos de TI dedicados. También eres responsable del mantenimiento y los cambios, por lo que estos tipos de sistemas pueden implicar costes elevados rápidamente.
Ventajas:
- Control total del sistema
- Opciones completas de personalización y configuración
- Seguridad de los datos bajo tu control directo
Más adecuado para:
- Empresas que necesitan personalización avanzada, plena gobernanza y control total
Ejemplos:
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Varios proveedores ofrecen opciones tanto locales como en la nube, lo que puede resultar confuso al buscar sistemas ERP. Para asegurarte de obtener el tipo correcto, utiliza mi lista:
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ERP híbrido
Encontrar un ERP híbrido puede ser más difícil que las otras dos opciones. Pero, como su nombre indica, este tipo de alojamiento combina aspectos de un ERP en la nube y un ERP local.
Las soluciones ERP híbridas ofrecen las ventajas de ambas opciones, lo que las hace ideales para pymes. Sin embargo, aunque son una combinación de ambos tipos de ERP, requieren más implicación del departamento de TI que las opciones en la nube y menos flexibilidad.
Ventajas:
- Facilitan la actualización de sistemas heredados
- No requieren servidores propiedad de la empresa
- Ofrecen mayor control sobre las funcionalidades del sistema
Más adecuado para: Empresas en crecimiento que están escalando pero no necesitan control total
Ejemplos:
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Casos de uso del software ERP
El software ERP puede cumplir múltiples funciones, lo que lo hace tan potente, y a veces, un poco abrumador.
Para que todo sea más claro, revisé los mejores casos de uso para los diferentes tipos de sistemas ERP y ayudarte a comprender mejor cómo cada uno cumple su función.
- Gestión de inventario: Realiza el seguimiento, actualización y resolución de problemas de tu inventario. Además, puedes hacer este proceso menos laborioso buscando un ERP que también integre capacidades de compras.
- Licenciamiento de software: Mejora tus capacidades de adquisición centralizando todo, desde proveedores hasta cuentas por pagar, en una sola plataforma.
- Ventas y marketing: Los representantes de ventas pueden usar un ERP para convertir cotizaciones en pedidos en minutos. Al integrar ventas y marketing, obtienes una visión más completa de lo que funciona (y quizás más importante, de lo que no).
- Gestión financiera: Administra todos los aspectos financieros desde una sola plataforma para aumentar la productividad y obtener una visión más completa de la salud financiera de tu empresa.
- Gestión de relaciones con clientes: Utiliza un ERP para hacer seguimiento de la información de los clientes y personalizar los esfuerzos de marketing. Además, integra tus opciones de servicio al cliente directamente a los portales de clientes para mayor eficiencia.
- Gestión de la cadena de suministro: Organiza mejor tus órdenes de compra y supervisa los esfuerzos actuales de producción. Un ERP puede ayudarte a disminuir el riesgo de quedarte sin lo que necesitas, asegurando que siempre tengas lo que tus clientes quieren.
- Gestión de recursos humanos: Gestiona de manera eficaz todos tus recursos humanos, políticas de empresa y ayuda a mantener la cultura organizacional dentro del ERP.
- Gestión de proyectos: Gestiona proyectos asignando tareas, haciendo seguimiento de gastos y supervisando el progreso dentro del ERP. Además, ejecuta informes de datos detallados en cada etapa de tu proyecto para asegurar eficiencia y abordar los problemas rápidamente.
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BlackLine
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Joiin
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Xledger
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Industrias que más se benefician del uso de software ERP
Muchas industrias pueden beneficiarse del uso de un ERP, y los operadores lo están aprendiendo rápidamente. ¿La prueba? Allied Marketing Research predice que el mercado global de ERP valdrá más de 117 mil millones de dólares para 2030.
Sin embargo, aunque prácticamente todas las empresas de todos los sectores pueden beneficiarse, hay algunas industrias que se benefician aún más. Por ello, estas son también las industrias donde más comúnmente se encuentra el uso de un sistema de planificación de recursos empresariales. Estas industrias incluyen:
- Tecnología y SaaS
- Comercio electrónico
- Construcción
- Alimentación y bebidas
- Salud
- Manufactura
Funciones comunes del software ERP
Aunque las funciones y capacidades del software ERP pueden variar significativamente de una opción a otra, existe un conjunto de características comunes (llamadas módulos) que poseen las mejores opciones. Estas incluyen:
Contabilidad
Algunos consideran que la contabilidad es el verdadero núcleo de un software ERP, ya que es el área que más se beneficia de la centralización, debido a la capacidad de crear informes detallados y de alto nivel a nivel empresa.
