ERP-hankinta – Näin järjestelmäsi voi säästää rahaa
Tiedän, että se kuulostaa siltä, mutta ei — ERP-hankinta ei ole sopivien ERP-ohjelmistojen arviointi- ja valintaprosessi. Se on tietenkin tärkeää onnistuneen käyttöönoton kannalta.
ERP-hankinta tarkoittaa valitsemasi ERP-ohjelmiston käyttämistä yrityksen hankintatoimien automatisointiin ja organisointiin. Jatka lukemista, niin näytän, kuinka varmistat järjestelmäsi tuottavan parhaan mahdollisen sijoitetun pääoman tuoton.
Johdanto ERP-hankintaan
ERP-hankinta (josta käytetään myös nimitystä ERP hankinnassa) tarkoittaa hankintaprosessien, kuten hankintalähteiden etsimisen, toimittajahallinnan ja ostotilausten käsittelyn, tehostamista ERP-ratkaisun avulla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hankintaohjelmistomarkkinoiden arvioitiin tuottaneen noin $4.6 billion vuonna 2021, ja hankintaohjelmistomarkkinat ovat kasvaneet tasaisesti siitä lähtien. SAP ja Oracle johtavat markkinaa.
Jos esimerkiksi käytät jo ERP-ohjelmistoa henkilöstö- ja taloushallinnon hallintaan, siinä saattaa olla myös moduuli hankintojen integrointia varten. Jos taas käytössäsi on hankintojen automatisointityökalu, se saattaa sisältää ERP-integraation, jonka avulla voit yhdistää ostotyönkulkusi muihin liiketoimintatoimintoihin.
Viime kädessä mikä tahansa toiminnanohjausjärjestelmän hankintajärjestelmä auttaa hallitsemaan budjetteja tehokkaasti, seuraamaan kulutusta ja minimoimaan kustannuksia.
Jos tarvitset apua ERP-järjestelmän valinnassa, olet oikeassa paikassa. Nämä ovat tällä hetkellä markkinoiden parhaat järjestelmät:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
ERP:n hyödyt hankinnoissa
Yhteistyö on avain liiketoiminnan menestykseen, joten siiloissa toimivat yrityksen osastot epäonnistuvat tai etenevät todennäköisemmin hitaasti. ERP-järjestelmät yhdistävät taloushallinnon, varastonhallinnan, myynnin ja tietenkin hankintojen kaltaiset toiminnot, mikä edistää yhteistyötä ja liiketoiminnan menestystä.
ERP-ohjelmisto parantaa hankintaprosesseja erityisesti yksinkertaistamalla tavaroiden ja palvelujen ostamista eri toimittajilta, maksimoimalla resurssien käytön ja ylläpitämällä arvokkaita toimittajasuhteita.
ERP:n keskeisiä hyötyjä hankinnoissa ovat:
1. Ajan ja kustannusten säästöt
ERP-hankintajärjestelmät automatisoivat rutiinitehtäviä, nopeuttavat hankintasykliä ja antavat tiimillesi mahdollisuuden keskittyä strategisiin toimintoihin, kuten vaatimustenmukaisuuteen ja riskienhallintaan.
Yhdistämällä hankintatiedot ja -prosessit ERP-alustat auttavat myös löytämään mahdollisuuksia kustannussäästöihin. Jos esimerkiksi täydennät jonkin tuotteen varastoa viikoittain, voit ostaa sitä irtotavarana ja saada tukkualennuksia. Jos taas huomaat saavasi hankintakustannukset takaisin vasta vuosineljänneksen lopussa, voit yrittää neuvotella toimittajien kanssa joustavammista maksuehdoista.
Lopputulos? Merkittäviä ajan ja kustannusten säästöjä.
2. Tehokkaampi kulutuksen hallinta
Hankintojen ERP-järjestelmät tarjoavat reaaliaikaisia tietoja ja kulutusanalytiikkaa, mikä mahdollistaa tarkemman kirjanpidon ja budjetin hallinnan.
