ERP-yhteistyö: työkalut, hyödyt & esimerkit
Kuvittele organisaatio, jossa jokaisella työntekijällä tuotantolattialta ylimpään johtoon on työnsä kannalta tarvitsemansa tiedot. Juuri tämän ERP-yhteistyö voi mahdollistaa.
- Myyntitiimisi voi tarkastella tietoja ja vahvistaa toimituspäivät asiakkaille.
- Talousosasto voi seurata varastotasoja reaaliajassa kassavirran optimoimiseksi.
- Voit pitää tauon tietäen, että liiketoimintasi toimii asianmukaisesti.
Tässä kerrotaan, miten voit valita ja ottaa käyttöön ERP-alustan, joka edistää yhteistyötä koko organisaatiossasi.
Johdatus ERP-yhteistyöhön
ERP-järjestelmät (toiminnanohjaus) edistävät yhteistyötä tarjoamalla keskitetyn alustan, joka yhdistää organisaation eri osastojen ja toimintojen tiedot ja prosessit. Tämä mahdollistaa tietojen jakamisen reaaliajassa, sujuvoittaa työnkulkuja ja, kuten voi odottaa, parantaa tiimien välistä viestintää ja koordinointia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Esimerkiksi Toronton yliopisto otti käyttöön SAP:n ERP-järjestelmän yhdistääkseen talous-, tutkimus-, opiskelija- ja henkilöstöhallinnon tiedot. Tämä mahdollisti seuraavat asiat:
- Työnkulkujen, kuten hankinnasta maksuun ja rekrytoinnista eläkkeelle siirtymiseen, automatisointi osastojen välisten prosessien sujuvoittamiseksi
- Reaaliaikaisten tietojen omatoimisen käytön tarjoaminen 18 000 työntekijälle ja tiedekunnan jäsenelle, mikä nopeutti päätöksentekoa
- Edistyneen analytiikan ja koontinäyttöjen tarjoaminen raportoinnin ja oivallusten parantamiseksi
Ottamalla automaation ja yhteistyön tärkeimmiksi tavoitteikseen Toronton yliopisto saavutti SAP:n S/4HANA-ohjelmistopaketin avulla 50 % nopeamman kuukauden lopun sulkemisajan ja 25 % nopeamman eräkäsittelyn.
ERP-yhteistyön keskeiset hyödyt
ERP-ohjelmiston ansiosta yritykset voivat tehdä tiedot helpommin saataville koko organisaatiossa. Kun talous-, myynti-, operatiiviset ja henkilöstöhallinnon osastot työskentelevät yhdessä saman keskitetyn tietolähteen pohjalta, tietoon perustuvien päätösten tekeminen on huomattavasti helpompaa.
Tässä tarkastellaan joitakin yleisiä tapoja, joilla ERP-yhteistyö hyödyttää yrityksiä, sekä tosielämän esimerkkejä kustakin tavasta:
1. Tietojen jakaminen reaaliajassa
Yhdistämällä kaikki tiedot yhteen tietokantaan ERP tarjoaa "yhden totuuden lähteen", jota kaikki osastot voivat käyttää välittömästi. Tämä poistaa tietosiilot, päällekkäisyydet ja erillisten vanhojen järjestelmien käytöstä johtuvat virheet.
48 %:n vuotuinen ROI + enemmän
Ottamalla käyttöön Oracle Analytics Cloudin ja Oracle Fusion ERP Analyticsin data-analytiikkayritys saavutti 48 %:n vuotuisen ROI:n 2,7 vuoden takaisinmaksuajalla. Koska reaaliaikaisten tietojen ansiosta käyttäjät pystyivät helposti yhdistämään ERP-, HCM- ja muita ohjelmistoja toimintojen väliseen analytiikkaan, tietojen valmisteluun käytetty aika väheni useilla sadoilla tunneilla.
2. Maantieteellisten esteiden poistaminen
Tuomalla tietosi ja prosessisi yhdelle alustalle ERP-järjestelmät mahdollistavat työntekijöille reaaliaikaisten tietojen käytön fyysisestä sijainnista riippumatta. Tämä on erityisen arvokasta maailmanlaajuisille organisaatioille, joiden toimistot, varastot ja tuotantolaitokset sijaitsevat useissa maissa tai maanosissa.