Algunas de las funciones de contabilidad presentes en el software ERP incluyen facturación, generación de informes financieros, presupuestación, agregación de datos (adiós a las hojas de cálculo desorganizadas) y capacidades generales de finanzas. Cuando se integra con sistemas de contabilidad, el software ERP puede ser una solución potente para la mayoría de los procesos financieros.
Sitio web/Comercio electrónico
La mayoría de los softwares ERP incluyen funciones que te permiten diseñar, configurar y alojar tu sitio web directamente desde el sistema. Esto facilita procesos como pagos en línea, procesamiento de pedidos y el diseño o mantenimiento de un portal para clientes.
Gestión de proyectos
Aunque la mayoría de los sistemas ERP cuentan con capacidades de gestión de proyectos, las funciones pueden variar ampliamente. La mayoría incluye registros de horas y gestión de tareas; sin embargo, los sistemas más robustos pueden incluir también gestión de compras, administración de recursos, gestión de pedidos, estimaciones de costos e informes o resúmenes de proyectos.
Atención al cliente
Un ERP debe ofrecer todas las funciones esenciales de un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). Por ejemplo, los ERP suelen brindar chat en vivo, encuestas personalizadas, seguimiento de datos de clientes y una mesa de ayuda.
En conjunto, estas características pueden optimizar las operaciones de atención al cliente, reducir los tiempos de espera y, en general, mejorar la experiencia del usuario.
Recursos Humanos
Este módulo está diseñado con funciones para gestionar las tareas más relevantes de RRHH. Por ejemplo, un ERP puede incluir evaluaciones de desempeño, nómina, características de reclutamiento, informes de gastos y el seguimiento de ausencias o permisos.
Operaciones generales
Uno de los beneficios más significativos del software ERP es que te permite centralizar todas tus operaciones en una sola plataforma.
Gracias a ello, puedes gestionar y monitorear operaciones generales que normalmente no encontrarías en otras soluciones de software colaborativo, como compras, gestión de la cadena de suministro, seguimiento de la rentabilidad, gestión de inventario y mucho más.
Automatización de flujos de trabajo
Las funciones de automatización de distintos procesos entre departamentos pueden reducir el tiempo dedicado a tareas tediosas o rutinarias, como la agregación de datos para la preparación de informes financieros.
Analítica e informes
Las funciones de analítica y reportes disponibles en un ERP son más potentes porque abarcan la empresa en su conjunto, en lugar de limitarse a departamentos o proyectos específicos.
Esto puede ayudar a mejorar la capacidad de toma de decisiones y proporcionar una definición clara de los requisitos comerciales necesarios a futuro.
Si es posible, busca opciones de datos en tiempo real para lograr una toma de decisiones aún más efectiva.
Consejos para elegir el sistema ERP adecuado
Ahora que tienes una comprensión profunda de los tipos de sistemas ERP que tu empresa podría utilizar, es momento de encontrar el sistema ERP adecuado para ti. Considera las siguientes preguntas al elegir tu tipo y software de ERP.
- ¿Cuáles son las necesidades específicas de tu empresa? ¿El software y tipo seleccionado puede crecer junto con tu compañía?
- ¿Necesitarás un socio de implementación para ayudar a que tu ERP se ponga en marcha a tiempo y dentro del presupuesto?
- ¿Qué riesgos están asociados con cada tipo y cómo puedes mitigarlos?
- ¿Qué nivel de personalización es posible con cada opción de implementación?
- ¿Cómo impacta cada modelo de implementación en los costos, el mantenimiento y la accesibilidad?
- ¿Cuánto entrenamiento se requiere para los distintos niveles de usuarios?
Si aún tienes dudas después de responder estas preguntas, revisa algunas de mis principales opciones de software ERP para ayudarte a comenzar. Además, suscribirte a boletines especializados de ERP puede brindarte información y actualizaciones continuas para guiar tu proceso de toma de decisiones.
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