Pystyt seuraamaan kulutustottumuksia, tunnistamaan poikkeamia ja hallitsemaan resursseja paremmin. Tämä näkyvyys auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä, välttämään ylikulutusta ja varmistamaan tehokkaamman kulutuksen hallinnan.
3. Parempi toimittajasuhteiden hallinta
Vahvat toimittajasuhteet tukevat sujuvaa hankintaa — ja ERP-järjestelmät auttavat rakentamaan niitä. Ne toimivat keskitettyinä paikkoina toimittajien suoritusten seurantaan, toimittajahallintaan ja sopimusten hallinnointiin.
Kun kaikki nämä tiedot ovat yhdessä paikassa, yhteistyö tehostuu ja ongelmat voidaan ratkaista nopeasti. Tämä vähentää tapauksia, joissa toimittajat eivät täytä toimitusaikoja ja laatuun liittyviä palvelutasosopimuksia koskevia vaatimuksia. Se mahdollistaa myös paremmat neuvottelutulokset ja luotettavammat toimitusketjut.
Todennäköisesti [useimmilla yrityksillä] on hyvin vähän mahdollisuuksia analysoida toimittajien suorituskykyä. Kun tähän yhdistetään se, että tarvittavien tietojen hankkiminen voi olla erittäin vaikeaa… ERP-järjestelmät eivät ainoastaan kerää ja tallenna näitä tietoja, vaan voivat myös tuottaa raportteja muutamalla yksinkertaisella napsautuksella.
Hankinnan ERP-järjestelmien haasteet
ERP-järjestelmät tarjoavat runsaasti hyötyjä, mutta niihin liittyy myös haasteita ja katvealueita. Kun ymmärrät ne etukäteen, pystyt paljon todennäköisemmin välttämään ne.
Yleisimpiä ERP-järjestelmien hankintakäyttöön liittyviä haasteita ovat prosessien joustavuus, yhteistyöongelmat, järjestelmän ohittava ostaminen, muutosvastarinta ja mukauttamisen rajoitukset. Näin:
Hankinnan joustavuus
Koska ERP-alustat on suunniteltu standardoimaan operatiivisia prosesseja, ne voivat joskus vaikeuttaa mukautumista liiketoiminnan erityistarpeisiin.
Sinun voi esimerkiksi olla tarpeen päivittää ostoprosessiasi toimittajaongelmien tai markkinamuutosten vuoksi. Jäykät ERP-rakenteet eivät välttämättä ole riittävän ketteriä, mikä voi johtaa viivästyksiin ja menetettyihin mahdollisuuksiin.
Onneksi työnkulkujen mukauttaminen mukautuvalla ERP-ohjelmistolla, prosessien säännöllinen päivittäminen ja räätälöityjen ratkaisujen pyytäminen alustan toimittajalta voivat auttaa ratkaisemaan tämän ongelman.
Yhteistyöongelmat
Jotta hankinta voidaan toteuttaa tehokkaasti, kaikkien sidosryhmien — taloushallinnosta tuotantoon ja varastonhallintaan — on oltava samalla sivulla ja saatava tietoa käyttöönsä reaaliajassa.
ERP-järjestelmä voi kuitenkin joskus luoda siiloja, jotka johtavat väärinymmärryksiin, päällekkäiseen työhön ja tehottomuuteen, etenkin jos alustan moduuleja ei ole integroitu hyvin.
Paranna osastojen välistä viestintää investoimalla kriittisten ERP-moduulien sujuviin integraatioihin. Suunnittele lisäksi säännöllisiä monialaisten tiimien kokouksia ja koulutusohjelmia yhteistyön ja järjestelmän ymmärtämisen vahvistamiseksi.
Järjestelmän ohittava ostaminen
Järjestelmän ohittavalla ostamisella (jota kutsutaan myös luvattomaksi kulutukseksi) tarkoitetaan tilannetta, jossa tiimin jäsenet tekevät ostoja vakiintuneiden hankintaprosessien ulkopuolella. Tämä poikkeama voi aiheuttaa budjetin ylityksiä, toimittajasuhteiden kiristymistä, vaatimustenmukaisuusongelmia ja valtavasti päänvaivaa.