Etäisyyksien umpeen kurominen
Coca-Cola HBC, yksi Coca-Colan suurimmista pakkauskumppaneista, otti SAP ERP:n käyttöön kaikissa 28 maassa sijaitsevissa toiminnoissaan.
Palvelemme asiakkaita, jotka vaativat ja hyödyntävät digitaalisia palveluja ja nopeutta. SAP-palvelut ja tuki mahdollistivat onnistuneen siirtymisemme SAP S/4HANAan, joten voimme täyttää nämä vaatimukset.
3. Lisääntynyt läpinäkyvyys ja vastuullisuus
ERP-järjestelmän käyttöönotto voi parantaa merkittävästi organisaation läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta. Quantum Groupin tapaustutkimus on tästä hyvä esimerkki.
Parempi seuranta
Johtava paino- ja markkinointipalvelujen tarjoaja Quantum otti käyttöön Interprise Suite -nimisen ERP-järjestelmän tehottomuuksien ratkaisemiseksi ja läpinäkyvyyden parantamiseksi.
Yhtenäisen alustan avulla, joka mahdollisti reaaliaikaisen tiedon jakamisen osastojen välillä, yritys pystyi seuraamaan tilauksia, parantamaan varastonhallintaa ja uudistamaan talousprosessejaan. Tämän ansiosta operatiiviset kustannukset pienenivät 35 prosenttia ensimmäisen vuoden aikana.
4. Taloustietojen käytön tehostaminen
ERP-järjestelmät kokoavat taloustiedot yhteen, jolloin taloustiimit voivat käyttää ajantasaisia tietoja nopeasti ja tehokkaasti. Ne poistavat erillisten talousjärjestelmien ja manuaalisen tietojensyötön tarpeen, mikä nopeuttaa tapahtumien käsittelyä ja vähentää virheitä.
Kolmen päivän käyttöönotto = 50 % enemmän myyntiä
Fulton & Roark on Pohjois-Carolinassa toimiva miesten hoitotuotteiden vähittäismyyjä, joka teki hiljattain yhteistyötä Netsuite ERP:n kanssa taloustietojensa kokoamiseksi yhteen. Kolmen viikon käyttöönottoprosessin jälkeen yritys pystyi kasvattamaan vuotuista myyntivolyymiaan yli 50 prosentilla.
ERP-järjestelmän käyttöönoton myötä taloustiimi pystyi myös vähentämään kirjanpitovirheitä ja siirtämään kirjanpidon kokonaan yrityksen sisälle.
5. Tiimiviestinnän parantaminen
ERP-järjestelmät voivat integroitujen viestintätyökalujen tukemina parantaa merkittävästi hajautettujen työnkulkujen parissa työskentelevien etätiimien yhteistyötä, sillä ne tarjoavat keskitetyn alustan tietojen jakamiseen ja reaaliaikaisiin päivityksiin.
Teknologiapinon supistaminen
Esimerkkinä voidaan mainita teollisuuden puhdistustarvikkeiden valmistaja ABC Compounding. ABC alkoi käyttää Sage ERP X3 -järjestelmää parantaakseen tiedon jakamista ja sisäistä viestintää 150 työntekijän tiimissään.
Olemme voineet luopua useista tarvitsemistamme kolmansien osapuolten sovelluksista. Järjestelmä on ollut käytössä vasta lyhyen aikaa, mutta tiimimme suhtautuu jo nyt myönteisesti Sage ERP X3:n tuomaan hyötyyn.
6. Resurssien kohdentamisen parantaminen
Reaaliaikaisten saatavuutta, työmäärää ja kysyntää koskevien tietojen avulla organisaatiot voivat kohdentaa resurssinsa tehokkaammin. Monet pilvipohjaiset ERP-työkalut voivat myös ennustaa tulevaa resurssien saatavuutta historiatietojen perusteella ja varmistaa näin optimaalisen hyödyntämisen.
Tietojen keskittäminen
Moul'appétit SRL, Belgiassa toimiva merenelävien jakeluyritys, kohtasi haasteita varastonhallinnassa, tilausten seurannassa ja toimitusten koordinoinnissa. Odoo ERP:n avulla Moul'appétit pystyi yhdistämään varastonhallinnan, myynnin ja toimitustoiminnot yhdelle alustalle. Tämä integraatio tarjosi reaaliaikaisen näkyvyyden varastotasoihin, tilausten tilaan ja toimitusaikatauluihin.
Tämän ansiosta yritys pystyi ennustamaan kysyntää tarkemmin, optimoimaan varastotasot ja varmistamaan toimitukset ajallaan.
Parhaat ERP-työkalut yhteistyöhön
Tiimini ja minä kävimme läpi markkinoiden parhaat ERP-järjestelmät ja määritimme, mitkä niistä ovat parhaita saatavilla olevia vaihtoehtoja:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Esimerkkejä yhteistyön tehostamisesta ERP:n avulla
Miltä ERP:n avulla toteutettu yhteistyö näyttää käytännössä? Keräsin joukon edistyneitä ERP:n käyttötapauksia, jotta saat käsityksen näiden ominaisuuksien käytännön hyödyistä. Jaetuista KPI-koontinäytöistä yhteistyöhön perustuvaan asiakirjahallintaan versiohallinnan avulla – tässä on ainutlaatuisia tapoja, joilla ERP-järjestelmät voivat edistää B2B-tiimien yhteistyötä:
Jaetut koontinäytöt tiimin tavoitteiden yhdenmukaistamiseen
ERP-järjestelmät tarjoavat jaettuja koontinäyttöjä, jotka antavat kattavan näkymän organisaation tietokokonaisuuteen. Näin kaikki tiimin jäsenet pääsevät käsiksi samoihin reaaliaikaisiin tietoihin, mikä poistaa epäjohdonmukaisuuksia ja edistää yhdenmukaista päätöksentekoa.
Esimerkiksi Freshservicen tiimikoontinäyttöjen avulla esihenkilöt voivat valita tiimeilleen keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI:t), jolloin kaikki pysyvät ajan tasalla tärkeistä asioista.
Keskitetyt viestintäkanavat
ERP-järjestelmät tehostavat viestintää tarjoamalla keskitetyt kanavat viestintään ja yhteistyöhön. Sisäänrakennetut työkalut, kuten viestintä, jakaminen, videoneuvottelut ja CRM, mahdollistavat reaaliaikaisen viestinnän ja purkavat osastojen välisiä siiloja.
TallyPrime sisältää ominaisuuden, jonka avulla voit jakaa tiettyjä asiakirjoja WhatsAppissa. Samoin Katana on pilvipohjainen ERP, joka sisältää Facebook Messenger -integraation Zapierin kautta.
Asiakirjahallinta sujuvien työnkulkujen tukena
ERP-järjestelmät tehostavat asiakirjahallintaa keskittämällä tallennuksen, jakamisen ja versiohallinnan. Näin kaikki tiimin jäsenet pääsevät käsiksi uusimpiin tietoihin, mikä vähentää päällekkäistä työtä ja virheitä.
Esimerkiksi Infor CloudSuiten asiakirjahallintajärjestelmä mahdollistaa nopean haun ja reaaliaikaisen muokkauksen, mikä tehostaa työntekijöiden yhteistyötä ja nopeuttaa projektien etenemistä. Tämä on erittäin hyödyllistä tehokkaiden ja virheettömien työnkulkujen ylläpitämisessä.
Tehtävienhallinta ja vastuunjako
ERP-järjestelmät mahdollistavat projektinhallinnan tiettyine määräaikoineen ja seurantatoimintoineen, mikä varmistaa vastuun toteutumisen.
XB Softwaren integroitu ERP-moduuli mahdollistaa tehtävien luomisen, osoittamisen ja seurannan. Näin esihenkilöt voivat seurata edistymistä ja varmistaa tehtävien valmistumisen aikataulussa. Tämä lisää vastuullisuutta ja näkyvyyttä projekteissa sekä mahdollistaa tiimien sujuvan yhteistyön.