ERP-järjestelmät voivat auttaa estämään kaikki nämä ongelmat valvomalla hankintakäytäntöjä, mutta täsmällisen ja koko tiimin kattavan noudattamisen varmistaminen on vaikeaa ja joskus suorastaan mahdotonta.
Poista tämä riski antamalla selkeät ohjeet, määrittämällä hyväksyntätyönkulut ja tekemällä säännöllisiä tarkastuksia kirjaamattomien hankintojen paljastamiseksi.
Muutosvastarinta
ERP-järjestelmän käyttöönotto tuo tyypillisesti merkittäviä muutoksia nykyisiin työnkulkuihin ja prosesseihin, ja vanhoihin työskentelytapoihin tottuneet työntekijät saattavat vastustaa niitä.
Tämä vastarinta voi hidastaa käyttöönottoa ja heikentää uuden, määritetyn ERP-työkalun tehokkuutta. Ehkäise nämä ongelmat huolellisella muutoshallinnalla, kattavalla työntekijäkoulutuksella ja hyötyjen selkeällä viestinnällä.
Työntekijöiden osallistaminen käyttöönotto- ja testausprosessiin auttaa myös saamaan heidän tukensa (sanaleikki on tarkoituksellinen) ja vähentämään vastarintaa.
Mukauttamisen rajoitukset
Valmiit ERP-järjestelmät eivät välttämättä vastaa täysin yrityksesi ainutlaatuisia hankintaprosesseja, ja niiden mukauttaminen voi olla monimutkaista, kallista tai epäkäytännöllistä. Laajat mukautukset voivat myös aiheuttaa myöhemmin lisää ongelmia.
Oletetaan, että sinun on tehtävä säännöllisiä huoltotarkastuksia tai päivitettävä ohjelmisto. Näiden toimintojen automatisointi ERP-järjestelmän toimittajan valmiiksi määritetyllä ohjelmalla olisi paras vaihtoehto, mutta lisäosamukautukset saattavat edellyttää ylimääräistä manuaalista syöttöä.
Vältä tällaiset takaiskut valitsemalla ERP-järjestelmä, joka tarjoaa modulaarisia mukautusvaihtoehtoja, ja ottamalla ERP-toimittajasi mukaan auttamaan tarvittavissa osa-alueissa. Ota käyttöön myös vain olennaiset mukautukset, jotta järjestelmä ei monimutkaistu liikaa ja jotta vältät yhteensopivuusongelmat tulevien päivitysten kanssa.
ERP-hankintamoduulien keskeiset ominaisuudet
Olet valmis hyödyntämään ERP-järjestelmien voimaa hankintojen hallinnassa. Hienoa! Mutta koska mahdollisia järjestelmiä on niin paljon, valinnan tekeminen voi tuntua ylivoimaiselta.
Säästä aikaa ja valitse organisaatiollesi paras alusta tarkistamalla, että siinä on nämä ERP-hankintamoduulien tärkeimmät ominaisuudet. Vaikka ensisijainen vaihtoehtosi ei tarjoaisi kaikkia näitä ratkaisuja, sen pitäisi täyttää sinun tärkeimmät vaatimuksesi.
| ERP-hankintamoduulien keskeiset ominaisuudet | |
| Ostotilausten (PO) hallinta | Tehostaa ostopyyntöjen ja ostotilausten luomista, hyväksymistä ja seurantaa |
| Sopimusten hallinta | Hallinnoi toimittajasopimuksia mahdollisimman hyvän vaatimustenmukaisuuden ja näkyvyyden varmistamiseksi |
| Varaston ja tilausten hallinta | Synkronoi hankinnat varastotasojen kanssa estääkseen varaston loppumisen tai ylivarastoinnin |
| Hankintalähteiden etsiminen | Tunnistaa ja arvioi mahdollisia toimittajia monipuolisen ja luotettavan toimittajaverkoston rakentamiseksi |
| Väliaikaisen työvoiman hallinta | Seuraa ja optimoi määräaikaisten tai sopimussuhteisten työntekijöiden käyttöä hankintatarpeiden mukaisesti. |
| Toimittajariskien ja suorituskyvyn hallinta | Arvioi ja seuraa toimittajien suorituskykyä ja riskejä korkeiden standardien ylläpitämiseksi |
| Menojen analysointi | Tarjoaa tietoa hankintamenoista kustannussäästömahdollisuuksien löytämiseksi ja talouden parantamiseksi |
| Integraatiot | Mahdollistaa työkalupinon yhdistämisen automaattisen tiedonsiirron avulla |
1. Ostotilausten (PO) hallinta
Jokainen kattava ERP-hankintamoduuli sisältää monipuoliset ostotilausten hallintaominaisuudet. Tämä ominaisuus mahdollistaa ostotilausten luomisen, hyväksymisen ja seurannan, mikä varmistaa, että saat tarvitsemasi tuotteet ja että ne dokumentoidaan asianmukaisesti. Voit saada nämä hyödyt myös ostotilausohjelmistosta.