Mobiiliyhteistyö
ERP-ratkaisut tukevat mobiiliyhteistyötä, jolloin tiimit voivat pysyä yhteydessä ja tehdä päätöksiä reaaliajassa sijainnistaan riippumatta. Tämä on korvaamaton ominaisuus etätiimeille ja kenttätyöntekijöille.
Vault ERP on yksi toimittajista, joka tarjoaa mobiilisovelluksia, joiden avulla tiimit voivat tehdä yhteistyötä liikkeellä ollessaan. Näin varmistetaan jatkuva yhteys ja osallistuminen päätöksentekoprosesseihin. QuickBooks, Dynamics365 ja Bitrix24 tarjoavat myös omat mobiilisovellukset Androidille ja iOS:lle.
Integraatio muihin yhteistyötyökaluihin
Monet ERP-toimittajat integroituvat nykyään saumattomasti muihin yhteistyötyökaluihin, kuten Microsoft Teamsiin, Slackiin ja Zoomiin. Integraatioiden ansiosta työntekijät voivat jatkaa tuttujen viestintätyökalujen käyttöä tietojen jakamiseen ja hyötyä samalla ERP-järjestelmän tehostetuista ominaisuuksista.
Useimmat nykyään saatavilla olevat ERP-järjestelmät tarjoavat useita integrointivaihtoehtoja suoraan, Zapierin ja Maken kaltaisten automaatioalustojen kautta sekä avoimien ohjelmointirajapintojen avulla. Esimerkkejä ovat NetSuite ERP, Intuit Quickbooks, Microsoft Dynamics365 ja monet muut.
Sosiaalinen ERP: seuraava askel ERP-yhteistyössä
Sosiaalinen ERP edustaa yhteistyöhön perustuvien ERP-järjestelmien seuraavaa askelta yhdistämällä sosiaalisen median voiman perinteiseen resurssien suunnitteluun.
Vaikka monet ERP-järjestelmien tyypit tarjoavat jo omia sisäänrakennettuja yhteistyötyökalujaan, mahdollisuus kohdata asiakkaat, työntekijät ja kumppanit heidän valitsemallaan alustalla tekee viestinnästä paljon sujuvampaa.
Mikä on sosiaalinen ERP?
Sosiaalinen ERP yhdistää perinteiset ERP-järjestelmät Twitterin, LinkedInin ja Facebookin kaltaisiin sosiaalisen median työkaluihin parantaakseen tuottavuutta ja tehostaakseen työntekijöiden, asiakkaiden, toimittajien ja kumppaneiden välistä viestintää. Kun sidosryhmät kohdataan heidän omilla ehdoillaan ja heidän valitsemallaan alustalla, ongelmia voidaan ratkaista tehokkaammin.
Toisin kuin perinteiset ERP-järjestelmät — jotka tarjoavat sisäänrakennettuja viestintätyökaluja asiakirjojen jakamiseen, keskusteluihin ja videoviestintään — sosiaalinen ERP integroituu kolmansien osapuolten sosiaalisen median alustoihin luodakseen tiimeille mahdollisimman saumattoman yhteistyökokemuksen.
Esimerkiksi SAP:n integrointi sosiaaliseen mediaan SAP Jamin kautta mahdollistaa saumattoman yhteistyön liiketoimintaprosesseissa ja parantaa sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Muita esimerkkejä sosiaalisen median integraatioita tutkivista ERP-toimittajista ovat Oracle SRM ja Epicor Social Enterprise.