2. Sopimusten hallinta
Sopimusten hallinta tarkoittaa toimittajasopimusten tehokasta hallintaa ja sopimusten tilan seurantaa. Oikea ERP-hankintamoduuli toimii sopimusarkistona, joka varmistaa kaikkien sopimustietojen helpon saatavuuden, auttaa ylläpitämään vaatimustenmukaisuutta ja tehostaa uusimisia.
3. Varaston ja tilausten hallinta
Varaston ja tilausten hallintaominaisuudet auttavat sovittamaan hankintatoimet yhteen varastotasojen ja asiakaskysynnän kanssa ja estävät puutteet tai liialliset hankinnat. Ne varmistavat myös tilausten saumattoman seurannan ja toimitusprosessin sujuvuuden.
4. Hankintalähteiden etsiminen
Jos haluat yksinkertaistaa ja nopeuttaa toimittajien tarkistus- ja valintaprosessia, strategisen hankintatyökalun sisältävä ERP-hankintamoduuli on paras vaihtoehto. Tämä ominaisuus sisältää toimittajatietokannan, josta voit löytää ja tarkistaa luotettavia toimittajia, säästää resursseja ja parantaa tuotoksesi laatua.
5. Väliaikaisen työvoiman hallinta
Tämän ERP-hankintaominaisuuden avulla voit hallita tehokkaasti sopimussuhteisia tai määräaikaisia työntekijöitä ja sovittaa heidän työsuhteensa hankintatarpeisiin ja organisaation tavoitteisiin. Tämä auttaa saavuttamaan paremman näkyvyyden ja hallinnan väliaikaiseen työvoimaan, mikä parantaa työvoiman laatua, alentaa kustannuksia ja tehostaa prosesseja.
6. Toimittajariskien ja suorituskyvyn hallinta
Tämä ominaisuus on ratkaisevan tärkeä hankintojen onnistuneen ERP-käytön kannalta, sillä se auttaa arvioimaan ja seuraamaan toimittajiisi liittyviä mahdollisia riskejä.
Hyvä toimittajariskien ja suorituskyvyn hallinta tarkoittaa pohjimmiltaan vähemmän ongelmia ja korkeita suorituskykystandardeja. Kyllä kiitos!
7. Menojen analysointi
Parhaissa ERP-hankintamoduuleissa on selkeät menojen analysointitoiminnot, jotka paljastavat hankintamenojen mallit. Voit hyödyntää saatuja tietoja kustannussäästömahdollisuuksien tunnistamiseen, hankintastrategioiden optimointiin ja taloudellisen suorituskyvyn yleiseen parantamiseen.
8. Integraatiot
Haluat lopuksi, että ERP-hankintamoduulisi tarjoaa tehokkaat integraatio-ominaisuudet, jotka mahdollistavat liiketoiminnan tehokkaan toiminnan sekä saumattoman yhteyden muihin yrityksen prosesseihin ja järjestelmiin.
Tutustutaan seuraavaksi tarkemmin hankintojen ERP-integraatioihin.
Hankintojen automatisointiohjelmiston integrointi
Hankintojen automatisointiohjelmiston (tai ERP-moduulin) integrointi muihin liiketoimintatoimintoihisi ja työkalupinoosi ei ole mikään pieni tehtävä, mutta se on ehdottomasti sen arvoista.
Synkronoitpa hankinta-ERP:si taloushallinnon työkaluihin tai yhdistitpä sen koko tiimisi identiteetintarjoajaan, tämä opas auttaa sinua yhdistämään hankintojen automatisointiohjelmiston ERP-järjestelmiin onnistuneesti.
1. Arvioi integraatiotarpeesi
Arvioi nykyiset järjestelmäsi ja prosessisi tunnistaaksesi ne, joiden on oltava yhteydessä ERP-hankintamoduuliisi, sekä vaihdettavat tiedot.
Tee tämä luettelemalla ensin kaikki organisaatiosi hankintoihin liittyvät järjestelmät, kuten CRM, taloushallinto-ohjelmisto ja varastonhallintasovellus. Määrittele seuraavaksi tietovirta näiden järjestelmien välillä ja hahmottele integraatiotavoitteet, kuten reaaliaikaiset tietopäivitykset tai eräkäsittely.
2. Valitse paras integraatiotyyppi
Voit integroida hankintojen automatisointiohjelmistosi tai ERP-moduulisi muihin liiketoimintaprosesseihisi ja työkalupinoosi eri tavoin. Valitse integraatiomenetelmä, joka vastaa parhaiten järjestelmiesi monimutkaisuutta ja skaalautuvuustarpeita.
Esimerkiksi ohjelmointirajapintoihin perustuvat integraatiot toimivat hyvin lähde- ja kohdejärjestelmien väliseen välittömään tiedonsiirtoon, kuten CDP:n ja CRM:n välillä.
Samalla välitysohjelmistot, kuten yrityspalveluväylät (ESB:t) ja iPaaS-työkalut, sopivat erinomaisesti monimutkaisiin, usean järjestelmän ympäristöihin ja yksinkertaisempiin, budjettiystävällisiin toteutuksiin.
3. Laadi yksityiskohtainen integraatiosuunnitelma
Toimintojesi monimutkaisuudesta ja laajuudesta riippuen ERP-hankintojen integrointi voi kestää muutamasta minuutista useisiin viikkoihin.
Integraatioprosessin, vastuualueet, virstanpylväät ja aikataulut yksityiskohtaisesti kuvaava suunnitelma standardoi projektin ja pitää kaiken järjestyksessä ja tehokkaana.
Tässä vaiheessa sinun on myös:
- Kartoitettava tietokentät.
- Määriteltävä työnkulut.
- Luotava seuranta- ja valvontamekanismit.
Tämä vaihe on hyvin organisaatiokohtainen ja riippuvainen organisaatiostasi, joten suosittelen työskentelemään sisäisen projektipäällikön tai ulkopuolisen ERP-konsultin kanssa, jos et pysty laatimaan suunnitelmaa itse.
4. Toteuta integraatio
Integroi asiaankuuluvat järjestelmäsi laaditun suunnitelman mukaisesti, mutta aloita ERP-pilottitesteillä varmistaaksesi, että kaikki toimii odotetusti ennen täydellistä käyttöönottoa.
5. Seuraa ja ylläpidä integraatiota
Kun ERP-hankintojen integraatiosi on käytössä, muista seurata sen suorituskykyä ja ylläpitää järjestelmää jatkuvan tehokkuuden varmistamiseksi.
Pidä silmällä ilmeneviä ongelmia, kuten epäjohdonmukaisia tietoja, järjestelmän suorituskykyongelmia ja päivitystarpeita. Hyödynnä myös automaattisia valvontatyökaluja, ajoita säännölliset ylläpitotarkastukset ja kerää loppukäyttäjien palautetta, jotta voit havaita ja poistaa esteet nopeasti.
ERP-hankinnan toimialasovellukset
Hankinnan ERP-järjestelmä parantaa toimittajahallintaa ja tukee erilaisia liiketoimintatoimintoja, kuten valmistusta, vähittäiskauppaa, toimitusketjun hallintaa ja logistiikkaa.
- Valmistus: Valmistusteollisuudessa ERP-hankintamoduulit tukevat raaka-aineiden ja komponenttien ostamista ja varmistavat, ettei tuotanto keskeydy tarvikkeiden puutteen vuoksi.