Sosiaalisen ERP:n hyödyt
Sosiaalinen ERP ei mullista toimintaa kaikissa organisaatioissa, mutta tulevaisuuteen suuntautuneille organisaatioille, jotka työskentelevät usein hajautettujen työvoimien kanssa, se voi tarjota merkittävän kilpailuedun. Tässä muutamia keskeisiä hyötyjä:
- Tehostettu yhteistyö: Sosiaaliset ERP-järjestelmät helpottavat tiimien yhteistyötä ja viestintää tarjoamalla esimerkiksi toimintasyötteitä, keskustelubotteja ja keskusteluketjuja. Esimerkiksi SYSPRO Harmony mahdollistaa tietojen jakamisen ja yhteistyön reaaliajassa osastojen välillä, mikä parantaa yleistä tuottavuutta ja reagointikykyä.
- Asiakasvuorovaikutus: Sosiaalisen median integrointi ERP-järjestelmiin antaa yrityksille mahdollisuuden olla tehokkaammin vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Seuraamalla ja analysoimalla asiakkaiden vuorovaikutusta sosiaalisen median alustoilla yritykset voivat tarjota yksilöllisiä palveluita ja vastata nopeasti asiakkaiden tiedusteluihin ja palautteeseen.
- Sujuvammat työnkulut: Sosiaaliset ERP-järjestelmät voivat tehostaa liiketoimintaprosesseja tarjoamalla reaaliaikaisen pääsyn sosiaalisen median tietoihin ja integroimalla ne perinteisiin ERP-toimintoihin. Tämä integraatio auttaa sujuvoittamaan työnkulkuja, vähentämään päällekkäisyyksiä ja parantamaan päätöksentekoa.
- Lisääntynyt läpinäkyvyys: Integroimalla sosiaalisen median työkaluja sosiaaliset ERP-järjestelmät tarjoavat paremman näkyvyyden liiketoimintaprosesseihin ja edistävät läpinäkyvyyden ja vastuullisuuden kulttuuria. Esimerkiksi Oracle Social Relationship Management (SRM) seuraa maksettua, yrityksen omaa ja ansaittua mediasisältöä sosiaalisen median verkostoissa, keskustelupalstoilla, blogeissa ja muualla. Suodattamalla päivittäin yli 700 miljoonaa viestiä se nostaa esiin olennaiset keskustelut, jotta yritykset voivat seurata niitä.
Sosiaalinen ERP verrattuna perinteiseen ERP:hen
| Perinteinen ERP | Sosiaalinen ERP | |
| Määritelmä | Sujuvoittaa päivittäisiä liiketoiminnan työnkulkuja henkilöstöhallinnossa, kirjanpidossa, palveluissa, toimitusketjussa ja muualla. | Integroituu myös Twitterin, LinkedInin ja Facebookin kaltaisiin sosiaalisen median työkaluihin yhteistyön, viestinnän ja asiakasvuorovaikutuksen parantamiseksi. |
| Keskeiset ominaisuudet | - Käyttää alkuperäisiä viestintätyökaluja tiimityöhön ja yhteistyöhön - Ei oletusarvoisesti toimi kolmansien osapuolten tiedostonjako-, sosiaalisen verkostoitumisen tai pikaviestintätyökalujen kanssa - Ei sisällä kattavia integrointityökaluja, kuten laajennuksia, liittimiä tai rajapintoja | - Integroituu sosiaalisen median työkaluihin - Keskusteluja, projekteja ja prosesseja voi helposti seurata useilla sosiaalisen median alustoilla - Sisältää kehittyneitä ominaisuuksia, kuten rajapintojen käytön ja integrointiominaisuudet |
| Hyödyt | - Suojattu alusta - Laajat mukautusmahdollisuudet - Paikallinen hallinta | - Parempi tiimityö - Parempi asiakasvuorovaikutus - Sujuvampi viestintä |
| Haitat | - Ennakkokustannukset - Monimutkainen käyttöönotto - Työntekijöiden vastustus | - Kasvaneet tietoturvariskit - Integrointiin liittyvät haasteet - Kalliimpi |
Tilaa lisää ERP-aiheisia näkemyksiä
Oletko valmistautumassa ottamaan käyttöön koko organisaation tiimityötä tehostavan ERP-järjestelmän?
Varmista muutoksen sujuvuus tilaamalla maksuttoman uutiskirjeemme ja saamalla asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä ERP-järjestelmän käyttöönotosta niiltä taloushallinnon johtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