- Vähittäiskauppa: Vähittäiskauppiaille hankinnan ERP-järjestelmät auttavat hallitsemaan toimittajasuhteita, neuvottelemaan parempia sopimuksia, ennustamaan kysyntää ja varmistamaan, että myymälöissä on oikeat tuotteet oikeaan aikaan.
- Toimitusketjun hallinta: ERP-hankintamoduulit helpottavat toimitusketjun hallintaa ja varmistavat, että kaikki komponentit ovat saatavilla tuotantoa ja jakelua varten koordinoimalla hankintatoimia useiden toimittajien kesken.
- Logistiikka: Logistiikan hankinnan ERP-ohjelmisto mahdollistaa täsmälliset toimitukset ja pitää kustannukset vähäisinä tehokkaan kuljetuksen ja varastoinnin avulla.
ERP-hankinnan tulevat trendit
ERP-hankinnalla on lupaavat tulevaisuudennäkymät, sillä uudet teknologiat edistävät tehokkuuden parantamista. Pysy kehityksen kärjessä sopeutumalla näiden keskeisten tulevien trendien, ERP-kehityksen ja hankintateknologian parannusten vaatimuksiin:
→ Mobiili-ERP
Mobiili-ERP-sovellukset yleistyvät hankinnassa, koska niiden avulla käyttäjät voivat tarkastella ja hallita liiketoiminnan ostoja kätevästi mistä tahansa.
Tämä trendi mahdollistaa oikea-aikaisen päätöksenteon, paremman yhteistyön ja paremman tuottavuuden liikkuville hankinta-ammattilaisille.
→ Pilvipohjaiset ERP-ratkaisut
Pilvipohjaiset ERP-ratkaisut yleistyvät päivä päivältä, ja globaalien pilvipohjaisten ERP-järjestelmien markkinoiden odotetaan saavuttavan 40.5 miljardin dollarin arvon vuoteen 2025 mennessä.
Syy niiden suosioon hankintatiimien keskuudessa ei ole vaikea ymmärtää: Vaikka paikallisesti asennetut ERP-järjestelmät saattavat tarjota paremman tietoturvan ja hallinnan (tämä on keskeinen paikallisesti asennettujen ERP-ratkaisujen etu), pilvipohjaiset ERP-järjestelmät ovat joustavampia, skaalautuvampia ja kustannustehokkaampia.
→ Esineiden internet (IoT)
IoT-laitteiden integrointi ERP-järjestelmiin mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonkeruun ja toimitusketjun yksityiskohtaisen näkyvyyden. Ei siis ole ihme, että toimittajat ottavat teknologiaa käyttöön yhä enemmän. IoT-data mahdollistaa myös tietoon perustuvan päätöksenteon, optimoidut varastotasot ja paremman toimittajasuoriutumisen.
IoT-datan ja tapahtumatietojen yhdistäminen on digitaalisen transformaation väylä.
→ Tekoälyjärjestelmien integrointi
Tekoäly on trendi, joka on vallannut teknologia-alan viime vuosina, eikä ERP-ala jäänyt siitä paitsi.
Tekoälyä integroidaan yhä enemmän ERP-hankintajärjestelmiin toistuvien tehtävien automatisoimiseksi, suurten tietoaineistojen analysoimiseksi ja kysynnän ennustamiseksi — näin toimitusketjun riskejä voidaan lieventää ennakoivasti.
Toimi — luovu paperista
Perinteinen hankinta perustuu fyysisiin asiakirjoihin ja edellyttää runsaasti manuaalisia prosesseja, jotka olisi syytä jättää menneisyyteen.
Jatkossa ERP-järjestelmien kautta tapahtuva sähköinen hankinta on oikea ratkaisu. Ne digitalisoivat ostotiedot ja automatisoivat toimittajasuhteet, mikä tekee hankintakierrosta nopeamman, sujuvamman ja kustannustehokkaamman.
Valmis kehittämään osaamistasi talousalan ammattilaisena? Tilaa maksuton uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
